Fatturazione elettronica Quadro di riferimento e addestramento all utilizzo delle funzionalità

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA QUADRO DI RIFERIMENTO E ADDESTRAMENTO ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITA Febbraio - Marzo di 60

2 FATTURAZIONE ELETTRONICA QUADRO DI RIFERIMENTO E ADDESTRAMENTO ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITA - MENU INIZIALE Febbraio - Marzo di 60

3 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Definizioni - 1 di 4 La fattura è il documento fiscale per eccellenza, il più importante documento aziendale in grado di rappresentare nel tempo un operazione commerciale, e da cui scaturiscono risvolti fiscali, civili e finanziari. La fatturazione è intesa come quel processo che parte dalla composizione ed emissione della fattura da parte del fornitore di beni/servizi e si conclude al termine del periodo di conservazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente secondo quanto prescritto per legge e che può prevedere, se richiesto dalle autorità competenti, la messa a disposizione delle fatture conservate per accertamenti fiscali. Febbraio - Marzo di 60

4 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Definizioni - 2 di 4 L'adozione del sistema di fatturazione elettronica garantirebbe numerosi vantaggi in termini di riduzione dei tempi di pagamento, degli errori, dei costi di stampa e spedizione e renderebbe possibile un processo di elaborazione completamente integrato, verificabile e trasparente. Febbraio - Marzo di 60

5 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Definizioni - 3 di 4 Da oltre un decennio, in Europa, hanno preso avvio le strategie finalizzate a favorire l'innovazione, la crescita economica ed il progresso in genere attraverso lo sfruttamento dalle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. In quest'ambito si colloca la Strategia i2010 e la direttiva europea 2001/115/CE (seguite da 2006/112/CE e 2010/45/UE). Con la direttiva 2001/115/CE, in particolare, si è avviato un processo di armonizzazione, in ambito comunitario, degli elementi essenziali caratterizzanti le fatture e sono state individuate le soluzioni per il ricorso alla fatturazione elettronica e all archiviazione sostitutiva delle fatture. Febbraio - Marzo di 60

6 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Definizioni - 4 di 4 In tale contesto normativo comunitario si colloca anzitutto la disciplina nazionale di semplificazione ed armonizzazione delle modalità di fatturazione in materia di IVA (D.lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, che integra e modifica il D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 Istituzione e disciplina dell'imposta sul valore aggiunto ) e, in secondo luogo, la Legge Finanziaria 2008 (L. 24 dicembre 2007, n. 244, art. 1, commi ) che, sfruttando la leva dell'obbligatorietà dell adozione dei sistemi di fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, favorisce la diffusione di tale importante strumento. Febbraio - Marzo di 60

7 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Legge n. 244 del 24/12/2007 (Finanziaria 2008) - 1 di 5 Con l approvazione della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Legge finanziaria 2008) l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica e pertanto si fa divieto di procedere al pagamento in assenza di fattura elettronica. Febbraio - Marzo di 60

8 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Legge n. 244 del 24/12/2007 (Finanziaria 2008) - 2 di 5 La L. 244/2007, art. 1, ai commi dal 209 al 213, istituisce l obbligo di emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le PA e gli enti pubblici nazionali, esclusivamente nel nuovo formato elettronico. La fattura elettronica intesa come documento elettronico segue anche le regole tecniche previste dal CAD. In particolare si configura come un documento statico e non modificabile, che prevede l apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata in modo da assicurarne l autenticità e l integrità (DM MEF 17 giugno 2014). Febbraio - Marzo di 60

9 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Legge n. 244 del 24/12/2007 (Finanziaria 2008) - 3 di 5 Le amministrazioni quindi non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e non potranno procedere ai pagamenti fino a che non verrà eseguito l invio in forma digitale. Ogni fattura destinata alle PA deve essere emessa in formato XML, così da poter essere inoltrata attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI). Febbraio - Marzo di 60

10 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Legge n. 244 del 24/12/2007 (Finanziaria 2008) - 4 di 5 Il Sistema di Interscambio, istituito dal Ministero dell Economia e delle Finanze, costituisce il punto di incontro tra i vari attori coinvolti nel processo di fatturazione elettronica: gli operatori economici, gli intermediari e la PA. Il Sistema di Interscambio è un attore necessario in base alla L. 244/07 e al DM 55/2013 ed è in grado di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA (XML firmati digitalmente), effettuare controlli sui file ricevuti e di inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. È quindi uno strumento che ha come obiettivo la riduzione della complessità del sistema e la gestione dei flussi di scambio di documenti contabili tra PA e fornitori. Febbraio - Marzo di 60

