Consente alle aziende di raggiungere l obiettivo di totale dematerializzazione della documentazione aziendale. Distribuzione documentale

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1 Documatica è il servizio di KPNQwest Italia per rispondere alle esigenze delle aziende in materia di: Gestione documentale, Archiviazione e Conservazione sostitutiva, Fatturazione Elettronica alla PA e Distribuzione documentale Consente alle aziende di raggiungere l obiettivo di totale dematerializzazione della documentazione aziendale

2 Servizi Conservazione sostitutiva Archiviazione documentale Distribuzione documentale XML Fatturazione elettronica PA

3 Vantaggi Risparmio Nessun investimento hardware/software Nessun costi di gestione degli archivi cartacei (acquisto e manutenzione delle stampanti, carta e inchiostri, spazi per stoccare i documenti) Riduzione dell'impegno del personale nella ricerca e duplicazione di documenti. Efficentamento Maggiore efficienza dei processi e consistente riduzione dei loro tempi di esecuzione Tutti gli utenti possono accedere ai documenti seguendo un qualsiasi percorso (dalla fattura risalire all ordine, dall ordine alla bolla, dalla bolla alla fattura, ecc.) Un unica piattaforma di servizio per coprire tutte le esigenze di gestione documentale Integrazione con altri processi Nessun impatto sul core business Riduzione delle risorse impiegate: la maggior facilità di ricerca e gestione dei documenti consente una significativa riduzione di risorse associate a processi improduttivi o noncore Nessun impatto sull organizzazione aziendale Delega responsabilità di conservazione

4 Archiviazione e conservazione sostitutiva Un servizio affidabile progettato per archiviare e conservare fatture, documenti di trasporto, registri e qualsiasi documento fiscale o di altra natura in modo sicuro e conforme alla normativa, senza installare apparecchiature e operando completamente da remoto Configurazione personalizzata Configurazione in base alle esigenze del cliente di: Le classi di documenti da conservare (fatture, ddt ecc.) L intervallo di conservazione (periodo dopo il quale effettuare la procedura di conservazione) Il periodo di conservazione Il tipo di data da considerare (data di invio o data documento) Il formato dei dati da trattare I metadati (i dati che saranno utilizzati per l archiviazione e la conservazione) Le utenze abilitate all invio di documenti e all amministrazione di altri utenti in Docubank, il sistema di gestione degli archivi accessibile via web.

5 Archiviazione e conservazione sostitutiva Il processo di caricamento Il processo di caricamento dei documenti è stato progettato per supportare diverse tecnologie e diversi formati Dalle applicazioni aziendali un semplice web service consente di caricare specificando formato, tipologia di documenti ed eventuali metadati e restituisce eventuali errori ai sistemi. Manualmente tramite le funzioni di upload di DocuBank, il sistema di gestione degli archivi accessibile via web. Conservazione automatizzata e sotto controllo I documenti sono sottoposti a trattamenti automatici in base alla tipologia e alle configurazioni effettuate Validazione dei dati e notifiche Generazione PDF Apposizione riferimento temporale e firma digitale qualificata dei singoli documenti Archiviazione - Indicizzazione e inserimento in DocuBank Conservazione - Creazione del lotto documenti, marcatura e firma e registrazione nell archivio conservazione di DocuBank

6 Archiviazione e conservazione sostitutiva Ricerca e verifica semplificati I documenti archiviati e conservati sono ospitati all interno di DocuBank e possono essere ricercati in base a tutti i dati di indicizzazione (data, esercizio e identificativo). Fattura A Bolla B DocuBank include una gestione completa delle utenze abilitate alla consultazione e una funzione di modifica del PIN associato alla firma digitale qualificata del Cliente. Massima chiarezza Per assicurare la massima chiarezza nella gestione e fatturazione del servizio, sono disponibili mensilmente, via web, rapporti dettagliati in formato XLS e CSV per: Società e utenza di amministrazione (centro di costo) Tipologia documenti Lotto Tipo fatturazione Prezzo

7 Distribuzione documentale Quando l esigenza è distribuire automaticamente documenti via , pec, fax o posta tradizionale, la nostra infrastruttura di messaggistica unificata offre un complemento di valore ai servizi di archiviazione e conservazione sostitutiva Distribuire e archiviare La nostra infrastruttura di archiviazione e conservazione è alla base del servizio di distribuzione. I documenti da trasmettere raggiungono le nostre apparecchiature con le stesse modalità operative del servizio di Archiviazione e Conservazione Sostitutiva. Potenza e affidabilità I nostri sistemi automatici provvederanno a: Analizzare numeri e indirizzi Generare i formati adatti alla spedizione Trasmettere i documenti in base al canale scelto Produrre report in tempo reale sul risultato delle trasmissioni La nostra infrastruttura è già utilizzata per la trasmissione di milioni di fax e messaggi di posta elettronica all anno e utilizza primari servizi di posta massiva per la trasmissione sul territorio nazionale ed europeo.

8 Fatturazione elettronica PA XML KPNQwest Italia ha ampliato il suo servizio di Documatica per dare la possibilità alle aziende clienti di trasmettere, archiviare e conservare le fatture elettroniche dirette alla Pubblica Amministrazione Il 6 giugno 2014 è entrata in vigore la normativa che obbliga la Pubblica Amministrazione Centrale a liquidare solo fatture ricevute in formato elettronico e trasmesse tramite Sistema di Interscambio (SDI). L obbligo si estenderà a tutte le altre Amministrazioni Pubbliche, compresi gli enti locali, a partire dal 31 marzo WEB o API Invio fatture Archiviazione Conservazione Notifiche SDI Sistema di interscambio PA Accesso al servizio via Web o via API Invio fatture XML e allegati allo SDI tramite web services (SDICOOP) Conservazione di fatture e notifiche già inviate allo SDI Gestione ed associazione delle notifiche provenienti dallo SDI Conservazione sostitutiva delle fatture firmate e ricevute dallo SDI

9 Fatturazione elettronica PA Invio e conservazione via web in tre semplici passaggi 1. Caricamento fattura in formato XML ed invio 2. Archiviazione e conservazione Fatture PA inviate I documenti sono presentati in ordine di data d inserimento Azienda A Azienda B Azienda C Scarica il documento Visualizza il documento Elimina il documento Stato trasmissione SDI Visualizza stato archiviazione Visualizza informazioni di dettaglio (stato trasmissione, metadati ecc.)

10 Fatturazione elettronica PA 3. Dettaglio trasmissioni Documento caricato Documento firmato dall emittente e trasmesso allo SDI Azienda A Notifica accettazione o rifiuto del documento Il canone si basa sulla quantità di documenti in conservazione Nessun limite d invio e conservazione Per maggiori informazioni:

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