COMMUNE DE FENIS COMUNE DI FENIS 0165/ / ( Art. 5 D.P.C.M ) Località Chez Croiset, FENIS (AO) C.f.

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1 COMUNE DI FENIS REGIONE AUTONOMA DELLA VALLE D'AOSTA Lcalità Chez Criset, FENIS (AO) C.f / COMMUNE DE FENIS REGION AUTONOME DE LA VALLEE D'AOSTE / ( Art. 5 D.P.C.M ) Apprvat cn deliberazine della Giunta Cmunale n 85 del 23/12/2013

2 INDICE 1. PRINCIPI GENERALI 1.1. PREMESSA AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA SERVIZIO PER LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO 4 2. MODALITA' DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI 2.1. DOCUMENTO AMMINISTRATIVO DOCUMENTO RICEVUTO DOCUMENTO INVIATO DOCUMENTO INTERNO FORMALE OCUMENTO INTERNO INFORMALE IL DOCUMENTO INFORMATICO IL DOCUMENTO ANALOGICO CARTACEO FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 7 3. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 3.1. GENERALITA' RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SULLA CASELLA DI POSTA ISTITUZIONALE RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI DIGITALI ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI ATTIVITA' DI PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI NFORMATICI CONSERVA ZIONE DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DI DOCUMENTI CARTACEI CLASSIFICAZIONE,ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI NELL'ARCHIVIO CORRENTE FLUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALLA AOO SISTEMA DECENTRALIZZATO REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI 4.1. ASSEGNAZIONE -SMISTAMENTO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI REGISTRATI CORRISPONDENZA DI PARTICOLARE RILEVANZA ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI IN FORMATO CARTACEO MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 5.1. DOCUMENTI ESCLUSI 11

3 6. MODALITA' DI PRODUZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO 6.1. UNICITA' DEL PROTOCOLLO INFORMATICO REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO REGOLE PER LA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO ELEMENTI FACOLTATIVI DELLE REGISTRAZIONI PROTOCOLLO SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI DOCUMENTI INFORMATICI DOCUMENTI CARTACEI VARIAZIONI E ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI PROTOCOLLO CASI PARTICOLARI DI REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO MODALITA' DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA 7.1. IL REGISTRO DI EMERGENZA MODALITA' DI APERTURA DEL REGISTRO DI EMERGENZA MODALITA' DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA MODALITA' DI CHIUSURA E RECUPERO DEL REGISTRO DI EMERGENZA SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE 8.1. TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE SERVIZIO ARCHIVISTICO CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI ARCHIVIAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI PIANO DI SICUREZZA 9.1. OBIETTIVI DEL PIANO DI SICUREZZA GENERALITA' FORMAZIONE DEI DOCUMENTI -ASPETTI DI SICUREZZA GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE NORME TRANSITORIE E FINALI MODALITA' DI APPRVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE REGOLAMENTI ABROGATI PUBBLICITA' DEL PRESENTE MANUALE OPERATIVITA' DEL PRESENTE MANUALE 19 3

4 1. PRINCIPI GENERALI 1.1. Premessa Il decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri del 31/10/2000 cncernente le Regle tecniche per il prtcll infrmatic di cui al decret del Presidente della Repubblica del 20/10/1998 n. 428, all'art. 3, cmma 1, lettera c, prevede per tutte le amministrazini di cui all'art.2 del decret legislativ 30/03/2001, n.165, l'adzine del manuale di gestine. Obiettiv del manuale di gestine è descrivere sia il sistema di gestine dcumentale a partire dalla fase di prtcllazine della crrispndenza in ingress e in uscita e di quella interna, sia le funzinalità dispnibili agli addetti al servizi e ai sggetti esterni che a divers titl interagiscn cn l'amministrazine Ambit di applicazine del manuale Il presente manuale di gestine del prtcll, dei dcumenti e degli archivi è adttat ai sensi dell'art. 3 cmma c) del decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri 31/10/2000 recante le regle tecniche per il prtcll infrmatic. Ess descrive le attività di frmazine, registrazine, classificazine e archiviazine dei dcumenti, ltre che la gestine dei flussi dcumentali e archivistici in relazine ai prcedimenti amministrativi adttati del Cmune Definizini e nrme di riferiment Ai fini del presente manuale si intende: per amministrazine COMUNE DI FENIS; per Test Unic il decret del Presidente della Repubblica 20/12/2000 n. 445 Test unic delle dispsizini legislative e reglamentari in materia di dcumenti amministrativi ; per Regle tecniche il decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri 31/10/2000 Regle tecniche per il prtcll infrmatic di cui al decret del Presidente della Repubblica n. 428 del 20 ttbre 1998 ; per Cdice, il decret legislativ 30/12/2010 n Nuv Cdice dell'amministrazine digitale ; per AOO - Area Organizzativa Omgenea; per MdG - Manuale di gestine del prtcll infrmatic e gestine dcumentale degli archivi; per RSP - Respnsabile del Servizi per la tenuta del prtcll infrmatic, la gestine dei flussi dcumentali e degli archivi ; per AU - Area Utente - Area della AOO che utilizza i servizi messi a dispsizine dal sistema di prtcll infrmatic, vver il sggett destinatari del dcument, csì cme risulta dalla segnatura di prtcll Area rganizzativa mgenea. Per la gestine dei dcumenti, l'amministrazine ha individuat un' unica Area Organizzativa Omgenea che e' cmpsta dall'insieme di tutti gli uffici del Cmune. All'intern della AOO il sistema di prtcllazine è unic. Nell'unica AOO è istituit, press il Servizi di Cntabile, un Servizi per la tenuta del prtcll infrmatic, la gestine dei flussi dcumentali e degli archivi. Il sistema di prtcllazine è centralizzat per la crrispndenza in entrata, mentre è decentralizzat, per la crrispndenza in uscita, attravers le Aree utenti della AOO. Nelle AU viene utilizzat il medesim sistema di numerazine di prtcll. Alla guida del suddett servizi è stat funzinalmente individuat il respnsabile nella persna del Segretari del Cmune Servizi per la gestine infrmatica del prtcll E' cmpit del respnsabile del servizi: predisprre l schema del manuale di gestine del prtcll infrmatic; 4

