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1 RIMBORSO SPESE IMPIEGATI - QUADRI - DIRIGENTI Pag. 1 di 14

2 INDICE 1. GENERALITA RIMBORSO DELLE SPESE SOSTENUTE Principi generali Definizione della richiesta Modalità e tempi del rimborso Tempi e cadenza dell inoltro NORMATIVA E MODALITÀ OPERATIVE Spese per trasferta fuori dal comune di residenza contrattuale Viaggio in treno e aereo Viaggio con automezzo di proprietà del dipendente Viaggio con automezzo noleggiato in base a convenzione Viaggio con automezzo aziendale Viaggio con mezzi pubblici Spese di alloggio Spese di vitto Spese per colazioni di rappresentanza Altre spese sostenute Spese varie non documentabili Spese per servizio fuori sede (nell ambito del comune di residenza contrattuale) Spese di vitto Spese per colazioni di rappresentanza Indennità di reperibilità Spese non soggette a rimborso Spese personali in albergo Contravvenzioni e ammende ANTICIPI Richiesta Valuta nazionale Valuta estera Conguaglio ALLEGATI.... Pag. 2 di 14

3 1. GENERALITA Questa procedura nasce dalla volontà di rendere uniforme il trattamento di rimborso delle spese, sostenute per motivi di lavoro, per tutti i dipendenti di Tactical People. Nella stesura si è tenuto conto sia delle norme fiscali vigenti che delle normative contrattuali; queste ultime hanno comunque la prevalenza, quando dispongono in modo preciso un trattamento non previsto in procedura. La codifica e la regolamentazione di questa materia permetterà, a tutti i coinvolti nel processo, di assolvere, con la dovuta tempestività e precisione, le necessarie incombenze di carattere amministrativo. 2. RIMBORSO DELLE SPESE SOSTENUTE Principi generali. Sono oggetto di Rimborso Spesa tutte le spese effettivamente sostenute dal dipendente per conto e nell interesse di Tactical People. Il modulo RIMBORSO SPESE è il documento con cui il dipendente certifica, sotto la propria responsabilità, le spese effettivamente sostenute durante lo svolgimento della attività lavorativa. Qualsiasi erogazione ad altro titolo rientra nel reddito e come tali non sono oggetto della presente normativa; fanno eccezione, e sono qui trattate, l indennità di trasferta e l indennità di reperibilità. Il rimborso delle spese sostenute dal dipendente deve avvenire nel rispetto dei seguenti principi: Compensare l onere che il dipendente ha sostenuto per conto dell azienda nel rispetto di equilibrati criteri. Essere giustificato da uno stato di necessità nel quale è venuto a trovarsi il dipendente e cioè quando la spesa non possa essere sostenute direttamente dall azienda. Essere documentato; non sono ammessi i rimborsi spese non accompagnati da documentazione giustificativa. Essere motivato da richiesta sottoscritta dell interessato contenente indicazioni complete ed esaurienti e comunque sufficienti a giustificare il tipo e l entità della spesa. Essere in ogni caso autorizzato con firma della Direzione. Tutti i moduli che prevedono una richiesta (utilizzo auto propria, richiesta viaggio ecc.) dovranno essere compilati, firmati ed inviati via fax all Ufficio Amministrazione. Quest ultimo provvederà a farli autorizzare alla Direzione e, tempestivamente, comunicherà al dipendente l esito dell autorizzazione. L inosservanza di tale regola comporterà l impossibilità di effettuare il rimborso delle spese. Trovare riferimento temporale nella situazione lavorativa mensile dichiarata dall interessato Definizione della richiesta. Attraverso la richiesta di rimborso spese il dipendente presenta il rendiconto delle spese sostenute in nome e per conto di Tactical People allo scopo di: Pag. 3 di 14

