Linee guida per la presentazione e la gestione di proposte di progetti di ricerca nell ambito dei programmi dell Unione Europea

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1 Linee guida per la presentazione e la gestione di proposte di progetti di ricerca nell ambito dei programmi dell Unione Europea 1

2 LINEE GUIDA PER LA PRESENTAZIONE E LA GESTIONE DI PROPOSTE DI PROGETTI DI RICERCA NELL AMBITO DEI PROGRAMMI DELL UNIONE EUROPEA FASE 1: REDAZIONE E PRESENTAZIONE DELLA PROPOSTA E DEL BUDGET Al fine di garantire agli interessati la presentazione delle domande di finanziamento conformi a quanto richiesto dagli appositi Bandi entro le scadenze previste, il Responsabile Scientifico della proposta di progetto deve inviare la relativa documentazione alla Direzione Generale di Ateneo - Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico entro e non oltre 10 giorni prima della scadenza prevista dal Bando, al fine di permettere lo svolgimento di una completa fase istruttoria della documentazione prima della firma del Rettore, ove prevista, quale rappresentante legale dell Ateneo. 1. Il Responsabile Scientifico del progetto che intenda formulare una proposta di progetto nell ambito dei progetti comunitari deve sottoporre la stessa al vaglio del Consiglio di Dipartimento cui afferisce. Nel caso non fosse convocato un Consiglio di Dipartimento entro la scadenza prevista dal Bando per la presentazione del Progetto di ricerca, il Direttore del Dipartimento provvederà ad emanare un provvedimento d urgenza, che sarà sottoposto a ratifica nel primo Consiglio utile. Il Consiglio di Dipartimento esprime il proprio parere sul progetto e sul relativo budget. 2. Il Dipartimento invia al Servizio Ricerca la delibera dell organo collegiale o la lettera di approvazione firmata dal Direttore della Struttura (allegato 1), insieme alla scheda riassuntiva del progetto (allegato 2). La documentazione suddetta deve essere inviata via PEC (Posta Elettronica Certificata). 2

3 FASE 2: VERIFICA DELLA DOCUMENTAZIONE DELLA PROPOSTA DI PROGETTO PRIMA DELLA TRASMISSIONE ALL UE Prima dell invio della proposta di progetto all Unione Europea, è opportuno che il Responsabile Scientifico del progetto contatti il Servizio di Ricerca Scientifica e trasmetta ad esso la documentazione della proposta di progetto, così che lo stesso Servizio possa eseguire una verifica della completezza e correttezza dei dati riportati sui moduli amministrativi e nel budget del progetto, al fine di sottoporre il tutto all approvazione del C.d.A. dell Ateneo, e successivamente alla firma del Magnifico Rettore, ove prevista. Di seguito riportiamo i moduli amministrativi previsti per la predisposizione delle proposte di progetto per i Programmi Specifici del 7 PQ Cooperation, Ideas, People, Capacities, che il Responsabile Scientifico deve inviare al Servizio Ricerca Scientifica entro e non oltre 10 giorni dalla scadenza del bando via PEC. IL SETTIMO PROGRAMMA QUADRO IN BREVE Il Settimo Programma Quadro per la ricerca e lo sviluppo tecnologico (7 PQ) è il principale strumento con cui l Unione Europea finanzia la ricerca in Europa. Il 7 PQ ha avuto inizio nel 2007 e durerà fino al Fin dal loro lancio nel 1984, i programmi quadro hanno avuto un ruolo guida nella ricerca multidisciplinare e nelle attività di cooperazione in Europa e altrove. Il 7 PQ rappresenta lo strumento principe per soddisfare le necessità dell Unione Europea in termini di competitività e per permettere all Europa di continuare ad avere un ruolo guida nell economia globale della conoscenza. Le attività di ricerca finanziate in base al 7 PQ devono avere un valore aggiunto europeo. Un aspetto fondamentale è, infatti, il carattere transnazionale di molte azioni: i progetti di ricerca devono essere condotti da consorzi costituiti da partecipanti provenienti da diversi Paesi europei e non. Ciò dipende dal fatto che molte sfide nel campo della ricerca sono così complesse da poter essere affrontate solo a livello internazionale. Tuttavia, il 7 PQ contempla anche una nuova azione per gruppi individuali senza obblighi di cooperazione transnazionali. In questo caso il valore aggiunto europeo sta nel portare la concorrenza tra gli scienziati che si occupa della ricerca di frontiera di base dal livello nazionale a quello europeo. Il 7 PQ è costituito da cinque programmi specifici, come da illustrazione qui di seguito: COOPERATION Health Food, Agriculture and Fisheries, and Biotechnology ICT Nanosciences, Nanotechnologies, Materials and new Production Technologies - NMP Energy Environment (including Climate Change) Transport (including Aeronautics) Socio-economic sciences and Humanities Space Security IDEAS PEOPLE CAPACITIES EURATOM 3

