Settore gestione protocollo informatico, flussi documentali, archivi e servizi di postalizzazione Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione

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1 Settore gestione protocollo informatico, flussi documentali, archivi e servizi di postalizzazione Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione Prot. nr. all.: / fasc. nr.: Bologna, 02 febbraio 2016 Ai Dirigenti e ai Responsabili delle Strutture dell Università di Bologna OGGETTO: Disposizioni per la preparazione della corrispondenza e informazioni generali Vi aggiorniamo circa i vigenti adempimenti richiesti da Poste Italiane S.p.A. per l'affrancatura della corrispondenza, adempimenti che devono essere rispettati affinché le spedizioni vadano a buon fine e la cui inosservanza potrebbe comportare la restituzione delle missive al mittente con conseguente perdita dell'importo dell'affrancatura. Raccomandate e Assicurate le raccomandate e le assicurate in uscita devono essere sempre consegnate all Ufficio Servizi Postali di Unibo con la distinta in duplice copia o in triplice copia nel caso in cui l ufficio mittente ne voglia una copia timbrata per ricevuta da Poste Italiane S.p.A.. La copia della distinta timbrata sarà a disposizione in una apposita carpetta presso l Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione di Unibo, a partire da 24 ore dopo l invio. Norme per la compilazione della distinta Scrivere la data di spedizione 1 e il nome dell ufficio che spedisce (mittente). Scrivere nome e cognome del destinatario e luogo di destinazione. 1 Si intende data di spedizione quella della consegna della corrispondenza a Poste Italiane S.p.A. Per individuare tale data occorre tenere presente che tutto ciò che perviene all Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione entro le ore 10,45, verrà consegnata a Poste Italiane S.p.A. nella giornata stessa. Tutto ciò che perverrà dopo tale ora, avrà come data di spedizione e di consegna a Poste Italiane S.p.A il giorno successivo. VIA ZAMBONI BOLOGNA - ITALIA - TEL FAX

2 Ogni distinta non deve superare i 30 nominativi. In caso il numero dei nominativi fosse superiore, compilare più distinte. Le raccomandate e/o le assicurate devono essere consegnate esattamente nell ordine riportato in distinta (es. dalla 1 alla 30) ed ogni busta dovrà riportare il corrispondente numero assegnato nella distinta. Per le raccomandate dirette all estero dovrà essere compilata una distinta a parte. L indirizzo deve essere completo di cap e deve chiaramente riportare la nazione di destinazione. Ai soli fini organizzativi vi chiediamo di preavvertire l Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione in caso di spedizioni superiori alle 100 unità. Poste Italiane S.p.A. richiede che la tipologia dei prodotti postali, come raccomandate o assicurate, sia identificabile esternamente. Per questo motivo le buste devono obbligatoriamente riportare i relativi timbri di categoria ( raccomandata, assicurata ). Ricevuta di ritorno Deve essere compilata in ogni sua parte: data di spedizione 2 (corrispondente alla data indicata in distinta), denominazione dell ufficio postale di Poste Italiane S.p.A., che per Unibo è il CMP - BOLOGNA, e indirizzo completo del destinatario. Nel lato opposto della ricevuta scrivere il mittente ESEMPIO: Università di Bologna via Zamboni N.33 e nome dell ufficio mittente di Unibo. 2 Si intende data di spedizione quella della consegna della corrispondenza a Poste Italiane S.p.A. Per individuare tale data occorre tenere presente che tutto ciò che perviene all Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione entro le ore 10,45, verrà consegnata a Poste Italiane S.p.A. nella giornata stessa. Tutto ciò che perverrà dopo tale ora, avrà come data di spedizione e di consegna a Poste Italiane S.p.A il giorno successivo. VIA ZAMBONI BOLOGNA - ITALIA - TEL FAX

3 Dopo la compilazione, attaccare la ricevuta dietro la busta utilizzando le apposite linguette autoadesive senza ripiegarle. Non utilizzare per nessuna ragione graffette o punti metallici per attaccarla. Il lato visibile (dopo aver attaccato La cartolina) deve essere quello del destinatario. Le ricevute di ritorno per l estero sono di colore arancione e graficamente diverse da quelle per l Italia (solo per le strutture dell Amministrazione Generale: richiederle all Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione). Dimensioni delle buste Le dimensioni massime che Poste Italiane S.p.A. accetta per raccomandate, assicurate e posta prioritaria sono: cm 25 X 35,3 con spessore massimo di 5 cm e peso massimo di kg 2,00. Posta Prioritaria Tutta la posta è prioritaria, essendo stata soppressa dal 4/9/2006 la posta ordinaria. Non è obbligatorio apporre il timbro Posta Prioritaria sulla busta. Fronte e retro della busta 1. Spazio riservato all'indirizzo del destinatario. 2. Spazio riservato all affrancatura (non scrivere o apporre alcun timbro).