4 Giustificare le spese sostenute nell osservanza dei principi generali. Permettere il corretto svolgimento delle operazioni amministrative. Consentire il rimborso delle spese anticipate. Riconoscere la eventuale indennità di trasferta. Per facilitare lo svolgimento delle operazioni di cui sopra è stata predisposta la seguente modulistica: Modulo RICHIESTA VIAGGIO (allegato A). Modulo RICHIESTA NOLEGGIO AUTO (allegato B). Modulo AUTORIZZAZIONE ALL USO DELL AUTOVETTURA DI PROPRIETA (allegato C). Modulo RICHIESTA ANTICIPO IN CONTO SPESE VIAGGIO (allegato D). Modulo RIMBORSO SPESE (allegato E). Modulo RICHIESTA STRAORDINARI/REPERIBILITA (Allegato F) 2.3. Modalità e tempi del rimborso. I rimborsi vengono effettuati di regola tramite accredito sul foglio paga nel mese successivo a quello relativo le note spese. Eventuali accrediti/addebiti causati da correzioni verranno effettuati nei mesi successivi a quello relativo alle note spese Tempi e cadenza dell inoltro. Il seguente flusso è valido per tutti i dipendenti Tactical People IL DIPENDENTE: Compila, chiude definitivamente il documento mensile e autorizza lo stesso, inviandolo via fax, con copia dei giustificativi, all Ufficio Amministrazione entro il terzo giorno lavorativo del mese successivo. Entro il terzo giorno lavorativo del mese successivo dovrà far pervenire all Ufficio Amministrazione: - Tutti i giustificativi di spesa in originale; - Tutti i giustificativi delle spese sostenute direttamente da Tactical People (Albergo, biglietto aereo, ecc.); L AMMINISTRAZIONE: 1. Provvede al pagamento, nel cedolino del mese successivo a quello relativo le note spese di competenza, sulla base del Rimborso spese ricevuto. 2. Controlla la corrispondenza tra i giustificativi allegati e le note spese. Qualora fossero riscontrate irregolarità, provvederà in accordo con il Responsabile dell Autorizzazione, ad informare il dipendente sul modo con cui procedere a rimuoverla, nei mesi successivi a quello di riferimento della nota spese. Pag. 4 di 14

5 3. NORMATIVA E MODALITÀ OPERATIVE. Le spese di cui il dipendente può richiedere il rimborso a Tactical People, nel rispetto dei principi precedenti, sono distinte in spese sostenute per trasferte fuori dal comune di residenza contrattuale e spese sostenute nell ambito del comune di residenza contrattuale. Per comune di residenza contrattuale si intende l intero territorio del comune dichiarato dal datore di lavoro all ufficio di collocamento (es. Vigonza fa parte del comune di Padova). Per domicilio si intende il domicilio nell ambito del comune di residenza contrattuale Spese per trasferta fuori dal comune di residenza contrattuale. Di seguito sono riportate le spese che normalmente sono necessarie per effettuare viaggi di lavoro o trasferte fuori dal comune di residenza contrattuale, in Italia o all estero, che possono prevedere o meno il pernottamento del dipendente fuori dal proprio domicilio. Per ogni tipo di spesa viene indicata l ammissibilità, le norme che le regolamentano e le modalità operative. Per motivi amministrativi è tassativo tenere distinte le spese sostenute in valuta nazionale da quelle in valuta estera; pertanto, al verificarsi di tale circostanza nel corso della stessa trasferta o viaggio di lavoro, è necessario compilare note spese separate per valuta Viaggio in treno e aereo. Treno veloce in 2 classe. Per le trasferte da sostenere in treno fuori dal comune di residenza contrattuale, sia che prevedano il pernottamento sia che non lo prevedano, viene riconosciuta al dipendente la tratta in treno dal domicilio contrattuale alla sede di lavoro. Aereo classe turistica. L acquisto dei biglietti di viaggio in treno deve essere effettuato direttamente dal dipendente, quello del biglietto Aereo dall Amministrazione. Per il ritiro dei biglietti Aerei, il dipendente dovrà sempre accordarsi con il Referente di Filiale. Il dipendente interessato inoltrerà via fax all Amministrazione, con congruo anticipo rispetto alla data del viaggio, la richiesta viaggio (allegato A), e provvederà, nel caso avvenga l autorizzazione, al ritiro dei biglietti accordandosi con il Referente di Filiale. Al rientro del viaggio i biglietti utilizzati devono essere allegati al modulo di rimborso spese. I biglietti utilizzati parzialmente devono essere resi al Referente di Filiale per l eventuale recupero degli importi. In caso di annullamento o rinvio del viaggio i biglietti devono essere resi con la massima urgenza all addetto viaggi. Pag. 5 di 14

