La dematerializzazione documentale nel Comune di Roma

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Giordano Giusti
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1 La dematerializzazione documentale nel Comune di Roma

2 Dematerializzazione Il termine dematerializzazione identifica la tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa solitamente cartacea in favore del documento informatico. Il costo stimato di gestione annuale, comprendente la trasmissione, la protocollazione, le copie e lo stoccaggio per conservazione dei documenti nelle PAC è superiore a 3 miliardi di euro. Stime relative alle Pubbliche Amministrazioni locali, anch esse limitate ai soli documenti protocollati, sono non inferiori a 1,5 miliardi di euro. (cfr. Libro Bianco del Cnipa sulla dematerializzazione).

Il costo stimato di gestione annuale, comprendente la trasmissione, la protocollazione, le copie e lo stoccaggio per conservazione dei documenti

3 Dematerializzazione La dematerializzazione si può realizzare operando in 3 distinti ambiti nei quali il Comune ha in corso specifici progetti: nei processi interni alle amministrazioni, sostituendo i flussi interni di documentazione cartacee che rivestono rilevanza formale con documenti digitali attraverso il protocollo informatico, la gestione documentale e il workflow documentale. negli scambi tra amministrazioni impiegando servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa. nelle comunicazioni con cittadini ed imprese garantendo l interattività dei servizi on-line.

digitali attraverso il protocollo informatico, la gestione documentale e il workflow documentale.

4 Dematerializzazione Il Comune annuncia l avvio operativo di un piano di dematerializzazione interna che rappresenta il caso nazionale più complesso, viste le dimensioni della municipalità, la vastità dell area interessata e la numerosità dei soggetti coinvolti : sedi di cui 200 uffici e scuole (di cui circa 450 comunali) documenti cartacei formali trattati annualmente (2008) 77 aree organizzative per la protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita operatori abilitati

5 Volumi cartacei documenti cartacei distribuiti in: doc. in entrata doc. per comunicazioni interne doc. di tipo misto (interno ed esterno) documenti in uscita

000 doc. in entrata 2.000.000 doc. per comunicazioni interne 200.

6 Il costo della documentazione cartacea Per il Comune di Roma il costo dell intero ciclo di gestione documentale (trasmissione, protocollazione, copiatura, stoccaggio, conservazione) è stato stimato in circa 85 milioni di euro. protocollazione copiatura trasmissione conservazione stoccaggio Il costo del ciclo di trattamento del documento dalla trasmissione alla ricezione, dall archiviazione alla conservazione si stima in circa 15 euro/documento (cfr. Libro Bianco del Cnipa sulla dematerializzazione).

protocollazione copiatura trasmissione conservazione stoccaggio Il costo del ciclo di trattamento del documento dalla

7 Le fasi del piano di attuazione Ad oggi l attività del Comune per il piano di dematerializzazione interna ha consentito: la disponibilità di postazioni di lavoro connesse a 270 LAN collegate ad una rete a banda ultra larga. l utilizzo di una piattaforma applicativa di protocollo informatico e gestione documentale unica per tutti gli uffici, sita presso il Centro di Elaborazione Dati del Comune. Grazie all attività di protocollazione informatizzata si dispone di un quadro aggiornato dei volumi dei documenti trattati e della loro ripartizione sulle 77 Aree organizzative. La dematerializzazione nel Comune di Roma

l utilizzo di una piattaforma applicativa di protocollo informatico e gestione documentale unica per tutti gli uffici, sita presso il Centro di

8 La piattaforma applicativa

9 Ripartizione del volume dei documenti per Municipio Dati 2008

10 La ripartizione del volume dei documenti per Dipartimento Dati 2008 La dematerializzazione nel Comune di Roma

11 Dalla sperimentazione all attuazione La successiva fase di attuazione del piano di dematerializzazione interna è stata individuata dopo il positivo esito della sperimentazione condotta presso il Dipartimento XIII-Unità ICT che ha impiegato integralmente la piattaforma applicativa di protocollo informatico e gestione documentale

sperimentazione condotta presso il Dipartimento XIII-Unità ICT che ha impiegato

12 Dalla sperimentazione all attuazione Riproduzioni cartacee archivi cartacei distribuiti Archivi cartacei distribuiti Scansione dei documenti cartacei e smistamento Archivio digitale unico per singola area omogenea

cartacei distribuiti Scansione dei documenti cartacei

13 Risultati della sperimentazione Archiviati documenti che hanno occupato su disco 2,5 Giga byte di memoria Archivi cartacei personali Trasporto con corrieri alert sulla casella di posta normalmente utilizzata trasmissione digitale della corrispondenza in uscita archiviazione digitale accessibile al personale con motori di ricerca attraverso chiavi intuitive

personali Trasporto con corrieri alert sulla casella di posta normalmente utilizzata

14 Vantaggi della dematerializzazione I vantaggi che ne derivano possono essere così riassunti: reperimento immediato dei documenti dalla propria postazione di lavoro eliminazione degli archivi cartacei dislocati in ogni unità organizzativa e gestiti in modo difforme, con conseguenti grandi difficoltà di reperimento dei documenti recupero degli spazi occupati dagli archivi cartacei all interno delle sedi comunali, spesso in zone ad alto valore catastale, e loro messa a disposizione del personale (possibilità di utilizzo delle sedi liberate come spazi di lavoro) superamento della spedizione giornaliera dei documenti cartacei a mezzo di corrieri.

documenti recupero degli spazi occupati dagli archivi cartacei all interno delle sedi comunali, spesso in zone ad alto valore catastale, e loro messa a

15 Piano di attuazione L estensione dell utilizzo integrale dell applicazione sarà graduale e coinvolgerà nel primo trimestre del 2010 due Dipartimenti (Dipartimento del patrimonio e della casa e Dipartimento delle risorse economiche) e due Municipi (XII e XVIII) per un volume complessivo di circa documenti (dati 2008). Nei successivi 18 mesi il processo interesserà l intero Comune. La dematerializzazione nel Comune di Roma

risorse economiche) e due Municipi (XII e XVIII) per un volume complessivo di circa 675.

16 Benefici ambientali In media 3,5 fogli per documento milioni di documenti 0.08 gr kg di carta/anno 1,2 km 2 di superficie alberi

000 milioni di documenti 0.08 gr. 1.540.

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