5 prvvedere alla pubblicazine del manuale (anche sul sit Internet dell'amministrazine); stabilire i tempi per l'eliminazine degli eventuali prtclli di settre, di servizi e cmunque di tutti i prtclli diversi dal prtcll infrmatic, se esistenti; garantire il rispett delle dispsizini nrmative durante le perazini di registrazine e di segnatura di prtcll; garantire la crretta prduzine e cnservazine del registr girnalier di prtcll; garantire la leggibilità nel temp di tutti i dcumenti trasmessi ricevuti dalla Area Organizzativa Omgenea - AOO, attravers l'adzine dei frmati standard previsti dalla nrmativa vigente; curare le funzinalità del sistema affinché, in cas di guasti anmalie, sian ripristinate entr ventiquattr re dal blcc delle attività e, cmunque, nel più breve temp pssibile; autrizzare le perazini di annullament di mdifica della registrazine di prtcll; aprire e chiudere il registr di prtcllazine di emergenza. 2. MODALITA' DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI 2.1 Dcument amministrativ Nell'ambit del prcess di gestine dcumentale, il dcument amministrativ, in termini perativi, è classificabile in: ricevut; inviat; intern frmale; intern infrmale. Il dcument amministrativ, in termini tecnlgici, è classificabile in: infrmatic; analgic. Secnd quant previst dall'art.40 del decret legislativ n. 82/2005, cme mdificat dall articl 27 del decret legislativ n. 235/2010, le pubbliche amministrazini frman gli riginali dei prpri dcumenti cn mezzi infrmatici secnd le dispsizini di cui al presente cdice e le regle tecniche di cui all'art.71. Nella fase transitria di migrazine vers l'adzine integrale delle tecnlgie digitali, termine da stabilirsi cn l adzine dei piani esecutivi di gestine, il dcument amministrativ può essere dispnibile anche nella frma analgica. 2.2 Dcument ricevut La crrispndenza in ingress può essere acquisita dalla Area Organizzativa Omgenea - AOO cn diversi mezzi e mdalità. Un dcument infrmatic può essere recapitat: 1) a mezz psta elettrnica cnvenzinale certificata; 2) su supprt rimvibile quale, ad esempi, cd rm, dvd, flppy disk etc, cnsegnat direttamente alla Area Organizzativa Omgenea - AOO inviat per psta cnvenzinale crriere. Un dcument analgic può essere recapitat : 1) a mezz psta cnvenzinale crriere; 2) a mezz psta raccmandata; 3) per telefax telegramma ; 4) cn cnsegna diretta da parte dell'interessat cnsegnat tramite una persna dall stess delegata alla Area Organizzativa Omgenea - AOO. 5

6 2.3. Dcument inviat I dcumenti infrmatici, cmpresi di eventuali allegati, anch'essi infrmatici, sn inviati, di nrma, per mezz della psta elettrnica cnvenzinale certificata se la dimensine del dcument nn supera la dimensine massima prevista dal sistema di psta utilizzat dall'area Organizzativa Omgenea - AOO. Nella fase transitria di migrazine vers la cmpleta gestine infrmatica, il dcument viene prdtt cn strumenti infrmatici, stampat e sttscritt in frma autgrafa sia sull'riginale che sull eventuale minuta e successivamente prtcllat. 2.4.Dcument intern frmale I dcumenti interni sn frmati cn tecnlgie infrmatiche. L scambi tra i vari servizi dell Area Organizzativa Omgenea - AOO avviene per mezz della psta elettrnica cnvenzinale qualra pssibile, di quella certificata. In quest ultim cas, il dcument infrmatic scambiat viene prima sttscritt cn firma digitale e pi prtcllat. Nella fase transitria di migrazine vers la cmpleta gestine infrmatica, il dcument viene prdtt cn strumenti infrmatici, stampat e sttscritt in frma autgrafa sia sull'riginale che sull eventuale minuta e successivamente prtcllat Dcument intern infrmale Per questa tiplgia di crrispndenza, riguardante la gestine di dcumenti aventi rilevanza esclusivamente interna, ci si avvale della cmunicazine interna cn pssibilità di sttscrizine e prtcllazine, se l autre l ritiene necessari Il dcument infrmatic Il dcument infrmatic è la rappresentazine infrmatica di atti, fatti dati giuridicamente rilevanti; l'art.20 del decret legislativ del n. 82/2005, cme mdificat dall articl 13 del decret legislativ n. 235/2010, prevede che: La memrizzazine su supprt infrmatic e la trasmissine del dcument infrmatic da chiunque frmat, sn valide e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se cnfrmi alle dispsizini del cdice ed alle regle tecniche di cui all'art.71 dell stess. L idneità del dcument infrmatic a sddisfare il requisit legale della frma scritta e il su valre prbatri, sn liberamente valutabili in giudizi, tenut cnt delle sue caratteristiche ggettive di qualità, sicurezza, integrità ed identificabilità, ferm restand quant dispst dall articl 21. Le regle tecniche per la frmazine, per la trasmissine, la cnservazine, la cpia, la duplicazine, la riprduzine e la validazine temprale dei dcumenti infrmatici, nnché quelle in materia di generazine, appsizine e verifica di qualsiasi tip di firma elettrnica avanzata, sn stabilite ai sensi del spracitat art.71. La data e l ra di frmazine del dcument infrmatic, sn ppnibili ai terzi se appste in cnfrmità alle regle tecniche sulla validazine temprale. Cn le medesime regle tecniche sn definite le misure tecniche,rganizzative e gestinali vlte a garantire l'integrità, la dispnibilità e la riservatezza delle infrmazini cntenute nel dcument infrmatic. Gli bblighi di cnservazine e di esibizine dei dcumenti previsti dalla legislazine vigente si intendn sddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezz di dcumenti infrmatici, se le prcedure utilizzate sn cnfrmi alle regle tecniche dettate ai sensi dell articl Il dcument analgic cartace Per dcument analgic si intende un dcument amministrativ cartace che può essere prdtt sia in maniera tradizinale (cme, ad esempi, una lettera scritta a man a macchina), sia cn strumenti infrmatici (ad esempi, una lettera prdtta tramite un sistema di 6

