MODALITA OPERATIVE PER LA FORMAZIONE E PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI SULL ALBO PRETORIO ON LINE. (AGGIORNAMENTO A NOTA PROT.

Transcript

1 Prot. n del 25/11/2011 Alla RESPONSABILE DELLA PUBBLICAZIONE - GERMANI SARA MODALITA OPERATIVE PER LA FORMAZIONE E PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI SULL ALBO PRETORIO ON LINE. PREMESSO CHE: (AGGIORNAMENTO A NOTA PROT. 2788/2011) la Legge 18 giugno 2009, n.69 ha fissato, al comma 1 dell'art.32 al primo gennaio 2010 (poi prorogato al primo gennaio 2011) la data in cui gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati e al comma 5 dello stesso che, a decorrere dalla stessa data, le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale. Mentre, ai sensi dell articolo 32, comma 2, della Legge 69 del 2009, è demandata al DPCM del 26 aprile 2011 relativo alla pubblicazione nei siti informatici di atti e provvedimenti concernenti procedure ad evidenza pubblica o di bilanci la regolamentazione delle modalità e delle forme di pubblicazione sui siti informatici delle procedure ad evidenza pubblica; tale norma, quindi sancisce il passaggio da un regime di pubblicità legale mediante affissione degli atti in un luogo fisico (ad es. l'albo pretorio) ad uno virtuale (il sito istituzionale); che dal 1 gennaio 2011 solamente le pubblicazioni effettuate all Albo Pretorio On-Line avranno effetto di pubblicità legale e che il mantenimento delle affissioni cartacee presso il luogo fisico dell Albo Pretorio della sede comunale, potrà avere ha solamente una funzione di pubblicità notizia che e potrà essere mantenuto invia integrativa e non sostitutiva della pubblicazione on-line; PRESO ATTO che l attività di pubblicazione nel portale informatico degli atti emanati dal Comune di Novellara è affidato all Ufficio Segreteria/Protocollo facente capo al Settore Affari Gen.li, Amm.ne e Controllo di Gestione; RICHIAMATA la deliberazione di Consiglio Comunale n. 97 del 18/12/2010 ad oggetto ALBO PRETORIO ON-LINE AI SENSI L. 69/2009 E S.M.I. APPROVAZIONE REGOLAMENTO ED ATTIVAZIONE MODALITÀ OPERATIVE CON CONTESTUALE NOMINA DEI RESPONSABILI DELLA PUBBLICAZIONE. con cui è stato demandato al Responsabile del Settore Affari Generali, Amm.ne e Controllo di Gestione Dott. Rebecchi Nicola la nomina formale dei Responsabili della Pubblicazione individuati nei dipendenti, elencati per ordine gerarchico funzionale di sostituzione, appartenenti al Servizio Protocollo e Servizio Segreteria del Comune; RICHIAMATE altresì: a) la nomina a RESPONSABILE DELLA PUBBLICAZIONE con atto prot del 25/02/2011 da parte del Responsabile del Settore Affari Generali, Amm.ne e Controllo di Gestione, giusta notifica n 167/2011; b) l autorizzazione, in qualità di Responsabile alla Pubblicazione con nota Prot. n del 25/02/2011 a firma del Vice-Segretario Com.le ad oggetto AUTORIZZAZIONE A SOTTOSCRIZIONE DOCUMENTI INFORMATICI CON PROPRIA FIRMA DIGITALE NELLA PROCEDURA ALBO PRETORIO ON-LINE ;

