Think Project! Soluzione innovativa al problema della collaborazione in un progetto

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1 Think Project! Soluzione innovativa al problema della collaborazione in un progetto Think Project! è la soluzione SaaS (Software as a service) unica e innovativa di online collaboration per la gestione dei disegni e documenti progettuali, degli iter di approvazione e dello scambio di informazioni. I project team hanno necessità, affinchè un progetto abbia successo e si adempiano gli obblighi contrattuali, di organizzare tutte le informazioni e i processi a supporto dell intera vita di un progetto edilizio, dalla fase di sviluppo a quelle di costruzione e manutenzione. Think Project!, combinando la comunicazione e i processi di workflow con la gestione dei documenti e le informazioni sul programma tempi, permette ai general contractor, alle imprese edili, alle società d ingegneria e agli investitori di ottimizzare i propri processi aziendali tra appaltatori, progettisti, subappaltatori e clienti. Think Project! raggruppa tutte le informazioni di progetto in un unica piattaforma: dall offerta alla fasi di pianificazione, esecuzione e manutenzione. Tutti i partner del progetto posso così accedere alle informazioni più recenti, in qualsiasi momento e luogo. Le comunicazioni interne ed esterne risultano facilitate, vi è una sensibile riduzione degli errori provocati dall uso di documenti e disegni non aggiornati, i processi di approvazione, delega e richiesta di informazioni sono agevolati. Tali processi possono essere infatti totalmente configurabili dal gestore aziendale: grazie ad un sistema di autorizzazioni, le parti interessate possono avere accesso ai dati solo se coinvolte nella comunicazione e organizzare a loro volta sotto-processi o workflow interni. Think Project! è la soluzione studiata per rispondere alle esigenze individuali dei clienti: costituita non da moduli indipendenti ma da best practice configurabili e modellabili in qualsiasi momento in base alle necessità. L applicativo è disponibile nell innovativa modalità Software as a Service che consente la fruizione in rete di dati e informazioni. I licenziatari di Think Project! hanno così la possibilità di offrire a soggetti esterni l utilizzo della propria piattaforma sotto forma di servizio a pagamento o gratuito. I best practice più frequentemente attivati sono: Gestione dei disegni Gestione dei documenti Gestione dei compiti/attività Gestione delle variazioni Giornale di cantiere Gestione dei verbali delle riunioni Documentazione fotografica Webcam Gestione dei disegni Archiviazione semplice e veloce dei disegni e progetti grazie a workflow predefiniti e processi automatici. Le aziende che lavorano allo stesso progetto possono decidere le modifiche al disegno online e

2 segnare i risultati per la revisione. A questo punto si attiva il processo di approvazione; infatti, una modifica di progetto non ha solo un impatto sui costi e sulle scadenze ma richiede anche una decisione sul piano progettuale e gestionale. I processi di approvazione possono essere configurati singolarmente attorno a tutti processi e sotto-processi costruiti nel workflow. L approvazione può essere step by step, in cui il modulo di decisione può essere inviato prima al team manager, successivamente ai project manager ed infine al final controller. Sono supportati però anche processi paralleli in cui persone diverse devono esprimere il proprio parere su una richiesta. Tali processi possono essere inoltre automatizzati; ad esempio, quando un soggetto approvante restituisce la richiesta con un sì accettato, il processo in corso attiva un altro processo in cui vengono inviate fatture, mansioni e ordini ad un gruppo di persone designato che può comprendere partner, clienti, subappaltatori/fornitori o membri interni al gruppo. Invio costante e continuo ai vari partner dello stato dei progetti. La documentazione è facilmente rintracciabile e recuperabile. Al completamente del progetto viene creato un archivio esaustivo e completo. Schema di numerazione dei disegni Sebbene possano essere utilizzati schemi numerici per specifici aziende o progetti, si possono gestire i documenti anche senza tale schema. Archiviazione I disegni e i progetti sono archiviati in modo strutturato e possono essere così recuperati istantaneamente. Lo stato dei disegni è visibile in ogni momento. Ricerca Diversi strumenti di ricerca facilitano il compito di trovare e recuperare disegni e informazioni dai file allegati. Inoltre, le query possono essere salvate e i risultati della ricerca mostrano le informazioni più recenti. Liste di disegni Le liste della documentazione data da disegni e progetti vengono salvate automaticamente. Così come generate dinamicamente, tali liste rappresentano sempre la versione più aggiornata disponibile online. Possono essere stampate o esportate in formato Pdf o Excel. Report automatici Ai partecipanti al progetto vengono regolarmente inviati report sullo stato di avanzamento del progetto stesso: le informazioni spedite possono comprendere per esempio lo stato corrente del progetto o la lista dei disegni mancanti. L intervallo temporale di invio dei report può essere liberamente definito. Liste di distribuzione Possono essere disposte delle liste di distribuzione/invio così da permettere la corretta e veloce ricezione dei documenti ai corretti destinatari. Workflow Possono essere stabilite delle regole dettagliate di distribuzione per ottimizzare le procedure, dalle più semplici a quelle più complesse come ad esempio l ottenimento dell approvazione finale del progetto. Gestione progetto Permette di stimare i progressi del progetto, ad esempio tramite proiezioni delle date di consegna dei disegni. Consente inoltre di calcolare le future date di scadenza o consegna, che riunite in un unico report fa emergere i lavori ancora in sospeso. Visualizzatore online I disegni possono essere visualizzati e stampati utilizzando il visualizzatore online integrato, che supporta oltre 250 formati. Possono essere visualizzate anche le correzioni fatte in corso d opera.

