VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE OGGETTO: DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI COMUNE DI MOZZECANE. ATTO DI INDIRIZZO.

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1 COMUNE DI MOZZECANE PROVINCIA DI VERONA REG. DEL. N 115 COPIA VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE OGGETTO: DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI COMUNE DI MOZZECANE. ATTO DI INDIRIZZO. L Anno duemilaquattordici addì ventidue del mese di dicembre si è riunita la Giunta Comunale. All appello risultano PICCININI TOMAS SINDACO Presente MARTELLI MAURO VICE SINDACO Presente FACCIOLI SIMONE ASSESSORE Assente BOVO DEBORA ASSESSORE Presente SANTORO ROSANNA ASSESSORE Presente Assiste all adunanza il Segretario dott. GOBBI LUCIANO. Il Sig. PICCININI TOMAS, nella sua qualità di SINDACO assume la presidenza e, riconosciuta legale l adunanza dichiara aperta la seduta per discutere e deliberare sull oggetto sopraindicato. DELIBERA DI GIUNTA n. 115 del pag. 1 - COMUNE DI MOZZECANE

2 OGGETTO: DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI COMUNE DI MOZZECANE. ATTO DI INDIRIZZO. Il Sindaco propone l'adozione della seguente deliberazione: Premesso che: In un epoca in cui le informazioni digitali nelle organizzazioni hanno subito una crescita esponenziale, influendo sul modo di vivere la quotidianità e la condivisione delle informazioni stesse, è diventato sempre più necessario adottare delle soluzioni adatte alla digitalizzazione dei documenti cartacei e alla gestione globale di quelle elettronici; Le linee programmatiche della Lista Insieme per Mozzecane prevedono, per la parte di informatizzazione del Comune, l inserimento di soluzioni per la dematerializzazione dei documenti e la creazione di un archivio elettronico per il Municipio, al fine di snellire le procedure interne e di creare una archivio moderno garantendo una riduzione dei costi e dei tempi di consultazione e condivisione delle informazioni contenute nei documenti; Il processo di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è un fattore fondamentale per garantire nel tempo l'integrità, la provenienza, la replicabilità dei documenti. Favorendo la velocità dei processi e determinando minori costi per le amministrazioni e le imprese, si propone inoltre come qualificante strumento di efficienza. (CNIPA Nr. 24 I Quaderni aprile 2006); Come richiamato dall'agid (Agenzia per l'italia Digitale) con dematerializzazione si indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all'interno delle strutture amministrative pubbliche e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Con la dematerializzazione si raggiungono molteplici scopi: 1 maggiore disponibilità di spazi (meno aree da dedicare agli archivi); 2 possibilità di disporre dei documenti attraverso un archivio strutturato e accessibile da qualunque postazione, condividendoli anche via web; 3 possibilità di recuperare le informazioni in tempi rapidi; 4 possibilità di archiviare digitalmente anche documenti datati; Visti gli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71, comma 1 del Codice dell'amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Visto lo schema predisposto da AgID Regole tecniche per le diverse fasi della gestione documentale ; Ritenuto pertanto proporre una soluzione per l archiviazione dei documenti analogici (cartacei) in conformità con le specifiche tecniche richieste per legge e congrua con le necessità evidenziate dall'ufficio tecnico ovvero la possibilità di digitalizzare grandi formati (A0-A1-A2) per garantire quanto indicato in premessa. Ritenuto altresì opportuno migliorare il processo di flusso documentale e protocollo informatico del Comune di Mozzecane e quindi avviare una prima fase di dematerializzazione dei documenti analogici con l obiettivo di una conservazione (art. 44 del Codice dell'amministrazione Digitale) che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti; DELIBERA DI GIUNTA n. 115 del pag. 2 - COMUNE DI MOZZECANE

