Aggiornamento Esportazione in Excel della griglia di ricerca. e fatturazione elettronica

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1 di TecnoLex Clicca sul contenuto con l argomento da visualizzare e verrà proposta la pagina relativa, per tornare all indice cliccare sulla prima pagina del documento Data Contenuto dell aggiornamento ULTIMO Spesometro 2014 Aggiornamento Esportazione in Excel della griglia di ricerca Fatturazione PA: ottimizzazione controlli del 24/03/2014 Scadenze:Ordinamento Costi orari personalizzati per sede Interrogazione Impostazioni sigle conti: per spese colonna ed anticipazioni dimensionabile con Ultimo numero Compatibilità documento migliorata fra Tecnolex con Office 2016 Aggiornamento Copia Aggiornata prestazioni la Tabella Nota Interessi Spese Giudice 23/10/2015 Comunicazioni Cambiata dicitura varie: Cnapf in Nuovi C.f. parametri del giudice Aggiunto il campo PEC nei Corrispondenti e fatturazione elettronica Archivio fatture emesse: nuovo filtro data inizio pratica Aggiornamento Stampa prestazioni: nuovo check box Considera anche del 5/11/2013 Spesometro 2013 Aggiornamento del 17/10/2013 le voci appunti (1) Precisazioni:Nota Spese per il Giudice Precisazioni importanti in materia Antiriciclaggio Novità in Tecnolex sul programma Antiriciclaggio Del 09/06/2015 Nuova Integrazione scheda per modulo fatturazione nella gestione elettronica di clienti, Aggiornamento fornitori e rubrica. del 22/07/2013 Inserimento parametri liquidazione nelle prestazioni/preventivi Del 26/05/2015 STUDI DI SETTORE 2015 Controllo su sconto preventivo Aggiornamento Stampa Tecnolex delle mail collegate alla pratica del 19/06/2013 Calcolo interessi commerciali: nuovo check box Ritenute d acconto: certificazioni cumulative Del 03/04/2015 Spesometro: fatture europee emesse a privati Contabilità - Registri Iva: esportazione in Excel Studi di settore Aggiornamento Preventivi Del del 28/05/ /03/2015 Agenda Controlli visualizzazioni e novità per la fatturazione e variazioni elettronica Contabilità scadenziario Registrazione degli Appunti con i tempi Registrazione Iscrizioni a ruolo degli funzionano Appunti con con Word i tempi 2013 Aggiornamento Tabella Studi di settore: interessi puntualizzazione importante del 25/02/2013 Contabilità Archivio documenti emessi:storico incasso fatture Spese generali di studio nelle prestazioni Del 24/03/2015 Ritenute fornitori Visualizzazione scadenziario contabilità all apertura di Agenda: impostazioni orarie di default Causali contabili in contabilità Modifica intestazione stampa della tabella degli interessi Spesometro 2015 Del 18/02/2015 Certificazione Unica delle ritenute d acconto Fornitori

2 Data Del 2/02/2015 Del 9/01/2015 Del 13/11/2014 Aggiornamento Del 5/11/2014 Aggiornamento Del 9/10/2014 Aggiornamento Dell 1/08/2014 Aggiornamento Del 6/06/2014 Contenuto dell aggiornamento Ferie giudiziarie aggiornamento Stampa fronte/retro in Tecnolex CERTIFICAZIONE UNICA 2015 novità per chi ha il modulo della pubblica amministrazione e sito agenzia delle entrate Doppio registro per la fatturazione elettronica alla pubblica amministrazione FatturazionePA: nuova funzione causale documento Depositi telematici Modifica Calendario GMail Colori scadenze Sincronizzazione agenda di Tecnole con calendario GMail Nuovi funzioni in Tecnolex Clienti e fornitori nuovo campo BIC Riferimenti in fattura: allungamento campo Fatturazione elettronica: nuova sezione nelle pratiche, controllo sulla modalità pagamento e nuova colonna Bollo archivio fatture emesse. Contributo_unificato: aggiornamento importo, R.A. aggiunta stampa, archivio documenti emessi aggiunto raggruppamento, studi di settore messaggio incongruità, assegnazione nomi documenti emessi in PDF Fattura elettronica P.A. per gli utenti abilitati Processo telematico Aggiornamento Del 20/05/2014 Studi di settore 2014 Aggiornamento Del 9/04/2014 Aggiornamento del 24/03/2014 Nuovi parametri del giudice D.M. 55/2014 Layout fatture Spesometro 2014 Esportazione in Excel della griglia di ricerca Scadenze:Ordinamento per sede Interrogazione conti: colonna dimensionabile con numero documento Copia prestazioni Nota Spese Giudice Comunicazioni varie: Nuovi parametri del giudice e fatturazione elettronica

3 Data Aggiornamento del 5/11/2013 Spesometro 2013 Contenuto dell aggiornamento Aggiornamento del 17/10/2013 Precisazioni importanti in materia Antiriciclaggio Novità in Tecnolex sul programma Antiriciclaggio Aggiornamento del 22/07/2013 Aggiornamento del 19/06/2013 Aggiornamento del 28/05/2013 Aggiornamento del 25/02/2013 Aggiornamento alla versione 8 del 10/12/2012 Nuova scheda nella gestione di clienti, fornitori e rubrica. Inserimento parametri liquidazione nelle prestazioni/preventivi Controllo su sconto preventivo Stampa delle mail collegate alla pratica Calcolo interessi commerciali: nuovo check box Ritenute d acconto: certificazioni cumulative Contabilità - Registri Iva: esportazione in Excel Studi di settore Preventivi Agenda visualizzazioni e variazioni Contabilità scadenziario Registrazione degli Appunti con i tempi Registrazione degli Appunti con i tempi Tabella interessi Contabilità Ritenute fornitori Versione 8.0: introduzione Banche dati Parametri Generali, Clienti, Pratica, Prestazioni Tariffario, Preventivi, Estratto conto Nota Spese per il giudice: nuovi parametri Incasso fatture in sospeso Contabilità: gestione codici iva Contabilità: autofatture Nuovo regime IVA

4 Premessa Di seguito offriamo il riepilogo degli aggiornamenti di TecnoLex ciascuno con relativo approfondimento. La consultazione è semplicissima: tramite l indice a lato, basta cliccare sulla data desiderata per visualizzare direttamente l argomento dell aggiornamento. Gli aggiornamenti possono riguardare migliorie di funzioni già esistenti o vere e proprie integrazioni che rispondono alle richieste di enti come l Ufficio delle entrate. Gli aggiornamenti devono essere scaricati da tutti in modalità automatica o manuale Consigliamo a coloro che non hanno ancora aderito alla modalità automatica di richiederli al più presto, in questo modo infatti gli aggiornamenti vengono scaricati automaticamente tramite un software apposito installato sul server che riceve e poi trasmette a tutti i client gli aggiornamenti scaricati sotto forma di files. E semplice, veloce, comodo, sicuro la spesa è irrisoria.

5 Aggiornamento del 23 Ottobre 2015 Fatturazione per la P.A.: ottimizzazione controlli durante la stampa della fattura Dopo aver premuto il pulsante di stampa della fattura elettronica, comparirà una nuova maschera di riepilogo con tutti i dati richiesti dalla fattura alla P.A. contenuti nel programma, che devono essere controllati con accuratezza: I campi con il nome in neretto sono modificabili al momento, le modifiche varranno unicamente per la fattura elettronica che si sta inviando. Per modificare gli altri campi è necessario entrare nella parte del programma dove sono stati inseriti. Ricordiamo che la Causale documento (ovvero il contenuto del campo riferimenti in fattura presente nella pratica ) viene proposta nella fattura elettronica solo se nella sezione Fattura PA della pratica è stato attivato il check box inserisci i riferimenti in fattura come causale del documento.con questo aggiornamento viene comunque data la possibilità di specificarla al momento.

6 Bollo virtuale: prima di questo aggiornamento il bollo virtuale veniva applicato automaticamente in base alle scelte effettuate nella Tabella iva e numerazione fattura. Abbiamo rilevato però che potrebbero esserci casi particolari di fatture nelle quali il bollo virtuale va comunque applicato indipendentemente dalle regole standard o viceversa non va applicato. Con questo aggiornamento il programma offre l opportunità di inserire/togliere il bollo virtuale per la fattura in questione. Al termine, premendo su OK verranno segnalati eventuali dati mancanti: se si tratta di dati obbligatori, il programma non consente di proseguire. Ad esempio se mancasse il codice univoco della PA, che è obbligatorio, il messaggio segnalerà. Se invece mancano dati facoltativi, l utente può decidere di procedere ugualmente... Ad esempio se mancassero i dati per la modalità di pagamento, che non sono obbligatori, il messaggio consentirà di proseguire. Una volta effettuati tutti i controlli, verrà proposta l anteprima della fattura, e l utente dovrà poi procedere con tutte le altre fasi dal controllo sul sito governativo fino all invio, come da precedenti istruzioni.

7 Costi orari personalizzati E stata introdotta la possibilità di personalizzare i costi orari per ogni singola pratica e per ogni singolo avvocato ( se si gestiscono le sigle avvocati): Cliccando sull icona (abilitata solo a pratica già salvata) si aprirà la maschera di Impostazione costi orari della pratica che consente di aggiungere delle sigle operatori a cui si intendono personalizzare gli importi del costo orario: Cliccando su Aggiungi verranno proposte tutte le sigle presenti nel gestionale con il CostoTempo impostato nel programma Utilità Utenti Cliccando sulla sigla desiderata, la stessa verrà automaticamente inserita nella maschera, quindi basterà digitare nel campo Costo l importo desiderato e salvare.

8 Tutte le volte che verranno registrate prestazioni orarie per la pratica con una delle sigle personalizzate, il programma farà riferimento al relativo costo orario memorizzato.se invece si utilizza una sigla non personalizzata, il costo orario di riferimento sarà quello impostato nel programma Utilità Utenti Premendo il tasto Rimuovi la sigla verrà tolta dall elenco delle sigle da personalizzare quindi eventuali prestazioni inserite successivamente con quella sigla faranno riferimento al Costo/Tempo impostato nel programma Utilità Utenti. E possibile modificare il costo orario della sigla anche successivamente, la variazione varrà solo per le prestazioni inserite successivamente, non verranno modificati gli importi delle prestazioni già inserite. Per aggiornare tutte le prestazioni già inserite utilizzare la funzione RICALCOLO costo operatori presente nel programma delle prestazioni: Il ricalcolo su tutte le pratiche non prende in considerazione le tariffe personalizzate per ogni pratica Vengono proposte tutte le sigle utilizzate nell inserimento di prestazioni. Nel caso di sigle il cui costo orario è stato personalizzato verrà proposto quest ultimo. Per le istruzioni più dettagliate della funzione di Ricalcolo costo operatori fare riferimento alla relativa sezione del manuale di Tecnolex.

9 Impostazioni sigle per spese ed anticipazioni: Per chi ha attivato l Impostazione oraria, nei Parametri generali Impostazioni Generali sono stati aggiunte due nuove funzioni: Solo per le pratiche con attivato il check box della fatturazione oraria: con l aggiornamento, dopo aver assegnato opportunamente nei parametri generali tali sigle, in automatico verranno proposte durante l inserimento delle prestazioni:

10 E stata migliorata la compatibilità di Tecnolex con Office 2016 E stata aggiornata la Tabella Interessi Cambio sigla Cassa Avvocati In fase di emissione documenti come note e fatture, è stato cambiato il nome della Cassa Nazionale Avvocati: la dicitura Cnapf è diventata C.f. Nella maschera dei Corrispondenti è stato aggiunto il campo " PEC :

11 Archivio fatture emesse: è stato aggiunto il filtro che seleziona le date in funzione della Data inizio pratica Stampa prestazioni: se viene applicata la Scelta solo Tempi viene reso visibile il check box Considera anche le voci appunti (1) che l utente può attivare o meno

12 Precisazioni Liquidazione Nota Spese per il Giudice Abbiamo riscontrato che spesso gli studi nell emissione della nota spese per il giudice non seguono le indicazioni dell art.4 del decreto 10 marzo 2014 n. 55, che cita La liquidazione del compenso tiene conto delle caratteristiche, dell urgenza e del pregio dell attività prestata, dell importanza, della natura, della difficoltà e del valore dell affare, delle condizioni soggettive del cliente, dei risultati conseguiti, del numero e della complessità delle questione giuridiche e di fatto trattate. In ordine alla difficoltà dell affare si tiene particolare conto dei contrasti giurisprudenziali, e della quantità e del contenuto della corrispondenza che risulta essere stato necessario intrattenere con il cliente e con altri soggetti [...]. Se ne deduce che richiedere la sola liquidazione dei parametri non è sufficiente e non giustifica liquidazioni con importi adeguati. Il nostro consiglio, supportato dagli studi che seguendo questo criterio riescono ad avere liquidazioni anche superiori al parametro massimo, è di presentare l elenco delle spese valorizzate (anche se non liquidabili) e tutta l attività svolta (prestazioni) sia essa valorizzata o solo elencata. Anche la presenza di un preventivo ufficiale può aumentare considerevolmente gli importi liquidati.

13 Aggiornamento del 09 Giugno 2015 Modulo Fatturazione per la P.A. A completamento delle richieste che man mano vengono fatte dai vari enti pubblici per la pubblica amministrazione, abbiamo integrato la scheda FatturaPa delle pratiche con dei campi di riferimento utili all emissione delle fatture elettroniche, suddivisi nelle varie sezioni. Se la fattura prevede questi dati, è necessario compilare i relativi campi quindi se non vi sono stati forniti, dovrete richiederli all ufficio preposto. Inserendo i dati di liquidazione in questa scheda non andranno più digitati nel campo causale riferimenti in fattura presente nell anagrafica, altrimenti correte il rischio che la fattura venga rifiutata.

14 Aggiornamento del 26 Maggio 2015 Studi di settore 2015 L agenzia delle entrate ha pubblicato in via definitiva il modello per gli studi di settore relativo all anno 2014 da allegare alla dichiarazione dei redditi Come previsto, il modello non è variato, quindi consigliamo di fare tutti i consueti controlli e poi procedere con la Stampa di riepilogo generale da far avere al vostro commercialista. Abbiamo aggiunto un messaggio, dopo la stampa del riepilogo, che consente di esportare in Excel e quindi stampare, l elenco delle fatture che concorrono alla compilazione del modulo Pertanto anche nella maschera di controllo e visualizzazione di tutte le fatture, quelle senza codice e quelle le cui pratiche hanno più codici, è stata aggiunta la funzione di Excel: Perché è importante stampare e conservare l elenco delle fatture.. Da diversi anni invitiamo i nostri clienti a conservare l elenco delle fatture degli studi di settore in quanto lo stesso viene richiesto, in caso di controllo, dalle autorità competenti. A seguito delle variazioni che i modelli hanno avuto nel corso degli anni, infatti, non sempre è possibile ristampare l elenco. E indispensabile conservare una stampa delle fatture relativa ad ogni anno a partire dal 2011 soprattutto in vista del prossimo anno in cui sono previste modifiche sostanziali al modello che potrebbero richiedere una variazione della stampa dell elenco e quindi non garantiamo che sarà possibile stampare fedelmente tutti i dati delle fatture degi anni precedenti.

15 Visualizzazione dello scadenziario contabile E stata aggiunta la possibilità di visualizzare all apertura del programma lo scadenziario contabile dello Studio. Tutte le sigle abilitate alla gestione del programma di contabilità potranno visualizzare lo scadenziario. L utente deve quindi entrare in Utilità Utente digitare la propria sigla e inserire la password quindi mettere la spunta al check box Visualizza scadenziario contabilità. verranno rese visibili le altre opzioni: Solo all apertura del giorno: attivando questo check box vengono visualizzate le scadenze solo la prima volta che si accede al programma altrimenti verranno mostrate tutte le volte che si accede a Tecnolex Da - giorni a + giorni : è possibile inserire un intervallo di tempo a cui le scadenze si riferiscono

16 Aggiornamento del 3 Aprile 2015 Spesometro: fatture europee emesse a privati In base alle ultime precisazioni dell ufficio delle entrate, sembra che le fatture europee emesse a soggetti privati e quindi assoggettate ad iva del 22%, debbano essere inviate con lo spesometro. Ricordiamo che quelle emesse a società aventi partita iva non devono essere inviate perché soggette al modello INTRA. Pertanto, se avete emesso fatture di cui sopra e avete già inviato lo spesometro, vi consigliamo di consultare il vostro commercialista su come operare ed eventualmente rimandare lo spesometro.

17 Aggiornamento del 30 Marzo 2015 Per i clienti che hanno scelto la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche tramite il sito ftpa: a breve sarà disponibile direttamente sulle vostra posta elettronica. Per chi ha aderito al modulo della fattura elettronica per la pubblica amministrazione Sono state aggiunte delle nuove funzioni di controllo: Controllo sul campo Riferimenti in fattura ricordiamo che quando viene emessa una fattura alla PA, gli enti pubblici a cui le stesse sono indirizzate sono di vario genere e ciascuno necessita di dati particolari per la liquidazione. Ricordiamo che se mancano questi dati la fattura viene rifiutata e per riemetterla dovrete pagarne una nuova in quanto anche le notifiche di fatture scartate sono soggette alla conservazione sostitutiva. A seconda del tipo di ente, i dati richiesti possono essere: - Numero di ordine di acquisto - Numero di liquidazione - Entrambi questi dati Nel primo caso è necessario compilare i campi presenti nella scheda FatturaPa Dati ordine acquisto. Nel secondo caso bisogna effettuare due operazioni: primo compilare il campo Riferimenti in fattura presente nella scheda anagrafica. poi nella sezione FatturaPA è necessario attivare il check box che consente di inserire il dato nella causale del documento :

18 Con questo aggiornamento è stato introdotto un nuovo controllo: se al momento dell emissione della fattura Tecnolex riscontra che nella pratica il campo riferimenti in fattura è stato riempito ma non è stato attivato il check box, segnalerà un messaggio di avvertimento : Controllo della fattura e visualizzazione del file SdI: apertura automatica al sito Abbiamo predisposto, dopo i controlli successivi alla stampa della fatturapa, l apertura diretta al sito governativo per consentire l immediato controllo della fattura che si sta emettendo e la contemporanea apertura del file della fattura così come viene inviata alla pubblica amministrazione che potete controllare e stampare.

19 Aggiornamento del 24 Marzo 2015 Con questo aggiornamento le Iscrizioni-a-ruolo funzionano anche con Word 2013 Studi di settore: puntualizzazione importante Sulla base di alcune verifiche occorse a studi legali negli ultimi tempi, abbiamo constatato che l agenzia delle entrate richiede, per gli studi di settore, la copia del riepilogo generale con l elenco delle fatture che hanno concorso alla sua compilazione. Da tempo suggeriamo di stampare questo elenco dal programma. Ciò consente di avere la stampa esatta dei dati presenti al momento della dichiarazione. In caso di revisione degli studi di settore, vengono spesso cambiati/tolti dei codici (es. area specialistica è stata tolta) e nel caso di controllo degli organi competenti verrebbe difficile ricostruire il dato. A tale riguardo, suggeriamo di stampare e conservare l elenco delle fatture dell anno Per effettuare la stampa entrare in studi di settore visualizzazione/stampe: dopo aver inserito le date di riferimento (dalla data/alla data), premere su visualizza e quindi procedere con la stampa della schermata proposta. Archivio documenti emessi Storico incasso fatture In Archivio documenti emessi è stata aggiunta una nuova funzione Storico incassi fatture che consente di visualizzare, per un periodo desiderato, l elenco delle fatture incasse: Avvocato: è possibile visualizzare solo le fatture di un determinato avvocato. Cliente: è possibile selezionare le fatture di un solo cliente. Pratica: è possibile selezionare le fatture riferite ad una determinata pratica. Dalla data /alla data: questo dato si riferisce all incasso delle fatture e non all emissione. E possibile selezionare un periodo circoscritto di tempo altrimenti verranno prese in considerazione tutte le fatture incassate, presenti in archivio. SALDI: selezionare l opzione desiderata. Selezionando un periodo, esempio un mese, ne verranno visualizzate le fatture incassate... incassate

20 Spese generali di studio: Nella Nota informativa e nella Fattura definitiva, l importo delle spese generali di studio, se richieste, verrà sempre stampato indipendentemente che sia stato spuntato nella stampa il dettaglio delle spese. Agenda impostazione orario di default Nell agenda, inserendo le scadenze con tipo-scadenza 2/3/4 verrà proposto vicino al campo dell ora il tasto salva che serve per impostare il default dell ora in tutti gli inserimenti futuri di queste tre tipologie: Causali contabili in Contabilità E stato aumentato il numero delle righe per l inserimento dei conti nella gestione delle causali contabili. Modificata intestazione della stampa nella tabella degli interessi. Per una maggior chiarezza, nella stampa del calcolo degli interessi (con acconti imputati a interesse), è stata aggiunta la voce interessi maturati :

21 SPESOMETRO o ALLEGATO CLIENTI FORNITORI Anno 2015 Solo per chi ha la contabilità integrata con TecnoLex, è possibile preparare il file richiesto dall agenzia delle entrate per lo Spesometro 2015, il quale potrà essere inviato per via telematica direttamente dallo studio oppure dal proprio commercialista. Per le varie scadenze dell invio, fate riferimento alle indicazioni del vostro commercialista. Per le linee base delle istruzioni potete fare riferimento alle istruzioni degli anni scorsi che trovate negli aggiornamenti precedenti. Ricordarsi: Controllo degli errori sulle partita iva o sui codici fiscali di clienti e fornitori, che bloccano l invio del file all ufficio delle entrate, attraverso l apposito programma: Importante: tutti coloro che non hanno la partita iva vanno registrati come persone fisiche. Tribunali/Condomini/Comuni : tutti questi enti normalmente non hanno una partita iva, hanno un codice fiscale numerico che inizia con i numeri 8 o 9; tali enti devono essere registrati come persone fisiche. Il codice fiscale deve essere registrato nell apposito campo e non deve essere ripetuto nel campo partita iva. Inoltre, per coloro che gestiscono la contabilità, al momento di inserire un condominio, devono ricordarsi di mettere il flag nell apposito check box per evadere velocemente la richiesta del fatturato per questi soggetti. Prepara file per invio: La maschera è la stessa dell anno scorso. Dopo aver creato il file, Tecnolex segnala il percorso dove è stato creato il file che potete recuperare e spedire al commercialista.

