Guida dell'amministratore Revisione D. SaaS Archiving

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1 Guida dell'amministratore Revisione D SaaS Archiving

2 COPYRIGHT Copyright 2014 McAfee, Inc. Copia non consentita senza autorizzazione. ATTRIBUZIONI DEI MARCHI McAfee, il logo McAfee, McAfee Active Protection, McAfee DeepSAFE, epolicy Orchestrator, McAfee epo, McAfee EMM, Foundscore, Foundstone, Policy Lab, McAfee QuickClean, Safe Eyes, McAfee SECURE, SecureOS, McAfee Shredder, SiteAdvisor, McAfee Stinger, McAfee Total Protection, TrustedSource, VirusScan, WaveSecure sono marchi o marchi registrati di McAfee, Inc. o sue filiali negli Stati Uniti e altre nazioni. Altri nomi e marchi possono essere rivendicati come proprietà di terzi. I nomi di prodotti e funzionalità sono soggetti a modifiche senza preavviso. Per consultare le versioni più recenti di prodotti e funzionalità consultare la pagina mcafee.com. INFORMAZIONI SULLA LICENZA Contratto di licenza AVVISO AGLI UTENTI: LEGGERE ATTENTAMENTE IL TESTO DEL CONTRATTO RELATIVO ALLA LICENZA ACQUISTATA, CHE STABILISCE LE CONDIZIONI GENERALI PER L'USO DEL SOFTWARE CONCESSO IN LICENZA. NEL CASO IN CUI NON SI SAPPIA CON ESATTEZZA QUALE TIPO DI LICENZA È STATO ACQUISTATO, CONSULTARE I DOCUMENTI DI VENDITA E ALTRI DOCUMENTI RELATIVI ALLA CONCESSIONE DELLA LICENZA O ALL'ORDINE DI ACQUISTO ACCLUSI ALLA CONFEZIONE DEL SOFTWARE O RICEVUTI SEPARATAMENTE IN RELAZIONE ALL'ACQUISTO MEDESIMO (SOTTO FORMA DI OPUSCOLO, FILE CONTENUTO NEL CD DEL PRODOTTO O FILE DISPONIBILE SUL SITO WEB DAL QUALE È STATO SCARICATO IL SOFTWARE). SE NON SI ACCETTANO INTEGRALMENTE I TERMINI DEL CONTRATTO, NON INSTALLARE IL SOFTWARE. SE PREVISTO DAL CONTRATTO, L'UTENTE POTRÀ RESTITUIRE IL PRODOTTO A MCAFEE O AL PUNTO VENDITA DA CUI È STATO ACQUISTATO ED ESSERE INTERAMENTE RIMBORSATO. 2 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

3 Sommario Prefazione 5 Informazioni sulla presente guida Destinatari Convenzioni Contenuto della guida Ricerca della documentazione sul servizio di McAfee SaaS Archiving 7 2 Gestione dell'archivio 9 Risorse e informazioni sulla configurazione Configurazione di Archiving 11 Autorizzazione delle modifiche alle impostazioni di archiviazione Prima configurazione dell'archivio Aggiunta dell'indirizzo del primo revisore Modifica delle impostazioni di archiviazione Creazione e gestione di origini 15 Configurazione della connessione per l'origine Configurazione degli avvisi per le origini Upgrade o sostituzione del server Archiviazione dei messaggi della cronologia 21 Utilizzo di più origini della cronologia per migliorare le prestazioni di importazione Configurazione di un server per archiviare i messaggi della cronologia Configurazione di un'origine cronologica Archiviazione di messaggi della cronologia che includono tipi di formato diversi Ricerca nell'archivio 25 Miglioramento dei risultati di ricerca Evitare le parole non significative Utilizzo della ricerca semplice Individuazione di mediante la ricerca semplice Utilizzo della ricerca avanzata Ricerca di messaggi mediante la ricerca avanzata Regole per la ricerca multilingue Regole per i caratteri speciali in una ricerca nell'intestazione Ricerca mediante ID archivio Individuazione di mediante Ricerca ID archivio Visualizzazione di un messaggio archiviato Visualizzazione di un messaggio Salvataggio delle ricerche per un utilizzo successivo Salvataggio di una ricerca Esecuzione di una ricerca salvata SaaS Archiving Guida dell'amministratore 3

4 Sommario Esportazione di messaggi Linee guida per i file ZIP Visualizzazione di file.eml Esportazione di messaggi Eliminazione dei messaggi 41 Eliminazione dei messaggi Dettagli sul ruolo del responsabile della conformità dei servizi di archiviazione Impostazione della conservazione per i gruppi 43 Creazione di un gruppo e aggiunta di una conservazione di gruppo Ripristino della durata di conservazione globale di un gruppo Gestione della conservazione legale 45 Funzionamento della conservazione legale Attivazione e disattivazione della conservazione legale globale Attivazione della conservazione legale globale Disattivazione della conservazione legale globale Aggiunta ed eliminazione di conservazioni legali specifiche dell'utente Aggiunta di una nuova conservazione legale specifica dell'utente Aggiornamento di una conservazione legale specifica dell'utente Eliminazione di una conservazione legale specifica dell'utente Generazione di rapporti 49 Esecuzione di un rapporto Applicazione di filtri a un rapporto Visualizzazione dei dettagli relativi ai rapporti Download di un rapporto Download dell'add-in per l'archiviazione Domande frequenti Risoluzione dei problemi 59 Risoluzione dei problemi relativi alla connettività Messaggi di errore comuni Problemi relativi alla casella del diario di Exchange Server Problemi relativi alle origini cronologiche Una limitazione nota di Exchange Server 2003 influisce sui dati cronologici Convenzioni dell'interfaccia utente 67 Indice 69 4 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

5 Prefazione La presente guida fornisce le informazioni per la configurazione, l'utilizzo e la manutenzione del servizio McAfee SaaS. Sommario Informazioni sulla presente guida Ricerca della documentazione sul servizio di McAfee SaaS Informazioni sulla presente guida In questa sezione sono riportate informazioni sui destinatari della guida, sulle convenzioni tipografiche e le icone utilizzate, nonché sulla struttura della guida stessa. Destinatari La documentazione McAfee SaaS ha carattere prettamente settoriale e si rivolge pertanto a una specifica categoria di destinatari. Le informazioni contenute in questa guida si rivolgono principalmente a: Amministratori: si occupano della configurazione e della gestione di specifiche funzionalità di un servizio. Convenzioni Nella presente guida sono utilizzate le seguenti icone e convenzioni tipografiche. Titolo del libro o Enfasi Grassetto Input dell'utente o Percorso Codice Interfaccia utente Collegamento ipertestuale blu Titolo di un libro, capitolo o argomento; introduzione di un nuovo termine; enfasi. Un testo fortemente evidenziato. Comandi e altro tipo di testo digitato dall'utente; percorso di un programma o cartella. Un esempio di codice. Termini utilizzati nell'interfaccia utente, tra cui opzioni, menu, pulsanti e finestre di dialogo. Un collegamento in tempo reale a un argomento o sito web. Nota: ulteriori informazioni, ad esempio un metodo alternativo di accesso a un'opzione. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 5

