Comitato CASA Comitato di Coordinamento delle Attività Studentesche e Associative

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1 Comitato CASA Comitato di Coordinamento delle Attività Studentesche e Associative a.a. 15/16 Pagina 1

2 1. Premessa Il presente documento ha la finalità di illustrare funzioni e modalità di funzionamento del Comitato CASA (Comitato di Coordinamento delle Attività Studentesche e Associative). L obiettivo è quello di fornire indicazioni utili per agevolare la promozione e la realizzazione all interno del Campus Bocconi di eventi promossi dalle Associazioni Studentesche, Gruppi di rappresentanza o da studenti/gruppi di studenti non organizzati in Associazioni. I principi di seguito enunciati e le indicazioni conseguenti, che l Università ha deciso di darsi - valgono pertanto indistintamente per tutti gli studenti e per tutte le iniziative/eventi promossi. 2. Il Comitato CASA (Comitato per le Attività Studentesche e Associative) 2.1. Premessa L orientamento di fondo dell Università Bocconi è di promuovere e sostenere lo sviluppo delle attività di natura culturale, sociale e associativa promosse all interno del Campus. Le proposte che provengono da singoli studenti o da Associazioni e Gruppi sono pertanto benvenute e auspicate nella misura in cui contribuiscono a rendere vivo e partecipato il campus universitario e multiforme la comunità bocconiana. L Università deve assicurare che l insieme delle iniziative che si svolgono al suo interno siano tra loro sinergiche, e non siano di ostacolo o freno allo svolgimento di attività istituzionali. Le attività istituzionali comprendono non solo la didattica nelle sue diverse manifestazioni, ma anche tutte le attività di sostegno al processo didattico-pedagogico (selezione - sostegno agli studenti placement e recruiting ecc.) Funzioni svolte dal Comitato CASA Il Comitato CASA nominato con Decreto Rettorale ha il compito primario di garantire che gli eventi e le iniziative promossi da Associazioni studentesche, Gruppi e studenti risultino non configgenti con la missione e i principi di fondo dell Università. Di fatto, questo significa assicurare che eventi e iniziative proposte: Pagina 2

3 Siano configurate in modo da non arrecare pregiudizio all immagine e alla reputazione dell Università; Siano sviluppati in accordo con i principi di indipendenza e autonomia da qualsivoglia influenza politica o economica; Siano impostati in modo adeguato quanto ai profili gestionali e organizzativi. Il Comitato CASA definisce inoltre periodicamente i criteri che consentono alle Associazioni studentesche l accesso ad alcune particolari tipologie di risorse/attività comuni quali: o Pagina sul sito Bocconi; o Box nell Agenda dello Studente; o Partecipazione all iniziativa Associazioni in Mostra; o Partecipazione ad alcuni eventi promossi dall Università. I criteri in oggetto sono pubblicati in apposito documento predisposto dal Comitato CASA, e reso disponibile e visibile a tutta la comunità studentesca online nelle pagine di Campus Life Nomina e composizione del Comitato CASA Il Comitato CASA viene nominato con Decreto Rettorale. Il Comitato CASA è formato da nove membri dei quali: Sei membri indicati dal Rettore e dal Consigliere Delegato, uno dei quali componente del Comitato Rettorale, che assume la Presidenza del Comitato stesso. Tre membri in rappresentanza della componente studentesca, indicati dal Comitato di Presidenza con comunicazione scritta indirizzata alla segreteria tecnica, nella quale saranno indicati i nomi ed evidenziate le competenze specifiche dei singoli membri in relazione alle attività associative e all organizzazione di eventi. La proposta dei nominativi deve essere accompagnata da un breve curriculum che attesti la coerenza della nomina rispetto alle finalità del Comitato. Al momento dell insediamento è comunicata la composizione della Segreteria Tecnica del Comitato CASA, individuata organizzativamente all interno della struttura di Campus Life Divisione Studenti. I membri della Segreteria Tecnica: o sono invitati permanenti alle riunioni del Comitato CASA; o hanno diritto di intervento ma non di voto. Pagina 3

4 2.4. Modalità operative di funzionamento del Comitato CASA Il Comitato CASA delibera a maggioranza semplice. Il quorum costitutivo delle riunioni del Comitato prevede la presenza- di almeno cinque dei nove membri nominati. In caso di parità dei pareri espressi, il voto del Presidente ha valore doppio. La prerogativa di deliberare in merito alle proposte studentesche è del Rettore che ha delegato l esercizio di questa competenza al comitato CASA. Il Rettore conserva comunque la possibilità di assumere, in ogni momento, la decisione finale in merito all'approvazione ed eventuale finanziamento di uno o più eventi. Il Comitato CASA definisce il calendario delle riunioni per ogni semestre accademico (agosto-febbraio e marzo-luglio), pubblicandolo in apposita sezione del sito accessibile a tutti gli studenti, associazioni e altri organismi interessati a svolgere attività all interno del campus. Il Comitato si riunisce 9 volte l anno. E prevista la possibilità di convocare il Comitato in seduta straordinaria per un massimo di due volte l anno a condizione che la convocazione sia richiesta all unanimità da tutti i rappresentanti di una delle tre componenti che lo costituiscono. È lasciata facoltà al Presidente di invitare in veste di uditore soggetti esterni alle riunioni del Comitato, nel caso i temi in discussione richiedano pareri informati. La richiesta di invito può essere fatta al Presidente almeno sette giorni prima della riunione del Comitato da tutti i membri del Comitato stesso. Il Presidente, in caso di sua assenza o impedimento, può designare un sostituto (scelto tra i membri del Comitato stesso) per presiedere la singola riunione. Per consentire l analisi delle richieste presentate, sono definiti i seguenti tempi di presentazione delle richieste: riunioni interne (per le quali non è prevista promozione): almeno 2 giorni lavorativi prima della riunione incontri senza relatori esterni o desk promozionali: almeno 8 giorni lavorativi prima dell incontro/desk incontri con relatori esterni: almeno 5 giorni lavorativi prima della riunione del Comitato CASA; l evento deve inoltre tenersi almeno 10 giorni dopo il Comitato CASA - domande di finanziamento: stessi tempi dell evento a cui è collegata la richiesta di finanziamento. Delle riunioni del Comitato CASA è redatto resoconto sintetico con indicazione delle decisioni adottate. Pagina 4