22 Riportiamo un approfondimento del 14/05/2014 da una rivista specializzata del settore:.sono escluse dalla comunicazione le seguenti fattispecie: Importazioni (art. 8, lett. a) e c), D.P.R , n.633); Esportazioni (art. 8, lett. a), b) e c), D.P.R. 633/1972); Operazioni intracomunitarie; Operazioni i cui dati sono già in possesso dell Amministrazione finanziaria, ovvero utenze e telefonia; Operazioni finanziarie esenti da Iva ai sensi dell art.10, D.P.R. 633/1972, già comunicate all Amministrazione finanziaria; Operazioni black list; Fatture emesse in relazione a cessioni registrate di immobili; Fatture relative a contratti di locazione di immobili (in quanto soggette a registrazione); Acquisti di carburante effettuati in via esclusiva a mezzo di carte di credito o bancomat, in quanto i soggetti non sono tenuti all obbligo della registrazione della scheda carburante (per le schede carburante registrate vi è la possibilità per il soggetto obbligato alla comunicazione di riportarne i dati con le stesse modalità del documento riepilogativo). Non sono inoltre da comunicare, perché irrilevanti ai fini Iva, le operazioni escluse, fuori campo, non soggette, come ad esempio le operazioni di risarcimento danni o quelle relative a somme anticipate in nome e per conto della controparte (art. 15, D.P.R. 633/1972).. Nota Bene: per maggior completezza dei dati ricordarsi di tenere allegata alla ricevuta dello Spesometro. - La stampa dei codici IVA (Contabilità Anagrafica e Tabelle Gestione codici IVA ) dove vicino al nominativo viene specificato se è incluso o meno nello spesometro. - La stampa dell elenco fornitori (Contabilità Anagrafiche e Tabelle Anagrafica Fornitori Cerca Stampa) in cui compare la colonna in cui è specificato se il fornitore è stato incluso o meno nello spesometro. Fatture black list inferiori a 500,00 Quest anno andranno inviate tutte le singole fatture black list di importo inferiore ai 500,00. Affinché questo avvenga verificate che il codice iva utilizzato per tali registrazioni (anche di valore superiore, che verranno scartate in automatico) sia codificato come l esempio sotto riportato: Attenzione: non è esente ma non imponibile.

23 Aggiornamento del 18 febbraio 2015 Aggiornamento per la Certificazione unica delle ritenute d acconto FORNITORI Scadenze comunicazione per l anno 2015: - Invio cartaceo ai singoli fornitori 28/02/ Invio telematico: 9/03/2015 Per quanto riguarda le ritenute non occasionali, è stata tolta la eventuale sanzione per invii in date successive. Rimane l obbligo delle date sopra indicate per le certificazioni occasionali. E stata data la possibilità in Tecnolex di effettuare quindi due invii. Per differenziare le due modalità è stato aggiunto il seguente check box nella Gestione delle ritenute:

24 E stata modificata completamente la scheda Ritenuta d acconto nella maschera dell Anagrafica Fornitori: Non soggetto a ritenuta d acconto (regime agevolato): se viene messa la spunta a questo check box non verranno inclusi gli importi delle ritenute d acconto di questo fornitore nella certificazione unica perché in regime agevolato. Denominazione: viene riportata la ragione sociale 1 Nome/Cognome/Sesso: vanno compilati solo nel caso vi sia la presenza del codice fiscale del fornitore riferito ad una persona fisica. L assenza dei campi non comporta lo scarto dell invio telematico, ma genera solamente una segnalazione. Categorie particolari/eventi eccezionali inserire i dati secondo le istruzioni dell agenzia delle entrate. - Luogo e data di nascita dato da compilare obbligatoriamente, ma solo nel caso vi sia la presenza del codice fiscale del fornitore riferito ad una persona fisica. Cliccare sulla funzione per estrapolare i dati dal codice fiscale ed inserirli automaticamente. - Domicilio fiscale (se diverso da indirizzo anagrafica): inserire i dati se necessario. - Domicilio fiscale (riferito all anno precedente della Certificazione Unica, solo per causale N ): inserire i dati se necessario.

25 - Rappresentante (in caso di contribuente incapace): inserire i dati se necessario. Data di stampa certificazione unica: in questo riquadro verrà inserita automaticamente la data in cui la certificazione unica è stata stampata in modo definitivo. Questa data verrà riportata nell invio telematico come data di invio al fornitore della stampa della certificazione unica firmata. Prestare quindi attenzione nel modificare questo dato. Nuova funzione CERTIFICAZIONE UNICA nelle Ritenute d acconto Fornitori: E stata introdotta una nuova funzione nelle Ritenute d acconto Fornitori Certificazione Unica, che a sua volta si divide in Invio cartaceo e telematico e Controllo dati fiscali : cliccando su Controllo dati fiscali si apre la maschera che consente di controllare e individuare gli errori d inserimento o dati mancanti per quanto riguarda il codice fiscale o la partita IVA dei fornitori presenti nel gestionale ed interessati alla certificazione : Tutti (anche corretti): se attivato, questo check box consente la verifica di tutti i dati relativi ai nominativi dell anagrafica fornitori e comporta la disattivazione dei check box sottostanti. Togliendo il flag a Tutti (anche corretti) l utente ha la possibilità di selezionare i nominativi dei fornitori con le seguenti distinzioni: Codici errati: mettendo il flag a questo check box l utente decide di considerare i nominativi in cui il codice fiscale o la partita iva inserita risultano formalmente errati.

26 Codici mancanti: mettendo il flag a questo check box l utente decide di considerare i nominativi in cui il codice fiscale o la partita iva mancano nell anagrafica. Codici incongruenti: mettendo il flag a questo check box l utente decide di considerare i nominativi incongruenti che hanno cioè nella propria anagrafica dati incompatibili fra loro. La selezione dei codici errati, mancanti e incongruenti può essere cumulativa cioè l utente può selezionare una, due o tutte le scelte insieme. Solo anno: selezionare l anno di riferimento che si desidera controllare. Lasciando incompleto questo campo il programma prenderà in considerazione tutto l archivio anagrafico dei fornitori interessati alla certificazione unica. Cliccare su Anteprima o Stampa per procedere alla visualizzazione o alla stampa dei risultati ottenuti. Invio cartaceo e telematico Premessa La certificazione unica prevede obbligatoriamente due tipi di invio. Come primo invio è richiesta la stampa cartacea da firmare ed inviare ai singoli fornitori. Durante questo processo, viene chiesta la seguente maschera: Bisogna prestare attenzione alla data di stampa in quanto oltre ad essere stampata su cartaceo verrà inserita nell invio telematico. Il secondo invio richiesto è l invio telematico tramite file internet o Entratel. Per poter effettuare questo invio è obbligatorio aver stampato precedentemente la certificazione unica e averla data per definitiva, in caso contrario durante la creazione del file vi verrà segnalato un errore per la mancata stampa.

27 Cliccando sopra a Invio cartaceo e telematico si apre la maschera che contiene i dati generali dell invio della certificazione: Periodo di riferimento: digitare l anno di riferimento a cui si riferisce la trasmissione senza premere il tasto invio. In automatico verranno visualizzati i Dati contribuente. Questi dati sono obbligatori quindi se dovessero mancare il programma visualizza un messaggio di errore. Dovrete provvedere ad inserirli o completarli in Anagrafica Studio (nel menu Anagrafica e Tabelle ). Codice fiscale, nome, cognome e codice carica del rappresentante firmatario: questi dati sono da compilare solo nel caso di studi associati(codice fiscale numerico): Codice fiscale società o ente dichiarante: da compilare solo su indicazione del commercialista

28 Nome e cognome: questi dati sono da compilare solo nel caso di avvocati singoli. Impegno alla comunicazione telematica: questi dati vanno compilati solo se l invio verrà effettuato da un intermediario, ad esempio il commercialista. Se invece il commercialista effettua semplicemente l invio telematico senza essere il Vostro intermediario (l invio viene quindi fatto tramite Fisconline e non Entratel ) questi dati non dovranno essere compilati. Codice fiscale dell intermediario che effettua la trasmissione: attenzione non inserire la partita iva. Data dell impegno: è la data in cui il professionista si impegna a dare mandato al commercialista che invierà successivamente il file telematico per suo conto. Infine cliccare su Crea File Al termine della creazione apparirà un messaggio di avvenuta compilazione indicante anche il percorso del file da inviare. Dover aver premuto OK potete procedere con l invio. Controllo sulle ritenute di acconto: nuova colonna Imp. Versato nella Visualizzazione In Contabilità Ritenuta d acconto Fornitori Visualizzazione, mettendo l anno di riferimento e premendo su Visualizza....è stata aggiunta la colonna Imp. Versato che segnala l importo che verrà messo nella dichiarazione. Questa colonna è utile per controllare quanto è stato versato rispetto alla all importo originale della Ritenuta. La riga con importi discordanti verrà colorata di giallo.

29 Aggiornamento del 2 febbraio 2015 FERIE GIUDIZIARIE: E stato aggiornato il calcolo delle ferie giudiziarie secondo le nuove disposizioni ufficiali e cioè dal 1 al 31 di agosto. STAMPA FRONTE/RETRO: E stato aggiunto il pulsante per stampare fronte retro direttamente, nella maggior parte delle stampe di Tecnolex:

30 CERTIFICAZIONE UNICA 2015 Consigliamo prima di leggere le nuove disposizioni sul sito dell Agenzia delle Entrate Come saprete è stata completamente rinnovata la comunicazione delle ritenute d acconto pagate. Si potranno inviare due file telematici, uno per quanto riguarda il vecchio CUD dei dipendenti e l altro, preparato da noi, per tutte le ritenute d acconto pagate e per tutti i compensi di soggetti in regime di minimi o di lavori occasionali, ect... Con questo aggiornamento diamo la possibilità di predisporre quanto servirà sia per l invio cartaceo che telematico (prevediamo un nostro aggiornamento per la metà di febbraio, la scadenza dell invio telematico è il 9 marzo, mentre dell invio cartaceo ai fornitori è il 28 febbraio). Nella maschera dell anagrafica fornitori occorre inserire tutti i soggetti interessati e distinguere eventuali fornitori in regime agevolato ( minimi standard). Ricordiamo che il dato del codice fiscale è un dato obbligatorio. IMPORTANTE: per i collaboratori di studio soggetti al regime dei minimi (causale A nel punto 1 delle istruzioni dell ufficio delle Entrate) bisognerà attivare il check box Non soggetto a ritenuta d acconto affinché i compensi vengano stampati nelle caselle a loro riservate.

31 Tecnolex non entra nel merito della denuncia ma ne aiuta solo la compilazione. Tutti coloro che hanno già predisposto l archivio per le ritenute standard (1040) non avranno bisogno di nessun correttivo, ma dovranno solo inserire le altre certificazioni che ora sono previste cliccando sul check box Casi particolari. Con la modifica al programma è stata tolta l obbligatorietà dei campi : - Numero fattura o specifica - Da versare entro il - Data versamento Pertanto chi volesse predisporre l archivio da inviare telematicamente in modo veloce, può inserire nella maschera solo i totali relativi al fornitore, invece di inserire fattura per fattura. Se però uno stesso fornitore ha fornito prestazioni diverse (causali diverse dalla A come da istruzioni agenzia entrate), le stesse andranno suddivise. Per le certificazioni dei professionisti abituali verrà suggerita la causale A, per tutte le altre occorrerà digitare il codice corretto. Ricordiamo che l anno di competenza si riferisce all anno in cui si è pagata la fattura e non alla data del versamento della ritenuta (Esempio: Fattura dicembre 2014, ritenuta pagata il 16/01/2015, dovrà essere registrato come anno di competenza 2014). Particolare attenzione occorre riservare all importo versato, in quanto sarà quello riportato nella certificazione. Questo permette di scegliere nel caso di mancati versamenti se certificare quanto si doveva o solo quanto si è versato. L invio cartaceo ai fornitori interessati dovrà essere fatto o tramite PEC (procedere con la stampa delle certificazioni, firmarle, creare il pdf ed inviarle) o tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. Successivamente gli stessi dati dovranno essere inviati in modo telematico all ufficio delle entrate (come l allegato clienti fornitori). Certificazione ai CLIENTI Il modulo che Tecnolex stampa come ultima pagina nelle fatture clienti per ricevere le certificazioni delle ritenute subite, non ha più ragione di essere stampato e inviato. Si suggerisce di non inviare più il modulo disabilitandolo dai parametri generali. (Rimane comunque intatta tutta la gestione delle ritenute d acconto).

32 Aggiornamento per coloro che hanno il modulo di fatturazione per la pubblica amministrazione integrato con Tecnolex. E stato modificato nelle pratiche sezione FatturaPa, il check box : A seguito della modifica del formato, viene infatti data la possibilità di inviare tutti i 250 caratteri invece dei soli 200 di prima. Inoltre. l agenzia delle entrate ha cambiato il sito. Non troverete più Stampa la fattura, bensì Visualizzare i file del SdI. Dovrete scegliere l opzione File fattura da visualizzare :

33 Aggiornamento del 9 gennaio 2015 Aggiornamento per coloro che hanno il modulo di fatturazione per la pubblica amministrazione integrato con Tecnolex. Attenzione: nei giorni 31/01/2015 e 1/02/2015 NON sarà possibile inviare fatture alla pubblica amministrazione perché l agenzia delle entrate cambia i tracciati per l invio telematico. Pertanto chi emette fatture vicine a quel periodo, deve inviarle entro il 30 gennaio oppure riemetterle (ricreando quindi il file.xml) dopo aver ricevuto il nostro aggiornamento del primo febbraio. Con l aggiornamento proposto troverete la nuova Tabella Iva e numerazione fatture che permette la separazione, come previsto dalla legge, delle numerazioni tra fatture cartacee e fatture elettroniche. Le fatture elettroniche verranno riconosciute con un suffisso PA aggiunto automaticamente dal gestionale. Questa modifica per chi ha la contabilità comporta la creazione di due registri iva. Il nuovo registro verrà identificato come Registro iva sezionale per le fatture PA mentre la liquidazione IVA sarà unica e raggrupperà tutti e due i registri.

34 In Contabilità Anagrafica Studio Registri IVA nuova sezione Registro IVA vendite/pa In Contabilità Stampa bollati Stampa Registri Iva Clienti nuovo radio button per la stampa del registro

35 Aggiornamento del 13 novembre 2014 Fatturazione P.A.: nuova funzione Causale documento: tutti i dati relativi alla liquidazione delle parcelle possono essere inseriti automaticamente in questo campo copiandoli dal campo riferimenti in fattura che è presente nella scheda Anagrafica. Questa soluzione permette di non inserire più i dati necessari nelle prestazioni. Nella scheda FatturaPa attivare il check box relativo: Totale fattura: nel tracciato ufficiale per l invio del file XML questo campo è facoltativo. Diversi tribunali però hanno respinto delle fatture indicando come assente questo campo. Abbiamo deciso quindi di riportare questo valore. Depositi telematici: Tecnogestionali ha stipulato un accordo con Zucchetti-Falco per l utilizzo del loro software per i depositi telematici. L attivazione attuale di questo servizio prevede le funzioni presenti in tutte quelle messe a disposizione dai Consigli dell ordine, dalle regioni ect Pertanto nella fase iniziale non ci saranno integrazioni con il gestionale di Tecnolex previsti successivamente. Chi fosse interessato all utilizzo è pregato di contattarci. Utilizzando questo prodotto sarà più facile assistervi.

36 Modifica del calendario GMail: In caso in cui si debba modificare il calendario di GMail in cui sincronizzare le scadenze di Tecnolex, non è più possibile modificare la relativa impostazione, ma è necessario eliminare la configurazione e ricrearla. Stampa scadenze Tipo di scadenze colorato : Abbiamo introdotto una nuova funzione in Stampa scadenze per colorare ogni tipo di scadenza con colori differenti. Togliendo la spunta al check box Stampa suddivisa per tipo scadenza compare il nuovo check box Tipo di scadenza colorato, attivandolo e poi premendo su anteprima o stampa, si vedranno tutte le scadenze in ordine cronologico ma colorate differentemente a seconda della tipologia.

37 Aggiornamento del 5 novembre 2014 Nuova funzione per la sincronizzazione delle scadenze di Tecnolex con GMail Tecnolex fino ad oggi Tecnolex da tempo consente di esportare in Outlook, ed eventualmente da questo su qualsiasi dispositivo portatile compatibile, tutte le scadenze presenti in agenda. Viceversa tutte le modifiche o nuovi inserimenti effettuati in Outlook possono essere importate in Tecnolex. La novità In risposta a numerose richieste, abbiamo reso possibile la sincronizzazione automatica delle scadenze di Tecnolex su dispositivi mobili, tramite un account GMail, senza più interagire manualmente con Outlook. Potrete gestire sul vostro smartphone o tablet, un calendario in GMail con tutte le scadenze di Tecnolex, personali o dello studio, che potrete solo visualizzare (utenti base) oppure modificare, cancellare ed integrare (utenti esperti), tramite una sincronizzazione automatica impostata in Tecnolex che manterrà aggiornato sia il calendario GMail che l agenda di studio. Naturalmente è necessario che l utente utilizzi la massima attenzione per non incorrere in grossi errori che possono pregiudicare l esattezza di dati così importanti come le scadenze! La difficoltà nasce dal fatto che l utilizzo degli smartphone e tablet non è sempre semplice specialmente perché oggi la tecnologia che va per la maggiore è quella del touch screen, dove la pressione delle dita sul display a volte può essere imprecisa. Per gli utenti che vogliono effettuare modifiche di scadenze attraverso i propri dispositivi mobili, consigliamo quindi la massima attenzione nella lettura delle istruzioni che seguono. Per poter gestire le sincronizzazioni è necessario un account GMail Chi possiede i dispositivi con il sistema operativo Android, ha già sicuramente un account GMail obbligatorio, per l utilizzo delle varie applicazioni di Google. Chi invece possiede dispositivi con altri sistemi operativi, come Windows Phone, Apple e Nokia, dovrà creare un account Gmail che, ricordiamo, è completamente gratuito. Massima tutela delle vostre credenziali Le vostre credenziali, nome utente e password, necessari per l accesso all account non vengono mai memorizzati sul pc o nel gestionale, ma vengono inserite tramite il provider direttamente nella schermata di Google pertanto è impossibile risalire al loro contenuto. Sincronizzazione di più sigle. Ogni sigla dello studio può impostare un account di GMail per sincronizzare le proprie scadenze oppure può gestire le scadenze di più utenti. Questa possibilità dipende dai permessi abilitati sul profilo della sigla; ricordiamo che solo l amministratore che gestisce i permessi dello studio può abilitare o meno gli utenti alla gestione delle scadenze di altri. La sincronizzazione, anche se viene impostata sui client, verrà gestita direttamente dal server di Tecnolex, ed eseguita automaticamente (minimo ogni cinque minuti). Calendario dedicato Nell account GMail è possibile utilizzare sia il calendario di default che crearne uno dedicato alla sincronizzazione delle scadenze con Tecnolex. Questa opzione è vivamente consigliata per evitare di far convogliare scadenze personali con le scadenze di studio! Importante: se il calendario GMail che volete utilizzare contiene già scadenze di Tecnolex precedentemente sincronizzate con Outlook, occorre eliminarle tutte (generalmente utilizzando la funzione Elimina in Esporta in Outlook di Tecnolex e risincronizzando Outlook con GMail) prima di utilizzare questa nuova impostazione. E sottointeso che qualsiasi sistema di sincronizzazione automatica o manuale, precedentemente impostato, andrà necessariamente disabilitato.

