MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO AI SENSI DEL D. LGS. 231/2001. CONSIP S.P.A. a socio unico ***** PARTE SPECIALE C REATI SOCIETARI

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO AI SENSI DEL D. LGS. 231/2001 DI CONSIP S.P.A. a socio unico ***** PARTE SPECIALE C REATI SOCIETARI 1

2 IL RISCHIO SPECIFICO DEI REATI SOCIETARI (ART. 25 TER D.LGS. 231/2001). Allo scopo di evitare e prevenire la realizzazione dei reati previsti dall'art. 25-ter del d.lgs. 231/2001 [di seguito anche "Rischio Specifico"] ed in conformità con le politiche aziendali, nonché in attuazione dei principi di trasparenza, efficienza e buon governo, i Destinatari del Modello Consip dovranno rispettare e uniformarsi alle prescrizioni di seguito riportate. 1. I reati di cui al Rischio Specifico Art codice civile - False comunicazioni sociali Il reato si realizza in presenza di una condotta degli amministratori, del direttore generale, del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili, dei sindaci e dei liquidatori i quali, con l'intenzione di ingannare i soci o il pubblico ed al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, (i) espongono nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste dalla legge (dirette ai soci o al pubblico), fatti materiali non rispondenti al vero ancorché oggetto di valutazioni ovvero (ii) omettono informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società, in modo idoneo ad indurre in errore i destinatari sulla reale situazione societaria. La punibilità è estesa anche al caso in cui le informazioni riguardino beni posseduti o amministrati dalla società per conto di terzi; è invece esclusa se le falsità o le omissioni non alterano in modo sensibile la rappresentazione della situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società. 1 Art codice civile - False comunicazioni sociali in danno della società, dei soci o dei creditori Il reato è costituito dalla condotta degli amministratori, del direttore generale, del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili, dei sindaci e dei liquidatori i quali, con l'intenzione di ingannare i soci o il pubblico ed al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, (i) espongono nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste dalla legge (dirette ai soci o al pubblico), fatti materiali non rispondenti al vero, ancorché oggetto di valutazioni, ovvero (ii) omettono informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società, in modo da indurre in errore i destinatari sulla predetta situazione e cagionando un danno patrimoniale alla società, ai soci o ai creditori. Art codice civile - Falsità nelle comunicazioni o nelle relazioni delle società di revisione 1 La punibilità è comunque esclusa se le falsità o le omissioni determinano una variazione del risultato economico di esercizio, al lordo delle imposte, non superiore al 5% o una variazione del patrimonio netto non superiore all'1%. In ogni caso il fatto non è punibile se conseguenza di valutazioni estimative che, singolarmente considerate, differiscono in misura non superiore al 10% da quella corretta. 2

3 Il reato consiste nella condotta dei responsabili della revisione i quali, al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, con la consapevolezza della falsità, nonché con l'intenzione di ingannare i destinatari delle comunicazioni, attestano il falso (nelle relazioni o in altre comunicazioni societarie) od occultano informazioni concernenti la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società sottoposta a revisione, in modo da indurre in errore i destinatari delle comunicazioni. La pena è aumentata se la condotta di cui sopra ha cagionato un danno patrimoniale ai destinatari delle comunicazioni. Art codice civile - Impedito controllo Il reato si configura allorché gli amministratori, occultando documenti o con altri artifici idonei, impediscono (o comunque ostacolano) lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi sociali o alla società di revisione. Se la condotta ha cagionato un danno ai soci, si applica la reclusione fino ad un anno e si procede a querela della persona offesa. Articolo 2637 codice civile - Aggiotaggio La norma punisce chiunque diffonda notizie false, ovvero ponga in essere operazioni simulate o altri artifici concretamente idonei a provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari non quotati o per i quali non è stata presentata una richiesta di ammissione alle negoziazioni in un mercato regolamentato, ovvero ad incidere in modo significativo sull'affidamento che il pubblico ripone nella stabilità patrimoniale di banche o di gruppi bancari. Articolo 2638 codice civile - Ostacolo all'esercizio delle funzioni delle Autorità Pubbliche di Vigilanza Il reato si realizza in presenza di una condotta degli amministratori, del direttore generale, del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili, dei sindaci, dei liquidatori e degli altri soggetti sottoposti per legge alle Autorità Pubbliche di Vigilanza o tenuti ad obblighi nei loro confronti, i quali nelle comunicazioni alle predette Autorità previste in base alla legge, al fine di ostacolare l'esercizio delle funzioni di vigilanza: (i) espongono fatti materiali non rispondenti al vero, ancorché oggetto di valutazioni, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria dei soggetti sottoposti alla vigilanza ovvero; (ii) allo stesso fine, occultano con altri mezzi fraudolenti, in tutto o in parte, fatti che avrebbero dovuto comunicare, concernenti la situazione medesima (anche nel caso in cui le informazioni riguardino beni posseduti o amministrati dalla società per conto di terzi). Il reato si realizza, altresì, in presenza di una condotta degli amministratori, del direttore generale, del responsabile amministrativo, dei sindaci, dei liquidatori e degli altri soggetti sottoposti per legge alle Autorità Pubbliche di Vigilanza o tenuti ad obblighi nei loro confronti i quali, in qualsiasi forma, anche omettendo le comunicazioni dovute alle predette Autorità, consapevolmente ne ostacolano le funzioni. 3

