Corsi - Seminari Formazione Professionale LIBRO UNICO, CONGUAGLI E NOVITA DI FINE ANNO

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1 Corsi - Seminari Formazione Professionale LIBRO UNICO, CONGUAGLI E NOVITA DI FINE ANNO ed. Novembre 2008

2 INAZ SRL Soc. Unip.. CENTRO STUDI FORMAZIONE E MEDIA Viale Monza, Milano Centrostudi@inaz.it Questa pubblicazione e stata realizzata per finalita didattiche e costituisce supporto documentale alle giornate di formazione e non e destinata alla vendita. COPYRIGHT INAZ SRL. Soc. Unip I diritti di traduzione, di riproduzione, di adattamento totale o parziale e con qualsiasi mezzo (compreso copie fotostatiche, film didattici e microfilm) sono riservati per tutti i Paesi e tutelati dalle norme internazionali in materia di diritti d autore. RESPONSABILITA - L elaborazione dei testi, anche se curati con scrupolosa attenzione, non possono comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori, inesattezze. AVVERTENZA - INAZ SRL. Soc. Unip si riserva di modificare la presente documentazione senza preavviso, motivo per cui lo stesso e da ritenersi puramente indicativo. MARCHI REGISTRATI - Tutte le diciture riguardanti prodotti ed applicativi che possono essere menzionati nella pubblicazione, sono marchi registrati dalle rispettive Aziende licenziatarie. Dispensa chiusa in redazione il 30/10/2008 INAZ SRL Soc. Unip. pag. 2

3 Sommario IL LIBRO UNICO DEL LAVORO AI NASTRI DI PARTENZA... pag. 5 Istituzione del Libro unico del lavoro I chiarimenti ministeriali Il libro unico in sintesi Libro unico: effetti sulla modulistica e conseguenze operative Quesiti più ricorrenti in merito al libro unico del lavoro IL CONGUAGLIO CONTRIBUTIVO DI FINE ANNO... pag. 33 Le novità previdenziali per l anno 2008 La retribuzione imponibile ai fini contributivi Esclusioni dalla base imponibile ai fini contributivi Il minimale retributivo Lavoratori italiani all estero : retribuzioni convenzionali Elementi/Eventi che possono determinare operazioni di conguaglio Contribuzione obbligatoria 2008, per i lavoratori parasubordinati Esempio di conguaglio contributivo di fine anno IL CONGUAGLIO FISCALE DI FINE ANNO... pag. 61 Le novità fiscali per l anno 2008 Le novità fiscali, a decorrere dal 2007 Il conguaglio dei redditi di lavoro dipendente e assimilati Modalità del conguaglio fiscale La tassazione ordinaria del reddito di lavoro dipendente Il reddito di lavoro dipendente I redditi da conguagliare I redditi esclusi dal conguaglio Elementi che non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente I fringe benefit I fringe benefit tassati in misura convenzionale : Rimborsi spese e trasferte Gli oneri deducibili: Contributi a Fondi pensione Redditi di lavoro dipendente prodotti all estero Determinazione dell imposta Le detrazioni per carichi di famiglia (art. 12 TUIR) Decreto 31/1/2008 Le detrazioni per redditi di lavoro dipendente e assimilati La detrazione per contratti di locazione Decreto 11 /02/ 2008 Attribuzione delle detrazioni d imposta da parte del sostituto d imposta Nozione di Reddito complessivo Le comunicazioni azienda-dipendente Le operazioni di conguaglio di fine anno Il conguaglio complessivo Il decesso del dipendente Tassazione dei compensi da collaborazione coordinata e continuativa Esempi di conguaglio fiscale di fine anno LE ADDIZIONALI IRPEF... pag. 139 Le addizionali Irpef L addizionale regionale Irpef Addizionali regionali approvate dalle singole regioni Modalità di effettuazione delle trattenute di addizionale regionale Le addizionali comunali Irpef Modalità di effettuazione delle trattenute di addizionale comunale irpef Le addizionali Irpef dei collaboratori co.co VERSAMENTI E MOD. F24... pag. 157 Versamenti di ritenute Versamento telematico per i tutti i Titolari di partita IVA Il mod. F 24 Versamento addizionale comunale Irpef Compensazione di imposte e contributi Sanzioni Mod. F24 ALTRE NOVITA... pag. 165 Rivalutazione TFR e imposta sostitutiva Conferimento TFR: dal 2009, esonero contributivo allo 0,21% Ultime precisazioni sulla detassazione di straordinari e premi (Circ. A.E. n. 59/E del 22/10/2008) Trasferte: in fattura solo i dati del beneficiario Anno 2009: le aliquote INPS dei parasubordinati INAZ SRL Soc. Unip. pag. 3

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5 Il Libro unico del lavoro INAZ SRL Soc. Unip. pag. 5

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7 IL LIBRO UNICO DEL LAVORO ISTITUZIONE DEL LIBRO UNICO L art. 39 del D.L. 112/2008 ha introdotto importanti misure di semplificazione in materia di adempimenti obbligatori di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro. Viene introdotto, in sostituzione dei libri matricola e paga (con la sola esclusione del registro infortuni), il libro unico del lavoro al fine di rendere più semplice e veloce la tenuta di questa tipologia di documentazione. Obbligatorietà del Libro Unico Con l entrata in vigore del Decreto Ministeriale 9 luglio 2008 concernente le modalità di tenuta, conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del regime transitorio, a far data dal 18 agosto 2008 il libro unico del lavoro sostituisce i precedenti libro paga e matricola e altri documenti obbligatori. Tale sostituzione avviene con una certa gradualità e diversa tempistica. Il libro matricola è stato immediatamente abrogato (dal 18 agosto 2008) mentre è possibile continuare ad utilizzare fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 il libro paga nelle sezioni paga e presenza per assolvere agli obblighi di tenuta, registrazione ed esibizione del libro unico, ma osservando le nuove regole stabilite per il libro unico del lavoro. Iniziamo ad analizzare l art. 39 del decreto per poi soffermarci sulle precisazioni ministeriali che sono state fornite prima con il Decreto (Min. Lav.) 9 luglio 2008 e successivamente con la circolare (Min. Lav). n. 20 del 21/08/2008. Datori di lavoro obbligati Sono tenuti ad istituire il libro unico del lavoro tutti i datori di lavoro del settore privato, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici. Lavoratori da iscrivere nel libro unico Nel Libro unico devono essere iscritti tutti i lavoratori dipendenti, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo o misto. La definizione di datore di lavoro comprende non solo i datori di lavoro in senso stretto, ma anche i committenti di lavoro non subordinato e gli associanti. Il datore di lavoro domestico è stato chiaramente escluso considerato che non era soggetto alla tenuta dei vecchi libri, pertanto lo spirito di semplificazione della norma è quello di non appesantire tali categorie. Le registrazioni sul suddetto libro, sono pertanto obbligatorie oltre che per i lavoratori subordinati anche per le seguenti altre figure professionali: collaboratore coordinato e continuativo; collaboratore coordinato e continuativo a progetto; mini co.co.co; associato in partecipazione con apporto di lavoro (e con apporto misto: capitale e lavoro) soci di società cooperative quando instaurano con la cooperativa un distinto rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa Come si vedrà più avanti a proposito del commento alla circolare del ministero del lavoro n. 20 del 21 agosto 2008 sono esclusi dalla registrazione del libro unico : i collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari; i coadiutori delle imprese commerciali; i soci lavorativi di attività commerciale e di imprese in forma societaria (compresi quindi anche i soci artigiani). I soggetti sopra elencati, fino alle attuali disposizioni, sono sempre stati inseriti nei libri obbligatori e la stessa registrazione consentiva agli organi di controllo la verifica delle posizioni dei lavoratori autonomi in funzione della loro presenza al lavoro. La novità, è rappresentata dal fatto che per questi soggetti non sarà più obbligatoria la registrazione nel libro unico ma il datore di lavoro che abbia alle proprie dipendenze il coniuge, i figli, anche naturali o adottivi, gli altri parenti, gli affini, gli affiliati e gli affidati e che prestino con o senza retribuzione opera manuale o non manuale, qualora non sia oggetto di comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro (di cui all articolo 9 bis, comma 2, del decretolegge 1 ottobre 1996, e successive modificazioni) deve denunciare l inizio del rapporto di lavoro, in via telematica o a mezzo fax, all Istituto assicuratore nominativamente, Indicazioni e registrazioni Il libro unico deve riportare per ciascun lavoratore, oltre ai dati anagrafici, quali il cognome, il nome e il codice fiscale: la qualifica e il livello (ove ricorrano) la retribuzione base l anzianità di servizio; le posizioni assicurative le erogazioni in denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro i rimborsi spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni degli Enti/Istituti di previdenza (indennità malattia, maternità cig/s ecc.). Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate in modo specifico INAZ SRL Soc. Unip. pag. 7

