Scheda operativa Versione rif c00. Libro Inventari

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1 1 Inventario... 2 Prepara tabelle Inventario... 2 Gestione Inventario... 3 Tabella esistente... 3 Nuova tabella... 4 Stampa Inventario... 8 Procedure collegate Anagrafiche Archivi ditta Progressivi numerazioni Predisposizione progressivi numerazioni: primo anno di stampa in GIS Predisposizione automatica progressivi numerazioni (anni successivi in GIS) Aggiornamento progressivi numerazioni Contemporaneità di inventari nel medesimo esercizio Inventario di inizio attività Inventario di fine esercizio Pagina 1 di 13

2 2 Inventario Il menù racchiude le procedure atte alla predisposizione e alla stampa del, tramite l alimentazione automatica di alcune tabelle preimpostate e la possibilità di aggiungere tabelle nuove e modificare le esistenti. Prepara tabelle Inventario Il programma consente di alimentare automaticamente le tabelle predefinite tramite la lettura degli archivi contabili. Pagina 2 di 13

3 3 L esecuzione del programma propone già selezionate tutte le tabelle che attualmente la procedura è predisposta per aggiornare in automatico. Le ultime tre tabelle, così come qualsiasi tabella aggiuntiva, possono essere popolate manualmente tramite il programma di gestione inventario. Gestione Inventario Il programma consente sia la gestione completa dei dati precedentemente importati in relazione alle tabelle automatiche (integrazione/modifica/annullamento), sia l impostazione di nuove tabelle da includere nel Libro Inventari. Tabella esistente Per richiamare una tabella esistente è sufficiente inserire il codice azienda, specificare l eventuale codice attività se diverso dal proposto e impostare l anno d imposta: l utilizzo del pulsante apre l archivio delle tabelle presenti ordinato per azienda/attività/anno indicato: La scelta di una tabella automatica restituisce la griglia con i dati prelevati dagli archivi contabili. Ogni riga della griglia può essere modificata in tutte le colonne presenti. Pagina 3 di 13

4 4 In modifica di ogni tabella, oltre alla possibilità di variare qualsiasi dato in colonna, è consentito inserire nuove righe ed eliminare righe esistenti tramite l utilizzo dei pulsanti appositi e N.B. Ogni eventuale lancio successivo della procedura di preparazione tabelle inventario ricopre qualsiasi dato modificato direttamente in gestione delle tabelle automatiche posteriormente alla creazione delle stesse. Nuova tabella La definizione di una nuova tabella per l azienda/anno necessita innanzitutto della creazione anagrafica della tabella in archivio. L operazione può essere eseguita sia dal programma corrente sia dal programma esterno Tabelle Inventario, che richiede la specificazione di un codice e di una descrizione da attribuire alla tabella: la procedura si riserva l utilizzo dei primi 20 numeri per la definizione di tabelle standard, mentre i codici dal 21 in poi sono a disposizione dell utente. Pagina 4 di 13

5 5 Per associare una nuova tabella all azienda/attività/anno correnti, confermare il campo Numero tabella per attribuire la numerazione progressiva automatica quindi indicare il codice tabella desiderato (richiamandolo tramite la ricerca o creandolo tramite l accesso all archivio tabelle con la pressione del tasto funzione F2 per due volte consecutive). N.B. Azienda con esercizio suddiviso in più intermedi Quando si associa un nuovo codice tabella ad un azienda per la quale l anno corrente è stato suddiviso in uno o più intermedi d esercizio (ad es. perché l azienda si è trasformata in corso d anno o è iniziata la procedura di liquidazione) è fondamentale specificare l intermedio più appropriato per l anno di stampa inventario, al fine di ottenere il recupero dei dati validi inseriti in tabella in riferimento alla data di bilancio impostata in fase di stampa: Pagina 5 di 13

6 6 Tipo tabella La lista permette di scegliere la composizione delle colonne che assumerà la tabella: Nonostante la tabella suddetta risulti indicativa di un prospetto riferito agli effetti per la presenza della colonna Tipo eff. e dei valori identificativi in essa, può essere in realtà utilizzata ogniqualvolta sia necessario disporre di un campo data, sfruttando la colonna specifica Data e impostando la colonna Tipo eff. a valore N - Non specificato oppure A - Altri (tale colonna assume infatti in stampa l intestazione generica Tipo ). Pagina 6 di 13