6 Prefazione Ricerca della documentazione sul servizio di McAfee SaaS Suggerimento: raccomandazioni e consigli. Importante/Attenzione: consigli preziosi per proteggere il computer, l'installazione del software, la rete, l'azienda o i dati. Contenuto della guida La guida è organizzata in modo da facilitare la ricerca delle informazioni necessarie. La guida è divisa in sezioni funzionali, il cui scopo è aiutare l'utente a raggiungere gli obiettivi desiderati durante l'utilizzo del servizio McAfee SaaS. Ogni sezione è ulteriormente suddivisa in capitoli che raggruppano le informazioni in base alla funzionalità e alle attività associate. È pertanto possibile accedere direttamente all'argomento contenente le informazioni necessarie per conseguire i propri obiettivi. Ricerca della documentazione sul servizio di McAfee SaaS McAfee fornisce le informazioni necessarie durante ciascuna fase di implementazione del servizio, dall'installazione all'utilizzo quotidiano e alla risoluzione dei problemi. Dopo il rilascio dell'aggiornamento di un servizio, le relative informazioni vengono aggiunte al sito di assistenza su McAfee SaaS and Web Security Support. Attività 1 Accedere alla pagina relativa al sito web di assistenza su McAfee SaaS and Web Security Support all'indirizzo 2 In Informazioni di base, fare clic su Materiali di riferimento 3 In Reference Materials, scorrere fino alle informazioni desiderate: Miglioramenti al servizio e Note di rilascio Materiali di formazione Guide di riferimento ai servizi 6 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

7 1 1 Archiving Archiving è un servizio basato su cloud che consente di archiviare automaticamente i messaggi in una posizione centralizzata sicura. Inoltre, consente di effettuare ricerche nelle archiviate per individuare e recuperare rapidamente i messaggi desiderati. Figura 1-1 Architettura di Archiving SaaS Archiving Guida dell'amministratore 7

8 1 Archiving 8 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

9 2 Gestione dell'archivio Gli Amministratori clienti si occupano delle seguenti attività: configurazione degli utenti e dei server e gestione delle origini nella Control Console. Risorse e informazioni sulla configurazione Prima di eseguire qualsiasi attività nella Control Console, è opportuno che gli Amministratori clienti consultino la documentazione pertinente. Tabella 2-1 Elenco di controllo relativo ai documenti sulla configurazione Documento Archiving Guida di attivazione del servizio Account Management Administrator Guide (Guida per l'amministratore della gestione account) Archiving Quick Setup Guide for Microsoft Exchange Server (Guida rapida all'installazione di per Microsoft Exchange Server) Scopo Fornisce una panoramica del processo di configurazione e attivazione. Include anche informazioni sull'accesso e sulla connettività specifiche per il cliente. Descrive le operazioni di configurazione degli utenti e della Control Console necessarie per la configurazione di Archiving. Esaminare le informazioni seguenti: Gestione dei domini Gestione degli utenti e di altri amministratori Fornisce informazioni importanti sulla configurazione dei server , operazione preliminare alla configurazione della connettività dei servizi in Archiving. Selezionare la guida appropriata per il server utilizzato: Exchange Server 2000 Exchange Server 2010 Exchange Server 2003 Exchange Server 2013 Exchange Server 2007 SaaS Archiving Guida dell'amministratore 9

10 2 Gestione dell'archivio Risorse e informazioni sulla configurazione 10 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

11 3 Configurazione 3 di Archiving Prima di iniziare a utilizzare il servizio Archiving, è necessario eseguire la procedura richiesta, che comprende la selezione delle opzioni Percorso archiviazione dati, Durata conservazione dati in archivio ed Eliminazione selettiva. È inoltre necessario aggiungere almeno un revisore delle modifiche dell'archivio. Sommario Autorizzazione delle modifiche alle impostazioni di archiviazione Prima configurazione dell'archivio Aggiunta dell'indirizzo del primo revisore Modifica delle impostazioni di archiviazione Autorizzazione delle modifiche alle impostazioni di archiviazione Un revisore delle modifiche dell'archivio è una persona che riceve dall'amministratore l'autorizzazione per esaminare e quindi approvare o rifiutare le modifiche apportate alle impostazioni di Archiviazione in Archiving. Gestione dell'approvazione modifiche Gli Amministratori clienti e i ruoli di livello superiore gestiscono l'elenco di indirizzi di approvazione tramite la sezione Approvazione modifica della scheda Archiviazione. Gli Amministratori possono aggiungere e rimuovere gli indirizzi in base alle necessità. Il numero massimo di revisori è 10. È necessario verificare la validità di ogni nuovo indirizzo prima di approvarlo e autorizzarlo come nuovo revisore. Una volta aggiunto il primo revisore, tutte le successive modifiche dell'elenco di indirizzi devono essere approvate da un revisore delle modifiche dell'archivio esistente. Il processo di approvazione Il processo di approvazione in genere comporta i seguenti passaggi. 1 Un Amministratore apporta una modifica alle impostazioni per la conservazione globale, l'eliminazione selettiva o l'elenco di revisori delle modifiche dell'archivio. 2 A ogni revisore delle modifiche dell'archivio viene inviata una notifica in cui viene richiesto di approvare o rifiutare la modifica. 3 Un revisore delle modifiche dell'archivio risponde all' approvando o rifiutando la modifica. È richiesta una sola risposta. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 11

12 3 Configurazione di Archiving Prima configurazione dell'archivio 4 Tutti i revisori delle modifiche dell'archivio vengono informati della decisione del primo revisore tramite . 5 Se approvata, la modifica viene registrata nel rapporto Configurazione dell'archiviazione. Prima configurazione dell'archivio Se è la prima volta che si utilizza Archiving, prima di iniziare ad archiviare messaggi è necessario completare il processo di configurazione. Prima di iniziare Per completare il processo di configurazione, è necessario essere un utente con privilegi di Amministratore clienti o superiori. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare la scheda Archiving. Si viene reindirizzati automaticamente alla scheda Configurazione Archiviazione. 2 Selezionare il Percorso archiviazione dati desiderato. 3 Selezionare la Durata conservazione dati in archivio. 4 Se necessario, scegliere se attivare la funzione Eliminazione selettiva. 5 Fare clic su Salva. Viene visualizzato un messaggio di conferma della selezione. A questo punto, il Percorso archiviazione dati viene salvato ma non bloccato. È possibile modificare questo valore finché le origini non vengono attivate. Successivamente, il valore diventa definitivo. 6 Fare clic su OK. Si viene reindirizzati automaticamente alla scheda Origini . Effettuare le operazioni seguenti: Aggiungere gli utenti seguendo le istruzioni fornite in Gestione account. Aggiungere e attivare le origini . Aggiungere almeno un revisore delle modifiche dell'archivio in Approvazione modifica. Aggiunta dell'indirizzo del primo revisore È necessario aggiungere almeno l'indirizzo di un revisore delle modifiche dell'archivio alla sezione Approvazione modifica della finestra. L'Amministratore può iniziare ad aggiungere il proprio indirizzo . Dopo avere aggiunto un indirizzo , le restanti opzioni della scheda Archiviazione diventano attive ed è possibile effettuare ulteriori modifiche. Prima di iniziare Per aggiungere l'indirizzo di un revisore, è necessario essere un Amministratore clienti o ricoprire un ruolo di livello superiore. 12 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

13 Configurazione di Archiving Modifica delle impostazioni di archiviazione 3 Per le definizioni delle opzioni, fare clic su? nell'interfaccia. Attività 1 Selezionare Archiving Configurazione Archiviazione. 2 Scorrere fino ad Approvazione modifica, immettere un indirizzo valido nel campo Indirizzo del revisore e fare clic su Aggiungi. 3 Fare clic su Salva. Viene effettuata una verifica della richiesta e viene inviata un' all'indirizzo immesso. 4 Eseguire il client e aprire l' da Archiving. 5 Fare clic sul link Convalida. Si viene reindirizzati a una nuova pagina web in cui viene verificato che l'indirizzo sia stato immesso come revisore. 6 Tornare a Archiving. Potrebbe essere necessario eseguire di nuovo l'accesso per aggiornare la pagina oppure fare clic sulla scheda Archiving. 7 Selezionare Archiving Configurazione Archiviazione per visualizzare le modifiche. Tutte le opzioni diventano attive e l'indirizzo viene aggiornato nell'elenco Approvazione modifica con lo stato Verificato. Modifica delle impostazioni di archiviazione Una volta completato il processo di configurazione, è possibile tornare alle impostazioni di archiviazione in qualsiasi momento per apportare ulteriori modifiche. Prima di iniziare Per poter effettuare ulteriori modifiche delle impostazioni di archiviazione, è necessario completare la configurazione iniziale e aggiungere almeno un revisore delle modifiche dell'archivio. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Archiving Configurazione Archiviazione. 2 Modificare le impostazioni in base alle specifiche esigenze. Selezionare un nuovo Percorso archiviazione dati. Il Percorso archiviazione dati è modificabile se non è stata ancora attivata un'origine . Selezionare una nuova Durata conservazione dati in archivio. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 13