11 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Legge n. 244 del 24/12/2007 (Finanziaria 2008) - 5 di 5 La Finanziaria 2008 (L. 244/07, art. 1, comma 213) rimette al successivo Decreto MEF 3 aprile 2013, n. 55 (G.U. Serie Generale n. 118 del 22 maggio 2013, in vigore dal 6 giugno 2013) emesso di concerto dal Ministro dell'economia e delle Finanze e dal Ministro per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione, la definizione, tra l'altro, dei tempi di attuazione; delle regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione; delle soluzioni informatiche da utilizzare per l'emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche e delle modalità di integrazione con il Sistema di Interscambio (SdI). Febbraio - Marzo di 60

12 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO DM 55/ di 3 Tale decreto stabilisce che a partire dal 6 giugno 2014: Le Amministrazioni sono obbligate ad accettare esclusivamente fatture ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di interscambio; decorsi tre mesi da tale data (6 settembre 2014) esse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio della fattura in formato elettronico; I fornitori delle Amministrazioni sono invece obbligati ad emettere, trasmettere e conservare elettronicamente le fatture. Febbraio - Marzo di 60

13 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO DM 55/ di 3 L allegato A del DM 55/2013 definisce il formato della fattura elettronica. In particolare i dati delle fatture elettroniche da trasmettere al SdI devono essere contenuti in un file in formato XML (extensible Markup Language), un linguaggio informatico aperto che garantisce una leggibilità a lungo termine, utile quindi per lo scambio di dati strutturati e la verifica puntuale delle informazioni così come previsto dalla legge. Febbraio - Marzo di 60

14 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO DM 55/ di 3 L allegato B del regolamento invece definisce le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura elettronica, nonché alla trasmissione e al ricevimento della stessa attraverso il SdI. Il regolamento inoltre definisce le linee guida per l adeguamento delle procedure interne delle PA interessate dalla legge finanziaria 2008, nonché le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle PA destinatari della fatturazione elettronica. Per recapitare correttamente le fatture è necessario infatti assegnare un codice univoco di riferimento ad ogni soggetto coinvolto nel sistema di fatturazione elettronica che compare all interno dell Indice delle PA. Febbraio - Marzo di 60

15 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Circ. 37/ di 2 La Circ.37/2013 illustra le attività propedeutiche che i Ministeri devono attuare nel contesto del nuovo sistema di fatturazione elettronica, adattando la propria struttura organizzativa delineando nuovi ruoli: Un referente Ipa dell Amministrazione Un referente dell Amministrazione in materia di fatturazione elettronica Un amministratore di sistema PER LA GESTIONE INTEGRATA DELLA CONTABILITÀ ECONOMICA E FINANZIARIA. Un dirigente/responsabile dell ufficio amministrativo-contabile destinatario di fatture elettroniche. Febbraio - Marzo di 60

16 MODULO 1. QUADRO DI RIFERIMENTO Circ. 37/ di 2 Nella Circolare è inoltre descritto l intero processo di fatturazione elettronica: I fornitori emettono le fatture elettroniche e le trasmettono al Sistema di Interscambio, che previa esecuzione dei controlli di integrità, le trasmette ai Ministeri. Febbraio - Marzo di 60

17 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Operazioni di gestione delle fatture - 1 di 1 Dalla Home Page del SIDI puoi accedere alla funzionalità di gestione della fatturazione elettronica. Dal menù Gestione Finanziario Contabile FatturazionelettronicaPA è possibile selezionare l anno e l istituzione scolastica di interesse. Il clic sulla freccia consente di accedere alla funzionalità di Gestione delle Fatture della scuola selezionata. Nella parte in alto, è presente un cruscotto per il monitoraggio delle fatture accettate, rifiutate, in scadenza o scadute. Passando con il mouse sopra alle barre colorate puoi visualizzare il numero esatto delle fatture. Il cruscotto può fornire informazioni relative alle fatture attuali o alle fatture archiviate. Puoi scegliere quali informazioni visualizzare attraverso il relativo selettore. Sulla sinistra trovi la lista delle funzionalità disponibili attraverso i comandi rapidi Shortcut. Febbraio - Marzo di 60