5 2.5. Cause di decadenza dal Comitato L assenza non giustificata per tre riunioni consecutive comporta la decadenza d ufficio dal ruolo di componente del Comitato, a meno di motivate ragioni che devono essere espressamente evidenziate e opportunamente verbalizzate. Il Rettore provvede a ripristinare l operatività del Comitato nominando la/le persona/e indicata/e dal soggetto di riferimento (Consigliere Delegato per staff amministrativo Comitato di Presidenza per gli studenti). Pagina 5

6 3. La gestione di Eventi in Università Bocconi 3.1. Una premessa di valore A monte delle indicazioni fornite nel seguito, viene posto un principio guida: NELLA DEFINIZIONE DI UN EVENTO OVVERO NELLA SCELTA DI ASPETTI QUALI IL PERIODO DI SVOLGIMENTO, I RELATORI E IL TEMA, L IMPOSTAZIONE COMPLESSIVA DELL INIZIATIVA - DEVE SEMPRE E COMUNQUE PREVALERE LA SALVAGUARDIA DELLA REPUTAZIONE E DELL IMMAGINE DELL UNIVERSITÀ BOCCONI. QUESTO SIGNIFICA CHE OCCORRE EVITARE TUTTE LE OCCASIONI DI POSSIBILE STRUMENTALIZZAZIONE MEDIATICA O COMMERCIALE DEL NOME E DELL IMMAGINE DELL UNIVERSITÀ. Questo principio prevale senza deroghe su qualsiasi regola o norma definita di seguito, e deve orientare l azione di quanti Associazioni, Gruppi o singoli studenti si fanno promotori di eventi all interno del Campus Alcune linee guida di fondo Nella cornice definita al punto precedente, valgono alcuni principi di ordine generale e trasferibili, senza eccezioni, a tutte le iniziative sottoposte al vaglio del Comitato CASA. Tali principi ripresi in dettaglio anche di seguito costituiscono i protocolli operativi che devono guidare la proposizione di eventi all interno del campus Bocconi. DESTINATARI DELLE INIZIATIVE. Gli eventi proposti devono essere rivolti a tutta la comunità bocconiana e devono essere aperti alla partecipazione di tutti gli studenti. Non sono ammissibili eventi o iniziative che si rivolgono in via esclusiva a specifici sottoinsiemi dell Università (ad esempio: studenti di una classe, studenti di un corso, studenti di una Scuola, ecc.). Eventi di tale natura ancorché fattibili devono essere concordati e definiti congiuntamente alle unità organizzative e ai responsabili di riferimento (Dean delle Scuole Responsabili di Corso Responsabile di Insegnamento ecc.). Il Comitato CASA si farà carico di reindirizzare le eventuali proposte alle unità organizzative competenti. CAMPUS BOCCONI. Sono considerate attività svolte all interno del campus Bocconi tutte le iniziative la cui realizzazione avviene negli spazi di pertinenza dell Università, inclusi quindi: Ristorante Bocconi, B.Bar, residenze, palestra e campo di calcetto. COMPLEMENTARIETA E NON SOVRAPPOSIZIONE DELLE INIZIATIVE. Gli eventi proposti al Comitato CASA NON devono in alcun modo sovrapporsi con attività istituzionali svolte dall Università, ovvero attività che Pagina 6

7 rientrano nell ambito delle proprie specifiche prerogative. Per istituzionali devono intendersi le attività direttamente gestite dalle Scuole, dai Dipartimenti, dai Centri di Ricerca dell Università, dalle Divisioni, dai Servizi e dalle Funzioni nell ambito delle specifiche competenze loro assegnate. A mero titolo esemplificativo sono da considerarsi istituzionali le attività legate alla docenza e alla ricerca, le attività riguardanti la gestione delle relazioni amministrative con gli studenti (criteri di assegnazione delle borse, attività di orientamento e selezione, attività di relazione con aziende, istituzioni o employer volte a gestire processi di placement, ecc.). Sono altresì da considerarsi istituzionali commemorazioni di varia natura (nazionali e non) la cui eventuale celebrazione è di esclusiva e completa pertinenza dell Università e dei suoi organi istituzionali. Compete al Comitato CASA nell ambito delle sue funzioni e prerogative valutare se specifiche iniziative si sovrappongono o meno ad attività istituzionali. DOCENTE DELLA PERMANENT FACULTY. Tutti gli eventi promossi da studenti, Gruppi o Associazioni studentesche - che coinvolgono relatori esterni all Università - devono prevedere la partecipazione di un docente della Permanent Faculty. Il coinvolgimento diretto di un docente della Permanent Faculty (il cui elenco viene riportato sul sito ufficiale della Bocconi non deve essere in nessun modo considerata una formalità; i membri della Permanent Faculty devono essere individuati: o in ragione della loro competenza specifica rispetto al tema affrontato dall evento; o considerando la qualità e il ruolo dei relatori esterni invitati. È compito dei promotori degli eventi farsi parte diligente per individuare quanti tra i docenti della Permanent Faculty della Bocconi possono mettere a disposizione competenze specifiche in grado di arricchire l evento proposto. Dal canto loro i membri della Permanent Faculty coinvolti devono in modo esplicito e informato poter esprimere la propria valutazione in merito al contenuto e alla configurazione dell evento che viene loro sottoposto. RELATORI ESTERNI. Una parte degli eventi proposti comportano il coinvolgimento di soggetti esterni in qualità di relatori, competenti rispetto al tema oggetto dell evento stesso. A questo riguardo, vanno considerate le seguenti cautele: prima di impegnare il nome dell Università procedendo a un invito formale, in caso ci siano aspetti di possibile criticità (si veda il punto successivo in particolare) si suggerisce di verificare in via preventiva con la Segreteria Tecnica del CASA - la fattibilità dell evento e la coerenza dei profili che si intendono invitare; Pagina 7

