Il project manager pigro

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2 Il project manager pigro Come raddoppiare la produttività e uscire prima dall ufficio peter taylor

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4 Peter Taylor Il project manager pigro pigro infinite

5 Copyright Peter Taylor, 2009 Italian edition 2013 The right of Peter Taylor to be identified as the author of this book has been asserted in accordance with the Copyright, Designs and Patents Act First published in English in 2009 as The Lazy Project Manager by Infinite Ideas Limited 36 St Giles Oxford OX1 3LD United Kingdom All rights reserved. Except for the quotation of small passages for the purposes of criticism or review, no part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, scanning or otherwise, except under the terms of the Copyright, Designs and Patents Act 1988 or under the terms of a licence issued by the Copyright Licensing Agency Ltd, 90 Tottenham Court Road, London W1T 4LP, UK, without the permission in writing of the publisher. Requests to the publisher should be addressed to the Permissions Department, Infinite Ideas Limited, 36 St Giles, Oxford, OX1 3LD, UK, or faxed to +44 (0) A CIP catalogue record for this book is available from the British Library ISBN Italian translation by Loredana Abramo Brand and product names are trademarks or registered trademarks of their respective owners.

6 Contents Introduzione 7 La Scienza dietro la Pigrizia 11 La Pigrizia Intelligente 13 Un ultima definizione 17 È come una passeggiata nel (libro della) Giungla! 19 Posso barare? 20 La Teoria sul Dinosauro 22 Corposi all inizio 25 Molto, molto più magri nel mezzo 65 Di Nuovo Corposi Alla Fine 99 Consigli per Arrivare Velocemente al Paradiso della Pigrizia Produttiva 108 Scorciatoia per Quelli che sono Davvero Pigri 114 La Domanda Fondamentale 117 La Risposta Fondamentale 118 Un Ultima Avvertenza 119

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8 Introduzione La pigrizia produttiva porta al successo, ma ci si arriva con molto meno sforzo. Quando propongo il ruolo di un Project Manager (Responsabile di Progetto) pigro, non intendo dire che non dobbiamo fare assolutamente nulla. Non dico di stare seduti tutto il giorno a bere caffè, o leggere un buon libro e spettegolare, mentre le ore lavorative scorrono, ed i tempi di consegna non rispettati svaniscono all orizzonte. Tutto ciò sarebbe ovviamente stupido, e con l unico risultato di una brevissima carriera nella gestione di progetti o più probabilmente di una carriera molto breve e basta! Pigro non vuol dire stupido. No, quello che intendo dire è che dovremmo tutti adottare un atteggiamento più mirato alla gestione dei progetti, e che dovremmo concentrarci sulle attività davvero importanti, piuttosto che affrettarci come api operaie in attività poco produttive, non critiche, che altri possono gestire meglio, o che in alcuni casi non andrebbero gestite del tutto. Benvenuti nel mondo della pigrizia produttiva! Nelle pagine seguenti leggerete quello che intendo quando parlo di pigrizia produttiva, e come potete applicare queste semplici tecniche e approcci ai vostri progetti. I principali elementi di un progetto verranno discussi dal punto di vista del pigro produttivo. 1