4 Cooperation Questo programma promuove la ricerca in Europa e in altri Paesi partner attraverso progetti con consorzi transazionali tra l industria e l università. Ideas Il programma si pone l obiettivo di promuovere la ricerca di frontiera unicamente sulla base dell eccellenza scientifica. A differenza del programma Cooperation, non c è obbligo di partenariati transfrontalieri. Il Programma è attuato tramite il Consiglio Europeo per la Ricerca. People Questo programma sostiene la mobilità della ricerca e lo sviluppo di carriera dei ricercatori nell Unione Europea a livello internazionale. Il programma viene attuato tramite una serie di azioni Marie Curie, che prevedono borse di ricerca ed altri interventi per aiutare i ricercatori a sviluppare le loro competenze e capacità. Capacities Il programma ha lo scopo di rafforzare le capacità di ricerca necessarie per rendere l Europa un economia prospera e competitiva basata sulla conoscenza. Euratom Il programma per la ricerca nucleare comprende la ricerca, lo sviluppo tecnologico, la cooperazione internazionale, la divulgazione delle informazioni tecniche, le attività di utilizzo e formazione. Modulistica per la presentazione di proposte per i programmi COOPERATION e CAPACITIES Il modulo di proposta di progetto costa di due parti: 1) Moduli amministrativi (Parte A) Sono previsti tre moduli amministrativi: - Modulo A1: fornisce una visione istantanea della proposta (parte compilata dal coordinatore di progetto) - Modulo A2 (allegato 3): riguarda il partecipante e la sua organizzazione (a cura di tutti i partecipanti, compreso il coordinatore) - Modulo A3: riguarda aspetti finanziari e il budget (parte compilata dal coordinatore) 2) La proposta di progetto (Parte B) La parte B contiene informazioni di natura tecnico-scientifica relative alla proposta di progetto. Modulistica per la presentazione di proposte per il programma IDEAS La procedura prevede due fasi: - prima fase: invio di una descrizione sintetica della proposta (max 8 pagine) e la qualifica del Ricercatore Principale - seconda fase: presentazione della proposta completa (massimo 16 pagine) Una richiesta completa è costituita dalle seguenti parti: 1) Moduli amministrativi (Parte A) 4

5 Sono previsti tre moduli amministrativi: - Modulo A1: fornisce una visione istantanea della e comprende informazioni amministrative sul Ricercatore Principale - Modulo A2: riguarda informazioni sull organizzazione dell Istituzione ospitante - Modulo A3: riguarda il budget del progetto 2) La proposta del progetto (fase 1 e 2) La proposta di progetto deve essere compilata sia nella fase 1 che nella fase 2 (con modalità diverse, in base a quanto descritto all interno delle Guides for Applicants ), e comprende le seguenti informazioni: - Qualifica del Ricercatore Principale (CV, autovalutazione sui risultati raggiunti ed un sintetico funding ID, che indichi le sovvenzioni di ricerca ottenute e richieste per lavori connessi al progetto di ricerca) - Progetto di Ricerca: descrizione degli aspetti tecnici e scientifici della proposta di progetto - Research environment: descrizione dell ambiente di ricerca e risorse scientifiche - Finanziamento richiesto - Durata del progetto 3) Documentazione di supporto Nella fase 1 deve essere fornita la seguente documentazione: - l istituzione ospitante deve confermare la sua associazione e supporto al progetto e al Ricercatore Principale (annesso 3 alla Guide for Applicants) - check list degli aspetti di natura etica del progetto (annesso 7 alla Guide for Applicants) Nella fase 2 deve essere fornita la seguente documentazione: - l istituzione ospitante deve fornire una dichiarazione che attesti l indipendenza del Ricercatore Principale e nella quale confermi la sua intenzione a firmare un Accordo Supplementare con il Ricercatore Principale e riporti i suoi specifici obblighi elencati nell ERC Agreement (annesso 4 alla Guide for Applicants) - il Ricercatore Principale deve inviare copie scansionate di documenti che attestino la sua eleggibilità per il finanziamento (diploma di Dottorato di Ricerca) - check list degli aspetti di natura etica del progetto (annesso 7 alla Guide for Applicants) Modulistica per la presentazione di proposte per il programma PEOPLE La procedura di presentazione delle proposte può prevedere una o due fasi a seconda delle azioni del Programma. Ogni proposta è composta da due parti: 1) Moduli amministrativi (parte A) Sono previsti quattro moduli amministrativi: - Modulo A1: fornisce una visione istantanea della proposta - Modulo A2: riguarda informazioni sull organizzazione della struttura ospitante - Modulo A3 (ove previsto): riguarda informazioni sul ricercatore proponente - Modulo A4: riguarda informazioni sulla richiesta di finanziamento 2) La proposta del progetto (parte B) La parte B contiene informazioni di natura tecnico-scientifica relative alla proposta di progetto. 5