8 Calendario delle presenze Il libro unico del lavoro deve altresì contenere un calendario delle presenze da cui risulti per ogni giorno: il numero di ore effettuate da ciascun lavoratore subordinato; l indicazione delle ore di straordinario, le eventuali assenze dal lavoro (anche non retribuite) le ferie i riposi. Nell ipotesi in cui sia corrisposta al lavoratore una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori deve essere annotta solo la giornata di presenza al lavoro Tempi per la compilazione del libro unico Il libro unico del lavoro deve essere compilato con i suddetti dati per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. Di fatto il termine si armonizza con la data di scadenza dell obbligo contributivo. Le presenze non dovranno più essere annotate giornalmente ma solo mensilmente entro il 16 del mese successivo Modalità di tenuta e conservazione Le modalità, i tempi di tenuta, la conservazione del libro unico del lavoro e la disciplina del relativo regime transitorio sono rinviate ad un decreto del Ministro del lavoro, della salute e delle politiche sociali da emanarsi entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore del decreto legge n. 112/2008 (comma 4). Adempimento degli obblighi concernenti il prospetto di paga Il datore di lavoro adempie agli obblighi di consegna al lavoratore del prospetto di paga di cui alla Legge n. 4/1953 mediante rilascio di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro. NOVITÀ DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO obbligo di registrazione dei rimborsi spese (es. importi a piè di lista, indennità chilometriche) obbligo di prevedere un calendario delle presenze possibilità di rilasciare al lavoratore copia del libro unico obbligo di compilare il libro unico entro il 16 del mese successivo INAZ SRL Soc. Unip. pag. 8

9 Sanzioni amministrative Sono state fortemente alleggerite anche le sanzioni amministrative. Il sesto comma stabilisce le seguenti sanzioni pecuniarie amministrative: - da 500 a euro a carico del datore di lavoro per la violazione dell obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro. La sanzione illecita riguarda specificatamente le ipotesi in cui il datore di lavoro risulti del tutto sprovvisto del Libro unico od abbia messo in uso un Libro unico senza rispettare uno dei tre diversi sistemi di tenuta (meccanografico su fogli mobili, stampa laser, supporti magnetici); - da 200 a euro a carico del datore di lavoro per l omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico del lavoro; - da 250 a euro a carico dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese considerate artigiane ai sensi della legge 25 luglio 1956, n. 860, nonché delle altre piccole imprese anche in forma cooperativa per la mancata esibizione (non supportata da motivi validi), entro 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza, della documentazione in loro possesso; - da 500 a euro in caso di recidiva. Ulteriori sanzioni amministrative Il settimo comma statuisce altre sanzioni amministrative a carico del datore di lavoro: da 150 a euro per l omessa o infedele registrazione dei dati sul libro unico che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali, salvo i casi di errore meramente materiale; se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, la sanzione va da 500 a euro; L omessa e infedele registrazione dunque è punita soltanto se da ciò ne derivano danni e non per il solo fatto che non è stato fatto un adempimento materiale, da cui non scaturiscono effetti negativi; da 100 a 600 euro per la violazione del termine di compilazione del libro unico; se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, la sanzione va da 150 a 1500 euro; da 100 a 600 euro per la mancata conservazione del libro unico per il termine previsto dal decreto di prossima emanazione. Alla contestazione delle sanzioni amministrative provvedono gli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza, i quali sono tenuti a presentare rapporto alla Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente. Le nuove sanzioni per le violazioni in materia di libro unico del lavoro Violazione dell obbligo di istituzione e tenuta del libro unico sanzione pecuniaria amministrativa del lavoro da 500 a Omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico sanzione pecuniaria amministrativa del lavoro da 200 a Omessa esibizione della documentazione in loro possesso, entro 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza, senza giustificato motivo, da parte dei servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese anche in forma cooperativa Salvo i casi di errore meramente materiale, omessa o infedele registrazione dei dati del libro unico del lavoro che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali Violazione dell obbligo di compilare il libro unico entro il 16 del mese successivo Mancata conservazione del libro unico del lavoro per il termine (5 anni) previsto dal DM 9 luglio 2008 sanzione amministrativa da 250 a In caso di recidiva della violazione, da 500 a sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a (se riferita a più di 10 lavoratori da 500 a 3.000) sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 (se riferita a più di 10 lavoratori da 150 a 1.500) Sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 INAZ SRL Soc. Unip. pag. 9

