La conservazione fattore fondamentale. del Polo Archivistico Regionale. Alessandro Zucchini 16 settembre 2011

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1 La conservazione fattore fondamentale per la dematerializzazione: l'esperienza del Polo Archivistico Regionale dell'emilia-romagna (ParER) Alessandro Zucchini 16 settembre 2011

2 Senza conservazione non c è dematerializzazione -Contesto della dematerializzazione- > La conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo, in modo autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei. > Se non ci fosse la garanzia che i documenti digitali prodotti siano conservati e resi accessibili nel lungo termine, infatti, non sarebbe possibile ipotizzare una reale diffusione del processo di dematerializzazione. La realizzazione di archivi accessibili e strutturati, con la messa a disposizione dell enorme enorme patrimonio informativo della PA, costituisce, quindi, uno strumento indispensabile per tutte le pubbliche amministrazioni. > In questo contesto l'archivio e la gestione documentale acquisiscono in ambito digitaleit una nuova centralità che, rispetto all'approccio tradizionale i basato sostanzialmente sulla carta, ne amplia aspetto, ruolo e funzioni, anche rispetto alla classica ripartizione dell'archivio in corrente, di deposito e storico. 2

3 Un Polo per la conservazione digitale: il polo archivistico regionale Senza conservazione del digitale non c è dematerializzazione La conservazione del digitale è un processo complesso e impegnativo La tecnologia è complessa Le professionalità debbono essere giuste Gli interventi necessari non sono oggi sostenibili da una singola amministrazione Per questi motivi è stato creato ParER

4 Perché il Polo... Due fondamentali motivazioni: Il contenimento dei costi per funzioni particolarmente onerose per l'ente produttore evitando il moltiplicarsi l di strutture di conservazione Il presidio archivistico i tecnologico e organizzativo su attività che implicano professionalità, risorse e strutture adeguatamente formate e gestite

5 ParER: la (breve) e) storia Attivazione gruppo di lavoro, studio di fattibilità, gara servizi tecnologici e legge di assegnazione all'ibc della funzione di conservazione dei documenti informatici 2009 Nasce nel giugno 2009 con deliberazione di giunta n. 877/2009 presso IBC come struttura di riferimento della Pubblica Amministrazione in Emilia Romagna per la conservazione, archiviazione e gestione dei documenti informatici e in generale di ogni oggetto digitale 2010 Avviato da gennaio 2010 il servizio di conservazione sostitutiva per la Regione Emilia- Romagna e ha iniziato ad estendere questo servizio ad altri Enti (Province, Comuni, Aziende Sanitarie, Università) 2011 Sta costruendo i servizi di conservazione a lungo termine con l obiettivo di realizzazione l archivio unico dei documenti informatici degli enti e delle aziende sanitarie del territorio regionale e continua ad estendere il servizio di conservazione sostitutiva

6 La Legge Regionale n.17 del 29/10/2008 / Una legge per ParER Legge Regionale n. 17 del 29/10/2008, Art. 8 Modifiche alla legge regionale n. 29 del 1995: Al comma 1 dell articolo 2 della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29 (Riordinamento dello Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna) è aggiunta la seguente lettera: "f bis) svolge la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici." 6

7 ParER: Visione Strategica > Missione: essere la struttura di riferimento della Pubblica Amministrazione in Emilia Romagna per la conservazione, archiviazione e gestione dei documenti informatici ed in generale di ogni oggetto digitale a supporto dei processi di innovazione e semplificazione amministrativa. > Obiettivi: Garantire la conservazione, archiviazione e gestione dei documenti informatici e degli altri oggetti digitali Erogare servizi di accesso basati sui contenuti digitali conservati Fornire supporto, formazione e consulenza agli enti produttori 7

8 Rapporti giuridici >L Istituto regionale per i Beni artistici, culturali e naturali è stato individuato quale soggetto giuridico atto ad accogliere le funzioni di ParER, in ragione delle caratteristiche di autonomia organizzativa, gestionale tecnicoscientifica di cui gode, delle specifiche funzioni che ricopre nell ambito della valorizzazione dei beni culturali e dell esperienza maturata nel coordinamento degli enti del territorio >È un soggetto pubblico, con personalità giuridica propria - e quindi ente terzo rispetto agli enti - con autonomia tecnico-scientifica e una struttura logistica e un organico proprio, con professionalità qualificate che assommano conoscenze di natura archivistica, organizzativa, giuridica e informatica; >La Soprintendenza archivistica per l Emilia-Romagna svolge un ruolo di vigilanza per verificare che il processo di conservazione avvenga in modo conforme alla normativa e ai principi p di corretta e ininterrotta custodia

