OGGETTO. Comunicazione per Linee guida per privacy ed in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro.

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1 Ministero dell'istruzione, dell'università e della Ricerca UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER LA CAMPANIA ISTITUTO COMPRENSIVO 2 RITA LEVI MONTALCINI VIA AVEZZANA SANTA MARIA CAPUA VETERE (CE) tel Telefax Codice Fiscale: Codice Meccanografico: CEIC E.mail: ceic876008@istruzione.it - PEC: ceic876008@pec.istruzione.it sito: Prot.N.324/A01 S.Maria C.V.,19/01/2016 Al Personale Amm.vo e Collaboratori Scolastici Dell Istituto Comprensivo 2 Loro Sedi OGGETTO. Comunicazione per Linee guida per privacy ed in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro. Si raccomanda a tutto il personale, nell espletamento delle rispettive mansioni di rispettare le seguenti linee guida in materia di sicurezza : Linee guida in materia di sicurezza per i collaboratori scolastici incaricati del trattamento D.lg. vo 196/ Privacy. Vengono di seguito indicate le misure operative da adottare per garantire la sicurezza dei dati personali: Accertarsi che al termine delle lezioni non restino incustoditi i seguenti documenti, segnalandone tempestivamente l eventuale presenza al responsabile di sede e provvedendo temporaneamente alla loro custodia: Certificati medici esibiti dagli alunni a giustificazione delle assenze Qualunque altro documento contenente dati personali o sensibili degli alunni o dei docenti Accertarsi che al termine delle lezioni tutti i computer delle varie aule e dell aula di informatica siano spenti e che non siano stati lasciati incustoditi C.D., cartelle o altri materiali, in caso contrario segnalarne tempestivamente la presenza o provvedendo temporaneamente alla loro custodia. Procedere alla chiusura dell edificio scolastico accertandosi che tutte le misure di protezione dei locali siano state attivate. Per i collaboratori scolastici in servizio negli uffici di segreteria ed addetti alle fotocopie Effettuare esclusivamente copie fotostatiche di documenti per i quali si è autorizzati. Non lasciare a disposizione di estranei fotocopie inutilizzate o incomplete di documenti che contengono dati personali o sensibili ma accertarsi che vengano sempre distrutte. Non lasciare incustodito il registro contenente gli indirizzi e i recapiti telefonici del personale e non annotarne il contenuto sui fogli di lavoro. Non abbandonare la postazione di lavoro per la pausa o altro motivo senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti trattati. Non consentire che estranei possano accedere ai documenti dell ufficio o leggere documenti contenenti dati personali o sensibili. Segnalare tempestivamente al Responsabile del trattamento (DSGA Vincenza PICCOLO) la presenza di documenti incustoditi e provvedere temporaneamente alla loro custodia. Procedere alla chiusura dei locali non utilizzati in caso di assenza del personale. Procedere alla chiusura dei locali di segreteria accertandosi che siano state attivate tutte le misure di protezione e che le chiavi delle stanze siano depositate negli appositi contenitori. Attenersi alle direttive ricevute e non effettuare operazioni per le quali non si stati espressamente autorizzati dal Responsabile o dal Titolare.