18 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Modalità di navigazione - 1 di 1 Nella parte superiore dello schermo al di sotto del menu principale sono presenti diversi "Folder" che hanno il compito di facilitare la consultazione dei dati e guidare l'utente nell'utilizzo delle funzioni: l'ordine con il quale sono presentati i folder riflette la sequenza logica delle operazioni che possono essere svolte. In particolare dopo aver impostato alcuni criteri per l'estrazione dei dati nel primo folder denominato "Ricerca" avviando la ricerca verrà popolato il folder seguente Lista Lotti Fatture con il risultato del filtro di ricerca inserito. Analogamente se ci troviamo nel folder "Lista Lotti Fatture" e selezioniamo il pulsante per visualizzare il dettaglio delle fatture contenute in un singolo lotto verrà popolato il folder seguente "Lista Fatture" con i dati richiesti. I folder possono essere utili anche per tornare alla visualizzazione precedente. Se ad esempio stiamo visualizzando il dettaglio di una fattura e vogliamo consultare nuovamente l'elenco dei lotti basterà selezionare il folder precedente per tornare alla visualizzazione dei lotti. Febbraio - Marzo di 60

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20 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Fatture ricevute - 1 di 1 Dal menù Gestione Fatture si può accedere alle Fatture Ricevute. Apparirà una schermata dalla quale sarà possibile effettuare una ricerca su un lotto di fatture o su una singola fattura. Se necessario, è possibile impostare alcuni filtri, ad esempio la data o la modalità di ricezione. Cliccando sul pulsante di ricerca verrà visualizzata la Lista Lotti Fatture Dall elenco dei lotti saranno possibili diverse operazioni, attraverso i pulsanti che trovi sulla destra. Selezionando il lotto è possibile Accettare o Rifiutare le fatture. Impostando, nella pagina iniziale di ricerca, un filtro nell area dedicata alle fatture, verrà visualizzata la Lista Fatture, da cui sarà possibile operare sulle singole fatture attraverso i pulsanti sulla destra. Potrai visualizzare il dettaglio della fattura, scaricare sul tuo pc il file PDF per effettuare la stampa delle fatture o scaricare la notifica esito committente da inviare allo SDI. Il file XML relativo alla Notifica Esito Committente è il messaggio che il destinatario invia allo SDI per segnalare l accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta. Febbraio - Marzo di 60

21 Selezionando la fattura si aprirà una schermata dalla quale si potrà scegliere se Accettare o Rifiutare la fattura. Il motivo del rifiuto viene evidenziato nella parte superiore dello schermo nel folder Dettaglio Fattura dove vengono riassunti i dati della singola fattura. Febbraio - Marzo di 60

22 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Attribuzione protocollo - 1 di 1 Dal menù Gestione Fatture si può accedere alla voce Attribuzione Protocollo. Qui puoi effettuare la ricerca delle fatture da protocollare. Se preferisci, puoi impostare i filtri di ricerca (per data di ricezione, modalità di ricezione ecc...) Visualizzerai la lista delle fatture per le quali impostare la data ed il numero del protocollo. Effettuato il salvataggio, verrà visualizzato un messaggio di conferma dell operazione. Il numero del protocollo deve essere quello ottenuto attraverso gli attuali sistemi di protocollo utilizzati dall Istituzione scolastica. Febbraio - Marzo di 60

23 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Stampa fatture - 1 di 1 Accedendo alla voce Stampa Fatture, potrai effettuare una ricerca dei lotti di fatture o delle fatture da stampare. Anche in questo caso puoi impostare alcuni filtri per la ricerca, ad esempio per data di ricezione, per cedente prestatore o per numero di protocollo. Il clic sul pulsante di ricerca consentirà di visualizzare la lista delle fatture che è possibile stampare. Cliccando sul pulsante PDF sarà possibile effettuare la stampa della fattura. Nel documento è presente, tra le altre, una sezione dedicata ai dati inseriti dall utente, come ad esempio il numero di protocollo e il CIG. In questo modo i dati inseriti dall utente sono visivamente separati da quelli presenti nella fattura originaria racapitata dallo SDI al SIDI. Febbraio - Marzo di 60

24 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Schermata notifiche - 1 di 1 Facendo clic su Visualizza Notifiche, o selezionando l apposita icona shortcut, otterai una schermata dalla quale sarà possibile effettuare una ricerca delle notifiche di decorrenza dei termini ricevute da parte dello SDI. La notifica viene generata nel caso in cui dopo 15 giorni dall avvenuta consegna, la fattura non è stata ancora accettata o rifiutata. Puoi effettuare la ricerca delle notifiche, impostando ad esempio la ricerca per data di ricezione della fattura o data di ricezione della notifica. Avviata la ricerca, visualizzerai la lista delle notifiche inviate dallo SDI. Per ogni notifica, sarà possibile visualizzare il dettaglio. Febbraio - Marzo di 60

