Regione Lombardia GUIDA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA DI REGISTRAZIONE E PROFILAZIONE NEL SISTEMA FER- FONTI ENERGETICHE RINNOVABILI

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1 Regione Lombardia GUIDA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA DI REGISTRAZIONE E PROFILAZIONE NEL SISTEMA FER- FONTI ENERGETICHE RINNOVABILI Revisione del Documento: 03 Data revisione:

2 INDICE DEI CONTENUTI Indice 1.1 Scopo e campo di applicazione Contatti utili Copyright Acronimi e definizioni Formalismi utilizzati ACCESSO A MUTA Obiettivi del capitolo Accesso al sevizio Registrazione utente e primo accesso PROCESSO DI PROFILAZIONE Profilazione Cittadino Profilazione Intermediario Profilazione Ente GESTIONE DEGLI UTENTI Premessa Procedura di abilitazione utenti Indice delle Tabelle Tabella 1: Tabella degli Acronimi... 3 Indice delle Figure Figura 1 Pagina iniziale MUTA... 5 Figura 2 Menu Home Utente... 6 Figura 3 Gestione Profilo... 6 Figura 4 Registrazione... 7 Figura 5 - Registrazione utente... 8 Figura 6 Tipologie di profilo... 8 Figura 7 Home Utente Cittadino... 9 Figura 8 Crea profilo Intermediario... 9 Figura 9 Tipologia di Intermediario Figura 10 Creazione Profilo Intermediario Figura 11 Cerca Intermediario Figura 12 Ricerca Intermediario Figura 13 Selezione ufficio dell'intermediario Figura 14 Creazione nuovo ufficio Figura 15 Selezione Servizi Applicativi FER Figura 16 Conferma richiesta abilitazione Figura 17 Profili Disponibili Figura 18 Flusso FER PAS Figura 19 Flusso FER CEL Figura 20 Creazione profilo Ente Figura 21 Ricerca Ente Comune Figura 22 Ricerca Ente - Regione Figura 23 Selezione del Comune Figura 24 Selezione Ufficio Figura 25 Registrazione ufficio Rev. 01 Pagina 2 di 26

3 Figura 26 Selezione Servizi Applicativi FER Regione Figura 27 Selezione Servizi Applicativi FER Comune Figura 28 Profilazione Referenti Figura Modulo di autocertificazione per la richiesta di profilazione al sistema MUTA Figura 30 Modulo di Adesione Figura 31 Profili Disponibili Figura 32 Amministrazione Utenti Figura 33 Amministrazione Utente Figura 34 Abilitazione al servizio Scopo e campo di applicazione Il presente documento è rivolto agli utenti che vogliono registrarsi ed eventualmente profilarsi come Cittadino, Intermediario e Ente, presso il sistema MUTA di Regione Lombardia per utilizzare il Servizio FER. 1.2 Contatti utili 1.3 Copyright Il materiale è di proprietà di Lombardia Informatica S.p.A. Può essere utilizzato solo previa esplicita autorizzazione da parte dell Area Formazione Territorio. In ogni caso la presente documentazione non può essere in alcun modo copiata e/o modificata. 1.4 Acronimi e definizioni Scorrendo le pagine del presente documento è possibile trovare alcune sigle che abbreviano le espressioni caratteristiche del sistema MUTA; per il dettaglio della descrizione si rimanda all Allegato Glossario degli Acronimi. Acronimo Descrizione CF CRS PEC CODICE FISCALE CARTA REGIONALE DEI SERVIZI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Tabella 1: Tabella degli Acronimi Rev. 01 Pagina 3 di 26