2 3) Linee guida in materia di sicurezza per gli Assistenti Amministrativi incaricati del trattamento D.lg. vo 196/ Privacy. Attenersi scrupolosamente alle seguenti indicazioni per garantire la sicurezza dei dati personali trattati : Conservare sempre i dati del cui trattamento si è incaricati in apposito armadio assegnato, dotato di serratura; Accertarsi della corretta funzionalità dei meccanismi di chiusura dell armadio, segnalando tempestivamente al Responsabile eventuali anomalie; Non consentire l accesso alle aree in cui sono conservati dati personali su supporto cartaceo a estranei e a soggetti non autorizzati; Conservare i documenti ricevuti da genitori/studenti o dal personale in apposite cartelline non trasparenti; Consegnare al personale o ai genitori/studenti documentazione inserita in buste non trasparenti; Non consentire l accesso a estranei al fax e alla stampante che contengano documenti non ancora ritirati dal personale; Effettuare esclusivamente copie fotostatiche di documenti per i quali si è autorizzati; Provvedere personalmente alla distruzione quando è necessario eliminare documenti inutilizzati; Non lasciare a disposizione di estranei fotocopie inutilizzate o incomplete di documenti che contengono dati personali o sensibili ma accertarsi che vengano sempre distrutte; Non lasciare incustodito il registro contenente gli indirizzi e i recapiti telefonici del personale e degli studenti e non annotarne il contenuto sui fogli di lavoro; Non abbandonare la postazione di lavoro per la pausa o altro motivo senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti trattati; Segnalare tempestivamente al Responsabile la presenza di documenti incustoditi, provvedendo temporaneamente alla loro custodia; Attenersi alle direttive ricevute e non effettuare operazioni per le quali non si è stati espressamente autorizzati dal Responsabile o dal Titolare; Procedere alla chiusura di tutti i cassetti e armadi degli uffici e custodire le chiavi in luogo protetto; Procedere alla chiusura dei timbri ed in particolare del sigillo della Repubblica Italiana in un luogo sicuro e custodire le chiavi in un luogo protetto. Riguardo ai trattamenti eseguiti con supporto informatico attenersi scrupolosamente alle seguenti indicazioni: Non salvare file o cartelle nel DESKTOP. Se si ritiene di dover avere una cartella sul desktop questo dovrà essere salvato nella cartella DOCUMENTI e poi collegata/inviata al Desktop; Non lasciare cartelle o altri documenti a disposizione di estranei; Se c è l'esigenza di tenere una cartella o un file sul desktop bisogna salvarlo nella directory U:/documenti e poi inviarlo al desktop. Diversamente, non sarà possibile recuperare eventuali file quando chi lo ha creato è assente e garantire che le cartelle o i file non vadano persi in caso di rotture del PC. In ogni file dovrà esserci, nel piè di pagina, il nome del file e il percorso Conservare i dati sensibili in armadi chiusi, ad accesso controllato o in files protetti da password; Non consentire l accesso ai dati a soggetti non autorizzati; Riporre i supporti in modo ordinato negli appositi contenitori e chiudere a chiave classificatori e armadi dove sono custoditi; Scegliere una password con le seguenti caratteristiche: o originale o composta da otto caratteri o che contenga almeno un numero o che non sia facilmente intuibile, evitando il nome proprio, il nome di congiunti, date di nascita e comunque riferimenti alla propria persona o lavoro facilmente ricostruibili curare la conservazione della propria password ed evitare di comunicarla ad altri; cambiare periodicamente (almeno una volta ogni tre mesi) la propria password;

3 modificare prontamente (ove possibile) la password assegnata dal custode delle credenziali; trascrivere su un biglietto chiuso in busta sigillata e controfirmata la nuova password e consegnarla al custode delle credenziali; vietare al personale scolastico (docenti, collaboratori scolastici,..) e non di utilizzare postazioni informatiche degli uffici; spegnere correttamente il computer al termine di ogni sessione di lavoro; non abbandonare la propria postazione di lavoro per la pausa o altri motivi senza aver spento la postazione di lavoro o aver inserito uno screen saver con password; comunicare tempestivamente al Titolare o al Responsabile qualunque anomalia riscontrata nel funzionamento del computer; non riutilizzare i supporti informatici utilizzati per il trattamento di dati sensibili per altri trattamenti; non gestire informazioni su più archivi ove non sia strettamente necessario e comunque curarne l aggiornamento in modo organico; utilizzare le seguenti regole per la posta elettronica: non aprire documenti di cui non sia certa la provenienza non aprire direttamente gli allegati ma salvarli su disco e controllarne il contenuto con un antivirus inviare messaggi di posta solo se espressamente autorizzati dal Responsabile controllare accuratamente l indirizzo dei destinatario prima di inviare dati personali provvedere settimanalmente al back-up dei dati 4) Linee guida in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro D. Lg.vo 81/08. 