6 FASE 3: INVIO DELLA PROPOSTA DI PROGETTO ALL UNIONE EUROPEA Il Ricercatore presenta il progetto alla Commissione Europea/Coordinatore per via telematica tramite il sistema PPSS, inviando alla Segreteria della struttura di afferenza e al Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico: - copia del progetto e del budget definitivi - lettera del Direttore di Dipartimento firmata anche dal Docente proponente con cui si prende atto della versione definitiva del budget e del progetto - lettera della Commissione Europea di conferma della ricezione della proposta di progetto e con l assegnazione del numero di registrazione del progetto. Nel caso in cui il Responsabile Scientifico non sia in grado di sottoporre il progetto tramite EPSS, può rivolgersi al Servizio Ricerca Scientifica. Cos è il sistema PPSS? Il sistema PPSS (Participant Portal Submission Service) è un sistema elettronico che permette ai Coordinatori di progetto di preparare ed inviare la loro proposta online attraverso internet utilizzando un sito web dedicato da cui si accede tramite il Participant portal. Il sistema è operativo 7 giorni su 7, 24 ore al giorno su 24, e sostituisce la presentazione cartacea della proposta. Il sistema permette di lavorare alla proposta direttamente online (sia per quanto riguarda la parte A che la parte B della proposta), in quanto il sistema salva sempre l ultima versione del proprio lavoro che viene sottoposta. Come funziona? Una volta individuata la call e il topic, il consiglio è quello di registrarsi appena possibile così da poter accedere a tutta la documentazione necessaria. 6

7 Selezionato il topic, si verrà indirizzati a una pagina in cui inserire il proprio account ECAS (v. pagina 9). Dopo aver inserito i propri dati, si potrà accedere al sistema PPSS. Per creare la proposta di progetto, il sistema richiede come prima cosa il PIC (Participant Identification Code). Ogni soggetto giuridico ha un numero PIC. Quello dell Università degli Studi di Brescia è il seguente:

8 Una volta inserito il PIC, il sistema PPSS mostrerà i dati legali associati al PIC. Successivamente è sufficiente completare gli altri campi con le informazioni richieste (brevi informazioni personali e sulla proposta). L Unione Europea invierà una di avvenuta registrazione fornendo i dati della proposta e i link dai quali è possibile accedere per modificarla e completarla. Nelle sezioni successive sarà possibile inserire i riferimenti della persona di contatto, quelli dei partner, e completare la parte A e la parte B della proposta. La parte A può essere compilata sia inline che offline attraverso un file pdf compilabile. Per quanto riguarda la parte B è utile scaricare la guida in formato word, così che sia possibile lavorare direttamente su questo documento. ATTENZIONE: la parte B deve essere comunque poi caricata nel sistema PPSS in formato pdf. L Unione Europea ha messo a disposizione uno Starter Manual che guida il proponente nella sottomissione della proposta di progetto asso per passo attraverso il sistema PPSS. ECAS (European Commission s Authentication Service) Per accedere alle diverse funzioni del Participant Portal, è necessario che ogni persona abbia un suo ECAS (l account ECAS è strettamente personale e confidenziale). La creazione di un proprio account è gratuita e facile: dalla homepage del Participant Portal è sufficiente cliccare su Are you a new user?, e successivamente completare i campi con le informazioni richieste. 8

9 L Unione Europea invierà una di avvenuta registrazione con il link per creare la vostra password. ATTENZIONE: la creazione della password e il completamento della registrazione devono avvenire entro 1h30. A questo punto è possibile accedere dal Participant Portal con le proprie credenziali. 9

10 Una volta effettuato il Login, il Participant Portal vi vede come user, e in quanto tali potete accedere a diverse funzioni. Per maggiori informazioni è a disposizione la Participant Portal User s Guide pant_portal_usermanual.pdf 10

11 FASE 4: LA NEGOZIAZIONE DEL PROGETTO IL GRANT AGREEMENT Qualora il progetto fosse selezionato per l ammissione al finanziamento, ove previsto, esso passerà alla fase successiva di negoziazione, nell ambito di cui la UE chiede una definitiva indicazione delle voci di spesa previste in relazione al contributo finanziario concesso. Tale fase si esplica mediante la redazione di un apposita modulistica del Grant Agreement (GA). In particolare, al ricevimento del GA, si distinguono le seguenti ipotesi: A) Unibs è coordinatore o unico contraente Il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico: - riceve il contratto inviato dalla UE e lo sottopone alla firma del Rettore, dopo aver ricevuto dal Responsabile Scientifico del progetto lo schema, firmato da lui stesso, dell atto di impegno relativo alla riservatezza ed alla proprietà dei risultati (allegato 4 e allegato 5), e l accordo per i diritti di sfruttamento economico di eventuali risultati scientifici derivanti dal progetto (allegato 6) - invia i Form A di adesione ai partner con richiesta di sottoscrizione - trasmette alla UE il contratto principale e i Form A sottoscritti dal Rettore e dai partner - trasmette copia dei contratti al Responsabile Scientifico del progetto, al Direttore della struttura di afferenza, alla Segreteria amministrativa e alle altre eventuali Divisioni amministrative interessate. B) Unibs è partner Il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico: - riceve il Form A di adesione e lo sottopone alla firma del Rettore, dopo aver ricevuto dal Responsabile Scientifico del progetto lo schema, firmato da lui stesso, dell atto di impegno relativo alla riservatezza ed alla proprietà dei risultati (allegato 4 e allegato 5), e l accordo per i diritti di sfruttamento economico di eventuali risultati scientifici derivanti dal progetto (allegato 6) - trasmette copia dei contratti al Responsabile Scientifico del progetto, al Direttore della struttura di afferenza, alla Segreteria amministrativa e alle altre eventuali Divisioni amministrative interessate. 11

