PRIMO RENDICONTO DELL ATTIVITÀ E DELLO STATO DI AVANZAMENTO DEGLI OBIETTIVI PER L ANNO 2010

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1 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO PRIMO RENDICONTO DELL ATTIVITÀ E DELLO STATO DI AVANZAMENTO DEGLI OBIETTIVI PER L ANNO 2010 PREMESSA...1 A. LA SITUAZIONE COMPLESSIVA DEL SIBA NEL B. LE ATTIVITÀ FISIOLOGICHE SVOLTE DAL SIBA NEL C. I NUOVI PROGETTI PREVISTI PER IL D. LO STATO DI REALIZZAZIONE DEGLI OBIETTIVI...4 E. LA REVISIONE DELLE POLITICHE DI SPESA PER LE RISORSE DOCUMENTALI...6 F. ATTIVITÁ NON PREVISTE SVOLTE NEL CORSO DEL PREMESSA In questa relazione, trasmessa all Amministrazione in ossequio a quanto previsto dall art. 14 comma 2 del Regolamento di Amministrazione, Finanza e Contabilità, si fornisce un primo resoconto dell attività svolta dal SiBA nel corso del 2010, con particolare riguardo agli obiettivi approvati dal Comitato Tecnico Scientifico nella seduta del 29 settembre 2009, in occasione della formulazione delle richieste di finanziamento per l anno successivo e rivisti nella seduta dell 8 luglio E parso opportuno aprire la relazione con un cenno alla situazione complessiva in cui si trova ad operare il Sistema Bibliotecario, ai vincoli che condizionano la sua attività, e alle iniziative poste in essere per limitare, in quanto possibile, le conseguenze dello stato di difficoltà finanziaria in cui si trova l Ateneo. La valutazione dell attività svolta dal SiBA (e del relativo fabbisogno di risorse) non può prescindere dalla considerazione che la gestione di un sistema bibliotecario richiede un continuo aggiornamento delle tecniche, delle logiche economiche e dell organizzazione. La crescita delle risorse accessibili in via elettronica è stata solo la premessa per lo sviluppo di tecniche di accesso e di ricerca che stanno rivoluzionando i modi di fare lavoro scientifico, e incidono profondamente anche sulla valutazione dei suoi risultati. A. LA SITUAZIONE COMPLESSIVA DEL SIBA NEL 2010 II SiBA, all interno della scelta strategica dell Ateneo di concentrazione fisica dei servizi in quattro biblioteche, ha costantemente perseguito una linea di razionalizzazione organizzativa e di risparmio di risorse umane e finanziarie attraverso - il raggiungimento di economie di scala mediante la cooperazione con altri atenei nei progetti di particolare onerosità e complessità quali ad esempio l automazione delle biblioteche e la gestione in forma aggregata di procedure di gara per l acquisizione di beni bibliografici e documentali - la sistematica analisi delle procedure e dei processi operativi e gestionali - la riduzione degli sprechi nei costi operativi. Nel 2009 il Sistema, in vista di possibili restrizioni, aveva avviato una verifica delle acquisizioni di risorse documentali, elaborando linee guida condivise attraverso cui operare una razionalizzazione della spesa destinata alle risorse documentarie sia in formato cartaceo che elettronico. Nel 2010 l applicazione di tali linee Obiettivi SiBA 2010 Pagina 1 di 7

2 ha permesso di identificare alcune risorse di minor utilizzo, la cui perdita dovrebbe avere un impatto minore per le esigenze della didattica e della ricerca, nonché l individuazione di soluzioni alternative, di minor costo, per l accesso ad alcuni contenuti informativi di cui si riferisce al successivo punto E. La situazione relativa all organico del SiBA, che già da tempo presentava particolari elementi di criticità, è significativamente peggiorata nel 2010, accentuandone in qualche misura la fragilità strutturale. Sulle 25 posizioni previste in organico sono attualmente in servizio 22 unità di cui sette (3 con profilo amministrativo-contabile e 4 con profilo area biblioteche), pari a circa un terzo dell organico (31,82%) usufruiscono del regime di part-time. A seguito di trasferimento, una posizione con profilo amministrativocontabile è rimasta vacante dalla fine di maggio sino alla fine di agosto mentre un altra posizione con profilo amministrativo gestionale beneficia sino alla fine di novembre delle riduzioni d orario previste dalla normativa vigente. Per quanto riguarda in particolare il personale addetto alle quattro Biblioteche, delle complessive 14 unità in servizio (di cui 3 in regime di part-time) un unità per gravi motivi è stata e sarà assente per la maggior parte dell anno mentre un altra dalla metà di ottobre beneficerà