14 3 Configurazione di Archiving Modifica delle impostazioni di archiviazione Attivare o disattivare Eliminazione selettiva. Aggiungere o rimuovere un revisore delle modifiche dell'archivio in Approvazione modifica. Informare gli altri utenti che verranno aggiunti e che riceveranno un' di verifica. 3 Fare clic su Salva. Le modifiche verranno applicate solo dopo il salvataggio. Il valore modificato resta bloccato finché non viene approvato o rifiutato da un revisore delle modifiche dell'archivio. I nuovi revisori delle modifiche dell'archivio devono verificare il proprio indirizzo prima di poter essere approvati o rifiutati. È necessario aggiornare la pagina ed eseguire di nuovo l'accesso per visualizzare le modifiche dello stato. 14 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

15 4 Creazione 4 e gestione di origini L'aggiunta e la conservazione di origini consente a Archiving di recuperare dai server e di memorizzare i messaggi nell'archivio. In Archiving una origine corrisponde a una casella del diario su un server . Con la funzionalità di inserimento nel diario di Microsoft Exchange, viene registrata una copia, o diario, di tutti i messaggi inviati e ricevuti elaborati da Exchange Server. L'inserimento nel diario garantisce l'acquisizione e archiviazione dei destinatari degli elenchi di distribuzione e dei destinatari in Ccn. Exchange Server invia il messaggio copiato in una casella dedicata denominata casella destinataria del diario, ubicata anch'essa in Exchange Server. Il servizio, quindi, recupera il messaggio dalla casella destinataria del diario e lo archivia. Ogni database Exchange può avere la propria casella del diario. È possibile avere più caselle del diario in un unico server e più server nello stesso ambiente in uso. Dopo l'attivazione, Archiving interroga ogni origine a intervalli di 15 minuti per verificare la presenza di messaggi. Viene quindi eseguito il pull dei nuovi messaggi in archivi ridondanti fuori sede. La gestione delle origini consiste nella creazione e conservazione delle origini per le origini attive e della cronologia. Sommario Configurazione della connessione per l'origine Configurazione degli avvisi per le origini Upgrade o sostituzione del server Configurazione della connessione per l'origine Per consentire le comunicazioni tra Archiving e il server , aggiungere un'origine e configurarne le opzioni di connessione. Le origini sono richieste sia per le caselle del diario attive, sia per i messaggi della cronologia. Prima di iniziare Attenersi alle seguenti linee guida: Per configurare o modificare un'origine , è necessario essere un Amministratore clienti. Accertarsi che la casella sia stata configurata correttamente sul server . Prima di aggiungere e attivare la prima origine , è necessario configurare gli utenti in Gestione account. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 15

16 4 Creazione e gestione di origini Configurazione della connessione per l'origine Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Archiving Configurazione Origini . 2 Fare clic su Nuovo. Se si tratta della prima origine , viene visualizzato un messaggio. Prima di impostare le origini creare gli utenti in Gestione account. Fare clic su OK per continuare o su Annulla se gli utenti non sono stati ancora configurati. Figura 4-1 Finestra Nuova origine 3 Configurare le opzioni desiderate in Connessione. Le opzioni disponibili consentono a Archiving di comunicare con il server . 4 Scegliere se richiedere una convalida da parte dell'autorità di certificazione. 5 Specificare se l'origine è applicabile ai messaggi della cronologia. Questa opzione richiede uno spazio di archiviazione aggiuntivo per i messaggi della cronologia. 6 Indicare se si desidera attivare la nuova origine . Si noti che il pulsante Salva non è al momento attivo. 7 Impostare un eventuale periodo di attesa per l'origine . La durata minima del periodo di attesa deve essere di almeno 30 minuti, ma non deve superare le 10 ore. 8 Verificare la connessione al server , se necessario. Il pulsante Salva è ora attivo. 16 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

17 Creazione e gestione di origini Configurazione degli avvisi per le origini 4 9 Salvare l'origine Per salvare un'origine non attiva, completare prima i campi Nome server, Porta e Nome utente casella . Per salvare un'origine attiva, completare tutti i campi, selezionare Attiva e fare clic su Verifica connettività. a b Verificare le selezioni effettuate. Fare clic su Salva. La finestra Nuova origine si chiude. L'origine è ora configurata per il trasferimento dei messaggi dal server all'archivio. Configurazione degli avvisi per le origini La configurazione di avvisi per le origini consente di ricevere notifiche automatiche in caso di problemi di connettività, autenticazione, ingest o coda diario dell'origine . Prima di iniziare Per configurare o modificare un'origine , è necessario essere un Amministratore clienti. È necessario completare e salvare tutte le impostazioni di Origine necessarie nella scheda Connessione prima di configurare gli avvisi. Per le definizioni delle opzioni, fare clic su? nell'interfaccia. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 17

18 4 Creazione e gestione di origini Upgrade o sostituzione del server Attività 1 Aprire un'origine e fare clic sulla scheda Avvisi. Figura 4-2 Scheda Avvisi della finestra Origini 2 Completare il modulo e fare clic su Salva. Upgrade o sostituzione del server È possibile effettuare l'upgrade della versione di Exchange Server sul server o sostituire un server esistente e verificare nel contempo che tutti i messaggi siano stati archiviati correttamente. Prima di iniziare L'utente deve essere in grado di eseguire attività sul server e di modificare le origini nella Control Console. Attività 1 Disattivare la funzione di invio e ricezione dei messaggi da parte del server. 2 Monitorare la casella del diario fino a quando tutti i messaggi sono stati selezionati e rimossi da Archiving. 18 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

19 Creazione e gestione di origini Upgrade o sostituzione del server 4 3 Aprire la Control Console e deselezionare l'impostazione Attiva in ciascuna origine che punta al server precedente. In tal modo è possibile evitare che Archiving tenti di importare messaggi dalle caselle del diario durante l'upgrade. 4 Completare l'upgrade e verificare che sia disattivata la funzione di invio e ricezione di messaggi da parte del server fino al completamento dell'inserimento nel diario. 5 Una volta completato l'upgrade e attivata la funzione di inserimento nel diario, consentire il flusso dei messaggi verso il server. 6 Aprire la Control Console e modificare le origini in modo che utilizzino l'indirizzo e il formato corretti del nuovo server. 7 Attivare, verificare e salvare ogni origine . a Selezionare Attiva. b c Fare clic su Verifica connettività per verificare che Archiving possa stabilire la connessione al server. Fare clic su Salva. 8 Monitorare le caselle del diario per verificare che i messaggi siano importati correttamente. Dopo essere stata attivata, l'origine viene interrogata per verificare la presenza di nuovi messaggi entro 15 minuti circa. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 19

20 4 Creazione e gestione di origini Upgrade o sostituzione del server 20 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