7 videscrittura) e pi stampata. Un dcument analgic può essere cnvertit in dcument infrmatic tramite pprtune prcedure di cnservazine sstitutiva. 2.8.Frmazine dei dcumenti I dcumenti dell'amministrazine sn prdtti cn sistemi infrmatici cme previst dalla vigente nrmativa. Ogni dcument frmat per essere inltrat all'estern all'intern in md frmale: tratta un unic argment indicat in maniera sintetica a cura dell'autre nell spazi riservat all'ggett; è riferit ad un sl prtcll; può fare riferiment a più fascicli. Le firme necessarie alla sua redazine e perfezine giuridica devn essere appste prima della sua prtcllazine. Il dcument deve cnsentire l'identificazine dell'amministrazine mittente attravers le seguenti infrmazini: la denminazine e il lg dell'amministrazine; l'indicazine cmpleta dell' area e del servizi che ha prdtt il dcument; l'indirizz dell'amministrazine; il lug e la data di redazine del dcument; il numer di prtcll; il numer degli allegati, se presenti; l'ggett del dcument; se trattasi di dcument digitale, firma elettrnica avanzata qualificata da parte dell'istruttre del dcument e sttscrizine digitale del respnsabile del prvvediment finale; se trattasi di dcument cartace, sigla autgrafa dell'istruttre, ve nminat e sttscrizine autgrafa del respnsabile del prcediment amministrativ e del respnsabile del prvvediment finale. 3. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 3.1. GENERALITA' La descrizine dei flussi di lavrazine riguarda i dcumenti ricevuti dall Area rganizzativa mgenea - AOO, dall'estern anche dall'intern destinati ad essere ritrasmessi in md frmale in sen alla AOO; riguarda, altresì, i dcumenti inviati dalla AOO, all'estern anche all'intern della AOO in md frmale. 3.2.Ricezine di dcumenti infrmatici sulla casella di psta istituzinale. Di nrma la ricezine dei dcumenti infrmatici è assicurata tramite la casella di psta elettrnica certificata istituzinale che è accessibile sl al persnale dell AOO appsitamente autrizzat dal RSP. L'perazine di ricezine dei dcumenti infrmatici avviene cn le mdalità previste dalle regle tecniche vigenti. Gli addetti alla prtcllazine cntrllan qutidianamente i messaggi pervenuti nelle caselle di psta istituzinale certificata (pec@...) e psta istituzinale nn certificata (inf@...) e verifican se, quest ultima, è da prtcllare. I destinatari di psta elettrnica istituzinale nn certificata (segretari@..., anagrafe@..., tributi@..., tecnic@..., ecc) verifican se il messaggi pervenut sia da prtcllare nel qual cas vi prvvedn direttamente trasmettn il messaggi cn richiesta di prtcllazine all uffici prtcll. Nel cas in cui il messaggi venga ricevut su una casella di psta elettrnica nn istituzinale, il destinatari verifica se il messaggi pervenut sia da prtcllare nel qual cas vi prvvede direttamente trasmette il messaggi cn richiesta di prtcllazine all uffici prtcll. In gni 7

8 cas viene inviat un messaggi al mittente cn l'indicazine della casella di psta elettrnica istituzinale crretta per i futuri invii di messaggi. 3.3.Ricezine di dcumenti cartacei a mezz psta cnvenzinale I dcumenti pervenuti a mezz psta sn cnsegnati direttamente al RSP. Le buste cntenitri vengn inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell'indirizz e del destinatari sugli stessi appsti. La crrispndenza relativa a bandi di gara è registrata e successivamente cnsegnata chiusa all'uffici respnsabile della gara. La crrispndenza persnale nn deve essere aperta, né prtcllata, ma deve essere cnsegnata al destinatari che ne valuterà il cntenut ed eventualmente, nel cas dvesse riguardare l'istituzine, prvvederà ad inltrarla al servizi prtcll per la registrazine. La crrispndenza ricevuta via telegramma via telefax, per ciò che cncerne la registrazine di prtcll, è trattata cme un dcument cartace cn le mdalità che sarann successivamente descritte. La crrispndenza in arriv viene aperta il girn lavrativ in cui è pervenuta e cntestualmente prtcllata. Qualra, per esigenze particlari interne d'uffici, nn sia pssibile registrare tutti i dcumenti pervenuti, si prcederà selezinand quelli sggetti ad immediata scadenza, i rimanenti sarann registrati il girn lavrativ successiv, specificand la data di ricezine e quella di registrazine Errata ricezine di dcumenti digitali Nel cas in cui pervengan sulla casella di psta istituzinale dell'aoo in una casella nn istituzinale messaggi dal cui cntenut si rilevi che sn stati errneamente ricevuti, l'peratre di prtcll rispedisce il messaggi al mittente cn la dicitura Messaggi pervenut per errrenn di cmpetenza di quest ente. 3.5.Errata ricezine di dcumenti cartacei Nel cas in cui pervengn errneamente al servizi prtcll dcumenti indirizzati ad altri sggetti, pssn verificarsi le seguenti pssibilità: busta indirizzata ad altra amministrazine ad altr sggett: a) si restituisce all'uffici pstale; b) se la busta viene aperta per errre, il dcument è prtcllat in entrata e in uscita, inserend nel camp ggett una nta del tip Pervenuta e aperta per errre Attività di prtcllazine dei dcumenti Superati tutti i cntrlli precedenti, i dcumenti, digitali analgici, sn prtcllati e segnati nel prtcll generale Rilasci di ricevute attestanti la ricezine di dcumenti cartacei Quand il dcument cartace è cnsegnat direttamente dal mittente da altra persna incaricata ed è richiest il rilasci di una ricevuta attestante l'avvenuta cnsegna, l'peratre che l riceve è autrizzat a farl, appnend sulla medesima data di arriv, sigla e numer di prtcllazine Cnservazine dei dcumenti infrmatici I dcumenti infrmatici sn archiviati su supprti di memrizzazine, in md nn mdificabile, cntestualmente alle perazini di registrazine e segnatura del prtcll. I dcumenti ricevuti per via telematica sn resi dispnibili alle Aree utenti AU attravers l attribuzine agli AU cmpetenti sul prgramma di prtcllazine dispnibile press l AOO, appena terminata l'perazine di assegnazine e di prtcllazine. 8