25 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Fatture scadute - 1 di 1 Il pulsante Fatture Scadute consente di effettuare una ricerca per filtrare le fatture scadute cioè le fatture che hanno superato il termine di decorrenza dei quindici giorni senza che siano state accettate o rifiutate. E possibile Accettare o Rifiutare, con gli appositi pulsanti, le fatture dopo la scadenza e cioè dopo la decorrenza dei termini. L operazione di accettazione o rifiuto dopo la scadenza serve per aggiornare la situazione sul sistema SIDI ma non invia nessuna comunicazione allo SDI e all operatore economico che ha emesso la fattura, quindi, l accettazione o il rifiuto dopo la scadenza devono essere comunicati all operatore economico a cura dell istituzione scolastica. In caso di errore è presente il pulsante Annulla accettazione/rifiuto che annulla l operazione di accettazione o rifiuto dopo la scadenza. Febbraio - Marzo di 60

26 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload fatture - 1 di 5 E possibile caricare nel SIDI le fatture che sono state eventualmente recapitate dallo SDI all istituzione scolastica mediante la PEC. Utilizzando questa funzione la scuola può gestire nel SIDI anche le fatture che ha ricevuto tramite PEC: questa funzione consente inoltre alla scuola di generare gli esiti da restituire allo SDI relativi alle fatture ricevute tramite PEC. Febbraio - Marzo di 60

27 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload fatture - 2 di 5 Facendo clic sulla voce Upload Fatture è possibile specificare il percorso sul PC dove la scuola ha preventivamente salvato la fattura ricevuta tramite PEC per caricarla sul SIDI. Dopo aver specificato il percorso, seleziona il pulsante Invia per caricare nel SIDI le fatture selezionate. Prima di inviare il file al SIDI è necessario creare un file zip contenente il file con la fattura elettronica e il file dei metadati che accompagna sempre la fattura elettronica. Al SIDI bisogna inviare il file zip che contiene entrambe i file. La fattura inoltrata non sarà caricata istantaneamente nel SIDI. Le fatture inviate tramite la funzione di Upload vengono caricate nel SIDI periodicamente, attraverso una procedura automatica. Febbraio - Marzo di 60

28 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload fatture - 3 di 5 Dopo aver inviato la fattura al SIDI, il sistema assegna un progressivo elaborazione al file: tale progressivo può essere usato successivamente per controllare lo stato di elaborazione del file e la corretta acquisizione della fattura nel SIDI. Per controllare l esito della procedura automatica di caricamento della fattura è sufficiente inserire il progressivo elaborazione e selezionare il pulsante Ricerca per visualizzare lo stato del caricamento. Se non viene impostato nessun progressivo elaborazione il SIDI visualizza tutte le fatture caricate mediante la funzione di Upload. Febbraio - Marzo di 60

29 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload fatture - 4 di 5 Dopo aver fatto la ricerca nel folder Lista troviamo l elenco delle fatture di cui è stato fatto l Upload; per ogni fattura viene indicato l esito del caricamento effettuato dalla procedura automatica. Il semaforo giallo indica che la procedura non ha ancora elaborato il file da caricare, il semaforo verde indica che il caricamento è stato completato correttamente mentre il semaforo rosso indica che la procedura automatica ha individuato alcuni errori in fase di caricamento: selezionando l apposito pulsante (i) potrai visualizzare ulteriori dettagli. Febbraio - Marzo di 60

30 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload fatture - 5 di 5 In seguito al caricamento delle fatture ricevute tramite PEC nel SIDI, effettuando una ricerca delle fatture distingueremo le fatture caricate mediante Upload da quelle provenienti dal canale FTP in base al valore presente nella colonna Mod. Ricezione. Febbraio - Marzo di 60

31 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Attribuzione CIG - 1 di 2 Accedendo, dal menù Gestione Fatture alla voce Attribuzione CIG è possibile effettuare una ricerca per filtrare le fatture alle quali desideriamo associare un codice CIG. Dopo aver inserito il codice CIG nelle fatture, seleziona il pulsante Salva per confermare l operazione. Febbraio - Marzo di 60

32 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Attribuzione CIG - 2 di 2 Il Decreto Legge n. 66 del 24/04/2014 introduce l obbligo all interno della fattura elettronica del Codice identificativo di gara (CIG) e del Codice unico di Progetto (CUP). In particolare il codice CIG è obbligatorio tranne i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136, cioè quelle legate a contratti di lavoro conclusi dalle stazioni appaltanti con I propri dipendenti, a contratti aventi a oggetto l acquisto o la locazione di terreni, fabbricati esistenti o altri beni immobili o riguardanti diritti su tali beni nonché a contratti relativi ai servizi di arbitrato e conciliazione. Dal momento che la legge prevede dei casi in cui il CIG possa non essere presente lo SDI non ha inserito dei controlli sulla obbligatorietà del CIG nelle fatture elettroniche che riceve dagli operatori economici. E dunque compito dell istituzione scolastica verificare se la fattura soddisfa o meno la normativa sulla tracciabilità. Nel caso in cui la normativa sulla tracciabilità non sia soddisfatta l istituzione scolastica Febbraio - Marzo di 60

