Gestire il laboratorio in maniera semplice

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1 Gestire il laboratorio in maniera semplice Guida al LIMS Software as a Service Eusoft White Paper

2 Introduzione La tecnologia oggi offre alle organizzazioni grandi possibilità di innovazione e trasformazione del proprio business. Il SaaS (Software as a Service) risulta essere il maggiore trend tecnologico in grado di semplificare la gestione dei processi e rinnovare modelli organizzativi e produttività. Per il laboratorio l acquisizione di un sistema LIMS in SaaS è essenziale se vuole ridurre la complessità ed i costi di gestione ed ottenere una migliore perfomance organizzativa. Tradizionalmente, l'adozione di un nuovo sistema LIMS è un processo costoso, lento e complesso. I LIMS sono solitamente acquistati in modalità On Premise (inhouse), modalità di investimento che ha dimostrato di essere lunga e dispendiosa. Grazie al crescente utilizzo di Software as a Service (SaaS), il laboratorio ha la possibilità di essere molto più agile nell implementazione di un LIMS. Il LIMS in SaaS è ospitato sul server del provider di servizi piuttosto che presso i server aziendali del laboratorio ed è accessibile da parte degli utenti finali attraverso Internet. Da questo ne derivano enormi vantaggi - in termini di costi, flessibilità, velocità di implementazione, semplicità e scalabilità che verranno descritte più avanti in questo white paper. L'offerta basata su questo modello sfrutta i vantaggi di un'architettura orientata ai servizi, le tecnologie Web 2.0 e del Cloud Computing per offrire soluzioni efficienti e affidabili dotate di funzionalità avanzate. Il fornitore vende i servizi ad un prezzo fisso, basato sul numero di utenti, e si occupa della manutenzione, degli upgrade e dell assistenza. L'utente paga solo le funzionalità necessarie, si abbassano i costi, gli aggiornamenti sono automatici e la scalabilità verso l'alto o verso il basso è semplice, in quanto è possibile in qualsiasi momento aggiungere o togliere utenti. La soluzione SaaS è indicata per i laboratori in fase di avvio o di piccole dimensioni che hanno necessità di partire con l utilizzo del LIMS dall oggi al domani, senza lunghi progetti di implementazione e customizzazione, ma anche per aziende più grandi che vogliono ridurre i costi di gestione dei sistemi informativi ed il time to market e desiderano innovare le proprie strategie IT o che ricercano soluzioni a basso costo per supportare sedi in aree geografiche lontane o nuove acquisizioni, eliminando i costi per nuovi data center e nuovo personale informatico per l assistenza. I software as a Service permettono interessanti funzionalità di mobilità e collaborazione degli utenti. Queste caratteristiche sono essenziali per il laboratorio che vuole migliorare le proprie perfomance e la soddisfazione dei propri clienti. Attraverso il LIMS in SaaS infatti il laboratorio può effettuare operazioni come accettare i campioni, inserire risultati o emettere rapporti di prova in maniera veloce ed immediata da qualsiasi luogo e dispositivo mobile aumentando il realtime nello svolgimento delle attività e può consentire ai clienti l accesso in qualsiasi momento ai propri risultati incrementandone la soddisfazione. Il LIMS in SaaS offre funzionalità multi-tenant, che permettono la gestione di più utenti e organizzazioni su un unica istanza, mentre l organizzazione dei dati di ogni cliente viene gestita separatamente. Questo consente un notevole abbattimento dei costi salvaguardando la riservatezza e sicurezza dei dati. In un mercato dove la maggior parte dei sistemi LIMS legacy sono oramai alla fine del loro ciclo di vita, la tecnologia SaaS sta diventando sempre più popolare ed efficace per risolvere i problemi di obsolescenza e complessità. Le stime suggeriscono che la spesa per soluzioni SaaS potrebbe aumentare di ben il 500 per cento nei prossimi quattro anni. 1 Gestire il laboratorio in maniera semplice