9 Collaborazione con la Soprintendenza archivistica > Nell'ottica della collaborazione tra istituzioni pubbliche in tema di archivi, ribadita anche dal protocollo d'intesa definito nel corso della Conferenza Nazionale degli archivi (novembre 2009), ParER ha stipulato un accordo di collaborazione con la Soprintendenza archivistica dell'emilia-romagna che prevede tra i punti più qualificanti: La semplificazione delle procedure autorizzatorie previste per gli archivi pubblici mediante l'approvazione di uno schema tipo di convenzione tra ParER e gli enti produttori per i servizi di conservazione sostitutiva e di sperimentazione per i servizi di conservazione di lungo termine La collaborazione con la Soprintendenza per favorire lo svolgimento dell'attività ispettiva che le è propria anche mediante l'accesso telematico al sistema di conservazione di ParER L'impegno da parte di ParER a far sì che in futuro gli archivi conservati siano resi fruibili ai cittadini mediante la confluenza nel SAN (Sistema Archivistico Nazionale) Collaborazione tra i due enti per fornire agli enti produttori supporto e consulenza in ambito archivistico, con particolare riferimento alla conservazione digitaleit 9

10 Community network (CN-ER) ParER è inserito nel sistema a rete costituito tra la Regione e gli Enti locali per la gestione dello sviluppo dei servizi di e- government: Comunità tematica sulla gestione documentale: attività di supporto e consulenza agli enti per la definizione di un corretto sistema documentale e di produzione di documenti informatici Definizione di linee guida per la gestione di flussi documentali informatici: sistemi di comunicazione, formati, sistemi di registrazione

11 ParER e l evoluzione della normativa > ParER è uno dei primi esempi di polo archivistico per la conservazione dei documenti informatici operante in Italia e come tale si trova ad operare in un quadro normativo che non prevede esplicitamente una struttura di questo tipo. > Inoltre, la normativa sulla dematerializzazione attraversa una fase di significative revisioni, dettate soprattutto dalla necessità di superare i limiti della legislazione vigente, in alcuni casi non adeguata a rispondere alle esigenze che emergono a fronte dei reali processi di dematerializzazione in atto. > In questo contesto ParER può svolgere un ruolo importante, in quanto struttura in grado di sperimentare in maniera intensiva sul campo l'applicazione delle norme sulla gestione dei documenti informatici e quindi in grado di fornire indicazioni al legislatore per adeguamenti della normativa finalizzati a favorire i percorsi di dematerializzazione in atto. 11

12 Partecipazione e ai tavoli nazionali a per regole e tecniche c e CAD > Le modifiche apportate al CAD dal D.Lgs. 30 dicembre 2011, n. 235 prevede che entro dodici mesi dall'entrata in vigore delle nuove norme ( ) debbano essere emanate tramite DPCM nuove regole tecniche, in particolare sulla formazione e la conservazione dei documenti informatici. > A tal fine DigitPA ha istituito gruppi di lavoro interamministrazioni per la definizione di tali regole. > ParER è stato invitato a partecipare a tali gruppi all'interno della rappresentanza delle Regioni, i coordinata dal CISIS. > Intensa attività nei mesi di giugno e luglio Pubblicazione ai primi di agosto nel sito DigitPA delle le bozze delle regole tecniche su documento informatico, protocollo informatico e sistema di conservazione, che recepiscono alcuni elementi del modello di conservazione proposto da ParER 12

13 Bozze regole e tecniche c e CAD: sistema ste di conservazione o e > Principi fondamentali: Mantenere le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità degli oggetti conservati Oggetti della conservazione: documenti informatici, i fascicoli informatici i ed altre aggregazioni documentali con metadati ad essi associati Oggetti della conservazione trattati in pacchetti informativi: di versamento, archiviazione e distribuzione (terminologia derivata da OAIS) Distinzione logica tra sistema di gestione documentale e sistema di conservazione Per la PA Sistemi di conservazione interni o affidati a conservatori accreditati, pubblici o privati tramite convenzione Ruoli coinvolti: produttore, utenti, responsabile della conservazione 13