33 potrà giustificare il mancato pagamento della fattura chiedendo al fornitore una nota di accredito e l emissione di una nuova fattura con tutti i dati richiesti. MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Accettazione/rifiuto fatture ricevute tramite PEC - 1 di 2 Dopo aver caricato nel SIDI le fatture ricevute tramite PEC l istituzione scolastica può accettare o rifiutare le fatture direttamente all interno del sistema SIDI. Il sistema SIDI consente di scegliere se la Notifica Esito Committente, cioè l esito di accettazione o rifiuto, debba essere recapitato dal SIDI allo SDI o se l utente preferisca scaricare tale esito per inviarlo allo SDI mediante PEC. Febbraio - Marzo di 60

34 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Accettazione/rifiuto fatture ricevute tramite PEC - 2 di 2 Dopo aver effettuato una ricerca delle fatture presenti nel SIDI seleziona una fattura caricata mediante la funzione di Upload e dunque una fattura ricevuta tramite PEC. Il clic sul pulsante scelta per Accetta/Rifiuta, consente al SIDI di visualizzare le fatture presenti all interno del lotto selezionato. Scegli una fattura del lotto e fai clic su Accetta. A questo punto il SIDI chiede all utente se può inviare esso stesso la Notifica Esito Committente di accettazione allo SDI (premendo Ok) oppure se l utente desidera inviare manualmente, tramite PEC, la notifica di accettazione allo SDI (premendo Cancel). Se si decide di inviare la Notifica Esito Committente manualmente, tramite PEC, è possibile scaricare il file con la notifica utilizzando l apposita icona (XML). Febbraio - Marzo di 60

35 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload allegati - 1 di 3 E possibile caricare nel SIDI dei documenti da allegare alla fattura elettronica. Tali documenti saranno memorizzati nel SIDI e andranno a completare la documentazione relativa alla fattura elettronica ricevuta dall operatore economico. I documenti allegati non saranno inviati all operatore economico e non transiteranno dallo SDI: la possibilità di allegare documenti, infatti, è finalizzata ad avere un archivio dematerializzato completo ed esaustivo di tutta la documentazione a corredo della fattura elettronica. Febbraio - Marzo di 60

36 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload allegati - 2 di 3 Dalla voce Upload Allegati è possibile cercare la fattura alla quale allegare i documenti. Dopo aver individuato la fattura, un apposita icona (+) consente di selezionare il file da Allegare. Il clic sul pulsante Invia, confermerà l operazione. Il documento non sarà allegato istantaneamente alla fattura: una procedura automatica si avvia periodicamente e carica nel SIDI i documenti inviati tramite la funzione di Upload Allegati. Dopo aver inviato il documento al SIDI, il sistema assegna un progressivo elaborazione al file: tale progressivo può essere usato successivamente per controllare se il file è stato elaborato ed è stato allegato alla fattura nel SIDI. Febbraio - Marzo di 60

37 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Upload allegati - 3 di 3 Per controllare l esito della procedura automatica di caricamento del documento è sufficiente spostarsi nel folder Ricerca per cercare la fattura interessata, selezionare l icona (+) e visualizzare l esito del caricamento dell allegato. Il semaforo giallo indica che la procedura non ha ancora elaborato il file da caricare, il semaforo verde indica che il caricamento è stato completato correttamente, il semaforo rosso indica che la procedura automatica ha trovato degli errori in fase di caricamento. Febbraio - Marzo di 60

38 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Download lotti fatture - 1 di 2 Accedendo alla voce Download Lotti Fatture è possibile effettuare una ricerca per filtrare il lotto che si desidera salvare sul PC. Selezionato il lotto si può procedere al download, selezionando l apposita icona. Quando la dimensione del lotto supera i 30 Megabyte il sistema SIDI non consente di scaricare il lotto di fatture in formato XML direttamente sul PC ma permette di effettuare una prenotazione del file. La prenotazione darà avvio a una procedura automatica che preparerà il file e lo renderà disponibile per il download a partire dal giorno successivo. Il file che viene prenotato e poi scaricato il giorno successivo è il file XML relativo al lotto di fatture così come viene recapitato dallo SDI. La stampa o la visualizzazione della fattura in formato PDF sarà sempre possibile ed è svincolata dalla prenotazione e dallo scarico del lotto di fatture in formato XML. Febbraio - Marzo di 60