4 3. Spazio riservato al mittente. E obbligatorio scrivere il mittente in uno dei due spazi dedicati, indifferentemente. Dove scrivere l'indirizzo (vale per tutti i prodotti postali) L'indirizzo del destinatario deve essere posizionato sul lato destro della busta sotto l'affrancatura e va scritto in modo chiaro, in stampatello, se a mano, ma preferibilmente stampato. Controllare che l'indirizzo sia leggibile. Meglio scrivere in nero o in blu su bianco - mai a matita e come segue: MARIO ROSSI VIA DEI MILLE SESTO SAN GIOVANNI MI tutto in maiuscolo, senza sottolineare il codice di avviamento postale e senza aggiungere titoli e cortesie (Egr., Dott., Prof, ecc. ecc.). N.B. L Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione dell Università non accetterà posta con disposizione diversa da quella sopra descritta. Suddivisione della posta alla consegna presso Ufficio Servizi Postali: Raccomandate Raccomandate estero Assicurate Prioritaria Prioritaria estero Invio tramite Corriere con destinazione ITALIA (NO Poste Italiane) [solo per l Amministrazione Generale] Il Responsabile dell Area, Settore o Ufficio deve inviare richiesta circostanziata via all indirizzo aagg.postalizzazione@unibo.it. Solo dopo l autorizzazione da parte dell Ufficio

5 Gestione Servizi di Postalizzazione di Unibo, inoltrare all Ufficio stesso la busta o il pacco per la spedizione. Per l invio a mezzo corriere è necessario fornire un recapito telefonico del destinatario. Si ricorda che i corrieri non accettano spedizioni indirizzate a caselle postali o fermoposta. L invio tramite corriere, per il costo rilevante che comporta, dovrà essere adeguatamente motivato e utilizzato in caso di effettiva necessità e urgenza. Invio tramite Corriere con destinazione ESTERO (NO Poste Italiane) [solo per l Amministrazione Generale] Inoltrare la busta o il pacco all Ufficio Servizi Postali dell Università assieme al modulo richiesta spedizioni internazionali debitamente compilato in duplice copia. Il modulo è reperibile, sempre aggiornato, sul portale Unibo. Per gli invii di pacchi al di fuori della UE è necessario compilare apposita fattura proforma in inglese e produrla in 7 (sette) originali (chiedere il format all Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione di Unibo). L invio tramite corriere, per il costo rilevante che comporta, dovrà essere adeguatamente motivato e utilizzato in caso di effettiva necessità e urgenza. Reclami a Poste Italiane S.p.A. relativi a invii tracciati (raccomandate e assicurate) I reclami vanno avanzati nei tempi sotto descritti: - Spedizioni in Italia: dal 6 giorno lavorativo successivo alla spedizione, non oltre 3 mesi. - Spedizioni in Europa: dal 10 giorno successivo alla spedizione, non oltre i 6 mesi. - Spedizioni altri paesi: dal 20 giorno successivo alla spedizione, non oltre i 6 mesi. Il reclamo può essere proposto solo dal mittente o persona delegata dal mittente (nel nostro caso dall Ufficio Gestione di Servizi Postalizzazione di Unibo). Orari di consegna presso Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione Via Acri 9/d L Ufficio Servizi Postali dell Università riceve la corrispondenza dalle ore 08,00 alle ore 12,00 dal lunedì al venerdì e dalle ore 14,00 alle ore 15,30 il martedì e il giovedì. Per motivi organizzativi e logistici, alle ore 10,45 l Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione provvede a chiudere i conti dell affrancatrice e ad estrarre il relativo rendiconto giornaliero. Dopo tale orario non è più possibile affrancare posta per la giornata in corso ma solo per la successiva. Ulteriori precisazioni Il volume dei prodotti postali è costituito dall insieme dei quantitativi consegnati dai singoli Uffici/Settori/Aree dell Amministrazione Generale e dei Dipartimenti, Scuole, Biblioteche e Centri che hanno aderito al progetto di postalizzazione. Da qui la difficoltà a prevedere il quantitativo globale che l Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione giornalmente dovrà trattare. Per questo motivo invitiamo tutti gli utenti a consegnare i prodotti postali, in particolar modo se trattasi di raccomandate e/o assicurate, il giorno prima dell eventuale scadenza del termine di spedizione, magari concordando l invio con i colleghi dell Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione.

6 Ribadiamo, perché ciò potrebbe avere implicazioni organizzative importanti, la necessità di avvisare preventivamente l Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione in caso di invii superiori ai 100 pezzi. L inosservanza delle disposizioni sopra riportate potrebbe compromettere la spedizione e, addirittura, far ritornare al mittente, dopo 3/5 giorni lavorativi, la posta inviata perdendo il costo dell affrancatura. Per ulteriori informazioni potete visitare il sito di Poste Italiane o contattare l Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione dell Università al numero 051/ Chiediamo ai responsabili in indirizzo di diffondere capillarmente le informazioni di cui sopra invitando i propri Uffici ad attenersi scrupolosamente alle indicazioni fornite, a garanzia dell efficienza e del buon esito delle spedizioni. Cordiali saluti, Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione Il Responsabile f.to: Mirko Merighi Sett. Gest.ne protocollo informatico, flussi documentali, archivi e servizi di postalizzazione Il Responsabile f.to: Ilaria Cristallini