12 FASE 5: STIPULA DEL CONSORTIUM AGREEMENT Il Consortium Agreement è volto a regolare tutti gli aspetti contrattuali non disciplinati dal Grant Agreement fra il Coordinatore e gli altri partner del progetto. La procedura da adottare è la seguente: 1. il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico collabora alla negoziazione del Consortium Agreement ponendo particolare attenzione alla suddivisione della proprietà dei risultati scientifici (allegato 5), alla procedura di pubblicazione dei risultati e ai termini di segretezza 2. l organo collegiale della struttura di afferenza del Responsabile Scientifico del progetto valuta il testo del Consortium Agreement, inviando una copia della delibera al Servizio Ricerca Scientifica 3. il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico provvede a sottoporre il Consortium Agreement alla Commissione per i Regolamenti e i contratti e le convenzioni come pure, se necessario, alla Commissione Brevetti e successivamente al Consiglio di Amministrazione. 12

13 FASE 6: LA GESTIONE Il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico segue dal punto di vista amministrativo e contabile, di concerto con il Responsabile Scientifico, la sua équipe e il Dipartimento afferente, la gestione del progetto. La gestione finanziaria del progetto deve essere sottoposta a monitoraggio. Avere sempre un quadro aggiornato consente di rispettare i limiti del budget e di proporre per tempo le modifiche eventualmente necessarie. Per finanziamenti di particolare rilevanza è utile adottare un monitoraggio che consenta di verificare, a scadenze prestabilite, non solo le spese sostenute, ma anche l ammontare delle risorse necessarie per portare a termine il progetto. 13

14 FASE 7: L AUDIT Nella cornice del 7 PQ i beneficiari, attraverso il coordinatore, devono presentare alla Commissione rapporti periodici sulle attività (scientifiche e di gestione), con giustificazione delle risorse utilizzate, attraverso il Financial statement (Form C). Il coordinatore ha l obbligo di inviare tali rapporti alla CE entro 60 giorni dalla fine del periodo di relazione. La CE ha 105 giorni per valutarli e trasferire il contributo. E inoltre necessario un rapporto finale, sull intera durata del progetto, che include: - il piano per l utilizzo e la diffusione delle conoscenze; - un rapporto sulle implicazioni sociali e sul genere; - un rapporto finale sulla distribuzione del contributo ai partner (da inviare entro 30 giorni dal pagamento finale). Per quanto riguarda i certificati sullo stato finanziario (Certificate on Financial Statement - CFS), essi sono stati razionalizzati e ridotti nel 7 PQ. Il modello di convenzione di sovvenzione all allegato II - Condizioni generali - articolo II.4 (Reports and deliverables) prevede che ogni beneficiario debba fornire in fase di rendicontazione un CFS solo qualora l importo cumulativo dei pagamenti intermedi e dei pagamenti del saldo versati dalla CE sia pari o superiore a Per le azioni indirette di durata pari o inferiore a 2 anni è richiesto ai beneficiari un solo certificato alla fine del progetto. Il CFS attesta che i costi dichiarati sono stati sostenuti nel rispetto delle condizioni stabilite dalla convenzione di sovvenzione e dalle regole di partecipazione al 7 PQ, nonché in conformità con le normative nazionali e locali. La Commissione europea ha pubblicato apposite linee guida relative alle procedure a cui deve attenersi l auditor nella certificazione (Certificates issued by external auditors Guidance notes for beneficiaries and auditors) disponibili nel sito CORDIS. Per l Università di Brescia, la struttura preposta alla gestione del progetto, può ricorrere per l adempimento di tale obbligazione, a società di revisione esterne, previa attività di pre-auditing da parte del Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico di Ateneo. I costi di certificazione, che sono a carico di ogni beneficiario, rappresentano costi ammissibili e rimborsabili dalla Commissione Europea nella misura del 100%. Il finanziamento del progetto, così come trasferito dall Ente finanziatore ai Dipartimenti, è soggetto ad un prelievo destinato al Bilancio di Ateneo pari al 30% del totale dei costi indiretti (overheads) del progetto, ove previsti, così ripartito: 10% destinato alle spese generali di Ateneo; 20% destinato al personale di Ateneo direttamente coinvolto nei progetti comunitari. 14

15 Queste linee guida sono state elaborate dal Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico dell Università degli Studi di Brescia, che è a disposizione per ogni necessità e chiarimento. CONTATTI: Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico U.O.C. Ricerca e Cooperazione Internazionale Piazza Mercato, Brescia Fax Dott.ssa Antonella Melito (Responsabile Servizio) Tel melito@amm.unibs.it Dott.ssa Stefania Venturi (Responsabile U.O.C.) Tel venturi@amm.unibs.it Dott.ssa Valentina Chirico Tel v.chirico@amm.unibs.it Dott.ssa Sabrina De Nardi Tel sabrina.denardi@amm.unibs.it 15