10 Familiari del datore di lavoro e soci di cooperative L ottavo comma modifica l art. 23 primo periodo del DPR 1124/65 con il quale si prevedeva in caso di assunzione di propri familiari o di soci di cooperativa oltre all obbligo di iscrizione nei libri paga e matricola quello di denunciarli all Inail nominativamente con le rispettive retribuzioni. Viene ora stabilito che il datore di lavoro, anche artigiano, che abbia alle proprie dipendenze le seguenti persone: il coniuge, i figli, anche naturali o adottivi, gli altri parenti, gli affini, gli affiliati e gli affidati dei datore di lavoro con o senza retribuzione, che prestano opera manuale o non manuale; i soci delle cooperative e di ogni altro tipo di società, anche di fatto, comunque denominata, costituita od esercitata, i quali prestino pera manuale, oppure non manuale qualora non sia soggetto alla comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all art. 9 bis c. 2 D.L. 510/96, deve denunciare all INAIL i suddetti lavoratori, nominativamente, a mezzo fax o in via telematica, prima dell inizio dell attività indicando il trattamento retributivo. Dal momento che esistono tipologie di rapporto che non sono oggetto di comunicazione preventiva al servizio competente, la modifica all art. 23 del Testo unico dell Inail serve a rendere applicabile, in ipotesi di inadempienza, la sanzione residuale prevista dall art. 195 dello stesso Testo unico, che prevede una penalità (quintuplicata a seguito dell entrata in vigore dell art. 1, comma 1177 della legge 296/2006) compresa tra 125 e 770 euro. Semplificazione del lavoro a domicilio Con l istituzione del libro unico del lavoro è stato semplificato il lavoro a domicilio. Il nono comma sopprime una serie di obblighi e adempimenti di cui alla L. 877/1973 tra cui: il registro dei committenti con i relativi adempimenti; il libretto personale di controllo le cui registrazioni dovranno essere riportate nel libro unico del lavoro (ad esempio, date di consegna e riconsegna del lavoro, qualità e quantità del lavoro); Più precisamente sono state abrogate le seguenti diposizioni: il rigetto delle domande di iscrizione nel registro dei committenti istituiti presso gli UPLMO, dalle quali risulta che la richiesta di lavoro da eseguirsi a domicilio è fatta a seguito di cessione, a qualsiasi titolo, di macchinari e attrezzature trasferite fuori dall azienda richiedente e che questa intendeva in tal modo proseguire lavorazioni per le quali aveva organizzato propri reparti con lavoratori da essa dipendenti. In pratica, con l abrogazione di tale disposizione, risulterà ora possibile accettare le domande di iscrizione nella suddetta ipotesi (art. 2 c. 3). l obbligo per i datori di lavoro che intendono commettere lavoro a domicilio di iscriversi nel registro dei committenti istituito presso l Ufficio provinciale del Lavoro e M.O. (art. 3, c.1); la classificazione da parte dell UPLMO dei datori di lavoro in un apposito schedario, suddivisi per i vari tipi di lavoro a domicilio (art. 3 c. 2); l iscrizione del datore di lavoro nel registro di ogni singola provincia quando distribuisca o faccia eseguire lavoro a domicilio in più province (art. 3 c.3); l obbligo per l UPLMO di trasmettere alle sezioni comunali l elenco dei datori di lavoro committenti lavoro a domicilio (art. 3 c. 4);l l obbligo di presentare prima dell uso all Ispettorato provinciale del lavoro il registro dei committenti numerato in ogni pagina. Con la sostituzione del c. 5 dell art. 3 si stabilisce che le trascrizioni che prima dovevano essere eseguite nel libretto personale di controllo (nominativo e domicilio dei lavoratori, indicazione del tipo e della quantità del lavoro da eseguire, misura della retribuzione) dovranno essere effettuate nel nuovo libro unico del lavoro. Con l abrogazione dei commi 2, 3 e 4 dell art. 10 viene meno l obbligo a carico del lavoratore a domicilio di compilare e conservare il libretto personale di controllo, mentre il comma 1 è sostituito dal seguente: «Per ciascun lavoratore a domicilio, il libro unico del lavoro deve contenere anche le date e le ore di consegna e riconsegna del lavoro, la descrizione del lavoro eseguito, la specificazione della quantità e della qualità di esso» (è stato eliminato il riferimento al libretto personale di controllo ed è stato inserito quello al libro unico del lavoro). Le abrogazioni dei commi 2 e 6 dell art. 13 e le variazioni apportate al comma 3 e 4 riguardano sostanzialmente aspetti della responsabilità penale e amministrativa del committente lavoro a domicilio. Norme soppresse a seguito dell istituzione del Libro Unico del lavoro Il decimo comma sancisce a decorrere dal 25 giugno 2008 la soppressione, delle seguenti disposizioni: obbligo di istituzione del libro matricola e del libro paga da parte di tutte le aziende industriali e commerciali soggette all INPS (regolamento RD 1422/24 art. 134) Obbligo di istituzione dei libri paga e matricola da parte delle imprese aventi alle proprie dipendenze giornalisti professionisti iscritti all ordine (L. 1122/55, art. 7) Obbligo di registrazione sui libri paga e matricola del n. delle persone a carico dei lavoratori per le quali sono dovuti gli assegni familiari e Nei casi in cui la corresponsione degli assegni familiari sia subordinata al rilascio di una particolare autorizzazione da parte dell'istituto nazionale della previdenza sociale, di annotare sul libro matricola gli estremi dell autorizzazione (dpr 797/55 art. 39); Obbligo di registrazione sul libro paga o su documenti equipollenti degli assegni familiari corrisposti a ciascun lavoratore (dpr 797/55 art. 41); Riordinamento della disciplina del collocamento nel settore dello spettacolo (DPR 2053/1963); le precedenti modalità di tenuta dei libri paga e matricola per le aziende soggette all assicurazione INAIL. Più precisamente: indicazione per ogni dipendente del cognome e nome, numero di matricola; n. delle ore in cui ha lavorato in ciascun giorno, con indicazione distinta delle ore di lavoro straordinario; della retribuzione effettivamente corrisposta in danaro e della retribuzione corrisposta sotto altra forma. Indicazione nel caso in cui al prestatore d opera sia corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori della sola giornata di presenza al lavoro; indicazione per ogni apprendista o minore di anni 18 anche della retribuzione della qualifica iniziale prevista per le INAZ SRL Soc. Unip. pag. 10