3 Cos è il SaaS? Software as a Service (SaaS) indica un'applicazione software utilizzabile come servizio mediante internet. Nella modalità SaaS i dati vengono elaborati, salvati e resi disponibili nel Cloud, ossia in una infrastruttura remota accessibile mediante una comune connessione Internet. Attraverso l approccio Software as a Service l azienda cliente corrisponde un canone mensile per utilizzo del servizio e non deve affrontare l investimento iniziale di acquisto della licenza d uso ne gli oneri per il mantenimento dell infrastruttura hardware nè per la sicurezza e back up, in quanto tutte le risorse hardware e software necessarie per il funzionamento del servizio sono messe a disposizione dal fornitore. L'azienda può così concentrarsi unicamente sul proprio business e sul miglioramento della propria produttività. E sufficiente, quindi, utilizzare una comune connessione internet per utilizzare il LIMS ovunque si ritenga necessario. Il canone mensile comprende anche la manutenzione del sistema. È importante sottolineare che i veri fornitori di applicazioni SaaS offrono applicazioni progettate in maniera nativa per essere utilizzabili come SaaS su piattaforme di cloud computing. Questo tipo di applicazione si differenzia dalle applicazioni in hosting che invece sono semplicemente ospitate (virtualizzate) su piattaforme cloud ma non sono progettate per l utilizzo come servizio. Una Green Application in ambito cloud vuole rappresentare l innovazione intesa come il nuovo e non il vecchio riadattato. Secondo i principali analisti del settore IT, il successo delle applicazioni Cloud è una naturale conseguenza della recessione dei nostri tempi. I CIO (Chief Information Officer), infatti, per fronteggiare la recessione devono necessariamente adottare un approccio post moderno al business perseguendo la semplicità e dinamicità, tipiche delle applicazioni Cloud. Quali sono i benefit del LIMS in SaaS? Costi di avvio ridotti e rapido ROI Con il LIMS in SaaS il laboratorio non è costretto ad investire risorse in acquisto e manutenzione di infrastrutture tecnologiche. Tutte le risorse hardware e software necessarie per il funzionamento del servizio sono messe a disposizione dal fornitore/provider di servizi. Questo, unitamente alla velocità di implementazione, consente un ROI (ritorno sull'investimento) certamente più rapido rispetto ad un sistema on-premise (in-house). Accesso ai dati in ogni momento e da ogni luogo Attraverso il LIMS in SaaS il laboratorio può effettuare operazioni come accettare i campioni, inserire risultati o emettere rapporti di prova in maniera veloce ed immediata da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo mobile (smartphone, tablet..) aumentando il real-time nello svolgimento delle attività. Occorre una semplice connessione ad Internet per collegarsi all applicazione. 2 Gestire il laboratorio in maniera semplice

4 Semplicità e riduzione del time to market Il LIMS in SaaS Eusoft.Lab Cloud si basa su una logica di semplicità e di flessibilità. E pensato specificatamente per le organizzazioni che hanno necessità di utilizzare un sistema LIMS semplice, facile da implementare ed efficace nel rispondere ai bisogni mutevoli dell organizzazione. Rappresenta un ottimo compromesso tra standardizzazione dell applicazione e riduzione dei costi. Il LIMS in SaaS viene immediatamente attivato e può essere utilizzato mediante una comune connessione ad Internet, senza necessitare di server, software e di tutti gli strumenti necessari per l installazione di un LIMS in-house. TCO (costo totale di possesso) significativamente inferiore Per l utilizzo di un LIMS in SaaS è previsto il pagamento di un canone mensile in base al numero di utenti utilizzatori e l'utente paga solo ciò usa. Il canone comprende il supporto e la manutenzione, non sarà quindi più necessario l acquisto separato di canoni di manutenzione. Con il LIMS in SaaS anche i piccoli laboratori che molto spesso non hanno le competenze IT ed il budget necessari per sviluppare sistemi LIMS proprietari possono permettersi di utilizzare un LIMS tecnologicamente e funzionalmente tra i più evoluti del mercato globale. Il LIMS in SaaS è indicato anche per aziende più grandi che vogliono ridurre i costi di gestione dei sistemi informativi ed il time to market e desiderano innovare le proprie strategie IT, o che ricercano soluzioni a basso costo per supportare sedi in aree geografiche lontane o nuove acquisizioni. Versione sempre aggiornata Un LIMS in SaaS garantisce sempre a tutti i clienti l utilizzo dell ultima versione disponibile. Ogni qualvolta nuove funzionalità sono rilasciate, l applicazione è aggiornata automaticamente per tutti i clienti. Questo significa nessuno download di aggiornamenti, nessun intervento di installazione da parte del cliente. La versione utilizzata è sempre l ultima disponibile. Ed è tutto compreso nel canone del servizio. Scalabilità Con il LIMS in SaaS è possibile partire con progetti di piccole dimensioni con quello che ti serve al momento con possibilità di scalare l applicazione con il tempo. Mano a mano che le esigenze del laboratorio cambiano è possibile attivare o disattivare in qualsiasi momento nuovi utenti, nuove funzionalità, spazio di storage, etc., o decidere anche di passare alla modalità On Premise. Il tutto mantenendo le configurazioni esistenti. Incremento della collaborazione L approccio SaaS consente nativamente di incrementare la collaborazione con i propri utenti e clienti. Il LIMS in SaaS può consentire ai clienti l accesso in qualsiasi momento ai propri risultati incrementandone la soddisfazione. Possibilità di switchare all on-premise in qualsiasi momento Se si sceglie di utilizzare un applicazione in modalità SaaS è necessario porsi alcune fondamentali domande: L applicazione garantisce la flessibilità necessaria per passare alla versione on premise nel caso in cui si renda necessario riportare i dati in-house? Le versioni in locale e on demand/cloud del sistema hanno lo stesso aspetto e lo stesso funzionamento? Il LIMS in SaaS deve consentire in qualsiasi momento dall utilizzo del LIMS in modalità SaaS alla modalità On Premise. Entrambe le versioni devono avere la stessa user experience e un estrema facilità di migrazione dei dati da una modalità all altra. 3 Gestire il laboratorio in maniera semplice