6 Se il rinvio o l annullamento dovesse verificarsi il venerdì dopo l orario di lavoro, il sabato, la domenica o in giorno festivo l interessato deve provvedere personalmente alla rinuncia presso la stazione ferroviaria o compagnia aerea avvertendo poi l Amministrazione. In caso di annullamento o rinvio del viaggio con mezzo ferroviario e qualora il biglietto fosse già stato obliterato, l interessato deve provvedere personalmente al rimborso del biglietto stesso direttamente in stazione entro 30 minuti e non oltre, avvertendo poi l Amministrazione Viaggio con automezzo di proprietà del dipendente. Spese chilometriche, pedaggi autostradali. Il parcheggio verrà riconosciuto solo ed esclusivamente in quei casi dove è impossibile parcheggiare gratuitamente. L uso di automezzo di proprietà del dipendente o altro di cui abbia la disponibilità è consentito di norma solo per comprovate esigenze di servizio e nel caso in cui i mezzi pubblici di trasporto comportino un oneroso prolungamento del viaggio. L utilizzo può avvenire solo su specifica richiesta del dipendente(allegato C) da inviare via fax all Amministrazione ed espressa autorizzazione. L autorizzazione è sempre temporanea, con validità entro determinati ambiti territoriali e limiti temporali. L utilizzo della propria autovettura per i trasferimenti per e dall aeroporto e relativo parcheggio, è ammesso solo in assenza dei mezzi pubblici. L entità del rimborso chilometrico, che riguarda esclusivamente i chilometri percorsi per motivi aziendali, è fissato per tutti in 0,31 Euro al chilometro. In osservanza del principio che prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute, la distanza chilometrica riconosciuta sarà la minore, tra la distanza tra la sede contrattuale di lavoro e il luogo di lavoro e la distanza tra abitazione del dipendente e luogo di lavoro. Lo stesso vale per l autorizzazione all uso dell auto privata per recarsi in aeroporto. Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute, i chilometri percorsi per motivi di servizio e allegando sempre i giustificativi di spesa Viaggio con automezzo noleggiato in base a convenzione. Carburante, pedaggio autostradale. Il parcheggio verrà riconosciuto solo ed esclusivamente in quei casi dove è impossibile parcheggiare gratuitamente. Pag. 6 di 14

7 Il noleggio delle autovetture è effettuato dall Amministrazione che utilizza autonoleggi convenzionati. L uso di automezzo noleggiato è di norma ammesso solo per comprovate esigenze di servizio e nel caso in cui i mezzi pubblici di trasporto comportino un prolungamento del viaggio e i costi siano più economici rispetto ai mezzi pubblici. L utilizzo può avvenire, per un periodo definito a priori, solo su espressa autorizzazione. Per l uso ci si deve avvalere delle apposite carte di noleggio fornite dall ente in convenzione. In caso di estensione, su richiesta del dipendente, dell utilizzo dell auto anche per uso personale, il relativo valore ai fini retributivi, contributivi e impositivi verrà determinato ai sensi dell articolo 48 DPR 22/12/1986 N Il dipendente interessato inoltrerà all Amministrazione, con congruo anticipo rispetto alla data del viaggio, la richiesta di noleggio auto (allegato B), l Amministrazione provvederà a farla autorizzare e comunicherà tempestivamente al dipendente l esito dell autorizzazione, dove ritirare la scheda carburante, la carta di noleggio, e l automezzo. PROMEMORIA La riconsegna del mezzo al termine dell utilizzo, avverrà, secondo gli accordi presi, a cura del dipendente e necessariamente con il pieno di carburante. Eventuali penali addebitate a Tactical People per la mancata riconsegna con il pieno verranno addebitate al Dipendente in cedolino. Le manutenzioni ordinarie della vettura sono a carico della compagnia di noleggio; è necessario pertanto avvisare tempestivamente l Amministrazione che provvederà ad indicare il punto più vicino per effettuare la manutenzione; qualora l Amministrazione non fosse reperibile è necessario contattare il servizio di assistenza clienti della compagnia di autonoleggio. Eventuali spese addebitate a Tactical People per il mancato adempimento di quanto sopra saranno addebitate nel cedolino del Dipendente. In caso di incidente stradale il dipendente dovrà compilare la constatazione amichevole, facendone pervenire copia via fax all Amministrazione. In caso di gravi danni alla vettura, il dipendente dovrà utilizzare il soccorso della compagnia di noleggio, chiamando il numero verde indicato sul contratto. In caso di piccoli danni, il dipendente dovrà segnalare tempestivamente l accaduto all Amministrazione tramite fax. In caso di prolungamento del periodo di utilizzo il dipendente dovrà ricominciare l iter aziendale da capo. E necessario compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre i giustificativi di spesa. Il rimborso delle spese sostenute, per motivi di servizio, per il carburante avverrà tramite la consegna della scheda carburante completa di nome, cognome, commessa per la quale si viaggia, modello auto, targa, km iniziali/km finali. Pag. 7 di 14