21 5 Archiviazione 5 dei messaggi della cronologia Il processo relativo all'origine può essere utilizzato anche per l'archiviazione dei dati cronologici. Tuttavia, i due processi presentano differenze sostanziali. L'archiviazione dei messaggi della cronologia può essere utilizzata per: Messaggi salvati prima di attivare Archiving. Messaggi salvati al di fuori del processo di inserimento nel diario di Exchange. Messaggi salvati in file.pst. Messaggi che si trovano ancora su Exchange Server. Cosa differenzia l'archiviazione dei dati cronologici? I messaggi della cronologia vengono archiviati per un intervallo di tempo indefinito, mentre i messaggi standard vengono memorizzati in base al periodo di conservazione. Il numero totale dei messaggi della cronologia archiviati è limitato allo spazio di archiviazione previsto dal Contratto di servizio. Processo di archiviazione dei messaggi della cronologia Quando l'origine della cronologia è attiva, il sistema esegue il processo di ingest di tutti i messaggi che sono stati spostati nella casella della cronologia sul server . Quando un messaggio viene spostato nell'archivio, viene eliminato dalla casella . Questo processo continua fino a quando la casella risulta vuota o lo spazio di archiviazione della cronologia è pieno. Archiving disattiva automaticamente l'origine della cronologia quando viene raggiunto il limite massimo di archiviazione dei dati della cronologia. Per continuare, acquistare altro spazio di archiviazione e riattivare l'origine della cronologia. Monitoraggio dell'archiviazione dei messaggi della cronologia Archiving utilizza la funzionalità di avviso Origine per generare notifiche automatiche quando lo spazio di archiviazione disponibile è esaurito o è stato superato. Per ricevere notifiche sullo stato dello spazio di archiviazione della cronologia, attivare gli avvisi. Inoltre, è possibile eseguire le seguenti operazioni: Verificare la presenza di messaggi in attesa di essere archiviati nella casella della cronologia del server . Visualizzare la scheda Panoramica per verificare che l'origine sia attiva. Nella scheda Panoramica controllare il valore del campo Utilizzo dell'archiviazione dei dati cronologici. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 21

22 5 Archiviazione dei messaggi della cronologia Utilizzo di più origini della cronologia per migliorare le prestazioni di importazione Sommario Utilizzo di più origini della cronologia per migliorare le prestazioni di importazione Configurazione di un server per archiviare i messaggi della cronologia Configurazione di un'origine cronologica Archiviazione di messaggi della cronologia che includono tipi di formato diversi Utilizzo di più origini della cronologia per migliorare le prestazioni di importazione Il tempo necessario per importare i messaggi della cronologia dipende dalle risorse disponibili del server e della connessione Internet. La creazione di più origini della cronologia consente di ridurre il tempo necessario per completare un'importazione cronologica di grandi dimensioni. Per migliorare le prestazioni dell'importazione, provare a seguire i suggerimenti seguenti: Per importazioni superiori a qualche centinaia di GB, provare a gestire i dati della cronologia su un server dedicato temporaneo. Questa strategia consente di dedicare la massima quantità di I/O del server/disco all'importazione, riducendo l'impatto sull'ambiente di produzione. Provare a creare più caselle di posta in arrivo sul server temporaneo, ognuna popolata con una quantità uniforme di dati della cronologia e con un'origine cronologica separata. I clienti possono verificare che l'infrastruttura e la larghezza di banda della rete del "percorso critico" siano prive di colli di bottiglia critici. Configurazione di un server per archiviare i messaggi della cronologia Per archiviare i messaggi della cronologia è necessario create un'apposita casella della cronologia sul server . Prima di iniziare Attenersi alle seguenti linee guida: Tutti i messaggi della cronologia devono avere lo stesso formato. In caso di una combinazione di messaggi con diario busta e senza diario busta, potrebbero verificarsi problemi di archiviazione o le ricerche effettuate in Archiving potrebbero generare risultati imprevisti. La casella della cronologia sul server non può essere una casella del diario. La casella della cronologia non può appartenere a un utente attivo dal momento che tutti i relativi messaggi verranno eliminati dopo l'archiviazione. Non inoltrare o inviare messaggi alla casella della cronologia. Questa operazione modifica le informazioni relative a mittente e destinatario, nonché altri metadati dei messaggi. Per conservare una copia dei messaggi della cronologia oltre alla versione archiviata, copiarli all'esterno della casella dei messaggi della cronologia. 22 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

23 Archiviazione dei messaggi della cronologia Configurazione di un'origine cronologica 5 Attività 1 Creare una casella per i messaggi della cronologia sul server . 2 Copiare i messaggi che si desidera archiviare nella casella della cronologia. I messaggi possono provenire dalle caselle dell'utente o dai file.pst dell'utente. Una volta copiati tutti i messaggi, è possibile accedere a Archiving e creare una nuova origine della cronologia. Configurazione di un'origine cronologica È possibile configurare un'origine per archiviare i messaggi della cronologia. Prima di iniziare Accertarsi che la casella sia stata configurata correttamente sul server per l'archiviazione dei messaggi della cronologia. Seguire le linee guida riportate per la creazione di un'origine della cronologia: Utilizzare il tipo Formato messaggio corrispondente alla versione di Exchange che ha originariamente inserito i messaggi nel diario. In caso contrario, selezionare il tipo di formato Generico. Selezionare sempre Cronologica. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Archiving Configurazione Origini , quindi fare clic su Nuova. Viene visualizzata la finestra Nuova origine . 2 Completare il modulo e fare clic su Salva. Archiviazione di messaggi della cronologia che includono tipi di formato diversi Per archiviare i messaggi della cronologia è necessario che questi siano tutti dello stesso tipo. In presenza di una combinazione di messaggi di formati differenti, separarli e archiviarli nelle origini corrispondenti. Prima di iniziare Rivedere le informazioni per la gestione dei server e la configurazione delle origini . Attività 1 Creare una casella della cronologia separata sui server per ogni tipo di formato. 2 Organizzare i messaggi in ciascuna delle caselle della cronologia corrispondenti sui server . 3 In Archiving creare un'origine che punti alla prima casella della cronologia. 4 Impostare il tipo Formato messaggio sul formato appropriato. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 23

24 5 Archiviazione dei messaggi della cronologia Archiviazione di messaggi della cronologia che includono tipi di formato diversi 5 Attivare l'origine e archiviare tutti i messaggi nella casella associata. 6 Ripetere l'operazione per ciascuno dei formati restanti. 24 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

25 6 Ricerca 6 nell'archivio La creazione di una ricerca consente di trovare, visualizzare ed esportare messaggi attualmente memorizzati nell'archivio. Per creare una ricerca, digitare i dati conosciuti sul messaggio (o sui messaggi) nei campi dei criteri e fare clic su Cerca. Sommario Miglioramento dei risultati di ricerca Evitare le parole non significative Utilizzo della ricerca semplice Utilizzo della ricerca avanzata Ricerca mediante ID archivio Visualizzazione di un messaggio archiviato Salvataggio delle ricerche per un utilizzo successivo Esportazione di messaggi Miglioramento dei risultati di ricerca È possibile migliorare i risultati della ricerca seguendo alcune linee guida e procedure consigliate. Utilizzare la giusta combinazione di termini di ricerca e funzionalità di filtraggio per trovare rapidamente le necessarie. Regole della ricerca di base Compilare almeno un campo di ricerca per iniziare una nuova ricerca. Maggiore è il numero di campi compilati e più specifica sarà la ricerca, ovvero più limitato sarà il numero di risultati. Per i campi di ricerca non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole. La ricerca di Sales Reports equivale alla ricerca di sales reports. Scegliere con attenzione i termini di ricerca. Utilizzare parole o frasi che possono trovarsi esclusivamente nel messaggio che si desidera trovare. Evitare l'uso di parole o frasi comuni come un, uno e il. Altre regole per le ricerche complesse La maggior parte dei caratteri speciali (compresi +-&!><) vengono interpretati come testo normale se utilizzati all'interno di una parola o di una frase; altri caratteri speciali (compreso #) vengono ignorati. È possibile effettuare ricerche con i caratteri jolly asterisco finale (*) e punto interrogativo (?). L'utilizzo di un asterisco consente di cercare uno o più caratteri, mentre con il punto interrogativo si cerca un singolo carattere. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 25

