Accessibilità Utilizzo di MS-Word-2007 e conversione in formato PDF

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1 Dipartimento federale delle finanze DFF Ufficio federale dell informatica e della telecomunicazione UFIT Centro soluzioni Prodotti di Governo elettronico Centro competenze Internet 21 ottobre 2010 Accessibilità Utilizzo di MS-Word-2007 e conversione in formato PDF Partecipanti Autori: Utilizzatori/utenti: Tina Kohler autori di documenti MS-Word-2007, redattori Web, Web publisher, Webmaster Controllo della modifiche, verifica, approvazione Quando 1.0 Tina Kohler Versione iniziale Tina Kohler Versione iniziale

2 Indice 1 Realizzazione di documenti MS-Word Lavorare con gli stili Verifica degli stili utilizzati Altri punti importanti per lavorare con MS-Word Conversione di file MS-Word-2007 in formato PDF Modificare le impostazioni di conversione Conversione Ultimazione del documento PDF Definizione della lingua del documento Definizione dell ordine dei tab Inserimento del tag di apertura «Documento» Ottimizzazione del documento PDF Verifica dei documenti PDF Verifica tecnica dei documenti PDF Verifica completa in Acrobat Professional PDF-Accessibility-Checker (PAC): strumento di verifica gratuito Verifica manuale dei documenti PDF Verifica visiva dell ordine di ridisposizione (Ctrl + 4) Verifica visiva della struttura ad albero dei tag (finestra di navigazione «Tag») /13

3 1 Realizzazione di documenti MS-Word Lavorare con gli stili In MS Word vi raccomandiamo di lavorare esclusivamente servendovi degli stili. Se utilizzate gli stili, quando dovrete convertire i file, tutti gli elementi strutturali necessari saranno trasferiti nel documento PDF. Per utilizzare gli stili esistono due metodi: nel menù, cliccate sulla scheda «Home» e scegliete direttamente tra gli stili principali: oppure, nella stessa scheda, attivate la funzione «Cambia stili» cliccando sulla freccetta: aprirete così una finestra separata contenente gli stili. Per fare in modo che la finestra si ag- ganci al margine destro dello schermo, trascinatela fuori dal margine destro e quindi riporta- tela lentamente indietro. Per applicare uno stile a ogni elemento di testo, potete sia evidenziare il testo e quindi cliccare sullo stile corrispondente, sia selezionare lo stile prima di iniziare a scrivere. 1.2 Verifica degli stili utilizzati Prima di convertire il file MS-Word in formato PDF, controllate tutto il documento per accer- tarvi che abbiate applicato gli stili correttamente. Posizionate il puntatore sul primo elemento di testo e navigate nel documento con i tasti freccia della vostra tastiera. Ora gli stili cambia- no a dipendenza dell elemento di testo e voi potete verificare il vostro documento Word: 3/13

4 1.3 Altri punti importanti per lavorare con MS-Word Aggiungete ai grafici/alle immagini un testo alternativo: o o file docx: cliccate con il tasto destro del mouse sull immagine > «Dimensioni» > «Testo alternativo»; file.doc: cliccate con il tasto destro del mouse sulla scheda > «Formatta grafica» > «Testo alternativo». Rinunciate a collocare informazioni importanti soltanto nelle intestazioni e nelle note a piè di pagina, poiché esse non vengono riprese nella struttura dei file PDF. Inserite i link in modo corretto nella scheda «Inserisci» > «Collegamento ipertestuale». Per il testo in colonne e analoghe tecniche di layout, utilizzate la scheda «Layout di pagi na» > «Colonne». Nelle tabelle, impedite la divisione delle righe tra le pagine. Con il tasto destro del mouse cliccate sulla tabella, selezionate «Proprietà tabella» > e nella scheda «Riga» disattiva- te l opzione «Permetti la divisione della riga tra le pagine». Accertatevi che in MS-Word le intestazioni delle tabelle vengano ripetute in ogni pagina. Con il tasto destro del mouse cliccate sulla tabella, selezionate «Proprietà tabella» > scheda «Riga» e attivate l opzione «Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina». - 4/13

5 2 Conversione di file MS-Word-2007 in formato PDF 2.1 Modificare le impostazioni di conversione Quando convertite per la prima volta un file MS-Word in formato PDF, definite nel modo se- guente le impostazioni di conversione (nota: tutte le impostazioni di conversione vengono memorizzate; quindi dovete effettuare questa operazione una sola volta): aprite il documento MS-Word da convertire e nella scheda «Acrobat» > «Preferences». Nella scheda «Impostazioni» mantenete l impostazione «Standard» e lasciate le crocette senza modificarle: Nella scheda «Protezione» avete la possibilità di immettere una password per aprire il do- cumento PDF e limitare le autorizzazioni. Tenete presente che le opzioni «Abilita la copia del testo, delle immagini e di altri contenuti» e «Consenti l accesso al testo dei dispositivi di lettu- ra dello schermo per gli utenti con problemi di vista» devono sempre essere attivate (altri- menti i non vedenti non possono accedere al testo utilizzando un lettore di schermo): 5/13

