LINEE GUIDA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI, DELLE PROCEDURE E DEI PROCEDIMENTI DELL ENTE

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1 LINEE GUIDA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI, DELLE PROCEDURE E DEI PROCEDIMENTI DELL ENTE DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI, DELLE PROCEDURE E DEI PROCEDIMENTI DELL ENTE 1. La dematerializzazione degli atti, delle procedure e dei procedimenti è un obiettivo strategico della Provincia di Foggia. Pertanto, l applicazione delle presenti linee guida costituisce elemento di valutazione della prestazione di lavoro da parte dei Dirigenti, per quanto riguarda i dipendenti, e da parte del Nucleo di valutazione per quanto riguarda la valutazione dei risultati conseguiti dai Dirigenti. PROTOCOLLO INFORMATICO ED INIZIATIVE DI FORMAZIONE 2. L esecuzione delle operazioni di segnatura digitale del protocollo, sia in entrata che in uscita, è obbligatoria, e con essa il trattamento digitale dei documenti. Le operazioni devono essere eseguite attraverso il sistema di protocollo informatico JProt, d ora in poi definito semplicemente JProt. Fino all approvazione dello specifico Regolamento del Protocollo informatico e dei Flussi documentali, i Dirigenti e i dipendenti si conformano alle presenti linee guida ed a quanto previsto nei seguenti documenti, pubblicati sulla intranet: a. Guida applicativa JProt, b. Manuale JProt, c. Manuale di Postaonline. 3. È altresì obbligatoria la formazione interna rivolta agli utenti dei servizi informativi dell Amministrazione, ivi compresi i Dirigenti. 4. Di norma, il Servizio Protocollo provvede all apertura delle buste e dei plichi che pervengono all Ente, secondo le modalità successivamente specificate, alla segnatura di protocollo dei documenti in entrata, ivi compresi i documenti che pervengano all Ente attraverso posta elettronica certificata o altri strumenti prevista dal Codice dell Amministrazione Digitale, d ora in poi definito CAD, alla loro assegnazione ai competenti servizi, alla imputazione nel Titolario, alla gestione degli eventuali rifiuti ed all annullamento dei protocolli, all archiviazione dei documenti cartacei. Di conseguenza, ad eccezione delle categorie di documenti successivamente elencate, i Servizi sono tenuti alla gestione ed al trattamento dei documenti esclusivamente nel formato digitale. 5. La segnatura di protocollo viene di norma apposta sui documenti sbustati ed aperti ad eccezione di quelli che riguardano gare ed altre procedure ad evidenza pubblica, in cui l apertura delle buste venga prevista in forma pubblica e della corrispondenza 1

2 dichiarata riservata o confidenziale dal mittente. I dirigenti che ritengano di dover sottrarre particolari categorie di atti all apertura della busta o del plico in cui essi sono contenuti devono segnalarlo al Segretario Generale ed al Responsabile del Procedimento, motivando espressamente la loro richiesta. 6. Di norma il Servizio Protocollo provvede alla digitalizzazione di tutti gli atti pervenuti ad eccezione di quelli (come progetti o documenti di particolare formato e foliazione) di cui non risulti possibile la scansione digitale. 7. Il Servizio Protocollo provvede anche alla custodia ed all archiviazione dei documenti costituenti l archivio corrente, ad eccezione delle seguenti categoria di documenti i cui originali cartacei vengono ritirati dai Servizi competenti a. citazioni, atti giudiziari; b. progetti; c. atti di competenza della Formazione Professionale riguardanti la gestione dei Por; d. Durc; e. atti relativi ai procedimenti di richiesta attingimento acque; f. atti relativi ai procedimenti di richiesta transito mietitrebbie; g. atti relativi ai procedimenti di richiesta veicoli eccezionali; h. in generale, atti che comportino l apposizione sul provvedimento finale di marca da bollo. 8. Tali atti vengono ritirati presso il Servizio Protocollo direttamente da dipendenti dei Settori interessati o da uscieri, espressamente incaricati dai rispettivi Dirigenti. Inoltre, gli atti predetti vengono custoditi ed archiviati a cura dei Settori competenti, che a procedimenti esauriti, li versano all archivio di deposito. 9. Tenuto conto della complessità della gestione della marche da bollo in un regime digitale, l Amministrazione incoraggia il ricorso alla marca da bollo virtuale secondo quanto previsto dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. A tal fine, i Dirigenti che trattano procedimenti i cui atti conclusivi prevedano il pagamento dell imposta di bollo sono incaricati di svolgere le procedure necessarie. 10.I Servizi sono altresì incaricati della formazione, della tenuta e dell aggiornamento dei fascicoli previsti da JProt cercando, per quanto possibile, di conformare tale attività a quanto previsto dal CAD in materia di fascicolo elettronico. 11.I documenti digitali assegnati dal Protocollo vanno presi in carico entro le 24 ore lavorative successive all assegnazione; eventuali rifiuti devono essere espressamente motivati. 2