9 2 The lazy project manager Non sono un pigro di natura ma ho molte cose da fare nella mia vita, al di là dei progetti e dei Programmi 1 di lavoro che gestisco, e ho quindi imparato come bilanciare impegni privati, progetti e lavoro. La mia predisposizione naturale, comunque, mi induce ugualmente ad essere orientato al successo. Quindi l approccio bilanciato che uso deve anche assicurarmi che i miei progetti e la mia carriera abbiano successo, e che mi lascino abbastanza tempo da dedicare a vita privata e famiglia. Sono un Project Manager Pigro. Potete continuare come state facendo, o sedervi con me nella comoda poltrona della vita mentre continuate a raggiungere i risultati desiderati da voi e dai vostri sponsor. Essere pigro non significa fallire. È comunque importante chiarire cos è esattamente questo concetto di pigrizia produttiva e, in vista degli obiettivi da perseguire, precisamente cosa non è. Questo non è un manuale di formazione per project managers. Non vi insegnerà affatto a gestire progetti; se volete imparare ad analizzare il critical path, a gestire Earned Value, ad usare le simulazioni Montecarlo, a preparare una WBS, ad identificare fattori critici di successo e termini di riferimento, mettete giù questo libro e prendete quello (in teoria) più noioso, che sicuramente troverete sullo stesso scaffale. Potrete tornare al mio libro, molto più interessante, più tardi, quando avrete bisogno di riposare la mente. Per lo stesso principio, non è un corso sostituitivo per un buon programma 1 Program Management è il processo usato per gestire diversi progetti interdipendenti che conducono ad un miglioramento delle prestazioni di un organizzazione. Tipicamente è allineato con la strategia aziendale, per esempio diventare il quarto supermercato per fatturato entro il 2015, o ridurre del 5% gli sprechi nei prossimi due anni.

10 Introduzione 3 di preparazione di base per project managers. Troverete, ve lo garantisco, molte lacune sulle competenze e le procedure per la gestione dei progetti. Non è neanche un alternativa alle metodologie di gestione progettuale; decisamente no. E non sostituisce l esperienza o il sostegno impagabile di un mentore esperto. Tutto ciò lo dovreste già aver acquisito o ottenuto, o almeno aver pianificato come ottenerlo. Questo libro è invece la condivisione delle mie esperienze, e può agire, fino ad un certo punto, come un mentore virtuale nel vostro lavoro progettuale. Descrive un modo di lavorare in maniera più intelligente. Se usato in modo appropriato è un mezzo per diventare più produttivi in ciò che fate nell ambito e al di fuori dei vostri progetti di lavoro. Vi può aiutare a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Funziona e ha funzionato per me e può funzionare anche per voi. Lo spero. Per essere chiari: io sono stato addestrato in molte metodologie di project management nel corso degli anni, ho la certificazionei PMP presso il Project Management Institute (PMI) 2, ho ovviamente avuto molta esperienza pratica negli ultimi vent anni nella gestione di un gran numero di progetti e presso numerose imprese, e, a suo tempo, ho avuto il supporto di grandi project managers. Essere un Project Manager Pigro significa concentrarsi sulle attività 2 Il Project Management Institute (PMI) è un organizzazione professionale non profit dedicata ad avanzare lo stato dell arte nella gestione dei progetti. È la più grande associazione professionale nel mondo per i project managers. Il PMI determina gli standards, conduce ricerca e offre opportunità educative e di scambio professionale per rafforzare e promuovere la professionalità nel settore. Questo istituto ha come obiettivo l avanzamento in carriera di coloro che praticano project management, e il miglioramento delle prestazioni aziendali e di altre organizzazioni. Ciò è ottenuto attraverso cinque certificazioni in project management, fra le quali la Project Management Professional, che è solitamente conosciuta come PMP

11 4 The lazy project manager gestionali ed imparare a sforzarsi quando veramente serve, quando si può avere il maggiore impatto sui risultati. Ci sono molti, molti libri che vi possono illustrare in dettaglio ogni aspetto delle competenze e dei processi usati per gestire progetti; non questo. Questo libro è project management a metri di altitudine. Benvenuti nel club dei project managers Mille Miglia.