2 c) la circolare Prot. n. 822 del 21/01/2011 a firma del Direttore Generale ad oggetto - ELENCO DETERMINE, PROVVEDIMENTI, E DELIBERE PUBBLICATI ALL ALBO PRETORIO ONLINE - INDICAZIONI OPERATIVE; d) la determinazione del Settore Affari Generali n. 115/2011 ad oggetto: RESPONSABILI DELLA PUBBLICAZIONE - ALBO PRETORIO ON-LINE. NOMINA A DIPENDENTE GERMANI SARA CON CONTESTUALE RIMODULAZIONE DELL'ELENCO GERARCHICO FUNZIONALE DI SOSTITUZIONE. ; DATO ATTO delle numerose note interpretative intercorse, anche se non supportate da apposito strumento normativo di dettaglio operativo; RAVVISATO che contestualmente, in seguito di passaggio a nuova piattaforma gestionale si rende necessario procedere alla revisione della procedura tecnica (work-flow) di pubblicazione degli atti amministrativi da pubblicarsi nell Albo Pretorio On-line e comunque fino al passaggio integrale alla firma digitale; PRESO ATTO che: a) mentre la responsabilità della formazione dell atto soggetto a pubblicità legale è del Responsabile del procedimento che ha generato l atto, persona a capo dell Ufficio o del Servizio che ne ha le competenze per materia, la responsabilità della pubblicazione online è del Responsabile del procedimento di pubblicazione individuato dalla Direttiva n. 8/2009 del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione; b) affinché il processo di pubblicazione on line possa generare un prodotto atto ad assolvere agli obblighi di pubblicità legale è necessario che esso garantisca la conformità di quanto pubblicato all originale, l autorevolezza dell ente emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e perdurabilità nel tempo. c) in particolare, la pubblicazione on line deve garantire: a. autorevolezza e autenticità del documento pubblicato; b. conformità all originale, cartaceo o informatico; c. preservazione del grado di giuridicità dell atto ossia non degradazione dei valori giuridici e probatori degli atti pubblicati sul sito web; d. inalterabilità del documento pubblicato; e. possibilità di conservazione, a norma di legge, del documento nel tempo che ne preservi la validità giuridica e probatoria. d) che le informazioni disponibili sul sito web siano pubblicate in un formato e con modalità tali da non consentirne la modificazione da parte degli utenti della rete, così da garantire l integrità dei documenti pubblicati. Inoltre anche nella pubblicazione sull Albo on line devono essere rispettati i requisiti di accessibilità e usabilità validi per qualsiasi documento pubblicato su un sito web, al fine di erogare servizi e fornire informazioni che siano fruibili senza discriminazioni. e) che per tali finalità il formato individuato è il PDF che utilizza tecniche standard conformi anche a quanto previsto dalla vigente normativa europea ed italiana ed in particolare lo standard PDF/A-1, altrimenti noto come ISO , basato sulla specifica PDF 1.4), profilazione del formato PDF intesa per l archiviazione a lungo termine di documenti elettronici; PRESO ATTO perciò della necessità di agevolare l operatività della materiale pubblicazione degli atti nel portale informatico per quanto concerne la procedura Albo Pretorio On-Line che

3 dovrà essere successivamente certificata dalla relata di pubblicazione da sottoscriversi dal Vice-Segretario del Comune di Novellara; VISTO E RICHIAMATO il Vademecum Modalità di pubblicazione dei documenti nell Albo online realizzato all interno delle attività finalizzate alla elaborazione delle Linee guida siti web delle pubbliche amministrazioni (previste dalla Direttiva n. 8 del 26 novembre 2009 del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione) elaborato da DigitPA. (Luglio 2011) a cui la presente si ispira per conformità; PRESO ATTO che il Codice dell Amministrazione Digitale, così come novellato dal D.Lgs 235/2010 all art. 21 reca testualmente che: Art Documento informatico sottoscritto con firma elettronica 1. Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. 2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. RITENUTO perciò necessario, nelle more dell emanazione di dettagliate regole tecniche a cui attenersi per la costruzione di un sistema di pubblicazione che, da un lato deve garantire cittadini e imprese della correttezza ed esattezza di quanto pubblicato, dall altro deve proteggere i documenti e i relativi dati contenuti e comunque fino al passaggio integrale alla firma digitale di autorizzarla come Responsabile della Pubblicazione alle seguenti azioni sequenziali: compilare le relate di pubblicazione nei provvedimenti nelle sezioni apposite; verificare e certificare l'accuratezza e l'integrità del documento principale digitale; convertire tutti i documenti da pubblicarsi sull Albo pretorio online nel formato PDF/A per rispondere ai requisiti qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 20 comma 1-bis del C.A.D.); apporre la sua sola firma digitale (senza dicitura in calce) in qualità di Responsabile della Pubblicazione in antitesi alla precedente autorizzazione n. 2788/2011 e ritenuta in questo periodo transitorio superflua per le motivazioni di cui al PRESO ATTO precedente che prevedeva: In calce al documento dovrà essere indicato: Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. e norme collegate. Autorizzazione a sottoscrivere il documento digitalmente con propria firma digitale alla dipendente Germani Sara del Comune di Novellara, prot. n del 25/02/2011finalizzato solo a dichiarare l integrità ed accuratezza rispetto al documento originale già debitamente sottoscritto a mezzo di firma autografa e/o firma digitale, depositato agli atti dell ente e sempre consultabile secondo le norme per il diritto di accesso agli atti. e comunque anche se non materialmente indicate trasfuse nella volontà del presente provvedimento solo sul documento RELATA DI PUBBLICAZIONE; all eventuale sottoscrizione di conformità all originale firmato digitalmente della suddetta relata in caso di stampa ed inclusione con l atto cartaceo a cui si riferisce la medesima (attività transitoria).