26 6 Ricerca nell'archivio Miglioramento dei risultati di ricerca È possibile eseguire una ricerca fra gli indirizzi utilizzando l'intero indirizzo, il solo dominio o qualsiasi parte dell'indirizzo. Selezionare Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole per determinare il modo in cui deve essere interpretato il testo immesso. Linee guida per i caratteri speciali Non utilizzare i caratteri speciali da soli. Alcuni caratteri speciali sono consentiti e possono essere interpretati come testo normale se inclusi in una stringa alfanumerica. I caratteri speciali all'inizio o alla fine di una stringa vengono spesso ignorati. Tabella 6-1 Caratteri speciali interpretati come testo normale Carattere speciale Nome + Segno più - Trattino & Barra E commerciale! Punto esclamativo ) Parentesi chiusa ( Parentesi aperta { Parentesi graffa aperta } Parentesi graffa chiusa [ Parentesi quadra aperta ] Parentesi quadra chiusa ^ " Virgolette ~ Tilde : Due punti Accento circonflesso Ricerche con caratteri jolly La ricerca in archivio supporta due tipi di caratteri jolly, l'asterisco (*) e il punto interrogativo (?), inseriti all'interno o alla fine di una stringa. Un carattere jolly non può essere inserito all'inizio di una stringa di testo. Si consiglia di non inserire un carattere jolly all'inizio di un termine di ricerca e di non utilizzarlo con un numero limitato di caratteri. Ad esempio, il termine di ricerca cavallo* restituisce risultati più rapidi e precisi rispetto a c* o c*l. I caratteri jolly non possono essere utilizzati nella ricerca di frasi. La combinazione di caratteri jolly e caratteri speciali può causare incongruenze nei risultati della ricerca. Ad esempio,.doc* e doc* restituiscono risultati differenti. Esempi di ricerca con caratteri jolly asterisco (*) L'asterisco (*) consente di eseguire la ricerca di uno o più caratteri. 26 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

27 Ricerca nell'archivio Miglioramento dei risultati di ricerca 6 Tabella 6-2 Esempi di ricerca con caratteri jolly asterisco (*) Termine di ricerca greg* gre* pi*a *pin Restituisce... greg, gregs, gregg, gregory, gregorian greg, gregs, gregg, gregory, gregorian pina, pinta, pinza pina, pila, pizza, pirata Non consentito Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?) Il punto interrogativo (?) consente di eseguire la ricerca di caratteri singoli. Tabella 6-3 Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?) Termine di ricerca greg? pin? pi?a p??no?pin Restituisce... gregs, gregg pino, pina pila, pina piano, panno, pruno Non consentito Indirizzi I campi Da e Destinatario consentono di cercare indirizzi nei campi A e Da dell'intestazione del messaggio. È possibile cercare un indirizzo completo ad esempio Giuseppe.Rossi@esempio.it, solo la parte locale (Giuseppe.Rossi) o solo il dominio (esempio.it). È inoltre possibile cercare all'interno della parte locale e del dominio utilizzando parti di ogni frase come Giuseppe, Rossi, esempio o com. Utilizzare le diverse opzioni di ricerca in modo strategico per espandere o restringere i risultati della ricerca. Utilizzare l'indirizzo completo per limitare i risultati a un indirizzo specifico. Utilizzare la parte locale per trovare tutti i messaggi associati a un determinato nome o account utente. Utilizzare la parte di dominio per trovare tutti i messaggi associati a un determinato dominio. Utilizzare solo le parti di un indirizzo per espandere la ricerca e trovare tutti gli indirizzi associati a uno o più termini. All'interno di un indirizzo è possibile cercare una parte o un termine di cui è stato modificato il tipo di testo o l'uso delle maiuscole/minuscole. Testo separato da un carattere speciale. Passaggio da lettere maiuscole a lettere minuscole e viceversa. Passaggio da caratteri alfabetici a caratteri numerici e viceversa È possibile utilizzare i caratteri jolly con termini di ricerca all'interno di un indirizzo . SaaS Archiving Guida dell'amministratore 27

28 6 Ricerca nell'archivio Miglioramento dei risultati di ricerca Non è possibile effettuare ricerche in base a una combinazione di termini di ricerca che non costituiscono una parte locale, un dominio o un indirizzo completo. Tabella 6-4 Ricerche dell'indirizzo GiuseppeM.Rossi7@esempio.secondario.it Ricerca di parti dell'indirizzo ... Indirizzo completo I termini di ricerca validi includono... I termini di ricerca non validi includono... GiuseppeM.Rossi7@esempio.secondario.it GiuseppeM.Rossi7@esempio.secondario Rossi7@esempio.secondario.it Parte locale Dominio GiuseppeM.Ros si7 Giuseppe 7 M esempio.secondario.it esempio secondario it Rossi GiuseppeM Rossi7 GiuseppeM.Rossi esempio.secondario esempio.it In alcuni casi, viene visualizzato un nome con l'indirizzo . Ad esempio, Giuseppe Rossi <ammin@esempio.it>. In questo caso, la ricerca del nome Giuseppe o del cognome Rossi restituisce messaggi associati a Giuseppe Rossi e all'indirizzo ammin@esempio.it. 28 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

29 Ricerca nell'archivio Miglioramento dei risultati di ricerca 6 Esempi di ricerca di indirizzi Tabella 6-5 Esempi di ricerca di indirizzi Termine di ricerca leo leo rossi Restituisce... Leo Bianchi <leo@impresa.it> Leonardo Rossi <leo.rossi@altro.it> Leo Rossi <lrossi@test.it> Leo Verdi <leo99@test.it> Leo Bianchi <leo@impresa.it> Leonardo Rossi <leo@altro.it> Leo Rossi <lrossi@test.it> Leo Verdi <leo99@test.it> Leo Verdi <lv99@speciale.it> Pino Rossi <leo111@speciale.it > Leo Verdi <lv99@speciale.it> Pino Rossi <leo111@speciale.it > Pino Verdi <pino.verdi@leo.it> Pino Verdi <pino.verdi@leo.it> Pino Rossi <prossi99@test.it> Giuseppe Rossi <grossi@impresa.it> GigiR <gigi_rossi@altro.it> Pino Bianchi <p.bianchi@rossi.it> impresa.it filiale.impresa.it leo@impresa.it Leo Bianchi <leo@impresa.it> Giuseppe Rossi <grossi@impresa.it> Leo Bianchi <leo@filiale.impresa.it> Giuseppe Rossi <grossi@filiale.impresa.it> Leo Bianchi <leo@impresa.it> Mario Verde <leo@impresa.it> le* Leo Verdi <lv99@speciale.it> Leandro Neri <ln@test.it> Pino Rossi <leo111@speciale.it > Bruno levi <levi333@impresa.it > Pino Verdi <pino.verdi@leo.it> Mario Tozzi <mtozzi@leopardo.it > SaaS Archiving Guida dell'amministratore 29

30 6 Ricerca nell'archivio Miglioramento dei risultati di ricerca Ricerca con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole La ricerca in archivio consente di cercare parole o frasi specifiche all'interno di un messaggio . È inoltre possibile applicare regole agli stessi campi di testo per filtrare i risultati Quando si immettono più termini di ricerca in un campo di testo, è possibile trattarli come una frase esatta, come singoli termini o come gruppo di termini. Nelle ricerche evitare l'uso di parole comuni come un, uno o il. Generalmente la ricerca ignora le parole comuni. Utilizzare invece parole e frasi specifiche delle che si desidera visualizzare o scaricare. Ricerca con l'opzione Frase: consente di trovare le contenenti la frase esatta con le parole esattamente nell'ordine specificato. Ricerca con l'opzione Qualsiasi parola: consente di trovare le contenenti una o più parole specificate, indipendentemente dall'ordine. Ricerca con l'opzione Tutte le parole: consente di trovare le contenenti tutte le parole specificate in qualsiasi ordine. Non è possibile utilizzare i caratteri jolly in una ricerca di frasi. Esempi di ricerca con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole La ricerca dei termini milano memo restituisce serie di risultati diverse a seconda di come si applicano le regole. 30 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