39 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Download lotti fatture - 2 di 2 Dopo aver effettuato la prenotazione il sistema assegna un progressivo elaborazione al file: tale progressivo può essere usato successivamente per controllare se il file è stato elaborato ed è pronto per essere scaricato e salvato sul PC. Per controllare l esito della procedura automatica di preparazione del file è sufficiente spostarsi nel folder Ricerca per cercare il lotto interessato e visualizzare l esito della prenotazione. Il semaforo giallo indica che la procedura non ha ancora elaborato il file da scaricare, il semaforo verde indica che il file è pronto per essere scaricato, il semaforo rosso indica che la procedura automatica ha trovato degli errori in fase di elaborazione. Il file evidenziato con il semaforo verde rimane disponibile per il download per due giorni: trascorsi due giorni, qualora il file non sia stato scaricato nell intervallo temporale indicato, sarà necessaria una nuova prenotazione. Febbraio - Marzo di 60

40 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Download allegati - 1 di 4 Accedendo alla voce Download Allegati è possibile filtrare le fatture con allegati: con questa funzione possiamo salvare sul PC gli allegati alle fatture elettroniche. Dopo aver selezionato la fattura e l allegato da salvare è possibile scaricare sul PC l allegato facendo clic sull apposita l icona (XML). Febbraio - Marzo di 60

41 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Download allegati - 2 di 4 Da notare che per una stessa fattura potranno essere presenti più righe, una per ogni allegato: selezionando la singola riga individueremo un solo allegato relativo alla fattura interessata. Quando la dimensione dell allegato supera i 30 Megabyte il sistema SIDI non consente di scaricare l allegato direttamente sul PC ma permette una prenotazione del file. Febbraio - Marzo di 60

42 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Download allegati - 3 di 4 In seguito alla prenotazione una procedura automatica preparerà il file e lo renderà disponibile per il download il giorno successivo. Dopo aver effettuato la prenotazione il sistema assegna un progressivo elaborazione al file: tale progressivo potrà essere usato successivamente per controllare se l allegato è stato elaborato ed è pronto per essere scaricato e salvato sul PC. Febbraio - Marzo di 60

43 MODULO 2. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: GESTIONE FATTURE Download allegati - 4 di 4 Per controllare l esito della procedura automatica di preparazione del file è sufficiente spostarsi nel folder Ricerca per cercare la fattura interessata e visualizzare l esito della prenotazione. Il semaforo giallo indica che la procedura non ha ancora elaborato il file da scaricare, il semaforo verde indica che il file è pronto per essere scaricato, il semaforo rosso indica che la procedura automatica ha trovato degli errori in fase di elaborazione. Il file evidenziato con il semaforo verde rimane disponibile per il download per due giorni: trascorsi due giorni sarà necessaria una nuova prenotazione qualora il file non sia stato scaricato nell intervallo temporale indicato. Febbraio - Marzo di 60

44 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Fatture storicizzate - 1 di 1 Per consentire una gestione snella ed efficiente delle fatture elettroniche ricevute nei mesi passati, il sistema SIDI opera una archiviazione delle fatture meno recenti. In particolare, ogni giorno, vengono archiviate le fatture con più di 30 giorni. Tali fatture sono disponibili dal menù Archivio Fatture alla voce Fatture Storicizzate. Febbraio - Marzo di 60

45 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Gestione accettazione/rifiuto - 1 di 1 Il sistema SIDI consente di accettare o rifiutare anche le fatture che sono state storicizzate. Accedendo, dal menù Archivio Fatture alla voce Gestione Acc./Rifiuto è possibile effettuare una ricerca per filtrare le fatture archiviate. Dopo aver selezionato le fatture archiviate possiamo accettarle o rifiutarle selezionando l apposito pulsante. Nel caso di rifiuto è possibile specificare il motivo del rifiuto. Febbraio - Marzo di 60

46 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Attribuzione protocollo - 1 di 1 E possibile inserire o modificare il numero di protocollo attribuito a fatture storicizzate. Accedendo, dal menù Archivio Fatture alla voce Attribuzione Protocollo è possibile effettuare una ricerca per filtrare le fatture archiviate. Nell elenco delle fatture visualizzate è possibile sia inserire la data e il protocollo che modificare i dati già inseriti in precedenza. Al termine delle operazioni selezionare il pulsante Salva posto in fondo alla pagina per salvare le modifiche effettuate. Se desideriamo cancellare la data e il protocollo relativo ad una fattura storicizzata è sufficiente selezionare l apposita icona e confermare l operazione di cancellazione. Febbraio - Marzo di 60