9 3.9. Cnservazine delle rappresentazini digitali di dcumenti cartacei I dcumenti ricevuti su supprt cartace, dp le perazini di registrazine e segnatura, sn acquisiti in frmat immagine attravers un prcess di scansine. Il prcess di scansine avviene in diverse fasi: acquisizine delle immagini in md tale che ad gni dcument, anche se cmpst da più pagine, crrispnda un unic file; verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite; cllegament delle immagini alle rispettive registrazini di prtcll in md nn mdificabile; memrizzazine delle immagini su supprt infrmatic, in md nn mdificabile. Le rappresentazini digitali dei dcumenti cartacei sn archiviate, secnd le regle vigenti, su supprti di memrizzazine, in md nn mdificabile al termine del prcess di scansine. I dcumenti cartacei dp l'perazine di riprduzine in frmat immagine e cnservazine sstitutiva vengn depsitati nell archivi cmunale crrente dell ann di riferiment, fatt salv per quei dcumenti che, ai sensi della delibera CNIPA 19 febbrai 2004 n. 11, vann trasmessi in riginale alle single Aree utenti - AU destinatarie per le cnseguenti perazini di fasciclazine e cnservazine. I dcumenti cn più destinatari sn attribuiti all AU respnsabile del prcediment individuat cme prim destinatari in sede di prtcllazine. Detti dcumenti sn resi dispnibili ai sensi del cmma precedente sltant in frmat digitale sull applicativ in dtazine dell AOO ve nn diversamente disciplinat. Nn vengn riprdtti in frmat immagine, nell archivi del prtcll, i seguenti dcumenti: i certificati medici cntenenti la diagnsi; i dcumenti cntenenti dati sensibili; crrispndenza riservata Classificazine,assegnazine e presa in caric dei dcumenti Gli addetti al servizi prtcll esegun la prima classificazine del dcument sulla base del titlari di classificazine adttat dall Area rganizzativa mgenea AOO e prvvedn ad attribuirl all Area utente - AU respnsabile del prcediment che: esegue una verifica di cngruità in base alle prprie cmpetenze; in cas di errre ne da immediata cmunicazine all uffici Prtcll; in cas di verifica psitiva, l AU respnsabile esegue l'perazine di presa in caric del dcument e prvvede ad affidare la gestine della pratica ai cllabratri di prpria cmpetenza. Al fine della crretta presa in caric dei dcumenti assunti al prtcll tutt il persnale addett ad gni singla AU deve cnsultare girnalmente l applicativ in dtazine dell AOO e avviare i prcedimenti amministrativi relativi di cmpetenza Cnservazine dei dcumenti nell'archivi crrente Durante l'ultima fase del fluss di lavrazine della crrispndenza in ingress vengn svlte le seguenti attività: 1) classificazine di livell superire sulla base del titlari di classificazine adttat dalla AOO; 2) fasciclazine del dcument secnd le prcedure previste dalla AOO Fluss dei dcumenti inviati dalla AOO. Per dcumenti in partenza s intendn quelli prdtti dal persnale degli uffici della AOO nell'esercizi delle prprie funzini e destinati ad essere trasmessi ad altra amministrazine, ad altra AU della stessa AOO vver a sggetti esterni all'amministrazine. Durante la fase transitria di migrazine vers l'utilizz di un sistema di gestine dcumentale interamente digitale, il dcument ptrà essere in frmat analgic. 9

10 I mezzi di recapit della crrispndenza sn di nrma quelli infrmatici (psta elettrnica e psta certificata) e, sltant ve nn pssibile utilizzare detta frma di trasmissine della crrispndenza il servizi pstale, nelle sue diverse frme, e il servizi telefax Sistema decentralizzat Ogni Area utente - AU è autrizzata dalla AOO per il tramite del RSP, a svlgere attività di registrazine di prtcll e appsizine della segnatura per la crrispndenza in uscita e per la crrispndenza ricevuta al prtcll istituzinale dell AU di appartenenza. Di cnseguenza tutti i dcumenti riginali da spedire, sian essi infrmatici analgici, sn direttamente prtcllati dalle AU, trasmettend, se necessari, in busta chiusa quelli analgici, al servizi prtcll per la cnsegna all'uffici pstale. L stess servizi prtcll effettua i cnteggi relativi alle spese girnaliere e mensili sstenute per le perazini di invi della crrispndenza. 4. REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI 4.1. Assegnazine, smistament e presa in caric dei dcumenti registrati. Cn l'assegnazine si prvvede al cnferiment della respnsabilità del prcediment amministrativ ad un sggett fisic, già individuat dall'amministrazine. L'attività di smistament cnsiste nell'perazine di trasmettere il dcument prtcllat e segnat all Area utente - AU cmpetente secnd le dispsizini di cui al punt 3.9. L'AU cmpetente è incaricata della gestine del prcediment, della presa in caric della dcumentazine e dell smistament della stessa ai cllabratri interni alla stessa AU, se tale smistament nn è già avvenut da parte del servizi prtcll. I termini per la definizine del prcediment amministrativ che prende avvi dal dcument, decrrn cmunque dalla data di prtcllazine. Il sistema di gestine infrmatica dei dcumenti, una vlta adttat, memrizzerà tutti i passaggi, cnservand, per ciascun di essi, l'identificativ dell'utente che effettua l'perazine, la data e l'ra di esecuzine. 4.2.Crrispndenza di particlare rilevanza( nn rdinaria) Quand un dcument pervenut appare di particlare rilevanza, deve essere preventivamente inviat in visine al Segretari che è anche respnsabile del servizi prtcll RSP, che prvvede ad individuare l Area utente - AU respnsabile del prcediment e il servizi cmpetente a trattare il dcument. 4.3.Assegnazine dei dcumenti ricevuti in frmat digitale I dcumenti ricevuti dall Area rganizzativa mgenea - AOO per via telematica, cmunque dispnibili in frmat digitale, sn assegnati alla AU cmpetente attravers l applicativ in dtazine al Servizi Prtcll al termine delle perazini di registrazine, segnatura di prtcll, memrizzazine su supprti infrmatici in md nn mdificabile. La presa in caric dei dcumenti infrmatici viene registrata dal prgramma di prtcll in md autmatic e la data di ingress nelle Aree utenti - AU cmpetenti cincide cn la data di assegnazine degli stessi Assegnazine dei dcumenti ricevuti in frmat cartace I dcumenti ricevuti dall Area rganizzativa mgenea - AOO in frmat cartace, se successivamente acquisiti in frmat immagine cn l'ausili di scanner, una vlta cncluse le perazini di assegnazine, di registrazine e di segnatura, sn resi dispnibili alle AU di cmpetenza attravers l applicativ in dtazine dell AOO. L'riginale cartace viene gestit cme previst al precedente punt

