Manuale. Italiano. Portale clienti online HGC

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1 Manuale Italiano Portale clienti online HGC 2015

2 Premessa Il portale clienti online HGC contiene i seguenti elementi: catalogo articoli web shop comunicazione: - invio richiesta archivio documento: - fatture - voci in sospeso - note di credito manutenzione utenti (solo utenti MASTER) gestione clienti (solo collaboratori SERVIZIO ESTERNO) Documento: Autore: Formazione portale clienti online HGC A. Ferrara Data: 5 gennaio 2015 Versione: 1.2 Ultima modifica: /60

3 Indice 1. Registrazione Login ID utente / Password Benvenuti nel web shop HGC Primo login Utilizzo della password iniziale Registrazione della password personale Accettazione delle CG Registrazione utente online Aprire la registrazione online Modulo online Abilitazione login Errore di login Immissione dati di login errata Login errato Utente bloccato Manutenzione utenti (MASTER) Gestione utenti Panoramica Registrazione nuovo utente Abilitazione utenti autoregistrati Trasmissione/gestione delle autorizzazioni Lettera al cliente con password iniziale Invio dei dati di login all'utente via Blocco utenti / Attivazione utenti bloccati Cancellazione utente Web shop Ricerca di articoli Il catalogo La funzione di ricerca / ricerca esatta Il filtro per caratteristiche articolo Verifica disponibilità Visualizzazione stato Visualizzazione informazioni dettagliate sulla disponibilità Visualizzazione giacenze Posizionamento di articoli nel carrello Selezione di singoli articoli /60

4 3.3.2 Selezione di più articoli Posizionamento di articoli nel carrello multiplo Messaggio di stato Aggiunta di articoli ai Preferiti personali Aggiunta di singoli articoli Aggiunta di più articoli Il carrello Anteprima del carrello Gestione di più carrelli Apertura del carrello Aggiunta degli articoli del carrello ai Preferiti personali Rimozione di voci dal carrello Modifica dei dati di consegna Esportazione del carrello in PDF Visualizzazione del carrello come anteprima di stampa Conclusione dell'ordine Altre funzioni: Registrazione come modello d'ordine Altre funzioni: importazione/esportazione di articoli Altre funzioni: Richiesta Altre funzioni: Offerte Gestione Preferiti Preferiti personali Mostra tutti i Preferiti Mostra topseller personali Mostra tutti i topseller per codice cliente Registrazione come modello d'ordine Panoramica documenti Filtro documenti Voci documento Flusso documento /60

5 1. Registrazione 1.1 Login ID utente / Password NOTA: l'id utente non coincide con il vostro codice cliente. L'ID utente è un numero esclusivo generato dal sistema e funge da identificativo per gli utenti registrati Benvenuti nel web shop HGC Una volta completata la registrazione correttamente, il web shop è a vostra disposizione /60

6 1.2 Primo login Utilizzo della password iniziale Per il primo login, utilizzare l'id utente fornito e la password iniziale. => La lettera al cliente Lettera al cliente (pagina 25) /60

7 Il sistema riconosce la password iniziale, dopodiché vi verrà richiesto di registrare una nuova password: /60

8 1.2.2 Registrazione della password personale Per la scelta della password occorre osservare le seguenti convenzioni: almeno 4 caratteri almeno 1 lettera /60

9 1.2.3 Accettazione delle CG Accettando le CG, sarete attivati come utenti e il processo di registrazione sarà concluso /60

10 1.3 Registrazione utente online Aprire la registrazione online Nella finestra di login, tramite il link "Registrazione" è possibile aprire il modulo online /60

11 1.3.2 Modulo online Ai fini della registrazione occorre osservare i campi obbligatori. Il pulsante consente di salvare i propri dati /60

12 1.3.3 Abilitazione login La vostra registrazione online deve essere abilitata da parte del responsabile del web shop (utente MASTER). => Vedi capitolo Abilitazione utenti autoregistrati Abilitazione di utenti autoregistrati /60

13 1.4 Errore di login Immissione dati di login errata Qualora l'immissione dell'id utente o della password risulti errata, verificare i propri dati di login. Per ulteriori informazioni consultare: => capitolo Utilizzo della password iniziale Utilizzo della password iniziale => capitolo Login errato Qualora il vostro accesso al web shop sia stato bloccato a seguito di ripetuti tentativi di login errati, vi preghiamo di rivolgervi al responsabile del web shop (utente MASTER). Vedi capitolo Blocco utenti / Attivazione utenti bloccati /60

