Stato e Prospettive del Quadro dei Controlli Interni dell Azienda. Armando BOFFI Partner PRICEWATERHOUSECOOPERS

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1 Stato e Prospettive del Quadro dei Controlli Interni dell Azienda Armando BOFFI Partner PRICEWATERHOUSECOOPERS

2 Perché l attenzione sui controlli interni? 2

3 Corporate Governance e controllo interno negli ultimi cinque anni Gli scandali avvenuti negli ultimi anni ha generato normative sempre più severe in termini di comunicazioni di dati finanziari e non finanziari, oltre che incrementare la responsabilità (e le sanzioni) per tali comunicazioni. I soggetti che si sono attivati spaziano da: Regolatori (e.g. US Sarbanes Oxley Act) Mercati regolamentati (e.g. requisiti maggiori per accedere ai listini quali il NYSE) Agenzie di rating (e.g. S&P oggi emette un rating specifico sulla Corporate Governance degli emittenti) CEO, CFO, Comitati di Controllo e tutto il management devono oggi dimostrare il loro comportamento attivo e responsabile in tema di Governance e controllo interno sul business. Le società devono cambiare pelle e dimostrare che sono allineate con i nuovi requisiti. 3

4 Perché l attenzione sui controlli interni? 4

5 Ma in concreto come hanno reagito gli analisti? Le società di rating hanno differenziato le material weaknesses in due categorie: Specifiche di un processo: Nessuna iniziativa particolare intrapresa. Pervasive (non specifiche di un processo): Si attiva la credit committee review con un ratings downgrade se sono presenti altri fattori di rischio. Circa 1/3 delle material weaknesses tracciate da Moody s il secondo anno erano considerate pervasive. 5

6 Le norme volte a garantire il buon governo delle aziende L attenzione degli investitori e degli enti preposti alla tutela del pubblico risparmio èin misura crescente volta ad evidenziare l efficacia della Corporate Governance aziendale. Le principali normative nazionali sono: Il panorama internazionale offre numerosi punti di riferimento in termini normativi. Alcuni esempi illustrativi possono essere riscontrati in: Riforma del Diritto Societario Introdotta dal D. Lgs. n. 6 / Sarbanes-Oxley Act Stati Uniti d America Testo Unico della Finanza (TUF, o Legge Draghi) Introdotto dal D. Lgs. n. 58 / The Combined Code Regno Unito Si basa sui rapporti Cadbury e Greenbury. Codice di Autodisciplina di Borsa (Codice Preda) Introdotto da Borsa Italiana (Comitato per la Corporate Governance delle Società Quotate). Loi de sécurité financière - Francia Corporate Governance Code (Tabaksblat) - Olanda Responsabilità Amministrativa delle Società Introdotta dal D. Lgs. n. 231 / Disposizioni per la tutela del risparmio e la disciplina dei mercati finanziari Introdotta dalla L. n. 262 / 2005 Deutscher Corporate Governance Kodex (Cromme Code) Germania 6

7 Quali standards di riferimento per i controlli interni? Bilancio IFRS/GAAP Audit ISA/GAAS Qualità ISO 9001 Controlli COSO/COBIT 7

8 Quale nozione di controllo interno è applicabile nel contesto? Controllo Interno*: è un processo, condizionato dal Comitato Direttivo, dal management e da altro personale di un entità, disegnato per garantire la ragionevole certezza nel raggiungimento degli obiettivi nelle seguenti categorie: Efficacia e efficienza dell operatività Affidabilità del reporting finanziario Conformità a leggi e regolamenti applicabili * COSO Framework (Enterprise Risk Management Integrated Framework September 2004) 8

9 COSO lo standard comunemente accettato per il controllo interno Nei primi anni Novanta, su incarico del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ( CoSO, che include le più prestigiose associazioni professionali d America), la Coopers & Lybrand ha elaborato un modello innovativo di sistema di controllo interno delle imprese, fornendo a tutte le parti interessate un comune concetto di controllo. Il testo conclusivo, denominato in forma abbreviata CoSO Report Internal Control Integrated Framework, ha ottenuto un grande successo diventando un modello comune di riferimento. Nell autunno del 2001, il CoSO ha incaricato PricewaterhouseCoopers di sviluppare un modello di riferimento per assistere le aziende nella gestione dei rischi. Il progetto si è concluso recentemente con il documento CoSO Report Enterprise Risk Management Framework, che non sostituisce il precedente, ma lo inserisce in un più ampio e attuale contesto di riferimento. Tale framework è stato pubblicato nel settembre