38 Funzioni in Tecnolex Per accedere a questa nuova attività è stata aggiunta nell Agenda Imposta sync con GMail Cliccandoci sopra si apre una maschera che al primo accesso risulterà senza nessun account inserito Questo avvertimento si riferisce al fatto che se tra una sincronizzazione e l altra vengono apportate, su dispositivi mobili diversi e in contemporanea, delle modifiche con dati differenti su una stessa scadenza, il programma sceglie la modifica in base all ordine delle configurazioni inserite, verrà quindi ignorata una delle due modifiche.

39 Premere il pulsante per aggiungere l account Si apre una maschera che richiede il nome identificativo della persona per cui si sta impostando la sincronizzazione. SCHEDA GOOGLE ACCOUNT: Premere il pulsante per eseguire login dell account si aprirà la pagina internet che richiede le credenziali dell account: Ricordiamo che: le vostre credenziali, e password, necessari per l accesso all account non vengono mai memorizzati sul pc o nel gestionale ed è impossibile risalire al loro contenuto. Possibilità di creare un account

40 Inserire le credenziali e cliccare su Accedi, si aprirà la pagina internet di Google che richiede l autorizzazione alla gestione dei calendari da parte di Tecnolex: Cliccare su Accetto. Se non dovesse chiudersi in automatico il browser e rimanere questa schermata: chiuderla manualmente premendo la X in alto a destra. Ora nella maschera della scheda Google Account sarà possibile selezionare un calendario desiderato fra quelli presenti nell account GMail.

41 E possibile impostare più profili sullo stesso account, purchè vengano impostati su calendari diversi. Se non si è esperti nella gestione di più calendari in GMail, creare un account per ogni profilo/persona. In caso contrario il programma segnalerà l impossibilità a proseguire con un messaggio d errore: SCHEDA IMPOSTAZIONI GENERALI: Il programma propone subito un check box che può essere attivato o meno a secondo della tipologia dell utente: Utente base: non attivare il check box Utente che utilizza la sincronizzazione SOLO per visualizzare le scadenze di Tecnolex esportate. Tutte le modifiche effettuate sul calendario GMail non verranno importate e quindi non modificheranno l agenda di Tecnolex. Utente esperto: attivare il check box Utente che utilizza la sincronizzazione non solo per visualizzare le scadenze esportate, ma anche per modificare e aggiornare automaticamente l Agenda di Tecnolex, tuttavia è possibile modificare solo data/ora e motivo, oppure inserire nuovi impegni personali.

42 Dopo aver attivato questo check box, saranno rese attive altre opzioni: Pratica per gli impegni personali inseriti direttamente in GMail: è necessario creare una pratica dedicata in Tecnolex per gestire gli impegni personali (dato obbligatorio) e digitare qui il numero della pratica. Per chi gestisce le sigle, controllare che la pratica abbia come sigla l avvocato corretto in quanto le nuove scadenze inserite da GMail verranno inserite con la sigla di questa pratica. Se non viene messo il flag, in Tecnolex non verrà effettuata nessuna modifica alle scadenze Se non viene messo il flag, in Tecnolex non verrà effettuata nessuna modifica alle udienze Nota Bene:eliminando, ad esempio, i vari Impegni di cancelleria man mano svolti, si può usare il calendario GMail come una sorta di check list per far conoscere allo studio l elenco delle mansioni svolte, date per eseguite in Tecnolex. Se non viene attivato questo check box, modificando la data dell udienza non viene registrato il rinvio automatico, ma viene semplicemente cambiata la data dell udienza. Ricordiamo che qualsiasi scadenza venga eliminata nel calendario GMail, in Tecnolex non verrà mai cancellata. Risulterà eseguita se attivate le relative opzioni. Se non attivate, l eliminazione da GMail non avrà effetto in Tecnolex. Tipi di scadenze da sincronizzare: E necessario scegliere quali scadenze si vogliono sincronizzare, attivando il check box relativo: E possibile attivare un promemoria sul dispositivo mobile per la data e l ora delle varie scadenze. E necessario impostare un periodo temporale per l inizio e la fine della sincronizzazione. Giorno nel passato inserire il numero di giorni da sincronizzare prima della data odierna. Giorni nel futuro.inserire il numero di giorni da sincronizzare dopo la data odierna.

43 SCHEDA SIGLE DA SINCRONIZZARE: In questa scheda l utente sceglie quali sigle dello studio sincronizzare con il calendario GMail. Verranno visualizzate solo le sigle per la quale l utente è abilitato. Una volta salvata la configurazione dell account, la stessa verrà proposta ogni volta che si accede alle impostazioni di sincronizzazione. Per effettuare modifiche cliccare sul pulsante in corrispondenza della colonna Modifica :

44 Aggiornamento del 9 ottobre 2014 Clienti e Fornitori nuovo campo BIC E stato aggiunto il campo BIC nei Clienti e nei Fornitori di Tecnolex: Pratiche campo Riferimenti in fattura Il campo è stato notevolmente allungato (250 caratteri).

45 Fatturazione alla Pubblica Amministrazione modulo aggiuntivo Tecnolex Nuova sezione nelle pratiche Fattura PA : Dati ordine acquisto: alcune pubbliche amministrazioni richiedono questi dati nei mandati rilasciati.se sono presenti il numero CUP o CIG anche il numero ordine deve essere presente. Date Prestazioni: viene data la possibilità di non mettere la data delle prestazioni solo per la copia della fattura inviata alla P.A. (non essendo un dato obbligatorio). Di default il check box non è attivato. Controllo della modalità di pagamento nell emissione fattura PA: Dopo la stampa della fattura PA vengono fatti tutti i controlli per predisporre il file all invio. E stato inserito un nuovo controllo che verifica la presenza della modalità di pagamento che l utente può richiamare nell emissione fattura dopo averla inserita in gestione commenti su note e fatture nella sezione dedicata alla pubblica amministrazione L utente può decidere se proseguire o meno nell ultimazione della fattura. Consigliamo di mettere questo dato per dare la possibilità alla pubblica amministrazione di saldare il compenso. Archivio fatture emesse: E stata aggiunta la colonna Bollo che contiene l eventuale importo del bollo pagato.

46 Aggiornamento del 1 agosto 2014 Aggiornati importi del Contributo Unificato E stato aggiornato l importo del contributo unificato per il processo civile ordinario. Ritenute d acconto: aggiunta stampa E stato aggiunta la possibilità di stampare la certificazione su una solo pagina per ogni cliente per coloro che vogliono spedirla. Archivio documenti emessi: aggiunto raggruppamento E stata aggiunta la possibilità di stampare i saldi delle fatture emesse raggruppati Per tipo pratica :

47 Studi di settore messaggio incongruità Come ripetiamo nelle nostre circolari, tranne rare eccezioni, ogni pratica dovrebbe fatturare solo al soggetto che ha firmato il mandato, ma qualche volta gli studi tendono a fare fatture a clienti diversi o addirittura soggetti diversi che hanno codici differenti degli studi di settore. Per l agenzia delle entrate questa modalità risulta sbagliata perché il cliente ed il relativo codice, devono rimanere gli stessi. Quando i clienti sono due o più è necessario creare per ciascuno una pratica in modo che la gestione dell incarico e del relativo incasso avvenga correttamente. Diverse fonti ufficiali ammoniscono i professionisti a fatturare al soggetto che paga la fattura se questo non coincide con chi ha firmato il mandato. Nei controlli che visualizzano solo le fatture le cui pratiche hanno più codici, è sempre stato possibile verificare la presenza di fatture con diversi codici cliente sulla stessa pratica, che influenzano il numero degli incarichi riducendoli rispetto a quelli effetttivi. L eventuale correzione però può essere fatta solo manualmente al riepilogo in quanto è impossibile variare i dati di fatture emesse e già registrate nell anno. Da qui si capisce l importanza di una corretta gestione degli studi di settore per facilitare e automatizzare i risultati da consegnare al commercialista. Con il nuovo aggiornamento è stato aggiunto anche un messaggio nella Stampa di riepilogo generale che segnala l eventuale presenza di tali incongruità presenti negli incarichi: Assegnazione nomi dei documenti emessi in formato PDF In ogni maschera della fatturazione è presente il tasto MAIL che consente di inviare direttamente con outlook i documenti emessi in formato PDF. Prima il nome veniva assegnato in automatico ed era un nome di procedura, con questo aggiornamento invece il nome sarà composto dal tipo di documento con il numero e l anno di riferimento. Esempio:

48 Aggiornamento del 6 giugno 2014 Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione Come sapete, l Agenzia delle Entrate ha reso noto che, a partire dal 6 giugno 2014, MINISTERI, AGENZIE FISCALI, ENTI NAZIONALI DI PREVIDENZA (INAIL, INPS), TRIBUNALI, CASSA NAZIONALE AVVOCATI, TUTTE LE SCUOLE DI OGNI ORDINE E GRADO, TUTTE LE FORZE DI POLIZIA DISSEMINATE SU TUTTO IL TERRITORIO DI STATO, NON POTRANNO PIU ACCETTARE FATTURE EMESSE O TRASMESSE IN FORMA CARTACEA. Tecnolex gestisce in automatico l emissione della fatturazione elettronica all interno del programma per coloro che aderiscono al modulo aggiuntivo proposto. L emissione delle normali fatture rimane invariata. Molti dati che verranno messi nella fattura elettronica vengono presi dalle maschere del gestionale pertanto consigliamo di compilare sempre tutti i campi delle schede interessate in modo che la fattura sia sempre completa. Lo schema sottostante sintetizza il processo per generare e inviare una fattura elettronica attraverso il programma che è stato integrato con nuovi campi richiesti dall Agenzia delle Entrate, poi mostreremo i passaggi dettagliatamente: IL PROGRAMMMA E STATO INTEGRATO CON DEI CAMPI NECESSARI ALLA COMPILAZIONE DELLE FATTTURE ELETTRONICHE CHE TROVERETE: NEI CLIENTI NELLA TABELLA IVA E NUMERAZIONE FATTURA NEI DATI LICENZA ALL EMISSIONE DELLE FATTURE UTILIZZARE LA NUOVA FUNZIONE FATTURAPA LA STAMPA GENERERA UN FILE.XML CHE DOVRETE MEMORIZZARE IN UNA CARTELLA DEDICATA. ASPETTARE A RENDERE DEFINITIVA LA FATTURA ED EFFETTUARE VIA INTERNET IL CONTROLLO DEI DATI. SE L ESITO E POSITIVO RENDERE DEFINITIVA LA FATTURA IN TECNOLEX. NELLA GESTIONE COMMENTI SU NOTE/ FATTURE FIRMARE DIGITALMENTE E PROCEDERE ALL INVIO DEL FILE.XML TRAMITE P.E.C. Nota Bene: nell archivio fatture emesse è stata aggiunta una colonna che segnala se la fattura è stata creata attraverso la funzione FatturaPA e quindi fa riferimento ad una fattura elettronica.

49 Le fasi prevedono una serie di semplici passaggi: 1- Creazione di una cartella dedicata destinata a contenere tutti i file.xml (ovvero il file da inviare alla P.A. come fattura elettronica) 2- Inserimento dati compresi i nuovi campi obbligatori che illustreremo nel dettaglio 3- Creazione automatica di un file elettronico attraverso la stampa della fattura 4- Verifica degli errori sul sito preposto della pubblica amministrazione e correzione 5- Firma digitale e invio tramite PEC lo stesso giorno dell emissione della fattura 6- Attesa del buon esito o gestione delle eventuali notifiche di non-ricevimento o scarto. Nota Bene: nella fattura elettronica non vengono riportati i dati della pratica non essendo previsto uno spazio dedicato. Pertanto le informazioni che volete inviare andranno registrate nelle prestazioni con la causale 4 onorari e voce libera 0. Magari mettete le prestazioni con le informazioni all inizio prima di tutte le altre prestazioni. E importante ricordare che ciascuna riga può contenere massimo 100 caratteri quindi fate più righe se le informazioni dovessero superare questo limite. 1- Creazione di una cartella dedicata Il primo passo che suggeriamo di fare è quello di creare una cartella-dedicata alla conservazione della copia delle fatture elettroniche dello Studio, preferibilmente una cartella collegata in rete così ciascuna postazione dello Studio vi può accedere. E importante sapere esattamente dove è stata creata la cartella perché attraverso il sito di controllo si rintraccia il file della fattura da inviare per procedere con le verifiche prima dell invio. Nota Bene: Tecnolex prevede comunque una copia di sicurezza della fattura elettronica sul server.

50 2- Inserimento dati: CLIENTI Nella maschera dell anagrafica CLIENTI è stato aggiunto il campo Codice Univoco PA che va compilato obbligatoriamente. Per trovare i codici collegatevi al sito oppure chiedetelo all ente pubblico a cui dovrà essere inviata la fattura. Importante: se non si è in grado di sapere quale codice univoco inserire per un determinato cliente, digitare il codice L amministrazione centrale dovrebbe rispondere con una notifica di errore ma contestualmente dovrebbe fornire il codice corretto per l invio.

51 2- Inserimento dati: TABELLA IVA E NUMERAZIONE FATTURA Come saprete, per le fatture di sole anticipazioni che superano il valore di 77,47, deve essere applicato sulla fattura destinata al fornitore, una marca da bollo da 2.Per quanto riguarda le fatture elettroniche il bollo è virtuale e necessita una richiesta di autorizzazione all agenzia delle entrate. Parte aggiunta per la fattura elettronica Importo bollo: inserire il valore del bollo in euro, ricordarsi di aggiornare l importo manualmente qualora subisca variazioni. Lasciare vuoto il campo solo se non si desidera applicare i bolli; Numero autorizzazione bollo: inserire il codice di autorizzazione rilasciato dall agenzia delle entrate per l emissione dei bolli virtuali; Applicare bollo anche su fatture con imponibile IVA: attivare il check box se si desidera l applicazione del bollo anche sulle fatture dove sono registrate oltre alle anticipazioni anche degli onorari. La scelta viene lasciata a discrezione dello Studio in quanto vi sono differenti correnti di pensiero a riguardo, il nostro suggerimento è sempre quello di consultare il proprio commercialista.

52 2- Inserimento dati: DATI LICENZA Sono stati aggiunti nuovi campi che servono esclusivamente per l invio della fattura elettronica. E comunque opportuno controllare l esattezza di tutti i campi presenti in questa maschera in quanto alcuni parteciperanno all invio della fattura elettronica e sono dati obbligatori. Di seguito mostriamo la maschera con i campi obbligatori interessati riquadrati di rosso: Controllare i dati presenti anche se, data la loro importanza, dovrebbero essere stati inseriti con la massima attenzione. Regime fiscale: premendo la freccia a lato del campo è possibile scegliere il proprio regime fiscale Qualora il titolare sia una persona fisica questi due campi obbligatori vanno compilati. Tipo cassa: scegliere l unico codice proposto ovvero Cassa nazionale degli avvocati Numero progressivo di invio : questo dato valorizza il numero progressivo delle fatture inviate pertanto non bisogna variarlo MAI, nemmeno ad inizio anno, perché rispetta l ordine di invio delle fatture e s incrementa automaticamente ogni volta che viene emessa una fattura elettronica. Nota Bene: abbiamo reso modificabile il campo solo per alcuni casi, che vanno valutati molto attentamente. Ad esempio, se dopo aver generato una fattura elettronica il file.xml viene perso dall utente prima dell invio, il numero progressivo va decrementato per consentire la riemissione della fattura da inviare. Un messaggio di avvertimento segnala l importanza e le conseguenze della variazione di questo campo.

53 2- Inserimento dati: GESTIONE COMMENTI SU NOTE/FATTURE Le fatture elettroniche prevedono l inserimento dei dati bancari che servono per la regolazione del pagamento della fattura stessa. Pertanto è opportuno ma non obbligatorio compilare questi dati: Se si inviano i dati del pagamento diventa obbligatorio segnalare una Modalità pagamento, premendo la freccia a fianco del campo verrà mostrato il menu a tendina : Ovviamente i dati sottostanti sono indispensabili se si desidera ricevere un bonifico altrimenti la parte debitrice non sarà in grado di saldare la fattura. Nota Bene: Condizione di pagamento: la fattura elettronica prevede la specificazione della condizione di pagamento. Tecnolex mette in automatico il Tipo2 Pagamento completo della fattura

54 3-Creazione del file elettronico: FATTURAZIONE Richiamare la pratica e assegnare l annotazione desiderata per il pagamento della fattura, poi premere la funzione FatturaPA e procedere con la normale stampa del documento Tecnolex crea automaticamente un file.xlm e lo nomina con un codice stabilito dall agenzia delle entrate e formato da codicenazione+codicefiscalecliente+numeroprogressivo: Il file creato viene messo nella cartella precedentemente creata. Inoltre viene incrementato il Numero progressivo d invio che abbiamo visto precedentemente nei Dati Licenza. Importante : a questo punto è necessario congelare la fase finale della stampa fattura, senza chiudere alcuna maschera, in quanto prima è necessario effettuare i controlli attraverso il sito dedicato che spieghiamo nel prossimo paragrafo. Al termine del controllo si potrà riprendere la maschera di Tecnolex per rendere la fattura definitiva o meno, a seconda dell esito delle verifiche.

55 4-Verifica degli errori: SITO PREPOSTO AI CONTROLLI Senza chiudere Tecnolex, aprite una pagine di internet e digitate: Cliccare sotto Strumenti Utilizza Si apre una nuova maschera, cliccare su Vai all applicazione Controllare la FatturaPA

56 Premere su Sfoglia e cercare la cartella dove sono stati salvati i files quindi selezionare quello da controllare. Poi digitare il Codice di sicurezza che compare nel riquadro rosso e cliccare su Controlla. Il programma di controllo visualizzerà l esito: a) La fattura è stata redatta correttamente Il controllo è andato a buon fine quindi procedere con la Visualizzazione della Fattura PA

57 b) La fattura presenta errori formali Se invece la fattura presenta errori durante la fase di controllo, verranno visualizzati come segue: Premendo sulla viene visualizzato una descrizione dell errore In questo caso riprendere la maschera della fatturazione e non dare per definitiva la fattura, quindi apporre le correzioni dovute all interno del programma. Attenzione: riprocedere con la stampa della fattura, Tecnolex segnalerà che il file.xml con quel nome esiste già perché malgrado la fattura non sia stata memorizzata in Tecnolex, il file era stato creato per consentire la verifica, basterà sovrascriverlo in modo che ripetendo l operazione di controllo il file richiamato sia quello corretto.

58 Una volta che il controllo è andato a buon fine, potete cliccare su Visualizzare la Fattura PA Verranno visualizzati tutti i dati della fattura da inviare e, se volete, potete stamparli:

59 5- Firma e invio del file tramite PEC: MODALITA Quando i controlli sono terminati, rientrare nel programma di fatturazione e dare per definitiva la fattura. Riprendere il file.xml nella cartella dedicata e procedere alla firma digitale; quindi inviarlo tramite PEC all indirizzo: Sdi01@pec.fatturapa.it Attenzione: l invio della fattura elettronica deve essere effettuato il giorno stesso in cui la fattura viene emessa! 6- Esito dell invio: ALCUNE CASISTICHE Dopo l invio, la Pubblica Amministrazione ha 15 giorni di tempo per controllare e per cercare di risolvere eventuali problemi connessi alla fattura. Ecco cosa può succedere dopo questa tempistica: 1) Se oltre i 15 giorni non si ricevono notifiche la fattura dovrebbe essere stata accettata tacitamente (esito positivo). 2) Viene ricevuta una notifica che l invio è avvenuto correttamente (esito positivo). 3) Viene ricevuta una notifica di scarto per un errore formale: la pubblica amministrazione non considera la fattura come emessa. L utente dovrà emettere una nota di credito con Tecnolex solo internamente per annullare la fattura data per definitiva. Effettuare le correzioni indicate e procedere con un nuovo invio (esito negativo). 4) Viene ricevuta una notifica di rifiuto al pagamento (esito negativo). In questo caso la fattura viene registrata dal sistema di interscambio della Pubblica amministrazione ma non essendo stata accettata dovrete emettere una nota di credito con Tecnolex che andrà inviata con le stesse modalità della fattura, allo stesso indirizzo. A tale scopo è stata aggiunta nel programma di emissione delle Note informative la funzione FatturePA: Nota Bene: una fattura inviata non può essere più modificata pertanto in caso di mancato buon fine dell invio deve essere sempre emessa una nota di credito con Tecnolex. IMPORTANTISSIMO E indispensabile saper interpretare correttamente le notifiche di scarto o non accettazione che arrivano dalla pubblica amministrazione che dovrebbero comunque indicare il corretto comportamento da seguire.