8 Viaggio con automezzo aziendale. Carburante, pedaggio autostradale. Il parcheggio verrà riconosciuto solo ed esclusivamente in quei casi dove è impossibile parcheggiare gratuitamente. Mensilmente è previsto il rimborso di un lavaggio dell autovettura per un importo massimo di 10, 33 Euro. Il massimale di spesa potrà essere superato nel caso di assegnazione di autovettura che richieda una prima speciale pulizia. L uso dell automezzo aziendale è consentito previo rilascio da parte della Società della procura alla guida. Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre i giustificativi di spesa. L utilizzo della Scheda carburante è consentito esclusivamente per i rifornimenti di autovetture utilizzate in sostituzione dell autovettura assegnata o per i rifornimenti di autovetture a noleggio in località raggiunte con mezzo diverso dall autovettura assegnata in altri casi non sarà pertanto possibile rimborsare la spesa sostenuta. Si rammenta infine di comunicare al gestore dell impianto, che dovrà inserirli a terminale, i chilometri risultanti dal contachilometri. Nel caso di necessità eccezionale di manutenzione e/o di riparazione dell automobile è necessario prendere accordi diretti con la Società proprietaria del veicolo Viaggio con mezzi pubblici. Tram, autobus, metropolitana, taxi, traghetti. Regole : Le spese sostenute con tali mezzi pubblici in occasioni di trasferta devono essere documentate con i relativi biglietti o da ricevuta rilasciata dall esercente il trasporto pubblico. L utilizzo del taxi deve essere preventivamente autorizzato. Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre i giustificativi di spesa Spese di alloggio. Pernottamenti in albergo, in residence, in appartamento in locazione, in treno (vettura letto), in nave e servizi annessi. L alloggio è previsto in residence o appartamento quando la durata e la qualità ricettiva della località della trasferta lo consentono. Negli altri casi l alloggio è previsto presso strutture alberghiere almeno di 3 stelle o equivalente. Pag. 8 di 14

9 La prenotazione della sistemazione avverrà attraverso l Amministrazione. La richiesta di pernottamento deve essere sempre autorizzata. Il dipendente interessato inoltrerà all Amministrazione via fax, con congruo anticipo rispetto alla data del viaggio, la richiesta (Allegato A) e provvederà, previo accordo con la stessa, al ritiro del documento di prenotazione se previsto. In caso di annullamento o rinvio del viaggio il dipendente deve avvertire con la massima urgenza l Amministrazione. Se il rinvio o l annullamento dovesse verificarsi il venerdì dopo l orario di lavoro, il sabato, la domenica o giorno festivo, l interessato deve provvedere personalmente alla rinuncia presso la struttura alberghiera interessata e, appena possibile, ad avvertire l Amministrazione. Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre le ricevute fiscali dell albergo con l indicazione corrispettivo non pagato se le spese saranno addebitate direttamente a Tactical People Spese di vitto. Pasti consumati (prima colazione, pranzo, cena) in trattoria, ristorante, albergo, treno, nave, snack bar. La spesa per la prima colazione è ammessa quando non fosse, come di norma, inserita nel pernottamento. La spesa per il pranzo è consentita all estero, con rivalsa sul numero dei tickets. In Italia, con le modalità di cui sopra, tale spesa è ammessa, fuori dalla propria sede contrattuale, nelle località in cui non sono accettati i tickets o in cui non è possibile stipulare convenzioni. La spesa per la cena è consentita quando è previsto il pernottamento o quando la fine della dell orario di lavoro non consente il ritorno a casa per le ore I massimali di rimborso per il vitto, quando previsto, sono i seguenti: 1 colazione (quando non prevista nel pernottamento) 5,16 Euro. Pranzo (solo nei giorni non lavorativi trascorsi in trasferta) 20,66 Euro. Pranzo (solo per viaggi all estero) 25,82 Euro. Pranzo (in Italia dove non accettano tickets) 5,00 Euro. Cena (per viaggi in Italia) 25,82 Euro. Cena (per viaggi all estero) 30,99 Euro. Quando esista la possibilità è prevista la stipulazione di convenzioni per la consumazione dei pasti previsti presso esercizi di ristoro. Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre i giustificativi di spesa. Pag. 9 di 14