4 1.5 Formalismi utilizzati Si riportano di seguito i formalismi utilizzati nel presente manuale al fine di consentire una corretta consultazione dello stesso: Pulsanti/Bottoni I pulsanti o bottoni sullo schermo sono stampati in grassetto fra virgolette ; Campi i campi sono descritti in corsivo tra virgolette ; Riferimenti di percorso i riferimenti relativi ai percorsi sono menzionati in grassetto; Messaggi delle finestre di dialogo sono riportati in corsivo. Note - Attenzione - Questo simbolo mette in evidenza la presenza di una nota che contiene alcune informazioni aggiuntive. Questo simbolo mette in evidenza la presenza di un messaggio di attenzione che contiene informazioni utili. Rev. 01 Pagina 4 di 26

5 2. ACCESSO A MUTA 2.1 Obiettivi del capitolo L obiettivo del capitolo è descrivere la modalità di accesso al servizio MUTA. MUTA è un sistema di servizi, messo a disposizione da Regione Lombardia per tutti i soggetti coinvolti nei processi di comunicazione o autorizzazione relativi alle attività produttive, con l obiettivo di semplificare gli adempimenti amministrativi relativi alle attività produttive, regolamentare e rendere omogenei i procedimenti e i flussi informativi tra i vari soggetti coinvolti, consentire la cooperazione tra enti interessati al processo attraverso lo scambio controllato delle informazioni e l integrazione tra sistemi, monitorare lo sviluppo delle attività economiche e produttive attraverso la raccolta sistemica e strutturata delle informazioni. 2.2 Accesso al sevizio Per accedere al servizio MUTA occorre seguire i seguenti passi: 1) Digitare l indirizzo web ed inserire le proprie credenziali di accesso (Nome utente e Password) che sono generate in fase di Registrazione utente. Figura 1 Pagina iniziale MUTA Rev. 01 Pagina 5 di 26

6 2) Con la fase di accesso, il sistema presenta la pagina di benvenuto organizzata con: la barra di stato nell area in alto alla pagina: nella zona a sinistra della barra vengono mostrate le informazioni identificative dell utente, quali il nome, il cognome ed il profilo utente caricato; nella zona destra della stessa barra invece sono disponibili i tasti per l accesso alle funzioni di Gestione delle informazioni utente e della gestione/scelta del profilo utente ; il menu dei servizi nell area sulla sinistra, permette l accesso ai servizi attivi per il profilo utente in uso l area centrale: presenta l elenco dei servizi attivi per il profilo utente in uso; nella zona a destra è disponibile l area dedicata agli avvisi che vengono esposti agli utenti del sistema. Figura 2 Menu Home Utente La prima volta che si accede, il sistema propone di default il profilo cittadino / impresa. Selezionando Gestione Profilo il sistema permette di: creare un nuovo profilo; selezionare il profilo con cui operare, se all interno del servizio MUTA l utente ha più di un profilo. Figura 3 Gestione Profilo Le funzionalità del servizio sono diversificate in base alla tipologia di profilo utilizzata. Rev. 01 Pagina 6 di 26

7 2.3 Registrazione utente e primo accesso Un utente non ancora registrato al sistema MUTA dovrà selezionare la funzione REGISTRAZIONE UTENTE dalla Home Page (Figura 1). Il sistema propone la maschera principale di registrazione sotto riportata che propone due possibili percorsi per la compilazione: il primo, sulla destra, è quello per cui l utente deve inserire tutti i dati richiesti per la registrazione al sistema; il secondo, tramite CRS, per l acquisizione in automatico dei dati utili alla registrazione tramite la Carta Regionale dei Servizi. Figura 4 Registrazione Come illustrato nella Figura 4, nel caso di inserimento dei dati di registrazione, il sistema prevede dei meccanismi di validazione e controllo dei dati inseriti nelle diverse maschere che lo compongono, in particolare a fronte di errori di compilazione e validazione viene mostrata una finestra di dialogo che notifica all utente la presenza degli stessi. I campi obbligatori vengono evidenziati di rosso (il contorno, il colore di fondo o entrambe) e passando sopra con il puntatore del mouse viene evidenziato il messaggio di errore specifico per il campo di interesse. In seguito all operazione di Registrazione Rev. 01 Pagina 7 di 26