16 LA MISSIONE DEL SERVIZIO RICERCA E TRASFERIMENTO TECNOLOGICO Il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico è una struttura amministrativa dell Università degli Studi di Brescia volta a fornire un supporto tecnico e di consulenza a docenti e ricercatori dell Ateneo per accedere ai fondi di finanziamento della ricerca, e a facilitare il processo di trasferimento di competenze, tecnologia e personale tra ricerca e imprese. Il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico si pone i seguenti obiettivi: Stimolare la partecipazione delle strutture e dei ricercatori ai programmi di ricerca, mettendo in atto servizi e azioni amministrative coerenti con le politiche degli organi di governo volte a favorire ed incentivare la presenza dei gruppi di ricerca dell Ateneo sul mercato pubblico e privato della ricerca e nei programmi istituzionali di finanziamento nazionale ed internazionale. Facilitare l accesso ai finanziamenti (pubblici e privati) locali, nazionali ed internazionali da parte dei gruppi di ricerca di Ateneo, offrendo assistenza, consulenza e informazione. Il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico supporta la capacità propositiva delle strutture, la formulazione dei progetti di ricerca con la relativa valutazione dei costi, nonché la corretta gestione e rendicontazione dei finanziamenti ottenuti. Attivare una progressiva crescita delle competenze decentrate nella gestione contabile dei contratti e una maggiore flessibilità ed efficacia delle procedure e dei comportamenti amministrativi. Il ruolo della struttura è sia di tipo consulenziale e di supporto tecnico, che di indirizzo e coordinamento verso le strutture di ricerca, in tutte le fasi di impostazione del piano finanziario, gestione contabile e rendicontazione dei contratti, assicurando una semplificazione delle procedure di stipula degli stessi, una snella gestione della parte contrattuale ed un efficace supporto alla gestione e rendicontazione dei finanziamenti ottenuti. La struttura orienta le sue attività ad una logica di servizio per l utenza (gruppi di ricerca, singoli ricercatori, referenti amministrativi delle strutture) interpretandone e anticipandone i bisogni, e mettendo in atto adeguate politiche di miglioramento continuo e di avvicinamento del servizio all utenza attraverso opportuni canali di comunicazione. Collegamenti e collaborazione con altre strutture interne ed esterne all Ateneo. Il Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico opera in stretta collaborazione con le diverse strutture di Ateneo e dell Amministrazione che intervengono con competenze specifiche nei processi di promozione e gestione delle attività di ricerca, secondo una logica orientata a ridurre i punti di interfaccia per l utente e a garantire meccanismi di coordinamento e di integrazione delle competenze basati su una razionalizzazione dei processi. Nell ottica di proseguire nell opera di creazione di una rete di contatti funzionali alle attività già avviate in questi anni, il Servizio Ricerca Scientifica cura, inoltre, le relazioni con il MIUR, la Commissione Europea, l APRE, la CRUI, e altri organismi analoghi attivi nei settori di propria competenza. 16

17 IL PORTALE CORDIS CORDIS è il servizio della Comunità Europea d'informazione sulla ricerca e lo sviluppo, dove è possibile reperire informazioni sulle proposte che rientrano nel 7 PQ di finanziamenti per lo sviluppo tecnologico. L obiettivo è quello di mettere in rete ricercatori ed operatori che si occupano della ricerca in Europa, al fine di incrementare l attività sfruttandone al meglio i risultati. Inoltre, il portale promuove lo sviluppo e la diffusione delle conoscenze, cercando di stimolare l'innovazione nelle imprese, e la diffusione e l accettazione delle nuove tecnologie. CORDIS si basa su uno scambio di dati, informazioni e conoscenze, per facilitare la fruizione di informazioni e l utilizzo dei risultati sulla ricerca europea. All interno è possibile interagire: - pubblicando notizie ed eventi; - proporsi come partner o ricercare attivamente partenariati di ricerca o tecnologici; - proporsi alla Commissione Europea come potenziali esperti nella valutazione di proposte o nel monitoraggio di Progetti; - inviare e pubblicare i risultati ottenuti nelle proprie ricerche. Il portale CORDIS, essendo stato sostituito dal Participant Portal come strumento di sottomissione delle proposte di progetto, diventerà sempre più un archivio dei progetti finanziati dall Unione Europea. L ADESIONE DELL ATENEO AD APRE L Università degli Studi di Brescia aderisce ad APRE (Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea in qualità di socio ordinario. L adesione ad APRE rientra tra una serie di iniziative adottate dall Ateneo volte ad incrementare la partecipazione al programma quadro. APRE è una associazione no-profit, il cui obiettivo è quello di promuovere la partecipazione italiana ai programmi di ricerca e sviluppo finanziati dalla Commissione Europea, fornendo ai propri associati informazioni, supporto, assistenza e formazione. I RAPPRESENTANTI NAZIONALI PER COMITATI DI PROGRAMMA Come per i precedenti programmi quadro la Commissione Europea nell attuazione dei programmi specifici del 7 PQ è assistita da Comitati di gestione dei programmi, composti da rappresentanti nominati dagli Stati membri, dotati di conoscenze tecnico-scientifiche nei settori indicati dal programma quadro. I Comitati formulano pareri su misure di attuazione e gestione dei rispettivi programmi specifici proposte dalla Commissione e vengono costantemente informati sul loro andamento generale e, in particolare, sullo stato di avanzamento di tutte le azioni finanziate nell ambito dei programmi stessi. In particolare i Comitati sono consultati dalla Comunità Europea per la predisposizione e l aggiornamento dei programmi di lavoro. I nominativi di riferimento per ogni programma e attività sono consultabili al seguente indirizzo internet (Elenco dei Rappresentanti nazionali per i comitati del 7 PQ ). I PUNTI DI CONTATTO NAZIONALI (PCN) La rete dei Punti di Contatto Nazionali è una struttura riconosciuta dalla Commissione Europea, presente in tutti i 27 Stati membri, i Paesi associati al 7 PQ e in alcuni Paesi terzi, deputata a fornire assistenza su tutti gli aspetti relativi al programma. Compito essenziale dei PCN è quello di fornire assistenza tecnica, oltre che diffondere informazioni sulle modalità, procedure ed obiettivi del programma quadro a tutti coloro che ne facciano richiesta. 17