8 alcune specifiche figure istituzionali e/o collegate a organi istituzionali dell Università NON possono essere invitate a partecipare a eventi che non siano direttamente promossi dall Università. Eventuali deroghe possono essere ammesse solo dopo aver svolto le dovute verifiche con gli organi apicali dell Università. In particolare, è precluso l invito diretto dei seguenti soggetti: o per l Italia e per tutti gli Stati esteri: capi di Stato e di Governo; componenti del Governo / Esecutivo (ministri e/o sottosegretari); Direttori Generali / Segretari Generali di Presidenza della Repubblica, Presidenza del Consiglio e Ministeri; componenti del Parlamento (Presidente della Camera dei Deputati, Presidente del Senato, parlamentari eletti, ecc.) e Segretari Generali componenti degli organi di governo del potere giudiziario, in particolare per l Italia: Presidente e Collegio della Corte Costituzionale; Presidente e Consiglio Direttivo della Corte di Cassazione; Componenti del Consiglio Superiore della Magistratura; Presidente e Consiglio di Presidenza del Consiglio di Stato Presidente / Governatore e Board Member di Banche Centrali Presidenti di authorities, organismi di vigilanza, Borsa valori Presidenti / Segretari generali / esponenti di organismi apicali comunque denominati, di partiti e associazioni sindacali Presidenti / segretari generali / esponenti di organismi apicali comunque denominati, delle principali associazioni datoriali Corpo diplomatico (Ambasciatori e Consoli generali) o rappresentanti di Istituzioni internazionali: Commissione Europea. Presidente e Commissari; Direttori Generali Parlamento Europeo: Presidente e parlamentari eletti Consiglio Europeo: Presidente FMI, ONU, WTO, FAO, UNHCR, OMS, NATO ecc: Chairman / Managing Director e Board Members; o membri del Consiglio di Amministrazione dell Università o di sue unità collegate; o membri degli Advisory Board dell Università o di sue unità collegate; Pagina 8

9 o vertici aziendali in rappresentanza dei sostenitori Partner Strategici e dellle Aziende Partner per lo Sviluppo (lista disponibile sul sito Le iniziative da sottoporre al Comitato CASA Devono essere presentate al Comitato CASA tutte le iniziative e gli eventi promossi dalle Associazioni Studentesche, dai Gruppi di rappresentanza o da studenti/gruppi di studenti non organizzati in Associazioni. Devono essere altresì portate al Comitato CASA le iniziative proposte da Student Media Center (SMC) che NON rientrano nell ambito dell attività caratteristica svolta da SMC. Gli eventi che in ragione dei contenuti gestiti possono rientrare nell ambito delle attività svolte da BAC (Bocconi Art Campus) e da BSC (Bocconi Sport Campus) saranno valutate con il contributo dei relativi responsabili Format degli eventi Il Comitato CASA supporta l organizzazione di eventi, favorendo tuttavia le iniziative nell ambito delle quali viene presentata con specifico riguardo al tema trattato una varietà di punti di vista diversi. L obiettivo deve essere sempre quello di assicurare le condizioni affinché si sviluppi un reale contradditorio tra i soggetti che animano l evento. Laddove possibile è sempre auspicabile prevedere - al termine del dibattito tra gli speaker - un momento di dibattito e confronto da parte dei partecipanti all evento Docente Bocconi della Permanent Faculty Tutti gli eventi che coinvolgono relatori esterni all Università devono comprendere nel panel dei relatori almeno un docente Bocconi, membro della PERMANENT FACULTY dell Università. L elenco aggiornato della Permanent Faculty dell Università Bocconi è reperibile al seguente indirizzo: Faculty. Alternativamente, cliccare su: wcm/connect/bocconi/sitopubblico_it/albero+di+navigazione/home/docen ti/permanent+faculty/. Al momento della presentazione della domanda al Comitato CASA il docente Bocconi indicato in Event Bureau deve avere espressamente confermato - via mail - la propria disponibilità a partecipare all evento, nelle Pagina 9