10 COSO lo standard comunemente accettato per il controllo interno CONTROL ENVIRONMENT: include elementi quali l'integrità e i valori etici del management e del personale, l'attribuzione dei poteri e delle responsabilità RISK ASSESSMENT: individuare e analizzare i fattori che possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi CONTROL ACTIVITIES: contromisure ideate per mitigare i rischi e le minaccie individuate INFORMATION & COMMUNICATION: identificazione, raccolta e comunicazione nella forma e nei tempi adeguati per adempiere alle proprie responsabilità. MONITORING: valutare nel tempo l affidabilità del sistema di controllo interno OPERATIONS: efficacia ed efficienza delle attività e dei processi aziendali FINANCIAL REPORTING: all attendibilità e alla tempestività del reporting finanziario COMPLIANCE: conformità delle attività dell azienda alle leggi e ai regolamenti in vigore SONO CONSIDERATE LE ATTIVITA SVOLTE AD OGNI LIVELLO AZIENDALE 10

11 COSO lo standard comunemente accettato per il controllo interno Monitoraggio e reporting Il COSO si indirizza ai controlli nei processi aziendali, il COBIT è il suo omologo per i sistemi informativi Definizione degli obiettivi e degli eventi, valutazione del rischio e delle contromisure adottate Controlli inseriti nel processo Codice di condotta Whistleblower. 11

12 SOX: Internal Controls over Financial Reporting vs Disclosure Controls & Procedures Operations Financial Reporting Internal Accounting Controls Business Unit 1 Business Unit 2 Process 2 Process 1 Compliance & Regulatory Monitoring Information & Communication Control Activities Risk Assessment Control Environment LEGEND Disclosure Controls and Procedures Other aspects of Compliance and Operations pertaining to DC&P Internal Controls Over Financial Reporting Disclosure Controls & Procedures (DC&P): Controlli e procedure create per garantire che le informazioni comunicate secondo la normativa sono registrate, elaborate, sintetizzate e comunicate nei tempi secondo le previsioni e nei formati previsti. DC&P include, e senza limitarsi a queste indicazioni, i controlli e le procedure disegnati per garantire che le informazioni che devono essere comunicate sono accumulate e comunicate al management e al CFO permettendogli di prendere decisioni tempestive in relazione alle comunicazioni da effettuare. 12

13 SOX: un esercizio più complesso del previsto quasi traumatico % di Controlli Chiave introdotti o migliorati nel corso del 2004 dalle società USA USD <$100MN $ MN $ MN $1-4.9BN >$5BN Il livello di difficoltà del cambiamento 5% - 10% 17% Cambiam. Minori 10% - 25% 30% Cambiam. Rilevanti 25% - 50% 29% Cambiam. Drastici > 50% 13% Trasformaz. - Internal Costs Source: Financial Executive International USD External Costs Source: Financial Executive International <$100MN $ MN $ MN $1-4.9BN >$5BN Fonte: 2005 PwC survey su US Domestic accelerated filers Perimetro di attività (media): > 81% processi > 70% delle locations Più del 40% del campione ha dovuto compiere miglioramenti ad oltre il 25% del sistema di controllo 13

14 Ma dove hanno incontrato le criticità più importanti le società USA? Errata applicazione delle policy e principi contabili di gruppo Carenza di risorse e, in quelle esistenti, carenza di competenze e di training I controlli non erano realmente fatti. Ad esempio la reale e effettiva revisione di report o transazioni Carenze nei processi di chiusura contabile e gestionale Inadeguato Control Environment. Ad esempio la formale adozione di un codice etico. Carenti e non metodici controlli sull area IT 14