47 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Attribuzione CIG - 1 di 1 E possibile inserire o modificare il numero CIG attribuito a fatture storicizzate. Accedendo, dal menù Archivio Fatture alla voce Attribuzione CIG è possibile effettuare una ricerca per filtrare le fatture archiviate. Tale funzione può essere utilizzata solo dopo aver dichiarato di usare o di non usare il SIDI Bilancio. Nell elenco delle fatture visualizzate: se è stato dichiarato di non utilizzare il SIDI Bilancio è necessario inserire manualmente il codice CIG e salvare le modifiche effettuate al termine dell operazione; se è stato dichiarato di utilizzare il SIDI Bilancio è possibile scegliere uno dei CIG inseriti nell area SIDI Bilancio. In questo secondo caso è sufficiente selezionare il link per visualizzare i CIG pertinenti presenti nel SIDI Bilancio. Dopo aver selezionato il CIG corretto tale valore sarà riportato nella fattura selezionata. Febbraio - Marzo di 60

48 La colonna Cig Presente fornisce ulteriori informazioni sul CIG presente nella fattura: Assegnato dall utente: l utente ha dichiarato di non usare il SIDI Bilancio, e ha inserito un CIG Presente in fattura; Il CIG è stato prelevato dalla fatturapa: il sistema non consente di modificarlo Non presente: Il CIG non è presente nella fatturapa Diversi codici presenti in fattura: la fatturapa contiene al suo interno diversi CIG è stato prelevato il primo Assegnato dal SIDI Bilancio: l utente ha dichiarato di usare il SIDI Bilancio, e ha scelto un CIG presente nel SIDI Bilancio. Febbraio - Marzo di 60

49 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Report - 1 di 1 Sono disponibili alcuni report che riassumono la situazione delle fatture archiviate nel SIDI. Tali report sono disponibili dal menù Archivio Fatture alla voce Report. Impostando gli opportuni filtri, il SIDI visualizzerà tutte le fatture archiviate che soddisfano i criteri stabiliti. I report si riferiscono unicamente alle fatture archiviate e non alle fatture appena ricevute o ricevute da meno di 30 giorni. Utilizzando le voci del relativo menù Report, è possibile ottenere dei report che visualizzano le fatture archiviate distinte in base: ad un determinato operatore economico (fornitore) ad un determinato intervallo temporale al tipo di documento (fattura, acconto/anticipo, nota di credito, nota di debito, parcella) al numero di CIG Febbraio - Marzo di 60

50 Febbraio - Marzo di 60

51 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Utilizzo del SIDI bilancio - 1 di 1 Accedendo dal menu Bilancio alla voce Dichiarazione Utilizzo è possibile specificare se la scuola utilizza o meno le funzioni del SIDI Bilancio. Nel caso in cui la scuola specifica di utilizzare il SIDI Bilancio alcune informazioni (ad esempio il CIG) verranno prelevate direttamente dall area SIDI Bilancio evitando che tali dati debbano essere inseriti manualmente dall utente. Dopo aver selezionato l anno finanziario l utente può specificare se utilizza il SIDI Bilancio per l anno indicato. Nella home page dell area fatturazione elettronica è possibile verificare se è già stato dichiarato l utilizzo del SIDI Bilancio. Febbraio - Marzo di 60

52 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Abbinamento fatture a note di credito/debito - 1 di 1 Accedendo dal menu Bilancio alla voce Abbinamento fatture a note di credito/debito è possibile effettuare una ricerca per filtrare la fattura che desideriamo abbinare. Il sistema visualizza l elenco delle fatture che soddisfano i criteri di ricerca impostati. In corrispondenza di una fattura dell elenco, selezionando il pulsante viene visualizzato nel folder denominato Abbinamento il riepilogo della fattura scelta e la lista delle fatture e note di credito/debito dello stesso fornitore candidate per l abbinamento. Successivamente è possibile selezionare una o più fatture da abbinare a quella scelta: selezionando il pulsante Abbina comparirà un messaggio di conferma della corretta esecuzione dell operazione. In seguito all abbinamento di una fattura ad altre note di credito/ debito viene aggiornato l elenco delle fatture: il sistema infatti visualizza per ogni fattura le fatture o le note di credito/debito ad essa collegate. Febbraio - Marzo di 60

53 E possibile eliminare l abbinamento fattura-nota di credito/debito selezionando l icona in corrispondenza della riga Lotto/Numero interessata. Confermando l operazione l abbinamento viene cancellato: non saranno cancellate né la fattura né le relative note di credito interessate. Febbraio - Marzo di 60

