Manuale dell utente di Subito Web

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2 Manuale dell utente di Subito Web Il software descritto in questo manuale è stato fornito con contratto di licenza d uso e può essere utilizzato solo in conformità con i termini del contratto. Informazioni su copyright , MEM Informatica Srl Nuoro Tutti i diritti riservati Nessuna parte di questa pubblicazione può essere copiata, fotocopiata, tradotta o riprodotta in qualsiasi forma o mezzo elettronico o meccanico senza esplicita autorizzazione dalla MEM Informatica S.r.l. NOMI, NOMI DI ENTI O SOCIETÀ RIPORTATI NEGLI ESEMPI UTILIZZATI IN QUESTO MANUALE SONO FITTIZI E NON RAPPRESENTANO, NEL NOME O NELLA SOSTANZA, NOMI, ORGANIZZAZIONI, ENTITÀ O ISTITUZIONI REALMENTE ESISTENTI. QUALSIASI SOMIGLIANZA A PERSONE, ORGANIZZAZIONI, ENTITÀ O ISTITUZIONI REALI È DA RITENERSI PURAMENTE CASUALE. Questo manuale è stato redatto con la massima accuratezza. Tuttavia, MEM Informatica SRL non fornisce garanzie in merito a questo manuale, incluse garanzie implicite relative alla commerciabilità e all idoneità a uso particolare. MEM Informatica SRL non deve essere ritenuta responsabile per qualsiasi errore o danno accidentale o consequenziale in relazione alle prestazioni o all utilizzo del presente manuale o degli esempi in esso contenuti. Le informazioni contenute in questo manuale sono soggetto a modifiche senza preavviso. Marchi I prodotti citati in questo manuale sono marchi o marchi registrati dalle rispettive società e sono di proprietà esclusiva delle rispettive case produttrici MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 2 di 16

3 SOMMARIO 1. CAPITOLO 1 - IL MANUALE SCOPO DEL MANUALE CAPITOLO 2 - L INTERFACCIA GRAFICA BARRA DI STATO MENU FILE CAPITOLO 3 - CARATTERISTICHE E FUNZIONI INTRODUZIONE ACCESSO ALLA PROCEDURA (LOGIN/LOGOUT) LA PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI CAPITOLO 4 - INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE REQUISITI MINIMI DI SISTEMA CONTENUTO DEL CD-ROM INSTALLAZIONE Installazione di Subito Web DISINSTALLAZIONE CONFIGURAZIONE PROCEDURA MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 3 di 16

4 1. Capitolo 1 - Il manuale 1.1. Scopo del manuale Il presente manuale si propone come una guida completa ed esauriente all utilizzo del programma Subito Web, modulo per la pubblicazione dei documenti sul sito dell Ente, che fa parte della suite del Servizio Domos Il portale istituzionale per la Pubblica Amministrazione. Al fine di rendere più chiari possibili i flussi operativi del prodotto, sono state inserite immagini e riportati esempi. Subito Web è un prodotto in continuo aggiornamento. Per maggiori informazioni sulle nuove versioni disponibili e sugli aggiornamenti della documentazione tecnica si rimanda al sito Buon lavoro MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 4 di 16

5 2. Capitolo 2 - L interfaccia grafica La procedura Subito Web dispone di una barra degli strumenti con la quale l operatore può interagire per svolgere tutte le operazioni richieste. Sono di seguito descritte le funzioni di ogni singolo pulsante della barra degli strumenti: Esci - Chiude il programma Nuova pubblicazione - Predispone la finestra per una nuova pubblicazione, cancellando gli eventuali contenuti presenti Modifica la Pubblicazione Consente la modifica di una pubblicazione appena effettuata; MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 5 di 16

6 Pubblica - Effettua la pubblicazione dei dati registrati Trova Effettua la ricerca di un documento pubblicato sul sito Internet dell Ente Home page Richiama la pagina iniziale del sito istituzionale Configurazione - Avvia la procedura di configurazione del software Login/Logout utente - Effettua l accesso con un nuovo utente / disconnette l utente corrente Aiuto - Fornisce un aiuto sulle funzionalità della finestra corrente 2.1. Barra di stato La procedura, oltre che essere dotata di una barra degli strumenti, è anche fornita di una barra di stato come di seguito illustrato Menu File Oltre alla barra degli strumenti, il programma dispone di un menu chiamato File. All interno di questo menu sono state inserite le principali funzioni della barra degli strumenti, alcune delle quali richiamabili tramite la combinazione di uno o più tasti. I comandi inseriti nel menu File sono i seguenti: Nuova Pubblicazione..Ctrl + N Modifica Pubblicazione Ctrl + F12 Pubblica...Maiusc + F12 Trova...Ctrl + F Configurazione...Ctrl + F9 Login / Logout utente Esci MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 6 di 16

