Task Force deleghe al territorio Secondo incontro

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1 1 Task Forc dlgh al trritorio Scondo incontro Roma 03 novmbr 2008

2 2 Immobili acquisti Esignz rilvat Strumnti gstionali Stratgia intrvnto Attività di gruppi lavoro trritoriali Prossimi Ambiti Analisi: S&S HRO

3 Immobili acquisti 3 Esignz rilvat Vlocizzazion intrvnti immobiliari Garanzia crtzza d adguatzza dll prstazioni facility managmnt Tmpstività dll fornitur risptto all signz oprativ Riduzion di tmpi tra la quantificazion dll signza acquisto (invstimnti costi) la sponibilità ffttiva bni srvizi ni tmpi richisti Punti analizzati Procsso acquisto collgato ad intrvnti immobiliari Gstion facility managmnt Partcipazion alla dfinizion dll spcifich tcnich di contratti Dlgh acquisto trritoriali Snllimnto dl ciclo passivo Smplificazion procdur acquisto

4 Immobili acquisti 4 Strumnti gstionali Programmazion di fabbisogni Dlgh acquisto Contratti ripartiti, accor quadro Accor con socità dl gruppo Vantaggi Riduzion dll transazioni acquisto dl corrlato onr gstion Gstion rtta da part Businss Unit dgli acquisti spcialistici, non ricorrnti liv ntità Disponibilità acquisti già contrattualizzati nll ambito contratti quadro Utilizzo dll comptnz dl knowhow spcialistico prsnt nl gruppo Post Italian

5 Immobili acquisti 5 Stratgia intrvnto Attività gstit mant dlga Attività gstit mant contratto ripartito Ruolo dll EGS / struttura tcnica rsponsabil nll attribuzion dlgh d mission buoni consgna a bnficio dl clint final Affidamnto dlla gstion di contratti ai clinti finali (allo stuo il passaggio dlla gstion di contratti pulizia all businss unit) Livllo organizzativo Post PCH NAT Businss Unit Strumnti gstionali -procurmnt Contratti ripartiti Ampliamnto contratti quadro Dlgh su budgt Utilizzo Ampliamnto dll catgori mrcologich sponibili Disponibilità di buoni d orn pr i clinti finali Gstion dgli acquisti ricorrnti ntro soglia comunitaria Gstion dgli acquisti spcialistici, non ricorrnti o liv ntità

6 Attività di GdL Trritoriali 6 Pr attivar in modo fficac l comptnz trritoriali sponibili sui tmi l soluzioni inviduat dfinir l procdur gstion dll nuov attività tra tutt l funzioni trritoriali coinvolt, è stato dciso un approfonmnto trritorial dlla durat 3 sttiman ch ha coinvolto l struttur campion sguito incat: Struttur Rifrimnto Ar Inviduat Rfrnti GdL Tmpi BPS Ara Logistica Trritorial CNS Country Managr RE Ara Immobiliar PCH Nuclo Acquisti Trritoriali Lombara Nord Est Gruppo 1 (ROC - CNS) Gruppo 2 (Acquisti BPS) Gruppo 3 (ROC - CNS) Gruppo 4 (Acquisti BPS) Start up Vnrdì 10 Ottobr Fin Lavori Vnrdì 31 Ottobr

7 Attività di GdL Trritoriali 7 Dttaglio Obittivi Dlivrabls A. Analisi dll ipotsi dlga propost al fin vrificar la cornza tra catgori mrcologich inviduat d signz oprativ, vntuali propost ampliamnto con rifrimnto ai fabbisogni acquisto rlativi a cspiti (Lombara) B. Inviduazion ultriori catgori mrcologich pr cui attivar contratti / accor quadro stipulati dai NAT (Lombara) C. Nll ambito dllo stuo sulla possibil migrazion dlla gstion di contratti rlativi ai srvizi igin pulizia dall Ar Immobiliari all struttur trritoriali BPS d x CNS (con mission di rlativi buoni consgna / scuzion), analisi dfinizion dll rlativ procdur gstion trritorial (Lombara) A. Dfinizion un procsso programmazion ch favorisca l aggrgazion di fabbisogni trritoriali, suprando la frammntazion ch carattrizza attualmnt il procsso acquisto sia dlgato, sia svolto dai NAT (Nord Est) B. Analisi dll procdur vignti in tma acquisti dlgati contratti ripartiti, vntuali suggrimnti migliorativi dl procsso (Nord Est)

8 GdL trritoriali focus acquisti Critri adottati pr l analisi dll ipotsi dlga L analisi è stata condotta sul complsso dll catgori mrcologich mss a sposizion dl GDL. I critri guida adottati sono: Valutazion, pr ogni catgoria mrcologica, dll impatto sull opratività dll Businss Unit; Attribuzion dlla dlga all Businss Unit pr l catgori mrcologich con impatto sull opratività, stingundol fra signz programmabili o ad vnto Inviduazion catgori mrcologich pr l quali è possibil programmar quantità ch giustificano Accor Quadro L voci principali oggtto dlga riguardano: Piccoli intrvnti manutnzion immobiliar Manutnzion attrzzatur non coprt da contratto cntral; Complmnti arrdo Accssori UP Cartllonistica insgn

9 GdL trritoriali focus acquisti Ottimizzazion accor quadro SOLUZIONE 1 Pr gli accor quadro/contratto ripartiti stipula cntral prvdr la vrsificazion dgli acquisti tramit insrimnto tipologi prodotti vrsi pr tnr conto dll vrs signz trritoriali. SOLUZIONE 2 Disponibilità dll informativa in tmpo ral anch pr vntuali suggrimnti corrttivi in tutt l fasi approvvigionamnto (prsposizion laborati gara, inzion gara, aggiucazion, contratto allgati, cc.) pr la pianificazion dgli acquisti. Utilizzo in tal snso dll INTRANET AZIENDALE. SOLUZIONE 3 Autonomia gstional al trritorio pr organizzazion tmpi consgna, luoghi quantitativi consgna, cc. SOLUZIONE 4 Possibilità stipula contratti quadro anch a livllo trritorial nl risptto dll dlgh a valor con assgnazion dl budgt ncssario.