8 il sistema invierà all dell utente indicata in fase di registrazione le credenziali (nome utente e password) utili per l accesso al sistema stesso. Figura 5 - Registrazione utente A fronte del primo accesso al sistema, all utente verrà richiesto di modificare la password e di scegliere tra tre diverse tipologie di profilazione: profilo Cittadino (attivata di default), che abilita l accesso ai servizi disponibili per qualsiasi cittadino; profilo Intermediario; profilo Ente, che associa all utente la possibilità di accedere ai servizi disponibili ai funzionari dei vari Enti che utilizzano il sistema MUTA: la richiesta per tale tipo di profilazione prevede il benestare da parte di un responsabile. Figura 6 Tipologie di profilo Rev. 01 Pagina 8 di 26

9 3. PROCESSO DI PROFILAZIONE 3.1 Profilazione Cittadino Nel caso di profilazione come Cittadino il sistema configurerà il nuovo profilo e mostrerà all utente la HOME UTENTE. Figura 7 Home Utente Cittadino 3.2 Profilazione Intermediario L Intermediario ha la funzione di compilatore delle pratiche per conto terzi. Per procedere alla profilazione come Intermediario: 1) cliccare su PROFILO INTERMEDIARIO (Figura 6) o dalla HOME UTENTE su (Figura 7) e successivamente cliccare su (Figura 8). Figura 8 Crea profilo Intermediario Rev. 01 Pagina 9 di 26

10 A fronte della richiesta di profilazione di un Intermediario, il sistema richiede la tipologia di intermediario per cui si effettua la richiesta: Intermediario base (profilazione libera) Intermediario esclusivo (profilazione autorizzata da Regione Lombardia) Figura 9 Tipologia di Intermediario 2) Cliccare su Intermediario e il sistema di seguito propone la maschera principale di registrazione sotto riportata che propone due sezioni da compilare: 1. l Intermediario 2. servizio/servizi per i quali è richiesta l abilitazione Figura 10 Creazione Profilo Intermediario L identificazione dell Intermediario avviene tramite la funzione Cerca Intermediario Esistente dalla pagina principale di creazione del profilo. Utilizzare la funzione Crea Nuovo Intermediario nel caso non siano presenti nel sistema i dati dell Intermediario. Rev. 01 Pagina 10 di 26

11 Figura 11 Cerca Intermediario 3) Cerca Intermediario Esistente. Il sistema propone la seguente maschera: Figura 12 Ricerca Intermediario 4) La ricerca dell Intermediario può essere fatta direttamente a partire dalla sua ragione sociale o dal suo codice fiscale se questi dati sono noti, in caso contrario l utente deve selezionare la tipologia dell intermediario e selezionare poi lo stesso dall elenco proposto. Rev. 01 Pagina 11 di 26

12 Per ogni intermediario dell elenco sono visualizzati i dati identificativi quali la ragione sociale e il codice fiscale. Cliccare su MOSTRA se si vuole visualizzare i dati completi. Una volta individuato e selezionato l Intermediario il sistema reindirizza alla pagina di Creazione del Profilo Intermediario. 5) Selezione ufficio. Per concludere la profilazione dell Intermediario è necessario selezionare l ufficio di appartenenza selezionandolo da un elenco predefinito o crearne uno nuovo nel caso in cui l ufficio non sia presente nell elenco proposto, tramite la funzione Crea. Figura 13 Selezione ufficio dell'intermediario Nel caso di creazione di un nuovo ufficio, il sistema presenterà la pagina che permette la registrazione dei dati del nuovo ufficio all interno del sistema. Rev. 01 Pagina 12 di 26

13 Figura 14 Creazione nuovo ufficio Conclusa tale operazione sarà possibile procedere con la selezione dell ufficio. Il tasto DETTAGLI permette di visionare l anagrafica di un ufficio esistente. 6) Sezione Servizi Applicativi. Figura 15 Selezione Servizi Applicativi FER Rev. 01 Pagina 13 di 26

