Archiviazione dei documenti. Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica. Aspetti normativi

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1 Archiviazione dei documenti Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica Aspetti normativi

2 L evoluzione del quadro normativo Italiano Volontà del legislatore Italiano di spingere il Sistema Paese verso soluzioni e processi sempre più dematerializzati: La conservazione sostitutiva del libro unico del lavoro La conservazione sostitutiva dei registri assicurativi Il nuovo art. 2215/bis c.c. Obbligo della fattura elettronica verso la PA Obbligo della posta elettronica certificata PEC Eccetera Prassi operativa consolidatae supportata da numerose risoluzioni dell Agenzia delle Entrate

3 Il quadro normativo è completo? Il quadro normativo è completo e consente l immediata adozione di soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva di documenti tributari Il quadro normativo è chiaro? Il quadro normativo è chiaro, anche se complesso (normativa fiscale + tecnica)

4 Quali sono i documenti e le scritture contabili che si possono conservare in solo formato digitale? Fatture, lettere e telegrammi ricevuti (Art codice civile ) Libro giornalee libro degli inventari(art codice civile e Art. 14 comma 1, lettera a, D.P.R. 600/1973) Registri prescritti ai fini dell IVA (Art. 14 comma 1, lettera b, D.P.R. 600/1973) Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito (Art. 14 comma 1, lettera c, D.P.R. 600/1973) Scritture ausiliarie di magazzino(art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973) Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16, D.P.R. 600/1973) Copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti (Art codice civile ) Il presente decreto non si applica alle scritturee ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale,delle accisee delle imposte di consumo di competenza dell Agenzia delle dogane (Art. 2 DMEF 23/1/2004) i documenti commerciali emessi per l addebito dei corrispettivi relativi alle somministrazioni indicate nell art.1 del D.M. 24/10/2000 nr370 non rientrano nell esclusione prevista dall art.2, comma 2del D.M. in oggetto e, pertanto, non sussistono motivi ostativi alla loro conservazione secondo le regole ivi previste,fermo restando, invece,che in tale esclusione rientra la dichiarazione annuale di consumo (Circolare Agenzia delle Dogane nr5/d del 25 gennaio 2005 )

5 Quali sono i documenti e le scritture contabili che si possono conservare in solo formato digitale? Registro dei corrispettivi (Art 24 primo comma DPR 633/72) Registro degli acquisti (Art 25 primo comma DPR 633/72) Registro delle merci c/deposito, lavorazione, comodato,etc Registro unico (Art 39 secondo comma DPR 633/72) Registro delle dichiarazioni intento -(Art 1 comma secondo D.L. 746 del 29/12/1983) Gli esportatori abituali e i loro fornitori o prestatori devono annotare nel registro (oppure dal 14/3/97 in apposita sezione del reg.fatture emesse o corrispettivi) le dichiarazioni di intento entro 15gg dalla data di emissione (esportatori abituali) o di ricevimento (fornitori o prestatori di esportatori abituali) e numerate progressivamente. Registro delle fatture emesse(art 23 primo comma DPR 633/72 ) Registro delle somme ricevute in deposito -(Art 3 comma secondo del Decreto 31/10/1974) In questo registro, gli avvocati, i notai, e i commercialisti devono annotare giornalmente e distintamente per ogni operazione le somme ricevute per spese da sostenere in nome e per conto del cliente. Bilancio di esercizio (art.2423 c.c.) Stato patrimoniale (art.2424 c.c.)

6 Quali sono i documenti e le scritture contabili che si possono conservare in solo formato digitale? Conto economico (art.2425 c.c.) Nota integrativa (art.2427 c.c.) Relazione sulla gestione(art.2428 c.c.) Relazione dei sindaci(art.2429 c.c.) Relazione dei revisori contabili(d.lgs. n.58 del 1998) Dichiarazione dei redditi,irap,iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998) Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14 agosto 1996) Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circolare n.225 del 16/9/96) Bolla di accompagnamento (DPR n. 627 del 6 ottobre 1978) Giornale di fondo elettronico degli scontrini fiscali-( D.M. 23 marzo 1983) Distinte meccanografiche di fatturazione (Decreto del 24/10/2000 n. 370 e Decreto del 24/10/2000 n. 366)

7 Firma Digitale e Marca Temporale Strumenti per la conservazione sostitutiva La firma digitale è un processo software che inserisce in un documento informatico l'identità del firmatario. L'identità del firmatario viene rilasciata da un ente certificatore (es. Infocert) in uno strumento hardware: smartcard, Token USB La Marca Temporale è un processo software che inserisce la data e l'ora corrente, certificata da una TSA. Le marche temporali vengono rilasciate e apposte attraverso Internet direttamente dalla TSA scelta.

8 Conservazione Sostituiva e Dematerializzazione Modalità operative e tempistiche Conservazione di documenti digitali: Apposizione Firma Digitale su Fatture Vendita e Fatture Acquisto all'atto dell'emissione/ricezione Apposizione della Marca Temporale sull'insieme delle Fatture Vendita e Acquisto entro 15gg dall'emissione/ricezione Apposizione della Firma Digitale e della Marca Temporale sui Registri Contabili entro il 31/12 dell'anno successivo a quello di competenza Generazione dell'impronta di Chiusura, riepilogativa di tutti i documenti firmati Dematerializzazione di documenti analogici: Apposizione Firma Digitale e Marca Temporale su ciascun insieme omogeneo di documenti che si desidera dematerializzare, entro i termini di conservazione ed esibizione previsti dalle norme fiscali (10 anni) Generazione dell'impronta di Chiusura, riepilogativa di tutti i documenti firmati

9 Il Decreto 23 gennaio 2004 Comunicazione alle Agenzie fiscali dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal DPR 322/1998 per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, irap e iva, al fine di estendere la validità dei documenti informatici Il soggetto interessato o il responsabile della conservazione,deve trasmettere alle competenti Agenzie fiscali tramite i serivizi FiscoOnline o Entratel un documento XML contenente: - l impronta dell archivio informatico - la sottoscrizione elettronica - la marca temporale - I riferimenti del Responsabile della Conservazione e dei suoi delegati L Agenzia trasmetterà la ricevuta della comunicazione effettuatae il relativo numero di protocollo.

10 Il Decreto 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici 1) Comunicazione preventiva da presentare all Ufficio delle Entrate competente, contenente il numero presunto degli atti, dei documenti potranno essere emessi o utilizzati durante l anno e l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta 2 )Comunicazione consuntiva da presentare entro il mese di gennaio dell anno successivo all Ufficio delle Entrate competente,contenente il numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza dell imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione 3) L importo corrisposto,risultante dalla comunicazione consuntiva, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell imposta per l anno in corso. Versare euro 14,62 ogni registrazioni o frazioni di esse per: Libro giornale e libro degli inventari Altri registri,se bollati e vidimati secondo le norme dell art 2215 e 2216 del c.c. Registro generale delle conservatorie dei registri immobiliari previsto dall art 2678 del c.c. Le fatture, note, conti, riguardanti operazioni non assoggettate ad IVA e contenenti importi (anche parziali) superiori a euro 77,47, sono assoggettate ad imposta di bollo per euro 1,81 (1,29).