11 persone assicurate di età superiore a 18 anni non apprendisti occupate nella stessa lavorazione (DPR 1124/65, art. 20); obbligo di: presentazione dei libri paga e matricola nel luogo in cui si esegue il lavoro, ad ogni richiesta degli incaricati dell INAIL; di non rimozione dei libri neanche temporaneamente dal luogo di lavoro; di dare tutte le prove esibendo anche i libri contabili ed altri documenti e fornire ogni altra notizia complementare nonché i chiarimenti necessari per dimostrare l esattezza delle registrazioni. Obbligo per gli incaricati dell Inail di mettere la data e la firma sotto l'ultima scritturazione del libro di paga; diritto per gli incaricati dell INAIL di trarre copia conforme del libro di paga, la quale deve essere controfirmata dal datore di lavoro; relazione degli incaricati INAIL con la quale far constatare gli avvenuti accertamenti e obbligo per il datore di lavoro di controfirmarla con le proprie opportune dichiarazioni (DPR 1124/65,art. 21); obbligo di: tenere al corrente il libro paga; effettuare ogni giorno le scritturazioni relative alle ore di lavoro eseguite da ciascun prestatore d opera nel giorno precedente; registrare nel libro paga le retribuzioni entro 3 giorni dalla scadenza del termine di ricorrenza del pagamento. Possibilità di segnare nel libro paga entro 3 giorni dalla scadenza del termine di ricorrenza del pagamento le previste scritturazioni giornaliere relative alle ore di lavoro ordinario e straordinario eseguite ogni giorno dal prestatore d'opera quando il lavoro si svolge ontano dalla sede dell'azienda, con spostamenti successivi in diverse località, (art 25 DPR 1124/65); obbligo di indicare nel libro paga le somme liquidate al lavoratore entro 3 giorni da ciascuna liquidazione, per i lavori retribuiti a cottimo (DPR 1124/65, art 25); obbligo di legare e numerare i libri paga e matricola in ogni pagina e di presentarli prima di metterli in uso all Inail che li contrassegna in ogni pagina dichiarando nell ultima pagina il n. dei fogli che compongono il libro. Obbligo di tenere i libri senza spazi in bianco, scritti con inchiostro e senza alcuna abrasione e nel caso in cui sia necessaria qualche cancellazione questa deve essere eseguita in modo che le parole cancellate siano comunque leggibili. Possibilità per l Inail in casi speciali di autorizzare per iscritto il datore di lavoro a tenere più libri i fogli di paga e più libri matricola con l obbligo di riepilogarne i dati in libri riassuntivi. Obbligo di contrassegnare i libri, a cura dell Inail con un numero d ordine progressivo. Obbligo per il datore di lavoro di conservare i libri paga e matricola per 5 anni dall ultima registrazione e, se non usati, dalla data in cui furono vidimati (DPR 1124/65, art. 26) obbligo di conservazione dei libri paga e matricola per la durata di 10 anni dalla data di ultima registrazione (L. 153/69. art. 42); Obbligo di istituzione del Registro d impresa da parte dei datori di lavoro del settore agricolo (art. 9 quater D.L 510/96, conv. L. 608/96); Sanzione da a per omessa istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola (L. 296/2006 art. 1, c. 1178) Modalità e tenuta dei libri paga e matricola (DM 30 ottobre 2002 pubblicato in G.U. 282 del 2/12/2002) Libri e documenti presso i professionisti Con l art. 40 del DL 112/08 sono state modificate le regole sulla tenuta dei libri e dei documenti del lavoro presso i consulenti del lavoro e altri professionisti iscritti negli albi degli avvocati e procuratori legali, dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali. Il primo comma sostituisce l attuale art. 5 della legge 12/1979 prevedendo che per lo svolgimento dell attività di gestione amministrativa del rapporto di lavoro i documenti del datore di lavoro possono essere tenuti presso i consulenti del lavoro o gli altri professionisti abilitati. Per avvalersi di questa facoltà, il datore di lavoro deve preventivamente comunicare alla Direzione provinciale competente per territorio le generalità del soggetto al quale è stato affidato l incarico e il luogo i cui sono conservati i documenti. Il consulente del lavoro e gli altri professionisti sono punibili, nell ipotesi che non ottemperino all obbligo di esibire e portare in visione il Libro unico del lavoro, conservato e tenuto presso il proprio studio, qualora siano decorsi 15 giorni e non siano in grado di opporre un giustificato motivo di tipo ostativo o impeditivo. con una sanzione amministrativa da va da 100 a euro. In caso di recidiva della violazione è data informazione tempestiva al Consiglio provinciale dell Ordine professionale di appartenenza del trasgressore per eventuali provvedimenti disciplinari. Non è più previsto che sul luogo di lavoro debbano essere tenuti, a disposizione degli incaricati alla vigilanza, una copia del libro di matricola (ora abrogato) ed un registro sul quale effettuare le scritturazioni previste per il libro paga (ora libro unico del lavoro). Abolizione del registro speciale per i lavoratori mobili Il terzo comma decretando modifiche ai commi 2 e 3 dell art. 8 del D.L.vo. 234/2007, sopprime il registro speciale per i lavoratori mobili (registro autotrasporto). In pratica gli obblighi di registrazione (orario di lavoro delle persone che effettuano operazioni mobili di trasporto) sono assolti con le scritturazioni da effettuare sul libro unico del lavoro. INAZ SRL Soc. Unip. pag. 11

12 I CHIARIMENTI MINISTERIALI Novità del Libro unico tutti i dati sono registrati, entro il giorno 16 del mese successivo, nello stesso libro del lavoro in forma sequenziale (unica serie di moduli continui vidimati o auto vidimati o file informatico) anche con i dati retributivi separati da quelli delle presenze dello stesso mese di riferimento ed anche con strutture di dati diverse (es. dati per lavoratori a domicilio, collaboratori, ecc); Conferme possibilità di elaborazione e registrazione separata delle presenze dai dati retributivi nel rispetto del principio di sequenzialità e unicità del libro; possibilità di assolvimento dell obbligo di consegna al dipendente della retribuzione a mezzo di prospetti paga, mediante copia delle registrazioni complete del libro unico del lavoro oppure anche senza i dati relativi alle presenze (solo cedolino). Le modalità di tenuta, esibizione, conservazione del Libro unico del lavoro nonché la disciplina del relativo regime transitorio sono state illustrate con decreto ministeriale 9 luglio 2008 pubblicato in G.U. n. 192 del 18 agosto La successiva circolare ministeriale n. 20 del 2 agosto 2008 ne ha meglio analizzato i contenuti e fornito le prime necessarie istruzioni operative. Funzione del Libro Unico del Lavoro Come precisato nella circolare n. 20 il libro unico del lavoro assolve la funzione essenziale di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi vigilanza lo stato occupazionale dell impresa. Con l introduzione della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro il libro unico del lavoro non rappresenta più lo strumento di contrasto al fenomeno del lavoro sommerso, ma consente agli organi ispettivi la verifica della regolarità della gestione dei rapporti di lavoro con particolare riferimento agli aspetti retributivi, assicurativi, previdenziali, fiscali, di inquadramento contrattuale e professionale, di corretto sviluppo dell orario di lavoro, dei tempi di riposo, della fruizione di ferie e permessi e dell esatta valorizzazione e gestione delle assenze tutelate. Questa è la ragione per cui, spiega la circolare, il nuovo impianto sanzionatorio è stato reso più equilibrato rispetto al passato. Datori di lavoro obbligati Rientrano tra i soggetti obbligati all istituzione e alla tenuta del libro unico i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi i datori agricoli, dello spettacolo, dell autotrasporto e i marittimi con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico. Lavoratori da iscrivere nel Libro unico Nel libro unico del lavoro devono essere registrati i dati relativi alle seguenti categorie di lavoratori: lavoratori dipendenti anche se occupati presso sedi operative estere, i lavoratori in missione nell ambito di un contratto di somministrazione e i lavoratori distaccati; collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto); collaboratori coordinati.occasionali (c.d. mini-co.co.co). associati in partecipazione con apporto lavorativo anche se misto (capitale e lavoro); i lavoratori somministrati. Rapporti di natura autonoma esclusi dal Libro Unico Sono esclusi dalla registrazione sul libro unico i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione che svolgono tali attività in forma professionale o imprenditoriale quali ad esempio: gli agenti e i rappresentanti individuali che svolgono l attività in forma di impresa, amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei redditi di natura professionale; gli associati in partecipazione che svolgono tale attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o di lavoro autonomo. Non devono invece essere più oggetto di registrazione i dati riferiti: ai collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari; ai collaboratori delle imprese commerciali; ai soci lavoratori di attività commerciale ed imprese in forma societaria. INAZ SRL Soc. Unip. pag. 12