15 Quali lezioni dopo l esperienza USA? E un progetto molto più complesso di quanto ipotizzato in termini di impatto aziendale Non lo fa il CFO con il suo team ma coinvolge tutta la struttura aziendale e richiede il coinvolgimento del top management Richiede molto più tempo e risorse di quanto si possa stimare all inizio Richiede una organizzazione stabile, perché dopo il progetto del primo anno diventa un processo ricorrente da monitorare nel continuo 15

16 Sarbanes Oxley e Legge n.262/05 ESTENSIONE ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITÀ FREQUENZA ATTESTAZIONE RUOLO AUDITOR COMUNICAZIONE ESTERNA Legge n. 262/05 Procedure amministrative e contabili per la predisposizione del bilancio di esercizio, del bilancio consolidato, nonché di ogni altra comunicazione finanziaria. Attribuzione di adeguati poteri e mezzi per l esercizio dei compiti attribuiti al dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari Annuale, da includere nel bilancio Nessuna attestazione separata Dichiarazione scritta di adeguatezza e effettiva applicazione vs Sarbanes Oxley s.404/s.302 L. 262 SIMILE A D.Lgs. 231, IL TEST E IN SEDE DI CONTENZIOSO CON IL VALORE PROBATORIO DI QUANTO FATTO 16

17 Ma quale è il vero costo totale della Compliance? OTTICA INTERNA Unità di misura COSTI Litigiosità Outsourcers Attività di manutenzione Attività ricorrenti di compliance TOTAL COST OF COMPLIANCE vs COMPLIANCE ADDED VALUE OTTICA ESTERNA Unità di misura VALORE Regolatori Società di rating Analisti Investitori Azionisti OLTRE AD UN REALE MAGGIOR CONTROLLO DEL BUSINESS ED EFFICIENZA DI PROCESSI Abbiamo definito il Total Cost of Compliance come: tutti i costi che una società deve sostenere per adeguarsi e mantenersi tale nel rispetto delle normative esterne ed interne, nonché standards operativi, inclusi i costi per rimediare l effetto sul valore del titolo che hanno la capacità di ottimizzare i costi di compliance e di soddisfare le aspettative esterne meglio dei propri competitors 17

18 Compliance Passiva o Compliance Attiva? Legge n. 262/05 D.Lgs. 231/01 Privacy ISO 9001 Litigiosità Outsourcers Attività di manutenzione Litigiosità Outsourcers Attività di manutenzione Litigiosità Outsourcers Attività di manutenzione Outsourcers Attività di manutenzione Attività ricorrenti di compliance Attività ricorrenti di compliance Attività ricorrenti di compliance Attività ricorrenti di compliance COMPLIANCE PASSIVA BUSINESS COSTI COMPLIANCE ATTIVA MIGLIORAMENTI DI SOSTANZA NON FORMA INTEGRARE LE ATTIVITÀ DI COMPLIANCE UTILIZZARE UN APPROCCIO RISK BASED 18

19 What s next? Anche i regolatori stanno imparando a muoversi in questi nuovi terreni e con l esperienza si sono accorti che one size doesn t fit all Un esempio concreto è dato dal PCAOB che sta pensando al Revised AS2 per aziende di dimensioni medie 19

20 Per concludere siamo solo all inizio! Le nuove normative sono destinare a rimanere e la compliance è un impegno ricorrente a cui si deve applicare un approccio Risk Based. Queste norme toccano i vertici delle società, quindi deve esistere un forte committment nell investire le risorse necessarie a tutelare l azienda. I CFO hanno l opportunità di utilizzare questi cambiamenti come leva per incrementare la fluidità dei processi e migliorare l efficienza. I principali benefici indotti sono: Semplificazione e maggior fluidità di processo, specialmente la qualità dei dati e la rapidità delle chiusure contabili Migliore controllo delle attività e quindi della qualità delle informazioni finanziarie Miglioramento della trasparenza e delle responsabilità dei CFO Ottimizzazione del costo totale della compliance 20

21 Stato e Prospettive del Quadro dei Controlli Interni dell Azienda Armando BOFFI Partner PRICEWATERHOUSECOOPERS

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