di un periodo prolungato di congedo in base alla normativa vigente. Il numero di servizi ed attività che il Sistema Bibliotecario di Ateneo è chiamato a svolgere per assicurare un livello adeguato di supporto alla didattica ed alla ricerca è aumentato nel tempo, così come è costantemente cresciuta la loro articolazione e complessità organizzativa e gestionale sia sotto il profilo biblioteconomico che amministrativo-contabile sia per quello a contenuto informatico e tecnologico; senza tuttavia essere accompagnate da un potenziamento delle risorse umane necessarie alla loro realizzazione. Si ricordano le esigenze da tempo espresse dal Comitato Tecnico Scientifico del SiBA: - due nuove unità C/1 area biblioteche per le esigenze delle Biblioteche di Economia a Varese e Giurisprudenza a Como (richieste inoltrate all Amministrazione nel documento sull impatto per il Sistema Bibliotecario a seguito dello sdoppiamento sulle due sedi dei corsi di laurea delle due facoltà nel luglio 2006) - una unità D/1 area biblioteche per il SiBA sede di Varese per la gestione delle risorse elettroniche - una posizione di informatico (D/1 area tecnica, tecnico-scientifica ed elaborazione dati) per il SiBA sede di Como per la gestione dei servizi informativi a supporto del Sistema Bibliotecario (richieste inoltrate all Amministrazione nella ricognizione esigenze di personale 2004 e nel piano di sviluppo per il Sistema Bibliotecario di Ateneo del marzo 2005) - una unità C/1 area amministrativa per le esigenze del SiBA presso la sede di Varese per la gestione amministrativo contabile del Centro. Purtroppo la situazione complessiva dell Ateneo e situazioni specifiche non hanno consentito che queste esigenze fossero soddisfatte: al Sistema Bibliotecario non è stata assegnata alcuna nuova unità in organico e si è ancora in attesa di copertura di una posizione di amministrativo vacante dall aprile 2004 (1 unità B/3 area amministrativa). La situazione continua a rimanere critica, e si sta facendo potenzialmente pericolosa: in presenza di numeri ridotti in termini assoluti, il funzionamento di aree vitali del sistema può essere compromesso anche dall assenza di una sola persona. Gli utenti devono essere consapevoli che alla straordinaria efficienza degli strumenti oggi disponibili per la ricerca si accompagna una complessità che li rende vulnerabili e li espone al rischio del collasso. Si auspica che, pur nel difficile quadro generale, sia possibile provvedere ad un potenziamento dell organico, in particolare per quanto riguarda la posizione di profilo informatico e quella di profilo bibliotecario per la gestione delle risorse elettroniche. Obiettivi SiBA 2010 Pagina 2 di 7

3 Alla pressione esercitata sul buon funzionamento del Sistema Bibliotecario di Ateneo dalla criticità ordinaria rappresentata dalla complessiva esiguità dell organico - acuita, per periodi prolungati, dalla riduzione dell organico effettivo per cause contingenti - si è aggiunta nel corso dell anno quella derivante da eventi imprevisti la cui gestione ha portato ad un ulteriore aggravio dei carichi di lavoro per l intero Sistema Bibliotecario. In particolare si fa riferimento ai nuovi danni subiti dal patrimonio bibliografico della Biblioteca di Giurisprudenza, ai ricorrenti problemi di ordine logistico nelle strutture di Via Oriani e Via Valleggio a Como, Via Monte Generoso a Varese, nonché quelli, sia di ordine economico che gestionale, derivanti dal furto di apparecchiature subito nello scorso marzo dalla Biblioteca di Medicina e Scienze. B. LE ATTIVITÀ FISIOLOGICHE SVOLTE DAL SIBA NEL mantenimento e gestione dei servizi già offerti - portale InsuBRE per l accesso alle risorse documentarie in formato elettronico e alle informazioni bibliografiche - servizio di automazione autenticazione postazioni al pubblico - automazione dei servizi di biblioteca attraverso l applicativo ALEPH - sistema informativo per la gestione, la valutazione ed il monitoraggio dei servizi - servizio Audio in tatoo - AtATOO - collezioni documentarie su supporto cartaceo e delle collezioni speciali (materiale audiovisivo e carte geografiche) - institutional repository attraverso la piattaforma Open Archive Initiative per la conservazione e pubblicazione on line delle tesi di dottorato - servizio di ticketing - servizi di supporto per il diritto allo studio (CIDIS) 2. potenziamento di servizi - nuove