10 Spese per colazioni di rappresentanza. Vitto. Le spese possono essere sostenute esclusivamente dai dipendenti autorizzati. Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre i giustificativi di spesa. Sul retro del giustificativo devono essere chiaramente indicati il/i nominativo/i e il /i ruolo/i della/e persona/e e le Società di appartenenza Altre spese sostenute. Spese per eventuali visti di ingresso, spese postali, spese di rappresentanza. Queste spese, nel limite della prevedibilità, devono essere preventivamente autorizzate (allegato A). Modalità operativa: Compilare la nota spese e allegare i giustificativi Spese varie non documentabili. Indennità di Trasferta. L indennità è riconosciuta, come spese varie non documentabili, nelle circostanze e nell entità qui di seguito specificate e deve trovare riferimento nella situazione lavorativa indicata dall interessato. Impiegati e Quadri L indennità di trasferta viene riconosciuta come spese varie non documentabili per le trasferte fuori dal comune di residenza contrattuale nei seguenti casi: Per ogni pernottamento e per il giorno successivo all ultimo pernottamento, purché sia trascorsa in trasferta la giornata lavorativa. Nel caso che Tactical People rimborsi il vitto e l alloggio, in accordo con i C.C.N.L. e con la normativa fiscale in vigore, verrà riconosciuto un importo pari a 15,49 Euro per l Italia e 25,82 Euro per l estero quando è previsto il pernottamento. In accordo con i C.C.N.L. e con la normativa fiscale in vigore, l importo viene elevato a 30,99 Euro netti per l Italia e a 51,65 Euro netti per l estero, quando sostituisce ogni rimborso spesa per vitto. Qualora, in accordo con il dipendente, non sia previsto il pagamento dell alloggio e del vitto da parte di Tactical People, in accordo con i C.C.N.L. e con la normativa fiscale in vigore, verrà riconosciuta al Pag. 10 di 14

11 dipendente un indennità di trasferta pari a 46,48 euro netti per l Italia e 67,14 euro netti per l estero. Dirigenti L indennità viene riconosciuta per le trasferte fuori dal comune di residenza contrattuale nel seguente caso: per ogni pernottamento e per il giorno successivo all ultimo pernottamento, purché sia trascorsa in trasferta la giornata lavorativa e per ogni giorno di calendario con durata della trasferta maggiore di 12 ore. L indennità di trasferta, come spese varie non documentabili, nel caso di rimborso del vitto e dall alloggio a piè di lista, è fissata, in accordo con i C.C.N.L., dal 1 gennaio 2001, in 47,40 euro lordi per l Italia e in 68,06 euro lordi per l estero. Nel caso di trasferte di lunga durata, l indennità di trasferta, come spese varie non documentabili, nel caso sia previsto l alloggio in residence o appartamento, in accordo con i C.C.N.L. e con la normativa fiscale in vigore, è fissata in 47,40 euro netti per l Italia e in 68,06 euro netti per l estero; questa indennità, quando erogata, sostituisce ogni rimborso spesa per vitto. Compilazione della colonna riservata sul modulo RIMBORSO SPESE (allegato E) Spese per servizio fuori sede (nell ambito del comune di residenza contrattuale). Lo svolgimento dell attività lavorativa nell ambito del comune di residenza contrattuale non prevede normalmente alcun rimborso spese. Di seguito sono riportate le spese che eccezionalmente possono essere riconosciute previa autorizzazione; per ogni tipo di spesa viene indicata l ammissibilità, le norme che le regolamentano e le modalità operative. Le spese di trasporto, con i mezzi autorizzati, sono ammesse nel caso in cui il dipendente debba recarsi, nel corso delle giornata lavorativa, in sede prima di recarsi dal cliente dove normalmente svolge la propria attività lavorativa, o viceversa; verrà rimborsata la tratta sede Tactical People Cliente e/o viceversa. Normalmente le spese sono in valuta nazionale Spese di vitto. La cene in trattoria, ristorante, albergo, treno, nave, snack bar. Pag. 11 di 14