18 In Italia i PCN, nominati dal Ministero dell Università e della Ricerca e riconosciuti dalla Commissione europea, offrono un servizio a titolo gratuito di informazione e assistenza sul 7 PQ in ambito nazionale. I nominativi di riferimento per ogni programma e attività sono consultabili al seguente indirizzo internet (Elenco dei PCN). 18

19 ALLEGATO 1 MODELLO DI DELIBERA DEL DIPARTIMENTO Carta intestata della Struttura di Ricerca Delibera del Consiglio di.. (Dipartimento) del.. (inserire la data) Il Consiglio, vista la proposta di progetto di ricerca dal titolo.. (indicare il titolo della proposta di progetto), acronimo.. (indicare l acronimo), presentata all Unione Europea nell ambito del programma.. (specificare il programma comunitario), con coordinatore.. (specificare l Ente coordinatore), cui l Università degli Studi di Brescia partecipa in qualità di partner (solo se l Università degli Studi di Brescia non è coordinatore), con Responsabile Scientifico il Prof./Dott... (specificare il nome e il cognome del Responsabile Scientifico); considerato che il progetto avrà una durata di mesi. (indicare il numero dei mesi previsti della durata del progetto); considerato che il costo totale di progetto è pari ad Euro. (indicare il costo totale del progetto) e che il contributo richiesto all UE è pari ad Euro. (indicare il contributo richiesto alla UE in cifre; considerato che il contributo richiesto all UE per l unità di Brescia è pari ad Euro. (indicare il contributo richiesto all UE dall Università degli Studi di Brescia in cifre) a fronte di un costo totale per l unità di Brescia di Euro. (indicare il costo totale per l Università degli Studi di Brescia) suddiviso come segue: PIANO DI UTILIZZO DEL FINANZIAMENTO DEL DIPARTIMENTO Contributo richiesto dall Università all Unione Europea Costo totale progetto per l'università degli Studi di Brescia VOCI DI SPESA PER UNIBS Costi diretti Personale strutturato Personale non strutturato Viaggi e missioni Sub-contratti Materiale di consumo direttamente imputabile alla ricerca Attrezzature e beni durevoli Altri costi Costi indiretti (c.d. overheads) Totale Prelievo destinato al Bilancio di Ateneo (.%) delibera di esprimere parere favorevole alla presentazione della proposta di progetto di ricerca dal titolo.. (indicare il titolo della proposta di progetto), acronimo.. (indicare l acronimo), presentato all Unione Europea nell ambito del programma.. (specificare il programma comunitario), con coordinatore 19

20 .. (specificare l Ente coordinatore), cui l Università degli Studi di Brescia partecipa in qualità di partner (solo se l Università degli Studi di Brescia non è coordinatore), con Responsabile Scientifico il Prof./Dott... (specificare il nome e il cognome del Responsabile Scientifico). 20

21 ALLEGATO 2 SCHEDA RIASSUNTIVA PROPOSTA DI PROGETTO Al Direttore Dipartimento. Via.. Oggetto: invio scheda riassuntiva presentazione proposta di progetto nell ambito del.. (specificare il programma comunitario) Si trasmette in allegato la scheda compilata dal Responsabile Scientifico del Progetto, al fine di informare il Direttore del Dipartimento (indicare il nome del Dipartimento) dell intenzione di presentare una proposta di progetto nell ambito del..(specificare il programma comunitario). Si allega: Scheda Riassuntiva della proposta di progetto. Data, Il Responsabile Scientifico del Progetto: (firma) 21

22 Cognome Nome Qualifica Facoltà di appartenenza Dipartimento Settore disciplinare Ruolo del proponente nel progetto Scheda Riassuntiva Presentazione Proposta di Progetto nell ambito del.. (specificare il programma) Responsabile Scientifico del Progetto Coordinatore Partecipante Ricercatore principale Istituzione ospitante Altro Programma Specifico Riferimento Bando Acronimo progetto Titolo progetto Schema di finanziamento Proposta di Progetto Partner 1 Partner 2 Partner 3 Partner 4 Partner 5 Partner 6 Partner 7 Partner 8 Partner 9 Partner 10 Partner del progetto Abstract della proposta e budget 22