11 La presa in caric dei dcumenti infrmatici viene registrata dal sistema in md autmatic e la data di ingress nelle AU di cmpetenza, cincide cn la data di registrazine degli stessi al prtcll infrmatic. Il ritir della crrispndenza cartacea in arriv è girnalier e il servizi prtcll ne é ricevente Mdifica delle assegnazini Nel cas di assegnazine errata, l'au errneamente individuat quale respnsabile del prcediment, cmunica l'errre all uffici prtcll che prcederà ad una nuva assegnazine. Il sistema di gestine infrmatica del prtcll tiene traccia di tutti i passaggi memrizzand l'identificativ dell'utente che effettua l'perazine cn la data e l'ra di esecuzine. 5. ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 5.1. Dcumenti esclusi Sn esclusi dalla registrazine di prtcll, le tiplgie di dcumenti di cui all'art.53 cmma 5 del decret del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n.445 che vengn di seguit elencati: Gazzette ufficiali Bllettini ufficiali Ntiziari delle Pubbliche Amministrazini Nte di ricezine delle circlari e altre dispsizini Materiali statistici Atti preparatri interni Girnali e Riviste Libri e Materiale Pubblicitari Inviti a manifestazini 6. MODALITA DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO 6.1. Unicità del prtcll infrmatic Nell'ambit della Area rganizzativa mgenea - AOO il registr di prtcll é unic e la numerazine prgressiva é unica indipendentemente dal mdell rganizzativ adttat. La numerazine si chiude al 31 dicembre di gni ann e ricmincia dal prim gennai dell'ann successiv. Il numer di prtcll individua un unic dcument e, di cnseguenza, gni dcument reca un sl numer di prtcll. Il numer di prtcll è cstituit da sette cifre numeriche. Nn e' cnsentita l'identificazine dei dcumenti mediante l'assegnazine manuale di numeri di prtcll che il sistema infrmatic ha già attribuit ad altri dcumenti, anche se questi dcumenti sn strettamente crrelati tra lr. Nn e' pertant cnsentita in nessun cas la csiddetta registrazine a frnte, ciè l'utilizz di un unic numer di prtcll per il dcument in arriv e per il dcument in partenza. I dcumenti cn numer di prtcll differente vann cmunque tra lr cllegati per il tramite dell applicativ infrmatic per la prtcllazine degli atti in dtazine degli uffici. La dcumentazine che nn é stata registrata dal servizi prtcll in entrata e dalle AU autrizzate alla registrazine in uscita, viene cnsiderata giuridicamente inesistente press l'amministrazine. 11

12 6.2.Registr girnalier di prtcll. Il servizi prtcll prvvede alla prduzine del registr girnalier, cstituit dall'elenc delle infrmazini inserite cn l'perazine di registrazine prtcll nell'arc dell stess girn. E' a caric dell Amministratre di sistema cnservare in mdalità sicura la cpia del registr girnalier di prtcll. 6.3 Regle per la registrazine di prtcll Su gni dcument ricevut spedit dall'aoo è effettuata una registrazine di prtcll cn il sistema di gestine del prtcll infrmatic, cnsistente nella memrizzazine dei dati bbligatri. Tale registrazine è eseguita in un'unica perazine, senza pssibilità per l'peratre di inserire le infrmazini in più fasi successive. Ciascuna registrazine di prtcll cntiene, almen, i seguenti dati bbligatri: il numer di prtcll, generat autmaticamente dal sistema e registrat in frma nn mdificabile; la data di registrazine di prtcll, assegnata autmaticamente dal sistema e registrata in frma nn mdificabile; il mittente che ha prdtt il dcument, registrat in frma nn mdificabile; il destinatari del dcument, registrat in frma nn mdificabile; l'ggett del dcument, registrat in frma nn mdificabile; la classificazine; l assegnazine all AU cmpetente Elementi facltativi delle registrazini prtcll. I dati facltativi sn mdificabili senza necessità di annullare la registrazine di prtcll, ferm restand che il sistema infrmatic di prtcll registri tali mdifiche. Di seguit vengn riprtati gli elementi facltativi finalizzati alla cnservazine e gestine della dcumentazine: tip di dcument; mezz di ricezine/spedizine; cllegament a dcumenti precedenti susseguenti; numer degli allegati; assegnazine agli AU destinatari delle cpie per cnscenza; inseriment di anntazini nel camp nte Segnatura di prtcll dei dcumenti L'perazine di segnatura di prtcll è effettuata cntempraneamente all'perazine di registrazine di prtcll. La segnatura di prtcll è l'appsizine sull'riginale del dcument, in frma permanente nn mdificabile, delle infrmazini riguardanti il dcument stess. Essa cnsente di individuare ciascun dcument in md inequivcabile Dcumenti infrmatici I dati della segnatura di prtcll di un dcument infrmatic sn quelle di seguit elencate: identificativ dell'amministrazine; data e numer di prtcll del dcument Dcumenti cartacei La segnatura di prtcll di un dcument cartace avviene attravers l'appsizine su di ess di un segn grafic, realizzat cn l utilizz dell appsit timbr. L'perazine di acquisizine dell'immagine dei dcumenti cartacei è eseguibile sl dp che l'perazine di segnatura è stata eseguita, in md da acquisire cn l'perazine di scansine, cme immagine, anche il segn sul dcument. 12