60 Processo Telematico: scadenza del 30/06/2014 Come certamente saprete, a partire dal 30 giugno p.v., dovrebbe diventare obbligatorio il deposito degli atti processuali per via telematica in tutti i tribunali d Italia. Ad oggi questa certezza non c è ancora, si attendono infatti le conferme ufficiali e le modalità di attuazione di una riforma che ancora stenta a decollare. Qualcuno ipotizza che l obbligatorietà avverrà gradualmente, all inizio riguarderà solo alcuni tipi di atti per poi allargarsi alla loro totalità. Molti consigli degli ordini stanno sollecitando i propri iscritti a depositare gli atti in modo telematico per testare le risorse del tribunale, in questo modo il Presidente sarà in grado di valutare se il proprio tribunale è in grado di sopportare il nuovo procedimento e, di conseguenza, deciderne o meno la partenza. Le consolle più diffuse per il deposito degli atti sono quelle messe a disposizione dai consigli degli ordini, dalle regioni, da società (anche private) collegate al ministero tramite convenzioni particolari; altre consolle sono in procinto di nascere a breve. Attualmente le modifiche effettuate nel sistema centrale del processo telematico non vengono comunicate tempestivamente alle terze parti che forniscono le consolle e questo non consente di fornire un adeguata assistenza al suo utilizzo. Anche la nostra società, da sempre specializzata nell attività degli studi legali, si sta attivando con una primaria azienda italiana per la creazione di una consolle, a cui forniremo assistenza adeguata come per tutti i prodotti da noi distribuiti, che prevediamo di rendere disponibile verso la fine di settembre p.v.. Chi deposita da anni, o anche solo da pochi mesi, si è reso conto che il deposito non ha niente a che vedere col gestionale. E evidente che il gestionale non deve adeguarsi alle richieste del processo telematico che in questi ultimi otto anni ha subito notevoli variazioni, ma è più importante che il programma interagisca con la consolle fornendo e confrontando i dati utili. A tale riguardo, tra i servizi più importanti che vogliamo realizzare ci sono, ad esempio, il controllo tra le scadenze di Tecnolex e quelle contenute nel PCT, il collegamento degli atti, ecc. Ricordiamo a tutti i professionisti che, per una maggior sicurezza, è consigliabile avere almeno due chiavette digitali testate e funzionanti per i depositi.

61 Riportiamo Relazione incontro CNF e Responsabili PCT PROCESSO CIVILE TELEMATICO PER L EFFICIENZA DELLA GIUSTIZIA, CNF: PROCEDERE CON L ENTRATA IN VIGORE MA GARANTENDO OMOGENEITA SUL TERRITORIO E MISURE DI TUTELA IN CASO DI MALFUNZIONAMENTO DEL SISTEMA 03/06/ Il CNF ha partecipato oggi alla riunione plenaria del Tavolo tecnico permanente sul PCT con il Ministro Guardasigilli Roma. Garantire omogeneità sul territorio dell avvio del Processo civile telematico, prevedendo misure di tutela processuale per gli avvocati-e i loro clienti-in caso di malfunzionamenti tecnici del sistema. E competenza esclusiva del giudice nel valutare gli esiti del deposito degli atti processuali per via telematica clienti-in caso di malfunzionamenti tecnici del sistema. E competenza esclusiva del giudice nel valutare gli esiti del deposito degli atti processuali per via telematica. E questa la posizione espressa oggi dal Consiglio Nazionale Forense, rappresentato dal consigliere Paolo Berruti, in occasione della riunione plenaria del Tavolo tecnico permanente sul PCT con il ministro della Giustizia Andrea Orlando. Il deposito telematico degli atti diventerà obbligatorio il 30 giugno prossimo, e il Ministro ha raccolto le posizioni degli attori del processo (all incontro era presente anche l ANM) in vista di questa scadenza. Berruti ha rappresentato l impegno divulgativo e specificatamente formativo profuso negli ultimi tempi dal CNF e dalla FIIF-la Fondazione per l innovazione e l informatica forense- che ha consegnato al Ministero un documento di questioni aperte e possibili soluzioni tecnico-normative come ulteriore contributo per facilitare l entrata in vigore dei nuovi adempimenti ai quali sono chiamati gli avvocati, i giudici, le cancellerie. Il documento propone alcuni adeguamenti delle norme processuali all utilizzo dell ICT in una ottica di semplificazione e dunque di promozione di una efficienza reale. Questo in attesa che il Ministero metta a mano-come auspicato dal CNF- ad una riforma organica del codice di procedura civile verso maggiore efficienza e tutela delle garanzie delle parti. Allegato Lista di proposte per il PCT 1) Prevedere la possibilità per il difensore di autenticare le copie analogiche e informatiche di tutti gli atti del processo anche ai fini notifica con la previsione di un diritto annuale 2) Chiarire la NON applicabilità dell articolo 147 del cpc (tempo delle notificazioni) alle notifiche telematiche 3) Eliminare le sottoscrizioni delle parti nel processo e, in particolare, modificare la norma al fine di statuire che il teste non deve firmare il verbale redatto in forma digitale 4) Prevedere misure in caso di erronea comunicazione Pec da parte di imprese e avvocati 5) Eliminare il deposito della nota di iscrizione a ruolo nei procedimenti ( contenzioso civile ed esecuzioni ) che prevedono l'atto introduttivo telematico (sostituita dal file xml) 6) Definire il concetto di domicilio informatico dell avvocato 7) Estensione dei formati dei documenti ammessi al deposito 8) Non rendere visibile il deposito dei ricorsi cautelari proposti in corso di causa, né il provvedimento del magistrato, in particolare se è di accoglimento 9) Prevedere, un sistema automatico che renda visibile, sul portale, le memorie alla controparte solo dopo la scadenza del termine per il relativo deposito) 10) Prevedere modalità di deposito telematico di note a verbale in udienza 11) Permettere all'avvocato di vedere, dal proprio PdA, l'esito delle comunicazioni di cancelleria 12) Eliminare l accettazione manuale dei depositi da parte del cancelliere e sostituirlo con controlli completamente automatizzati (quarta PEC) 13) Eliminare la parte dell'art. 13 del dm 44/2011 che prevede lo slittamento del deposito al giorno successivo se la ricevuta di consegna arriva dopo ore

62 Aggiornamento del 25 maggio 2014 Studi di settore 2014 : L agenzia delle entrate ha pubblicato il modello per gli studi di settore relativo l anno 2014 che risulta uguale a quello dell anno scorso. Pertanto Vi ricordiamo di effettuare tutti i controlli consueti prima di stampare il Riepilogo generale da consegnare al commercialista per essere allegato alla dichiarazione dei redditi. Nota bene: Stampa dell elenco delle fatture dell anno di riferimento suggeriamo, una volta stampato in via definitiva il Riepilogo degli studi di settore, di stampare anche l elenco di tutte le fatture dell anno perché, in caso di controllo, l ufficio delle entrate vuole poter confrontare il riepilogo allegato con le fatture interessate. In genere i controlli si riferiscono a due o tre anni precedenti rispetto a quello in corso. Attraverso il programma di controllo delle fatture senza codice o con codice doppio, è sempre possibile ristampare l elenco delle fatture di uno specifico anno ma il programma associa i codici in corso e non quelli del periodo di riferimento: negli ultimi anni infatti i codici sono stati cambiati ripetutamente ed è stato necessario procedere con diverse conversioni. Pertanto ogni anno sarebbe opportuno stampare l elenco delle fatture e tenerne una copia con il riepilogo. Come stampare l elenco : Senza mettere il flag al check box Stampa di riepilogo generale inserire in basso le date dell anno di riferimento delle fatture incassate. premere su Visualizza.. Lasciare il flag su Visualizza tutte le fatture e poi premere su Stampa.

63 Aggiornamento dell 8 aprile 2014 Nuovi parametri dei Giudice D.M. 55/2014 : In data 1 /04/14 sono entrate in vigore le nuove voci dei Parametri del Giudice D.M. 55/2014 che sostituiscono quelli del vecchio D.M Leggendo il nuovo decreto abbiamo notato che vi sono voci che trovano perfetta corrispondenza con quelle vecchie; alcune possono essere convertite con voci simili, altre sono state eliminate ed infine il nuovo decreto prevede voci che non erano presenti nel vecchio decreto. Di seguito proponiamo le tabelle dei due decreti confrontando voce per voce così come le abbiamo convertite con l aggiornamento: Voci parametri del vecchio D.M. 140 Voci parametri del nuovo D.M. 55/2014 A01 Giudice di pace civile A02 Tribunale - civile A17 Cause lavoro (art.8) Civile Voce non presente nei vecchi parametri Voce non presente nei vecchi parametri A11 Precetto civile Voce non presente nei vecchi parametri A10 Procedimento ingiunzione-civile Voce non presente nei vecchi parametri A15 Procedimento cautelari speciali e non contenziosi civile Voce non presente nei vecchi parametri A04 Corte di appello civile A07 Suprema corte di cassazione magistrature superiori civile A09 Corte Costituzionale e organi di giustizia sovranazionali civile e A08 Tribunale di prima istanza dell unione europea civile Voce non presente nei vecchi parametri A12 Procedimento di espropriazione presso terzi e per consegna o rilascio civile Voce non presente nei vecchi parametri A13 Iscrizione ipotecaria/affari tavolari Voce non presente nei vecchi parametri A06 Organi di giustizia amministrazione e contabile di primo grado A01 Giudice di pace A02 Giudizi ordinari e sommari di cognizione inanzi al tribunale A03 Cause di lavoro A04 Cause di previdenza A05 Procedimenti per convalida edilizia A06 Atto di precetto A07 Procedimenti di volontaria giurisdizione A08 Procedimenti monitori A09 Procedimenti di istruzione preventiva A10 Procedimenti cautelari A11 Giudizi innanzi la corte dei conti A12 Giudizi innanzi la corte di appello A13 Giudizi innanzi alla corte di cassazione e alle giurisdizioni superiori A14 Giudizi innanzi alla corte costituzionale, alla corte europea, alla corte di giustizia ue A16 Procedure esecutive mobiliari A17 Procedure esecutive presso terzi, per consegna e rilascio, in forma specifica A18 Procedure esecutive immobiliari A19 Iscrizione Ipotecaria/Affari tavolari-civile A20 Procedimenti per dichiarazione fallimento A21 Giudizi innanzi al tribunale amministrativo regionale

64 Voci parametri Vecchio DM140 Voci parametri Nuovo Voce non presente nei vecchi parametri A03 Organo di giustizia tributaria di primo grado - civile A05 Organi di giustizia tributaria di secondo grado Voce non presente nei vecchi parametri A14 Procedimenti arbitrali art.6 civile A16 Procedimento concorsuale A22 Giudizi innanzi al consiglio di stato A23 Giudizi innanzi alla commissione tributaria provinciale A24 Giudizi innanzi alla commissione tributaria regionale A25 Prestazioni di assistenza stragiudiziale A26 Arbitrato Voce non presente nei nuovi parametri A18 Gratuito patrocinio A19 Indennizzo per irragionevole durata del processo Voce non presente nei nuovi parametri Voce non presente nei nuovi parametri PENALE segue Voci parametri del vecchio D.M. 140 Voci parametri del nuovo D.M. 55/2014 B01 Giudice di pace Voce non presente nei vecchi parametri Voce non presente nei vecchi parametri Voce non presente nei vecchi parametri Voce non presente nei vecchi parametri B04 Giudice per le indagini preliminari B05 Giudice dell udienza preliminare B02 Tribunale Monocratico B06 Tribunale Collegiale B07 Corte di assise B09 Tribunale di sorveglianza B08 Corte di appello B10 Corte di assise di appello B11 Magistrature superiori B03 Il magistrato di sorveglianza B01 Fasi di giudizio del giudice di pace B02 Indagini preliminari B03 Indagini difensive B04 Cautelari personali B05 Cautelari reali B06 GIP, GUP B07 Tribunale Monocratico B08 Tribunale Collegiale B09 Corte di assise B10 Tribunale di sorveglianza B11 Corte di appello B12 Corte di assise di appello B13 Corte di cassazione e Giur. superiori Voce non presente nei nuovi parametri

65 Modifiche al programma A seguito della nuova normativa, Tecnolex è stato modificato come segue: Sono state aggiornate le tabelle con i nuovi parametri del Giudice. Attenzione: Non esiste un ricalcolo dei parametri del giudice pertanto se sono stati utilizzati per la registrazione delle prestazioni da richiedere al cliente, dovrete variare gli importi ma solo se non esiste un preventivo collegato alla pratica redatto seguendo i vecchi parametri del giudice, perché gli importi delle prestazioni sono vincolate dal preventivo già consegnato al cliente! Sono stati sostituiti i riferimenti alla vecchia legge del D.M. 140 con il nuovo decreto ministeriale n. 55/2014. I nuovi parametri prevedono il pagamento delle Spese generali di Studio al 15%. Come riferimento verrà presa la percentuale presente nella Tabella IVA annuale ricordarsi di variare la percentuale dal 12,5% al 15% nella Gestione Tabelle Tabella Iva e numerazione fatture. Nelle Pratiche sono stati introdotti tre valori indeterminati: - Indeterminato (comprende valori che vanno da ,00 a ,00) - Particolare importanza (valori da ,01 a ,00) - Molto complesso (valori da ,01 a ,00) Nota bene: Molto complesso è un valore indeterminato valido solo per i parametri del Giudice.

66 Sono cambiati i tipi di Nota liquidabili: Nota Spese per il giudice Quando nella pratica è presente una sola parte, in automatico verrà attivato il radio button Nota spese standard se vi sono più parti, fino ad massimo di 20, verra attivato il radio button Nota spese con più parti e verrà messo in evidenza il numero delle parti presenti. Oltre le 20 parti non sono previsti incrementi negli importi da richiedere. Se viene selezionato una Nota spese per class action gli importi richiesti al giudice verranno triplicati. In base al tipo di nota verranno proposti gli importi aumentati della percentuale prevista dalla legge.

67 Nota Spese Giudice, ricordiamo che. Nelle prestazioni, il Tipo movimento 8, consente di fatturare al cliente le prestazioni del giudice. Nei parametri generali si può scegliere se stampare i calcoli per esteso o solo il totale: Esempio di Nota con calcoli estesi e senza:

68 Layout fatture Prima dell aggiornamento: di default, all apertura di una veniva proposta il layout su modello della vecchia fatturazione Con l aggiornamento: viene cambiata la proposta di default con la fatturazione di tipo nuovo cioè senza la voce diritti e onorari ma un unica voce competenze che le racchiude entrambe. E possibile, al di là di quanto viene proposto di default, personalizzare ciascuna pratica attivando l impostazione desiderata. Modificare l impostazione di default per il layout fattura: è stata aggiunta nei Parametri Generali un apposita sezione con i radio button dei due layout di fatturazione, cambiando la scelta la stessa verrà proposta di default in tutte le pratiche future. Per variare il layout anche nellle pratiche già aperte, basta premere il pulsante Applica alle pratiche aperte già esistenti e verranno aggiornate tutte le pratiche, attenzione: andranno perse eventuali personalizzazioni.

69 Aggiornamento del 24 Marzo 2014 SPESOMETRO o ALLEGATO CLIENTI FORNITORI Anno 2014 Solo per chi ha la contabilità integrata con TecnoLex, è possibile preparare il file richiesto dall agenzia delle entrate per lo Spesometro 2014, il quale potrà essere inviato per via telematica direttamente dallo studio oppure dal proprio commercialista. Per le linee base delle istruzioni potete fare riferimento alle istruzioni dell anno scorso che trovate negli aggiornamenti precedenti. Nel menu non è piu presente l Assegnazione del tipo noleggio in quanto è stato precisato che questo dato lo devono fornire le società di noleggio. Ricordarsi: Controllo degli errori sulle partita iva o sui codici fiscali di clienti e fornitori, che bloccano l invio del file all ufficio delle entrate, attraverso l apposito programma: Importante: tutti coloro che non hanno la partita iva vanno registrati come persone fisiche. Tribunali/Condomini/Comuni : tutti questi enti normalmente non hanno una partita iva, hanno un codice fiscale numerico che inizia con i numeri 8 o 9; tali enti devono essere registrati come persone fisiche. Il codice fiscale deve essere registrato nell apposito campo e non deve essere ripetuto nel campo partita iva. Inoltre, per coloro che gestiscono la contabilità, al momento di inserire un condominio, devono ricordarsi di mettere il flag nell apposito check box per evadere velocemente la richiesta del fatturato per questi soggetti. Prepara file per invio: La maschera è la stessa dell anno scorso. Dopo aver creato il file, Tecnolex segnala il percorso dove è stato creato il file che potete recuperare e spedire al commercialista.

70 Riportiamo un approfondimento del 14/05/2014 da una rivista specializzata del settore:.sono escluse dalla comunicazione le seguenti fattispecie: Importazioni (art. 8, lett. a) e c), D.P.R , n.633); Esportazioni (art. 8, lett. a), b) e c), D.P.R. 633/1972); Operazioni intracomunitarie; Operazioni i cui dati sono già in possesso dell Amministrazione finanziaria, ovvero utenze e telefonia; Operazioni finanziarie esenti da Iva ai sensi dell art.10, D.P.R. 633/1972, già comunicate all Amministrazione finanziaria; Operazioni black list; Fatture emesse in relazione a cessioni registrate di immobili; Fatture relative a contratti di locazione di immobili (in quanto soggette a registrazione); Acquisti di carburante effettuati in via esclusiva a mezzo di carte di credito o bancomat, in quanto i soggetti non sono tenuti all obbligo della registrazione della scheda carburante (per le schede carburante registrate vi è la possibilità per il soggetto obbligato alla comunicazione di riportarne i dati con le stesse modalità del documento riepilogativo). Non sono inoltre da comunicare, perché irrilevanti ai fini Iva, le operazioni escluse, fuori campo, non soggette, come ad esempio le operazioni di risarcimento danni o quelle relative a somme anticipate in nome e per conto della controparte (art. 15, D.P.R. 633/1972)..

71 altri aggiornamenti ESPORTAZIONE IN EXCEL DI TUTTE LE RICERCHE DI TECNOLEX Nelle Ricerche di Tecnolex è stata introdotta la possibilità di esportare il contenuto della griglia selezionata in un file di Excel: l utente, dopo aver assegnato il nome al file, lo salva sul proprio pc; aprendolo apparirà un messaggio a cui è necessario rispondere SI La larghezza delle colonne può essere modificata per visualizzare in modo completo i dati contenuti. AGENDA : VISUALIZZAZIONI/VARIAZIONI SCADENZE Nell Agenda, in Visualizzazione e Variazioni scadenze, è stata introdotta la scelta Ordinamento per sede. CONTABILITA : INTERROGAZIONI CONTI Durante la visualizzazione nell interrogazione conti, è possibile allargare la colonna con il numero del documento per renderlo completamente visibile. COPIA PRESTAZIONI NELLA NOTA SPESE PER IL GIUDICE Prima di questo aggiornamento, nel preparare la nota spese per il giudice, l utente sceglieva quali tipi di prestazioni copiare, ma nel caso di registrazioni multiple venivano copiate tutte le prestazioni relative anche se di tipo diverso. (esempio: Registrazione tipo 4 onorari con spese, diritti e anticipazioni) Con il nuovo aggiornamento, invece, verrà preso in considerazione solo il tipo di prestazione da copiare, senza considerare quelle di tipi differenti.

72 Comunicazioni varie: Nuovi Parametri per il Giudice Come sicuramente saprete siamo in attesa della pubblicazione dei nuovi parametri che hanno avuto un aumento del 165 %. Tra le novità, la più interessante è il ripristino delle Spese generali di Studio nella misura del 15%. Entro dieci giorni dall entrata in vigore della nuova normativa, verranno cancellati i parametri del D.M. 140 e le relative fasi associate alle pratiche avendo il nuovo decreto fatto più chiarezza su precedenti attività dove non venivano elencati parametri (vedi stragiudiziale). Fatturazione elettronica Dal mese di giugno entra in vigore la fatturazione elettronica (unico sistema di pagamento) per gli enti nazionali (Inps, Inail, Comune che anticipano la data di entrata in vigore, ). Saremmo grati se chi svolge attività presso la pubblica amministrazione, potesse indicarci la preferenza sull eventuale suddivisione delle fatture (due numerazioni e quindi due registri iva) entro e non oltre il 15/04 p.v..