7 3. Capitolo 3 - Caratteristiche e funzioni 3.1. Introduzione Subito Web è un programma desktop appositamente progettato per agevolare le operazioni di pubblicazione dei documenti sul Portare Istituzionale dell Ente (delibere, determine, ordinanze sindacali, altri atti) senza accedere all area riservata del sito. Con pochi click, il documento da pubblicare viene convertito nel formato Pdf (grazie all interazione con lo strumento Open Source PDFCreator) e pubblicato con tempi di risposta nettamente inferiori rispetto al metodo tradizionale di pubblicazione sul sito istituzionale. Subito! Non solo, Subito Web consente l affissione dei documenti all Albo Pretorio dell Ente secondo quanto previsto dall art. 32 della legge 69/2009; mette in evidenza, nella home page del sito, le informazioni pubblicate, riconosce l utente collegato, ne memorizza le impostazioni e le autorizzazioni; si aggiorna in base alle modifiche apportate nel sito istituzionale. Subito Web si interfaccia con la procedura di gestione degli atti amministrativi Sibac (Alphasoft). È sufficiente selezionare una delibera, determina o ordinanza sindacale e inviarla in stampa (stampante speciale Domos Pubblica con Subito Web ): il sistema richiamerà in automatico Subito Web, intercetterà le informazioni principali del documento e le predisporrà per la pubblicazione. Grazie all integrazione con il software Dike di Infocert ( è possibile, apporre la firma digitale ai documenti, prima della loro pubblicazione nel sito istituzionale dell Ente. I documenti firmati potranno inoltre essere conservati e archiviati nel proprio sistema informativo. Principali vantaggi: Applicazione desktop pronta all uso per una più rapida pubblicazione dei documenti, senza bisogno di avviare il browser per Internet, autenticarsi ed accedere alle specifiche sezioni dell area riservata; Tempi di trasferimento dei file ridotti del 500%; Pubblicazione di file di dimensioni maggiori di 20 Mb; Generazione automatica dei file Pdf e integrazione diretta con la procedura di pubblicazione dei documenti; Procedura di facile utilizzo, dotata di analoghe funzionalità delle applicazioni di pubblicazione dei documenti previste nell area riservata del sito Internet. Il personale dell ente potrà così avere facile riscontro senza alcuna difficoltà operativa. Interfacciamento con le procedure applicative di gestione degli atti amministrativi (per i Comuni dotati della procedura Sibac Alphasoft) MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 7 di 16

8 Firma digitale dei documenti integrata tramite il software Dike di Infocert Accesso alla procedura (Login/Logout) Per pubblicare qualsiasi informazione sul sito Istituzionale dell Ente occorre innanzitutto essere accreditati nell area riservata. L amministratore del sito assegna, agli utenti incaricati alla gestione dei contenuti, le password e le autorizzazioni di accesso alle diverse aree del portale istituzionale, attribuendo ad ognuno i privilegi di redattore/validatore dei contenuti. Solo gli utenti autorizzati alla pubblicazione nella sezione Documenti On line potranno utilizzare Subito Web. La fase di Login avviene ad ogni accesso alla procedura Subito Web. L utente ha la possibilità di memorizzare il proprio codice utente e la propria password per poter essere riconosciuto in automatico al successivo avvio senza dover reinserire i dati di autenticazione. Si potrà in ogni momento effettuare il Logout (disconnessione) attraverso l apposito pulsante Login/Logout utente disponibile nella barra degli strumenti della procedura di pubblicazione. Nella fase di login è possibile modificare i parametri di configurazione di Subito Web per scegliere, ad esempio, l indirizzo Internet dell Ente destinatario della pubblicazione. La procedura di configurazione viene richiamata con la combinazione dei tasti CTRL+F La Pubblicazione dei documenti La procedura Subito Web di pubblicazione dei documenti (delibere, determine, ordinanze e altri atti, codificati dall Ente nell apposita sezione Documenti On line dell area riservata del sito) può essere richiamata nei seguenti modi: 1. Inviando un documento di qualsiasi formato nell apposita stampante virtuale denominata Pubblica con Subito Web. Grazie all integrazione con il software Open Source PdfCreator, il sistema genera automaticamente una copia del file da pubblicare in formato PDF e avvia l applicazione Subito Web. Sarà sufficiente completare le informazioni a corredo del file da pubblicare (tipo documento, numero documento, data, oggetto, ecc.) prima della sua trasmissione al sito Istituzionale dell ente. Se il documento da pubblicare proviene dal software di gestione degli atti amministrativi Sibac, le informazioni vengono intercettate e compilate in automatico dal sistema MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 8 di 16

