Condizioni di segnalazione OPAN

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1 Condizioni di segnalazione OPAN 1. Parti contraenti, Verein für ambulante Dienste der Stadt Bern, Könizstrasse 60, casella postale 450, CH Berna 5, di seguito denominata offerente e l'organizzazione o la persona individuale che effettua la segnalazione di un paziente denominata di seguito assegnante. 2. Scopo e contenuto L offerente mette gratuitamente a disposizione dell assegnante il sistema di segnalazione online dei pazienti OPAN basato sul web conformemente alle presenti condizioni di segnalazione. 3. Validità e durata Le condizioni di segnalazione valgono per la procedura di segnalazione a partire dalla loro accettazione per via elettronica da parte dell assegnante e per l intera procedura di segnalazione da effettuare a cura di quest ultimo, vale a dire almeno fino alla prima modifica dello stato della segnalazione del paziente o finché l organizzazione Spitex competente (destinatario) non ha confermato il ricevimento della segnalazione. L accettazione delle condizioni di segnalazione deve essere riconfermata ad ogni segnalazione. 4. Funzioni, requisiti tecnici OPAN consente una segnalazione agevole, rapida e sicura dei pazienti presso le organizzazioni Spitex. La descrizione dettagliata dell applicazione e delle sue possibilità è riportata nei documenti disponibili sul sito che possono essere scaricati. Requisiti tecnici OPAN è un applicazione web e può essere usato con un browser Internet. Sono supportati i seguenti browser: Internet Explorer (versione 8, 9, 10, 11) Firefox (versione 3.5 o superiore) Chrome (tutte le versioni) Per l uso ottimale consigliamo di utilizzare dei browser moderni (versioni di browser con data d uscita 2012 o successiva). Inoltre viene consigliato l uso di programmi Office come MS Word, MS Excel e di un comune PDF-Reader, in modo da poter elaborare senza problemi i file allegati che vengono trasmessi. L uso di OPAN non richiede alcuna licenza, vale a dire che non è necessaria l installazione di software tranne all occorrenza l installazione di uno dei suddetti browser Internet. Condizioni di segnalazione OPAN 2.1 pagina 1/5

2 5. Prestazioni L offerente mette a disposizione dell assegnante un sistema basato sul web per la segnalazione online dei pazienti presso le organizzazioni Spitex. L offerente fornisce le prestazioni con un infrastruttura informatica ad alta disponibilità tecnicamente sempre perfettamente aggiornata e con la necessaria cura, nonché con personale specializzato adeguatamente qualificato. La prestazione principale dell offerente comprende quanto segue: Gestione del sistema OPAN è in servizio dalle ore 00:00 alle 24:00 per 365 giorni all anno con una disponibilità del 99,5% come media mensile. L offerente è responsabile del buon funzionamento del server OPAN e del regolare backup dei dati nonché della creazione di uno snapshot per il ripristino del sistema per la durata di un anno. Inoltre è previsto l uso di uno strumento di sorveglianza globale che verifica minuto per minuto la disponibilità del sito. Se il sito non è raggiungibile per più di 10 minuti, viene avvisato automaticamente un collaboratore del partner IT dell offerente. Lo strumento può misurare l uptime totale del sito e valutarlo per giorni, mesi e anni. Ulteriori dettagli sono riportati nella descrizione del sistema. Validazione delle segnalazioni Il team di validazione centrale dell offerente verifica i dati amministrativi della segnalazione riguardo alla loro plausibilità e completa o corregge all occorrenza i dati obbligatori dei pazienti. Il team di validazione non può visualizzare i dati medici, vale a dire tutte quelle informazioni che vengono inserite e trasmesse nel 3 passaggio della procedura di segnalazione. Successivamente la segnalazione viene inoltrata immediatamente all organizzazione Spitex competente (destinatario). Il team di validazione controlla il tempo di reazione del destinatario e interviene all occorrenza, in modo tale che non vengano superate le 2 ore concordate tra la segnalazione e la prima reazione/presa di contatto o conferma da parte del destinatario. Supporto (1 livello) La raggiungibilità telefonica dell offerente per i casi di supporto è garantita per principio ininterrottamente dal lunedì al venerdì dalle ore 07:00 alle 18:00. Prima e durante i giorni festivi, gli orari d ufficio modificati vengono generalmente pubblicati con qualche giorno di anticipo sulla pagina di accesso di OPAN. La raggiungibilità ampliata per al di fuori dei normali orari di supporto vale solo per guasti critici del sistema che non consentono all assegnante di continuare a lavorare in modo produttivo. Se improvvisamente OPAN non dovesse essere disponibile per un tempo prolungato o anche per breve tempo, come ad esempio in caso di cambio della versione del software, esiste sempre la possibilità di contattare l organizzazione Spitex competente a seconda della raggiungibilità per telefono o per . Un eventuale supporto (2 o 3 livello) sul posto deve essere concordato caso per caso. Problemi causati da un comportamento errato dell assegnante o dovuti a difetti tecnici della sua infrastruttura IT che rendono necessari il supporto (2 o 3 livello) sul posto vengono addebitati conformemente al punto 6 in base al lavoro necessario. Manutenzione Il sistema e le applicazioni vengono sottoposte a manutenzione e migliorate di continuo. Piccoli miglioramenti, come ad esempio l aggiunta di singoli campi dati nel modulo di segnalazione o altre piccole modifiche tecniche, vengono comunicati e documentati tramite newsletter o documenti da scaricare. Eventuali modifiche importanti dell applicazione o funzioni supplementari che comportano un netto cambiamento del processo vengono comunicate all assegnante tempestivamente e in modo appropriato. Condizioni di segnalazione OPAN 2.1 pagina 2/5