14 1.4.3 Utente bloccato Qualora il vostro ID utente risulti bloccato, vi preghiamo di contattare il responsabile del web shop (utente MASTER). Vedi capitolo Blocco utenti / Attivazione utenti bloccati /60

15 2. Manutenzione utenti (MASTER) 2.1 Gestione utenti La voce di menu "Servizio" consente di aprire la scheda "Manutenzione utenti". La manutenzione utenti è a vostra disposizione Panoramica Alla voce "Manutenzione utenti" sono elencati tutti gli utenti registrati del web shop /60

16 2.1.2 Registrazione nuovo utente Per registrare un nuovo utente, utilizzare la scheda "Crea utente". Dopodiché si aprirà la maschera di registrazione. Osservare i relativi *campi obbligatori L'alias L'alias corrisponde all'id utente e viene sempre visualizzato in alto a destra nella barra di navigazione all'interno del web shop /60

17 L'alias può essere utilizzato come identificativo utente per il login: NOTA: per gli utenti registrati vengono acquisite le autorizzazioni dell'utente master. -> Vedi capitolo Trasmissione Trasmissione delle autorizzazioni Il sistema imposta automaticamente una password iniziale per ogni utente registrato /60

18 Tramite la scheda "Elenco" è possibile ritornare alla "Manutenzione utenti". L'utente registrato viene visualizzato nell'elenco utenti /60

19 2.1.3 Abilitazione utenti autoregistrati La registrazione al web shop può avvenire online a cura dell'utente. => Vedi capitolo Aprire la registrazione online Apertura registrazione online L'abilitazione di un utente autoregistrato avviene tramite invio della password iniziale mediante lettera al cliente. Elenco degli utenti del web shop registrati. Il filtro consente di selezionare gli utenti autoregistrati: Elenco degli utenti filtrati: /60

20 Inviando la lettera al cliente tramite l'icona, l'utente autoregistrato sarà abilitato. => Vedi capitolo Lettera al cliente con password iniziale Lettera al cliente con password iniziale => Vedi capitolo Invio dei dati di login all'utente via Invio dati di login all'utente via L'invio viene confermato /60

21 2.1.4 Trasmissione/gestione delle autorizzazioni NOTA: durante la registrazione di un utente, vengono acquisite le autorizzazioni dell'utente master. Aprire l'utente in modalità di elaborazione: /60

22 si aprirà una nuova scheda con i dati relativi all'utente. Utilizzare la voce "Autorizzazioni" per gestire le opzioni di accesso dell'utente. Attivando o disattivando le rispettive autorizzazioni, è possibile gestire gli accessi degli utenti /60

23 È necessario salvare le impostazioni. L'utente sarà visualizzato nell'elenco /60

24 2.1.5 Lettera al cliente con password iniziale La password iniziale generata dal sistema viene riportata all'interno della lettera al cliente. Per aprire la lettera al cliente, fare clic sull'icona "Visualizzare lettera al cliente" /60

25 La lettera al cliente /60

26 2.1.6 Invio dei dati di login all'utente via È possibile inviare i dati di login all'utente sotto forma di tramite la "Manutenzione utenti". A tal fine, utilizzare la relativa icona "Inviare lettera al cliente". NOTA: se tra i dati relativi all'utente non è stato memorizzato alcun indirizzo , l'icona non sarà visualizzata. Ad invio avvenuto, sarà visualizzato un messaggio di conferma sullo schermo /60

27 2.1.7 Blocco utenti / Attivazione utenti bloccati Per accedere all'utente, utilizzare l'icona "Elaborare utente" Le possibili cause di un utente bloccato sono riportate al capitolo 1.4 Errore di login Errore di login La spunta "Bloccato" viene applicata per bloccare l'utente. rimossa per attivare l'utente /60

28 È necessario salvare tale modifica. Il salvataggio sarà confermato Cancellazione utente È possibile cancellare un utente all'interno dell'elenco mediante l'icona "Cancellare" /60