54 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Associazione fatture a impegni - 1 di 3 La funzione consente alle scuole di associare le fatture ad uno o più impegni di spesa precedentemente assunti nel SIDI Bilancio. Le istituzioni scolastiche che non utilizzano il SIDI Bilancio non possono usare la funzione. Tale funzione cosente di abbinare: una singola fattura ad un impegno, una singola fattura a più impegni, più fatture ad uno stesso impegno, più fatture a più impegni. Per completare l operazione l utente dovrà selezionare la singola fattura ed associarla agli n impegni e ripetere l operazione per le altre fatture, indicando sempre per quale quota parte dell intero importo la fattura si associa al singolo impegno. Febbraio - Marzo di 60

55 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Associazione fatture a impegni - 2 di 3 L utente potrà operare la scelta dalla lista delle fatture accettate o accettate dopo scadenza. Dopo aver selezionato le fatture è possibile visualizzare i dati di dettaglio della fattura con indicazione degli impegni eventualmente già associati. La scuola potrà selezionare da tale elenco l impegno o gli impegni da associare alla fattura/e su cui sta operando. Se nel SIDI Bilancio non è presente l impegno di riferimento, o l identificativo fiscale del fornitore non consente di visualizzarlo, la scuola potrà inserirlo o modificarne i dati tramite le apposite funzioni del Bilancio e successivamente effettuare l associazione con la fattura. Dopo la prima associazione della fattura agli impegni l utente potrà modificare l importo dell associazione oppure cancellare l associazione. Febbraio - Marzo di 60

56 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Associazione fatture a impegni - 3 di 3 L utente potrà effettuare una ricerca utilizzando i seguenti gruppi di criteri in alternativa: Anno finanziario (sempre obbligatorio) Ricerca per fatture Identificativo Lotto numero fattura Codice identificativo fiscale fornitore Denominazione fornitore Ricerca per impegno Anno di riferimento Numero movimento Descrizione impegno Febbraio - Marzo di 60

57 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Associazione fatture a mandati - 1 di 1 La funzione consente alle scuole di associare le fatture accettate ad uno o più mandati di pagamento precedentemente creati nel SIDI Bilancio. Affinchè possa essere effettuata l associazione tra fattura e mandato la fattura deve essere in stato Accettata o accettata dopo scadenza e deve essere stata già associata al relativo impegno di spesa. Tramite la funzione di ricerca l utente potrà ottenere la lista delle fatture accettate e legate ad impegni per le quali è possibile procedere con l associazione ai mandati. Dopo aver selezionato le fatture apparirà una pagina di dettaglio con i dati di associazione della fattura agli impegni con il relativo importo e verrà presentata la lista dei mandati legati agli impegni con indicazione del relativo stato (pagato/non pagato). I mandati visualizzati sono quelli presenti nel Sidi Bilancio. Febbraio - Marzo di 60

58 I mandati visualizzati vengono estratti dai dati contabili presenti nel SIDI Bilancio in base alla fattura selezionata e alle seguenti informazioni richieste all utente: Anno finanziario (obbligatorio), Codice scuola (obbligatorio), Numero movimento, Anno di riferimento. La scuola potrà selezionare da tale elenco quello/i da associare alla fattura/e su cui sta operando. Gli abbinamenti precedenti possono riguardare una quota parte dell importo della fattura o l intero importo. Nel caso in cui al mandato risultino già associate altre fatture l associazione è consentita fino a capienza dell importo del mandato. Se nel SIDI Bilancio non è ancora presente il mandato di riferimento, la scuola potrà inserirlo tramite le apposite funzioni del Bilancio e successivamente effettuare l associazione con la fattura. Febbraio - Marzo di 60

59 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Registro unico fatture - 1 di 1 Il registro unico delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo contabile. Nel registro sono inserite solo le fatture accettate o accettate dopo scadenza. E disponibile la funzionalità di stampa del registro unico delle fatture. Per le scuole che non utilizzano il SIDI Bilancio, è prevista una funzionalità che permette l inserimento dei dati relativi all impegno/progetto/attività. Poichè l obbligo del registro è entrato in vigore il 1 luglio 2014, una apposita procedura automatica provvederà ad inserire nel registro le fatture già pervenute a partire da tale data che risultino in stato accettato/accettato dopo scadenza e che siano state protocollate. Febbraio - Marzo di 60

60 MODULO 3. ADDESTRAMENTO ALLE FUNZIONALITÀ: ARCHIVIO FATTURE E UTILIZZO DEL SIDI BILANCIO Report stato pagamento fatture - 1 di 1 Dal menu Bilancio le scuole possono visualizzare lo stato dei pagamenti delle fatture. Tale funzione è disponibile sia per le fatture correnti che per quelle storicizzate e consentirà di avere un quadro completo dei pagamenti effettuati e di quelli ancora da onorare. Febbraio - Marzo di 60

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