14 Sistema ed Attori di ParER > ParER si basa sul modello OAIS (Open Archival Information System), standard ISO (14721:2003), che definisce le caratteristiche di un archivio finalizzato alla conservazione a lungo termine di documenti informatici e alla fruizione degli stessi da parte di una comunità di riferimento. Enti produttori: Utenti: Sono gli enti pubblici dell'emilia-romagna (Regione, enti locali, aziende sanitarie, università...) che versano al Polo i documenti e i fascicoli da conservare, in continuità con il processo di gestione documentale iniziato nella fase corrente all interno delle strutture. Management: Sono tutti coloro - enti pubblici e privati, ricercatori, cittadini - che interagiscono con il Polo archivistico quale archivio di deposito e storico per accedere ai documenti conservati, per finalità amministrative, scientifiche, di ricerca storica, ecc. E l'istitutoi dei Beni Culturali, liche, nell'ambito delle strategie più generali definite dalla RER, stabilisce la politica globale del Polo archivistico e gli obiettivi di lungo termine, assicura il finanziamento e fornisce le linee guida per l'utilizzo delle risorse (finanziare, umane e strumentali) 14

15 Modello funzionale OAIS

16 Le competenze Punti di forza di ParER, quale struttura abilitante per la dematerializzazione: Istituzionale: natura pubblica dell IBC Archivistico: documentazione conservata secondo standard internazionali: non solo conservazione di documenti, ma conservazione di archivi, con tutte le relazioni di contesto e di struttura Giuridico: pieno rispetto della normativa vigente Professionale: f i l personale altamente qualificato lf Tecnologico: strutture e sistemi all'avanguardia per la gestione documentale Economico: ParER è una infrastruttura che la Regione Emilia Romagna offre Economico: ParER è una infrastruttura che la Regione Emilia-Romagna offre gratuitamente alle PA emiliano-romagnole

17 DEMATERIALIZZAZIONE dalla carta al digitale oltre 1000 Terabyte ridondati su due sedi aggiornati in sincrono conservati a norma CONSERVAZIONE mantenere la storia

18 Infrastruttura tecnica - schema 18

19 Tipologie di produttori e stime documenti prodotti > La sanità rappresenta, per numerosità di documentazione prodotta, il maggiore fra i produttori/fruitori di documenti informatici (circa 96% di tutta la documentazione digitale); osservando tuttavia il grafico inerente la numerosità degli enti della Comunità diriferimentosinotacomeessacostituiscasolouna minima parte dell utenza di ParER: sono gli altri enti (ad es. Comuni) ad avere una maggior capillarità sul territorio eagestire la maggior varietà di documenti ed oggetti digitalizzatiit ti 19

20 Convenzioni con gli Enti Produttori > I rapporti con tutti gli enti sono regolati da apposite convenzioni, integrate da un disciplinare tecnico: Le convenzioni i regolano i rapporti di servizio i tra ente produttore e ParER, e più precisamente: natura dei servizi offerti; responsabilità delle parti; condizioni economiche. Nel disciplinare tecnico sono contenuti gli elementi di dettaglio inerenti i servizi di conservazione, con particolare riferimento a: tipologia dei documenti conservati, formati accettati, set minimo di metadati, requisiti tecnici per l'interfacciamento dei sistemi. 20

21 Gli accordi amministrativi con gli Enti Attualmente sono convenzionati con ParER oltre 80 enti, che vanno dal Comune di Caminata (287 abitanti) all Università di Bologna, passando per tutte e nove le provincie emiliano romagnole Enti già avviati: Regione Emilia-Romagna: Burert, corrispondenza e atti amministrativi (circa documenti versati) Università di Bologna : verbali d esame ( ) Provincia di Piacenza: atti amministrativi, mandati e reversali (75.000) Provincia i di Ravenna: atti amministrativi i ti i (9.000) Comune di Fidenza: mandati e reversali (30.000) Totale documenti in conservazione al 15/9/2011: Sono in corso i test con svariati enti (Province, Comuni, Associazioni di Comuni) che hanno sottoscritto le convenzioni e che partiranno nei prossimi mesi

22 Gli accordi Regionali con le Aziende Sanitarie La Regione Emilia Romagna ha formalmente individuato l IBACN, per il tramite del Polo Archivistico Regionale, come soggetto indicato alla funzione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici prodotti dalle strutture del Servizio sanitario regionale (queste ultime, così come definite dalla legge regionale 29/2004) La Direzione Generale Sanità e il Polo Archivistico hanno predisposto congiuntamente uno schema di Convenzione per le Aziende Sanitarie e Ospedaliere, analoga a quella degli Enti Locali, per affidare al ParER i servizi ii di conservazione dei documenti informatici Le Aziende Sanitarie ed Ospedaliere stanno approvando la convenzione con ParER