10 GdL trritoriali focus acquisti Sintsi dll catgori inviduat N catgori Pr agvolar l analisi, sono stati dfiniti di clustr funzionali pr raggruppar l catgori mrcologich. (108 idon 16 da liminar) ARREDI E COMPLEMENTI 9 ATTREZZATURE 18 COMPONENTI ICT 8 EDIFICI E IMPIANTI 19 FLOTTA 11 FORMAZIONE & COMUNICAZIONE 3 MATERIALI DI CONSUMO 12 SERVIZI 18 VESTIARIO E DPI 10 DA ELIMINARE 16

11 GdL trritoriali focus acquisti Propost ampliamnto contratti quadro Nll ambito dll catgori mrcologich sono stat inviduati 19 possibili Accor Quadro in ambito trritorial. (N. 3 AQ Trritoriali già sponibili). ACCESSORI ARREDAMENTO 1 ATTREZZATURE E ACCESSORI UFF 2 INTERV.RIP.EXTRA MULTISERVICE 1 LAVORI ADEG IDIC014 1 MANUTENZ.MOBILIO E ATTREZZATURE 6 PRESTAZIONI DI SERVIZIO 5 PRESTAZIONI DI SERVIZIO IMMOBILI 1 SMALTIMENTO RIFIUTI 2

12 GdL trritoriali focus gstion pulizi IPOTESI DI PASSAGGIO ATTIVITA DA RE A B.U. TERR.: Struttura rapporti contrattuali COUNTRY GESTORE DEL CONTRATTO ALT GESTORE DEL CONTRATTO LOTTO 1 LOTTO 2 LOTTO 3 LOTTO 4 LOTTO 5 APPALTATORE 1 APPALTATORE 2 APPALTATORE 3 * Il ruolo dl gstor dl contratto può ssr assunto anch dalla stssa prsona

13 GdL trritoriali focus gstion pulizi UP, CPD, CMP o SITO DIREZIONALE CMP/RAM/FILIALI (Dirttori Tcnici) Flusso Oprativo IMPRESA Sovrintnd all oprazioni pulizia ornaria Acquisisc la sgnalazion/richista n dà comunicazion alla Ditta Sgnala vntuali ssrvizi o richid un intrvnto straornario Emtt con cadnza mnsil il crtificato pagabilità SI Intrvin ni trmini stabiliti dal contratto? Ricv comunicazion vntual affidamnto a trzi Provvd ad affidamnto a trzi ni limiti dl budgt dl contratto NO Valuta con cadnza mnsil la qualità dl livllo pulizia sul sito Igin Nt Rilva la qualità prcpita attravrso il sito Igin Nt /o organizzando vrifich prioch di siti comunica l vntuali criticità alla Ditta. Ricv mnsilmnt l criticità.

14 GdL trritoriali Dmatrializzazion (procsso x CNS) Struttur Struttur Richidnt Richidnt UP UP OSC OSC Dirttor Dirttor Cntro Cntro Contabil Contabil Compilazion Compilazion Rda Rda lttronica lttronica d d invio invio a a OSC OSC con con _mail _mail Prspon/raccogli Prspon/raccogli RDA RDA lttronica lttronica su su fabbisogno fabbisogno dgli dgli UP UP Ricv Ricv vrifica vrifica RDA RDA lttronica lttronica altri altri srvizi srvizi Vrifica, Vrifica, con con supporto supporto dl dl PCG PCG,, RdA RdA sulla sulla bas bas dlla dlla spsa spsa autorizzata autorizzata nl nl procsso procsso budgt. budgt. RDA RDA in in formato formato lttronico lttronico vin vin inviata inviata a a DF DF pr pr l sam l sam final final la la proscuzion proscuzion al al CC CC Vrifica Vrifica il il prstato prstato srvizio srvizio invia invia a a CC CC apposita apposita chiarazion chiarazion con con -mail -mail Approva l RDA l invia con Approva l RDA l invia con _mail al CC _mail al CC (L invio dalla sua caslla (L invio dalla sua caslla posta lttronica costituisc posta lttronica costituisc crtificazion crtificazion dll approvazion dll RDA) dll approvazion dll RDA) Approva l ODA (con firma Approva l ODA (con firma crtificata) l invia con _mail crtificata) l invia con _mail al CC al CC (L invio dalla sua caslla (L invio dalla sua caslla posta lttronica costituisc posta lttronica costituisc crtificazion crtificazion dll approvazion dll RDA) dll approvazion dll RDA) Insrimnto RDA a sistma Insrimnto RDA a sistma archiviazion RDA in archiviazion RDA in apposita cartlla su apposita cartlla su P.C.dll invio dl DF P.C.dll invio dl DF Slzion fornitori Slzion fornitori Emission OdA da DF invio Emission OdA da DF invio alla Ditta pr firma accttazion alla Ditta pr firma accttazion Rstituisc a D.F. OdA Rstituisc a D.F. OdA scannrizzata, con firm di scannrizzata, con firm di contranti contranti Ricv prstato srvizio Ricv prstato srvizio lttronico con _mail da lttronico con _mail da OSC OSC Entrata Entrata Mrc Mrc Entrata Entrata Fattura Fattura Pagamnto Pagamnto Fattura Fattura

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