12 La Scienza dietro la Pigrizia Ciò di cui parlo non è tutto inventato, sapete: dietro tutta questa teoria ci sono la scienza, la storia, e un orso che canta. Il principio di Pareto (conosciuto anche come la regola dell 80/20) afferma che, per molti eventi, l 80% delle conseguenze è dovuto al 20% delle cause. L idea ha un applicazione empirica in molte circostanze, ma viene anche comunemente abusata. Per esempio, è un abuso affermare che la soluzione di un problema si inquadra nella regola 80/20 solo perchéfunziona nell 80% dei casi; si deve anche intendere che questa soluzione ha bisogno solo del 20% delle risorse necessarie a risolvere tutti i casi. Il principio fu di fatto suggerito dal teorico della gestione aziendale Joseph M. Juran, e prende il nome dall economista Italiano Vilfredo Pareto, il quale osservò che l 80% degli immobili in Italia era di proprietà del 20% della popolazione Italiana. La conclusione è che la maggior parte dei risultati in ogni situazione è determinata da un numero relativamente piccolo di cause. Da cui: il 20% dei clienti può generare l 80% delle vendite. Ciò può essere valutato, e probabilmente risulta più o meno corretto, e può essere utile nel prendere decisioni future. Il principio di Pareto si applica ad una varietà di questioni generiche: possiamo approssimare di indossare il 20% dei nostri vestiti preferiti nell 80% dei casi; forse spendiamo l 80% del tempo libero con il 20% dei nostri conoscenti, e così via. 5

13 6 The lazy project manager Il principio di Pareto è diverso dall efficienza paretiana, che fu davvero introdotta da Vilfredo Pareto. Vilfredo Pareto (nato il 15 Luglio 1848 in Francia, morto il 19 Agosto 1923 a Losanna, in Svizzera) contribuì in modo considerevole ai campi dell economia, sociologia e filosofia morale, in particolare allo studio della distribuzione del reddito e all analisi delle scelte individuali. Introdusse il concetto di efficienza paretiana ed aiutò a sviluppare il campo della microeconomia, con idee quali il fronte di indifferenza. Nel 1906 fece l osservazione sugli immobili Italiani che fu poi generalizzata nel principio di Pareto e nel concetto di una distribuzione paretiana. Il principio di Pareto o la regola dell 80/20 può e deve essere usata da ogni persona intelligente ma pigra, nella vita di ogni giorno. Il valore del principio di Pareto per un Project Manager consiste nel ricordarsi di concentrarsi sul 20% che ha importanza. Woody Allen ha detto una volta che l 80% del successo è farsi vedere. Io non ne sono troppo sicuro: ho visto progetti in cui c era un Project Manager fisicamente presente, ma lo non si sarebbe mai detto considerando lo stato dei lavori o la carenza nei tempi di consegna. No, è meglio penso comprendere che fra tutte le cose che fate durante il giorno, solo il 20% conta veramente. Quel 20% produce l 80% dei vostri risultati. Quindi dovreste identificarlo e concentrarvi solo su questo durante la giornata lavorativa. Fatelo bene e vi godrete il mondo della pigrizia produttiva.

14 La Pigrizia Intelligente Non è sufficiente essere semplicemente pigri; dovrete essere più che pigri, dovrete essere pigri in modo intelligente. La pigrizia produttiva non si limita ad essere pigri, richiede qualcosa in più una combinazione potente e magica di pigrizia e intelligenza. I pigri intelligenti hanno un vantaggio reale sugli altri dal punto di vista sociale, e molti di loro sono adatti a posizioni dirigenziali nelle organizzazioni. Questa teoria esiste da molti anni, ed è stata applicata in molti modi interessanti. Uno degli esempi più famosi fu nell esercito Prussiano. Helmuth Karl Bernhard Graf von Moltke (26 Ottobre Aprile 1891) era un Generalfeldmarschall. Viene comunemente considerato uno dei più grandi strateghi della seconda metà dell ottocento, il creatore di un metodo nuovo e più moderno di gestire gli eserciti nei campi di battaglia. Nel 1857 Helmuth von Moltke fu nominato Capo di Stato Maggiore generale dell esercito Prussiano, una posizione che mantenne per i trent anni successivi. Non appena fu insediato, iniziò a lavorare per cambiare i metodi strategici e tattici dell esercito prussiano introdusse modifiche negli armamenti e nei mezzi di comunicazione, modifiche nell adddestramento degli ufficiali e 7