4 2. Aree sensibili nell ambito dei Reati Societari 2.1 Area contabilità generale e formazione del bilancio di esercizio, (esemplificazione su attività rilevanti o a campione): a. predisposizione dei progetti di bilancio da sottoporre alla delibera di approvazione del Consiglio di Amministrazione; b. gestione della contabilità generale e dei libri contabili e fiscali, nonchè rilevazione, raccolta, aggregazione e valutazione dei dati contabili necessari per la predisposizione della proposta di bilancio e delle connesse situazioni patrimoniali Possibili condotte illecite Nell'ambito della gestione di tali attività, ad esempio, le risorse interne della Società potrebbero: a. esporre in bilancio fatti materiali non rispondenti al vero, al fine di procurare un ingiusto profitto alla società (es., ignorare precise indicazioni in tema di esigenze di accantonamento). b. acquistare fittiziamente beni e/o servizi (attraverso meccanismi di falsa fatturazione passiva, falsificazione delle quantità di beni e dell'entità dei servizi acquisiti e dei loro prezzi, ecc.); c. emettere false fatture attive (es., nei confronti del MEF) per prestazioni di servizi inesistenti ovvero per il rimborso di costi non effettivamente sostenuti, allo scopo di aumentare gli importi percepiti dall'amministrazione; d. sovrastimare il valore delle immobilizzazioni materiali ed immateriali della Società (es. costi di impianto e ampliamento, spese di manutenzione, costi di ricerca e sviluppo, eventuali diritti di brevetto e diritti di utilizzazione di opere dell ingegno, ecc.); e. sottostimare l importo delle quote di ammortamento, sia delle immobilizzazioni immateriali sia di quelle materiali; f. valutare erroneamente il valore delle immobilizzazioni finanziarie, dei crediti, delle rimanenze e di altre poste di bilancio L'Amministratore Delegato ed ogni singola Area/Direzione coinvolta nelle sopracitate esemplificazioni (Area Contabilità Generale e Bilancio; Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili e societari; Area Affari Societari; Area Pianificazione & Controllo) sono responsabili del relativo rischio. 2.2 Area adempimenti societari ed amministrativi (esemplificazione su attività rilevanti o a campione): a. deposito di comunicazioni al Registro delle Imprese, deposito dei bilanci e dell ulteriore documentazione ad essi connessa, ecc.; 4