29 Panoramica immagini Struttura ad albero Manuale Portale clienti online HGC HG COMMERCIALE 3. Web shop 3.1 Ricerca di articoli Per selezionare un articolo è possibile avvalersi delle seguenti opzioni di ricerca: elenco con struttura ad albero (catalogo) panoramica immagini (catalogo) Funzione di ricerca Il catalogo Il catalogo offre una selezione di articoli guidata tramite categorie strutturate. La selezione degli articoli può avvenire mediante l'elenco con struttura ad albero sulla sinistra della finestra o tramite la panoramica immagini sulla destra /60

30 La navigazione Il livello di selezione viene visualizzato nella struttura ad albero e sul percorso di navigazione. Per ritornare ai livelli sovraordinati, utilizzare la struttura ad albero o i link sul percorso di navigazione /60

31 3.1.2 La funzione di ricerca / ricerca esatta La funzione di ricerca È possibile avviare la ricerca articoli nella finestra di ricerca. La classificazione: I risultati della ricerca vengono visualizzati sotto forma di elenco, di default in ordine di rilevanza. La classificazione può tuttavia essere modificata selezionando un criterio differente: La ricerca esatta I risultati della ricerca possono essere circoscritti attivando l'opzione "Ricerca esatta": /60

32 3.1.3 Il filtro per caratteristiche articolo Sulla parte sinistra della finestra vengono elencate le caratteristiche degli articoli (ad es. lunghezza, larghezza, peso lordo, ecc.), che possono essere selezionate per circoscrivere ulteriormente i risultati della ricerca /60

33 3.2 Verifica disponibilità La disponibilità viene verificata sulle unità quantità/prezzo dei rispettivi articoli. Es. CHF/kg, CHF/M2, CHF/pz., CHF/pal. Elenco delle unità quantitative: - TS (migliaio) - KG (chilogrammo) - TO (tonnellata) - SH (lastra) - BL (foglio) - PAL (pallet) - M1 (metro lineare) - M2 (metro quadro) Visualizzazione stato Il web shop verifica la disponibilità degli articoli a magazzino presso il punto vendita (PV) rispettivamente assegnato all'utente. Lo stato viene visualizzato tramite il relativo simbolo cromatico. Significato dei colori: Colore: Modalità di consegna ritiro Modalità di consegna consegna Non pronto per il ritiro presso il PV selezionato Non disponibile all'interno del centro di profitto Pronto per il ritiro solo in parte Disponibile solo in parte, disponibile all'interno del centro di profitto Pronto per il ritiro Disponibile da subito /60

34 3.2.2 Visualizzazione informazioni dettagliate sulla disponibilità Posizionando il cursore del mouse sul simbolo di stato, saranno visualizzate informazioni dettagliate sulla disponibilità Visualizzazione giacenze Facendo clic sul simbolo di stato, saranno visualizzati i dati relativi alle ulteriori giacenze dell'articolo. Disponibilità presso altri magazzini: oppure /60

35 3.3 Posizionamento di articoli nel carrello Selezione di singoli articoli Per posizionare un articolo nel carrello, fare clic sul relativo simbolo Selezione di più articoli È possibile contrassegnare più articoli alla volta e posizionarli nel carrello. A tal fine, utilizzare il relativo simbolo presente sulla barra superiore /60

36 3.3.3 Posizionamento di articoli nel carrello multiplo Una volta attivata l'opzione del carrello multiplo e creati più carrelli, prima di aggiungere un articolo si aprirà un menu a tendina per la relativa selezione. Specificare il tipo di carrello: Messaggio di stato La selezione sarà confermata dal relativo messaggio e, in corrispondenza delle singole voci, il simbolo del carrello sarà visualizzato con sfondo colorato /60

37 3.4 Aggiunta di articoli ai Preferiti personali Ulteriori informazioni in proposito sono consultabili al capitolo 3.6 Gestione Preferiti Gestione Preferiti Aggiunta di singoli articoli Mediante il simbolo personali. a destra della finestra, è possibile aggiungere l'articolo ai Preferiti Sarà visualizzato un messaggio di conferma: Aggiunta di più articoli È possibile contrassegnare più articoli alla volta e aggiungerli ai Preferiti personali. A tal fine, utilizzare il relativo simbolo presente sulla barra superiore /60

38 3.5 Il carrello Anteprima del carrello È possibile visualizzare il contenuto del carrello nella finestra di anteprima senza dover uscire dalla ricerca prodotti o dal catalogo. L'anteprima del carrello si apre facendo clic sul simbolo sul margine superiore della finestra. L'anteprima del carrello: Per informazioni sulla visualizzazione del contenuto del carrello, consultare il capitolo Apertura del carrello Apertura del carrello /60