9 2. Tramite l apposito Menu di Windows: Avvio/Programmi/Domos/Subito Web L utente che già dispone dei file da pubblicare nel formato pdf (o altro formato idoneo alla pubblicazione), avvia l applicativo Subito Web, carica il/i file da pubblicare, classifica il tipo di informazione ed effettua la pubblicazione del/dei documenti. La procedura di pubblicazione si compone di quattro schede: Classificazione, Evidenza, Albo pretorio e Documenti. Le informazioni richieste sono le medesime proposte nell area riservata del sito Internet. Classificazione In questa scheda vanno inserite le informazioni identificative del documento da pubblicare: Tipo documento, Numero, Data, Organo, Struttura, Oggetto, Documento Attivo / Validato. Tali informazioni sono obbligatorie e devono essere compilate prima della pubblicazione; se l utente dispone della procedura Sibac Gestione Atti Amministrativi, tali informazioni vengono compilate in automatico dal sistema. La procedura segue le stesse specifiche previste per la pubblicazione nel sito istituzionale: un informazione può essere pubblicata se è attiva e validata. Sulla base dei privilegi assegnati all utente che utilizza Subito Web, il programma consentirà o meno la validazione del MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 9 di 16

10 documento. L informazione non attiva e validata potrà comunque essere pubblicata nell area riservata del sito ma non sarà visibile nell area pubblica fino alla sua validazione. L utente non autorizzato alla pubblicazione nella sezione Documenti On Line non potrà utilizzare l applicativo Subito Web. Evidenza È possibile mettere in evidenza l informazione nell home page del Sito. Questa scheda riporta le informazioni necessarie per svolgere tale operazione: Metti In evidenza nell home page del sito, Immagine associata, Titolo, Testo informazione in evidenza, Data di fine pubblicazione nella home page. La data di scadenza è facoltativa; se non introdotta il sistema renderà visibile l informazione in home page sino alla sua rimozione MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 10 di 16

11 Albo pretorio Con Subito Web è possibile affiggere all albo pretorio dell Ente atti e provvedimenti amministrativi con effetti di pubblicità legale così come previsto dall art. 32 della legge 69/2009. La scheda Albo Pretorio compare solo se sul sito è abilitata la specifica funzione. Le informazioni presenti in tale scheda sono le medesime proposte nell area riservata del sito istituzionale. Si rimanda pertanto al Manuale dell Albo Pretorio fornito con il Servizio Domos. Documenti La scheda documenti riporta l elenco dei file (documento principale ed eventuali allegati) associati all informazione da pubblicare. È possibile specificare un file principale ed un numero virtualmente illimitato di allegati. Tramite gli appositi pulsanti, è possibile: inserire un nuovo file, eliminare il file selezionato, visualizzare il documento prima della sua pubblicazione (o già pubblicato in caso di modifica della registrazione), apporre la firma digitale al documento da pubblicare e salvare una copia del file in altra destinazione del proprio MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 11 di 16

12 sistema informativo, per l eventuale archiviazione. La lunghezza massima del nome di un allegato è di 255 caratteri e non è ammesso l invio. Il trasferimento dei file con Subito Web avviene tramite il protocollo FTP con tempi ridotti fino al 500% rispetto al trasferimento dei file tramite il sito web. Subito Web, oltre che effettuare la rapida pubblicazione di nuovi documenti, consente la modifica dei documenti già pubblicati sul sito Internet dell Ente. È possibile aggiornare tutte le informazioni del documento richiamato (fatta eccezione per la tipologia, il numero, la data del documento e l organo), inserire/rimuovere/sostituire documenti allegati ed effettuare una nuova pubblicazione tramite il pulsante Pubblica. La ricerca dei documenti pubblicati sul sito Internet avviene tramite l apposito pulsante Trova. La maschera di ricerca richiede i seguenti parametri obbligatori: Tipo documento, numero documento, data e organo (obbligatorio solo per le delibere). Tramite il pulsante avviata la ricerca del documento nel sito Internet dell Ente. viene Il pulsante cancella tutti i parametri di selezione per una nuova ricerca MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 12 di 16

13 Se l esito della ricerca è positivo, i dati vengono proposti nella maschera principale di Subito Web consentendo tutte le modifiche all operatore. Se il documento ricercato è in corso di affissione all albo pretorio, il sistema comunica l impossibilità nel procedere nelle operazioni di modifica. L avvio della pubblicazione avviene tramite il pulsante Pubblica. Il sistema, verificato il caricamento dei dati obbligatori, procede al trasferimento dei file e alla pubblicazione delle informazioni ad essi correlate. 4. Capitolo 4 - Installazione e configurazione 4.1. Requisiti minimi di sistema La procedura è stata testata con la presenza del solo Sistema Operativo. Per una corretta visualizzazione delle maschere a video è consigliabile una risoluzione grafica 1024x768. I Sistemi Operativi sui quali la procedura è stata testata sono i seguenti: MS Windows 7 MS Windows Vista Service Pack 1 MS Windows Xp Sp3 Home/Professional Edition (*) MS Windows 2003 Server 4.2. Contenuto del CD-ROM Il contenuto del cd-rom è il seguente: \Subito_Web Cartella file di installazione di Subito Web \Docs Cartella documenti di supporto MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 13 di 16