13 Soggetti esclusi dalla tenuta del Libro unico La circolare chiarisce che le società cooperative di produzione e lavoro non sono obbligate alla tenuta del Libro unico per il lavoro manuale e non manuale dei propri soci. Analogo discorso vale anche per qualsiasi altro tipo di società. Tuttavia, nel momento in cui con i predetti soci viene instaurato un rapporto di lavoro subordinato oppure di co.co.co./co.co.pro, tale obbligo scatta automaticamente. Oltre a quanto già detto a proposito delle società cooperative di produzione e lavoro sono altresì esonerate dalla tenuta del Libro unico: le imprese familiari per il lavoro con o senza retribuzione del coniuge, dei figli e altri parenti e affini che prestano lavoro manuale o non manuale (tranne che siano dipendenti, co.co co o associati in partecipazione); i titolari di aziende individuali artigiane che non abbiano lavoratori dipendenti, co.co.co o associati in partecipazione; le società e le ditte individuali del commercio (terziario) che non occupino dipendenti co.co.co, associati in partecipazione; le pubbliche amministrazioni Obbligo di istituzione, tenuta e conservazione del Libro unico I libro unico del lavoro è per definizione dell art. 39 del DL112/08 UNICO. Pertanto, ribadisce il Ministero, il datore di lavoro dovrà istituirne uno solo, anche in presenza di più posizioni assicurative e di più sedi di lavoro, anche se queste sono stabili ed organizzate. Il libro unico del lavoro, infatti, deve essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro oppure in alternativa presso i professionisti abilitati (ad es. consulenti del lavoro) oppure le associazioni di categoria delle imprese artigiane e piccole imprese. La novità consiste nel fatto che il libro non dovrà più essere tenuto sul luogo di lavoro, salvo che nell ipotesi in cui quest ultima coincida con la sede legale dell azienda né dovranno più tenersi copie conformi del Libro in ciascuna sede di lavoro diversa da quella legale. Resta l obbligo di fornire preventiva comunicazione alla DPL territorialmente competente in caso di affidamento della tenuta del Libro unico al consulente del lavoro, al professionista autorizzato o alle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese. Il libro va conservato per 5 anni dalla data dell ultima registrazione. Modalità di tenuta del Libro unico del lavoro Il decreto prevede che il nuovo libro unico del lavoro possa essere tenuto con tre diverse modalità: elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo. In tale caso occorrerà numerare e vidimare ogni pagina del Libro prima del suo utilizzo (vidimazione preventiva) presso l INAIL. La numerazione e la vidimazione del Libro possono essere effettuate dai soggetti autorizzati dall INAIL (ad esempio, le tipografie) in sede di stampa del modulo a strisca continua; stampa laser, con generazione automatica della numerazione. E necessaria una preventiva autorizzazione rilasciata dall Inail; supporti magnetici strutturati in modo tale che ogni singola scrittura costituisca un documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate. Devono essere in ogni momento in grado di garantire la consultabilita', la inalterabilità, l integrità dei dati come pure la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Non vi è alcun obbligo di vidimazione e autorizzazione da parte dell INAIL. E sufficiente inoltrare una specifica comunicazione scritta, (anche a mezzo fax o ), alla DPL competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. La prima novità che si rileva è che non è più prevista come in passato la tenuta manuale del Libro. La circolare n. 20 fornisce maggiori chiarimenti sulla tenuta del Libro unico con supporti magnetici precisando che i documenti informatici che compongono il libro unico devono: avere forma di documenti statici non modificabili; essere emessi con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, al fine di garantire l attestazione della data, l autenticità e l integrità del Libro stesso. I documenti informatici, inoltre, possono essere registrati su qualsiasi supporto magnetico di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché rimanga sempre assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Inoltre devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici con riferimento al cognome, nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati. Il libro unico del lavoro su supporti magnetici deve a richiesta essere disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato pdf ) in caso di verifiche, controlli e ispezioni. La numerazione del Libro Unico La circolare precisa, inoltre, che a prescindere dal sistema di tenuta adottato dall azienda, resta fermo l obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio che compone il libro unico del lavoro una numerazione sequenziale e di conservare gli eventuali fogli deteriorati o annullati. Numerazione unitaria I professionisti autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unificato del nuovo Libro unico del lavoro per i propri assistiti devono preventivamente farsi da loro rilasciare apposita delega scritta. Alla prima richiesta di autorizzazione gli stessi professionisti devono innanzitutto inviare all INAIL in via telematica l elenco dei datori di lavoro assistiti e il relativo codice fiscale. Successivamente, per ciascun nuovo datore di lavoro da assistere o per il quale cessa il rapporto di assistenza devono comunicare sempre in via telematica la formalizzazione oppure la cessazione dell incarico, entro 30 giorni dall evento. I professionisti già abilitati alla tenuta del libro paga unificato devono presentare entro il 31 dicembre 2008 (fine del periodo transitorio) un elenco dei soggetti assistiti all INAIL. INAZ SRL Soc. Unip. pag. 13