3 Richiamate le disposizioni di cui al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43,commi 1 e 3, 44 e 44-bise 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ; Richiamate le disposizioni di cui al D.P.C.M. n. 285 del dove vengono definite le caratteristiche, i tempi e le modalità di attuazione da parte della PA, del nuovo sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese (SPID); Richiamata la propria deliberazione n. 90 del , esecutiva, con la quale è stato approvato il programma sulla trasparenza ed accessibilità delle informazioni da pubblicare sul sito istituzionale nell ente; Richiamate le disposizioni di cui al D.Lgs. N. 267/2000; PROPONE Per tutte le motivazioni sopraindicate: 1. in conformità a quanto previsto nelle linee programmatiche della Lista Insieme per Mozzecane che prevedono, per la parte di informatizzazione del Comune, l inserimento di soluzioni per la dematerializzazione dei documenti e la creazione di un archivio elettronico per il Municipio, nonchè il miglioramento del processo di flusso documentale e protocollo informatico del Comune di Mozzecane, di avviare una prima fase di dematerializzazione dei documenti analogici con l obiettivo di una conservazione che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, ai sensi dell art. 44 del Codice dell'amministrazione Digitale; 2. di demandare al responsabile del settore servizi istituzionali, in collaborazione con il responsabile del settore territorio e ambiente, l individuazione di una macchina multifunzione che offra anche la possibilità di digitalizzare grandi formati (A0-A1- A2); 3. di ricondurre la spesa complessiva di 3.000,00 al Cap. 618 CED-Interventi manutenzione hardware del bilancio di previsione 2014 e al medesimo capitolo per gli anni 2015,2016,2017,2018; 4. di comunicare il presente provvedimento al settore SERVIZI ISTITUZIONALI per gli adempimenti conseguenti, al fine di dare pratica attuazione al presente provvedimento; 5. di comunicare altresì il presente provvedimento ai capigruppo consiliari, contestualmente all affissione all albo, ai sensi dell articolo 125 del Decreto Legislativo n. 267/2000. DELIBERA DI GIUNTA n. 115 del pag. 3 - COMUNE DI MOZZECANE

4 OGGETTO: DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI COMUNE DI MOZZECANE. ATTO DI INDIRIZZO. LA GIUNTA COMUNALE Vista l allegata proposta di deliberazione; Visti gli allegati pareri favorevoli resi, ai sensi e per gli effetti dell art. 49 del Decreto Legislativo n. 267/2000 in ordine alla regolarità tecnica ed alla regolarità contabile del provvedimento in adozione; Ritenuta la proposta meritevole di approvazione per le motivazioni in essa indicate, che si recepiscono nel presente provvedimento; Richiamato l art. 48 del D. Lgs. 267/2000; Con voti unanimi favorevoli legalmente espressi; DELIBERA - Di approvare integralmente l allegata proposta di deliberazione che viene inserita nel presente atto come parte costitutiva del medesimo; - Di dichiarare con separata unanime votazione favorevole, espressa legalmente, al fine di consentire l adozione dei provvedimenti conseguenti entro il più breve tempo possibile, immediatamente eseguibile la presente deliberazione ai sensi dell art. 134, ultimo comma, del Decreto Legislativo n. 267/2000. DELIBERA DI GIUNTA n. 115 del pag. 4 - COMUNE DI MOZZECANE

5 AI SENSI DELL ART. 49 COMMA 1 DEL DECRETO LEGISLATIVO N Oggetto: DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI COMUNE DI MOZZECANE. ATTO DI INDIRIZZO. Il Responsabile del Servizio SOAVE ELISABETTA esprime parere Favorevole in ordine alla regolarità tecnica. Lì, Il Responsabile del Servizio F.to SOAVE ELISABETTA Il Responsabile del Servizio Mantovani Katia esprime parere Favorevole in ordine alla regolarità contabile. Lì, Il Responsabile del Servizio F.to Mantovani Katia DELIBERA DI GIUNTA n. 115 del pag. 5 - COMUNE DI MOZZECANE

6 Letto, approvato e sottoscritto. IL SINDACO PRESIDENTE F.to PICCININI TOMAS IL SEGRETARIO COMUNALE F.to GOBBI LUCIANO La presente copia è conforme all originale ed un esemplare della stessa è stata pubblicata nel sito web istituzionale di questo Comune per quindici giorni consecutivi dal ed è stata compresa nell elenco in data odierna delle deliberazioni comunicate ai capigruppo consiliari (art. 125 del T.U. 267/2000). Mozzecane, lì IL RESPONSABILE DEL SETTORE SERVIZI ISTITUZIONALI Dott.ssa Elisabetta Soave La presente deliberazione è divenuta esecutiva dopo il decimo giorno dalla sua pubblicazione ai sensi dell art. 134 comma 3 del T.U. 267/2000. Mozzecane, lì IL RESPONSABILE DEL SETTORE SERVIZI ISTITUZIONALI Dott.ssa Elisabetta Soave DELIBERA DI GIUNTA n. 115 del pag. 6 - COMUNE DI MOZZECANE

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