39 3.5.2 Gestione di più carrelli Una volta attivata l'autorizzazione al carrello multiplo nelle impostazioni utente personali, risulterà possibile gestire il proprio ordine attraverso più carrelli. Facendo clic sul simbolo sul margine superiore della schermata, è possibile aprire la gestione del carrello in una nuova finestra, controllando così i vari carrelli contemporaneamente senza dover uscire dal catalogo /60

40 Aggiunta di un nuovo carrello Fare clic sul simbolo per aggiungere un altro carrello /60

41 Creazione di un nuovo carrello È possibile salvare con nome il carrello e memorizzare il proprio numero d'ordine che figurerà nei documenti successivi. Per attivare il carrello, fare doppio clic sul pulsante. Il carrello attivo sarà visualizzato nella parte superiore della finestra /60

42 3.5.3 Apertura del carrello Sul margine superiore della schermata è presente il simbolo del carrello clic su quest'ultimo, il carrello si apre.. Facendo Il contenuto del carrello viene così visualizzato Aggiunta degli articoli del carrello ai Preferiti personali Analogamente al catalogo, è possibile aggiungere ai Preferiti personali anche articoli del carrello mediante il simbolo dei Preferiti sulla destra della finestra (singolo articolo) o sulla barra superiore (più articoli). Aggiunta di un singolo articolo Aggiunta di più articoli /60

43 3.5.5 Rimozione di voci dal carrello È possibile rimuovere singoli articoli mediante il simbolo dei Preferiti finestra o più articoli mediante il simbolo presente sulla barra superiore. sulla destra della Rimozione di un singolo articolo: Rimozione di più articoli: Modifica dei dati di consegna Di default viene proposta come modalità di consegna l'opzione "Ritiro". Qualora si desideri una modalità di consegna differente, è possibile salvare il relativo indirizzo nell'intestazione dell'ordine facendo clic sulla scheda /60

44 Modifica della modalità di consegna È possibile scegliere tra le due seguenti modalità di consegna: Ritiro il... Consegna immediata Consegna il... (il sistema propone una data entro i 2 giorni successivi) Consegna completa previ accordi con... Modifica dell'indirizzo di consegna È possibile selezionare un indirizzo di consegna dall'elenco esistente /60

45 oppure registrarne uno nuovo NOTA: per via dell'elenco di località archiviato, la sequenza di campi è obbligatoria. Assegnazione numero d'ordine personale Tra le informazioni supplementari, è possibile assegnare al carrello attivo un numero d'ordine personale per propria comodità /60

46 3.5.7 Esportazione del carrello in PDF Per archiviare l'ordine, è possibile esportare il carrello in formato PDF Visualizzazione del carrello come anteprima di stampa L'anteprima di stampa /60

47 3.5.9 Conclusione dell'ordine Premere il pulsante per chiudere il carrello. Mediante il pulsante, l'ordine viene preparato per l'invio. Per trasmettere l'ordine, è necessario confermare /60

48 Sarà visualizzato un messaggio di conferma di ricezione dell'ordine /60

49 Altre funzioni: Registrazione come modello d'ordine È possibile salvare l'intero carrello o singoli articoli in un modello d'ordine. Specificare se s'intende aggiungere al modello d'ordine tutti gli articoli o solo quelli contrassegnati: Salvare con nome il nuovo modello d'ordine o selezionare un modello già esistente. La procedura viene confermata. => capitolo Registrazione come modello d'ordine Registrazione come modello d'ordine /60

50 Altre funzioni: importazione/esportazione di articoli Per consentire uno scambio di dati, è possibile esportare gli articoli presenti nel carrello sotto forma di file. Esportazione di articoli Nel menu a tendina "Altre funzioni", selezionare l'opzione "Download": Scegliere il formato idoneo: UGS = Übergabeschnittstelle (interfaccia di trasmissione dati) CSV = Comma separated values (valori separati da virgola) (compatibile con Excel) Formato: File di testo Formato: File di testo Per maggiori informazioni sull'interfaccia UGS: /60

51 Importazione di articoli Articoli contenuti in un file (in formato UGS o CSV) possono essere importati nel carrello. > Vedi "Esportazione di articoli" Nel menu a tendina "Altre funzioni", selezionare l'opzione "Upload" /60