10 date e secondo le modalità indicate dagli organizzatori. È pertanto necessario affinché il Comitato CASA possa procedere all istruttoria della domanda - caricare in Event Bureau la mail in cui il docente conferma la partecipazione e l eventuale motivazione Relatori esterni Per ogni relatore NON Bocconi invitato deve essere presentata una biografia aggiornata e completa che ne illustri la storia professionale e ne descriva il profilo personale nelle sue dimensioni pubbliche. La biografia deve essere costruita in modo da consentire, da parte del Comitato CASA, la compiuta conoscenza (sotto tutti i profili rilevanti, quali sono ad esempio quello professionale, personale, giudiziario, politico, ecc.) del profilo del/dei soggetti invitati. La compiuta ed esaustiva composizione della biografia dei relatori esterni è compito specifico dei promotori dell iniziativa. Al Comitato CASA devono essere fornite TUTTE le informazioni utili per profilare, con cognizione di causa, la figura dei relatori esterni che avranno parola in Università. Resta inteso che è possibile laddove sussistano imprevisti o cause di forza maggiore - presentare la domanda di un evento al Comitato CASA anche qualora il/i relatore/i non abbia/abbiano ancora confermato la sua/loro partecipazione. Questa circostanza deve tuttavia essere prontamente: o segnalata alla Segreteria Tecnica del Comitato CASA; o indicata nella richiesta inserita in Event Bureau. Si dovrà procedere a comunicare TEMPESTIVAMENTE la partecipazione ai medesimi destinatari appena avuta la certezza della partecipazione. Qualora per fatti imprevisti o cause di forza maggiore - si debba procedere alla sostituzione di uno o più relatori, gli organizzatori dell evento devono farsi parte diligente dandone tempestiva comunicazione - unitamente al nominativo dei potenziali sostituti - alla Segreteria Tecnica del Comitato CASA. Gli eventuali nuovi nominativi dovranno naturalmente essere accompagnati da una biografia come prima specificato. Le sostituzioni intervenute nella composizione dei relatori saranno oggetto di verifica: nella prima riunione utile del Comitato CASA; nel caso non siano programmati incontri del Comitato in tempo utile, nei modi e nelle forme definite dal Presidente del Comitato, che ne darà comunque informativa ai membri del Comitato. Pagina 10

11 3.7. Rappresentanti politici Nel caso il tema affrontato in un evento abbia rilevanza politica, occorre prevedere la presenza di relatori in grado di proporre posizioni e prospettive differenti. Ad eccezione di soggetti che abbiano ricoperto cariche istituzionali di particolare rilievo (ad esempio Presidenza della Repubblica, Presidenza del Consiglio, Presidenza di Camera o Senato), i soggetti politici possono essere coinvolti in uno specifico evento solo ed esclusivamente se la platea degli ospiti assicura un contradditorio tra pari (in altri termini, occorre prevedere la partecipazione di esponenti politici di varie formazioni politiche). Le eventuali eccezioni saranno valutate dal Comitato CASA. Resta comunque inteso che, qualora si realizzi un evento con la partecipazione di esponenti politici, senza peraltro assicurare il dovuto contraddittorio, i temi affrontati potranno riguardare esclusivamente aspetti di natura istituzionale, non legati all attualità politica. Nei periodi di campagna elettorale (elezioni politiche, regionali, amministrative o europee) e nello specifico nei tre mesi che precedono una scadenza elettorale non è possibile invitare, in veste di relatori di eventi: o rappresentanti politici; o soggetti iscritti in qualsivoglia lista elettorale. I promotori di un evento dovranno sottoscrivere una dichiarazione (il modulo è disponibile online) in cui si attesta che il/i relatore/i proposto/i non sia/siano candidato/i ad alcuna lista elettorale. Qualora degli eventi già approvati dal Comitato cadano in periodo di campagna elettorale, gli stessi possono essere sospesi d ufficio dal Presidente che deve darne opportuna motivazione ai membri del Comitato Presentazione di libri, prodotti editoriali e prodotti in genere Non è ammissibile organizzare incontri che si configurino come presentazioni di libri, prodotti editoriali o prodotti di qualsivoglia natura, e tantomeno organizzarne la vendita in Università. Nel caso specifico di libri e prodotti editoriali, eventuali attività di vendita possono essere gestite o organizzate dalla casa Editrice Egea. Nel caso sia invitato l autore di un libro, di un prodotto editoriale o l ideatore di un particolare prodotto, l incontro/evento : o deve avere un titolo diverso da quello del libro, del prodotto editoriale o del nome del prodotto; Pagina 11

12 o deve focalizzarsi su un tema che ancorché di carattere generale sia di generale interesse, e non sul prodotto stesso (libro, prodotto editoriale, prodotto) Argomenti e tematiche degli eventi proposti Gli studenti Bocconi, le loro associazioni o gruppi non possono organizzare eventi od incontri che si sovrappongono o interferiscono con attività svolte istituzionalmente dall Università. A questo riguardo si precisa che: i rappresentanti degli studenti sono liberi di organizzare incontri volti al confronto e alla discussione di attività dell Ateneo, sia didattiche che amministrative; è da considerarsi in sovrapposizione con le attività dell Ateneo ogni contenuto informativo ed orientativo rivolto agli studenti in merito ad attività didattiche (es. lezioni, esercitazioni, ecc.), aspetti accademicoamministrativi (es. modalità di ammissione ad attività promosse dall Università, ecc.), aspetti connessi alle modalità di selezione e ammissione in Bocconi, modalità e criteri di attribuzione di benefici economici, effettuazione di programmi internazionali e stage ed eventuali altre funzioni attribuite ad unità organizzative dell Ateneo. Eventi di questa natura possono essere eventualmente realizzati in stretta collaborazione e coordinamento con gli uffici competenti, qualora questi ne ravvisino l esigenza e l opportunità. In tal caso gli eventi vanno comunque segnalati al comitato CASA, che tuttavia non è chiamato ad alcuna approvazione trattandosi di attività accademiche o istituzionali Eventi che coinvolgono Aziende Non è ammissibile organizzare eventi finalizzati a promuovere aziende, loro attività o loro prodotti. Questo principio si applica anche ad incontri di carattere orientativo e di approfondimento sull utilizzo di software, prodotti, presentazioni di concorsi, premi e competizioni. Le presentazioni aziendali, in quanto attività in potenziale sovrapposizione con una attività istituzionale dell Ateneo, devono essere preventivamente concordate con la Divisione Mercato che deve dare nella persona di un suo rappresentante esplicita approvazione. L approvazione in questione deve essere prodotta PRIMA della presentazione della proposta dell evento al Comitato CASA. Le visite aziendali o altre attività con aziende che si tengono al di fuori del campus potranno essere organizzate solo dopo averne verificato la fattibilità con la Divisione Mercato. Pagina 12