3 Conferenza online Le aziende che lavorano allo stesso progetto possono decidere le modifiche al disegno online e segnalare i risultati per la revisione dando il via ai processi di approvazione. Archiviazione Esistono diverse opzioni di archiviazione, dall esportazione di semplici informazioni ad una archiviazione di lungo termine supportata dal database. Gestione dei documenti Gestione di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita: lettere, fax, memo, . I fax in arrivo, di cui viene fornito il numero, possono essere scannerizzati, associati a parole-chiave e collegati ad un workflow o a un processo di distribuzione. Anche per la corrispondenza formato viene fornito l indirizzo di posta e può essere distribuita e strutturata allo stesso modo dei fax. Archiviazione chiara e strutturata della documentazione; viene tenuta traccia della storia di ogni documento. Distribuzione semplice e automatica dei documenti ai soggetti interessati. Strumenti di ricerca veloci; comprende anche la ricerca full-text. Creazione di un archivio completo a conclusione del progetto. Gestione variazioni Inserimento delle variazioni/imprevisti. Lo sviluppo dei progetti è influenzata da vari fattori, quali la qualità del lavoro, i materiali usati, le condizioni climatiche. Questo significa che i rischi o le variazioni non possono essere eliminati completamente anche con la miglior pianificazione possibile o pratiche ispettive. Registrare tali eventi permette di analizzare tutti i vari fattori in base al rischio, al tempo e fattori di costi, predisporre tempestivamente rimedi e/o variazioni e quindi evitare ulteriori costi aggiuntivi. Da ciò, tutti i documenti non strutturati, come fax ed , vengono documentati in modo strutturato e collegati alla Gestione Variazioni. Distribuzione automatica alle parti coinvolte nel progetto. Report completi, prodotti istantaneamente alla richiesta. Inserimento variazioni Le variazioni possono essere inserite nel sistema grazie a un modello di facile utilizzo oppure importate da altri sistemi. Categorizzazione e descrizione Possono essere assegnate differenti categorizzazioni e descrizioni ad ogni variazione inserita: per tipo, luogo, contratto, azienda. Tutti i documenti non strutturati, come fax ed sono documentati in modo strutturato e collegati alla Gestione Variazioni. Commenti e allegati Si possono assegnare ad ogni variazione commenti oppure inserire allegati quali foto, video, scansioni. Liste di distribuzione Tutte le variazioni e i compiti associati possono essere comunicati automaticamente alle parti responsabili. Corrispondenza Le lettere e i documenti richiesti per la gestione delle variazioni sono prodotti automaticamente dall applicativo. Verifica delle scadenze