5 b. custodia dei libri sociali nonché predisposizione di relazioni societarie (cfr. sopra, con riferimento agli artt e 2622 c.c., in particolare per le ipotesi di concorso nel reato); c. gestione degli adempimenti relativi al funzionamento degli organi sociali (es. organizzazione, convocazione e verbalizzazione delle riunioni del CdA, del Collegio Sindacale e dell'assemblea; gestione degli adempimenti preventivi e successivi alle riunioni; predisposizione e raccolta della documentazione necessaria per le riunioni degli organi amministrativi e di controllo e per le adunanze assembleari; gestione del flusso documentale conseguente alle decisioni dei suddetti organi, ecc.) L'Amministratore Delegato ed ogni singola Area/Direzione coinvolta nelle sopracitate esemplificazioni (Area Affari Societari; Area Contabilità Generale e Bilancio) sono responsabili del relativo rischio. 2.3 Area rapporti con l'azionista unico (MEF, l'"azionista"), la Corte dei conti, le altre Autorità Pubbliche di Vigilanza (DigitPA, AGCM, Autorità per i lavori pubblici, ecc.), il Collegio Sindacale e la società di revisione (esemplificazione su attività rilevanti o a campione): a. gestione dei rapporti con il MEF e trasmissione delle comunicazioni e documenti previsti dalla normativa applicabile (es., trasmissione della relazione trimestrale del Collegio Sindacale riguardante l'andamento del Programma di razionalizzazione della spesa pubblica); b. trasmissione alla Corte dei conti della documentazione occorrente per esercitare il controllo sulla gestione finanziaria di Consip (con particolare riferimento a quanto previsto dalla deliberazione N. 6/2002); c. gestione dei rapporti con il magistrato incaricato dalla Corte dei conti; d. gestione dei rapporti e trasmissione della documentazione rilevante alle altre Autorità Pubbliche di Vigilanza (es., richieste di parere a DigitPA sulla congruità tecnico-economica degli acquisti di beni e servizi informatici; richieste di parere all'agcm); e. gestione dei rapporti e trasmissione della documentazione rilevante al Collegio Sindacale (es. sottoposizione del bilancio trimestrale specifico per la DAPA); f. cura dei rapporti con la società di revisione (es. sottoposizione del progetto di bilancio alla verifica e controllo di tale società) Possibili condotte illecite Nell'ambito dell'attività di gestione dei rapporti con Pubbliche Autorità di Vigilanza o con il MEF, taluni comportamenti non conformi, sia commissivi (i.e., invio, da parte della Società, di comunicazioni false o fuorvianti alle Autorità Pubbliche di Vigilanza: es., alla Corte dei conti in relazione alla gestione finanziaria di Consip o all'agcm in merito alle gare europee bandite da Consip) che omissivi (i.e., occultamento di comunicazioni dovute), potrebbero mirare ad ostacolare l esercizio delle funzioni di vigilanza. 5

6 In generale, possono considerarsi ostacolo ai sensi della norma, quei comportamenti ostruzionistici, o di mancata collaborazione, quali: l opposizione ad ispezioni; il ritardo ingiustificato; il comportamento ostruzionistico in relazione alle richieste di trasmissione di documenti. Con riferimento alla gestione dei suddetti rapporti, potrebbe costituire una potenziale modalità di commissione del reato di Impedito controllo (art c.c.) l'impedire o l'ostacolare lo svolgimento dell'attività di controllo da parte della società di revisione, del Collegio Sindacale o di altri organi sociali, attraverso qualsivoglia artificio 2, quale, ad es.: a. l'occultamento e/o distruzione di documenti rilevanti; b. l'uso di altri artifizi idonei ad ostacolare/impedire una regolare attività di controllo o di revisione; c. la distruzione dei libri sociali; d. l'irregolare tenuta delle scritture contabili. In relazione al reato di Falsità nelle relazioni e nelle comunicazione della società di revisione (art c.c.), soggetti attivi sono i responsabili, appunto, della società di revisione (c.d. reato proprio). Tuttavia, i componenti degli organi di amministrazione e di controllo e i dipendenti di Consip possono essere coinvolti a titolo di concorso nel reato L'Amministratore Delegato ed ogni singola Area/Direzione coinvolta nelle sopracitate esemplificazioni sono responsabili del relativo rischio. Per quanto riguarda gli amministratori della Società, si precisa che la legge equipara a coloro che sono formalmente investiti di tale qualifica anche i soggetti che svolgono le medesime funzioni "di fatto". Ai sensi dell'art c.c., difatti, è equiparato al soggetto formalmente investito della qualifica (o titolare della funzione prevista dalla legge civile) sia chi è tenuto a svolgere la medesima funzione, pur se diversamente qualificata, sia chi esercita in modo continuativo e significativo i poteri tipici inerenti alla qualifica/funzione. Infine, con specifico riferimento al rischio di commissione del reato di cui all'art c.c. (Aggiotaggio) si rinvia a quanto disposto dalla Parte Speciale F in materia di reati di Abusi di Mercato, con riferimento al reato di manipolazione del mercato previsto dall'art. 185 del TUF Canoni comportamentali per la prevenzione del Rischio Specifico in relazione alla realtà aziendale di Consip E' fatto divieto ai Destinatari del Modello di porre in essere comportamenti che possano rientrare, anche potenzialmente, nelle fattispecie di reato richiamate dall'art. 25-ter d.lgs. 231/2001, ovvero di collaborare o dare causa alla relativa realizzazione. 2 La Cassazione ha avuto modo di precisare che rileva ogni tipo di comportamento che si risolva in un diniego o attui un opera diretta ad ostacolare la ricerca o a stornare l attenzione. 3 l'articolo riprende, infatti, la fattispecie descritta dall art c.c., ricalcandone sostanzialmente lo schema (la disposizione codicistica permane comunque nel codice civile con riferimento alle fattispecie concernenti, a loro volta, strumenti finanziari non quotati). 6