13 3.11. Fund Raising / Vendita Biglietti All interno dell Università non è possibile vendere biglietti (per spettacoli, locali, ecc.) relativi a iniziative/entità esterne, e/o raccogliere fondi per attività proprie o di terzi, anche a fine benefico, salvo in caso di iniziative istituzionali. Eventuali richieste di finanziamento che possano configurarsi come trasferimenti indiretti a realtà esterne (es. noleggio di mostre, acquisto di opuscoli e volantini) non potranno essere accordate Collaborazioni ed eventi esterni Qualora un evento sia promosso da un singolo o da un associazione Bocconi, avvalendosi della collaborazione di associazioni o gruppi esterni all Università: i materiali di promozione non possono riportarne nomi o loghi, salvo nell indicazione della carica dei singoli relatori; l associazione esterna non può promuovere l evento come proprio. Qualora un evento approvato dal Comitato CASA interno al campus Bocconi - si colleghi ad un programma più ampio di eventi esterni (che si svolge a livello cittadino, provinciale, nazionale ecc.): è possibile apporre sul materiale promozionale INTERNO la dicitura In occasione di ; l evento BOCCONI non può e non deve essere riportato nel cartellone del programma esterno Sponsor Tutte le sponsorizzazioni devono essere dichiarate in fase di richiesta di finanziamento all Università. Prima di contattare delle aziende potenziali sponsor, i promotori dell evento (associazioni/gruppi studenteschi/singoli studenti) sono tenuti a verificare la fattibilità con la Divisione Sviluppo e Relazioni con gli Alumni, per un migliore coordinamento rispetto alle attività di fundraising universitarie. Il materiale promozionale di un qualsivoglia evento approvato dal Comitato CASA non può riportare riferimenti a sponsor, salvo quando lo stesso sia stato concordato con l Università. In questo caso non è comunque possibile riportate sul materiale promozionale il logo dello sponsor, ma è ammesso apporre la dicitura scritta: in collaborazione con. Pagina 13

14 3.14. Eventi con BAA È auspicato il coinvolgimento della Bocconi Alumni Association (BAA) nello sviluppo e nella gestione (ricerca e messa a disposizione di relatori, promozione, ecc.) di eventi proposti in Campus. In tal caso, sarà possibile riconoscere il contributo dato all evento apponendo in fondo al manifesto / volantino la dicitura: in collaborazione con BAA.. L adesione della BAA a una iniziativa promossa da studenti o associazioni studentesche, e il suo coinvolgimento, devono risultare all atto della presentazione della proposta al Comitato CASA da esplicita comunicazione (mail) del Responsabile della BAA Finanziamento Il Comitato si avvale del fondo di dotazione per le attività studentesche che viene definito ogni anno. Eventuali fondi che non vengano utilizzati nel corso dell anno potranno essere riportati a nuovo cumulandoli con i fondi stanziati nell anno successivo. I residui non possono essere riportati a nuovo per più di un anno. Nessun ulteriore finanziamento di iniziative o attività può essere richiesto ad altri uffici/servizi dell Università Bocconi. I criteri di selezione che il Comitato utilizza nel valutare le richieste di finanziamento sono orientati a privilegiare la qualità delle iniziative, l interesse generale dei temi proposti e la solidità del piano esecutivo. Nella selezione dei progetti finanziabili il Comitato non privilegia indirizzi tematici né aree espressive predefinite. Tuttavia il Comitato, che delibera a proprio insindacabile giudizio, si riserva di escludere d ufficio dal finanziamento i progetti che per temi, contenuti o modalità di diffusione siano contrari alla legge italiana, alle norme e ai regolamenti universitari o lesivi dei principi e dei valori dell Ateneo. Pagina 14

15 Comitato CASA Comitato di Coordinamento delle Attività Studentesche e Associative Documento tecnico a.a. 15/16

16 1. EVENT BUREAU (EB) L accesso ad Event Bureau è legato all account Bocconi creato per l associazione studentesca ( e funziona con le stesse credenziali. Come per tutti gli account Bocconi, la password di accesso va rinnovata periodicamente (circa 90 giorni) e a tal fine vengono inviati dal sistema avvisi automatici a partire da 5 giorni dalla scadenza della password stessa. Il mancato rinnovo blocca non solo l account ma anche l accesso ad Event Bureau generando quindi possibili blocchi dell attività associativa. È quindi preferibile, qualora l account Bocconi non venga utilizzato frequentemente, attivare il forward dei messaggi su una casella più letta, per evitare di perdere gli alert che avvisano della prossima scadenza. NB: Si ricorda che la password per essere valida deve comporsi di minimo 8 caratteri, di cui almeno un numero, e non mai essere stata usata in precedenza. STEP POST COMITATO CASA In seguito all approvazione dell evento da parte del comitato CASA, è necessario che l associazione effettui l accesso ad EB per, alternativamente: approvare la richiesta e consentire così agli uffici di prenderla in carico per le relative assegnazioni; bloccare l evento, se sono intercorsi cambiamenti che non rendono possibile proseguire con l organizzazione, o se le richieste del Comitato non sono condivise / realizzabili. Si ricorda che questa approvazione è indispensabile perché la richiesta venga processata dai vari uffici competenti. Senza tale approvazione la richiesta resta bloccata e nessun servizio (compresa l assegnazione dell aula) può essere fatta.