1.FATTORI DI RISCHIO FREQUENTEMENTE PRESENTI NELLE OPERAZIONI DI PULIZIA. RISCHIO CHIMICO. Il Rischio Chimico è legato all uso di prodotti chimici per le operazioni di pulizia, in seguito a contatto con sostanze irritanti, allergizzanti (detergenti, disinfettanti, disincrostanti) del tipo: candeggina, ammoniaca, alcool, acido cloridrico. Gli infortuni più frequenti derivano dal contatto con sostanze corrosive (acidi e basi forti utilizzati in diluizioni errate). RISCHIO DA MOVIMENTAZIONE DEI CARICHI Questo rischio, nelle operazioni di pulizia, è correlato: a)alla movimentazione dei secchi d acqua e prodotti di pulizia, sacchi di rifiuti, per il mancato uso, frequentemente, sia degli appositi carrelli nella movimentazione sui piani; b)spostamenti di banchi, cattedre, armadi, per le operazioni di pulizia. 2. INTERVENTI DI PREVENZIONE Le misure da adottare, in termini di prevenzione, possono sintetizzarsi nei termini sotto indicati. a) I provvedimenti di prevenzione più adeguati per evitare o limitare il Rischio Chimico sono: la formazione del collaboratore scolastico; l utilizzo di adeguati mezzi di protezione personale, ossia l utilizzo dei Dispositivi di Protezione Individuale (D.P.I.), quali: guanti di gomma, mascherine, visiera paraschizzi, ecc.; acquisizione e lettura delle Schede di Sicurezza dei prodotti in uso; lettura attenta dell etichetta informativa del prodotto; non usare contenitore inadeguati. In caso di eventuale manifestazione di stato irritativo cutaneo (arrossamenti, disidratazione, desquamazione), segnalare tempestivamente al medico. b) Per prevenire il Rischio da movimentazione dei carichi ed ogni altro rischio, in occasione delle operazioni di pulizia,è indispensabile che i collaboratori scolastici utilizzino appositi carrelli per il trasporto dei secchi d acqua, dei prodotti di pulizia e dei sacchi per i rifiuti e utilizzino appositi spazzoloni lavavetri. 3. MODALITA DI SVOLGIMENTO DELLE PULIZIE PER ASSICURARE ADEGUATE MISURE IGIENICHE E LA PREVENZIONE CONTRO I RISCHI. 3.a Misure igieniche Fare la pulizia dei locali prima dell inizio delle lezioni verificando se le aule o i laboratori o la palestra sono idonei dal punto di vista igienico (togliere prima la polvere col piumino, disinfettare quotidianamente il piano dei banchi e delle cattedre, lavare con acqua le lavagne, lavare frequentemente i pavimenti dei locali, dei corridoi, atri, scale, ecc.).

4 Arieggiare spesso i locali ed effettuare le pulizie con le finestre aperte. Verificare se i bagni sono igienicamente idonei prima dell inizio dell attività didattica. Non lasciare incustoditi, al termine delle pulizie, i contenitori di alcool, solventi, detersivi, ecc. in quanto pericolosi per gli alunni e per il personale. Non utilizzare la segatura in quanto, se inalata, è dannosa. 3.b Istruzioni per la prevenzione dai rischi sia nell uso che nella conservazione dei prodotti di pulizia. a) Conservare i prodotti chimici in un apposito locale chiuso a chiave e lontano dalla portata degli alunni e del personale docente b) Non lasciare alla portata degli alunni e del personale docente: i contenitori dei detergenti o solventi, quali candeggina,alcool, acido muriatico, ecc., ma chiuderli sempre ermeticamente e riporli nell apposito locale chiuso a chiave (non lasciare la chiave nella toppa della porta). c) Non consegnare mai agli alunni nessun tipo di prodotto chimico, neppure se gli insegnanti ne hanno fatto richiesta attraverso l alunno stesso. d) Ogni prodotto va conservato nel contenitore originale provvisto di etichetta. e) Leggere attentamente quanto riportato sulle Schede tecniche dei prodotti chimici ed usare le quantità indicate dalle istruzioni per evitare che il prodotto non diluito, o usato in quantità superiori alla normale concentrazione, possa costituire rischio per la persona e/o possa rovinare le superfici da trattare. f) Non miscelare, per nessun motivo, prodotti diversi; potrebbero avvenire reazioni chimiche violente con sviluppo di gas tossici, come, per es., fra candeggina (ipoclorito di sodio) e acido muriatico (acido cloridrico); non miscelare WC Net con candeggina. g) Utilizzare i guanti e la visiera paraschizzi per evitare il contatto della cute e degli occhi con i prodotti chimici. h) Lavare i pavimenti di aule, corridoi, atri, scale, ecc. solo DOPO l uscita degli alunni e del personale dall edificio. Al fine di evitare di calpestare le aree bagnate durante l operazione di lavatura dei pavimenti, il Collaboratore scolastico