31 Ricerca nell'archivio Evitare le parole non significative 6 Tabella 6-6 Ricerca di milano memo con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole Regola Restituisce il testo... Ma non... Frase martedì milano memo milano memo risposta milan o trasp orti mem o firenz e mem o mem o per milan o trasp orti mem o firenz e trasp orti Qualsiasi parola martedì milano memo firenze memo firenze trasporti milano memo risposta memo per milano milano trasporti memo trasporti memo Tutte le parole martedì milano memo milano memo risposta milano trasporti memo memo per milano firenze memo firenze trasporti trasporti memo Evitare le parole non significative Le parole non significative comprendono parole di uso comune che vengono ignorate dal sistema quando si effettua una ricerca in quanto è difficile che restituiscano risultati univoci. Quando si imposta una ricerca, è consigliabile utilizzare parole e frasi specifiche dei messaggi che si desidera trovare, evitando parole e frasi generiche o utilizzate molto frequentemente. In Archiving sono supportate diverse lingue ed è disponibile un elenco di parole non significative per ciascuna lingua. Utilizzo della ricerca semplice Le opzioni di ricerca semplice consentono di cercare i messaggi archiviati in modo rapido. È possibile specificare uno o più criteri di ricerca, tra cui il mittente e/o il destinatario del messaggio , la data di invio del messaggio e le parole o le frasi incluse nel messaggio. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 31

32 6 Ricerca nell'archivio Utilizzo della ricerca semplice Individuazione di mediante la ricerca semplice Utilizzare il modulo di ricerca per trovare i messaggi in base a un indirizzo, a un intervallo di date o a un testo. Attenersi alle seguenti linee guida: Compilare un campo per trovare i messaggi corrispondenti a un unico valore. Compilare più campi per trovare i messaggi corrispondenti a tutti i valori. Combinare campi aggiuntivi con una ricerca di tipo Testo messaggio per filtrare i risultati in una ricerca Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole Quando si seleziona Frase, non è possibile utilizzare i caratteri jolly. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Archiving Messaggi archiviati. La ricerca viene visualizzata per impostazione predefinita. 2 Compilare uno o più dei seguenti campi: Da Destinatario Intervallo date Testo messaggio 3 Fare clic su Cerca. I messaggi corrispondenti ai criteri di ricerca vengono visualizzati nel riquadro Risultati. Esempi di ricerca Nell'esempio seguente vengono confrontati i risultati di due ricerche simili, una eseguita con l'opzione Frase e l'altra effettuata con l'opzione Qualsiasi parola in una ricerca Testo messaggio. 32 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

33 Ricerca nell'archivio Utilizzo della ricerca semplice 6 Tabella 6-7 Esempi di ricerca Criteri Restituisce... Non... Destinatario: pino@dominio.it Intervallo date: dall'01/07/2009 all'01/11/2009 Testo messaggio con Frase: milano memo I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti la frase milano memo. I messaggi inviati a Pino nel giugno 2009 contenenti la frase milano memo. I messaggi inviati a Pino nell'agosto 2009 contenenti la frase memo per milano. I messaggi inviati a Stefano tra luglio e ottobre 2009 contenenti la frase milano memo. Destinatario: pino@dominio.it Intervallo date: dall'01/07/2009 all'01/11/2009 Testo messaggio con Qualsiasi parola: milano memo Destinatario: pino@dominio.it Intervallo date: dall'01/07/2009 all'01/11/2009 Testo messaggio con Tutte le parole: milano memo I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti le parole milano o memo, comprese le seguenti stringhe: milano memo viaggio a milano firenze memo I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti le parole milano e memo nella riga dell'oggetto, comprese le seguenti stringhe: milano memo memo per ufficio di milano memo relativo a software milano I messaggi inviati a Pino nel giugno 2009 contenenti le parole milano o memo, comprese le seguenti stringhe: milano memo, viaggio a milano,firenze memo. I messaggi inviati a Stefano tra luglio e ottobre 2009 contenenti le parole milano o memo, comprese le seguenti stringhe: milano memo,viaggio a milano,firenze memo. I messaggi inviati a Pino nel giugno 2009 contenenti entrambe le parole milano e memo nella riga dell'oggetto, comprese le seguenti stringhe: milano memo e memo per ufficio di milano. La posta inviata a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenente una sola delle parole milano o memo nella riga dell'oggetto, comprese le seguenti stringhe: convention di milano, viaggio a milano, firenze memo. I messaggi inviati a Stefano tra luglio e ottobre 2009 contenenti entrambe le parole nella riga dell'oggetto, comprese le stringhe milano memo, memo per l'ufficio di milano e memo relativo al software di milano. I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti la parola milano nella riga dell'oggetto e memo nel corpo del messaggio. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 33

34 6 Ricerca nell'archivio Utilizzo della ricerca avanzata Utilizzo della ricerca avanzata Le opzioni di ricerca avanzata consentono agli utenti con privilegi di Amministratore clienti di definire criteri di ricerca per una vasta tipologia di elementi contenuti nei messaggi archiviati rispetto ai criteri di ricerca semplice. Questa funzione consente di conseguenza una maggiore precisione nelle ricerche. Le opzioni di ricerca avanzata consentono di effettuare ricerche nei messaggi in base a: Intestazione del messaggio Riga dell'oggetto Corpo del messaggio Corpo dell'allegato Inoltre, è possibile cercare dati all'interno dei metadati del messaggio, come ad esempio: Nomi degli allegati Dimensioni del messaggio Ricerca di messaggi mediante la ricerca avanzata Le opzioni di ricerca avanzata consentono di creare ricerche più complesse e perfezionare i termini di ricerca. Attenersi alle seguenti linee guida: Applicare Frase, Qualsiasi parola e Tutte le parole per specificare le regole appropriate per ciascun campo: Intestazione, Oggetto, Corpo, Contenuti allegato. Applicare Tutte o Qualsiasi se si desidera impostare regole per tutti i quattro campi per la ricerca dei contenuti. La combinazione di Tutte e Frase restringe ulteriormente la sfera di ricerca. La combinazione di Qualsiasi e Qualsiasi parola restringe limitatamente la ricerca. I caratteri jolly non possono essere utilizzati per la ricerca di tipo Frase. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Archiving Messaggi archiviati. 2 Selezionare Ricerca avanzata nel riquadro Criteri. 3 Completare uno dei seguenti campi per effettuare la ricerca in base all'indirizzo o alla data: Da Destinatario Intervallo date 4 Completare i campi desiderati del messaggio, Intestazione, Oggetto, Corpo o Contenuti allegato, per cercare il contenuto del messaggio. a Selezionare Tutte o Qualsiasi per restringere i termini di ricerca. b c Immettere le parole da cercare in ciascun campo, in base alle necessità. Selezionare Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole per perfezionare i criteri di ricerca. 5 Immettere un Nome allegato per cercare i messaggi a cui è allegato un file specifico. 34 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