14 Compilazione del Libro Unico Le registrazioni obbligatorie sul libro unico del lavoro, comprese le presenze, devono essere effettuate, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. L unificazione del termine per l aggiornamento delle registrazioni obbligatorie con il termine relativo ai versamenti contributivi (16 del mese successivo) comporta che a tale scadenza si applicano le norme sul differimento dei termini in tutti i casi in cui ciò sia previsto per i versamenti contributivi come, ad esempio, quando la scadenza cade in un giorno festivo. La sanzione pecuniaria amministrativa per la tardiva registrazione dei dati è anch essa differenziata in ragione della gravità della condotta e in base al numero dei lavoratori interessati: fino a 10 lavoratori, da 100 a 600: da 11 lavoratori in su, da 150 a Registrazioni obbligatorie sul Libro unico Sul libro unico del lavoro devono essere indicati, per ciascun lavoratore il cui rapporto sia riconducibile ad una delle tipologie contrattuali precedentemente indicate (rapporto subordinato, di co.co.co, anche a progetto, di associazione in partecipazione): i dati anagrafici del lavoratore (il nome e il cognome; il codice fiscale); i dati relativi alla qualifica e al livello di inquadramento contrattuale; le somme in denaro e i valori in natura a qualsiasi titolo corrisposti o gestiti dal datore di lavoro, quali la retribuzione di base, l anzianità di servizio; le somme a titolo di rimborso spese; le posizioni assicurative e previdenziali; le trattenute a qualsiasi titolo effettuate; le detrazioni fiscali; i dati relativi agli A.N.F.; le prestazioni ricevute dagli enti e istituti previdenziali; La circolare conferma, inoltre, dopo la previsione normativa contenuta nella legge n. 126/2008 sulla tassazione del 10%, che le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere individuate specificatamente. Si ritiene che anche le somme corrisposte a titolo di lavoro supplementare nei rapporti part time soggette anch esse alla speciale tassazione del 10% debbano essere indicate separatamente. Lavoratori in somministrazione La circolare fornisce chiarimenti anche in merito ai lavoratori somministrati dalle agenzie di somministrazione (ex interinali). L impresa utilizzatrice dovrà limitarsi ad annotare i dati identificativi del lavoratore somministrato (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione, mentre l agenzia di somministrazione dovrà procedere alle annotazioni integrali anche con riferimento al calendario delle presenze e ai dati retributivi. Semplificazioni per i datori agricoli Come detto precedentemente con l istituzione del nuovo libro unico del lavoro è stato abrogato anche il registro d impresa che i datori di lavoro agricoli dovevano adottare per i lavoratori assunti per un numero di giornate non superiore nell anno a 270. Anche tali datori agricoli dovranno utilizzare il Libro unico de lavoro ma sono esonerati dal documentare la registrazione delle presenze nel Libro stesso. Lavoro a domicilio A seguito delle modifiche apportate alla Legge n. 877/73 e la conseguente abrogazione del registro del lavoro a domicilio e del libretto personale di controllo, diverse informazioni che prima dovevano essere riportate nella suddetta documentazione confluiscono nel Libro unico del lavoro. Pertanto, con riferimento a ciascun lavoratore a domicilio dovranno essere riportati nel libro unico i seguenti altri dati: le date e le ore di consegna del lavoro; le date e le ore di riconsegna del lavoro;la descrizione del lavoro eseguito la specificazioni della quantità e della qualità del lavoro seguito. Anche per il lavoro a domicilio, la circolare consente che i dati siano esposti nel libro unico, regolarmente istituito e tenuto, con modalità analoghe a quelle in atto con riferimento all abrogato libretto personale di controllo, secondo l organizzazione della singola azienda o del soggetto cui è affidata la elaborazione e la tenuta del libro stesso, fermo restando l unicità documentale del libro unico del lavoro. Si ritiene, quindi, che i datori di lavoro obbligati ad esporre sul libretto personale di controllo le informazioni relative alle date di consegna, di riconsegna del lavoro, la qualità e la quantità, possano continuare a farlo anche se formalmente il libretto personale è stato soppresso. Annotazione obbligatoria delle presenze sul libro unico Per i lavoratori dipendenti devono essere registrate, per ogni giorno: il numero delle ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore; l indicazione delle ore di straordinario; le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite; le ferie; i riposi. Le annotazioni relative alle presenze o assenze dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali univoche risultanti da apposita legenda tenuta anche separatamente dal Libro unico. Per i lavoratori che sono retribuiti in misura fissa o a giornata intera deve essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro e le causali relative alle assenze. Per i collaboratori autonomi iscritti nel libro unico si prevede l obbligo di indicare la causale relativa alle assenze quando le stesse hanno riflessi sugli istituti legali o su prestazioni di natura previdenziale. A fini di semplificazione, la circolare n. 20 prevede la possibilità di sospendere le registrazioni sul libro unico se il lavoratore: INAZ SRL Soc. Unip. pag. 14