7 Sono sanzionate le violazioni dei principi e delle procedure aziendali previste nella presente Parte Speciale. Nell ambito dei citati comportamenti è fatto divieto, in particolare, di: fornire informazioni fuorvianti sulla effettiva rappresentazione della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società; rappresentare e/o trasmettere, ai fini dell'elaborazione e rappresentazione in bilanci, relazioni, prospetti o altre comunicazioni sociali, dati falsi, lacunosi o non rispondenti alla realtà; omettere la comunicazione di dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società; porre in essere azioni finalizzate a ledere gli interessi dell'azionista e/o dei creditori attraverso azioni mirate e fraudolente; porre in essere azioni dilatorie o ostruzionistiche (espressa opposizione, rifiuti pretestuosi, ritardi nella messa a disposizione dei documenti) al fine di ostacolare, rallentare o fuorviare le attività di vigilanza e controllo svolte dalle Autorità Pubbliche di Vigilanza, dal Collegio Sindacale, dal Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari e dalla Società di revisione; omettere di effettuare, con la dovuta qualità e tempestività, tutte le segnalazioni periodiche previste dalle leggi e dalla normativa regolamentare di settore nei confronti delle Autorità Pubbliche di Vigilanza, nonché la trasmissione dei dati e documenti previsti dalla normativa e/o specificamente richiesti dalle predette Autorità. I Destinatari del Modello, competenti per le attività oggetto di regolamentazione della presente Parte Speciale, sono tenuti ad osservare l'espresso obbligo di: tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure aziendali, in tutte le attività finalizzate alla formazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, al fine di fornire all'azionista ed ai terzi un'informazione veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società; tenere comportamenti corretti, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure aziendali, al fine di garantire la tutela dell'effettività ed integrità del patrimonio sociale, ponendo la massima attenzione ed accuratezza nell'acquisizione, elaborazione ed illustrazione dei dati e delle informazioni patrimoniali e finanziarie; assicurare il regolare funzionamento amministrativo, contabile e finanziario della Società e degli organi societari, garantendo ed agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale prevista dalla legge; assicurare, attraverso modalità di verifica periodiche: i) la piena coerenza delle scritture contabili; ii) con riferimento alle attività a rimborso, che il valore delle fatture attive sia pari a quello delle fatture passive; assicurare, attraverso modalità di verifica periodiche, il rispetto dei budget di spesa previsti in relazione a quanto consuntivato; assicurare per ciascun contratto e/o ordine di acquisto emesso da Consip, attraverso opportune modalità di controllo, che vengano garantiti la completezza dei dati, 7