23 ALLEGATO 3 MODELLO A2 UNIVERSITA DEGLI STUDI DI BRESCIA 23

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25 ALLEGATO 4 - LA DISCIPLINA DELLA PROPRIETA INTELLETTUALE NELL AMBITO DEI PROGETTI COMUNITARI L'attività svolta nell'ambito di progetti comunitari può portare alla realizzazione di risultati, come ad esempio: brevetti per invenzioni industriali e biotecnologie immagini, opere scientifiche, software, banche dati informazioni riservate suscettibili di trasferimento (know-how) segni distintivi (es. marchi) Questi e altri risultati costituiscono beni immateriali, che possono essere oggetto di diritti patrimoniali e non. La disciplina di questi beni è contenuta nelle norme nazionali e comunitarie, nonché nei trattati internazionali. Nel linguaggio del 7 PQ i beni immateriali che derivano dallo svolgimento delle attività nell'ambito dei progetti finanziati sono chiamati collettivamente foreground, mentre se detti beni immateriali preesistono al progetto finanziato sono chiamati background. Nella cornice dei progetti finanziati dall Unione Europea la titolarità del foreground spetta alla Comunità quando è prodotta nell'ambito delle azioni dirette di ricerca, e cioè quelle condotte dal Centro Comune di Ricerca (in quanto articolazione della Commissione), mentre negli altri casi la proprietà dei risultati spetta al beneficiario che ha svolto l'attività che ha condotto al risultato. Nel caso in cui i beneficiari coinvolti nella ricerca che ha condotto al risultato siano più di uno, essi devono stipulare tra di loro un accordo che regoli l'attribuzione e l'esercizio della proprietà sui risultati (per il 7 PQ questo accordo è il Consortium Agreement). In mancanza di questo si applica il cosiddetto default regime, che prevede la contitolarità del foreground da parte dei beneficiari coinvolti e il diritto di questi all'uso disgiunto. Il titolare del foreground è obbligato a proteggerlo attraverso gli strumenti previsti dalla legge (a seconda dei casi: brevettazione, pubblicazione, deposito, ecc.) e a dichiarare (qualunque sia la forma di protezione), che il bene immateriale è stato realizzato con il contributo dell'unione Europea, specificando l ambito del programma e il contratto. I beneficiari che non sono proprietari dei risultati hanno un diritto di accesso (diritto di godimento) sui risultati, al fine di svolgere la ricerca durante il progetto ed, eventualmente, per sfruttare economicamente i propri risultati. In quest ultimo caso l'accesso è consentito soltanto se lo sfruttamento di un risultato dipende dal foreground di un altro beneficiario. L'accesso per lo svolgimento dell'attività di ricerca è sempre gratuito, mentre lo sfruttamento di un altro foreground può essere concesso a pagamento, ma a condizioni di favore rispetto al mercato. I beneficiari possono concedere l'accesso anche a beni immateriali di cui hanno la disponibilità (background). In questo caso i beneficiari devono elencare nel Consortium Agreement o altro accordo il background per il quale è concesso l'accesso ed eventuali limitazioni o la richiesta di un corrispettivo, che comunque deve essere stabilito a condizioni di favore. I beneficiari devono, inoltre, stabilire le regole procedurali per consentire l'accesso. Nel caso in cui il titolare del foreground intenda trasferire o dare in licenza esclusiva lo sfruttamento del risultato, deve darne comunicazione agli altri beneficiari e alla Commissione con almeno 45 giorni di preavviso. Gli altri beneficiari possono opporsi entro 30 giorni dalla comunicazione, nel caso il trasferimento o la licenza possano pregiudicare i loro diritti di accesso. La Commissione può opporsi nel caso in cui il trasferimento o la licenza avvenga in favore di un soggetto stabilito in un Paese Terzo (non Associato), nel caso in cui questo possa pregiudicare lo sviluppo economico dell'unione Europea, la sicurezza o le norme etiche. Per maggiori informazioni è possibile consultare la Guide to Intellectual Property Rules for FP7 ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ipr_en.pdf 25

26 ALLEGATO 5 - ATTO DI IMPEGNO RELATIVO ALLA RISERVATEZZA ED ALLA PROPRIETA DEI RISULTATI Premesso - che l ente (denominazione dell ente finanziatore) ha stipulato/intende stipulare un contratto/accordo (n contratto) con l Università degli Studi di Brescia Dipartimento di per l esecuzione del progetto dal titolo (titolo del progetto), nell ambito del programma ; oppure - che l Università degli Studi di Brescia partecipa come partner, al progetto (titolo del progetto), finanziato da (denominazione dell ente finanziatore) nell ambito del programma ; e che le attività progettuali verranno svolte dalle seguenti persone, afferenti al Dipartimento di dell Università degli Studi di Brescia: Prof. Dott. e che gli artt. (inserire i testi degli articoli disciplinanti) del contratto di ricerca/accordo relativo alla suddetta attività di ricerca prevedono che: l impegno delle parti alla riservatezza delle informazioni; la titolarità dei diritti di proprietà industriale (se previsto) tutto quanto sopra premesso Il Prof., il Dott (inserire il nominativo di tutti i soggetti che partecipano alla ricerca): presa visione del contratto di ricerca/accordo. citato in premessa, accettano gli obblighi che da esso derivano ed in particolare si impegnano a: - non divulgare in tutto o in parte, direttamente o indirettamente, le informazioni confidenziali ricevute nel corso dell attività e i documenti riservati dei quali essi verranno a conoscenza nell ambito della stessa e a non utilizzare tali informazioni per fini diversi da quanto previsto dal contratto; - (solo se è previsto sul contratto l articolo relativo alla titolarità dei diritti di proprietà industriale) non porre in essere personalmente azioni che possano ostacolare o pregiudicare i diritti dell Università degli Studi di Brescia di disposizione ed utilizzazione dei risultati delle invenzioni brevettabili o comunque tutelabili in via esclusiva nei modi previsti dalla legge. Sono fatti salvi in ogni caso i diritti dei ricercatori ad essere riconosciuti autori o inventori e a ricevere i corrispettivi eventualmente derivanti dallo sfruttamento di tali risultati in base a quanto stabilito dalla normativa vigente. 26