risorse elettroniche (in linea e attraverso Tatoo) - iniziative destinate a facilitare agli utenti disabili l utilizzo dei servizi e delle risorse documentarie cartacee ed elettroniche, e supporto alle iniziative del Servizio Disabili - attività di formazione - dell utenza attraverso corsi differenziati sull utilizzo dei servizi e delle risorse documentarie disponibili in formato cartaceo ed elettronico - del personale SiBA 3. partecipazione a progetti e consorzi nazionali ed internazionali (ITALE, IGeLU, ACNP, CdU-CILEA, Progetto MICHAEL, ESSPER, GIM) 4. servizi ad altre strutture dell Ateneo, e ad enti esterni in base a convenzione: - assistenza tecnica e biblioteconomica per l utilizzo di ALEPH al personale del Centro Internazionale di Ricerca per le Storie Locali e le Diversità Culturali - attività di supporto alle iniziative promosse dal Servizio Disabili - attività di supporto alle iniziative promosse dal Comitato Pari Opportunità - fornitura di servizi di biblioteca e accesso alle risorse elettroniche per l utenza ospedaliera, nell ambito della convenzione triennale con l Azienda Ospedaliera Ospedale di Circolo - fornitura di servizi di biblioteca e accesso alle risorse elettroniche per l utenza ospedaliera, nell ambito della convenzione triennale con la Fondazione Istituto Insubrico Ricerca per la Vita Obiettivi SiBA 2010 Pagina 3 di 7

4 - acquisto materiale bibliografico per i dipartimenti e altre strutture dell Ateneo (se compatibile con le risorse umane disponibili). C. I NUOVI PROGETTI PREVISTI PER IL Diritto d autore, Proprietà intellettuale e ricerca scientifica. Il progetto ha l obiettivo di supportare l utenza istituzionale nelle diverse attività di studio e ricerca fornendo un servizio informativo sull uso delle risorse documentarie e informative (in formato cartaceo ed elettronico) nel rispetto della normativa in materia di diritto d autore e di rispetto della proprietà intellettuale. Il progetto presuppone una stretta collaborazione con il Centro Sistemi Informativi e Comunicazione (SIC) e per alcune specifiche iniziative può prevedere il ricorso a competenze specifiche anche esterne all Ateneo. Data l articolazione e complessità dell obiettivo fissato, le attività necessarie al compimento del progetto sono state schedulate in tre fasi fra loro distinte e conseguenti e se ne prevede il completamento nell arco di due anni. D. LO STATO DI REALIZZAZIONE DEGLI OBIETTIVI Nonostante le obiettive difficoltà illustrate al punto A, gli obiettivi previsti per il 2010, così come rivisti nel mese di luglio per valutarne l effettiva sostenibilità, sono stati sostanzialmente raggiunti o lo saranno entro l anno: 1) Il nuovo progetto Diritto d autore, Proprietà intellettuale e ricerca scientifica previsto per il 2010 è stato rimodulato nelle sue diverse fasi. Il progetto, distribuito nell arco di due anni, prevede di supportare l utenza istituzionale nelle diverse attività di studio e ricerca fornendo un servizio informativo sull uso delle risorse documentarie e informative (in formato cartaceo ed elettronico) nel rispetto della normativa in materia di diritto d autore e di rispetto della proprietà intellettuale. Entro la fine del 2010 era previsto il completamento della prima fase del progetto (analisi e studio di fattibilità) e l avvio di parte della seconda fase (realizzazione). Data la particolare complessità del progetto che comporta, oltre ad una significativa attività di studio e analisi in coordinamento con altre strutture presenti in Ateneo, la successiva integrazione nel nuovo sito d Ateneo insieme alla piattaforma per l e-learning, la sua realizzazione è specificamente subordinata alla disponibilità di adeguate risorse umane da dedicarvi. Nella fase di analisi, attualmente ancora in corso, si stanno affrontando i molti e diversi elementi di complessità legati da una parte alla molteplicità di implicazioni correlata alla materia Diritto d'autore, dall'altra ad elementi di contesto. La prima fase del progetto (analisi e studio di fattibilità) non potrà essere completata fino al prossimo anno in quanto le attuali risorse umane sono totalmente impegnate a far fronte al mantenimento degli altri servizi, non suscettibili di interruzione. Inoltre i tempi per l'implementazione del nuovo sito di Ateneo non sono al momento noti e difficilmente la nuova piattaforma potrà essere resa disponibile prima di gennaio Per questo progetto l unica attività che si potrà assicurare nell anno corrente è la predisposizione di documentazione, rivolta essenzialmente all utenza studentesca, con funzioni di promemoria sugli aspetti più generali relativi al rispetto del diritto d autore. Tale documentazione verrà resa disponibile entro la fine dell anno, in formato cartaceo ed elettronico, in modalità compatibile con le infrastrutture tecnologiche messe a disposizione dall'ateneo. Obiettivi SiBA 2010 Pagina 4 di 7