4 Vengono inviati avvisi automatici sulle scadenze e/o proroghe alle parti interessate. Workflows I processi di controllo e le comunicazioni multi-livello possono essere rappresentati e strutturati. Report Report completi in formato Pdf e/o Excel. Notifiche automatiche Invio automatico, liberamente definibile nel tempo o intervallo di tempo, di report o aggiornamenti alle persone responsabili. Gestione dei compiti e attività Gestione e inserimento rapidi dei compiti. In presenza di molteplici partner deve esistere una suddivisone di compiti/attività; per rispettare le scadenze e per far sì che i processi siano il più veloce possibile, ogni partner deve essere consapevole dei compiti assegnati e i Project Manager devono avere una precisa supervisione sui compiti e relativo svolgimento. Assegnazione delle responsabilità, di livelli di priorità e scadenze. Possibilità di classificare per aperto, completato, in ritardo. Assegnazione dei compiti e monitoraggio dello stato di avanzamento e completamento di ciascuno. Anche i fornitori esterni possono essere inclusi nel sistema. I compiti possono essere visualizzati e stampati in qualsiasi luogo e in una qualsiasi ora; quando richiesto i project manager possono ricevere report automatici e completi che evidenziano lo stato di avanzamento delle attività e quindi anche, ad esempio, ritardi nell approvazione di disegni o la lista di quelli mancanti Giornale di cantiere Raccolta giornaliera della documentazione completa di cantiere: previsioni del tempo, avanzamento lavori, fatture dei materiali, verifiche e misure etc. In questo modo è possibile individuare tempestivamente potenziali rischi o variazioni. Il giornale di cantiere può essere realizzato per azienda oppure per progetto. Si può accedere alle informazioni tramite Internet, da qualsiasi posto. Risparmio di tempo nella ricerca. Stampe cartacee direttamente dal sistema. Gestione dei verbali delle riunioni Gestione delle agende: tutti i partner al progetto devo presenziare a incontri giornalieri o settimanali. È possibile definire i tempi, per minuti, di tali incontri.. Agli incontri possono essere collegati anche informazioni, compiti e scadenze. I verbali delle riunioni possono essere recuperati immediatamente. Documentazione fotografica

5 Raccolta strutturata e tracciata delle foto nei formati jpeg, gif, tiff. Per ogni immagine viene creata automaticamente una piccola miniatura in preview e possono essere associate informazioni aggiuntive quali la data e luogo di creazione e una descrizione testuale. I dettagli aggiuntivi delle foto sono disponibili come criteri di ricerca. Report completo delle foto. Definizione di diritti di accesso all archivio di foto. Webcam Tecnologia webcam integrata. Trasferimento automatico delle immagini al sistema. Libera definizione dell intervallo di tempo in cui le immagini vengono catturate. Le scansioni possono essere salvate insieme a commenti, informazioni aggiuntive. Definizione libera dei diritti di accesso alle immagini della webcam. Gestione multilingua Ogni progetto può essere gestito in diverse lingue: a seconda del proprio ID, ogni utente visualizzerà le schermate dell applicativo nella lingua preferita. Il software è già stato tradotto in 15 lingue.

6 Configurazione Hardware e Software Client Utente: Hardware: PC comune, normalmente utilizzato nel lavoro d ufficio. Software: Non è necessaria alcuna installazione di software. Connessione internet: Il sistema opererà con ISDN o superiore. Internet browser: Microsoft Internet Explorer Version 5.5 SP2 o superiore, Netscape 7.1, Mozilla 1.x o superiore, upload/download client opera solo con Microsoft Internet Explorer. Acrobat Reader: Acrobat Reader deve essere installato come browser plug-in in modo da poter visualizzare e stampare i file in PDF. Java VM: Necessario per utilizzare la visualizzazione online. Server in ASP: Ubicazione del server: Centro computer di M"Net Telecommunications GmbH, Monaco (filiale della Münchner Stadtwerke, Bayerische Landesbank and Stadtsparkasse Munich) Controllo accesso: solo persone autorizzate tramite chiave e keycard sorveglianza con telecamera controllo da parte di personale di sicurezza Ridondanza: doppio sistema RAID con HD di riserva doppi componenti rete warm standby server archivio dati in sedi diverse Misure di sicurezza: UPS (alimentazione elettrica ininterrotta) protezione antincendio e antifulmini

7 Strategia di backup: i dati vengono salvati quotidianamente in due sedi su tre supporti diversi. Strategia firewall: sul front-end server solo porte web aperte nessun dato sul front-end server separazione dei server front-end e back-end applicazione firewall Antivirus: utti i documenti in ingresso e in uscita irme virus sempre aggiornate Crittografia: Crittografia SSL 128 bit per una sicura trasmissione dei dati Restrizioni IP: ssicurano che gli utenti Think Project! possano essere utilizzati esclusivamente da computer noti