13 6.8. Variazini e annullament delle registrazini di prtcll. La crrezine di errri verificatisi in fase di immissine manuale di dati, cmprta l'bblig di variare annullare l'intera registrazine di prtcll. Rimangn, cmunque, memrizzate tutte le infrmazini relative alla data, l'ra e l'autre della variazine annullament, nnché gli estremi dell'autrizzazine rilasciata dal RSP. Sl il RSP è autrizzat ad annullare vver a dare dispsizini di variazine di annullament; a tal fine è istituit un appsit registr Casi particlari di registrazini di prtcll Dcumenti cartacei in partenza cn più destinatari Qualra i destinatari sian in numer maggire di un, la registrazine di prtcll è unica e viene riprtata sl sul dcument riginale. Dcumenti cartacei ricevuti a mezz telegramma I telegrammi vengn trasmessi al servizi prtcll cme dcumenti senza firma, durante l'perazine di registrazine deve essere specificata la mdalità di trasmissine nel sistema di prtcll infrmatic. Dcumenti cartacei ricevuti a mezz telefax Il dcument ricevut a mezz telefax è un dcument analgic a tutti gli effetti. Il dcument trasmess da chiunque ad una pubblica amministrazine tramite telefax, qualra ne venga accertata la fnte di prvenienza, sddisfa il requisit della frma scritta e la sua trasmissine nn deve essere seguita dalla trasmissine dell'riginale ai sensi del D.Lgs. 82/2005. La segnatura viene appsta sul dcument e nn sulla cpertina di trasmissine. Nel cas che al telefax faccia seguit l'riginale, piché gni dcument viene individuat da un sl numer di prtcll, l'addett alla registrazine, deve attribuire all'riginale la stessa segnatura del dcument pervenut via telefax ed apprre la seguente dicitura: già pervenut via fax il girn.... Prtcllazine di un numer cnsistente di dcumenti cartacei Quand si presenti la necessità di prtcllare un numer cnsistente di dcumenti (ad esempi scadenza gare cncrsi), deve esserne data cmunicazine al servizi prtcll, da parte del respnsabile del servizi interessat alla gara, cn almen due girni lavrativi di anticip. Prtcllazine di dcumenti inerenti a gare di appalt cnfezinati su supprti cartacei La crrispndenza che riprta l'indicazine fferta - gara di appalt - preventiv simili, dal cui invlucr è pssibile evincere che si riferisce alla partecipazine ad una gara, nn deve essere aperta, ma prtcllata in arriv cn l'appsizine della segnatura, della data e dell'ra e dei minuti di registrazine direttamente sulla busta, plic simili e deve essere inviata al servizi cmpetente. Per mtivi rganizzativi le Aree utenti - AU sn tenute ad infrmare il RSP in merit alle varie scadenze, almen cinque girni prima delle stesse. Prtclli urgenti La richiesta di prtcllare urgentemente un dcument è cllegata ad una necessità indifferibile e di tip strardinari. Sl in quest cas il RSP si attiva garantend, nei limiti del pssibile, la prtcllazine del dcument cn la massima tempestività. Tale prcedura viene sservata sia per i dcumenti in arriv che per quelli in partenza, raccmandand, per questi ultimi, che nn devn essere prtcllati anticipatamente dcumenti diversi dall'riginale. Dcumenti nn firmati L'peratre di prtcll attesta la data, la frma e la prvenienza per gni dcument. Le lettere annime, pertant devn essere prtcllate e identificate cme tali, cn la dicitura mittente scnsciut annim e dcument nn sttscritt. Per le stesse ragini le lettere cn mittente, prive di firma,vann prtcllate e vengn identificate cme tali. 13

14 E' pi cmpit dell'au respnsabile del prcediment valutare se il dcument priv di firma debba ritenersi valid. L stess prcediment viene adttat per i messaggi ricevuti per psta elettrnica cnvenzinale. Ricezine di dcumenti cartacei pervenuti errneamente Nel cas in cui sia prtcllat un dcument cartace errneamente inviat all'amministrazine, l'peratre prvvede ad annullare il prtcll stess prvvede a prtcllare il dcument in uscita indicand nell'ggett pervenut per errre ; il dcument ggett della rettifica viene restituit al mittente cn la dicitura: pervenut per errre. Crrispndenza persnale riservata La crrispndenza persnale è reglarmente aperta dal servizi prtcll, a men che sulla busta nn sia riprtata la dicitura riservata persnale. In quest cas, la crrispndenza nn è aperta e viene cnsegnata in busta chiusa csì cme pervenuta al destinatari, il quale, dp averne pres visine, se reputa che i dcumenti ricevuti devn essere cmunque prtcllati, prvvede a trasmetterli al servizi prtcll per la registrazine. Integrazini dcumentarie L'addett al prtcll nn è tenut a cntrllare la cmpletezza frmale e sstanziale della dcumentazine pervenuta, ma è tenut a registrare in gni cas il dcument ed eventuali allegati. Tale verifica spetta all AU respnsabile del prcediment che, qualra reputi necessari acquisire dcumenti ad integrazine di quelli pervenuti, prvvede a richiederli al mittente. 7. MODALITA' DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA 7.1. Il registr di emergenza Qualra nn fsse pssibile fruire del prgramma di prtcll per una interruzine accidentale prgrammata, il RSP è tenut ad effettuare le registrazini di prtcll sul registr di emergenza. Il registr di emergenza si rinnva gni ann slare e, pertant, inizia il prim gennai e termina il 31 dicembre di gni ann. Qualra nel crs di un ann nn venga utilizzat il registr di emergenza, il RSP annta sull stess il mancat us. Le registrazini di prtcll effettuate sul registr di emergenza sn identiche a quelle eseguite su registr di prtcll generale. Ad gni registrazine recuperata dal registr di emergenza viene attribuit un nuv numer di prtcll generale, cntinuand la numerazine del prtcll generale raggiunta al mment dell'interruzine del servizi. A tale registrazine è assciat anche il numer di prtcll e la data di registrazine riprtati sul prtcll di emergenza. I dcumenti anntati nel registr di emergenza e trasferiti nel prtcll generale recan, pertant, due numeri: quell del prtcll di emergenza e quell del prtcll generale. La data in cui è stata effettuata la prtcllazine sul registr di emergenza è quella a cui si fa riferiment per la decrrenza dei termini del prcediment amministrativ Mdalità di apertura del registr di emergenza Il RSP assicura che, gni qualvlta per cause tecniche nn è pssibile utilizzare la prcedura infrmatica, le perazini di prtcll sn svlte manualmente sul registr di emergenza. Prima di autrizzare l'avvi dell'attività di prtcll sul registr di emergenza, il RSP annta la causa, la data e l'ra di inizi dell'interruzine del funzinament del prtcll generale, utilizzand un appsit mdul all'up predispst. L'us del registr di emergenza è autrizzat qualra l'impssibilità di utilizzare la prcedura infrmatica si prlunghi ltre le ventiquattr re, per cause di eccezinale gravità; tale utilizz nn deve prtrarsi ltre una settimana. 14