52 Aprire la destinazione di salvataggio del file Selezionare il file desiderato Importare il file selezionato: /60

53 Vengono verificati lo stato di aggiornamento e la disponibilità degli articoli importati e si procede al calcolo dei relativi prezzi. Occorre poi controllare le quantità, in quanto di default vengono impostate su Altre funzioni: Richiesta Se si desidera ricevere un'offerta, è possibile formulare la relativa richiesta /60

54 Sarà visualizzato un messaggio di conferma di avvenuta richiesta d'offerta Altre funzioni: Offerte La risposta alla richiesta inviata sarà disponibile alla voce "Offerte": /60

55 3.6 Gestione Preferiti Il menu a tendina "PREFERITI" consente di accedere ai Preferiti e di gestire i topseller Preferiti personali Gli articoli contrassegnati come Preferiti nel catalogo (capitolo 3.4 Aggiunta di articoli ai Preferiti personali Aggiunta di articoli ai Preferiti personali) o nel carrello (capitolo Aggiunta degli articoli del carrello ai Preferiti personali Aggiunta di articoli del carrello ai Preferiti personali) possono essere gestiti nel menu "Mostra i Preferiti personali". Posizionamento di articoli nel carrello È possibile posizionare articoli presenti nell'elenco dei Preferiti personali nel carrello mediante l'apposito simbolo => Vedi capitolo 3.3 Posizionamento di articoli nel carrello Posizionamento di articoli nel carrello Rimozione di articoli dai Preferiti personali Per rimuovere articoli dall'elenco dei Preferiti personali, fare clic sul simbolo "Cancellare" => Vedi capitolo Rimozione di voci dal carrello Rimozione di voci dal carrello Mostra tutti i Preferiti In questa panoramica vengono visualizzati tutti gli articoli aggiunti ai Preferiti della propria azienda. Posizionamento di articoli nel carrello È possibile posizionare articoli nel carrello mediante l'apposito simbolo => Vedi capitolo 3.3 Posizionamento di articoli nel carrello Posizionamento di articoli nel carrello /60

56 3.6.3 Mostra topseller personali Gli articoli più ordinati nel web shop vengono elencati sotto la voce "Topseller personali". Posizionamento di articoli nel carrello È possibile posizionare articoli nel carrello mediante l'apposito simbolo => Vedi capitolo 3.3 Posizionamento di articoli nel carrello Posizionamento di articoli nel carrello Mostra tutti i topseller per codice cliente Gli articoli più ordinati nel web shop dalla propria azienda vengono elencati sotto la voce "Tutti i topseller per codice cliente". Posizionamento di articoli nel carrello È possibile posizionare articoli nel carrello mediante l'apposito simbolo => Vedi capitolo 3.3 Posizionamento di articoli nel carrello Posizionamento di articoli nel carrello /60

57 3.6.5 Registrazione come modello d'ordine => Vedi capitolo Altre funzioni: Registrazione come modello d'ordine Registrazione nel modello d'ordine Apertura modello d'ordine Il menu a tendina "PREFERITI" consente di accedere ai modelli d'ordine Selezionare il modello d'ordine desiderato: /60

58 Funzione di filtro nel modello d'ordine Tramite i campi di ricerca è possibile filtrare gli articoli all'interno del modello d'ordine: /60

59 Elaborazione del modello d'ordine Il pulsante consente di elaborare il modello d'ordine È possibile modificare la denominazione e rimuovere eventuali articoli. => Vedi capitolo Altre funzioni: Registrazione come modello d'ordine Registrazione nel modello d'ordine Posizionamento di articoli nel carrello È possibile posizionare articoli nel carrello mediante l'apposito simbolo 3.7 Panoramica documenti Il menu a tendina "DOCUMENTI" contiene lo storico di tutti gli ordini, anche di quelli che non sono stati trasmessi tramite il web shop /60

60 3.7.1 Filtro documenti La funzione di filtro dei documenti è a vostra disposizione per tutti i tipi di documenti: Voci documento Alla voce "Posizioni documento" è possibile consultare i dati dettagliati per tutti i tipi di documenti (data di consegna prevista, numero documento, data di consegna) Flusso documento Alla voce "Flusso documento" sono riportate tutte le informazioni relative alla procedura d'ordine con il relativo storico dei documenti, dalla richiesta d'offerta alla fatturazione /60

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