5 2) L obiettivo mantenimento e gestione del portale InsuBRE per l accesso alle risorse documentarie in formato elettronico e alle informazioni bibliografiche, è stato integrato con l implementazione di una nuova funzionalità per la raccolta e gestione delle statistiche d uso delle risorse elettroniche. 3) L obiettivo mantenimento e gestione dell automazione dei servizi di biblioteca attraverso l applicativo ALEPH, è stato integrato con l aggiornamento delle procedure di estrazione dati ad uso dei bibliotecari addetti alle attività di back office [estrazione dati di copia e topografico] e con la realizzazione di due nuove funzionalità rivolte a migliorare i servizi del Catalogo in linea. A partire dal mese di settembre sono infatti disponibili un nuovo modulo in linea per le richieste di Prestito Interbibliotecario e di Fornitura Documenti e il servizio Nuovi Arrivi in Biblioteca che consente a ciascun utente di essere informato riguardo i titoli entrati in catalogo negli ultimi trenta giorni. L'elenco si aggiorna ogni 24 ore e può essere ordinato per Biblioteca e disciplina. E possibile inoltre estendere la ricerca per argomento a tutti i titoli presenti in catalogo e salvare l elenco dei nuovi arrivi per biblioteca in formato elaborabile dai principali fogli di calcolo. 4) L obiettivo mantenimento e gestione di un sistema informativo per la gestione, la valutazione ed il monitoraggio dei servizi è stato integrato con l acquisizione di SimonLib un applicativo progettato specificamente per il contesto bibliotecario (in modalità ASP Application Service Provider) per la gestione del datawarehouse. Entro la fine dell anno ne verrà completata la configurazione e si avvierà l inserimento dei dati relativi all ultimo triennio, secondo il profilo GIM. 5) L obiettivo mantenimento e gestione delle collezioni documentarie su supporto cartaceo e delle collezioni speciali (materiale audiovisivo e carte geografiche) è stato integrato con la completa revisione delle procedure per la gestione dei periodici in abbonamento in occasione dell avvio della nuova fornitura nell ambito della gara interateneo ) L obiettivo mantenimento e gestione di istitutional repository attraverso la piattaforma Open Archive Initiative per la conservazione e pubblicazione on line delle tesi di dottorato è stato integrato con la pianificazione della migrazione alla nuova versione dell applicativo DSPACE che permetterà di gestire in automatico, attraverso un processo di harvesting, la procedura di deposito legale previsto per le tesi di dottorato. L implementazione dovrebbe essere completa entro la fine dell anno. 7) Sempre nell ambito delle Attività fisiologiche del Sistema: - è in avanzato stadio di realizzazione e sarà completato entro l anno il progetto di aggiornamento dell infrastruttura tecnologica per i servizi di file system del dominio SiBA - sono state riviste tutte le procedure amministrativo-contabili a seguito dell entrata in vigore del nuovo regolamento per le spese in economia 8) anche per il 2010 il SiBA ha partecipato: - alla nuova indagine sulla Rilevazione dei prezzi relativi a beni e servizi per le Pubbliche Amministrazioni promossa dal Ministero dell Economia e delle Finanze, in collaborazione con l ISTAT, che vede coinvolto un campione di circa 600 PP.AA. Obiettivi SiBA 2010 Pagina 5 di 7