5 Analizzare e superare i dubbi sull adozione del Cloud La proposta di implementazione di un LIMS in SaaS può sollevare una proficua discussione all'interno dell organizzazione. I temi che più comunemente sono sollevati riguardano i dubbi sulla protezione dei dati e sulla conversione del personale IT che potrebbe sentirsi defraudato dai sui compiti. Di seguito vengono analizzati i due principali freni e vengono fornite le motivazioni che vi porteranno ad alleviare le perplessità sull implementazione del SaaS. Sicurezza dei dati Riguardo le politiche di data protection, se è vero che il cloud computing è molto attraente per le aziende che desiderano una rapida erogazione e un alta efficienza dai propri servizi IT, è anche vero che pone nuove sfide sotto il profilo della sicurezza e della privacy dei dati personali. Il fornitore deve riconoscere il valore dei dati e l'importanza di fornire un servizio costante e sicuro per questo è importante utilizzare infrastrutture di cloud computing affidabili. Eusoft, per esempio, si affida alla piattaforma cloud computing Windows Azure di Microsoft. Microsoft infatti si impegna per ottenere un ruolo di leadership relativamente alle procedure di sicurezza, privacy e conformità. I servizi della piattaforma Windows Azure vengono offerti ai clienti attraverso una rete di data center globali, progettati per l'esecuzione 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e per l'utilizzo di diverse misure per proteggere le operazioni da eventuali interruzioni di alimentazione, intrusioni fisiche e interruzioni della rete. Questi data center sono conformi agli standard del settore ad esempio ISO/IEC 27001:2005, l unico riconoscimento internazionale che garantisce l applicazione di procedure ispirate ai più alti standard in materia di sicurezza e protezione dei dati. La continuità di servizio per le applicazioni cloud è garantita da Microsoft al 99,9% e deriva da un framework dedicato al Service Continuity Management basato sulle migliori best practice del settore. Microsoft ha un approccio più completo di qualsiasi altra azienda relativamente alle leggi europee su sicurezza e protezione dei dati. I clienti possono specificare l'area geografica dei data center Microsoft in cui verranno archiviati i propri dati (ad esempio in Europa, Asia o USA). Conversione del personale IT Il SaaS pone delle sfide per i CIO (Chief Information Officer) e per coloro che si occupano di Information Technology all interno dell organizzazione. Il Cloud non renderà inutile la figura professionale del CIO, ma richiederà impegno nello sviluppo di nuove attitudini ed un evoluzione verso la consulenza e la mediazione. I CIO potranno ottenere responsabilità ancora più strategiche ed evolvere in una posizione operativa a supporto diretto del business. Il ripensamento del ruolo dei CIO vedrà gli esperti IT, oltre che occuparsi di seguire l evoluzione delle tecnologie, anche avere competenze nei processi aziendali ed aiutare l allineamento tra IT e business, inoltre i CIO potranno avere massime attitudini nel rapporto con clienti, partner e fornitori esterni. Dovranno quindi presiedere l intera catena del valore aziendale, non solo dell IT. Eusoft nei propri contratti di Cloud Computing specifica rigorosamente i Service Level Agreement (SLA) con cui si impegna a garantire funzionalità, fruibilità delle risorse e massimo tempo di disponibilità delle applicazioni. 4 Gestire il laboratorio in maniera semplice