7 7 Ogni tabella si chiude con la colonna Raggrup. in cui poter specificare dei codici di raggruppamento creati nell archivio apposito. L operazione può essere eseguita sia dal programma corrente con la pressione del tasto funzione F2 per due volte consecutive dall interno della cella della colonna, sia dal programma esterno Tabelle raggruppamenti. Oltre alla specificazione di un codice e di una descrizione da attribuire al raggruppamento viene richiesta l impostazione del codice azienda e del codice tabella a cui associare il nuovo raggruppamento. Tramite il pulsante è possibile scegliere un azienda dalla griglia che appare ed importare i raggruppamenti già creati per la stessa tabella in un azienda differente. Lo scopo specifico assolto dai raggruppamenti è l ottenimento in stampa inventario di totalizzazioni intermedie degli importi presenti sulle righe griglia della tabella: La casella, proposta selezionata per tutte le tabelle, indica al programma di stampa inventario se la tabella, pur essendo comunque presente nell elenco delle tabelle da includere in stampa, debba essere riportata in stampa. Pagina 7 di 13

8 8 Stampa Inventario Il programma consente la stampa del, nelle modalità in prova, in definitiva e in ristampa. Tabelle da includere Il riquadro elenca tutte le tabelle esistenti in archivio e permette la loro deselezione/selezione singola per l inclusione in stampa. Ogni tabella selezionata viene riportata in stampa solo se esistono dati in essa per l azienda/anno da stampare. Opzioni Il riquadro contiene due indicatori specifici per pilotare la restituzione dei dati in stampa in relazione alle tabelle selezionate. L attivazione della casella permette di ordinare alfabeticamente le righe griglia in base al contenuto della colonna Descrizione. L ordinamento avviene in relazione alle tabelle selezionate a cui sia stato attribuito uno dei tipi seguenti: Pagina 8 di 13

9 9 L attivazione della casella permette di riportare in stampa anche la colonna Codice, in relazione alle tabelle selezionate a cui sia stato attribuito uno dei tipi seguenti: L attivazione della casella permette di ottenere, come prospetto di apertura inventario, una situazione patrimoniale di attività e passività. Bilancio da includere La stampa inventario richiede obbligatoriamente la scelta del tipo di bilancio da includere, selezionabile tramite le funzioni presenti nel riquadro. Ogni scelta è alternativa a tutte le altre. Permette il riporto in stampa del medesimo bilancio ottenuto tramite il programma Prima nota Stampe dei bilanci St. bilancio verifica con la scelta del tipo specifico: Il pulsante, attivo solo dopo aver impostato un tipo di bilancio alla lista precedente, permette di accedere ad una maschera di inserimento testo tramite cui è possibile scrivere alcune note che verranno stampate in calce al bilancio di verifica. Permette il riporto in stampa del medesimo bilancio ottenuto tramite il programma Prima nota Stampe dei bilanci St. bilancio CEE. Permette il riporto in stampa di uno specifico documento in formato PDF generato nel programma GIS Bilanci, contenente il bilancio in formato europeo e la Nota Integrativa. Il documento deve essere appositamente approntato in GIS Bilanci attribuendo obbligatoriamente ad esso il nome fisso BILANCIONOTA (scritto in stampatello maiuscolo e senza spazi), utilizzando la funzione Fascicola disponibile nel menù Archivio Documenti : Pagina 9 di 13

10 10 L inclusione del documento BILANCIONOTA.pdf creato in GIS Bilanci si ottiene semplicemente attivando la casella, in quanto la ricerca del percorso tramite cui recuperare il file viene svolta autonomamente dalla procedura. Si ricorda che il documento BILANCIONOTA.pdf generato in GIS Bilanci può essere integrato con un qualsiasi altro documento si renda necessario comprendere nella stampa inventario: prima di effettuare la generazione del file come sopra specificato, è infatti sufficiente integrare la cartella dell archivio documenti che contiene la nota integrativa con i documenti in aggiunta, quindi selezionarli insieme alla nota integrativa in fase di generazione file. Permette di includere un qualsiasi documento esterno di bilancio in formato PDF tramite specificazione del percorso da cui recuperarlo. L inclusione del documento si ottiene attraverso l utilizzo del pulsante, al fine di selezionare il file PDF che risulterà poi visibile nel campo a fianco e che verrà accodato alla stampa delle tabelle inventario. Pagina 10 di 13