15 non percepisce alcuna retribuzione o compensi (ad esempio, i collaboratori amministratori di società) oppure non svolge temporaneamente la propria prestazione lavorativa (ad esempio, i lavoratori intermittenti nei periodi di stand-by). La registrazione sul libro unico riprende quando il lavoratore riprende il lavoro e successivamente per ogni mese in cui svolge la propria attività lavorativa o percepisce compensi e somme e alla cessazione del rapporto di lavoro. Per i lavoratori a chiamata con diritto all indennità di disponibilità le registrazioni sono obbligatorie anche nei periodi di non lavoro. Calendario delle presenze Il decreto non ha fornito chiarimenti in merito alla registrazione delle presenze nel libro unico del lavoro limitandosi semplicemente a precisare che le relative causali debbano essere identificate in modo preciso e inequivoco e che in caso di ricorso a codici o a sigle si debba immediatamente fornire al lavoratore la decodificazione delle scritturazioni effettuate per una loro piena comprensione. A tale proposito la circolare ministeriale nonostante alcune importanti precisazioni non è riuscita a sciogliere i numerosi dubbi emersi sull obbligo di registrare i dati delle presenze unitamente ai dati retributivi del mese stesso. Infatti, dopo aver confermato l impossibilità di istituire sezioni distinte del libro unico del lavoro, il quale dovrà essere costituito da un documento unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione, la circolare afferma che Peraltro deve ritenersi corretta, e quindi non sanzionabile, all interno del libro unico regolarmente istituito, l eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo una numerazione sequenziale. Le suddette precisazioni sembrano essere in contrasto tra di loro. C è da chiedersi infatti come sia possibile elaborare separatamente il calendario delle presenze e contestualmente garantire la numerazione e la vidimazione unitaria del Libro unico. La spiegazione forse risiede nel significato da attribuire all espressione mantenendo una numerazione sequenziale, vale a dire fermo restando l unicità documentale del libro unico del lavoro, le aziende possono elaborare separatamente il calendario delle presenze, se mantengono la consecutività numerica dei fogli. Se tale interpretazione sarà confermata i dati delle presenze non dovranno necessariamente essere riportati unitariamente ai dati retributivi nel cedolino. E stato anche previsto che i dati del calendario delle presenze possono essere esposti sul libro unico del lavoro anche con modalità analoghe a quelle in atto con riferimento alla sezione presenze del libro paga, secondo l organizzazione della singola azienda o del soggetto cui è affidata l elaborazione e la tenuta del libro stesso. Con questa precisazione, peraltro non del tutto chiara, il Ministero del lavoro, ispirato da esigenze di semplificazione e nel rispetto delle scelte organizzative adottate dalla singola azienda o dal professionista cui è demandata l elaborazione delle paghe, potrebbe aver concesso la possibilità di continuare ad utilizzare gli attuali sistemi di rilevazione delle presenze. La sezione presenze elaborata con le stesse modalità attualmente in uso (con l unica eccezione, della gestione manuale) può continuare a rappresentare parte integrante e separata del Libro Unico proprio come avveniva per il libro paga sempre nel rispetto del unicità documentale. Una volta decisa la modalità di tenuta del Libro unico (ad esempio, su stampa laser, meccanografica o su supporti magnetici) la stessa deve riguardare sia il calendario delle presenze, sia i dati retributivi). Sempre riguardo agli obblighi di registrazione delle presenze, la circolare ministeriale affronta anche la questione del calendario sfasato per le aziende che elaborano le retribuzioni con riferimento alle presenze del mese precedente. A questo proposito nella circolare si precisa che viene fatta salva la facoltà per le aziende che hanno in uso una retribuzione sfalsata, di seguitare a valorizzare le presenze nel mese successivo, evitando qualsiasi complicazione: la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire, infatti, con un differimento non superiore a un mese, a condizione,che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro. Di conseguenza nulla sembra essere cambiato per le imprese che elaborano gli stipendi con il calendario sfalsato di un mese (es. cedolino del mese di settembre 2008 elaborato sulla base delle presenze del mese di agosto 2008). Le stesse imprese potranno continuare ad elaborare le paghe del mese senza alcuna corrispondenza con le presenze, registrare le presenze separatamente dai dati retributivi utilizzando distinti supporti. La circolare tuttavia conclude che possono essere oggetto di registrazione differita i soli dati variabili retributivi, permanendo l obbligo di annotare sul libro unico del lavoro per ciascun periodo entro il giorno 16 del mese successivo le presenze del periodo di riferimento. In pratica le aziende devono comunque entro il giorno 16 del mese successivo aggiornare e registrare i dati delle presenze del mese di riferimento. Copia del Libro unico ai lavoratori dipendenti La circolare chiarisce che in base alle disposizioni di cui al c. 5 dell art. 39 del DL 112/08 i datori di lavoro possono assolvere all obbligo di consegna del prospetto paga mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul libro unico del lavoro e che l adempimento si intende comunque assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprende i dati relativi al calendario delle presenze. Di conseguenza i datori di lavoro che per propri motivi organizzativi decidono di separare i dati delle presenze da quelli retributivi non sono obbligati a rilasciare al lavoratore copia delle registrazioni relative alle presenze del mese. Registrazioni obbligatorie: profili sanzionatori La circolare si sofferma su alcuni aspetti di novità relativi al nuovo sistema sanzionatorio. Per quanto riguarda l omessa o errata registrazione dei dati sul libro obbligatorio, la circolare spiega che la violazione è punita soltanto se da ciò ne derivano danni e non per il solo fatto che non è stato fatto un adempimento materiale, da cui non scaturiscono effetti negativi. Il datore di lavoro non può essere punito per gli errori di carattere meramente materiale e formale e per le omesse registrazioni che non incidono sui trattamenti retributivi, previdenziali e fiscali. Oggetto di sanzione sono pertanto unicamente le omesse e le infedeli registrazioni che direttamente comportano un disvalore ai fini retributivi, contributivi, assicurativi e fiscali relativamente al singolo rapporto di lavoro oppure un occultamento ai fini legali. La sanzione pecuniaria è graduata in base alla gravità della condotta e in base al numero dei lavoratori interessai dalle omesse o infedeli registrazioni sostanziali: fino a 10 lavoratori, l importo della sanzione va da 150 a 1.500; da 11 lavoratori in su la sanzione va da 500 a Nel computo dei 10 lavoratori rientrano tutti i lavoratori subordinati a prescindere dall effettivo orario di lavoro svolto, i co.co.co, gli associati in partecipazione con apporto lavorativo e misto, iscritti sul libro unico del lavoro e risultanti ancora in forza al momento in cui è stato commesso l illecito. La circolare spiega che per evitare sperequazioni inaccettabili ai fini INAZ SRL Soc. Unip. pag. 15

16 sanzionatori si ritiene di computare anche i lavoratori occupati in nero, nel periodo di riferimento il cui rapporto sia riconducibile a una delle tipologie contrattuali iscrivibili nel Libro unico. Obbligo di esibizione del Libro agli organi di vigilanza Gli obblighi di esibizione seguono regole differenti a seconda che il Libro venga tenuto direttamente dal datore di lavoro, dal consulente o dall associazione di categoria. Datore di lavoro In caso di accesso ispettivo nei luoghi di lavoro di azienda con più sedi operative, il datore di lavoro è tenuto ad esibire il Libro unico tempestivamente (prima cioè che l ispettore proceda alla redazione del verbale di primo accesso ispettivo) solo quando si tratta di sede stabile di lavoro. L esibizione può avvenire anche a mezzo fax o a mezzo posta elettronica. Per sede stabile, con riferimento alle aziende multilocalizzate, deve considerarsi soltanto quella articolazione autonoma della impresa, stabilmente organizzata, idonea ad espletare in tutto o in parte l attività aziendale e che risulta dotata degli strumento necessari anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi. Con riferimento alle attività mobili o itineranti che per natura sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio è stata prevista una disposizione di particolare innovazione. In questi casi, il libro unico del lavoro deve essere esibito: dal datore di lavoro entro i termini assegnati a verbale dagli organi di vigilanza; dal professionista che lo conserva, entro 15 giorni. Consulenti del Lavoro I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati a cui è stata affidata dai datori di lavoro la tenuta del libro unico, devono esibire il libro unico entro 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata nel verbale di primo accesso ispettivo. La mancata esibizione senza un giustificato motivo ostativo o impeditivo è punita con la sanzione pecuniaria da 100 a euro. In caso di recidiva, il funzionario che contesta la violazione ne darà tempestiva comunicazione al Consiglio provinciale dell Ordine professionale a cui risulta iscritto il professionista per l adozione di eventuali provvedimenti disciplinari. Associazioni di categoria Sostanzialmente la disciplina è identica a quella dei professionisti, con la differenza che in questo caso la mancata esibizione comporta una sanzione per l associazione da 25 a euro. In caso di recidiva, la sanzione pecuniaria va da 500 a 300 euro. Elenchi riepilogativi mensili I datori di lavoro che occupano più di 10 lavoratori oppure che operano con più sedi stabili di lavoro devono esibire in caso di richiesta ispettiva appositi elenchi riepilogativi mensili del personale occupato (anche con riferimento ai soggetti che risultano iscritti nel libro unico senza percepire alcuna retribuzione o compenso o senza svolgere alcuna prestazione lavorativa) e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo aggiornati all ultimo periodo di registrazione sul libro unico anche suddivisi per ciascuna sede di lavoro. Gli elenchi possono essere richiesti per i 5 anni precedenti l inizio dell accertamento. In questo caso, però, l ispettore dovrà verificare la materiale possibilità di realizzazione ed esibizione degli elenchi. La manca esibizione degli elenchi non è sanzionata. Obbligo di conservazione Il datore di lavoro, il consulente del lavoro, i professionisti autorizzati e i servizi o centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane delle altre piccole imprese che detengono il libro unico hanno l obbligo di conservarlo per la durata di 5 anni 1 dalla data di ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto delle disposizioni previste dal codice sulla Privacy (D.L.vo 196/2006). L obbligo è esteso anche ai libri del lavoro abrogati (paga, matricola, registro d impresa). Regime transitorio Dal testo del decreto ministeriale 9 luglio 2008 si evince quanto segue: fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro continueranno ad utilizzare sia l attuale libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze, sia il registro dei lavoranti e il libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, debitamente compilati e aggiornati. Va detto al riguardo che la circolare n. 20 estende il periodo transitorio fino al 16 gennaio 2009 con ciò confermando, implicitamente, che le novità introdotte con l istituzione del libro unico del lavoro (limiti temporali contenuti delle registrazioni obbligatorie, sistema sanzionatorio, luogo di tenuta ecc.) sono già entrate in vigore. Il libro matricola e il registro d'impresa sono, invece, immediatamente abrogati (a decorrere dal 18 agosto 2008, data di entrata in vigore del DM 9 luglio Sarà ancora obbligatoria la loro conservazione per una durata di 5 anni, ma non saranno più obbligatorie le relative registrazioni ed aggiornamenti. La maxisanzione contro il sommerso dopo il libro unico La circolare ministeriale n. 20/08 chiarisce che l istituzione del libro unico del lavoro incide profondamente anche sulla c.d. maxisanzione da a euro contro il lavoro sommerso. Con l abrogazione del libro matricola e dell obbligo della comunicazione obbligatoria di assunzione preventiva da trasmettere in via telematica (mod. UniLAV), l accertamento da parte degli ispettori del lavoro della presenza di lavoro in nero sarà basato sulla prova della predetta comunicazione di assunzione prevista dal dall art. 1, c della Legge n. 296/2006. Il ministero ha anche chiarito che in caso di assunzioni effettuate per cause di forza maggiore o eventi straordinari la maxisanzione si applica solamente quando l ispettore accerti che non sussisteva una oggettiva impossibilità di conoscere anticipatamente il numero e i nominativi dei lavoratori occupati. 1 Si rammenta che il termine di conservazione dei libri paga e matricola era precedentemente fissato in 10 anni INAZ SRL Soc. Unip. pag. 16