14 4.3. Installazione Installazione di Subito Web Per installare l applicazione è necessario procedere con i seguenti passaggi: 1. Inserire il cd-rom di Subito Web Pubblicazione documenti 2. Fare doppio click su Risorse del Computer (o Computer in Windows 7), selezionare l unità cd-rom, aprire la cartella Subito_Web e lanciare il file Setup con un doppio click; 3. Una volta avviato il programma, seguire le istruzioni fino al completamento dell installazione. Per ulteriori dettagli, leggere le note di installazione di seguito indicate. NOTA: Prima di installare Subito Web è necessario accertarsi che tutte le applicazioni siano chiuse, per evitare che vadano in conflitto con la procedura di installazione causando un errato utilizzo dell applicazione. Durante l installazione è possibile in qualsiasi momento annullare le operazioni eseguite cliccando sul pulsante Annulla. È anche possibile annullare l ultima operazione eseguita cliccando sul pulsante Indietro. Quando richiesto, in apposita finestra di dialogo, sarà necessario identificare il percorso nel quale Subito Web verrà installato. Se si intende modificare il percorso di installazione è sufficiente cliccare sul pulsante Sfoglia. Al termine dell installazione verranno creati i collegamenti alla procedura Subito Web nel menu Start\Programmi\Domos (su Vista e 7 - Start\Programmi e funzioni\domos) NOTE: Al termine dell installazione, per poter utilizzare la procedura, è necessario procedere con la configurazione dell applicazione, seguendo le istruzioni descritte nel successivo capitolo Configurazione Procedura. A seconda del Sistema Operativo in uso potrà essere richiesto, una volta terminata l installazione, il riavvio del sistema. Subito Web prevede l installazione del software Open Source PDFCreator; qualora il sistema rilevasse una versione già presente non procederà alla sua nuova installazione Disinstallazione Se s intende rimuovere Subito Web dal sistema, seguire le seguenti istruzioni: 1. Dal menu Start, Impostazioni, selezionare il Pannello di Controllo (con Windows 7, Start - Pannello di controllo); 2. Fare doppio click su Installazione Applicazioni; MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 14 di 16

15 3. Selezionare la procedura Domos - Subito Web facendo doppio click (per alcuni Sistemi Operativi è sufficiente cliccare sul pulsante Rimuovi); 4. Seguire le istruzioni a video fino al completamento della procedura di disinstallazione Configurazione procedura Per poter utilizzare Subito Web è necessario effettuare la configurazione attraverso l apposita procedura richiamabile dalla barra degli strumenti tramite il pulsante Configura : La procedura richiede i seguenti campi obbligatori: Denominazione Ente Indirizzo web del Sito Istituzionale dell Ente Percorso nel quale avviene il salvataggio dei file pdf convertiti dal software MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 15 di 16

16 Se l Ente dispone della procedura software SIBAC - Gestione Atti Amministrativi (Alphasoft) è possibile programmare il sistema affinché intercetti le stampe degli atti e compili in automatico le informazioni necessarie per la pubblicazioni. Con pochi click i documenti saranno pubblicati nel sito istituzionale. In questo caso è necessario contrassegnare la voce intercetta stampe SIBAC ed inserire le seguenti informazioni: Tipo di installazione Il sistema richiede se il software di gestione degli atti amministrativi è installato nella versione locale (monoutente) oppure nella versione in rete (multiutente). Nel secondo caso, sarà necessario completare le informazioni legate al Server FTP Sibac. Percorso di archiviazione degli atti amministrativi Nella versione multiutente la cartella di archiviazione degli atti è rappresentata nella forma /NN dove NN identifica le ultime due cifre dell anno corrente (es. /10). Nella versione monoutente la cartella di default sarà c:\sibac\edeli\nn (es. c:\sibac\edeli\10). Ogni nuovo anno sarà necessario cambiare tale informazione. Server FTP Sibac Nella configurazione in rete occorre specificare le informazioni di accesso al server FTP Sibac fornendo i seguenti dati: nome Host/IP del server FTP, Codice Utente, Password. Se si desidera chiudere in automatico il programma Subito Web dopo aver effettuato la pubblicazione del documento sul sito istituzionale, è sufficiente selezionare l opzione Chiudi al termine della pubblicazione. MEM Informatica Srl Sede legale e amministrativa: Via Dessanay 27, Nuoro (Nu) Tel Fax Num. verde P. IVA: Capitale sociale: ,00 interamente versato Iscritta al Reg. Imprese di Nuoro n [REA n ] MEM Informatica Srl Nuoro Pagina 16 di 16

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