73 Aggiornamento del 5 novembre 2013 SPESOMETRO o ALLEGATO CLIENTI FORNITORI Anno 2013 TecnoLex non prevede l invio di dichiarazioni ufficiali, compito normalmente di competenza dei commercialisti, ma visto che i dati da inviare sono contenuti nel gestionale, abbiamo provveduto alla stesura del file richiesto dall agenzia delle entrate, il quale potrà essere inviato per via telematica direttamente dallo studio oppure dal commercialista. E consigliabile trasmettere questa circolare al Vostro commercialista per informarlo sulle scelte da noi effettuate. L allegato è disponibile solo per chi ha la contabilità integrata con TecnoLex. L aggiornamento è già valido per qualsiasi tipo di liquidazione iva effettuata. Ricordiamo le scadenze : Liquidazioni mensili Liquidazioni trimestrali Martedì 12/11/2013 Giovedì 21/11/2013 Principio generale della denuncia: non si deve re-inviare quanto già inviato precedentemente quindi le operazioni con paesi black list ed europei (modello intra) verranno scartate automaticamente. Per gli studi che NON hanno effettuato, per lo stesso fornitore, noleggi o leasing di più tipologie di mezzi e che non hanno effettuato acquisti nella repubblica di San Marino (con l applicazione del reverse charge), abbiamo predisposto l invio aggregato (somma delle operazioni attive e passive per ogni soggetto con la comunicazione nell apposito riquadro degli importi delle eventuali note di credito) compilando i seguenti quadri: FA, BL relativamente ai paesi esteri. Ricordiamo che tramite il flag presente nell anagrafica fornitore si dovranno escludere : compravendite immobiliari fornitori di energia elettrica, servizi telefonici, gas e acqua in quanto l ufficio delle entrate ne è già a conoscenza assicurazioni E stato scelto l invio per data registrazione per individuare meglio le operazioni registrate. I dati verranno prelevati direttamente dal gestionale, pertanto è importante seguire tutte le nostre istruzioni ed effettuare i controlli necessari tramite le funzioni preposte.

74 Clienti e Fornitori Eventuali errori sulle partita iva o sui codici fiscali di clienti e fornitori, bloccano l invio del file all ufficio delle entrate, pertanto occorre assicurarsi che siano tutti corretti con l utilizzo della funzione Verifica P.IVA/Cod.Fisc. presente nel menu dello Spesometro: Si potranno stampare tutti i codici errati o incongruenti per procedere alla loro correzione. Creazioni di diverse anagrafiche clienti/fornitori su soggetti identici: Le variazioni della ragione sociale o dell indirizzo di un cliente o di un fornitore non deve comportare la creazione di una nuova anagrafica. Solo il cambiamento della partita iva o del codice fiscale identificano soggetti diversi e quindi rendono necessaria una nuova posizione. Il codice fiscale e la partita iva sono, per la denuncia dello spesometro, i dati rilevanti e se diverse operazioni fanno riferimento a soggetti con lo stesso codice fiscale e partita iva, vengono sommate e inviate. In presenza di più anagrafiche che fanno capo allo stesso soggetto dove il codice fiscale e/o la partita iva non sono stati inseriti nello stesso modo, il programma non sarà in grado di riconoscere che il soggetto è il medesimo e quindi verranno effettuati diversi invii. Esempio: se in un anagrafica di una società viene inserito il codice fiscale di un cliente e successivamente, a causa per esempio di un cambio d indirizzo, viene registrata una nuova anagrafica con solo la partita iva, le operazioni relative alle due posizioni non verranno sommate, perché la presenza di dati diversi non consente il riconoscimento univoco delle due anagrafiche. L invio prevede la presenza del codice fiscale per i privati. Per le società è indifferente l invio della partita iva o del codice fiscale; essendo obbligatoria la stampa della partita iva del cliente sulla fattura, in presenza di entrambi i dati, abbiamo scelto l invio della partita iva. L anagrafica del cliente/fornitore diventa rilevante per le operazioni attive e passive effettuate con i paesi esteri pertanto assicurarsi che il paese presente nell anagrafica clienti sia corretto.

75 Nell Anagrafica clienti e fornitori è possibile classificare una società senza personalità giuridica (richiesti per alcune società estere), basta togliere il flag al check box Persona Fisica e apparirà il check box: Eventuali acquisti di prestazioni di servizio per soggetti non residenti devono essere fleggati al momento della registrazione della fattura. Se questa classificazione non è stata fatta, occorre procedere con la variazione della registrazione altrimenti il programma le invierà come acquisto di beni. Carta CARBURANTE Il fornitore Carta carburante dovrà avere la lettera R all inizio del campo della partita IVA affinché le relative annotazioni possano essere inviate come documento riepilogativo. Al momento di salvare, il programma segnalerà l errore della digitazione ma dovrete proseguire nel salvataggio. Nota Bene: eventuali pagamenti di carta carburante effettuati tramite carta di credito, di debito o prepagate, non andranno inviati. Fatture cointestate Abbiamo già più volte precisato che, per una corretta compilazione degli studi di settore, in presenza di più soggetti, occorre creare più pratiche in quanto risultano essere più incarichi. Coloro che non hanno seguito queste indicazioni e hanno emesso fatture con intestazioni multiple, dovranno provvedere a ri-registrarle separatamente e per ciascun soggetto. Nel caso in cui sia già stato stampato e dato per definitivo il registro iva, occorre annullare la data di stampa, variare ed inserire le nuove fatture in data con una numerazione progressiva che non verrà comunque riportata negli elenchi. Note di credito Le note di credito verranno inviate in un campo separato, e saranno conteggiate nel numero di documenti.

76 Codici iva La tabella dei codici iva è quella deputata al corretto invio dello spesometro pertanto Vi sollecitiamo a creare un elenco dei codici con la funzione pdf per trasmetterli al commercialista che potrà controllarne la correttezza. Escludere i codici iva non soggetti alla comunicazione (ad esempio anticipazioni, Importazioni, esportazioni, ecc.) togliendo il flag al check box Segnalare gli eventuali codici dedicati utilizzati per le operazioni reverse charge al fine di eliminare le autofatture emesse in modo automatico. I codici iva necessari sono: Codice con Iva al 21% Codice con Iva intra al 21% Codice Iva reverse charge art.17 c.6 Ricordiamo che l autofattura può essere la fotocopia della fattura fornitore numerata progressivamente nel registro clienti. I codici iva segnalati come Fuori campo iva o escluso, verranno ignorati. Nota Bene: nel corso della preparazione dello spesometro, abbiamo scoperto che qualche studio ha adottato un registro cartaceo per le operazioni reverse charge. Questa operazione non è errata ma inutile perché la contabilità di Tecnolex assolve tranquillamente il problema: la segnalazione deve essere effettuata comunque sul registro iva per una corretta liquidazione iva. Attenzione: per chi ha effettuato le operazioni di cui sopra, durante l invio verrà richiesto se lo studio vorrà inviare l iva a cui si è stata assoggettata la parte non imponibile. Non avendo ancora risposto l agenzia delle entrate a questo quesito, ogni studio consulti il proprio commercialista prima di rispondere.

77 Fatture di noleggio e leasing Per le fatture fornitori di leasing o noleggio relativamente ai beni: autovettura caravan altri veicoli unità da diporto aeromobili le stesse andranno segnalate nell apposito programma Assegnazione tipo noleggio Si apre una maschera che propone tutte le fatture fornitori. Cliccando sulla freccia a lato del campo Fornitore è possibile selezionarne uno per volta per visualizzate le fatture relative: Esempio: Quindi basterà posizionarsi sulle eventuali fatture di noleggio o leasing e cliccando sulla freccia a lato del campo Tipo noleggio assegnare l opportuna classificazione: Al termine premere Salva.

78 Invio telematico: Excel: Al fine di poter effettuare tutti i controlli necessari prima dell invio, cliccando sulla funzione di Excel verranno esportati due file: uno relativo alle operazioni ITALIA ed uno per le operazioni ESTERE (sono escluse black list e intra) con la suddivisione dettagliata di tutte le operazioni per partita iva come richiede lo spesometro. Nella denuncia non ci sono i decimali ed è stato scelto l arrotondamento fiscale. Il controllo andrebbe effettuato stornando dal riepilogo iva : - importo fatture black list (consultabile dalla contabilità stampe interne) - importo fatture intra (consultabile dalla contabilità stampe interne) - importo reverse charge - importo fornitori non inviati - importo note di credito (file di excel) Il risultato deve quadrare con il totale inviato nella denuncia. Ricordiamo che per quanto riguarda le note di credito, l agenzia delle entrate ha richiesto la suddivisione nel seguente modo: - note di credito emesse: vengono inviate come operazioni passive - note di credito ricevute: vengono inviate come operazioni attive Attenzione: per chi ha effettuato operazioni reverse charge verrà richiesto se lo studio vorrà inviare l iva a cui si è stata assoggettata la parte non imponibile. Non avendo ancora risposto l agenzia delle entrate a questo quesito, ogni studio consulti il proprio commercialista prima di rispondere. Naturalmente se non verrà messa la spunta al check box, la maggiorazione dell iva non verrà inviata.

79 Per il buon esito dell invio: Nel caso in cui il file generato venga inviato dal commercialista, occorre compilare obbligatoriamente i campi Codice fiscale dell intermediario. e Data dell impegno ; il campo con il Numero di iscrizione all albo del C.A.F. non è obbligatorio dipende dal Vostro commercialista. Vi raccomandiamo di accordarvi sulla data da inserire in quanto non dovrà essere una data successiva a quella di invio del commercialista. Infine cliccare su Crea File Al termine della creazione apparirà un messaggio di avvenuta compilazione indicante anche il percorso del file da inviare al commercialista: In caso vi siano dati ritenuti errati, verranno segnalati ma Vi verrà comunque consentito di proseguire nella compilazione del file (è meglio inviarla senza errori ovviamente).

80 ANTIRICICLAGGIO La normativa antiriciclaggio per i professionisti, in vigore dal 2006, si presenta alquanto complessa per la difficile interpretazione della norma che ha richiesto in questi anni la pubblicazione di ben 96 Pareri e moltissime Circolari Esplicative da parte del Comitato di Antiriciclaggio; pertanto l esposizione che segue ha lo scopo di fornirvi qualche spunto sui punti essenziali della norma che dovete seguire. Da recenti riscontri su controlli della guarda di finanza pare che l interpretazione e la verifica dell attuazione della norma non sia cosa semplice neppure per i verificatori. L attività sanzionatoria relativa alla normativa è composta da un articolato sistema di sanzioni pecuniarie e penali, ma ciò nonostante ancora oggi molti studi legali non hanno neanche attivato il registro cartaceo. Anche gli studi che hanno scelto l archivio integrato a Tecnolex, hanno manifestato molti dubbi riguardanti i dati da registrare, pertanto abbiamo deciso di partecipare a più corsi, organizzati da specialisti del settore, allo scopo di arricchire la nostra biblioteca e fornirvi informazioni utili, osservazioni e riflessioni sulla base dell esperienza diretta degli ultimi anni. SANZIONI ( alcune sanzioni previste) OBBLIGO DI FORMAZIONE DELLA CLIENTELA Per quanto riguarda la formazione del personale, il professionista, ad un eventuale controllo della guardia di finanza, dovrebbe essere in grado di dimostrare di aver posto in essere le iniziative necessarie a formare il personale di studio sull argomento e sulle modalità per individuare ogni informazione rilevante ed aggiornare di conseguenza il registro della clientela. I liberi professionisti adottano le misure di formazione necessarie affinché anche i propri collaboratori siano in grado di adoperare le informazioni in proprio possesso per avere un adeguata conoscenza della clientela ed evidenziare al libero professionista situazioni di sospetto. La formazione deve avere carattere di continuità e sistematicità, nonché tenere conto dell evoluzione della normativa in materia di antiriciclaggio. Un supporto all azione di formazione del personale e di diffusione della complessiva disciplina può essere fornito dagli ordini professionali, a livello sia nazionale che locale, attraverso iniziative volte ad approfondire la normativa, a studiarne le modalità di applicazione e a diffonderne la conoscenza in modo chiaro ed efficace. Gli obblighi di formazione non si applicano alle società di revisione.

81 SANZIONI Il D.Lgs. 231/07 prevede sanzioni abbastanza severe, sia di natura penale, che di natura amministrativa. L articolo 55 del suddetto D.Lgs., prevede 6 distinti reati: 1) la violazione dell'obbligo di identificazione del cliente, punito con la multa da 2.600,00 a ,00 2) l'omessa o falsa indicazione delle generalità del soggetto per conto del quale si esegue l'operazione, punito con la reclusione da 6 mesi a 1 anno e con la multa da 500,00 a 5.000,00 3) l'omessa o falsa informazione sullo scopo e sulla natura prevista dal rapporto continuativo della prestazione professionale, punito con l'arresto da 6 mesi a 3 anni e con l'ammenda da 5.000,00 a ,00 4) l'omessa, tardiva o incompleta registrazione di cui al citato art. 36, punito con la multa da 2.600,00 a ,00 5) la violazione dei divieti di comunicazione al cliente dell'inoltro della segnalazione, punito con l'arresto da 6 mesi a 1 anno o con l'ammenda da 5.000,00 a ,00 6) il fraudolento assolvimento degli obblighi di identificazione e registrazione, punito con pene raddoppiate rispetto ai reati sopra indicati ai punti 1), 2) e 4). Per quanto attiene alle sanzioni amministrative, l art. 57 prevede l'applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie che possono cosi riassumersi: - da 5.000,00 a ,00, in caso di mancato rispetto del provvedimento di sospensione dell'operazione sospetta ai sensi dell'art. 6, comma 7, lett. c), del decreto 231/07; - da ,00 a ,00, per le violazioni riscontrate in capo agli intermediari circa il divieto di aprire o mantenere anche indirettamente conti di corrispondenza con una banca di comodo, ai sensi dell'art. 28, comma 6, del decreto 231/07; - fino ad 5.000,00 in caso di violazione al divieto di astenersi dall'instaurare un rapporto continuativo, eseguire operazioni o prestazioni professionali ovvero di porre fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale già in essere di cui siano direttamente o indirettamente parte society fiduciarie, trust, society anonime o controllate attraverso azioni al portatore, aventi sede nei Paesi black list di cui all'art. 28, comma 7 bis, del decreto 231/07. In caso di violazioni di importo superiore a ,00, la sanzione applicabile va dal 10% al 40% dell'importo dell'operazione, mentre nel caso in cui l'importo della

82 medesima non sia determinato o determinabile, si applica una sanzione amministrativa pecuniaria da ,00 a ,00; - da ,00 a ,00, in caso di violazione all'obbligo d'istituire l'archivio unico informatico ai sensi dell'art. 37 del decreto 231/07. Nelle fattispecie più gravi, tenuto conto della gravità della violazione desunta dalle circostanze della stessa e dalla sua durata nel tempo, con il provvedimento d'irrogazione della sanzione è ordinata la pubblicazione per estratto del decreto sanzionatorio su almeno due quotidiani a diffusione nazionale di cui uno economico, a cura e spese del sanzionato; - da 5.000,00 a ,00, per l'omessa istituzione del registro della clientela di cui all'art. 38, ovvero per la mancata adozione delle modalità di registrazione di cui all'art. 39 del decreto 231/07; - dall' 1% al 40% del valore dell'operazione non segnalata, in caso di violazione dell'obbligo di segnalazione di operazione sospetta per fatti di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, ai sensi dell'art. 41. Anche in questo caso, per le situazioni pia gravi è prevista la pubblicazione del decreto sanzionatorio sui quotidiani a diffusione nazionale; - da 5.000,00 a ,00, in presenza di violazioni degli obblighi informativi (diversi dalle segnalazioni di operazioni sospette) nei confronti dell' UIF. Normativa riguardante i pagamenti in contanti oltre i Attualmente la maggior parte delle sanzioni applicate riguarda la violazione al divieto di trasferimento di somme superiori a E importante fare attenzione agli incassi di fatture superiori ai 999,99 euro per contanti o misti: un assegno trasferibile equivale a contanti. Eventuali segnalazioni a questa infrazione devono essere effettuate tramite raccomandata in formato libero. Tenuta registro Il registro può essere cartaceo o informatico: non possono coesistere i due sistemi. Il passaggio dal sistema cartaceo al sistema informatico deve essere annotato sul registro cartaceo. Tutte le eventuali operazioni ancora in corso, come ad esempio le consulenze ripetitive, devono essere registrate sul registro informatico e mantenute per dieci anni. Non è previsto alcun tipo di stampa del registro informatico. A chi usufruisce del modulo antiriciclaggio integrato con Tecnolex, garantiamo le predisposizioni di tutte le eventuali stampe particolari richieste dai verificatori, tramite nostro intervento in remoto.

83 Ricordiamo che si deve procedere alla registrazione delle operazioni entro i 30 giorni dall inizio della prestazione. Il nostro software garantisce più controlli e verifiche rispetto al registro cartaceo, inoltre prevede l importazione automatica delle anagrafiche dei Clienti, dei Soggetti coinvolti e del tipo di Prestazione evitando eventuali errori sulle complesse modalità d inserimento dei dati. Il registro informatico facilita l inserimento delle prestazioni non dovendo ripetere i dati anagrafici del cliente (come nei più comuni registri cartacei) e non si deve dimensionare a priori lo spazio che si ritiene necessario per le registrazioni in sospeso. Ricordiamo che i registri manuali non possono avere cancellature mentre in quello informatico tutte le variazioni vengono registrate nello storico. La tenuta del registro, cartaceo o informatico, non comprende tutti gli adempimenti a cui si è soggetti come l adeguata verifica della clientela, firmata dal cliente. L eventuale formazione di un fascicolo (che vedremo più avanti) pone lo studio in buona luce in caso di verifica da parte della guardia di finanza. Controlli della Guardia di Finanza La norma recita che a seguito d ispezione delle autorità competenti, il professionista ha tre giorni di tempo per presentare la stampa delle registrazioni, la copia dell archivio informatico oppure l estrapolazione di dati secondo le specifiche richieste. In realtà quello che avviene più spesso è che i militari si presentano in studio e verificano fascicolo per fascicolo al fine di controllare se è stata dimenticata qualche registrazione e la correttezza dei dati inseriti. Se lo studio si presenta con una ricca e precisa documentazione raccolta in un fascicolo elettronico o cartaceo, la verifica potrebbe interessare anche solo alcune pratiche a campione risolvendo l ispezione in giornata. DIFFERENZE TRA STRAGIUDIZIALE E GIUDIZIALE Non esiste differenza tra la documentazione da raccogliere per cause giudiziali o pareri stragiudiziali; in cause giudiziali non esiste l obbligo della segnalazione per ovvi motivi.