35 Ricerca nell'archivio Utilizzo della ricerca avanzata 6 6 Selezionare l'opzione Dimensioni messaggio (KB) e digitare un valore o un intervallo di valori per le dimensioni, in KB. 7 Fare clic su Cerca. I messaggi corrispondenti ai criteri di ricerca vengono visualizzati nel riquadro Risultati. Esempi di ricerca avanzata Negli esempi che seguono vengono confrontati i risultati di due ricerche simili in cui si utilizzano i criteri Tutte, Qualsiasi, Frase e Qualsiasi parola per la ricerca del contenuto desiderato. Gli esempi riportati mostrano come combinazioni diverse possano generare ricerche più generiche o più specifiche. Tabella 6-8 Esempi di ricerca Criteri Corrispondenza: Tutti Oggetto con Frase: milano memo Corpo con Frase: totali vendite Corrispondenza: Tutti Oggetto con Qualsiasi parola: milano memo Corpo con Frase: totali vendite Corrispondenza: Tutti Oggetto con Frase: milano memo Corpo con Frase: totali vendite Corrispondenza: Tutti Oggetto con Qualsiasi parola: milano memo Corpo con Frase: totali vendite Restituisce i messaggi che includono... milano memo nella riga dell'oggetto. e totali vendite nel corpo dell'oggetto. Qualsiasi combinazione di milano e memo nella riga dell'oggetto: milano memo milano trasporti firenze memo e totali vendite nel corpo dell'oggetto. milano memo nella riga dell'oggetto. o totali vendite nel corpo dell'oggetto. Qualsiasi combinazione di milano e memo nella riga dell'oggetto: milano memo milano trasporti firenze memo o totali vendite nel corpo dell'oggetto. Regole per la ricerca multilingue La ricerca avanzata consente di cercare nell'oggetto, nel corpo del messaggio, nel contenuto dell'allegato e nei nomi degli allegati parole e frasi di più lingue. La funzione non è applicabile alla ricerca nelle intestazioni. Nell'intestazione è possibile effettuare solo la ricerca di testo in inglese. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 35

36 6 Ricerca nell'archivio Ricerca mediante ID archivio Regole per i caratteri speciali in una ricerca nell'intestazione L'intestazione di un messaggio include una varietà di informazioni che è possibile cercare. Tuttavia, esistono specifiche restrizioni quando si utilizzano caratteri speciali nei termini di ricerca. Attenersi alle seguenti linee guida quando si effettua la ricerca nei campi Intestazione o Testo messaggio: Non è possibile cercare un carattere speciale a sé stante. È possibile cercare testo che include caratteri speciali quando essi appartengono a una stringa alfanumerica. Il punto (.) e il simbolo della "a commerciale" (@) inseriti in un termine da cercare vengono interpretati come spazio vuoto. La maggior parte dei caratteri speciali viene ignorata se digitata all'inizio o alla fine di una stringa. La ricerca multilingue non è supportata per la ricerca nelle intestazioni. Tabella 6-9 Caratteri speciali Carattere speciale Nome ( Parentesi aperta Ignorato { Parentesi graffa aperta Ignorato [ Parentesi quadra aperta Ignorato < Parentesi ad angolo sinistra Ignorato Inizio della stringa Fine della stringa " Virgolette Ignorato Ignorato # Cancelletto, hash, simbolo di numero Ignorato Ignorato ) Parentesi chiusa Ignorato } Parentesi graffa chiusa Ignorato ] Parentesi quadra chiusa Ignorato : Due punti Ignorato > Parentesi ad angolo destra Ignorato, Virgola Ignorato ; Punto e virgola Ignorato. Punto Ignorato Ricerca mediante ID archivio La ricerca di un messaggio specifico può essere effettuata mediante il relativo ID archivio univoco. Questo tipo di ricerca è utile in caso di più messaggi con caratteristiche simili, per cui le altre opzioni di ricerca generano troppi risultati. Archiving assegna a ciascun messaggio archiviato un ID archivio univoco, semplificando notevolmente la ricerca e il recupero di un messaggio specifico. Individuazione di mediante Ricerca ID archivio Utilizzare l'opzione Ricerca ID archivio per cercare un messaggio specifico mediante il relativo ID univoco. Per le definizioni delle opzioni, fare clic su? nell'interfaccia. 36 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

37 Ricerca nell'archivio Visualizzazione di un messaggio archiviato 6 Attività 1 Selezionare Archiving Messaggi archiviati. 2 Selezionare Ricerca ID archivio nel riquadro Criteri. 3 Immettere un ID. 4 Fare clic su Cerca. I messaggi che corrispondono ai criteri specificati vengono visualizzati nel riquadro Risultati. Visualizzazione di un messaggio archiviato È possibile aprire e visualizzare qualsiasi messaggio memorizzato nell'archivio direttamente dal riquadro dei risultati di ricerca. Sia la finestra di anteprima che la finestra del messaggio consentono di visualizzare il contenuto del messaggio, le intestazioni ed eventuali allegati associati al messaggio e di archiviare informazioni specifiche, compresi l'id e la data di scadenza. Visualizzazione di un messaggio È possibile aprire e visualizzare i messaggi per leggerne il contenuto, recuperare gli allegati ed esaminare i metadati e le informazioni dell'intestazione. Prima di iniziare Per trovare il messaggio che si desidera visualizzare, è necessario innanzitutto eseguire una ricerca e quindi ordinare i risultati. Aprire il messaggio dal riquadro Risultati effettuando una delle operazioni seguenti: Fare doppio clic sul messaggio per visualizzarlo nella finestra Messaggio. Selezionare un'opzione dal menu Anteprima per aprire il messaggio nel riquadro Messaggio. Se si seleziona Anteprima, il messaggio viene visualizzato nel riquadro Messaggio. In caso contrario, viene visualizzato in una finestra separata. Salvataggio delle ricerche per un utilizzo successivo È possibile salvare le ricerche eseguite regolarmente all'interno dell'archivio per riutilizzarle in un secondo momento. I criteri di ricerca, salvati con un nome assegnato dall'utente, possono essere utilizzati per generare nuovi risultati ogniqualvolta l'archivio viene aggiornato. Salvataggio di una ricerca È possibile salvare i criteri di ricerca desiderati. Prima di iniziare La procedura da seguire per effettuare ricerche nel riquadro Criteri è stata descritta in precedenza. Per le definizioni delle opzioni, fare clic su? nell'interfaccia. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 37

38 6 Ricerca nell'archivio Esportazione di messaggi Attività 1 Eseguire una ricerca nel riquadro Messaggi archiviaticriteri. 2 Fare clic su Salva. Viene visualizzata la finestra Salva ricerca. 3 Immettere un nome nel campo Cerca nome. La lunghezza del nome file non deve superare i 60 caratteri. 4 Fare clic su Salva. Viene visualizzato un messaggio che conferma il corretto salvataggio della ricerca. È possibile accedere alle ricerche salvate nella scheda Ricerche salvate. Esecuzione di una ricerca salvata È possibile eseguire una ricerca salvata per utilizzarne i criteri di ricerca precedentemente memorizzati. Prima di iniziare Per eseguire questa operazione, è necessario aver salvato le ricerche preferite nella scheda Messaggi archiviati. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Archiving Messaggi archiviati Ricerche salvate. La scheda Ricerche salvate visualizza l'elenco delle ricerche salvate in precedenza. 2 Con l'elenco aperto, effettuare una delle seguenti operazioni: Fare doppio clic sul nome della ricerca che si desidera eseguire. Selezionare la casella di controllo corrispondente alla ricerca e fare clic su Modifica. I criteri di ricerca vengono visualizzati un una nuova scheda con il nome della ricerca. 3 Controllare i criteri di ricerca salvati e apportare le modifiche desiderate, se necessario. 4 Fare clic su Cerca. I messaggi restituiti dalla ricerca vengono visualizzati nel riquadro Risultati. In questo riquadro è possibile eseguire altre ricerche salvate, salvare le modifiche apportate o salvare la ricerca con un nuovo nome. Esportazione di messaggi È possibile scaricare uno o più messaggi trovati durante una ricerca e visualizzarli in un client . Durante l'esportazione, i messaggi vengono compressi in un file.zip. I messaggi possono essere esportati dal riquadro Risultati o dalla visualizzazione Messaggio. 38 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