8 la corrispondenza con la relativa richiesta di acquisto debitamente autorizzata, la correttezza dei termini di pagamento e dell'importo risultante dalla trattativa/gara; effettuare tempestivamente e correttamente, in modo veridico e completo, le comunicazioni previste dalla legge e dalle norme regolamentari applicabili nei confronti degli organi societari di controllo e delle Autorità Pubbliche di Vigilanza (italiane, sovranazionali o straniere), del mercato e dell'azionista di Consip; prestare completa e immediata collaborazione agli organi societari di controllo e alle Autorità Pubbliche di Vigilanza, fornendo puntualmente ed esaustivamente la documentazione e le informazioni richieste e non frapponendo alcun ostacolo all'esercizio delle funzioni di vigilanza da esse esercitate; evitare di porre in essere azioni dilatorie o ostruzionistiche finalizzate a rallentare o fuorviare le attività di vigilanza e controllo svolte dagli organi societari di controllo e dalle Autorità Pubbliche di Vigilanza; rispettare i principi contabili adottati in azienda e segnalare tempestivamente all Organismo di Vigilanza ogni caso di mancato allineamento o scorretta applicazione; garantire l inaccessibilità dell anagrafica fornitori da parte dei soggetti deputati ad effettuare la registrazione o il pagamento delle fatture passive; assicurare che l'inserimento delle fatture nel sistema contabile venga effettuato soltanto dal personale espressamente autorizzato dell'area Contabilità Generale e Bilancio; ai fini delle registrazioni contabili, utilizzare software che - tramite sistemi di accesso differenziato a seconda delle mansioni svolte e per mezzo di percorsi ad avanzamento guidato e vincolato - garantiscano l inserimento completo delle informazioni rilevanti ed impediscano qualsiasi rettifica senza evidenza di autore, data e registrazione originaria, prevedendo inoltre opportuni blocchi a sistema volti ad impedire, una volta chiuso il periodo contabile di riferimento, l'imputazione di scritture tardive; assicurare la puntuale applicazione di regole di "segregazione" dei compiti tra il soggetto che ha effettuato un'operazione, chi ne cura la registrazione in contabilità e chi, infine, effettua il relativo controllo; in presenza di visite ispettive degli organi societari di controllo e delle Autorità Pubbliche di Vigilanza, fare in modo che tali visite avvengano, ove possibile, alla presenza di almeno due soggetti; assicurare, nella gestione dei rapporti delle funzioni aziendali competenti con i revisori contabili, la tracciabilità delle richieste pervenute e di quelle evase, con evidenza della documentazione prodotta. Con specifico riferimento all'area del bilancio ed altre comunicazioni sociali, la relativa redazione viene elaborata sulla base della normativa applicabile in materia e dei principi che seguono: i dati e le informazioni che ciascuna funzione aziendale di Consip deve fornire ai fini delle comunicazioni prescritte, i criteri per l'elaborazione di tali dati, nonché la tempistica della consegna dei medesimi da parte delle singole funzioni coinvolte all'area Contabilità Generale e Bilancio, sono determinati con la massima chiarezza ed inequivocabilità; 8

9 la trasmissione di dati ed informazioni all'area Contabilità Generale e Bilancio è assicurata anche mediante un sistema informatico che consenta la compiuta elaborazione degli stessi; sono attuate modalità di coordinamento tra gli addetti dell'area Contabilità Generale e Bilancio (addetti Ciclo Attivo, addetti Ciclo Passivo) in prossimità dell'elaborazione della prima bozza di bilancio, al fine di monitorare adeguatamente le scadenze dell'attività di chiusura e assicurare (anche mediante l'utilizzo di apposite checklist) che tutti i dati siano forniti e verificati in modo tempestivo e completo. Nell'ambito del sistema delle procedure e dei controlli esistenti, la Società assicura l'attuazione dei seguenti presidi preventivi: sviluppo di appositi programmi periodici di formazione ed informazione rivolti ai componenti dell'area Contabilità Generale e Bilancio coinvolti nella redazione del bilancio di esercizio o di altre comunicazioni sociali, in merito alle principali nozioni e problematiche giuridico/contabili in materia, nonché ai reati ed illeciti amministrativi di natura societario/contabile, curando in particolare la formazione dei neo-assunti e la tempestiva organizzazione di corsi di aggiornamento, nel caso di mutamenti della disciplina applicabile; (i) trasmissione ai membri del CdA di Consip della bozza di bilancio (unitamente alla relazione sulla gestione del CdA) per l'approvazione, nonché, (ii) successivamente invio della bozza di bilancio al Collegio sindacale, alla Società di revisione e al Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, nei termini di legge, ai fini della redazione delle relazioni di rispettiva competenza, (iii) predisposizione di idonea documentazione attestante l'avvenuta consegna/deposito dei documenti di cui al punto (i) e (ii); (iv) successiva comunicazione all OdV attestante la regolarità della procedura posta in essere. Con riferimento all'area del regolare funzionamento della Società, al fine di prevenire adeguatamente comportamenti di impedito controllo sulla gestione societaria, la Società prevede i seguenti presidi preventivi: trasmissione al Collegio Sindacale, con congruo anticipo, di tutti i documenti relativi agli argomenti posti all'ordine del giorno delle riunioni dell'assemblea o del Consiglio di Amministrazione o sui quali esso debba esprimere un parere ai sensi di legge; puntuale messa a disposizione del Collegio Sindacale di tutta la documentazione sulla gestione della Società di cui tale organo necessiti per le sue verifiche periodiche. 3.2 Rapporti con le Autorità di vigilanza La Società prevede alcuni presidi preventivi volti a disciplinare le modalità e l'attribuzione di specifiche responsabilità in relazione a: a. segnalazioni periodiche alle Autorità Pubbliche di Vigilanza previste da leggi e regolamenti; b. trasmissione alle Autorità Pubbliche di Vigilanza dei documenti previsti in leggi e regolamenti; 9