15 8 The lazy project manager nella mobilitazione delle forze armate. Istituì anche lo studio formale della politica Europea in connessione alla pianificazione delle possibili campagne militari. In breve, stabilì le caratteristiche del moderno Stato Maggiore. Moltke ebbe una particolare intuizione per un approccio nella categorizzazione dei quadri di comando, che tutt ora viene usato in molti eserciti, e che può essere applicato a tutti i ruoli di comando, compreso il project management. Se considerate le due gamme di caratteristiche personali, quelle che vanno dalla diligenza alla pigrizia, e quelle che vanno dai non-intelligenti agli intelligenti (si, mi sto esprimendo in modo politicamente corretto), allora ottenete i quattro tipi di carattere nel diagramma qui sotto. Pigri Non-intelligenti Lasciateli in pace Potrebbero avere un idea brillante... uno di questi giorni Toglieteli di mezzo! Tendono a mantenere l organizzazione occupata con cose futili Da promuovere alla dirigenza Sapprano come avere successo con il modo più efficiente di distribuire le risorse Da inserire in ruoli operativi Si accerteranno che tutti i dettagli siano oculatamente considerati Intelligenti Diligenti Il Generale von Moltke divise il personale militare in questi quattro tipi distinti, in base alle loro caratteristiche mentali e fisiche. Ecco il risultato (e

16 La Pigrizia Intelligente 9 non dovette neppure essere politicamente corretto, visto che era nato nel diciannovesimo secolo ed era a capo dell esercito prussiano) tipo A: mentalmente lento e fisicamente pigro; tipo B: mentalmente agile e fisicamente energetico; tipo C: mentalmente lento e fisicamente energetico; tipo D: mentalmente agile e fisicamente pigro. Ufficiali tipo A, coloro che erano mentalmente lenti e fisicamente pigri, venivano assegnati a incarichi semplici, ripetitivi e privi di difficoltà. Avevano raggiunto il culmine della loro carriera nell esercito. Ciò nonostante, se lasciati a se stessi, avrebbero potuto produrre una buona idea, in futuro; in caso contrario, non avrebbero provocato alcun problema. Ufficiali tipo B, coloro che erano mentalmente agili e fisicamente energetici, erano considerati ossessionati dal bisogno gestire i dettagli più minuti (micromanagement), e quindi sarebbero risultati poco idonei al comando. Promozioni erano possibili nell arco del tempo, ma non al livello di capo di stato maggiore. Questi ufficiali erano i migliori nell accertarsi che gli ordini fossero eseguiti e che tutti i dettagli venissero accuratamente considerati. Ufficiali tipo C, coloro che erano mentalmente lenti e fisicamente energetici, erano considerati in qualche modo pericolosi. Per Moltke erano gli ufficiali che richiedevano una supervisione costante, cosa che rappresentava un peso inaccettabile ed una distrazione. Poiché potevano creare problemi più velocemente di quanto fosse possibile gestire, questi ufficiali venivano considerati una seccatura troppo onerosa, e venivano dimessi. E per finire gli ufficiali di tipo D. Questi erano gli ufficiali mentalmente agili e fisicamente pigri, che Moltke sentiva potevano e dovevano assumere

17 10 The lazy project manager i più alti gradi di comando. Questi ufficiali erano intelligenti abbastanza da vedere cosa doveva essere fatto, ma erano anche motivati da una pigrizia innata a trovare il modo più facile e più semplice di ottenere ciò che era richiesto. Da un punto di vista più positivo, erano coloro che avrebbero saputo come avere successo con il più efficiente spiegamento di forze. OK, adesso scegliete. Quale volete essere? Tipo A, B, C o D? Una domanda difficile, vero? Quindi, i pigri hanno un vantaggio reale sugli altri e sono molto più adatti a posizioni di comando nelle organizzazioni. Il Project Manager Pigro applica tutti questi principii nella consegna e nella gestione dei progetti. Si assume che non siate stupidi (il fatto che abbiate comprato o preso a prestito questo libro è di per sé un segno positivo di intelligenza), quindi siete già nella parte destra del diagramma. Quello che dovete fare adesso è affinare le vostre abilità di pigri per salire al margine superiore del diagramma. Fate questo, e non solo i vostri progetti avranno più successo, ma anche voi sarete visti come persone di successo, e come un paio di mani sicure a cui affidare altri ruoli dirigenziali in futuro. Quando c è un lavoro difficile da compiere, lo assegno ad una persona pigra; sicuramente troverà un modo semplice di eseguirlo. Walter Chrysler