4 RAVVISATO perciò che con il presente provvedimento l autorizzazione, in qualità di Responsabile alla Pubblicazione nota Prot. n del 25/02/2011a firma del Vice-Segretario Com.le ad oggetto AUTORIZZAZIONE A SOTTOSCRIZIONE DOCUMENTI INFORMATICI CON PROPRIA FIRMA DIGITALE NELLA PROCEDURA ALBO PRETORIO ON-LINE viene contestualmente novellata nella parte summenzionata; DATO ATTO CHE detta autorizzazione non ravvisa il passaggio di mansioni superiori ai sensi del D.Lgs. 29/1993 e s.m.i., e che contestualmente non si attribuisce, alcun trattamento retributivo prestazionale aggiuntivo rientrando a tutti gli effetti, per la suddetta nomina, nell ordinaria attività dei profili attribuiti per legge; ATTESA la propria competenza ai sensi dell art. 107 del D.Lgs. 267/2000; VISTA la Deliberazione 2 Marzo 2011 del GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI; DATO ATTO delle funzioni conferite con la nomina a Responsabile della Pubblicazione sopra richiamata; RICHIAMATI i contenuti disciplinanti del Servizio contenuti nel REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELL ALBO PRETORIO ON-LINE, anche se materialmente non ritrascritte a cui il Responsabile della Pubblicazione è tenuto al rispetto, CON LA PRESENTE Lei viene autorizzata quale Responsabile della Pubblicazione per i trattamenti svolti internamente all amministrazione Comune di Novellara: alla pubblicazione all Albo Pretorio On-Line di documenti digitali (Delibere, Determine, Ordinanze, Circolari, Decreti e Provvedimenti) i cui originali, già debitamente sottoscritti a mezzo di firma autografa e/o firma digitale, sono depositati agli atti dell ente e sempre consultabili secondo le norme per il diritto di accesso agli atti ed in particolare: compilare le relate di pubblicazione nei provvedimenti nelle sezioni apposite; verificare e certificare l'accuratezza e l'integrità del documento principale digitale; convertire tutti i documenti da pubblicarsi sull Albo pretorio online nel formato PDF/A per rispondere ai requisiti qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 20 comma 1-bis del C.A.D.); apporre sulla Relata di Pubblicazione la sua firma digitale in qualità di Responsabile della Pubblicazione certificandone così l'accuratezza e l'integrità e senza l apposizione di alcuna dicitura integrativa ai sensi art. 21 del C.A.D.; all eventuale sottoscrizione di conformità all originale firmato digitalmente della suddetta relata in caso di stampa ed inclusione con l atto cartaceo a cui si riferisce la medesima (attività transitoria). Tutti i documenti pubblicati nella sezione Albo Pretorio On-line soggetti a tale procedura dovranno essere convertiti nel formato PDF/A e sottoscritti digitalmente avvalendosi della procedura integrata nel gestionale. La relata di pubblicazione delle Determine Dirigenziali, Ordinanze e Decreti dovrà seguire lo schema allegato alla presente nota (Allegato A) ed essere sempre inserito all interno degli allegati del Sistema Informativo del Comune di Novellara (gest. Albo Pretorio) secondo il Work Flow individuato (Allegato B). Tuti i documenti allegati all interno della procedura gestionale assumeranno efficacia probatoria ai sensi art. 3 c.1 del vigente REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELL ALBO PRETORIO ON-LINE del Comune di Novellara approvato con Delibera Consiliare n 97 del 18/12/2010.