10 c. trasmissione di dati e documenti espressamente e specificamente richiesti dalle Autorità Pubbliche di Vigilanza; d. comportamento da tenere, da parte delle funzioni aziendali coinvolte, nel corso delle visite ispettive. Ai fini dell'efficacia di tali presidi preventivi, la Società assicura: la dovuta qualità e tempestività delle comunicazioni alle Autorità Pubbliche di Vigilanza; l'attuazione di tutti gli interventi di natura organizzativo-contabile necessari ad estrarre i dati e le informazioni per la corretta compilazione delle segnalazioni ed il loro puntuale invio alle Autorità Pubbliche di Vigilanza, secondo le modalità ed i tempi stabiliti dalle normative di settore; (i) il supporto alle attività e ai processi decisionali alla base delle stesse, da parte di un affidabile sistema informativo, e (ii) controlli interni efficaci, tali da garantire l'affidabilità delle informazioni fornite alle Autorità Pubbliche di Vigilanza; l'adeguata formalizzazione delle procedure in oggetto e la successiva documentazione dell'esecuzione degli adempimenti in esse previsti, con particolare riferimento all'attività di elaborazione dei dati; la massima collaborazione delle funzioni aziendali ispezionate all'espletamento degli accertamenti (i.e. tempestiva messa a disposizione dei documenti che gli incaricati intendano acquisire) Per ciascuna operazione di comunicazione di dati, trasmissione di documenti ed ispezioni eseguite da incaricati delle Autorità Pubbliche di Vigilanza, ovvero per una serie omogenea di tali operazioni, deve essere individuato un responsabile interno incaricato della gestione della trasmissione e/o ispezione, che curi la regolare esecuzione dei singoli adempimenti della procedura e la documentazione delle attività poste in essere La suddetta documentazione deve essere tenuta a disposizione dell'organismo di Vigilanza, ai fini delle verifiche periodiche da parte di quest'ultimo. 4. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 4.1 Le funzioni organizzative di Consip nonché i soggetti esterni all'organizzazione aziendale cui sia stata affidata in outsourcing la gestione di funzioni ricompresse nel ciclo operativo della Società, provvedono a comunicare all'organismo di Vigilanza, con la periodicità [almeno semestrale] definita da quest'ultimo, le seguenti informazioni minime: con riferimento alla gestione dei rapporti con Autorità Pubbliche di Vigilanza, informazioni circa: a) situazioni particolarmente rilevanti che abbiano dato origine a rilievi/richieste di riscontri da parte dell Autorità o Organo di Vigilanza e Controllo (es., Corte dei conti), relativamente a comunicazioni effettuate dalla Società, dettagliando: (i) struttura aziendale coinvolta; (ii) oggetto della comunicazione; (iii) data della comunicazione; (iv) tipo di rilievo formulato/riscontro richiesto. 10

11 b) situazioni particolarmente rilevanti, relativamente alle visite ispettive/controlli di Autorità di Vigilanza e Controllo in corso, dettagliando: (i) data dell ispezione / controllo; (ii) oggetto dell ispezione / controllo; (iii) struttura aziendale referente per l ispezione / controllo; (iv) esiti dell'ispezione / prescrizioni ogni eventuale inottemperanza ai principi di tracciabilità e segregazione delle funzioni nell'ambito della gestione e dei processi amministrativo-contabili della Società; ogni deroga, violazione o sospetto di violazione di propria conoscenza rispetto alle modalità esecutive e/o comportamentali disciplinate dalla presente procedura e dal Modello, dal Codice Etico, dalle norme di legge richiamate dal Decreto nonché dalle procedure in generale; proposte di modifiche da apportare alle procedure/protocolli di propria competenza, a seguito delle anomalie e criticità riscontrate nel corso dei controlli effettuati; ogni nuova attività e/o ogni variazione alle attività a rischio esistenti; con riferimento al bilancio di esercizio ed alle altre comunicazioni sociali di Consip, in considerazione della circostanza che lo stesso è sottoposto a certificazione da parte della società di revisione, i compiti dell'organismo di Vigilanza sono i seguenti: a. monitoraggio, in coordinamento con il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili, sull'efficacia delle procedure interne e delle regole di governo societario per la prevenzione dei reati di false comunicazioni sociali; b. esame di eventuali segnalazioni specifiche provenienti dai Destinatari e disposizione degli accertamenti ritenuti necessari o opportuni in conseguenza di tali segnalazioni. 11

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