12 Le cene sono riconosciute fino ad un massimo di 25,82 Euro. nell eventualità eccezionale che l orario di lavoro non consenta il rientro a casa per le ore Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre i giustificativi di spesa Spese per colazioni di rappresentanza. Vitto. Le spese possono essere sostenute esclusivamente dai dipendenti autorizzati. Compilare la nota spesa indicando le spese sostenute e allegando sempre i giustificativi di spesa. Sul retro del giustificativo devono essere chiaramente indicati il/i nominativo/i e il /i ruolo/i della/e persona/e e le Società di appartenenza Indennità di reperibilità. Pag. 12 di 14

13 Impiegati Quadri - Direzione Delivery L erogazione avviene per: La disponibilità ad essere reperibili fuori dal normale orario di lavoro. Compatibilmente con l esigenza dell azienda, e tenuto conto di quelle dei lavoratori, è facoltà del datore di lavoro richiedere per un periodo di tempo determinato la reperibilità fuori dell orario di lavoro. Oltre a quanto previsto contrattualmente e al rimborso delle spese di trasporto sostenute per raggiungere il luogo di intervento, attraverso la presentazione dei giustificativi, viene erogata con la busta paga una indennità di reperibilità. L indennità di reperibilità, soggetta a tutte le ritenute di legge, previdenziali e fiscali, viene fissata in 25,82 Euro nei giorni feriali, il sabato è considerato giorno feriale come da CCNL, e 51,65 Euro nei giorni festivi. La prestazione deve essere preventivamente concordata e autorizzata dalla Direzione. Alla fine della prestazione il dipendente compila il modulo (Allegato F) che deve essere trasmesso via fax all Amministrazione che provvederà all inserimento nella busta paga Spese non soggette a rimborso Spese personali in albergo. Tutte le spese sostenute in albergo ad esclusione del pernottamento, della prima colazione, della cena e dell eventuale pranzo, secondo i massimali, non saranno riconosciute e dovranno essere saldate direttamente dal dipendente Contravvenzioni e ammende. Le contravvenzioni, le ammende, ecc. non saranno in alcun modo rimborsate. Il recupero degli importi relativi sarà operato con trattenuta sul foglio paga: Nel caso di auto a nolo, sul dipendente Responsabile Referente per l auto noleggiata. Nel caso di auto aziendale, sul dipendente a cui l automezzo è stato affidato. 4. ANTICIPI Richiesta Valuta nazionale. La richiesta di ANTICIPO RIMBORSO SPESE (allegato D) deve pervenire via fax all ufficio Amministrazione, che provvederà a farlo autorizzare, entro l ultimo giorno lavorativo per permettere la corresponsione dell anticipo con il foglio paga relativo del mese. Le richieste di anticipo pervenute dopo tale termine saranno erogate il mese successivo. Solo in casi di assoluta urgenza è consentita l erogazione di anticipi in contanti. Pag. 13 di 14

14 Valuta estera. La richiesta di ANTICIPO RIMBORSO SPESE (allegato D) per valuta estera deve pervenire con le debite autorizzazione all ufficio Amministrazione almeno 5 giorni lavorativi prima della erogazione che avverrà in contanti Conguaglio. L anticipo viene erogato normalmente all inizio della trasferta/progetto e il conguaglio, tra anticipo ricevuto e spese sostenute, avviene di regola alla fine della trasferta/progetto e comunque entro la fine dell anno fiscale mediante la compilazione del modulo rimborso spese (allegato E). Pag. 14 di 14

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