17 2. RICHIESTA APPROVAZIONE EVENTO: TEMPI E MODALITA Tipo attività Tempi richiesta Modalità richiesta Passi successivi Riunioni interne (non è prevista promozione) * Almeno 2 giorni lavorativi prima della riunione Per aule Bocconi: contemporaneamente a: amelia.buttaboni@unibocconi.it luisa.magnani@unibocconi.it andrea.giuffrida@unibocconi.it segnalando associazione, data, orario di inizio e fine attività, n partecipanti L ufficio Didattica assegna un aula via Incontri senza relatori esterni Desk di promozione di attività dell associazione / gruppo Incontri con relatori esterni Richieste di finanziamento collegate ad un evento da approvare Richieste di finanziamento non collegate ad un evento da approvare Almeno 8 giorni lavorativi prima dell evento Almeno 8 giorni lavorativi prima dell evento Almeno 5 giorni lavorativi prima della riunione del Comitato CASA; l evento deve tenersi almeno 10 giorni dopo il Comitato CASA Per gli spazi Campus Life (via Bocconi o Piazza Sraffa 11) utilizzare il sistema di prenotazione sale accessibile da con le credenziali dell associazione. NB: occorre una breve descrizione dell attività + è possibile prenotare ogni spazio max. 2 v al mese per non più di 4 h consecutive Event Bureau workflow RIUNIONE * Event Bureau workflow DESK * Event Bureau workflow EVENTO * Ricezione di di conferma della prenotazione, da presentare alla portineria di riferimento per il ritiro delle chiavi NB: prendere nota del Regolamento di utilizzo degli spazi, allegato in chiusura di questo documento Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l iter per l assegnazione degli spazi Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l iter per l assegnazione degli spazi In caso di approvazione da parte del Comitato CASA la richiesta prosegue l iter per l assegnazione degli spazi Stessi tempi dell evento di riferimento Event Bureau segue l evento di riferimento * Stesse modalità del relativo evento Almeno 5 giorni lavorativi prima della riunione del Comitato CASA; l attività da finanziare deve tenersi dopo il Comitato CASA Form online da compilare, stampare, firmare e far avere (via mail, fax o in forma cartacea) all Ufficio Campus Life * NB: Gli studenti non organizzati in associazione / gruppo che intendono proporre attività dovranno prestare attenzione alle due seguenti peculiarità: La modalità riunione interna non è loro disponibile Tutte le richieste di approvazione evento e l eventuale richiesta di finanziamento collegata all evento andranno presentate su moduli cartacei disponibili online Campus Life scrive via mail al richiedente dopo la riunione del Comitato CASA

18 3. PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA PERSONA DI RIFERIMENTO / RESPONSABILE RICHIESTA Per ogni evento inserito in EB è necessario indicare come: persona di riferimento la persona che effettivamente segue e coordina l organizzazione dell evento, con relativi telefono e (necessari all Università per informazioni, notizie e segnalazioni importanti e/o urgenti riguardo all evento); responsabile richiesta il presidente o il vice presidente dell associazione. SPAZI DISPONIBILI: DESK Si ricorda che i desk di promozione dell associazione o delle sue attività possono essere organizzati unicamente in una delle seguenti postazioni: lo spazio al piano -1 di via Sarfatti 25 (tra il bancomat e l ascensore) piano terra del Velodromo. SPAZI DISPONIBILI: AULA MAGNA Le attività studentesche possono tenersi nell aula magna di via Gobbi, se disponibile; dato l alto tasso di utilizzo della sala è tuttavia necessario preverificare con l ufficio eventi (contattare barbara.lupis@unibocconi.it) la disponibilità dell aula nel giorno e orario desiderati. In caso di disponibilità è opportuno richiedere all ufficio eventi di mettere un opzione, segnalando che l aula è stata opzionata nella richiesta presentata tramite EB al Comitato CASA. IMPORTANTE! Gli eventi che si tengono in Aula Magna devono necessariamente prevedere l impiego di personale tecnico professionale per la sala regia (gestione luci, slide ecc.); tale servizio è esterno a Bocconi e quindi è necessario sostenerne i costi, che per l a.a 15/16 sono: mezza giornata IVA; giornata intera IVA. SPAZI DISPONIBILI: ASSEGNAZIONE Si ricorda che gli spazi assegnati non sono necessariamente quelli richiesti; la reale attribuzione dipende dalla disponibilità nei giorni e orari richiesti ed è formalizzata unicamente attraverso la notifica di Event Bureau. EVENTI FUORI ORARIO Gli edifici Bocconi sono aperti con il seguente orario: Velodromo: dal lunedì al venerdì fino alle 19.00; sabato dalle alle 13.00; Sarfatti 25: dal lunedì al venerdì fino alle ore sabato dalle alle Nell eventualità in cui sia necessario che le attività proseguano oltre gli orari sopra riportati, è possibile prendere in considerazione l eventualità di estenderli (costo orario per le aule Velodromo: 15 + partita IVA).