15 7.3. Mdalità di utilizz del registr di emergenza Per gni girnata di registrazine di emergenza è riprtat sul relativ registr il numer ttale di perazini registrate manualmente. La sequenza numerica utilizzata su un registr di emergenza, anche a seguit di successive interruzini, garantisce cmunque l'identificazine univca dei dcumenti registrati nell'ambit del sistema dcumentari dell'aoo. I campi bbligatri delle registrazini, sn gli stessi previsti dal sistema infrmatic. Durante il perid di interruzine del servizi di prtcll infrmatic generale, l Amministratre di sistema, prvvede a tener infrmat il RSP sui tempi di ripristin del servizi Mdalità di chiusura e recuper del registr di emergenza E' cmpit del RSP verificare la chiusura del registr di emergenza. Una vlta ripristinata la piena funzinalità del prgramma di prtcll, il RSP prvvede alla chiusura del registr di emergenza anntand, sull stess il numer delle registrazini effettuate, la data e l'ra di chiusura, utilizzand l stess mdul della fase di apertura. 8. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE 8.1. Titlari pian di classificazine La classificazine dei dcumenti, destinata a realizzare una crretta rganizzazine dei dcumenti nell'archivi, è bbligatria per legge e si avvale del pian di classificazine (titlari). Il titlari e il pian di cnservazine cnsentn la crretta frmazine, gestine e archiviazine della dcumentazine dell'amministrazine. L'art. 50, cmma 4, del D.P.R. 445/2000, fissa un criteri generale al quale le amministrazini debbn attenersi per prre in essere il pian di classificazine d'archivi: ccrre che il pian assicuri criteri unifrmi di classificazine, affinché vi sia la massima mgeneità e cerenza pssibile. Il csiddett titlari cstituisce l'indice generale delle funzini e delle prgressive disaggregazini (categrie, classi ed eventualmente fascicli) Servizi archivistic Il servizi archivistic è funzinalmente e strutturalmente integrat nel servizi per la tenuta del prtcll infrmatic. Alla guida del servizi archivistic è prepst l stess respnsabile del prtcll infrmatic un su delegat. Il prtcll infrmatic asslve all scp di rendere maggirmente accessibili i dcumenti archiviati, sprattutt quand si tratterà di dcumenti infrmatici veri e prpri, residenti in memria Classificazine dei dcumenti La sla registrazine di prtcll nn è sufficiente alla classificazine archivistica, dal mment che il registr del prtcll nn è che una sequenza di registrazini in rdine di data, di numer, nn rganizzata per argmenti. La ricerca di un dcument per numer di prtcll è pssibile sl nella misura in cui clui che la effettua ne cnsca il numer cn precisine, quant men, la data. In cas cntrari, la chiave di ricerca frnita dal titlari è l'unica che ne cnsente il reperiment, nel temp. I dcumenti, dunque, dvrann cntenere ltre alla segnatura del prtcll, anche il cdice di classificazine cstituit dalla categria e dalla classe. 15

16 8.4. Archiviazine ttica dei dcumenti Il dcument registrat viene cnservat, cn l'perazine di scansine, su supprti di memrizzazine sstitutivi del cartace in cnfrmità alle dispsizini vigenti. Il prcess di cnservazine sstitutiva dei dcumenti infrmatici, inizia cn la memrizzazine su supprti ttici e termina cn l'appsizine sull'insieme dei dcumenti, della firma digitale da parte del respnsabile della cnservazine attestante il crrett svlgiment di tale prcess. 9. P IANO DI SICUREZZA 9.1. Obiettivi del pian di sicurezza Il pian di sicurezza garantisce che: i dcumenti e le infrmazini trattati dall AOO sian resi dispnibili, integri e riservati; i dati persnali cmuni, sensibili e giudiziari vengan custditi in md da ridurre al minim, mediante l'adzine di idnee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzine perdita, anche accidentale, di access nn autrizzat di trattament nn cnsentit nn cnfrme alle finalità della racclta, in relazine alle cnscenze acquisite in base al prgress tecnic, alla lr natura e alle specifiche caratteristiche del trattament Generalità Il pian di sicurezza definisce: le plitiche generali e particlari di sicurezza adttate all'intern della AOO; le mdalità di access al servizi prtcll, di gestine dcumentale e archivistic; gli interventi perativi adttati stt il prfil rganizzativ, prcedurale e tecnic, cn particlare riferiment alle misure minime di sicurezza, in cas di trattament di dati persnali; i piani specifici di frmazine degli addetti; le mdalità cn le quali deve essere effettuat il mnitraggi peridic dell'efficacia e dell'efficienza delle misure di sicurezza. Il pian è sggett a revisine cn cadenza almen biennale può essere mdificat anticipatamente a seguit di eventi gravi. Sn state adttate le misure tecniche e rganizzative specificate nel DPS, al fine di assicurare la sicurezza dell'impiant tecnlgic dell AOO, la riservatezza delle infrmazini registrate nelle banche dati, l'univca identificazine degli utenti: prtezine dei sistemi di access e cnservazine delle infrmazini; assegnazine ad gni utente del sistema di gestine del prtcll e dei dcumenti, di una credenziale di identificazine pubblica (user ID), di una credenziale riservata di autenticazine(passwrd) e di un prfil di autrizzazine; cambi delle passwrd cn frequenza almen semestrale durante la fase di esercizi; pian di cntinuità del servizi cn particlare riferiment, sia alla esecuzine e alla gestine delle cpie di riserva dei dati e dei dcumenti da effettuarsi cn frequenza girnaliera, sia alla capacità di ripristin del sistema infrmativ entr sette girni in cas di disastr; cnservazine, a cura dell Amministratre di sistema,delle cpie di riserva dei dati e dei dcumenti negli stessi lcali in cui è installat il sistema di elabrazine che spita il prgramma di prtcll; impieg e manutenzine di un adeguat sistema antivirus; archiviazine girnaliera delle cpie del registr di prtcll Frmazine dei dcumenti-aspetti di sicurezza Le risrse strumentali e le prcedure utilizzate per la frmazine dei dcumenti infrmatici garantiscn: l'identificabilità del sggett che ha frmat il dcument e l'amministrazine di riferiment; 16