5 Fino al passaggio integrale alla firma digitale è consentita la stampa della relata di pubblicazione firmata digitalmente (comprensiva delle 2 firme richieste per la convalida del procedimento) che previa attestazione di conformità dell originale potrà venire allegata all atto cartaceo a cui si riferisce (attività transitoria). Al fine di riepilogare le attività a cui viene autorizzata con la presente, ed in particolare nella necessità di prevedere anche la successiva procedura con la firma digitale integrata vedasi l elencazione a seguire e non completamente dettagliata: A.P. ONLINE - PERIODO TRANSITORIO (no firma digitale integrale) oggetto attore azione risultato Documento Principale Compilazione delle date di pubblicazione Documento Principale Verificare e certificare l'accuratezza e l'integrità del documento principale digitale cartaceo sottoscritto con firma autografa Documento Principale Conversione in PDF/A (se non già convertiti) Indicazione della data di inizio pubblicazione (ed esecutività). Dichiarare l integrità ed accuratezza rispetto al documento originale già debitamente sottoscritto a mezzo di firma autografa, depositato agli atti dell ente e sempre consultabile secondo le norme per il diritto di accesso agli atti. Sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 20 comma 1-bis del C.A.D.). Allegati (compresi Pareri ai sensi art. 49 TUEL) Conversione in PDF/A (se non già convertiti) Sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 20 comma 1-bis del C.A.D.) Documento Principale + Allegati Trasmissione per pubblicazione online A.P. Pubblicazione A.P. ONLINE. Relata di Pubblicazione Conversione in PDF/A (se non già convertiti) Sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 20 comma 1-bis del C.A.D.) Relata di Pubblicazione Firma Digitale Responsabile della Pubblicazione. (già PDF/A est. P7m) Contestuale alla pubblicazione online Certificare l'accuratezza e l'integrità del documento principale digitale cartaceo sottoscritto con firma autografa. Dichiarare l integrità ed accuratezza rispetto al documento originale già debitamente sottoscritto a mezzo di firma autografa, depositato agli atti dell ente e sempre consultabile secondo le norme per il diritto di accesso agli atti. Relata di Pubblicazione Vice Segretario Firma Digitale Vice Segretario Comunale Certificazione dell avvenuta pubblicazione. Alla scadenza della Pubblicazione Relata di Pubblicazione Archiviazione Archiviazione e conclusione della

6 procedura di pubblicazione. Relata di Pubblicazione Stampa Relata di Pubblicazione (con attestazione di conformità) Integrazione dell atto originale cartaceo con relata di pubblicazione (per Determine, Ordinanze e Decreti). A.P. ONLINE A REGIME (firma digitale integrale) oggetto attore azione risultato Documento Principale Verificare e certificare l'accuratezza e l'integrità del documento principale digitale già sottoscritto con firma DIGITALE (già PDF/A est. P7m) Dichiarare l integrità ed accuratezza rispetto al documento originale già debitamente sottoscritto a mezzo di firma DIGITALE, archiviato all interno del Sistema Informativo e sempre consultabile secondo le norme per il diritto di accesso agli atti. Pareri ai sensi art. 48 TUEL (in Allegati) Sottoscrizione Presidente Segretario/Vicesegretario (in Allegati) Solo per Delibere CC-GC Verifica sottoscrizione digitale da parte dei Responsabili di Settore Verifica sottoscrizione digitale da parte del Presidente Segretario /Vicesegretario Allegati Verifica sottoscrizione digitale da parte del Responsabile di Settore Documento Principale + Allegati Trasmissione per pubblicazione online A.P. Pubblicazione A.P. ONLINE. (comprende la compilazione automatica delle date di pubblicazione contestuali alla trasmissione) Relata di Pubblicazione Tutte le fattispecie (comprende anche Delibere) Conversione in PDF/A (se non già convertiti) Sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 20 comma 1-bis del C.A.D.). Relata di Pubblicazione Solo per Determine, Ordinanze e Deceti Firma Digitale Responsabile della Pubblicazione. (già PDF/A est. P7m) Contestuale alla pubblicazione online Certificare e dichiarare l accuratezza e l integrità del documento principale digitale già debitamente sottoscritto a mezzo di firma DIGITALE, archiviato all interno del Sistema Informativo e sempre consultabile secondo le norme per il diritto di accesso agli atti.