6 Nella scheda «Word» potete mantenere le seguenti impostazioni: 6/13

7 Nella scheda «Segnalibri» attivate l opzione «Converti intestazioni Word in segnalibri». Di- sattivate l opzione «Converti stili Word in segnalibri» e selezionate manualmente i soli stili che volete convertire in segnalibri nel file PDF: Per confermare tutte le impostazioni di conversione cliccate su «OK». 2.2 Conversione Nel menu «Acrobat» > selezionate «Create PDF»: Importante: NON convertite documenti Word passando dal menu «File» > «Stampa» oppure «biopdf», poiché con questa operazione le informazioni sulla struttura non vengono trasferite! Una volta terminata la conversione potete chiudere il documento MS-Word. Ora potete aprire il documento PDF appena creato (con Acrobat Professional). 7/13

8 3 Ultimazione del documento PDF Nel documento PDF occorre procedere alle seguenti operazioni o verifiche: definire la lingua del documento (se questa impostazione non è stata trasferita) e l ordine dei tab, inserire il tag di apertura «Documento» e ottimizzare il documento. 3.1 Definizione della lingua del documento Per definire la lingua dell intero documento procedete come segue: premete Ctrl + D oppure selezionate la lingua desiderata nel menu «File» > «Proprietà del documento» e nella scheda «Avanzate» alla voce «Lingua»; 8/13

9 3.2 Definizione dell ordine dei tab Per assicurarvi che l ordine dei tab sia congruente, definite la «struttura del documento»: nella finestra di navigazione a sinistra aprite la scheda «Pagine»; in questa scheda selezio- nate tutte le pagine; ora cliccate in alto, sopra le pagine evidenziate, su «Opzioni» > «Pro- prietà pagine» selezionate la scheda «Ordine di tabulazione» e «Struttura documento». 9/13

10 3.3 Inserimento del tag di apertura «Documento» Per inserire nel documento PDF il tag di apertura «Documento» procedete come segue: con il tasto destro del mouse cliccate sul pannello «Tags» e quindi su «Nuovo tag»; alla voce «Tipo» scegliete «Documento»; ora trascinate in un colpo solo tutti i tag in questo nuovo contenitore di livello superiore; suggerimento: prima di procedere effettuate una copia di sicurezza, poiché questa operazio- ne può facilmente danneggiare il file PDF. 10/13

11 3.4 Ottimizzazione del documento PDF Nel menu «File» > «Proprietà» (oppure premendo Crtl + D) potete definire altre utili proprie- tà: nella scheda «Descrizione»: inserire titolo, autore, oggetto nella scheda «Vista iniziale»: selezionare l opzione «Segnalibri e pagina» (in tal modo i segnalibri sono già visibili alla successiva apertura del documento); visualizzazione: selezionare l opzione «Titolo documento» invece di «Nome file» (in tal modo il lettore di schermo leggerà a un non vedente il titolo del documento come prima cosa); 11/13

12 4 Verifica dei documenti PDF 4.1 Verifica tecnica dei documenti PDF Verifica completa in Acrobat Professional Il programma Adobe Acrobat Professional (versione 7 e successive) dispone di uno strumen- to che consente di verificare l accessibilità dei documenti PDF dal punto di vista tecnico: nel menu «Avanzate» > «Accessibilità» aprite «Controllo completo», mantenete tutte le op- zioni senza modificarle e cliccate su «Avvia controllo». Cliccando su «Apri rapporto sull accessibilità» disporrete di utili indicazioni per la correzione. Una volta perfezionato il do- cumento, il rapporto non dovrebbe più contenere messaggi di errore PDF-Accessibility-Checker (PAC): strumento di verifica gratuito La fondazione «Accesso per tutti» offre lo strumento di verifica PDF-Accessibility-Checker (PAC). Il programma può essere scaricato gratuitamente e non è necessario installarlo. La verifica del PAC è più approfondita rispetto a quella del tool di Acrobat Professional. Ad e- sempio, il PAC segnala se manca il tag di apertura «Documento». Download del programma PDF-Accessibility-Checker (PAC): Verifica manuale dei documenti PDF Verifica visiva dell ordine di ridisposizione (Ctrl + 4) La funzione «Ridisponi» è utilizzata dai non vedenti per visualizzare il documento con un in- grandimento. Il layout di pagina viene disposto su tutta la larghezza di pagina andando a ca- po automaticamente e viene sempre presentato come colonna singola. In tal modo è possibi- le visualizzare il testo anche con un forte ingrandimento senza dover scorrere in senso oriz- zontale per leggerlo. Grazie alla funzione «Ridisponi» potete verificare rapidamente i punti seguenti: l ordine degli elementi è corretto? (ad es. nel caso di documenti a più colonne) il layout va a capo correttamente? sono presenti tutti gli elementi di contenuti significativi? tutti i testi sono leggibili? gli elementi di sfondo sono davvero nascosti? 12/13

13 4.2.2 Verifica visiva della struttura ad albero dei tag (finestra di navigazione «Tag») Nella struttura ad albero dei tag potete verificare e correggere l ordine e i tag. L ordine della struttura ad albero dei tag corrisponde esattamente a quella di un lettore di schermo. Per questa verifica è utile possedere conoscenze del linguaggio HTML. nella finestra di navigazione «Tag», selezionate il primo tag di contenuto in alto; premete il tasto destro del mouse e attivate «Seleziona contenuto»; con la freccetta verso il basso, cliccate nella struttura ad albero dei tag e verificate i se- guenti punti: l ordine è corretto? i tag sono corretti dal profilo semantico? da <H1> a <H6>, <L> con <LI>, <P>, <TABLE> ecc. 13/13