deve iniziare il lavaggio partendo da una certa zona ed indietreggiare, in modo tale da non porre mai i piedi sul bagnato. Ad ogni buon conto, durante il lavaggio dei pavimenti è obbligatorio indossare le scarpe con suola antisdrucciolo date in dotazione a ciascun Collaboratore scolastico dalla Scuola (D.P.I.: Dotazione Protezione Individuale). Si ricorda che la mancata osservanza del predetto obbligo comporta l applicazione delle sanzioni previste dal citato Decreto Legislativo. Si consiglia, altresì, di collocare un cartello sulla porta del locale o su una sedia, davanti alle zone bagnate, con la scritta: Pericolo! Pavimento sdrucciolevole, non calpestare. Nel caso in cui, per qualche urgente necessità, si debba procedere inderogabilmente al lavaggio del pavimento di un corridoio, atrio, ecc., è indispensabile prestare la massima attenzione e prendere tutte le precauzioni possibili per evitare infortuni da caduta, del tipo: prelevare i predetti cartelli con la scritta: Pericolo! Pavimento sdrucciolevole. Non calpestare, e posizionarli (anche su una sedia, se non hanno il piedistallo), davanti all area che sarà lavata; procedere al lavaggio di sola metà, nel senso della larghezza, della superficie da lavare per consentire comunque il passaggio delle persone sull altra metà asciutta della superficie; durante la fase di lavaggio e di asciugatura del pavimento, avvertire in ogni caso le persone che si stanno accingendo al passaggio di tenersi accostati al muro della parte opposta rispetto alla zona bagnata (cioè sulla parte del pavimento non pericolosa); dopo aver atteso la completa asciugatura della metà del pavimento della superficie interessata, procedere con le stesse operazioni nella fase di lavaggio dell altra metà del pavimento. i) Non utilizzare detergenti per pavimenti contenenti cera, anche se in piccola quantità, onde evitare fenomeni di sdrucciolamento. l) Risciacquare accuratamente le superfici trattate per non lasciare evidenti tracce di detersivo. m) E severamente vietato usare l acido muriatico ed ogni altro acido(acido cloridrico: HCl) per pulire i bagni o i lavandini, in quanto corrode (danno) ed emana gas pericoloso (rischio). n) Non lasciare nei bagni nulla che possa causare danni agli alunni. o) I contenitori dei detersivi o solventi, una volta vuoti, non devono essere lasciati nei bagni, ma devono essere ben chiusi e posti in appositi sacchetti di plastica. p) Quando si gettano i residui liquidi dei detergenti già utilizzati, diluire con acqua prima di

5 scaricarli nelle turche. q) Nella movimentazione sui piani dei secchi d acqua e prodotti di pulizia, sacchi dei rifiuti, avvalersi dell ausilio degli appositi carrelli. r) Qualora, a seguito di un accidentale contatto con un prodotto chimico, vengano riscontrate particolari reazioni, specificare al medico curante le caratteristiche tecniche del detergente desunte dalla Scheda tecnica. s) Durante la sostituzione del Toner nel fotocopiatore e delle cartucce nella stampante utilizzare la mascherina antipolvere e i guanti,ed arieggiare il locale e smaltirle secondo le norme in materia di sicurezza. t) Non utilizzare sedie, banchi, scale o altro per pulizia di vetri, e ogni altro lavoro di piccola manutenzione; u)non utilizzare utensili da lavoro(martelli, trapano, cacciavite, tenaglie, pinze, seghe ), sia manuali che elettrici, per la manutenzione ordinaria e straordinaria. Per tali lavori sono preposti gli operai degli EE.LL.. v) E severamente vietato effettuare qualsiasi manovra sulle caldaie predisposte per i riscaldamenti. Segnalare qualsiasi anomalia al D.S. o al D.S.G.A. per consentire l intervento dei tecnici comunali. z) E severamente vietato effettuare qualsiasi manovra sul ogni altro dispositivo(elettronico, meccanico, elettrico) che esula dalla propria competenza o mansione. Segnalare qualsiasi anomalia al D.S. o al D.S.G.A. per consentire l intervento dei tecnici comunali. x) E severamente vietato utilizzare la scala che conduce al terrazzo del plesso di Via Avezzana. Tale scala viene utilizzata dalle ditte delegate dall E.L. per riparazioni della copertura o controlli sullo stato della copertura dell edificio. y)non muoversi dai plessi se non su disposizione dell Ufficio; j) Di non effettuare mansioni o attività richieste dagli EE.LL. e non disposti dall Ufficio Centrale. Si raccomanda il massimo rispetto delle suddette disposizioni. f.toil D.S.G.A. f.to La Dirigente Scolastica ( Vincenza Piccolo) ( prof.ssa Immacolata Nespoli ) La firma autografa, ai sensi dell art.3, comma 2, del Dlgs n. 9/93, è sostituita dall indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile. Ai sensi dell art. 6, c.2 della L. n. 412/91, non seguirà trasmissione dell originale con firma autografa, che è posto agli atti e verificabile presso la segreteria dell I.C.