27 In base al Regolamento interno in materia di brevetti, il mancato rispetto dell obbligo di riservatezza comporta anche la responsabilità per gli eventuali danni patrimoniali provocati. Brescia, il I componenti del gruppo di ricerca: Prof. Dott. 27

28 ALLEGATO 6 ACCORDO PER I DIRITTI DI SFRUTTAMENTO ECONOMICO DI EVENTUALI RISULTATI SCIENTIFICI DERIVANTI DAL PROGETTO ACCORDO TRA Il Prof./Dott... nato/a a., il.., residente a.. c.a.p.. Via.., n., c.f.:, professore/ricercatore di..., presso il Dipartimento/Istituto di., E L Università degli Studi di Brescia, - Piazza del Mercato, Brescia - Italia (nel prosieguo, indicata come UNIVERSITÀ), PREMESSO Visto l art. visto l art. 65, c.5 del D.Lgs n. 30 Codice della proprietà industriale ; Che il Prof./Dott. ha proposto la partecipazione dell Ateneo al seguente progetto di ricerca (nel prosieguo, indicata come PROGETTO), a valere su un finanziamento di per il raggiungimento dei seguenti obiettivi: Che al fine di consentire all Ateneo detta partecipazione, nonché l assunzione nei confronti degli enti partner e dell istituzione finanziatrice di oneri ed obbligazioni in materia di proprietà intellettuale, è necessario disciplinare la titolarità e l esercizio dei diritti di proprietà intellettuale relativi alle conoscenze ed alle invenzioni derivanti dall esecuzione del PROGETTO; Che il Prof./Dott. ed i suoi collaboratori (nel prosieguo, indicati come RICERCATORI) congiuntamente rinunciano alla titolarità dei risultati scientifici derivanti dal PROGETTO a favore dell UNIVERSITA ; SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE: ART.1 Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente atto. ART.2 In forza di tale atto, l UNIVERSITÀ assume la piena ed esclusiva titolarità del diritto a conseguire il brevetto. ART.3 L UNIVERSITÀ si obbliga a riconoscere ai RICERCATORI una percentuale sugli utili netti derivanti dall eventuale sfruttamento della proprietà intellettuale che sarà brevettata, in relazione alla quota di competenza dell UNIVERSITA e nella misura determinata dal Regolamento in materia di Brevetti dell UNIVERSITÀ, vigente all atto della cessione o licenza del brevetto a terzi, dedotte le spese sostenute per lo sfruttamento dell INVENZIONE e/o per il conseguimento del BREVETTO ed il suo mantenimento. ART.4 28

29 Trascorsi tre anni dalla data di deposito della domanda di brevetto senza che ne sia iniziato lo sfruttamento industriale, ovvero qualora i proventi risultino inferiori alle spese per il mantenimento, l Università può decidere di sospendere il pagamento delle tasse dei brevetti, dandone tempestiva comunicazione al RICERCATORE, che potrà subentrare nella titolarità del brevetto, con spese di registrazione all atto di cessione e della relativa trascrizione a proprio carico. ART.5 Qualora la domanda di brevetto sia depositata a nome dell UNIVERSITA quest ultima sarà tenuta a sfruttare il brevetto mediante vendita di beni, concessione di licenze, cessione del brevetto. ART.6 Il Prof./Dott., in qualità di responsabile dell attività di ricerca, si impegna ad acquisire anche in futuro l adesione al presente accordo di ogni ricercatore che collabori nel gruppo di ricerca universitario per la realizzazione del PROGETTO dal quale possa derivare un contributo inventivo, e a darne tempestiva comunicazione alla Direzione Generale di Ateneo. Solamente in seguito alla firma del presente accordo, il nuovo collaboratore potrà effettivamente essere considerato parte del gruppo di ricerca e contribuire alla realizzazione del PROGETTO. ART.7 Resta fermo il diritto dei RICERCATORI di essere riconosciuti autori della proprietà intellettuale, ed il loro diritto ad essere titolati e citati come tali in qualsiasi sede. ART.8 Qualsiasi divulgazione e/o pubblicazione che i RICERCATORI vorranno operare relative alla proprietà intellettuale, saranno subordinate all espletamento di tutte le procedure brevettali. Il presente accordo ha efficacia dalla sua stipulazione. ART.9 Letto, approvato, sottoscritto. Brescia, Università degli Studi di Brescia Il Rettore - Prof. Sergio Pecorelli Brescia, I RICERCATORI 29