6 - al gruppo di lavoro dell Ateneo per la gestione della fornitura per la gara per l appalto quinquennale per il servizi integrati per gli edifici universitari. Dal 2010 inoltre, nell ambito di GIM (Gruppo Interuniversitario per il Monitoraggio dei sistemi bibliotecari cui l Ateneo ha aderito insieme ad altre 15 Università) il SiBA ha partecipato ai gruppi di lavoro costituiti per la preparazione della terza rilevazione nazionale che sarà avviata agli inizi del 2011 e coinvolgerà tutte le università italiane consentendo di avere una fotografia aggiornata al dei servizi bibliotecari accademici e una serie storica di dati su quasi un decennio. E. LA REVISIONE DELLE POLITICHE DI SPESA PER LE RISORSE DOCUMENTALI Il Comitato Tecnico Scientifico del SiBA già a partire dallo scorso anno, ritenendo di dover anticipare l impatto di prevedibili restrizioni nelle disponibilità finanziarie, ha intrapreso un riesame delle politiche di sviluppo delle collezioni definendo linee guida condivise attraverso cui operare una razionalizzazione della spesa destinata alle risorse documentarie, sia in formato cartaceo che elettronico. Di concerto con i Consigli Scientifici delle Biblioteche, anche quest anno sono state riesaminate le diverse collezioni documentali (riviste elettroniche e cartacee, banche dati, etc.) per verificare - se le esigenze di ricerca e didattica per cui le risorse sono state acquisite siano ancora attuali - il rapporto fra spesa sostenuta per l'acquisizione della risorsa e suo effettivo utilizzo (desumibile dalle statistiche d'uso disponibili) - l esistenza di possibili soluzioni alternative per l accesso ai contenuti informativi. Nel corso di quest anno il processo di analisi ha permesso di identificare alcune risorse non più attuali per le esigenze di ricerca e didattica per cui si procederà alla dismissione con l inizio del 2011; altre per cui si sta negoziando una riduzione dei costi, a fronte di una riduzione del numero di risorse sottoscritte, scegliendo quelle di minor utilizzo la cui perdita dovrebbe avere un impatto modesto per le esigenze della didattica e della ricerca. Sono inoltre state identificate alcune soluzioni alternative per l accesso ai contenuti informativi per il gruppo di banche dati d ambito giuridico De Agostini il cui contratto quinquennale, in scadenza il prossimo ottobre, non verrà rinnovato. Da ultimo, pare opportuno menzionare la significativa riduzione dei costi di commissione per gli abbonamenti a periodici ottenuti attraverso la procedura di gara interateneo. F. ATTIVITÁ NON PREVISTE SVOLTE NEL CORSO DEL 2010 Il SiBA ha concluso o conta di concludere entro l anno diverse attività che non potevano essere previste in fase di definizione degli obiettivi nel settembre 2009: - stesura del capitolato speciale d appalto, nell ambito del nuovo Accordo interateneo per la gestione della gara per la fornitura di monografie italiane e straniere per il prossimo quinquennio. Gli Atenei partecipanti sono: Politecnico di Milano, Politecnico di Torino, Università di Padova, Università di Siena, Università di Trento, Università di Camerino, Università di Modena e Reggio Emilia, Università di Genova, Università dell Insubria, Università di Milano Bicocca, Università di Bergamo, Università IUAV di Venezia, l Università di Milano, Università di Bologna, Università di Firenze, Università di Pavia, Università di Perugia, Università di Udine e Università di Trieste Obiettivi SiBA 2010 Pagina 6 di 7

7 - gestione degli interventi conseguenti agli adempimenti richiesti con i Documenti di Valutazione del Rischio Biologico delle Biblioteche rilasciati dall Ufficio Prevenzione e Protezione nel febbraio di quest anno - gestione del trasferimento del materiale librario antico e di pregio della Biblioteca e della Facoltà di Giurisprudenza, precedentemente collocati nella sala 1 del piano primo dell edificio in via Oriani nel deposto librario al piano interrato, resosi necessario a seguito della riorganizzazione complessiva degli spazi in Como da parte della Facoltà di Giurisprudenza - gestione delle procedure sia amministrative che biblioteconomiche necessarie per il trattamento di una significativa donazione ricevuta dalla Biblioteca di Giurisprudenza - partecipazione (Direttore e Segretario Amministrativo) al gruppo di lavoro dell Ateneo per la stesura del bilancio economico sperimentale e per la produzione di cruscotti direzionali per il Dipartimento di Economia e per il Sistema Bibliotecario di Ateneo in previsione dell introduzione della contabilità economico-patrimoniale e ai fini propri del controllo di gestione - gestione degli interventi sia amministrativi che informatici conseguenti al furto delle apparecchiature informatiche subito nello scorso marzo dalla Biblioteca di Medicina e di Scienze, per il riacquisto e la messa a disposizione al pubblico delle postazioni. Obiettivi SiBA 2010 Pagina 7 di 7

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