18 Un ultima definizione È una specie di magia: quando uno più uno è uguale a molto più di due. Allora, cosa ottenete quando intersecate uno dei sette peccati capitali (l accidia, il quarto nell elenco d oggigiorno) con un acceleratore dell utilizzo delle risorse (cara vecchia produttività)? Pigro, a agg 1. Se una persona è pigra, non vuole lavorare né sforzarsi di fare nulla. Lavoratori pigri e incompetenti deludono l azienda. Ero troppo pigro per imparare a leggere la musica. Pigrizia nome Le attuali leggi sul lavoro saranno cambiate per promuovere l iniziativa e punire la pigrizia. 2. Potete usare il termine pigro per descrivere un attività o un evento in cui siete molto rilassati e a cui partecipate senza molto sforzo La sua ultima novella è perfetta per un pigro pomeriggio d estate passato a leggere. Facevamo un pranzo pigro e poi ci stendevamo al sole sulla spiaggia. 11

19 12 The lazy project manager Pigramente avverbio Lisa tornò in cucina stiracchiandosi pigramente. 3. Se descrivete qualcosa come pigra, intendete dire che si muove lentamente, pian piano. una valle di fattorie sparse accanto ad un fiume pigro Pigramente avverbio Il fiume si insinuava pigramente fra la città vecchia e la nuova Pigrizia accidia: apatia e inattività nella pratica della virtù (personificata come uno dei sette peccati capitali). Quindi pigro o pigrizia: è visto come un termine negativo, o nel migliore dei casi come un termine di egoistica indulgenza. Produttività al contrario, è vista come un termine molto positivo: il rapporto di lavoro prodotto in un certo periodo di tempo. La produttività è correlata all abilità di una persona di produrre la quantità prevista o un dato numero di prodotti, servizi o risultati, come stabilito nella definizione dell incarico. Quindi, aggiungete i benefici della produttività all applicazione intelligente della pigrizia e otterrete la pigrizia produttiva. O, in altri termini, il risultato maggiore per un dato input, con una particolare attenzione a minimizzare l input. O, per dirla in breve, il maggior ritorno sul vostro investimento.

20 È come una passeggiata nel (libro della) Giungla! Doo be doo be doo: ispirazione da un grande personaggio. Conoscete la scena dal Libro della Giungla, uno dei grandi flim di Walt Disney 3, in cui l orso Baloo incoraggia Mowgli, il ragazzo, a pensare alla vita in modo diverso? Baloo canta di come basti cercare lo stretto indispensabile nella vita, di come ci si possa rilassare e non sprecare tempo a cercare cose inutili, che non possono a volte neanche essere trovate. O, in altre parole, spiega a Mowgli che la vita può essere molto meno stressante se si usa la cara vecchia regola dell 80/20. Per me Lo Stretto Indispensabile potrebbe essere la colonna sonora del pigro produttivo. Date un occhiata al testo di questa canzone, quando potete; fate una passeggiata nel viale dei ricordi, guardate il film ancora una volta, e godetevi l orso (canterino) Baloo mentre vi insegna com è facile trovare lo stretto indispensabile che occorre per campare. E se questa non è la cara vecchia doo be doo be doo pigrizia produttiva, non so cos altro sia! 3 Il Libro Della Giungla è un film d animazione, uscito il 18 Ottobre Il diciannovesimo film classico Disney secondo il canone ufficiale, fu l ultimo ad essere prodotto personalmente da Walt Disney, che morì durante la sua produzione. Il film fu inspirato dai racconti sul ragazzo selvatico Mowgli, dall omonimo libro di Rudyard Kipling. Il film rimane uno dei più popolari film di Walt Disney, e contiene diverse canzoni ben conosciute, fra cui Lo Stretto Indispensabile, Voglio Essere Come Te,. Molte delle canzoni sono di Richard M. Sherman e Robert B. Sherman. 13