14 Per la definizione del servizio FER a cui l utente è interessato, è necessario selezionare nel menù a tendina nella colonna RICHIEDI ATTIVAZIONE il ruolo: Il gestore degli utenti di un servizio ha la facoltà di autorizzare gli utenti del proprio Ente all uso del servizio stesso, per richiedere di essere abilitato come gestore utenti bisogna selezionare l apposito checkbox del campo GESTIONE UTENTI. E comunque obbligatoria la presenza di almeno un gestore utenti per ogni Ente. Inoltre tramite il tasto MOSTRA nella colonna AMMINISTRATORI è possibile visionare l attuale elenco degli amministratori del servizio di interesse. Una volta Confermata la richiesta l utente riceverà un avviso via mail di avvenuta abilitazione all uso della procedura: Figura 16 Conferma richiesta abilitazione Da quel momento potrà accedere a tale servizio in quanto questo risulterà presente nell elenco dei servizi della sua HOME UTENTE. Figura 17 Profili Disponibili Rev. 01 Pagina 14 di 26

15 3.3 Profilazione Ente Le tipologie di Ente interessati alla profilazione al servizio FER sono: Regione Comune Altri Enti: ASL, ARPA etc. Il ruolo che Regione può richiedere in fase di profilazione per il servizio FER è il seguente: Regione sola consultazione: funzionari regionali abilitati in sola consultazione delle pratiche I ruoli che il Comune può richiedere in fase di profilazione sono i seguenti (Figura 27): Comune sola consultazione: funzionari comunali abilitati in sola consultazione delle pratiche; Comune Tecnico Istruttore: funzionari comunali abilitati che possono gestire tutti i passaggi dell istruttoria, tranne il passaggio finale con relativa comunicazione al compilatore; Comune Responsabile Procedimento: funzionari comunali abilitati che possono gestire tutta l istruttoria, fino al passaggio finale con relativa comunicazione al compilatore. I ruoli che gli Altri Enti (es. ASL, ARPA) possono richiedere in fase di profilazione sono i seguenti: Sola consultazione: funzionari abilitati in sola consultazione delle pratiche; Responsabile Procedimento dell Ente: funzionario con il compito di amministrazione degli utenti dell Ente e con funzioni di sola consultazione delle pratiche. Di seguito sono riportati i flussi che seguono le Pratiche nel FER PAS e nel FER CEL. Nel flusso delle pratiche il Comune ha un funzione determinante. La scelta del ruolo che il Comune richiede in fase di profilazione è determinante per l abilitazione dell utente del Comune ad una o più funzioni. Rev. 01 Pagina 15 di 26

16 Figura 18 Flusso FER PAS Figura 19 Flusso FER CEL Rev. 01 Pagina 16 di 26

17 Per procedere alla Creazione del Profilo Ente : 1) cliccare su PROFILO ENTE (Figura 6) o dalla HOME UTENTE su (Figura 7) e successivamente cliccare su (Figura 8). A fronte della richiesta di profilazione per Ente il sistema propone la maschera principale di registrazione sotto riportata che propone due sezioni da compilare: 1. l Ente di appartenenza 2. servizio/servizi per i quali è richiesta l abilitazione Figura 20 Creazione profilo Ente 2) L identificazione dell Ente di appartenenza avviene tramite la funzione Cerca dalla pagina principale di registrazione e che permette di identificare l Ente di interesse tra quelli disponibili nel sistema. Il sistema propone la seguente maschera: Figura 21 Ricerca Ente Comune Rev. 01 Pagina 17 di 26