84 AMBITO DI APPLICAZIONE: PRESTAZIONI PROFESSIONALI INCLUSE Compimento, in nome o per conto dei propri clienti, di operazioni di natura finanziaria o immobiliare Assistenza nelle predisposizioni o nella realizzazione di operazioni riguardanti: - Trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni immobili o attività economiche - Gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni - Apertura o gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli - Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all amministrazione di società - Costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi ADEMPIMENTI ANTIRICICLAGGIO/ FINANZIAMENTO AL TERRORISMO Adeguata verifica della clientela *Identificare cliente *Acquisire informazioni riguardanti la prestazione richiesta * Adottare un approccio basato sul rischio di riciclaggio Registrazione e tenuta dell archivio Devono essere registrati: *I dati raccolti in sede di identificazione * Le informazioni relative alle nuove prestazioni *Le modifiche o rettifiche ai dati acquisiti in precedenza Segnalazione delle operazioni sospette Il soggetto interessato deve: *Valutare le operazioni poste in essere dal cliente *Configurare possibili operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo * Far scattare l obbligo di segnalazione Gli obblighi di adeguata VERIFICA DELLA CLIENTELA Quando scattano (art.16) 1. Se la prestazione professionale ha come oggetto mezzi di pagamento beni od utilità di valore pari o superiore ai Euro 2. Se si eseguono prestazioni professionali occasionali che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento beni o utilità di importo pari o superiore euro. Ciò indipendentemente dal fatto che tali azioni siano eseguite con operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un operazione frazionata. 3. Tutte le volte che la prestazione risulta di valore indeterminato o indeterminabile 4. Se vi è un sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo

85 FASI DELL ADEGUATA VERIFICA 1. Individuazione delle operazioni oggetto di verifica (prestazione escluse/incluse) 2. Individuazione del titolare effettivo 3. Applicazione dell approccio basato sul rischio 4. Scelta della tipologia di verifica richiesta (ordinaria, semplificata, rafforzata) 5. Istituzione del fascicolo della clientela 6. Controllo costante sul cliente PRESTAZIONI OGGETTO DI ADEGUATA VERIFICA Linee guida CNDEC 1. Se la prestazione professionale ha come oggetto mezzi di pagamento beni od utilità di valore pari o superiore ai Euro 2. Amministrazione e liquidazione (a titolo professionale) di aziende (individuali), patrimoni e singoli beni 3. Arbitrati e ogni altro incarico di composizione di controversie 4. Assistenza e consulenza per istruttorie di finanziamenti 5. Assistenza e rappresentanza nella difesa tributaria, giudiziale e stragiudiziale 6. Attività di valutazione tecnica della iniziativa di impresa e di asseverazione del business plan per l accesso a finanziamenti pubblici 7. Consulenza contrattuale 8. Consulenza e trasferimento di quote di srl 9. Consulenze a qualsiasi titolo su trasferimenti di immobili 10. Consulenze a qualsiasi titolo sul trasferimento di attività economiche 11. Custodia e conservazione di beni e aziende 12. Gestione di conti, conti bancari, denaro, libretti di deposito 13. Gestione di incassi e versamenti in nome e per conto del cliente unitariamente oltre soglia 14. Gestione di posizioni previdenziali e assicurative 15. Monitoraggio e tutoraggio dell utilizzo dei mezzi pubblici erogati alle imprese 16. Operazione di finanza straordinaria 17. Redazione di stime e perizie di parte 18. Sistemazioni tra eredi, sistemazioni patrimoniali e sistemazioni familiari

86 19. Valutazione di aziende, rami d aziende nonché valutazione, in sede di riconoscimento della personalità giuridica delle fondazioni e delle associazioni, dell adeguatezza del patrimonio alla realizzazione dello scopo 20. Operazioni di valore indeterminato o indeterminabile 21. Analisi dei costi e ricavi di imprese, redazione di piani economici e finanziari 22. Assistenze in procedure concorsuali 23. Attestazione dei piani di risanamento ex art. 67, terzo comma, lett d) r.d. 16 marzo 1942, n Consulenza aziendale, amministrativa, contrattuale, tributaria o finanziaria di carattere continuativo 25. Consulenze continuative attinenti la gestione o l amministrazione di società, enti, trust e soggetti giuridici analoghi 26. Consulenze in materia di concordati stragiudiziali 27. Consulenza in materia di contabilità e bilanci 28. Consulenza in materia di impianto ed organizzazione della contabilità 29. Consulenze o servizi prestati per la costituzione di società, enti, trust e soggetti giuridici analoghi 30. Fusioni e scissioni 31. Ispezioni amministrative, verifiche contabili e certificazioni 32. Consulenze nei confronti di società cooperative, ONLUS ed altri enti 33. Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi 34. Relazione del professionista in tema di accordi di ristrutturazione del debito, ex art. 182-bis, primo comma, r.d. 16 marzo 1942 n Relazione giurata del professionista in tema di concordato preventivo ex art.161,secondo comma, r.d. 16 marzo 1942, n Regolamenti e liquidazioni di avarie 37. Revisione contabile 38. Tenuta della contabilità 39. Trasformazioni

87 Prestazioni escluse 1. Docenze a corsi, convegni e simili 2. Attività di redazione e/o trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali 3. Funzione di componente di organi di controllo di società destinatarie degli obblighi antiriciclaggio (qualora non incaricato del controllo contabile) 4. Funzione di revisore in enti pubblici 5. Funzione di sindaco in società o enti (qualora il collegio sindacale non sia incaricato del controllo contabile) 6. Incarico di curatore, commissario giudiziale e commissario liquidatore nelle procedure concorsuali, giudiziarie e amministrative e nelle procedure di amministrazione straordinaria nonché dell incarico di ausiliario del giudice, di amministrazione straordinaria nonché incarico di ausiliario del giudice, di amministratore e di liquidatore nelle procedure giudiziali 7. Incarico di custode giudiziale di beni ed aziende 8. Incarico di recupero crediti 9. Mediazione ai sensi dell art.60 l.n. 69/2009 (ex art. 10 co.2 lett.e) d.lgs 231/ Operazioni di vendita di beni mobili registrati e immobili nonché formazione del progetto di distribuzione, ex art.2 comma 3 lett.e, l n Pareri giuridici pro-veritate 12. Perizie e consulenze tecniche su incarico del tribunale 13. Redazione di stime giurate su incarico dell autorità giudiziale ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA Identificazione soggetti L identificazione è obbligatoria All atto dell instaurazione del rapporto professionale in relazione a prestazioni aventi ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a euro. L obbligo sussiste anche in caso di operazioni frazionate o con valore indeterminato o indeterminabile.

88 MOMENTO DELL IDENTIFICAZIONE L identificazione e la verifica del titolare effettivo viene effettuata dal libero professionista o da un collaboratore (munito di regolare delega dal titolare dello studio legale) in presenza del cliente, mediante documento di identità non scaduto: prima dell instaurazione del rapporto continuativo o al momento in cui è conferito l incarico di svolgere la prestazione o l operazione (art. 19 dlgs 231/07) DOCUMENTI VALIDI PER L IDENTIFICAZIONE (devono essere muniti di fotografia) - Carta d identità - Passaporto - Patente di guida - Patente nautica - Libretto di pensione - Patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici - Porto d armi - Tessere di riconoscimento rilasciate da un amministrazione dello stato - Permesso di soggiorno (in via residuale) Nota bene : sembra che dopo aver fatto l identificazione, la tenuta della fotocopia del documento non sia obbligatoria per legge, ma i verificatori spesso la chiedono.

89 IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE (art. 19) Consiste. Nell acquisizione dei dati identificativi del cliente. Nella verifica del potere di rappresentanza per chi risulti il delegato alla firma per l operazione da svolgere. Nell acquisizione dei dati identificativi del soggetto o dei soggetti rappresentanti l ente Contenuto dell identificazione per le persone fisiche - Nome e cognome - Luogo e data di nascita - Indirizzo della residenza o del domicilio - Codice fiscale - Estremi del documento di identificazione Contenuto dell identificazione per soggetti diversi da persone fisiche - Denominazione - Sede legale - Codice fiscale o partita iva - Identificazione del titolare effettivo dell operazione (non sempre si riesce a capire chi è il titolare effettivo, in ogni caso i dati non devono essere registrati nell archivio unico ma tenuti nel fascicolo) COSA SI INTENDE PER TITOLARE EFFETTIVO In base all art.1, lett. U del DLgs 231/07 e all art.1, co. 2 dell Allegato Tecnico Il titolare effettivo è rappresentato : - Dalla persona fisica per conto della quale è realizzata un operazione o un attività; nel caso di entità giuridica - Dalla persona o dalle persone fisiche che in ultima istanza a) Possiedono o controllano tale entità b) Ne risultino beneficiari secondo i criteri di cui all allegato tecnico In caso di società (all. tecnico, art.2) 1. La persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedano o controllino un entità giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica, anche tramite azioni al portatore, purché non si tratti di una società ammessa alla quotazione su un mercato regolamentato e sottoposta a obblighi di comunicazione conformi alla normativa comunitaria o a

90 standard internazionali equivalenti; tale criterio si ritiene soddisfatto ove la percentuale corrisponda al 25 per cento più uno di partecipazione al capitale sociale; 2. La persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un entità giuridica IDENTIFICAZIONE DEL TITOLARE EFFETTIVO ART.19 L identificazione e la verifica dell identità del titolare effettivo sono effettuate contestualmente all identificazione del cliente. IL CLIENTE AI SENSI DELL ART.21 Dichiara l esistenza, eventuale, di un diverso titolare effettivo. Fornisce al professionista le informazioni per l identificazione del titolare effettivo CHIARIMENTO CNDCEC LINEE GUIDA 2011 E DOC RICERCA ASSIREVI N. 173 Le nuove guidelines puntualizzano che in presenza di soggetto titolare di una quota superiore al 50% del capitale della società, anche se un secondo soggetto abbia una partecipazione superiore al 25% del capitale della medesima, il titolare effettivo dovrà essere ricercato esclusivamente con riferimento al primo NOVITA : SECONDO BANKITALIA (LINEE GUIDA 3 APRILE 2013) Nell ipotesi in cui più soggetti non persone fisiche controllino una partecipazione al capitale della società-cliente o una percentuale dei diritti di voto nella società superiore al 25% il criterio di individuazione del titolare effettivo del cliente trova applicazione con riguardo a ciascuno dei citati soggetti. Il titolare effettivo può rinvenirsi in uno o più dei soggetti preposti all amministrazione della società, in considerazione dell eventuale influenza da questi esercitata sulle decisioni riservate ai soci, con riguardo in particolare, alle decisioni relative alla nomina degli amministratori. Tale circostanza assume precipuo rilievo quando non ricorra alcuna delle condizioni previste nell allegato tecnico.

91 TITOLARE EFFETTIVO FONDAZIONI,TRUST,ENTI NON PROFIT Persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio della fondazione, dell ente o del trust dell ente non profit Se i beneficiari non sono stati determinati nella categoria di persone nel cui principale interesse è instituita o agisce la fondazione o il trust Nella persona o persone fisiche che esercitano il controllo, anche di fatto, su 25% o più del patrimonio della fondazione, dell ente o del trust I criteri generali per la valutazione del rischio cliente 1. Natura giuridica 2. Prevalente attività svolta 3. Comportamento tenuto al momento del compimento dell operazione o dell instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale 4. Area geografica di residenza del cliente o della controparte A ciascuno di questi punti si associa un determinato punteggio in termini di minore/maggiore rischiosità (di norma da 1 a 5, ma non esiste normativa e il professionista può scegliere i valori che desidera). Avremo un punteggio totale che indica il livello di rischio connesso al cliente. I criteri generali per la valutazione del rischio operazione Elementi da considerare relativamente al rischio dell operazione 1. Tipologia 2. Modalità di svolgimento 3. Ammontare 4. Frequenza e durata 5. Ragionevolezza 6. Area geografica di destinazione A ciascuno di questi punti si associa un determinato punteggio in termini di minore/maggiore rischiosità (di norma da 1 a 5, ma non esiste normativa e il professionista può scegliere i valori che desidera). Avremo un punteggio totale che indica il livello di rischio connesso all operazione.

92 PUNTEGGIO Dalla valutazione congiunta dei due punteggi (Cliente e operazione) emerge un unico indice, espressione del rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo. CLIENTELA A. ASPETTI CONNESSI AL CLIENTE LIVELLO DI RISCHIO A.1. Natura giuridica (alla complessità crescente della struttura organizzativa del cliente individuata nel modello corrisponde un crescente livello di rischio di riciclaggio) Ditta individuale Associazione professionale Società di persone Società di capitali Trust Società fiduciaria ALTRO Totale A.1 (solo un valore va inserito) A.2 Prevalente attività svolta (l attività svolta deve essere valutata in base ad elementi quali i mezzi impiegati, le modalità di svolgimento e la destinazione dei risultati) Elementi per la valutazione: transazioni o utilizzo di strutture non coerenti con il profilo dell impresa del cliente (ad esempio: numero dei dipendenti rispetto alle dimensioni e natura della società ecc.) clienti operanti in settori ad alto rischio di riciclaggio o che effettuano operazioni ad elevato rischio di riciclaggio (società che effettuano un alto livello di transazioni in contanti ovvero che investono in immobili a prezzi minori/maggiori rispetto alla norma, o che effettuano pagamenti internazionali senza giustificazione economica, ecc.) Per operazioni normali si intendono tutte quelle connesse all attività abitualmente svolta dal cliente. Ovviamente anche operazioni apparentemente normali potrebbero risultare anomale ove, ad esempio, l importo dell investimento ad esse correlato sia particolarmente elevato rispetto alle dimensioni economiche e finanziarie del cliente e l operazione venga finanziata con mezzi provenienti da fonti non abituali. In tal caso, infatti l operazione pur configurandosi normale, di fatto perderebbe tale caratteristica in ragione delle dimensioni

93 dell investimento e delle relative modalità di finanziamento. Operazioni normali Operazioni di particolare rilevanza Operazioni anomale Totale a.2 (solo un valore va inserito) A.3 Comportamento tenuto al momento dell operazione Elementi per la valutazione: Mancanza della presenza fisica del cliente nella fase iniziale del rapporto e perdurante mancanza di contatti (diretti) con il cliente, nei casi in cui si ritengono normali. Frequente modificazione della struttura legale del cliente (modificazione della denominazione, trasferimenti di partecipazioni, ecc..) Difficoltà nell individuazione del titolare effettivo Cambiamenti ingiustificati nella titolarità Nella norma (cliente collaborativo/trasparente) Fuori della norma (cliente reticente/poco trasparente) Totale a.3 (solo un valore va inserito) A.4 Area geografica di residenza Con riferimento ai paesi extra Ue, si segnala quanto segue: ai fini della valutazione di un alto rischio si potrà, ad esempio, considerare, conformemente a quanto previsto dal GAFI, se il Paese di residenza sia o meno: Soggetto a sanzioni o embarghi o misure analoghe stabilite dall O.N.U. o altri organismi internazionali Identificato da fonti accreditate (F.A.T.F. G.A.F.I.,I.M.F., Egmont Group of Finantial Intelligence Units, ecc.) come paese che: - Non ha adottato un appropriata legislazione in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo - Finanzia o sostiene attività terroristiche ovvero coopera con organizzazioni terroristiche. - Presenta livelli significativi di corruzione e di altre attività criminose Ai fini della valutazione di un basso rischio si potrà, ad esempio, verificare se il cliente risieda in uno dei Paesi individuati ai sensi del art.25, co.2,d.m. 12 AGOSTO 2008 (Stati extra UE che impongono obblighi equivalenti a quelli previsti dalla direttiva e prevedono il controllo del rispetto di tali obblighi) Argentina, Australia,Brasile, Canada, Giappone, Hong Kong, Messico, Nuova Zelanda, Federazione Russa,

94 Singapore, Stati uniti d America, Repubblica del Sudafrica, Svizzera Nota Bene : Il d.l. 78/2010 dispone che il Mef emani un elenco dei paesi a rischio di antiriciclaggio e specialmente la segnalazione con quei paesi dove non conviene avere un rapporto continuativo o addirittura astenersi da qualsiasi rapporto. Tali misure si devono applicare quando non è possibile identificare il titolare effettivo e verificarne l identità. Italia Paesi UE Paesi Extra UE Territori off shore Totale a.4 (solo un valore va inserito) TOTALE PUNTEGGIO (A) Rischio legato alla clientela. Basso da 4 a 12. Medio da 13 a 16. Alto da 17 a 20 Nota bene: i punteggi per ogni gruppo e per ogni singola scelta univoca, nell ambito del gruppo, sono a discrezione del professionista PRESTAZIONE PROFESSIONALE B.ASPETTI CONNESSI ALL OPERAZIONE b.1. Tipologia Ordinaria Straordinaria TOTALE PUNTEGGIO B1 b.2 Modalità di svolgimento Con Banche Tra soggetti privati TOTALE PUNTEGGIO B2 b.3 Ammontare Basso Medio Alto TOTALE PUNTEGGIO B3 b.4 Frequenza e durata Occasionale Poco frequente Frequente TOTALE PUNTEGGIO B4 b.5 Ragionevolezza Congrua Non congrua Livello di rischio TOTALE PUNTEGGIO B5 b.6 Area geografica di destinazione

95 Italia Paesi Ue Paesi Extra UE Territori Off shore TOTALE PUNTEGGIO B6 TOTALE PUNTEGGIO (B) Rischio legato all operazione: Basso da 6 a 18 Medio da 19 a 24 Alto da 25 a 30 Valutazione finale del rischio Rischio totale di riciclaggio /finanziamento del terrorismo TOTALE PUNTEGGIO A TOTALE PUNTEGGIO B TOTALE COMPLESSIVO ( C ) Valutazione finale del rischio ( C ) : Basso da 10 a 30 - Adeguata verifica secondo : Modalità ordinarie (ovvero semplificate se ne ricorrono i presupposti) e in particolare deve esercitare un controllo costante, ossia deve: analizzare le transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto. verificare se esse siano compatibili con la conoscenza che ha del cliente, delle attività e del suo profilo di rischio, avendo riguardo all origine dei fondi. aggiornare i documenti, dati o informazioni detenute. Per gli obblighi di adeguata verifica con modalità semplificate il professionista è esonerato dall effettuare il controllo costante Medio da 31 a 40 - Il professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità ordinarie e in particolare deve esercitare un controllo costante, ossia deve: Analizzare le transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto. Verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all origine dei fondi, Aggiornare i documenti, dati o informazioni detenute. Alto da 41 a 50 - il professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità rafforzate e in particolare deve esercitare un controllo costante continuo e rafforzato (controlli più rigorosi e frequenti)

96 ESEMPIO DI ATTRIBUZIONE PROFILO DI RISCHIO. Una società produttrice di pasta con sede a Napoli si rivolge ad un professionista per curare l acquisto di altra società dello stesso settore a Torino. Le società sono snc con soci persone fisiche di storica conoscenza per lo studio, i soci sono moglie e marito con quote al 50%, entrambi amministratori. I clienti sono collaborativi, i pagamenti avvengono in due rate mediante bonifico bancario di cui una al preliminare e un altra a saldo all atto di cessione. Il prezzo di acquisto è congruo al valore di mercato.>>>> ATTRIBUZIONE DI UN BASSO PROFILO DI RISCHIO ESEMPIO TABELLA A: ASPETTI CONNESSI AL CLIENTE a.1 Natura giuridica 2 Struttura a basso profilo di rischio poiché la snc è già cliente dello studio e si ha una buona conoscenza dei soci persone fisiche a.2 Prevalente attività svolta a.3 Comportamento tenuto a.4 Area geografica di residenza 3 Settore con medio profilo di rischio poiché vi sono operazioni con mercati esteri ma basse transazioni in contanti e i pagamenti avvengono usualmente tramite bonifico bancario e assegno 2 Comportamento a basso rischio poiché cliente collaborativo che procura tutte le informazioni richieste 2 Zona a basso rischio perché operazione localizzata in Italia che è paese che adotta normativa di contrasto al riciclaggio e finanziamento del terrorismo TOTALE PUNTEGGIO 9 RISCHIO BASSO

97 ESEMPIO TABELLA B: ASPETTI CONNESSI ALL OPERAZIONE B.1 Tipologia 2 Basso profilo di rischio poiché la società attua un operazione straordinaria verso un azienda con dimensioni pari alla metà delle proprie. b.2 Modalità di svolgimento 2 Basso profilo di rischio poiché i pagamenti avvengono tramite bonifico b.3 Ammontare 3 Profilo di medio rischio poiché il prezzo di cessione è pari al doppio del fatturato dell azienda acquistata ed il valore è piuttosto elevato b.4 Frequenza e durata 2 Basso rischio poiché il cliente è solo occasionale b.5 Ragionevolezza 2 Basso rischio poiché il settore dell azienda acquistata è lo stesso del cliente e l investimento è compatibile con il reddito dell acquirente b.6 Area geografica 2 Basso rischio poiché l operazione localizzata in Italia che è paese che adotta normativa di contrasto al riciclaggio TOTALE PUNTEGGIO 13 Rischio basso

98 ESEMPIO TABELLA C: RISCHIO TOTALE DI RICICLAGGIO/FINANZIAMENTO AL TERRORISMO TOTALE PUNTEGGIO A TOTALE PUNTEGGIO B TOTATE PUNTEGGIO Complessivo C 9 Rischiosità del cliente 13 Rischiosità dell operazione 22 BASSO RISCHIO TRE LIVELLI DI VERIFICA 1. Ordinaria adeguata verifica della clientela, art.16; Identificare il cliente Verificare il potere di rappresentanza Identificare il titolare effettivo Ottenere informazioni su scopo e natura della prestazione Svolgere un controllo costante 2. Obblighi semplificati (Banche) Possibilità di non applicare gli obblighi di adeguata verifica della clientela (art, 25) a determinate categorie di clienti (intermediari finanziari, uffici della p.a. e istituzioni o organismi che svolgano funzioni pubbliche conformemente al diritto comunitario, società o altro organismo finanziario i cui strumenti finanziari sono ammessi a negoziazione sui mercati regolamentati) a determinate categorie di prodotti (contratti assicurazione-vita, forme individuali di previdenza, regimi pensionistici particolari, moneta elettronica) Il Ministro dell economia e delle finanze può autorizzare l applicazione di obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela a determinate tipologie di clienti e prodotti che presentano un basso rischio di riciclaggio.