21 Posso barare? È impossibile essere truffati se non da se stessi 4, quindi la decisione è indubbiamente vostra Allora state già pensando in modo pigro? La combinazione di intelligenza inerente e pigrizia di base si fa già sentire? Vi state chiedendo se dovrete davvero leggere tutto il libro, studiarne attentamente il contenuto, trovare una connessione con ogni idea e sperimentare nella gestione quotidiana dei progetti per poter raggiungere l elevato stato cognitivo che è la pigrizia produttiva. State pensando che sembra un sacco di lavoro, visto e considerato che questo libro vi dovrebbe insegnare in teoria a prendervela comoda, seduti in poltrona. Forse siete fra coloro che devono andare alla fine del libro per leggere subito come va a finire. O forse volete semplicemente valutare il valore del libro prima di investire il vostro più-che-sudato denaro, leggendo un sommario o le conclusioni raggiunte. Potreste anche essere uno studente di Project Management che, avendo di nuovo lasciato una parte dei compiti per l ultimo momento possibile, cerca di acchiappare di corsa tanti più punti salienti e citazioni possibili su questo argomento, con il minimo sforzo, per raggiungere entro la data dell esame la preparazione necessaria per ottenere un voto accettabile. Qualunque siano le ragioni, e nell interesse estremamente egoistico di una 4 It s impossible for a man to be cheated by anyone but himself. Ralph Waldo Emerson ( ) 14

22 Posso barare? 15 potenziale vendita del libro, ecco la risposta che state cercando: Si! Si, potete barare. Si, potete saltare al capitolo intitolato Scorciatoie per il paradiso della pigrizia produttiva. E sì, vi troverete quello che cercate. Ma prima che vi spostiate alla fine del libro spero davvero che tornerete al capitolo successivo a questo, ad un certo punto, in parte perché inquadra il resto del libro (e le scorciatoie) e in parte perché ci sono molte parole ed idee assennate che vi potranno essere d aiuto in futuro, e anche in parte perché ho impiegato un sacco di tempo a scrivere questo libro, e m imbroncerei se non lo faceste. OK, è ora di decidere. Ci vediamo nelle pagine successive o in quelle alla fine del libro.

23 La Teoria sul Dinosauro Richard Owen 5 potrebbe essersi sbagliato; c è un approccio alternativo a quello tradizionale Questo libro si basa su una certa mia teoria. È la mia teoria e di nessun altro, e dice così. Pronti? Bene. Ecco qui. La teoria della Signorina Anne Elk: Tutti i brontosauri sono magri all inizio, corposi nel mezzo e poi di nuovo magri alla fine. Questa è la mia teoria, tutta mia, e appartiene a me e ne sono proprietaria. Monty Python 6 5 Il tassonomico Dinosauria fu ufficialmente coniato nel 1842 dal paleontologo inglese Richard Owen, che lo usò in riferimento alla distinta tribù o sotto-ordine di Rettili Sauri che venivano riconosciuti in Inghilterra e nel mondo in quel periodo. Il termine deriva dalle parole greche deinos, che significa terribile, poderoso o meraviglioso e saura che significa lucertola o rettile 6 La teoria sui Brontosauri di Anne Elk è una scenetta tratta dal trentunesimo episodio del Circo Volante dei Monty Pyton. La scena mostra Graham Chapman nei panni di un intervistatore televisivo e John Cleese travestito da Anne Elk, paleontologa, in un talk show intitolato Spinta. La trama è che la paleontologa intervistata, Anne Elk, non riesce ad illustrare la base della sua presunta nuova teoria peleontologica sui dinosauri, in particolare sui Brontosauri. La Signorina Elk conduce la maggior parte dell intervista tortuosamente verso la teoria sui dinosauri di Anne Elk, e si riferisce alle mia teoria, che è tutta mia e di cui sono proprietaria. Alla fine si scopre che la nuova teoria della Signorina Elk sui brontosauri è davvero superficiale: tutti i brontosauri sono magri all inizio, molto, molto corposi nel mezzo e poi di nuovo magri alla fine. 16