3 6. Compenso OPAN incluso il supporto di 1 livello sono gratuitamente a disposizione degli assegnanti senza l uso di interfaccia dati o altri ampliamenti tecnici (vedi seguito). L implementazione e con ciò l uso ad esempio di un interfaccia per lo scambio automatico dei dati o per la compilazione automatica dei dati per la segnalazione nel rispettivo modulo è invece soggetta a pagamento. I dettagli tecnici e commerciali di un tale uso vengono disciplinati in un accordo separato. I prezzi indicati di seguito s'intendono IVA esclusa e valgono per OPAN versione 2.1. Prestazione Tariffa forfettaria d assistenza Gestione e manutenzione Validazione Supporto 1 livello Prezzo Altre prestazioni Introduzione e formazione degli utenti ; in misura adeguata Documentazione ; in misura adeguata Supporto 2 livello (product manager), CHF / ora incluso tempo di trasferta vedi sopra, punto 5 Supporto 3 livello (esperto IT), CHF / ora incluso tempo di trasferta vedi sopra, punto 5 (al di fuori degli orari d ufficio secondo gli accordi) 7. Protezione e sicurezza dei dati L offerente si impegna a mantenere rigorosamente segrete le informazioni riservate e i dati dell assegnante nonché i dati del paziente ricevuti dall assegnante tramite il sistema, ossia a non renderli accessibili a persone non autorizzate e a proteggerli da accessi illeciti. L offerente si impegna a rispettare integralmente la protezione dei dati e a tutelare in particolare l obbligo del segreto nei confronti dei pazienti e di non utilizzare i dati dei pazienti presenti nel sistema per nessun altro scopo tranne la segnalazione del paziente presso il fornitore di prestazioni desiderato. Sono state adottate varie misure per garantire la sicurezza fisica ed elettronica dei dati, in modo da proteggere i dati da accessi illeciti. Questi obblighi devono essere rispettati anche dopo la scadenza del contratto, qualora l offerente sia in possesso di dati corrispondenti. Ulteriori dettagli sono riportati nel documento Dichiarazione sulla protezione dei dati / piano di sicurezza OPAN. I sistemi di sicurezza vengono mantenuti continuamente aggiornati dal punto di vista tecnico e in linea con gli standard consueti nell ambito della sanità. OPAN è stato registrato presso l Ufficio per la sorveglianza della protezione dei dati del Canton Berna che ha concluso il controllo preliminare con un giudizio positivo e ha quindi confermato la conformità del sistema alla legislazione sulla protezione dei dati. Se il destinatario ha la propria sede al di fuori del cantone di Berna, l offerente registra il proprio sistema presso il rispettivo ufficio cantonale per la sorveglianza della protezione dei dati e assicura la conformità con le eventuali istruzioni cantonali emanate. OPAN non contiene sistemi attivi (spyware) per raccogliere informazioni sull utente OPAN diverse da quelle inserite dal registrante. Le informazioni sugli utenti del sito ricevute in modo passivo vengono trattate in modo riservato dall offerente e non vengono cedute a terzi, ad eccezione dell inoltro di dati a Condizioni di segnalazione OPAN 2.1 pagina 3/5