11 11 Procedure collegate Anagrafiche Archivi ditta Progressivi numerazioni I progressivi numerazioni relativi al vengono predisposti anno per anno tramite l esecuzione della stampa inventario effettuata sia in modalità prova sia in modalità definitiva. Quest ultima, così come la stampa in modalità ristampa, provvede ad aggiornare alcuni dati progressivi. Predisposizione progressivi numerazioni: primo anno di stampa in GIS Quando l inventario stampato si riferisce al primo anno di stampa con l applicativo GIS, è cura dell utente indicare manualmente alcune informazioni: l ultimo foglio usato nell anno precedente, nel caso esista un anno precedente e un residuo utilizzabile in riferimento al totale di fogli vidimati il totale dei fogli vidimati l anno di competenza (anno di stampa) Predisposizione automatica progressivi numerazioni (anni successivi in GIS) Quando l inventario stampato non è il primo effettuato mediante l applicativo GIS ed esistono quindi i progressivi numerazioni per l anno precedente, le informazioni rilevanti per l anno corrente vengono automaticamente impostate tramite ribaltamento dall anno precedente. In particolare: l ultimo foglio usato nell anno precedente, nel caso esista un residuo in riferimento al totale di fogli vidimati il totale dei fogli vidimati l anno di competenza, ripreso dall anno precedente ed aumentato di un anno per adeguarlo all anno di stampa corrente Tale predisposizione automatica avviene sia in caso di esecuzione stampa in modalità prova sia in caso di esecuzione stampa in modalità definitiva. Pagina 11 di 13

12 12 Qualora l elaborazione calcoli un numero di fogli necessari per la stampa superiore al residuo del totale fogli vidimati impostato, il programma provvederà in automatico ad incrementare il totale dei fogli con multipli di cento. Aggiornamento progressivi numerazioni L esecuzione in modalità definitiva della stampa provvede ad aggiornare automaticamente i campi di seguito elencati nel progressivo numerazione relativo all anno corrente: Ultima pagina stampata Data ultima stampa Ultimo foglio usato Totale fogli vidimati Pagina 12 di 13

13 13 Contemporaneità di inventari nel medesimo esercizio Allo scopo di ottenere le due stampe inventario per il medesimo esercizio previste da normativa quando l azienda è al primo anno di attività, è essenziale attenersi alla procedura di seguito dettagliata. 1. Inventario di inizio attività 1. Preparare le tabelle per l inventario (tramite il programma Prepara tabelle Inventario) impostando come data di bilancio la data di inizio attività. 2. Integrare, se necessario, le tabelle automatiche con altre tabelle create allo scopo (tramite le funzionalità del programma Gestione Inventario). Il consiglio, per le nuove tabelle, è di identificarle come contenenti importi relativi all'inizio attività: ciò consentirà di deselezionarle nella stampa inventario di fine anno. 3. Stampare l'inventario in modalità definitiva tramite il programma Stampa Inventario, provvedendo prima ad impostare opportunamente nell anno di stampa del progressivo numerazione il totale dei fogli vidimati e l anno di competenza. 2. Inventario di fine esercizio 1. Preparare le tabelle per l inventario (tramite il programma Prepara tabelle Inventario) impostando come data di bilancio la data di fine esercizio. Le tabelle standard autoalimentate già presenti con i dati di inizio attività verranno sostituite da quelle alla data di fine esercizio. 2. Integrare, se necessario, le tabelle automatiche con altre tabelle create allo scopo (tramite le funzionalità del programma Gestione Inventario). 3. Stampare l'inventario (tramite il programma Stampa Inventario) selezionando l opzione "Ristampa" e deselezionando eventuali tabelle create appositamente per l inventario di inizio attività. Pagina 13 di 13