24 La Teoria sul Dinosauro 17 La teoria del Project Manager Pigro sui Progetti, dal punto di vista della pigrizia produttiva Tutti i progetti corposi all inizio, molto più magri nel centro, e poi di nuovo corposi alla fine. Corposi alla fine Corposi all inizio Il punto è che, lavorando dal punto di vista della pigrizi produttiva, un project manager intelligente dovrebbe spende tempo e sforzi nelle fasi critiche di un progetto, per esempio l Inizio e la Fine, e molto meno tempo nel mezzo, o nelle fasi meno critiche. In queste fasi ci sono altre persone nel progetto che dovrebbero svolgere la maggior parte del lavoro, e voi in ogni caso probabilmente vi meritate un riposino.

25 18 The lazy project manager Ho un altra teoria (come la Signorina Elk, tra l altro): Se volete portare un dinosauro dal punto a al punto b, allora andateci a cavallo non portatecelo in braccio Andarci a cavallo = Giusto Mangiarlo = accettabile Portarlo in braccio = Sbagliato E il punto, questa volta, è che da project manager intelligente dovreste dirigere il progetto, e non cercare di portare il suo carico pesantissimo sulle spalle fino alla consegna. In questo modo otterrete solo fallimento, mal di schiena e angoscia. I capitoli seguenti in questo libro propongono suggerimenti su come applicare la regola 80/20 nei vostri progetti così da poter lavorare in modo più intelligente, e godervi le ricompense della pigrizia produttiva. È anche importante ricordarsi che tanto dipende da quello che non fate, piuttosto che da quello che fate. Fate le cose che contribuiscono all 80% ed evitate di fare quelle che non contribuiscono. Cominciamo dall inizio, naturalmente, dove la teoria dei progetti del Project Manager Pigro, dal punto di vista della pigrizia produttiva, asserisce che Tutti i progetti sono corposi all inizio

26 Corposi all inizio Da dove cominciare? E con cosa? E come proseguire? Allora, su cosa dovrebbe concentrarsi il project manager pigro durante questa fase iniziale ( corposa ) del progetto? E con initiation, nella terminologia da project management, mi riferisco all inizio del progetto. Bè, alla parte finale dell inizio, quanto meno. C è un progetto, voi siete il project manager e il progetto sta iniziando. Come dicevo, la parte più corposa è l inizio. Allora, cosa vi dovrebbe fare alzare dalla comoda poltrona e spingervi all azione? Per prima cosa, farsi strada e rimanere al passo. Poi pianificare una strategia per gestire i due attori fondamentali di ogni progetto: lo sponsor, che dovreste già conoscere e il project creep, che sarà sconosciuto, ma potrebbe essere chiunque, incluso, se siete davvero sfortunati, lo sponsor o, se siete davvero stupidi, voi stessi. E inoltre, il project manager deve pianificare l assenza totale di interruzioni nelle comunicazioni, un attività estremamente importante, visto che la norma generale indica che il 70% del vostro tempo come project manager dovrebbe essere usato in qualche tipo di comunicazione. Sono tre le aree su cui concentrarsi per assicurarsi che il progetto, il vostro progetto, inizi nel modo giusto, nella direzione giusta, con l impulso necessario, e con i corretti processi. 19