39 Ricerca nell'archivio Esportazione di messaggi 6 Linee guida per i file ZIP Le norme che regolano il file.zip scaricato durante l'esportazione dei messaggi determinano la dimensione totale dei file, le incluse, i nomi assegnati ai file delle e il formato delle . La dimensione totale del file scaricato non può essere superiore a 2 GB. Se il set di risultati è più grande, è necessario affinare i criteri di ricerca e limitare i risultati. Al momento del download il sistema esegue nuovamente la ricerca originale. Di conseguenza il set di messaggi del file ZIP può essere diverso dai risultati iniziali a causa delle modifiche nell'archivio. I messaggi vengono memorizzati come file.eml. Ogni nome di file corrisponde all'id di archivio univoco del messaggio. Il formato di ogni varia in base al ruolo utente: Il ruolo Utente riceve il messaggio originale. Il ruolo Amministratore clienti riceve il diario busta oltre al messaggio originale incluso come allegato. Per estrarre i file delle , è necessaria un'utilità per file.zip. Visualizzazione di file.eml I file di scaricati sono in formato.eml e richiedono un client compatibile. McAfee consiglia Microsoft Outlook Express o una versione recente di Microsoft Outlook. Tabella 6-10 Client per la visualizzazione di file.eml Sistema operativo Client consigliati... Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 con KB Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo all'indirizzo support.microsoft.com/kb/ Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird Esportazione di messaggi È possibile scaricare i messaggi dall'archivio e visualizzarli nel proprio client . Questa opzione è disponibile sia nel riquadro Risultati (per più messaggi) che nella visualizzazione Messaggio (per i singoli messaggi). Prima di iniziare Elementi necessari: Utilità.zip per estrarre i messaggi scaricati Client in grado di visualizzare i file.eml SaaS Archiving Guida dell'amministratore 39

40 6 Ricerca nell'archivio Esportazione di messaggi Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Eseguire una ricerca nel riquadro Criteri. 2 Effettuare una delle seguenti operazioni per selezionare i messaggi da scaricare. Opzione Esporta tutti nel riquadro Risultati Definizione Fare clic su Esporta Esporta tutti per scaricare tutti i risultati di ricerca. Esporta selezionati nel riquadro Risultati Esporta nella visualizzazione Messaggio Fare clic sulla casella di controllo corrispondente a ciascun messaggio di interesse e quindi su Esporta Esporta selezionati per scaricare i risultati di ricerca selezionati. Fare doppio clic sul messaggio oppure selezionare il messaggio e fare clic su Anteprima. Quindi fare clic su Esporta per scaricare il singolo messaggio. Nel browser viene visualizzata una finestra di dialogo. 3 Seguire le istruzioni del browser per aprire o salvare il file. Il file viene salvato nel sistema locale. 4 Individuare il file e aprirlo utilizzando l'utilità.zip. Viene visualizzato il file ZIP e il relativo contenuto. 5 Estrarre i messaggi dal file ZIP e salvarli in una cartella. I singoli messaggi sono ora memorizzati nel sistema locale. È possibile aprire e visualizzare i messaggi nel client SaaS Archiving Guida dell'amministratore

41 7 7 Eliminazione dei messaggi Un responsabile della conformità dei servizi di archiviazione può eliminare uno o più messaggi dall'archivio, inclusi i messaggi della cronologia. In tal modo è possibile garantire la conformità alle leggi locali sulla privacy da parte dell'azienda. Sommario Eliminazione dei messaggi Dettagli sul ruolo del responsabile della conformità dei servizi di archiviazione Eliminazione dei messaggi Il responsabile della conformità dei servizi di archiviazione può eliminare i messaggi dall'archivio mediante le opzioni di Elimina nel riquadro relativo ai risultati della ricerca di Messaggi archiviati. Prima di iniziare Il ruolo Responsabile della conformità dei servizi di archiviazione deve essere assegnato dall'utente con privilegi di Amministratore clienti. È necessario disattivare la conservazione legale. Il menu Elimina non è attivo quando è attivato Conservazione legale. Perfezionare i criteri di ricerca restringendo il campo a meno di messaggi. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Archiving Messaggi archiviati. La ricerca viene visualizzata per impostazione predefinita. 2 Eseguire una ricerca nel riquadro Criteri. SaaS Archiving Guida dell'amministratore 41

42 7 Eliminazione dei messaggi Dettagli sul ruolo del responsabile della conformità dei servizi di archiviazione 3 Effettuare una delle operazioni che seguono per selezionare i messaggi da eliminare: Per... Elimina tutti Eseguire questa operazione... Selezionare Elimina Elimina tutti per eliminare tutti i messaggi presenti nei risultati della ricerca. Elimina selezionati Selezionare la casella di controllo corrispondente a ogni messaggio e fare clic su Elimina Elimina selezionati per eliminare i risultati della ricerca selezionati. Nel browser viene visualizzata una finestra di dialogo. 4 Rivedere il messaggio e fare clic su OK per procedere. I messaggi sono ora in coda in attesa dell'eliminazione e il menu Elimina è temporaneamente disattivato. Il completamento del processo di eliminazione richiede 15 minuti. Una volta completato, i messaggi selezionati per l'eliminazione non verranno più visualizzati nei risultati della ricerca e il menu Elimina diventerà attivo. Verrà visualizzato un messaggio di conferma del completamento del processo di eliminazione. Dettagli sul ruolo del responsabile della conformità dei servizi di archiviazione L'utente a cui è assegnato il ruolo di responsabile della conformità dei servizi di archiviazione si occupa dell'eliminazione dei messaggi dall'archivio. Il responsabile della conformità dei servizi di archiviazione ha il compito di garantire la conformità dell'azienda alle normative locali sulla privacy. Attenersi alle seguenti linee guida: L'assegnazione del ruolo deve essere effettuata da un Amministratore clienti. L'utente con questo ruolo è l'unico che può accedere e utilizzare la funzionalità di eliminazione selettiva. L'utente non può gestire le origini L'utente può accedere a tutte le altre funzionalità dell'amministratore clienti disponibili in Archiving Quando si utilizza l'add-in per l'archiviazione, i responsabili della conformità dei servizi di archiviazione possono gestire esclusivamente il proprio account . Questa limitazione si applica anche agli Amministratori clienti e a tutti gli altri ruoli utente. 42 SaaS Archiving Guida dell'amministratore

43 8 Impostazione 8 della conservazione per i gruppi In Archiving è possibile creare regole di conservazione e applicarle a gruppi specifici di utenti. Ciò consente di rispettare in modo più puntuale i requisiti di conformità rispetto alle regole predefinite impostate per la conservazione globale. Figura 8-1 Scheda Archiving nella finestra Modifica gruppo I gruppi vengono gestiti nella scheda Gestione account. In Gestione account è necessario creare nuovi gruppi specifici per la conservazione anziché riutilizzare gruppi esistenti. Quando un utente è membro di più gruppi, all'utente in questione viene applicata la durata di conservazione maggiore. Le modifiche alla conservazione di gruppo vengono sottoposte allo stesso processo di approvazione utilizzato per configurare l'archiviazione in Archiving. Per apportare modifiche, è necessario essere un partner, un cliente, un gruppo o un amministratore del servizio di assistenza. I gruppi con periodi di conservazione attivi non possono essere modificati o eliminati dal processo Directory Integration. Sommario Creazione di un gruppo e aggiunta di una conservazione di gruppo Ripristino della durata di conservazione globale di un gruppo SaaS Archiving Guida dell'amministratore 43