23 -Ingest di documenti informatici specifici- Analisi per conservazione di tipologie documentali specifiche (1/3) > Analisi sulle ulteriori funzionalità del sistema di conservazione per la Sanità: A partire dal lavoro svolto dai gruppi tecnici è stato steso lo schema di disciplinare tecnico generale che andrà dà sviluppato nei capitoli relativi i alla documentazione amministrativa (protocollo, delibere e determine), alla documentazione sanitaria (es. referti, Referto di pronto soccorso, Lettera di Dimissione, Prescrizione Elettronica) ed alle immagini diagnostiche. Tale disciplinare includerà i metadati associati ad ogni tipologia di documento e le opportune procedure di versamento. A seguire il test e l avvio dei servizi con alcune aziende pilota e successivamente l estensione a tutte le aziende. > Analisi per la conservazione degli ordinativi informatici: E' stata avviata la conservazione dei mandati di pagamento e delle reversali di incasso di alcuni enti è ciò ha portato alla analisi delle problematiche inerenti il tipo di documento ordinativo informatico, che si compone anche di altri elementi quali le diverse ricevute generate daltesorierecreandoproblemididatazionedeldocumentoediverificadellevalidità delle firme. Si procederà approfondendo l'analisi e proponendo nuove soluzioni per l'ingest. 23

24 -Ingest di documenti informatici specifici- Analisi per conservazione o e di tipologie og documentali specifiche c e (2/3) > Analisi e test per la conservazione dei Piani Urbanistici Comunali: ParER, curando la conservazione dei piani urbanistici comunali inviati dagli enti locali alla Regione, consentirebbe di creare un repository unico che permetterebbe la realizzazione di un servizio di accesso alla documentazione urbanistica conservata. Ciò consentirebbe a tutti i soggetti interessati (enti locali, professionisti, cittadini) di disporre di un sistema di accesso evoluto ai piani urbanistici comunali di tutti gli enti del territorio regionale > Analisi e test per supportare la dematerializzazione del DURC: il progetto prevede la creazione di una banca dati regionale dei DURC informatici inviati per via telematica dallo sportello unico previdenziale dell'inail alle pubbliche amministrazioni del territorio regionale. ParER, oltre a curare la conservazione, supporterebbe la creazione di un servizio di accesso basato sul repository unico dei DURC conservati presso il Polo archivistico, per metterli a disposizione delle amministrazioni interessate. 24

25 -Ingest di documenti informatici specifici- Analisi per conservazione o e di tipologie og documentali specifiche c e (3/3) > Analisi per supporto alla Piattaforma acquisti: tuttaladocumentazioneprodotta e gestita dalla piattaforma per gli acquisti on-line da parte di Intercent-ER sarà conservata da ParER, garantendo, quindi, la conservazione nel lungo termine del sistema di e-procurement regionale. > Analisi e realizzazione prototipo per conservazione registri di protocollo e integrazione sistemi di protocollo: All'interno del progetto InterPARES è stato avviato uno studio internazionale sulla conservazione dei registri di protocollo, all'interno del quale ParER ha realizzato un prototipo di sistema per la conservazione dei registri di protocollo prodotti in Xml, secondo uno schema predefinito che consenta anche il trasferimento e l'integrazione con altri sistemi di protocollo consentendo così a livello di conservazione la possibilità di realizzare un unico sistema in grado di interrogare registri realizzati con diversi sistemi di protocollo > Analisi sull utilizzo di ParER come deposito dei contenuti digitali della cultura: Si sta sviluppando una analisi per collegare il sistema di conservazione di ParER, con altri prodotti (Multipler) in grado di trattare immagini di oggetti digitalizzati, consentedo così di produrre un digital repository di oggetti culturali digitalizzati e resi fruibili all'utenza esterna. 25

26 Risparmi in Emilia-Romagna: due casi concreti -Contesto della dematerializzazione- > Bollettino Ufficiale Telematico della Regione Emilia-Romagna - La digitalizzazione e diffusione in forma telematica del BURERT consente un risparmio i sulle stampe di 2 Milionii di Euro all'anno. > Piani Urbanistici Comunali -l'invioe la conservazione digitale permette agli enti locali un risparmio sulle stampe di almeno Euro (circa Euro per PSC per ogni Comune) I risparmi annui conseguiti da due soli interventi di dematerializzazione già superano i costi di gestione del Polo Archivistico Regionale 26