27 20 The lazy project manager C è un detto ben noto che dice: i progetti non falliscono alla fine, falliscono all inizio. Il fallimento all inizio è solo più difficile da identificare e fa meno male, almeno per un pò. Un brutto inizio produce una brutta fine. Euripide (484 AC 406 DC) Farsi strada Iniziate nel modo in cui volete continuare e continuate nel modo in cui volete finire. Tipicamente, quando un project manager arriva all inizio di un progetto nuovo di zecca, si crea un momento di pace, buone intenzioni e serenità tra tutte le parti coinvolte. Se ci sono fornitori esterni e il ciclo di vendita si è appena concluso, i festeggiamenti saranno ancora piacevoli ricordi; con i partecipanti che si scambiano entusiasticamente foto imbarazzanti sulle reti Intranet e tutti ancora convinti che questo sarà un gran successo, con ricchi premi per tutti gli interessati proprio dietro l angolo. Questo progetto sarà diverso da tutti gli altri. Relazioni come il CHAOS report dello Standish Group 7 sono relegate ai cestini della carta straccia ed il mondo è un posto felice con ottimismo in abbondanza. Ma tutti noi conosciamo la realtà sulle fasi tipiche che tutti progetti affrontano: Entusiasmo 7 Lo Standish Group produce regolarmente i cosiddetti CHAOS reports, che illustrano le ragioni principali del fallimento dei progetti IT negli Stati Uniti.

28 Corposi all inizio 21 Confusione totale Disillusione Ricerca dei colpevoli Punizione degli innocenti Premi e promozioni per coloro che non hanno partecipato Ovviamente volete evitare questa situazione: volete avere successo. Questo non è quindi il momento in cui il project manager può indulgere in pigrizia: quel momento verrà dopo. No, adesso il project manager deve essere molto coinvolto, ben visibile e deve imprimere la propria autorità sin dal primo momento, dalla prima telefonata, dalla prima riunione e dal primissimo passo in ufficio. È a questo punto che il progetto può essere vinto o perso dal project manager, perché è adesso e solo adesso che avrà l opportunità di guidarlo e strutturarlo come desidera. È importante che tutti sappiano che siete arrivati e che vi aspettate che le cose vengano gestite a modo vostro, quello giusto, il migliore per il progetto. Ugualmente, è importante che voi educhiate il vostro project team sui motivi per cui ciò è necessario e sui benefici che si avranno facendo le cose a modo vostro, per loro, per voi e per il progetto. La pigrizia produttiva verrà in seguito, ma per ora dovete prendere controllo e lavorare sodo. Adesso avete bisogno di capire esattamente cosa state gestendo, o cosa vi hanno scaricato addosso se il progetto non è stato attivamente scelto da voi. Adesso avete bisogno di informazioni, avete molte domande da porre e molte risposte da ottenere. Una raccomandazione prima di cominciare: c è una legge del project

29 22 The lazy project manager management che dice i tentativi di ottenere risposte all inizio di un progetto falliscono perché ci sono molte più domande sbagliate che giuste. Per questo nelle fasi iniziali della progettazione bisogna dedicarsi a scovare quali siano le domande giuste. Una volta che i quesiti appropriati sono stati identificati, le risposte adeguate daranno seguito in modo naturale al lavoro successivo, senza afflizione o agitazione e si comprenderà cosa il progetto intende realizzare. Questa è nota come Legge di Hoggarth. Parole sagge, veramente. Penso che Hoggarth avesse la stoffa di un project manager pigro. Non perdete tempo: siate produttivi, anche se in modo pigro. Come applicare l approccio della Pigrizia Produttiva Cominciate come avete intenzione di continuare Questo significa che dovete iniziare qualunque nuova impresa agendo e parlandone come se fosse già un successo, stabilendo le regole appropriate e che sono necessarie per ottenere il successo dell impresa. In questo caso, il vostro progetto è l impresa e voi avete ogni intenzione di renderlo un successo. Questo fatto non è negoziabile. Fallire non è un opzione accettabile. Il vostro stesso atteggiamento, al momento in cui assumete il controllo di questo processo di cambiamento, renderà noto agli altri che ormai fanno parte di un team vincente e che stanno iniziando un tragitto che li condurrà al successo. La fiducia genera successo Dimostrate che fate sul serio assicurandovi che tutti coloro che sono coinvolti nel progetto capiscano ciò di cui avete bisogno, cosa vi aspettate

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