18 Figura 22 Ricerca Ente - Regione Per l utilizzo del servizio FER l Ente da selezionare è COMUNI o REGIONE. 3) La ricerca dell Ente di appartenenza può essere fatta direttamente a partire dalla sua ragione sociale o dal suo codice fiscale se questi dati sono noti, in caso contrario l utente deve selezionare la tipologia dell Ente e selezionare poi lo stesso dall elenco proposto. Figura 23 Selezione del Comune Per ogni Ente dell elenco sono visualizzati i dati identificatici quali la ragione sociale e il codice fiscale, è presente inoltre la funzione MOSTRA per visualizzare i dati completi dell Ente stesso. Una volta individuato l Ente di appartenenza il sistema torna alla pagina di creazione profilo dell ente. 4) Selezione ufficio. Per concludere la compilazione dell Ente di appartenenza è necessario selezionare l Ufficio di appartenenza selezionandolo da un elenco predefinito o creandone uno nuovo nel caso in cui l ufficio non sia presente nell elenco proposto, tramite la funzione CREA. Rev. 01 Pagina 18 di 26

19 Figura 24 Selezione Ufficio Nel caso di creazione di un nuovo ufficio, il sistema presenterà la pagina che permette la registrazione dei dati del nuovo ufficio all interno del sistema. Conclusa tale operazione sarà possibile procedere con la selezione dello stesso. 5) Sezione Servizi Applicativi : 1. Regione Figura 25 Registrazione ufficio Figura 26 Selezione Servizi Applicativi FER Regione Rev. 01 Pagina 19 di 26

20 Per la definizione del Servizio FER a cui l utente è interessato, è necessario selezionare nel menù a tendina nella colonna RICHIEDI ATTIVAZIONE il ruolo: 2. Comune Figura 27 Selezione Servizi Applicativi FER Comune Per la definizione del Servizio FER a cui l utente è interessato, è necessario selezionare nel menù a tendina nella colonna RICHIEDI ATTIVAZIONE il ruolo: Comune sola consultazione, funzionari comunali abilitati in sola consultazione delle pratiche; Comune Responsabile Procedimento, funzionari comunali abilitati che possono gestire tutta l istruttoria, fino al passaggio finale con relativa comunicazione al compilatore; Comune Tecnico Istruttore, funzionari comunali abilitati che possono gestire tutti i passaggi dell istruttoria, tranne il passaggio finale con relativa comunicazione al compilatore. Rev. 01 Pagina 20 di 26

21 Il gestore degli utenti di un servizio (amnministratore) ha la facoltà di autorizzare gli utenti del proprio Ente all uso del servizio stesso, per richiedere di essere abilitato come gestore utenti bisogna selezionare l apposito checkbox del campo GESTIONE UTENTI, è comunque obbligatoria la presenza di almeno un gestore utenti per ogni Ente. Inoltre tramite il tasto MOSTRA permette di visionare i dati anagrafici dell ufficio. Nel caso l utente sia il primo a fare richiesta di profilazione per l Ente di interesse, dovrà compilare i dati della seguente maschera: Figura 28 Profilazione Referenti La richiesta effettiva per l'attivazione servizi e gestione utenti è valida solo se confermata premendo il tasto "CONFERMA LA RICHIESTA". Dopo aver premuto il tasto CONFERMA LA RICHIESTA" verrà inviata una copia del PDF del Modulo di Adesione alla piattaforma MUTA all'indirizzo indicato dall utente in fase di registrazione. Figura Modulo di autocertificazione per la richiesta di profilazione al sistema MUTA Il PDF (che dovrà essere firmato elettronicamente con la propria CRS) dovrà essere inviato alla casella PEC indicata in calce al modulo. Rev. 01 Pagina 21 di 26

22 Figura 30 Modulo di Adesione 7) Dopo aver compilato tutti i campi utili alla richiesta di profilazione, l utente può procedere selezionando il tasto CONFERMA LA RICHIESTA, il sistema eseguirà una serie di controlli e, nel caso di una richiesta di profilazione come funzionario di un Ente avente i diritti di gestione degli utenti (amministratore), il sistema MUTA predispone il modulo di richiesta in formato PDF che riporta tutti i dati inseriti dall utente ed inviato alla relativa casella . L utente dovrà firmare il modulo con la propria CRS e trasmetterlo alla casella PEC L utente riceverà un avviso via mail di avvenuta abilitazione all uso delle procedure, e da lì potrà accedere a tale servizio in quanto questo risulterà presente nell elenco dei servizi nella sua HOME UTENTE. Rev. 01 Pagina 22 di 26