17 la sttscrizine dei dcumenti infrmatici, quand prescritta, cn firma digitale ai sensi delle vigenti nrme tecniche; l'idneità dei dcumenti ad essere gestiti mediante strumenti infrmatici e ad essere registrati mediante il prtcll infrmatic; l'access ai dcumenti infrmatici tramite sistemi infrmativi autmatizzati; la leggibilità dei dcumenti nel temp; l'interscambiabilità dei dcumenti all'intern della stessa AOO. I dcumenti della AOO sn prdtti cn l'ausili di applicativi di videscrittura che pssiedn i requisiti di leggibilità, interscambiabilità, nn alterabilità, immutabilità nel temp del cntenut e della struttura. Per attribuire in md cert la titlarità del dcument, la sua integrità e, se del cas, la sua riservatezza, il dcument è sttscritt cn firma digitale Gestine dei dcumenti infrmatici Il sistema perativ del server è cnfigurat in md tale da cnsentire: l'access esclusivamente al server del prtcll infrmatic in md che qualsiasi altr utente nn autrizzat nn pssa mai accedere ai dcumenti al di furi del sistema di gestine dcumentale; la registrazine delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svlte da ciascun utente, in md tale da garantire l'identificabilità dell'utente stess. Tali registrazini sn prtette al fine di nn cnsentire mdifiche nn autrizzate. Il sistema di gestine infrmatica dei dcumenti: garantisce la dispnibilità, la riservatezza e l'integrità dei dcumenti e del registr prtcll; garantisce la crretta e puntuale registrazine di prtcll dei dcumenti in entrata e in uscita; cnsente il reperiment delle infrmazini riguardanti i dcumenti registrati; cnsente, in cndizini di sicurezza, l'access alle infrmazini del sistema da parte dei sggetti interessati, nel rispett delle dispsizini in materia di privacy cn particlare riferiment al trattament dei dati sensibili e giudiziari; garantisce la crretta rganizzazine dei dcumenti nell'ambit del sistema di classificazine d'archivi Trasmissine e interscambi dei dcumenti infrmatici Gli addetti alle perazini di trasmissine per via telematica di atti, dati e dcumenti frmati cn strumenti infrmatici nn pssn prendere cgnizine della crrispndenza telematica, duplicare cn qualsiasi mezz cedere a terzi, a qualsiasi titl, infrmazini anche in frma sintetica per estratt sull'esistenza sul cntenut di crrispndenza, cmunicazini messaggi trasmessi per via telematica, salv che si tratti di infrmazini che, per lr natura per espressa indicazine del mittente, sn destinate ad essere rese pubbliche. Cme previst dalla nrmativa vigente, i dati e i dcumenti trasmessi per via telematica sn di prprietà del mittente sin a che nn sia avvenuta la cnsegna al destinatari. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati persnali, i dati, i certificati e i dcumenti trasmessi all'intern della AOO ad altre pubbliche amministrazini, cntengn sltant le infrmazini relative a stati, fatti e qualità persnali di cui è cnsentita la diffusine e che sn strettamente necessarie per il perseguiment delle finalità per le quali vengn trasmesse. Per garantire alla AOO ricevente la pssibilità di verificare l'autenticità della prvenienza, l'integrità del messaggi e la riservatezza del medesim,viene utilizzata la tecnlgia di firma digitale a dispsizine delle amministrazini cinvlte nell scambi dei messaggi. La trasmissine dei dcumenti infrmatici, firmati digitalmente e inviati attravers l'utilizz della psta elettrnica è reglata dalla circlare AIPA 7 maggi 2001, n.28. Gli uffici della AOO si scambian dcumenti infrmatici attravers l'utilizz delle caselle di psta elettrnica, in attuazine di quant previst dalla direttiva 27 nvembre 2003 del Ministr per 17

18 l'innvazine e le tecnlgie cncernente l'impieg della psta elettrnica nelle pubbliche amministrazini Access ai dcumenti infrmatici Il cntrll degli accessi ai dcumenti è assicurat utilizzand le credenziali di access ed un sistema di autrizzazine basat sulla prfilazine degli utenti in via preventiva. La prfilazine preventiva cnsente di definire le abilitazini che pssn essere rilasciate ad un utente del servizi prtcll e gestine dcumentale. Queste in sintesi sn: la cnsultazine; l'inseriment; la mdifica ; l'annullament. Ciascun utente del prgramma di prtcll può accedere slamente ai dcumenti che sn stati assegnati alla sua AU. I dcumenti nn vengn mai visualizzati dagli utenti privi di diritt di access all'archivi. I livelli di autrizzazine per l'access alle funzini di gestine infrmatica dei dcumenti si distingun in: abilitazine alla cnsultazine; abilitazine all'inseriment; abilitazine alla variazine e all'annullament. La visibilità cmpleta sul registr prtcll è cnsentita sl ai dipendenti assegnati al servizi prtcll. L'utente assegnatari dei dcumenti prtcllati è invece abilitat alla cnsultazine degli stessi e alla prtcllazine in uscita di tutti gli altri dcumenti della stessa AU. Per quant riguarda gli utenti esterni alla AOO, l'access dirett può essere cnsentit sl per via telematica cn strumenti tecnlgici che permettn di identificare in md cert il richiedente, quali: firme elettrniche, firme digitali, carta nazinale dei servizi(csn), carta d'identità elettrnica(cie), sistemi di autenticazine ricnsciuti dalla AOO. Se la cnsultazine avviene in uffici, di frnte all'interessat, a tutela della riservatezza delle registrazini di prtcll, l'addett psizina il vide in md da evitare la diffusine di infrmazini di carattere persnale. Nei lughi in cui è previst l'access al pubblic e durante l'rari di riceviment devn essere resi visibili, di vlta in vlta, sltant dati e ntizie che riguardin il sggett interessat Cnservazine sstitutiva dei dcumenti E' cmpit dell'amministratre di sistema, che si ccupa del servizi di sicurezza del sistema infrmatic, l'espletament delle prcedure atte ad assicurare la crretta archiviazine, la dispnibilità e la leggibilità dei supprti stessi. Per l'archiviazine ttica dei dcumenti sn utilizzati i supprti di memrizzazine digitale che cnsentn registrazini nn mdificabili nel temp. 10. APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE NORME TRANSITORIE E FINALI Mdalità di apprvazine e aggirnament del manuale L'amministrazine adtta il presente MANUALE DI GESTIONE su prpsta del respnsabile del servizi di prtcll infrmatic. Il presente manuale ptrà essere aggirnat a seguit di: nrmativa spravvenuta; intrduzine di nuve pratiche tendenti a miglirare l'azine amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza; 18

19 inadeguatezza delle prcedure rilevate nell svlgiment delle attività crrenti; mdifiche apprtate dal RSP Reglamenti abrgati Cn l'entrata in vigre del presente manuale sn annullati tutti i reglamenti interni all AOO nelle parti cntrastanti cn l stess Pubblicità del presente manuale Il presente manuale è res dispnibile alla cnsultazine del pubblic che ne può prendere visine in qualsiasi mment. Cpia del presente manuale è frnita a tutte le AU della AOO e pubblicata sul sit internet dell'amministrazine Operatività del presente manuale Il presente reglament entrerà in vigre successivamente alla pubblicazine della deliberazine di apprvazine all alb pretri digitale e sarà perativ dal 1/1/2014, al fine di cnsentire al respnsabile del prcediment di adttare i necessari atti cnseguenti. 19