99 L ADEGUATA VERIFICA SEMPLIFICATA Verifica Lettera iscrizione elenco/albo visura camerale Il cliente appartiene ad una delle categorie di cui all art. 25. Commi 1 e 3. Il prodotto oggetto della prestazione professionale è tra quelli indicati all art.25, comma 6. Obblighi semplificati SI DEVE: identificare il cliente Verificare il potere di rappresentanza NON SI DEVE: Identificare il titolare effettivo/ Ottenere informazioni sullo scopo e natura prevista dalla prestazione/svolgere il controllo costante SI NO Obblighi ordinari Il professionista ritiene che l identificazione effettuata non sia attendibile o non consenta di acquisire le informazioni necessarie. Il cliente appartiene a uno Stato terzo nei cui confronti la Commissione ha adottato una decisione volta ad accertare che la sua legislazione soddisfi determinati requisiti. L ADEGUATA VERIFICA RAFFORZATA APPLICAZIONE DI OBBLIGHI RAFFORZATI DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA (ART.28) In presenza di un rischio più elevato di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, nonché in alcuni casi specifici: - cliente non fisicamente presente - conti di corrispondenza - PEP (persone politicamente esposte)* *Sono le persone fisiche cittadine di altri Stati comunitari o di Stati extracomunitari che occupano o hanno occupato cariche pubbliche individuate sulla base dei criteri di cui all allegato tecnico al d.igs. 231/2007 ART. 1 (dal 2015 verranno inseriti anche le personalità italiane) Verifica Valutazione ex art.20 Rischio più elevato di riciclaggio o finanziamento del terrorismo Obblighi ordinari RAFFORZAMENTO Adempimento in modo più vigile e rigoroso

100 CLIENTE NON FISCALMENTE PRESENTE.MA Cliente già identificato in occasione di altra prestazione Verificare che siano aggiornati: dati identificativi, legale rappresentanza, titolare effettivo Dati del cliente reperibili da atto pubblico Scrittura privata autenticata Certificato qualificato Dichiarazione autorità consolare Si usa l atto per identificare il cliente Fornisce attestazione ex art.30 idonea a confermare l identità del cliente e l esattezza delle informazioni comunicate. L attestazione dichiara che i dati sono esatti e aggiornati Si usa l attestazione per identificare il cliente e, qualora esista, il titolare effettivo SE CLIENTE NON FISICAMENTE PRESENTE IN OGNI CASO SI DEVE: Verificare il potere di rappresentanza, identificare il titolare effettivo, ottenere informazioni sullo scopo e la natura della prestazione, svolgere il controllo costante. Cliente già identificato in occasione di altra prestazione Dati del cliente reperibili da atto pubblico Scrittura privata autenticata Certificato qualificato Dichiarazione autorità consolare Fornisce attestazione ex art.30 idonea a confermare l identità del cliente e l esattezza delle informazioni comunicate. L attestazione dichiara che i dati sono esatti e aggiornati NO SI DEVE ATTUARE LA VERIFICA RAFFORZATA PEP (Persone politicamente esposte) Verifica Attestazione del soggetto Il soggetto che conferisce l incarico per sé o il soggetto per conto del quale viene conferito l incarico o il soggetto che conferisce l incarico per conto altrui è una PEP Scrittura privata autenticata Certificato qualificato Dichiarazione autorità consolare Obblighi ordinari PIU Rafforzamento Misure adeguate per stabilire l origine del patrimonio e dei fondi Controllo continuo e rafforzato

101 VERIFICA DELLA CLIENTELA IL CONTROLLO COSTANTE SUL CLIENTE (ART. 19, CO 1 LETT.C) Nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale Analisi delle transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto Verifica che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza del proprio cliente Avendo riguardo all origine dei fondi Tenendo aggiornati i documenti, i dati o le informazioni detenute OBBLIGO DI ASTENSIONE Art. 23 Quando il professionista non è messo nelle condizioni di assolvere agli obblighi di adeguata verifica della clientela, non potrà instaurare un rapporto continuativo né eseguire operazioni o prestazioni professionali. Se il rapporto era già in essere anteriormente all obbligo di effettuare la verifica della clientela il professionista dovrà rinunciare a proseguire l incarico. Permane l obbligo di segnalazione Eventuali somme ricevute devono essere rimborsate con chiara dicitura nel bonifico al cliente. SANZIONI PER L ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA. I professionisti sono tenuti ad ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale. L art. 55, del Dlgs 231/07 introduce una serie di sanzioni a seconda del tipo di omissione a partire da euro a euro con reclusione da sei mesi a tre anni. Archivio unico e registrazioni

102 Decorrenza 22 aprile 2006 con registrazioni entro 22 aprile La mancata attivazione di un registro unico sia esso cartaceo che informatico ha sanzioni molto elevate.. Il registro deve essere tenuto in unico sistema (informatico o cartaceo). Il sistema informatico si rileva più pratico non dovendo tutte le volte riscrivere i dati del cliente ed in caso di richieste mirate dagli enti preposti estrapolare solo quanto richiesto.. Attenzione a comperare un cartaceo oggi per ieri, sul registro occorre controllare a che legge è aggiornato per capire da quale data posso registrarci sopra. Magari ho acquistato il programma antiriciclaggio con Tecnolex e quindi l archivio informatico è attivo dalla data di acquisto del software.. Cartaceo : divieto di registro a fogli mobili.tempi di registrazione : entro 30 giorni dal compimento dell operazione e la documentazione deve essere conservata per 10 anni. I dati attinenti al titolare effettivo dovrebbero essere inseriti nell archivio unico, ma attualmente tale obbligo non è operativo mancando indicazioni sulle modalità di registrazione. l archivo informatico deve essere tenuto secondo standards tecnici stabiliti dall uic. Negli studi associati e società tra professionisti è ammissibile un archivio unico per tutto lo studio; in questo caso deve essere individuato il professionista responsabile per ciascun cliente. Nelle prestazioni a tempo indeterminato o determinato con tacito rinnovo non è richiesto un rinnovo di registrazione in archivio unico in quanto l incarico non ha scadenza.passando dal cartaceo al registro informatico occorre fissare una data di passaggio e registrarla e riportare nel software solo eventuali operazioni ancora attive.. Tutte le registrazioni effettuate nel software devono essere visibili per 10 anni. DEFINIZIONE DEL CONCETTO DI OPERAZIONE FRAZIONATA Si tratta di un operazione unitaria sotto il profilo economico, di valore pari o superiore ai limiti stabiliti dal presente decreto, posta in essere attraverso più operazioni, singolarmente inferiori ai predetti limiti, effettuate in momenti diversi ed in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni fermo restando la sussistenza dell operazione frazionata quando ricorrano elementi per ritenerla tale. Pertanto, la definizione di operazione frazionata ha un contenuto innovativo rispetto al sistema previgente: viene stabilito in sette giorni l arco temporale per eseguire le cd. operazioni frazionate.

103 SEGNALAZIONE operazioni SOSPETTE In via telematica anonima tramite il Consiglio dell Ordine Gli avvocati, com è noto, nel corso di questi anni, non hanno segnalato che poche operazioni sospette tant è vero che stando al bollettino di Banca Italia relativo al 2011 le operazioni di sospetto riciclaggio segnalate da professionisti sono complessivamente 492, mentre gli avvocati hanno segnalato complessivamente 12 operazioni. PRESUPPOSTO PER L OPERAZIONE SOSPETTA Si segnala quando i professionisti: Sanno Sospettano Hanno ragionevoli dubbi per sospettare che siano in corso la conversione o il trasferimento di beni che provengono da un attività criminosa allo scopo di occultare o dissimulare l origine illecita Il professionista non deve segnalare Ogni informazione prodromica o collegata all espletamento dei compiti di difesa Ogni informazione ricevuta con riferimento alla consulenza resa al cliente sull eventualità di intentare o evitare un procedimento giudiziario Ove tali informazioni siano ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso

104 INDICATORI DI ANOMALIA Ulteriori elementi per la valutazione del rischio QUADRO SINOTTICO PRINCIPALI INDICATORI DI ANOMALIA SUDDIVISI IN SEI CATEGORIE E SUB INDICI (D.M. 16 APRILE 2010) INDICATORI DI ANOMALIA CONNESSI AL CLIENTE Il cliente fornisce informazioni palesemente inesatte o incomplete, ovvero false, riguardo: la propria identità e quella dell eventuale titolare effettivo; lo scopo e la natura della prestazione richiesta; l attività esercitata ovvero la situazione finanziaria, economica e/o patrimoniale propria e/o dell eventuale gruppo di appartenenza; il potere di rappresentanza, l identità dei delegati alla firma, la struttura di proprietà di controllo Il cliente utilizza documenti identificativi che sembrano contraffatti Il cliente si mostra riluttante a fornire ovvero rifiuta di fornire informazioni, dati e documenti comunemente acquisiti per l esecuzione dell operazione ovvero per il regolamento delle prestazioni Il cliente, all atto di esibire documenti d identità ovvero alla richiesta di fornire informazioni sull operazione o sulla prestazione, rinuncia immotivatamente ad eseguirla Il cliente mostra una inusuale familiarità con i presidi previsti dalla normativa in tema di adeguata verifica della clientela, di registrazione dei dati e di segnalazione di operazioni sospette, ovvero pone ripetuti quesiti in ordine alle modalità di applicazione di tali presidi Il cliente dimostra di non avere adeguata conoscenza della natura, dell oggetto o dello scopo della prestazione professionale richiesta, suscitando il dubbio che egli possa occultare di agire con finalità illecite per conto di un terzo Il cliente effettua operazioni di importo significativo ed è noto per essere stato sottoposto a procedimento penale, a misure di prevenzione o a provvedimenti di sequestro, ovvero è notoriamente contiguo (ad esempio familiare) a soggetti sottoposti a procedimento penale, a misure di prevenzione o a provvedimenti di sequestro, ovvero effettua operazioni con controparti note per essere state sottoposte a procedimenti penali, a misure di prevenzione o a provvedimenti di sequestro Il cliente opera in Paesi con regime antiriciclaggio non equivalente a quello dei Paesi della Comunità Europea e richiede ovvero pone in essere le seguenti operazioni, senza fornire ragionevoli motivi legati alla attività esercitata, al gruppo di appartenenza o a particolari condizioni adeguatamente documentate: - Costituzione o trasferimento, nei predetti Paesi, di diritti reali sui beni immobili; - Conferimento per la costituzione o l aumento di capitale soprattutto se effettuate per importi consistenti di società che hanno sede legale nei predetti Paesi;

105 - Utilizzo, in qualità di soci, di imprese costituite in regime di trust nei predetti Paesi; - Trasferimento di partecipazioni o di diritti su quote o azioni, o su altri strumenti finanziari che hanno diritto di acquisire tali partecipazioni o diritti, qualora venga interposto un soggetto estero con apparenti finalità di dissimulazione; - Ricezione e/o trasferimento di fondi INDICATORI DI ANOMALIA CONNESSI ALLE MODALITA DI ESECUZIONE DELLE PRESTAZIONI PROFESSIONALI Richiesta di prestazione professionali o del compimento di operazioni aventi oggetto ovvero scopo non compatibile con il profilo economico-patrimoniale o con l attività del cliente ovvero con il profilo economico patrimoniale o con l attività dell eventuale gruppo societario cui lo stesso appartiene. Frequenti operazioni di acquisizione di partecipazioni o di altri diritti su imprese o aziende, non giustificate dal profilo economico-patrimoniale o dall attività del cliente ovvero dell eventuale gruppo societario cui lo stesso appartiene o da altri ragionevoli motivi. Richiesta di prestazioni professionali con modalità inusuali e palesemente ingiustificate rispetto al normale svolgimento della professione o dell attività. Richiesta di prestazioni professionali o di compimento di operazioni con configurazione illogica, specie se economicamente e finanziariamente svantaggiose per il cliente ovvero con modalità eccessivamente complesse rispetto allo scopo dichiarato. INDICATORI DI ANOMALIA RELATIVI ALLE MODALITA DI PAGAMENTO DELL OPERAZIONE Proposta di regolare i pagamenti mediante strumenti del tutto incoerenti rispetto alla prassi corrente dell operazione richiesta, in assenza di ragionevoli motivi legati al tipo di attività esercitata, all eventuale gruppo societario cui il cliente appartiene o a particolari condizioni adeguatamente documentate. Proposta di regolare i pagamenti secondo modalità tali da suscitare il dubbio che si intenda ricorrere a tecniche di frazionamento del valore economico dell operazione, in assenza di ragionevoli motivi legati all attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate. Richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di modificare le modalità di pagamento già convenute, soprattutto se sono proposti strumenti di pagamento non appropriati alla prassi comune dell operazione disposta. Pagamento delle operazioni o delle prestazioni mediante mezzi di pagamento provenienti, a diverso titolo, da soggetti terzi estranei al rapporto negoziale e non riconducibili al gruppo di appartenenza del cliente, o comunque non collegati con il cliente, in assenza di ragionevoli motivi.

106 INDICATORI DI ANOMALIA RELATIVI ALLA COSTITUZIONE E ALLA AMMINISTRAZIONE DI IMPRESE, SOCIETA, TRUST ED ENTI ANALOGHI Richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di prestazioni professionali che, anche mediante operazioni di natura societaria, hanno lo scopo o l effetto di dissimulare o di ostacolare l identificazione del titolare effettivo dell attività ovvero di occultare l origine o la destinazione delle risorse finanziarie coinvolte Conferimento o apporti di capitale in società o altri enti mediante beni in natura per importi palesemente sproporzionati a quelli di mercato INDICATORI DI ANOMALIA RELATIVI AD OPERAZIONI AVENTI OGGETTO BENI IMMOBILI O MOBILI REGISTRATI Acquisto di beni a un prezzo molto elevato rispetto al profilo economicopatrimoniale del cliente o del gruppo di appartenenza in assenza di ragionevoli motivi o di specifiche esigenze. Acquisto o vendita di beni a un prezzo palesemente sproporzionato rispetto al valore di mercato degli stessi in assenza di ragionevoli motivi o di specifiche esigenze. Acquisto di beni effettuato con il rilevamento di azioni di società con sede in Paesi con regime antiriciclaggio non equivalente a quello dei Paesi della Comunità Europea in assenza di ragionevoli motivi o di specifiche esigenze Investimento in beni immobili in assenza di qualsivoglia legame con la località di ubicazione degli stessi e/o di convenienza economica dell investimento. Acquisto di beni senza disporre di, ovvero senza acquisire, adeguate informazioni sulla localizzazione o sullo stato degli stessi, ovvero sull equità delle condizioni contrattuali. Richiesta di consulenza in merito alla possibilità acquistare o vendere beni in contanti per importi molto rilevanti. INDICATORI DI ANOMALIA RELATIVI AD OPERAZIONI CONTABILI E FINANZIARIE Operazioni contabili aventi come scopo o come effetto quello di occultare disponibilità finanziarie, soprattutto se per importi rilevanti. Operazioni di investimento di natura finanziaria con caratteri e per importi incoerenti rispetto al profilo economico-patrimoniale e/o all attività esercitata dal cliente o dall eventuale gruppo societario cui lo stesso appartiene. Operazione di emissione e/o collocamento di strumenti finanziari, aventi caratteristiche e importi incoerenti rispetto al profilo economico-patrimoniale e/o all oggetto della società o dell eventuale gruppo societario cui la stessa appartiene. Richiesta di finanziamenti effettuata sulla base di atti, rappresentati anche da titoli o certificati, talora anche di dubbia autenticità, attestanti l esistenza di cospicui depositi presso banche insediate in Paesi con regime antiriciclaggio non equivalente a quello dei Paesi della Comunità europea.

107 Esecuzione, in assenza di giustificati motivi legati all attività esercitata, di successive operazioni di apertura e chiusura conti e di altri rapporti continuativi, soprattutto se in Paesi con regime antiriciclaggio non equivalente a quello dei paesi della Comunità europea. Utilizzo di conti di soggetti terzi, in particolare di società o enti, per l impiego di disponibilità personali del cliente, ovvero utilizzo di conti personali del cliente per l impiego di disponibilità di terzi, in particolare di società o enti, tali da suscitare il dubbio che siano perseguiti intenti dissimulatori. LA REGISTRAZIONE E LA CONSERVAZIONE DEI DATI Secondo le linee guida CNDCEC, il fascicolo della clientela dovrà tenere: Fotocopia documento di riconoscimento (per alcuni relatori è sufficiente riportare i dati corretti senza averne copia) valido alla data dell identificazione) fotocopia codice fiscale Fotocopia partita iva Visura camerale (consigliata per le ditte individuali, obbligatoria per i soggetti diversi da persona fisica per verificare il soggetto o i soggetti cha hanno il potere di rappresentanza) Verbale C.D.A. di nomina Scheda per l adeguata verifica della clientela (Novità 2011) firmata dal cliente Dichiarazione del cliente in cui evidenzia se agisce per proprio conto o per conto di altri dei quali deve fornire le generalità Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata; Eventuale attestazione ex art. 30 (verifica da parte di terzi) Copia del mandato professionale (in caso di conferimento verbale dell incarico, è consigliabile l accettazione scritta per individuare la data dell inizio e l oggetto della prestazione professionale) Dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione e indicazione dei suoi dati Eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo Dichiarazione da parte del cliente sullo scopo e sull oggetto dell attività o dell operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale Se necessario, dichiarazione da parte del cliente sui mezzi economici e finanziari per attuare l operazione o instaurare l attività e, nel caso di una non adeguata copertura finanziaria, la provenienza dei capitali necessari Documenti delle prestazioni svolte Eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell operazione rispetto all attività svolta del cliente, e su comportamenti anomali del cliente

108 Documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell operazione (lettera di revoca del mandato o di rinuncia all incarico, cessazione partita iva. Ecc.) Eventuale risultato della verifica in merito all inserimento del cliente nella c.d. black list Eventuale documentazione, preferibilmente firmata dal cliente, comprovante lo svolgimento di attività di consulenza pre-contenzioso Ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio LA ISTITUZIONE DEL FASCICOLO DEL CLIENTE La conservazione dei documenti, come la registrazione dei dati, è prevista per un periodo di 10 anni dalla fine della prestazione professionale La documentazione è conservata nel FASCICOLO DEL CLIENTE che Va costantemente aggiornato Va conservato rispettando la normativa sulla protezione dei dati personali L articolo 36 prevede l obbligo di conservare i documenti e registrare le informazioni acquisiste adempiendo all obbligo di adeguata verifica della clientela Onde consentire ogni eventuale indagine da parte delle autorità competenti Tempi di conservazione dei dati e documenti 10 ANNI DALLA FINE DELLA PRESTAZIONE FASCICOLO INFORMATICO (art. 16 comma 12 del D.L. 29 novembre n.185) Il fascicolo della clientela può essere tenuto anche secondo modalità informatiche (ad esempio mediante cartelle informatiche intestate a ciascun cliente nelle quali dovranno essere archiviati tutti i documenti). Il professionista deve apporre la firma digitale e la data certa con marca temporale per conferire validità probatoria ai fini dei procedimenti giudiziari al documento conservato mediante modalità informatiche.

109 Schema riepilogativo IDENTIFICAZIONE CLIENTE SOGGETTO PRIVATO ALTRO SOGGETTO RICERCA TITOLARE EFFETTIVO SOGGETTO INDICATORI DI ANOMALIA RISCHIO CONNESSO AL CLIENTE RISCHIO CONNESSO ALL OPERAZIONE RISCHIO RICICLAGGIO FINANZIAMENTO AL TERRORISMO SEGNALAZIONE SOSPETTA TIPO DI VERIFICA ASTENSIONE SEMPLIFICATA ORDINARIA RAFFORZATA REGISTRAZIONE DATI FASCICOLO DELLA CLIENTELA

110 Aggiornamento del 17/10/2013: NOVITA IN Con questo aggiornamento Tecnolex arricchisce il modulo dedicato all antiriciclaggio di nuove stampe relative alla documentazione cartacea obbligatoria. In particolare l adeguata verifica della clientela si traduce in due stampati: il modulo di identificazione della clientela e la scheda di valutazione del rischio. Il programma consente di compilare automaticamente i moduli con le informazioni già presenti nel gestionale dell antiriciclaggio più altre informazioni che l utente inserisce e che, una volta memorizzate, possono essere riutilizzate in caso di ristampa o modifica dei moduli. Tale adempimento obbligatorio, richiesto dagli enti competenti fin dal 2011 (e per qualche fonte giuridica dal 2007), non ha delle regole scritte ma, come tutta la legge, lascia molto alla libera interpretazione dell utente fruitore e non è riportato nei comuni registri cartacei. La documentazione deve essere firmata dalla clientela prima di essere inserita nell archivio unico informatico. Importante: a tale proposito ricordiamo che, contrariamente alle registrazioni nell archivio unico informatico, l adeguata verifica della clientela ha valore legale solo se stampata, firmata dal cliente e conservata in forma cartacea. Offriamo la possibilità di stampare e far firmare al cliente i documenti da inserire nel fascicolo. Nel menu dell antiriciclaggio è stato quindi aggiunta la funzione del programma dell adeguata verifica: Per le operazioni tra privati occorre compilare le anagrafiche dei soggetti per ognuno dei quali si dovrà eseguire la valutazione del rischio e stampare il relativo modulo. Per le operazioni con società occorrerà inoltre inserire i dati di tutti gli amministratori e andranno ricercati e registrati i titolari effettivi dell operazione. Ricordiamo che se non viene identificato il titolare effettivo il professionista dovrebbe rinunciare all incarico (vedi circolare Consiglio Nazionale Forense).