19 ALLESTIMENTI E ATTREZZATURE Le richieste di allestimento vanno effettuate in EB, tramite la scheda allestimento. La scheda allestimento può essere compilata già in sede di presentazione della richiesta al Comitato CASA o in una fase successiva, ma comunque almeno una settimana prima dell evento, per consentire all Ufficio Tecnico di verificare le richieste ed approntare i servizi necessari. In caso gli allestimenti comprendano servizi non disponibili in Bocconi, che devono quindi essere noleggiati da fornitori esterni (es. registrazione video, servizio di traduzione, ecc.), le associazioni / gruppi interessati sono invitati a contattare per tempo l ufficio tecnico (silvia.marzano@unibocconi.it) per richiedere i relativi preventivi e verificare la fattibilità dei servizi. Si segnala che tutte le aule Bocconi sono solitamente attrezzate con un pc, videobeam e microfono. È tuttavia possibile richiedere ulteriori attrezzature Bocconi, che verranno fornite ove possibile: microfoni aggiuntivi; tegolini per i relatori (NB: i tegolini verranno forniti bianchi, è compito di ogni associazione portare la stampa del nome dei singoli relatori da inserire nel tegolino); l assistenza da parte di uno degli addetti alle aule nei 10/15 minuti precedenti l incontro, per verificare che tutto funzioni; per incontri con più di 3 relatori suggeriamo di valutare di richiedere, ove possibile, un tavolo ulteriore, da affiancare alla cattedra già presente in aula. 4. MODIFICHE ALL EVENTO È molto importante che tutte le variazioni nel panel di relatori coinvolti nell incontro, negli orari e in altri aspetti rilevanti dell incontro, così come eventuali cancellazioni di incontri approvati e già inseriti in EB, siano tempestivamente modificati in EB e segnalati via a amelia.buttaboni@unibocconi.it e barbara.lupis@unibocconi.it per permettere agli uffici di organizzarsi di conseguenza. 5. FINANZIAMENTO EVENTO PRESENTAZIONE RICHIESTA La richiesta di finanziamento va presentata prima della realizzazione dell attività, secondo i tempi definiti dal Comitato CASA (vedi punto 2). Se respinta, la richiesta può essere ripresentata seguendo gli emendamenti indicati dal comitato CASA fino ad un massimo di due volte. Qualora venisse invece accettata, l evento deve svolgersi entro due mesi dall approvazione della richiesta. Si ricorda che non possono essere finanziate iniziative già realizzate.

20 SPESE FINANZIABILI Tra le spese finanziabili si segnalano le seguenti: le spese per dare pubblicità all iniziativa, con un massimale di 150 e con l esclusione degli eventi promozionali dell associazione stessa le spese di regia per l aula Magna di via Gobbi (mezza giornata: IVA; giornata intera: IVA) richieste di rimborso viaggio per ospiti che provengano, per lavoro o residenza, da città distanti più di 80 km da Milano. Non è tuttavia previsto un rimborso qualora di tratti di autori di libri per i quali è in corso una campagna di promozione, parlamentari o membri di organi di governo e di rappresentanti aziendali con cariche di Direttore Generale o superiore. Non sono ammesse al finanziamento: spese per compensi ai relatori spese per catering e rinfreschi di qualsiasi sorta spese che possano configurarsi come trasferimenti indiretti a realtà esterne (es. noleggio di mostre, acquisto di opuscoli e volantini). pernottamenti altre spese di trasferta (taxi, pranzi e cene). VISIBILITA FINANZIAMENTO I materiali di comunicazione realizzati per la promozione dell evento per il quale si è ottenuto il finanziamento dovranno riportare la dicitura Iniziativa finanziata con i contributi dell Università Bocconi. RIMBORSO DEL FINANZIAMENTO APPROVATO Per ottenere il rimborso delle spese approvate dal Comitato CASA occorre che l associazione/gruppo presenti all ufficio Servizi agli Studenti (rif. Barbara Stefanati, barbara.stefanati@unibocconi.it) tutti e 3 i seguenti documenti: - fattura intestata all Università Bocconi e riportante la dicitura pagato ; - relazione firmata dell attività svolta; - poster e/o altro materiale promozionale realizzato, che deve riportare la dicitura Iniziativa finanziata con i contributi dell Università Bocconi. La documentazione dev essere consegnata al massimo entro la fine del mese successivo a quello in cui si è svolto l evento. Oltre tale termine non sarà più possibile procedere al rimborso della somma approvata. N.B. Dato che il budget è relativo all anno solare, per gli eventi svolti a fine anno le richieste di rimborso vanno presentate entro il primo venerdì utile del mese di dicembre. 6. PROMOZIONE EVENTO Una volta ottenuta l approvazione dell evento e l assegnazione dell aula, gli studenti e le loro associazioni / gruppi hanno a disposizione diversi strumenti di comunicazione per promuovere le proprie attività.

21 Si ricorda che, oltre agli strumenti di seguito elencati, le associazioni attive hanno l ulteriore possibilità di pubblicare l evento direttamente nella you@b Agenda dello studente di tutti gli studenti Bocconi. POSTMASTER Si tratta di un invio via per: promuovere gli eventi organizzati in università promuovere gli eventi che, per esigenze intrinseche all attività stessa, devono tenersi fuori dall università (quindi non per incontri realizzati in altre sedi, ma per le attività con particolari requisiti logistici) attività o campagne di recruitment, con il limite di una volta all anno per associazione. La richiesta deve essere inoltrata a Campus Life (amelia.buttaboni@unibocconi.it) almeno 3 giorni lavorativi prima di quando si vuole che il messaggio raggiunga i destinatari. La richiesta deve comprendere tutti i seguenti elementi: oggetto del messaggio testo, che deve sempre essere redatto sia in italiano sia in inglese o prevedere una formula di apertura che spieghi l utilizzo di una sola delle due lingue destinatari (studenti e/o docenti e/o dipendenti) indicazione della data desiderata per l invio. Il postmaster avrà come sender del messaggio: - per le associazioni / gruppi: l Bocconi dell associazione Se l non è stata attivata, il postmaster verrà inviato dall indirizzo generale iniziative.postmaster@unibocconi.it - per gli studenti non associati: l Campus Life. Il postmaster dovrà sempre essere firmato dall organizzatore dell evento; qualora vengano segnalati indirizzi mail a cui rispondere, gli stessi non potranno essere diversi dall account Bocconi fornito all associazione / gruppo. È possibile allegare un file al postmaster, che dovrà essere inferiore ai 500 KB. Il testo del messaggio potrà subire modifiche, qualora l Ufficio Campus Life ne ravvisi la necessità per chiarezza del messaggio / rispetto dei principi contenuti in questo documento. SITO BOCCONI, SEZIONE EVENTI INIZIATIVE DEGLI STUDENTI È possibile richiedere l inserimento del proprio evento nella sezione dedicata alle iniziative degli studenti del sito Bocconi (raggiungibile dalla homepage). Per fare ciò occorre flaggare l apposita sezione nel compilare il form di EB e inviare una a barbara.lupis@unibocconi.it specificando: associazione / gruppo che organizza l evento giorno, orario e aula titolo dell evento programma dell evento. È anche possibile allegare la locandina dell evento.