3 MODALITA DI TRASMISSIONE E DI RICEZIONE DEI DOCUMENTI 12.Al fine di rendere più rapidi e trasparenti i rapporti con i cittadini, con gli utenti dei servizi e con le imprese l amministrazione incoraggia il ricorso a forme di trasmissione telematica dei documenti digitali, sia in arrivo che in partenza, fatti salvi i casi previsti dal CAD (ad esempio la corrispondenza tra pubbliche amministrazioni) in cui tale forma è obbligatoria. 13.Ai sensi dell art.48, 1 comma del CAD, la comunicazione ha luogo attraverso PEC qualora la trasmissione telematica necessiti di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna in analogia alla posta raccomandata A.R. 14. L Amministrazione accetta, in arrivo, anche documenti digitali riconducibili alla fattispecie prevista dall art. 46 comma 1 del CAD (I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale). 15.In tale fattispecie sono compresi: a. documenti trasmessi attraverso il fax, ai numeri di fax resi disponibili dall Amministrazione, o al fax server di prossima implementazione; b. documenti sottoscritti con firma digitale, anche se trasmessi attraverso la posta elettronica ordinaria; c. documenti trasmessi da indirizzi di posta elettronica ordinaria o depositati su apposito server dell Amministrazione, i cui titolari abbiano dichiarato la propria identità. 16.Le norme tecniche di gestione di quanto previsto dal comma precedente sono definite dal Dirigente del Settore Sistema Informativo dell Ente, attraverso propria determinazione dirigenziale. 17.La gestione della corrispondenza sulle caselle di posta elettronica certificata è obbligatoria e viene attuata secondo le seguenti modalità: la corrispondenza in arrivo sulla casella PEC istituzionale viene gestita e protocollata dal Servizio di Protocollo; la corrispondenza in arrivo sulle caselle PEC della presidenza, degli assessorati, dei consiglieri provinciali e dei dirigenti viene inoltrata, ai fini della protocollazione, alla casella PEC istituzionale. 18.La spedizione attraverso Posta On Line è ammessa esclusivamente nei casi in cui sia impossibile inviare al destinatario il documento telematicamente, attraverso gli strumenti previsti dal CAD. In particolare, la posta destinata ad altre pubbliche amministrazioni, ivi compresi gli istituti scolastici, viene trasmessa tramite posta elettronica (PEC o ordinaria) dalle caselle di posta elettronica istituzionale dei servizi o dalle caselle PEC dei dirigenti. Con le stesse modalità vengono trasmessi i documenti destinati a cittadini o ad imprese che abbiamo dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica, secondo le modalità definite dalle Norme Tecniche di cui al precedente punto 10. 3