23 Figura 31 Profili Disponibili Rev. 01 Pagina 23 di 26

24 4. GESTIONE DEGLI UTENTI 4.1 Premessa Tutti i servizi applicativi del sistema MUTA, se richiesti tramite la profilazione per Ente o intermediario attualmente prevedono che un utente venga abilitato da un responsabile per poter accedere al servizio stesso, vanno distinti i seguenti due possibili casi: se l utente, in fase di registrazione, ha dichiarato che per il servizio applicativo in questione è anche Gestore degli Utenti per il suo Ente ed è il primo utente a profilarsi per l Ente stesso, allora la richiesta di abilitazione viene inviata al responsabile regionale dell applicativo che provvederà ad abilitare l utente. se invece l utente, in fase di registrazione, non ha dichiarato tale opzione, oppure se esiste già un gestore degli utenti per l Ente di interesse, allora la richiesta di abilitazione viene inviata all attuale Gestore degli Utenti, che provvederà ad abilitarlo. 4.2 Procedura di abilitazione utenti Questa procedura è disponibile solo per Gestori degli utenti di un Ente o per i Responsabili regionali di un servizio applicativo. Si accede a tale procedura dalla HOME UTENTE selezionando dal menù la voce Amministrazione/Utenti. Figura 32 Amministrazione Utenti Il sistema propone la maschera sotto riportata e attraverso il campo filtro selezionare Utenti con servizi da abilitare : Rev. 01 Pagina 24 di 26

25 Figura 33 Amministrazione Utente L utente gestore può procedere con la ricerca degli utenti da abilitare con uno dei criteri proposti dalla maschera (Nome, Cognome,. Codice Fiscale) o semplicemente elencando tutti gli utenti ( Da Abilitare ). Nell elenco compaiono tutti utenti che hanno fatto richiesta di abilitazione, selezionandone uno compare la maschera con i dettagli dell utente e dei servizi per i quali richiede l autorizzazione all accesso. E possibile procedere con l abilitazione di tutte le richieste senza verificarne i dettagli semplicemente selezionando il tasto Abilita tutte le richieste. Selezionando il tasto del campo MOSTRA è possibile visualizzare le eventuali note associate ad un utente del sistema in fase di abilitazione/disabilitazione dell utente stesso. Maschera dettagli della richiesta di profilazione dell utente: Figura 34 Abilitazione al servizio La maschera presenta l elenco dei servizi per cui un utente a fatto richiesta di abilitazione, in corrispondenza di ognuno di essi, per cui il gestore degli utenti è responsabile, sono presenti le opzioni di Accettazione e non Accettazione dell abilitazione al servizio e all eventuale gestione delle utenze. Rev. 01 Pagina 25 di 26

26 Inoltre l amministratore tramite il tasto Cambia password e Disabilita utente (abilita/disabilita) può gestire il reset della password, oppure l abilitazione/disabilitazione del profilo utente preso in analisi. Per i soli Amministratori Regionali è disponibile il tasto rispedisci richiesta abilitazione che permette di far rispedire dal sistema MUTA l verso gli utenti richiedenti, con allegato il documento PDF per la certificazione della richiesta di profilazione e delega alla gestione degli utenti. Inoltre, sempre per i soli Amministratori Regionali è disponibile l opzione ignora che permette di ignorare le richieste di abilitazione per cui esiste un amministratore locale all Ente. La conferma delle accettazioni/non accettazioni fa scaturire una verso l utente che notifica le decisioni dell amministratore del servizio. Rev. 01 Pagina 26 di 26

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