7 Relata di Pubblicazione Vice Segretario Firma Digitale Vice Segretario Comunale Certificazione dell avvenuta pubblicazione. Tutte le fattispecie (comprende anche Delibere) Alla scadenza della Pubblicazione Relata di Pubblicazione Archiviazione Archiviazione e conclusione della procedura di pubblicazione. Attestazione di esecutività. Solo per Delibere CC-GC Firma Digitale Vice Segretario Comunale/Segretario Comunale Certificazione dell avvenuta esecutività. E altresì auspicabile che in tempi necessariamente brevi anche tutte le altre fattispecie documentali (es. richieste di pubblicazione altri Enti, etc..) dovranno essere affisse secondo le modalità previste di cui sopra (salvo documenti normati da leggi speciali che ne regolano la formazione e pubblicazione). A tal proposito si provvederà quantomeno alla sottoscrizione con firma digitale della Relata di Pubblicazione quando e se richiesta. La presente disposizione ha efficacia su tutte le fattispecie documentali sopra previste e comunque approvate dal 01/12/2011 e successive. Per gli atti precedentemente approvati entro tale data sono da applicarsi le modalità di cui all autorizzazione precedente. Nel periodo transitorio (presumibilmente fino a Dicembre 2011) nell eventualità di sovrapposizione tra nuovi gestionali (gestionale atti nuovo gestionale albo pretorio in sostituzione) è possibile, in quanto ritenuta come valida, la pubblicazione mediante scansione del documento originale o copia già debitamente sottoscritto con firme autografe e materialmente depositato agli atti della Segreteria. Si dispone altresì che copia della presente: a) venga pubblicata permanentemente ed in evidenza, fino ad indicazioni che dispongano diversamente, sul sito del Comune di Novellara; b) sia trasmessa per conoscenza al Direttore Generale del Comune di Novellara; c) che si proceda con successiva nota integrativa all aggiornamento procedurale come sopra elencato qualora si ravvisi la necessità di un più approfondito dettaglio operativo. Per qualsiasi altri indicazione operativa si rimanda al Regolamento sopra citato. La preghiamo di restituirci copia della presente, firmata per accettazione e per ricevuta della documentazione di cui sopra.

8 Data, 25/12/2011 Il Vice Segretario Comunale Rebecchi Dr. Nicola Per ricevuta ed accettazione: Germani Sara

9 COMUNE DI NOVELLARA (Provincia di Reggio Emilia) RELATA DI PUBBLICAZIONE Registro A.P. nr del. del n del Oggetto: SOTTOSCRIZIONE DIGITALE ALLA PUBBLICAZIONE (FIRMA 1): Certifico che copia del presente atto viene pubblicato per gli effetti dell art. 32, c.1 L. 69/2009 e s.m.i. e norme collegate, all'albo Pretorio On-Line sul sito web istituzionale dell Amministrazione per 15 giorni naturali e consecutivi, dal. Novellara, lì Il Responsabile della Pubblicazione Davolio Raffaele SOTTOSCRIZIONE DIGITALE POST PUBBLICAZIONE (FIRMA 2): Certifico che copia del presente atto è stato pubblicato per gli effetti dell art. 32, c.1 L. 69/2009 e s.m.i. e norme collegate, all'albo Pretorio On-Line sul sito web istituzionale dell Amministrazione per 15 giorni naturali e consecutivi, dalla data di cui sopra come da pubblicazione certificata dal Responsabile della Pubblicazione e dalla stessa sottoscritta digitalmente. Il Vice Segretario del Comune di Novellara Rebecchi Dr. Nicola SOTTOSCRIZIONI DIGITALI 1 FIRMA Responsabile della Pubblicazione (contestuale alla pubblicazione online). 2 FIRMA Vice Segretario del Comune di Novellara (certificazione dell avvenuta pubblicazione). Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs n. 82/2005 e s.m.i. e norme collegate, il quale sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa; il documento informatico è prodotto, memorizzato e conservato digitalmente ed è rintracciabile nel Sistema Informativo del Comune di Novellara. La Pubblicazione si ritiene conclusa all apposizione della sottoscrizione digitale del Vice Segretario del Comune di Novellara. (da sottoscrivere in caso di stampa) La presente copia, composta di n 1 foglio solo fronte, è conforme all'originale firmato digitalmente. Novellara, lì Il Responsabile della Pubblicazione

10 Allegato B WORK-FLOW RELATA DI PUBBLICAZIONE RESPONSABILE DELLA PUBBLICAZIONE VICE SEGRETARIO atto completato richiesta pubblicazione compilazione relata conversione PDF/A funzione Sicr@web firma digitale - 1 funzione Sicr@web Invia per ... scadenza pubblicazione archiviazione funzione Sicr@web avviso di notifica scadenza pubblicazione accesso a Sicr@web verifica firma digitale - 2 funzione Sicr@web archiviazione definitiva