22 NEWSLETTER MENSILE DI CAMPUS LIFE È possibile richiedere l inserimento dell evento organizzato nella newsletter mensile Campus Life, nell apposita sezione Le iniziative organizzate degli studenti. La richiesta va effettuata tramite EB al momento della richiesta di approvazione dell evento. Eventuali richieste di inserimento successive devono essere segnalate via mail all indirizzo campuslife@unibocconi.it entro il 20 del mese precedente a quello in cui si terrà l iniziativa da promuovere. MANIFESTI: AFFISSIONE I poster possono essere affissi UNICAMENTE : - nelle bacheche a libero utilizzo - nel bar al -1 di via Sarfatti 25 - al pian terreno del Velodromo. I poster affissi fuori da questi spazi potranno essere rimossi dal personale dell Università. IMPORTANTE! I poster realizzati dovranno essere caricati in Event Bureau PRIMA della stampa e relativa affissione. I poster affissi senza esser stati approvati potranno esser segnalati al Comitato CASA per eventuali sanzioni. MANIFESTI: CASI PARTICOLARI Promotore: studente singolo Nei casi in cui il promotore dell evento non sia un associazione, ma uno studente singolo, il suo nome deve essere presentato con adeguata evidenza (pari a quella dell orario e del luogo in cui si svolge l evento) nel poster come RESPONSABILE DELL INIZIATIVA. Modifiche ai manifesti Nel caso in cui sia necessario modificare i poster di un evento (promosso da un associazione o da uno studente singolo), la modifica deve essere evidente, ovvero non deve essere fatta a penna, ma tramite un adesivo o un pennarello. VOLANTINAGGIO Per distribuire il materiale cartaceo realizzato e già approvato non è necessaria una ulteriore approvazione. La distribuzione può avvenire unicamente all esterno degli edifici Bocconi. SOCIAL MEDIA - WEB La comunicazione sui social media o sul web deve essere coerente ai principi di sopra definiti.

23 Allegato: UTILIZZO DEGLI SPAZI CAMPUS LIFE piazza Sraffa 11 e via Bocconi Orari e attività Sono a disposizione delle associazioni studentesche i due Spazi Campus Life: piazza Sraffa 11: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle via Bocconi: dal lunedì alla domenica dalle 9.00 alle Gli spazi sono utilizzabili per le attività di tipo sociale delle associazioni studentesche, non correlate quindi ad attività accademiche o didattiche. Se membri di un associazione dovessero essere trovati ad utilizzare gli spazi per altre attività, come attività di studio o individuali, l utilizzo delle sale sarà vietato a tutti i membri dell associazione per 6 mesi. Come prenotare Ogni gruppo o associazione può prenotare ciascuno spazio per un massimo di due volte al mese per spazio per un periodo consecutivo di non più di 4 ore ad incontro. Eventuali eccezioni verranno valutate di volta in volta. a) Per utilizzi dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle entrambi gli spazi sono prenotabili online all indirizzo con le proprie credenziali di rete. Al momento della prenotazione occorre compilare il campo note con un breve descrizione delle attività. Una volta completata la prenotazione il sistema invierà all indirizzo istituzionale dell associazione una mail di riepilogo della prenotazione effettuata. b) Lo spazio di via Bocconi è utilizzabile anche: - dalle alle dal lunedì al venerdì - il sabato e la domenica dalle 9.00 alle Per questi utilizzi occorre inviare una specifica richiesta via all indirizzo campuslife@unibocconi.it con almeno due giorni di preavviso; Campus Life procederà a rispondere con eventuale conferma. E importante disdire o modificare tempestivamente le prenotazioni non più necessarie. Eventuali prenotazioni a vuoto riscontrate potranno comportare la revoca dell autorizzazione ad utilizzare gli Spazi da parte dell associazione. Modalità di utilizzo Ritirare la chiave dalla portineria dedicata (per lo spazio di via Bocconi la portineria di riferimento è quella della Residenza Bocconi)

24 Rispettare i turni di prenotazione, per consentire a tutte le associazioni di usufruire delle medesime opportunità Al termine del proprio turno spegnere tutte le apparecchiature e luci, riallestire la sala nello stesso modo in cui la si è trovata, chiudere a chiave e restituire le chiavi alla Reception dedicata. Si ricorda che: 1. il sorvegliante della Sala ha autorità di entrare anche senza preavviso 2. è vietato fumare 3. non è possibile fare uso di alcolici, cibo e bevande, se non per eventi istituzionali 4. è vietato introdurre oggetti pericolosi Alle associazioni i cui membri dovessero infrangere queste regole o creare disturbo alla normale fruizione degli spazi sarà immediatamente vietato l utilizzo ed il futuro accesso. Danni, Incuria e Malfunzionamenti E responsabilità dell associazione utilizzatrice verificare all ingresso lo stato dello Spazio, degli arredi e delle attrezzature presenti. In caso di danni, malfunzionamenti o di mancata pulizia / ordine della stanza si prega di segnalare tempestivamente la cosa a Campus Life (campuslife@unibocconi.it), eventualmente allegando materiale fotografico. In caso vengano riscontrati danni, incuria o malfunzionamenti non segnalati sarà possibile revocare l autorizzazione a utilizzare gli Spazi per l associazione, oltre all eventuale richiesta di risarcimento dei danni (quantificati da un tecnico incaricato). Per comunicazioni o informazioni: campuslife@unibocconi.it tel