6 Il SaaS quanto permette di risparmiare? Calcolo del Costo Totale di Possesso Come con la maggior parte degli investimenti aziendali, la risposta è: dipende. Nella valutazione degli investimenti per l adozione di una soluzione SaaS o di un istallazione on-premis (installata sui propri server aziendali) dobb iamo innanzitutto considerare due tipi di costi: il primo è il prezzo di acquisto iniziale, che comprende le licenze software e l hardware. Il secondo costo comprende invece tutto quello che dovrete spendere nel corso della vita utile del software (TCO: Total Cost of Ownership). Questi cosi sono difficili da quantificare. La tabella seguente mostra alcuni delle principali differenze tra i due approcci. ON REMIS 5 Gestire il laboratorio in maniera semplice

7 Nella tabella di fianco abbiamo inserito i costi tipici di ogni voce sulla base di un tipico laboratorio con 5 utenti per quantificare i differenti costi totali di possesso in un periodo stimato di 36 mesi. In fondo abbiamo anche riassunto e quantificato difficili fattori intangibili per ogni modello. Considerando anche l'uso di una piattaforma cloud computing (nel caso Microsoft Azure). Il TCO è da considerare come la somma del lavoro e dei costi necessari per l implementazione, più il costo del software, dell integrazione, della manutenzione e dei servizi di assistenza. Il TCO comprende anche l investimento in risorse umane necessario per l implementazione, l integrazione, la manutenzione e l assistenza. 6 Gestire il laboratorio in maniera semplice

8 About Eusoft EuSoft è specializzata nella creazione di software per la gestione dei laboratori di prova, conformi alle norme di qualità. Progettazione, sviluppo e manutenzione del LIMS EuSoft.Lab (Laboratory Information Management System) rappresentano da sempre il core business di EuSoft. Oggi Eusoft.Lab è usato da più di 2000 utenti al giorno in più di 200 laboratori in 3 principali aree: ambientale, manifatturiero e laboratori conto terzi. Nel 2009, a seguito di una riorganizzazione aziendale e reingegnerizzazione del prodotto, viene rilasciato da Eusoft il nuovo Eusoft.Lab 10, sistema LIMS che coniuga una completezza funzionale tra le più elevate sul mercato alle più avanzate e innovative tecnologie web based. Eusoft.Lab 10 è disponibile in maniera nativa anche per l utilizzo come servizio (SAAS) su piattaforme in Cloud Computing. Eusoft.Lab 10 è il primo LIMS italiano 100% cloud ed uno dei pochi a livello worldwide. Contatti Bari Via Marco Partipilo, Bari Tel: Fax: Milano Via Santa Maria della Valle, Milano Tel: Fax: info@eusoft.it Eusoft.Lab 10 rappresenta l ultima generazione delle nostre soluzioni LIMS. E specificamente studiato per aiutare i laboratori a ridurre i loro costi migliorando l efficienza e produttività. Chi sceglie EuSoft.lab 10 non si assicura solo i vantaggi di una tecnologia all avanguardia, ma anche la qualità e l efficienza di un team di esperti interamente dedicato al LIMS, capace di supportare il cliente in ogni fase del progetto LIMS, dalla configurazione all installazione, dal training all assistenza e alla manutenzione. In questo modo i clienti EuSoft possono beneficiare di un continuo contatto con un team esperto con familiarità con le loro specifiche esigenze. I servizi offerti sono suddivisi in diversi livelli: da quelli base, comuni a tutte le realtà aziendali, a quelli più evoluti e personalizzati. 7 Gestire il laboratorio in maniera semplice