111 Le valutazioni del rischio riguardano il/i clienti, il/i soggetti, il/gli amministratori e l operazione. Criteri per l assegnazione dei punteggi per la valutazione del rischio: il programma consente l assegnazione di varie tipologie di rischio a cui corrisponde un valore da 1 a 5 rischio molto basso 1, basso 2, medio 3, alto 4, molto alto 5. Il punteggio finale della valutazione del rischio sarà determinato dalla somma tra il punteggio del rischio cliente e quello dell operazione: fino a 30 punti di punteggio finale verrà valutato un rischio basso e quindi il soggetto obbligato deve assolvere l obbligo secondo le modalità ordinarie; da 31 a 40 punti il soggetto obbligato deve assolvere l obbligo secondo modalità ordinarie ma con obbligo di controllo costante; da 41 a 55 punti l adeguata verifica verrà assolta secondo modalità rafforzate con obbligo di controllo continuo costante e rafforzato. La maschera si presenta così: Ilil Il Codice e la Data memorizzazione vengono assegnati in automatico dal programma dopo il salvataggio L utente deve invece inserire la Descrizione temporanea, che corrisponde alla descrizione dell operazione, e il relativo Importo. Nel caso in cui l importo dell operazione sia di valore indeterminato, non digitare alcuna cifra. La parte sottostante è suddivisa in quattro schede: Anagrafiche clienti temporanee Anagrafiche soggetti temporanee Titolari effettivi Valutazione rischio

112 Anagrafiche clienti temporanee: L utente può aggiungere un cliente scegliendo dall anagrafica clienti antiriciclaggio quindi attingerà all archivio antiriciclaggio esistente oppure può Aggiungere un anagrafica temporanea ovvero inserire al momento i dati del cliente nell apposita maschera: Anche in questa parte del programma è possibile attingere ai dati dei clienti presenti nell anagrafica clienti di Tecnolex e in automatico verranno inseriti nella maschera Premendo ANNULLA non verranno riportate eventuali modifiche dei dati inseriti. Premendo OK invece i dati inseriti verranno riportati nella maschera successiva. Una volta premuto OK la maschera delle Anagrafiche clienti temporanee verrà aggiornata con la riga di sintesi del/dei clienti inseriti: Per eliminare nominativi già inseriti posizionarsi sulla riga desiderata e premere sull icona Rimuovi.

113 Premendo sulla cartellina gialla dett. (dettaglio) verrà visualizzata la maschera con i dati inseriti del cliente. L icona Amministratori apre la maschera da compilare in caso in cui l operazione che si sta inserendo sia una società e quindi vi è o vi sono amministratori della stessa. L inserimento dei dati è il consueto ovvero: scegliendo dall anagrafica clienti/ dall anagrafica soggetti/ aggiungendolo direttamente (anagrafica temporanea) Una volta compilati i dati verrà visualizzata la riga di sintesi dell amministratore con il collegamento al dettaglio. Importa come. serve per definire se l amministratore viene identificato come cliente o come soggetto coinvolto( ai fini della successiva importazione nell archivio unico informatico. Se non selezionato, non verrà importato.) : Tit. effettivo : questo check box è attivato di default e segnala che l amministratore inserito è anche il titolare effettivo dell operazione. Se così non fosse è necessario cliccarci sopra per togliere la spunta. Una volta inserito il nominativo dell amministratore premere su Ok per continuare la procedura di completamento delle schede. Se invece non si vuole confermare i dati basta cliccare su ANNULLA e non si terrà conto dei dati inseriti.

114 Premendo sull icona valutaz.rischio si aprirà la maschera per l assegnazione del punteggio per il rischio sul cliente: Al termine dell assegnazione dei dati ricordarsi di premere OK. Se invece non si vogliono memorizzare i dati inseriti premere su ANNULLA. Anagrafiche soggetti temporanee: Questa scheda serve per l inserimento dei soggetti coinvolti nell operazione. A tale proposito ricordiamo che anche l inserimento dei soggetti obbliga all adeguata verifica della clientela. L inserimento avviene secondo le consuete modalità già illustrate precedentemente.

115 Anagrafiche titolari effettivi: Ricordiamo che il titolare effettivo da registrare è colui che detiene il 25 % +1 del capitale sociale della società, pertanto potrebbe essere: - L amministratore o gli amministratori - Altre persone fisiche - Non esserci Individuare l eventuale presenza del/dei titolari effettivi è molto importante ai fini della registrazione dell operazione. Questi dati non verranno riportati nell archivio unico. Abbiamo visto che nella maschera dell inserimento degli amministratori è presente un check box che segnala se l amministratore è anche titolare effettivo dell operazione o meno: L amministratore che risulterà titolare effettivo viene automaticamente inserito dal programma quindi non è necessario reinserirlo. Nella maschera sottostante invece dovranno essere inseriti quei soggetti che non sono amministratori ma che comunque risultano titolari effettivi dell operazione (ad esempio altri soci non amministratori o altre persone esterne.) Data la particolarità di questa figura, per i titolari effettivi si può procedere solo con l inserimento dell anagrafica temporanea

116 Valutazione rischio: Questa scheda serve per l assegnazione della valutazione del rischio dell operazione. Digitare sul radio button desiderato; in automatico verrà aggiornata la Valutazione rischio complessivo (solo operazione) in funzione del punteggio a cui corrisponde l assegnazione del rischio. Dopo aver completato l inserimento di tutti i dati richiesti nelle schede della maschera, si può procedere con il salvataggio dell operazione. Il programma assegnerà in automatico il Codice particolare interno, per ora provvisorio, e la Data memorizzazione: Stampa e Anteprima di Stampa: Per procedere con la stampa (o l anteprima di stampa) del - Modulo identificazione del cliente - Valutazione del rischio basta premere sulla freccettina a lato del relativo pulsante e cliccare sul modello che si desidera stampare, si aprirà la maschera per la scelta della stampante. Tutte le operazioni salvate potranno essere ricercate in un secondo tempo per essere modificate ed eventualmente ristampate. E possibile anche eliminare eventuali operazioni memorizzate.

117 Scadenza del documento d identificazione: Un altra novità di questo aggiornamento riguarda l introduzione di un campo dedicato alla scadenza del documento d identificazione registrato nelle anagrafiche presenti in tutto il programma dell antiriciclaggio: Essendo un dato che può subire variazioni nel tempo, abbiamo introdotto dei controlli al fine di verificare che il documento utilizzato per l identificazione risulti ancora valido nel momento in cui si sta registrando una nuova operazione: se il documento risulta scaduto, il programma segnala con un messaggio che non sarà possibile procedere con l inserimento.

118 Aggiornamento del 22/07/2013: Nuova scheda aggiunta nei Clienti, nei Fornitori e nella Rubrica Prima di questo aggiornamento, nei programmi di gestione dei Clienti, Fornitori e della Rubrica era presente la funzione che consentiva d inviare direttamente un documento di posta elettronica all indirizzo presente nella maschera. Dopo l aggiornamento, alla gestione delle mail è stata dedicata una nuova scheda dove è possibile memorizzare diversi indirizzi; l utente può quindi attivare il check box Fatturazione ad un indirizzo scelto per l invio automatico dei documenti emessi oppure può attivare all indirizzo mail desiderato il check box Default per gli invii automatici predisposti nelle varie parti del programma. Per aggiungere un indirizzo mail basta premere sul pulsante Per rimuovere un indirizzo mail basta posizionarsi sulla riga desiderata e premere sul pulsante Per inviare direttamente una mail basta cliccare sull icona in corrispondenza della riga desiderata. Nel campo Descrizione è possibile appuntare dettagli sull indirizzo mail inserito. Possibilità di registrare i PARAMETRI di competenza del GIUDICE (D.M. n.140) anche per il CLIENTE. Facendo seguito alle richieste di alcuni studi abbiamo introdotto la possibilità di registrare nelle prestazioni del cliente i valori delle fasi riservate al giudice per la liquidazione delle parcelle. Lo studio avrà così la possibilità di utilizzare la tariffa più opportuna per ogni pratica.

119 Per consentire l inserimento dei parametri del giudice nelle prestazioni del cliente è stato introdotto un nuovo codice Tipo movimento 8. Cliccandoci sopra si aprirà una maschera dove verranno evidenziate le fasi dovute in base al Grado del giudice registrato nella pratica (è anche possibile assegnarlo direttamente) Per cambiare il Grado basta cliccare sulla freccia a lato del campo e selezionare quello desiderato, in automatico verranno proposte le fasi relative. Il Grado cambiato non verrà aggiornato nella pratica. Per registrare come prestazione la fase desiderata è necessario attivare il flag relativo. Valore: cliccando sulla freccia a lato del campo è possibile scegliere a quale tipo di scaglione si vogliono registrare le prestazioni (se è stato assegnato nella pratica verrà proposto in automatico) relative alle fasi ovvero Minimo, Parametro o Massimo.

120 Per effettuare l inserimento delle prestazioni premere sul pulsante SALVA, per uscire dalla maschera senza salvare, premere su ANNULLA. Nella PRATICA Anche nella pratica, vicino al campo per l assegnazione del Grado per il giudice è stato aggiunto il campo Valore per scegliere se applicare le tariffe al valore Minimo/Parametro/Massimo; di default viene assegnato il valore Parametro. Inoltre se viene assegnata una percentuale di sconto nella pratica, nelle prestazioni verranno proposti gli importi richiesti già decurtati dello sconto nelle prestazioni (viene comunque visualizzata la tabella di riferimento): Ricorda: se la pratica è collegata ad un preventivo e la voce della prestazione che si vuole registrare è presente nel preventivo, verrà riportata con l importo del preventivo senza applicare eventuali sconti o aumenti presenti nella pratica.

121 PREVENTIVO e inserimento dei PARAMETRI del GIUDICE L aggiornamento prevede la possibilità di inserire anche nel preventivo per il cliente, delle prestazioni relative ai parametri del giudice. Posizionandosi sulla scheda Parametri liquidazione giudice, basta cliccare con il tasto destro del mouse sull importo desiderato in corrispondenza della fase che si vuole inserire e del tipo di valore (minimo/parametro/massimo) che si vuole utilizzare e comparirà la scritta Inserisci come competenza cliccandoci sopra l importo della fase verrà inserito automaticamente nelle Competenze professionali. Considerazioni: Ad oggi possiamo confermare che la maggior parte della nostra clientela applica le vecchie tariffe: in molti hanno modificato le diciture delle prestazioni (come sarebbe opportuno fare), alcuni hanno modificato i vecchi scaglioni allineandoli a quelli del contributo unificato, eliminando inoltre almeno 80 dei vecchi diritti. Gli studi che lavorano a fasi sono diminuiti per la difficoltà nel dimostrare un lavoro lungo e complesso, valorizzato in poche righe. Uno studio fatto dal Consiglio Nazionale Forense riporta una perdita del fatturato dal 50 al 70% a chi applica i parametri riservati al giudice. Alcuni studi hanno notato che riportare tutte le attività eseguite anche al giudice facilita una liquidazione più alta.

122 Aggiornamento del 19/06/2013: Sconto del preventivo collegato alla pratica: avvisi nella Nota Informativa e nella Fattura. Quando viene inserito lo sconto in un preventivo (in percentuale o con un importo) che poi viene collegato ad una pratica, il programma effettua dei controlli durante la stampa della nota informativa o della fattura: se non vengono trovate delle prestazioni con segno negativo, apparirà un avviso per ricordare all utente che il preventivo collegato alla pratica prevedeva uno sconto. Pratica, scheda Files e mail collegate, nuova stampa delle mail e dei suoi allegati E stata introdotta la possibilità di stampare le mail collegate ad una pratica: posizionarsi sulla mail e premere Stampa, comparirà una maschera in cui è possibile selezionare un intervallo di date, inoltre è possibile stampare l elenco degli allegati attivando il relativo check box Calcolo interessi commerciali: nuovo check box Gli interessi commerciali impostati dal programma erano stati portati all 8% nel corso di precedenti aggiornamenti. Su richiesta di qualche studio legale abbiamo ritenuto opportuno abbassare la percentuale proposta in automatico al 7% e di introdurre un nuovo check box che, se attivato, aumenta il tasso di un punto percentuale.

123 Ritenuta d acconto: nuovo check box nella visualizzazione delle ritenute non certificate Nel programma dedicato alle Visualizzazioni ritenute d acconto, selezionando le ritenute non certificate e poi visualizzando l elenco complessivo compare un nuovo check box : Mettendo il flag al check box Seleziona tutte le non certificate verrà attivata in un colpo solo la colonna Certifica delle ritenute visualizzate e premendo su Salva le stesse verranno certificate. Contabilità: Visualizzazione Registri Iva, con questo aggiornamento è possibile esportarne la visualizzazione in Excel

124 Aggiornamento del 28/05/2013: Aggiornamento riguardante il nuovo Modello WK04U relativo agli Studi di settore per l anno 2013 pubblicati dall Agenzia delle Entrate. La novità di maggior rilievo riguarda l eliminazione delle aree specialistiche come dato richiesto per gli studi di settore riferiti agli studi legali, quindi tutte le parti del programma dove le stesse venivano gestite, sono state tolte. Inoltre alcuni codici delle Modalità attività e Tipologia clienti sono stati cambiati o eliminati rendendo così necessaria una conversione dei codici vecchi nei nuovi codici richiesti dall Agenzia delle Entrate. CRITERI di CONVERSIONE: Conciliazione Nel modello precedente la classificazione delle pratiche di conciliazione era richiesta solo nel quadro Z e rilevabile attraverso l attivazione del check box presente negli studi di settore delle pratiche. Nel nuovo modello è stato introdotto un codice attività apposito, il D19, pertanto la conversione prevede che a tutte le pratiche con il check box conciliazione attivo venga assegnato automaticamente il nuovo codice. Conversione con codici corrispondenti / tipologia dell attività I codici del vecchio modello che trovano corrispondenza nei codici nuovi, dopo la conversione, verranno riassegnati così: Tipologia dell attività Codici modello anno scorso Codici dopo la conversione D06 Rappresentanza civile e tributaria D06 Rappresentanza civile e tributa D07 Amministrativa (giurisdizionali merito) D09 Amministrativa (giurisdiz merito) D08 Penale(giurisdizionali merito) D10 Penale (giurisdizionali merito) D10 Civile (giurisdizionali superiori) D11 Civile tributaria e civile (g.s.) D11 Penale (g. s.) D12 Penale (giurisdizionali superiori) D13 Stragiudiziale D13 Stragiudiziale D14 Arbitrale (g.s.) D18 Partecipazione a collegi arbitrali D15 Incarichi di liquidatore/curatore/comm D22 Altre attività (g.s.) D16 Stabili collaborazioni con studi e/o str D16 Stabili collaborazioni con altri D17 Partecipazione a consigli di amm. D17 Partecipazioni a consigli di amm. D18 Attività di semplice domiciliazione D20 Attività semplice domiciliazione D19 Stesura di lettera di diffida D21 Stesura lettera di diffida D20 Altre attività D22 Altre attività

125 Codici SENZA CORRISPONDENZA/tipologia dell attività I codici dell attività senza corrispondenza diretta con nuovi codici sono: D09 Altre aree specialistiche (organi giurisdizionali di merito) D12 Altre aree specialistiche (organi giurisdizionali superiori) Questi codici non verranno convertiti automaticamente e resteranno bianchi, di conseguenza, per stampare il modello in modo corretto, è necessario assegnarli manualmente attraverso l apposita funzione Imposta codici pratiche. Conversione con codici corrispondenti / tipologia della clientela I codici del vecchio modello trovano diretta corrispondenza con i codici nuovi, pertanto verranno tutti convertiti automaticamente: Tipologia dei clienti Codici modello anno scorso D36 privati D37 studi legali D38 studi commercialisti D39 altri esercenti arti e professioni D40 imprenditori individuali e società D41 banche e compagnie assicurative D42 altre società di capitali D43 società di servizi di assistenza D44 enti pubblici e privati commerciali D45 enti pubblici e privati non commerciali D46 altro Codici dopo la conversione D40 privati D35 studi legali D36 altri esercenti arti e professioni D36 altri esercenti arti e professioni D38 altre imprese enti privati D37 banche e compagnie di assicuraz D38 altre imprese e/o enti privati comm D38 altre imprese enti privati D39 enti pubblici D39 enti pubblici D41 altro

126 Codici suddivisi in altri codici in funzione del valore della pratica Per evitare errate classificazioni abbiamo deciso di assegnare automaticamente alcuni codici che variano in funzione del valore assegnato alla pratica: L utente troverà come codice attività solo il D06 poi in automatico il programma suddividerà in D06, D07, D08 a seconda del valore presente nella pratica. Stesso meccanismo per i codici: L utente troverà solo il codice attività D13 poi in automatico il programma suddividerà in D13, D14, D15 a seconda del valore presente nella pratica.

127 PROCEDURA di CONVERSIONE: Dopo aver caricato l aggiornamento sui pc, all apertura di Tecnolex, apparirà un messaggio che avverte delle necessità di provvedere alla conversione dei codici: Nel menu degli Studi di settore è infatti presente la funzione Imposta tabelle conversione: Cliccandoci sopra si apre una maschera: Chi volesse controllare ciascuna pratica dopo la conversione per verificare le nuove assegnazioni può mettere il flag al check box, anche se, a nostro avviso, con questa conversione non è necessario: Attenzione : è importante ricordare che in questo modo verranno automaticamente disattivati i codici controllati in tutte le pratiche che dovranno essere riassegnati, altrimenti in sede di fatturazione il programma segnalerà questa mancanza!!! Come abbiamo già spiegato precedentemente, per modificare l assegnazione dei codici basta utilizzare il programma Imposta codice pratiche". Cliccando su questo pulsante verrà effettuata la conversione automatica ed irreversibile dei codici così come impostata dal gestionale.

128 Nota Bene: ricordiamo che per poter stampare il prospetto degli studi di settore per l anno 2013 è necessario svolgere l operazione di conversione codici altrimenti il programma non lascerà stampare il modello della Stampa di riepilogo generale!!! PRATICHE Preventivi: Nella pratiche, all interno della scheda Situazione, è presente la parte dedicata ai Preventivi e alla gestione degli avvisi. E stato introdotto un nuovo check box: Conferma le voci non preventivate che, se attivato, propone un messaggio di avvertimento ogni volta che l utente sta salvando l inserimento di una voce non presente nel preventivo, quindi prima che la prestazione venga inserita: Precisazione: il check box Avvisa superamento voci offre invece un controllo consuntivo segnalando l entità delle voci inserite e non presenti nel preventivo, quindi successivamente all inserimento della prestazione.

129 AGENDA Nuovo campo visualizzato/ esportazione Excel: Nel programma Visualizzazioni & Variazioni dell Agenda è stato aggiunta una nuova colonna che contiene il Numero di RG presente nella pratica. Inoltre è stata aggiunta la possibilità di esportare la visualizzazione direttamente in un file di Excel: REGISTRAZIONE APPUNTI CON TEMPI Nella stampa Dettagli è stata aggiunta la scelta di stampa per Dominus e la possibilità di inserire nella stampa la sigla dell avvocato: CONTABILITA Scadenziario in Registrazione fatture Nella gestione dello Scadenziario, collegato alla registrazione delle fatture fornitori presente in Contabilità, è stata aggiunta la colonna con check box Pagata che serve all utente per suddividere gli importi saldati da quelli ancora da pagare. Questa integrazione può rivelarsi utile quando lo studio riceve e paga una nota informativa: l importo della Nota viene fleggato come pagato mentre per l importo della ritenuta d acconto è necessario aspettare il pagamento effettivo della stessa.

130 Aggiornamento del 25/02/2013: Con gli ultimi aggiornamenti è stata resa la possibilità di valorizzare la voce 1, Appunti della pratica, solo ai fini interni e statistici dello studio trasformandolo in uno strumento di controllo dell attività svolta. Novità gestione Appunti Accogliendo la richiesta di diversi studi che hanno riscoperto l utilità di questo tipo di annotazione, abbiamo deciso di introdurre un apposita funzione: Registrazione degli Appunti con i Tempi Cliccandoci sopra si apre una maschera composta da due schede: Inserimento e Riepiloghi. Nella scheda Inserimento, ciascun avvocato può inserire i tempi impiegati per la lavorazione delle pratiche assegnate: Le registrazioni verranno effettuate come Appunto (Voce 1) e quindi serviranno solo a scopo statistico e di controllo. Per trasformare l appunto in una prestazione da chiedere al cliente basta attivare il check box Fatturare e, in funzione della valorizzazione tempi dell utente, verrà addebitata nella pratica la relativa prestazione oraria, che quindi verrà inserita come voce 0 e non come appunto.

131 Nella scheda Riepiloghi digitare la sigla dell avvocato quindi è possibile selezionare un cliente in particolare (altrimenti verranno visualizzati tutti i clienti di quell avvocato) e/o un periodo particolare poi cliccare sull icona con il binocolo e verranno visualizzati solo i tempi inseriti come appunti relativamente alle selezioni fatte. Quando l utente si posiziona sulla scheda Riepiloghi le funzioni Anteprima e Stampa si abilitano per consentire la stampa della selezione effettuata. Cliccando sulla funzione Dettagli si apre una maschera che consente di selezionare la sigla di un avvocato e/o di un cliente e/o di una pratica e anche un periodo quindi è possibile visualizzare l anteprima di stampa o stampare direttamente il risultato della selezione. Tabella interessi: Sono stati aggiornati gli interessi commerciali all 8%. Come saprete a partire dall 1/1/2013 è possibile distinguere tale valore tra clienti privati e Stato. Chi volesse diminuire tale valore dovrà variarlo direttamente nella tabella. Nei prossimi aggiornamenti faciliteremo la procedura.