4 19.Il Settore Sistema Informativo forma, aggiorna e mantiene la rubrica dei destinatari di posta elettronica di cui al punto precedente, e la distribuisce ai Servizi garantendo un facile e rapido accesso alle informazioni ed ai dati della rubrica. COMUNICAZIONI INTERNE E FLUSSI PROCEDIMENTI INTERNI INFORMALI 20.Laddove sia necessario trasmettere all interno dell Amministrazione documenti protocollati, la comunicazione avviene attraverso JProt (il documento viene protocollato dal Servizio mittente e contestualmente assegnato al destinatario o ai destinatari). 21.Le comunicazioni attinenti il funzionamento del Consiglio Provinciale (convocazione del Consiglio e delle Commissione Consiliari, dell Ufficio di Presidenza, presentazione di mozioni, interrogazioni) avvengono di norma attraverso la posta elettronica certificata. 22.I documenti aventi carattere formale, e da protocollarsi, sottoscritti da dipendenti dell Amministrazione vengono trasmessi attraverso JProt, accompagnati da certificato digitale (cosiddetta firma debole) volto ad assicurare l identità del mittente. 23.Ad eccezione della trasmissione di certificati medici, sono dematerializzate le comunicazioni tra il personale dipendente ed il Servizio Risorse Umane: le relative comunicazioni sono svolte attraverso posta elettronica ordinaria o appositi moduli elettronici, e in caso di necessità, accompagnate da certificato digitale (cosiddetta firma debole) volto ad assicurare l identità del mittente. 24.Del rilascio e della gestione dei certificati digitali (firme deboli) è incaricato il Settore Sistema informativo, che provvede anche alla implementazione degli eventuali moduli elettronici. DEMATERIALIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTI RELATIVI ALLA PRODUZIONE DI DELIBERE E DETERMINE, E ALLA PUBBLICAZIONE ALL ALBO PRETORIO 25.A far data dal 1 ottobre 2010, le procedure cartacee relative all adozione delle deliberazioni della Giunta e del Consiglio e delle Determinazioni dirigenziali, e alla loro pubblicazione sull albo pretorio sono sostituite da flussi digitali, secondo specifiche Norme tecniche della cui redazione è incaricato il Dirigente del Settore Sistema Informativo, che le approva con propria determinazione, sentito l Assessore al Ramo. DEMATERIALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE AD EVIDENZA PUBBLICA 26.Al fine di ridurre i costi amministrativi di gestione dei procedimenti, l amministrazione incoraggia il ricorso al mercato digitale ed alle gare on line. A tal fine, l Amministrazione aderisce a Mepa gestito da Consip e a Empulia, gestito della Regione Puglia. I dirigenti del settore Appalti e Contratti e del Sistema informativo sono incaricati di promuovere le iniziative più idonee per coinvolgere in detti processi tutti i Dirigenti dell Amministrazione. SOSTITUZIONE DELLE MACCHINE FOTOCOPIATRICI CON SCANNER, SOSTITUZIONE DEI FAX 4

5 27. Il ricorso alla carta ed alla riproduzione cartacea dei documenti è ammesso solo nei casi in cui sia impossibile trattare digitalmente i documenti, e per categorie di atti espressamente individuate e dichiarate dai Dirigenti responsabili, che ne danno comunicazione al Responsabile del Procedimento entro 30 giorni dalla data della presente deliberazione. 28.Il dirigente del Settore Appalti e Contratti è incaricato della sostituzione delle macchine fotocopiatrici con macchine multifunzione con particolare riferimento alla funzione scanner. Il dirigente del Settore Sistema Informativo è incaricato della implementazione di un sistema di archiviazione e distribuzione dei documenti scansionati che ne consenta un agevole condivisione e un facile accesso agli utenti interessati. 29.A far data dal 1 ottobre, e comunque ad avvenuta implementazione del nuovo sistema telefonico (Voip), i fax attualmente in uso presso l Ente sono dismessi. È obbligatorio l uso del fax server previsto dal nuovo sistema telefonico. Il Settore Sistema Informativo cura la formazione del personale preposto all utilizzazione del fax server. RIMODULAZIONE MODULISTICA DELL AMMINISTRAZIONE 30. Rilevato che l art.32 della legge 69/2009, modificato dalla Legge 25 del , ha stabilito al 1 gennaio 2011 il termine entro il quale non avranno più efficacia legale gli atti cartacei, che saranno dunque sostituiti in tutto e per tutto da quelli digitali, e che tale obbligo comporta la necessità di trasformare i modelli e i moduli cartacei attualmente vigenti in seno all Ente, con modelli e moduli digitali, su un formato (generalmente A4) più compatibile con gli strumenti di office automation, i Dirigenti sono incaricati di comunicare e di trasmettere al Dirigente del Settore Informativo i moduli ed i modelli attualmente in uso, entro il 30 agosto Il Settore Sistema Informativo è incaricato della predisposizione dei nuovi moduli e modelli digitali, sentiti, di volta in volta, i Dirigenti interessati. 32.Per consentire ai cittadini ed alle imprese relazioni più snelle, rapide, efficienti e trasparenti con l Amministrazione, e in ottemperanza alle prescrizioni del Cad, la nuova modulistica dovrà essere resa disponibile on line. 33.Laddove possibile, dovrà essere consentito ai cittadini che abbiano dichiarato la loro identità ed il loro indirizzo di posta elettronica di avviare i procedimenti direttamente on line. 5