17 SISTEMI DI TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO NON E PIU PREVISTA LA TENUTA MANUALE ELABORAZIONE E STAMPA MECCANOGRAFICA SU FOGLI MOBILI A CICLO CONTINUO numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'inail numerazione e vidimazione effettuata dai soggetti autorizzati dall'inail, in sede di stampa del modulo continuo; A STAMPA LASER con autorizzazione preventiva, da parte dell'inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica SU SUPPORTI MAGNETICI Devono garantire in ogni momento la consultabilita', la inalterabilità, l integrità dei dati e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; Nessun obbligo di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o , alla DPL competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. deve a richiesta essere disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato pdf ). Caratteristiche dei documenti informatici che compongono il libro unico documenti statici non modificabili; apposizione della data e della firma elettronica assicurare l ordine cronologico nessuna soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici INAZ SRL Soc. Unip. pag. 17

18 ANNOTAZIONI PRESENZE/ASSENZE DATI CALENDARIO PRESENZE è ammessa l elaborazione separata purché sia mantenuta una numerazione sequenziale dei fogli. possono essere esposti con le stesse modalità di quelle attualmente in atto con riferimento alla sezione presenze del libro paga, nel rispetto dell unicità documentale Aziende che elaborano gli stipendi con il calendario sfasato di un mese Possono continuare ad elaborare le paghe senza alcuna corrispondenza con le presenze del mese Entro il giorno 16 del mese successivo il datore di lavoro deve registrare i dati delle presenze del mese di riferimento Causali presenze e assenze Vanno identificate in modo preciso e inequivoco annotazioni tramite codici o sigle dati variabili delle retribuzioni rendere immediatamente disponibile, la decodificazione per la comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate. registrazione con differimento non superiore a un mese, a condizione che sia precisato sul libro unico del lavoro. INAZ SRL Soc. Unip. pag. 18

19 CONSULENTI DEL LAVORO E SOGGETTI AUTORIZZATI ALLA NUMERAZIONE UNICA ricevere delega scritta da ogni datore di lavoro inviare, in via telematica, all'inail con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei datori di lavoro e relativi codici fiscali comunicare, in via telematica, all'inail, entro 30 giorni dall'evento, l acquisizione di un nuovo datore di lavoro o la cessazione di assistenza per uno dei datori di lavoro già comunicati LUOGO DI TENUTA DEL LIBRO UNICO Presso lo Studio di Consulenza del lavoro o altri professionisti abilitati Presso la Sede associazioni di categoria imprese artigiane e altre piccole imprese DOVE Presso la Sede legale del datore di lavoro ATTENZIONE Non va più tenuto sul luogo di lavoro se diverso dalla sede legale Non devono più tenersi copie conformi nei diversi luoghi di lavoro INAZ SRL Soc. Unip. pag. 19

20 MODALITÀ DI ESIBIZIONE DEL LIBRO UNICO Prestazione di lavoro presso una sede stabile e libro tenuto presso la sede legale va esibito nel luogo dove si esegue il lavoro anche a mezzo fax o posta elettronica Prestazione di lavoro presso più luoghi di lavoro nella stessa giornata oppure mobilità dei lavoratori sul territorio (c.d. attività mobili o itineranti). entro il termine assegnato nella richiesta verbalizzata dagli organi di vigilanza consulenti del lavoro e altri professionisti abilitati, associazioni di categoria non oltre 15 giorni dalla richiesta verbalizzata dagli organi di vigilanza. ELENCHI RIEPILOGATIVI MENSILI Datori di lavoro con oltre 10 lavoratori (si computano i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di lavoro svolto, i co.co.co. e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, iscritti sul libro unico del lavoro e ancora in forza). Datori che operano con piu' sedi stabili di lavoro devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede. CONSERVAZIONE DEL LIBRO UNICO obbligo di conservazione 5 anni dalla data dell'ultima registrazione obbligo di custodia nel rispetto del D.L.vo n. 196/2003, in materia di protezione dei dati personali. REGIME TRANSITORIO I datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro, mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze debitamente compilati e aggiornati Libro matricola e Registro d'impresa Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 Sono immediatamente abrogati (dal 18 agosto 2008, data di pubblicazione del DM 9 luglio 2008) INAZ SRL Soc. Unip. pag. 20