4 autorità penali in caso di reati. L offerente si riserva la possibilità di conservare delle registrazioni limitate sull uso del sito per scopi di sicurezza o per valutazioni statistiche. 8. Interlocutori / persone chiave Gli interlocutori per l assegnante sono in primo luogo: i collaboratori dell ufficio di validazione (supporto 1 livello), tel.: i responsabili del product management OPAN (supporto 2 livello), 9. Finestra di manutenzione, cambio di versione Per i lavori di manutenzione periodici (programmati o non programmati) ai sistemi dell offerente e dei suoi fornitori, necessari per il ricevimento e la sicurezza del servizio corrente o per l esecuzione di update o upgrade/cambi delle versioni di OPAN, viene concordata una finestra di manutenzione. Eventuali limitazioni della disponibilità dovute a interventi di questo tipo non rappresentano interruzioni del servizio, ma vengono considerate come tempo prestato per l assistenza. Generalmente la manutenzione del sistema viene effettuata al di fuori degli orari regolari di apertura dell assegnante. In casi eccezionali una manutenzione del sistema può esser svolta anche in tutti gli altri orari, garantendo comunque la minore limitazione possibile del funzionamento corrente. Se l uso del servizio viene limitato temporaneamente, l assegnante viene informato in maniera adeguata dall offerente. 10. Modifiche L offerente si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento una o più funzioni e servizi di OPAN tramite un cambio di versione. L assegnante ha la possibilità di esserne messo al corrente tempestivamente tramite newsletter. 11. Esclusione di responsabilità e garanzia OPAN è un semplice sistema di segnalazione e non garantisce per la fornitura da parte del destinatario (p.es. organizzazione Spitex) dei servizi richiesti dall assegnante o paziente. I servizi che il destinatario dei dati deve prestare nei confronti dell assegnante o paziente devono essere regolamentati separatamente e non fanno parte del presente rapporto contrattuale. Se l assegnante non riceve tramite OPAN alcuna conferma del ricevimento dei dati della segnalazione da parte del rispettivo destinatario, si deve partire dal presupposto che il recapito dei dati non è andato a buon fine. In questo caso spetta all assegnante ripetere la segnalazione via OPAN fino al ricevimento di una conferma corrispondente o, se questo non avviene, a provvedere alla segnalazione usando una via alternativa diretta al di fuori di OPAN (telefono, ). Nell ambito del presente rapporto contrattuale da parte dell offerente non vengono rilasciate garanzie per la disponibilità permanente di OPAN. Come soluzione basata sul web, OPAN dipende in particolare dal funzionamento della rispettiva infrastruttura di trasmissione dati su cui l offerente non ha alcuna influenza. È compito dell assegnante prevedere vie di segnalazione ridondanti (p.es. per telefono) in caso di interruzione della rete Internet o della possibilità di segnalazione tramite OPAN. Condizioni di segnalazione OPAN 2.1 pagina 4/5

5 Nonostante i controlli di plausibilità integrati nel sistema, l offerente non si assume alcuna garanzia per l esattezza e completezza dei dati trasmessi tramite OPAN. La verifica del contenuto dei dati della segnalazione è compito dell assegnante e destinatario. Anche l eventuale archiviazione dei dati trasmessi via OPAN è compito dell assegnante e destinatario, a meno che delle funzioni di backup o di archiviazione non vengano espressamente assicurate dall offerente nel quadro delle prestazioni descritte al punto 5. Nella misura consentita dalla legge, l offerente esclude qualsiasi responsabilità e garanzia nei confronti dell assegnante in relazione all uso del sistema OPAN. 12. Diritti immateriali Nell ambito delle presenti condizioni di segnalazione, all assegnante vengono concessi esclusivamente diritti contrattuali per l uso del sistema di segnalazione online dei pazienti OPAN e non viene concesso alcun diritto immateriale o altre autorizzazioni d uso di beni immateriali. Tutti i diritti sul portale web OPAN, sulla sua interfaccia utente, sui programmi integrati, su altri componenti del sistema e sul marchio protetto OPAN sono di proprietà esclusiva dell offerente. L assegnante non è autorizzato a depositare propri diritti di protezione o nomi a dominio che contengano l elemento OPAN, a meno che non venga ottenuta espressamente l autorizzazione scritta dell offerente. 13. Disposizioni finali Con l accettazione elettronica delle presenti condizioni di segnalazione, l assegnante conferma di aver preso conoscenza del loro contenuto e di accertarle. Eventuali modifiche del rapporto contrattuale basato sulle presenti condizioni di segnalazione richiedono la forma scritta per la loro validità. Il presente contratto è soggetto esclusivamente al diritto svizzero. Il foro competente esclusivo per tutte le controversie derivanti da questo contratto e da eventuali allegati è Berna, Svizzera. Condizioni di segnalazione OPAN 2.1 pagina 5/5

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