TECNOLOGIE INFORMATICHE

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1 Capitolo VII TECNOLOGIE INFORMATICHE Informazioni generali La Divisione Tecnologie Informatiche è principalmente una divisione di servizio e produzione. I suoi obiettivi sono quelli di fornire servizi tecnologici per rendere LCI più efficiente nel sostenere i distretti, i club, i soci e il personale, nel conservare gli archivi dell'associazione e nel fornire business intelligence e rapporti essenziali per l'operatività in generale. La divisione opera al servizio di distretti e club, ma anche delle divisioni e dei dipartimenti della sede centrale. Ci sono sei dipartimenti: Application Services (Servizi sulle Applicazioni), Enterprise Architect (Architettura d'impresa), Enterprise Data Services (Elaborazioni Dati d'impresa), Member Service Center (Centro Servizi per i Soci), Network Services (Servizi per la rete) e IT Services (Servizi Tecnologie Informatiche). La divisione gestisce tutti i rapporti mensili soci e i rapporti sulle attività di service ed è responsabile di conservare tutti gli archivi dei club. Si occupa anche delle registrazioni degli officer dei club. Il sito internet dell'associazione dedicato alla gestione dati dei soci (MyLCI) è utilizzato per gestire le operazioni quotidiane dei club, fra cui l invio dei rapporti mensili soci, delle attività di service, l assegnazione degli officer, la stampa degli elenchi soci e delle tessere associative, l accesso ai dati sui soci, agli estratti conto mensili e il pagamento online delle fatture semestrali dell'associazione. Utilizzo di internet Il sito web dell'associazionewww.lionsclubs.org è la porta di accesso alle tante risorse dell'associazione disponibili su internet. Il link LCI Store, che si trova nella parte superiore della pagina principale del sito web dell associazione, può essere utilizzato per acquistare gli articoli per il club, come distintivi, magliette e gilet. Sempre tramite il sito web dell associazione, è possibile registrarsi alla convention dell'anno prossimo. Dalla pagina principale del sito web dell'associazione, selezionare il link News ed Eventi, quindi Convention Internazionale. Dalla pagina Convention Internazionale, selezionare il link Per i Partecipanti. Il sito web dell associazione consente anche di trovare altri club Lions e Leo attraverso il link Trova un Club, leggere l edizione del Nord America della rivista LION, inviare alle varie divisioni, dipartimenti o persone della sede centrale e scaricare le pubblicazioni. L Annuario, che è un elenco dei membri del Consiglio di Amministrazione Internazionale, dei past presidenti internazionali, dei past direttori internazionali, dei presidenti di Consiglio, dei governatori distrettuali e del personale della sede centrale, è disponibile anche sul sito web dell associazione. L accesso all'annuario è protetto da password ed è riservato ai membri del Consiglio di Amministrazione Internazionale, ai VII-1

2 past presidenti internazionali, ai past direttori internazionali, agli officer di Consiglio e agli officer distrettuali. Inoltre, l'annuario fornisce ai membri del Consiglio di Amministrazione Internazionale, ai past presidenti internazionali, ai past direttori internazionali, ai presidenti di Consiglio e ai governatori distrettuali informazioni sui relatori ai congressi distrettuali e multidistrettuali, una lista dei comitati del Consiglio di Amministrazione Internazionale e le copie dei verbali delle riunioni del Consiglio di Amministrazione Internazionale. Il sito web MyLCI può essere usato dai segretari di club per trasmettere le informazioni mensili relative ai soci, alle attività di service di club e visualizzare gli estratti conto mensili. Il sito MyLCI consente anche ai segretari di club di accedere e stampare gli elenchi soci e le altre informazioni relative ai soci. Tramite MyLCI i segretari di club possono inoltre variare i dati relativi all'anno in corso e comunicare i dati degli officer di club che entreranno in carica l anno successivo. I segretari di club che trasmettono mensilmente le attività dei soci e i dati relativi agli officer dell'anno successivo tramite MyLCI non hanno l'obbligo di inviare queste informazioni all ufficio del proprio distretto, essendo questi dati disponibili in tempo reale agli officer distrettuali una volta che sono inseriti in MyLCI. Si consiglia che tutti i club utilizzino il sito MyLCI per la gestione del club e l invio dei rapporti. Per accedere alla pagina MyLCI, cliccare I club privi di accesso internet possono inviare il rapporto mensile soci cartaceo (MMR) (modulo c23a) per comunicare i dati sui soci e il modulo di segnalazione officer (PU- 101) per comunicare gli officer di club dell'anno successivo all'indirizzo sotto indicato. Lions Clubs International Member Service Center 300 W. 22 nd Street Oak Brook Illinois USA TEL.: FAX: memberservicecenter@lionsclub.org Anche i tesorieri di club possono utilizzare il sito web MyLCI per visualizzare gli estratti conto mensili e le fatture semestrali. I tesorieri di club possono, inoltre, eseguire i pagamenti tramite il sito web MyLCI. Gli officer dei club messi in status quo possono visualizzare le informazioni sul club (e il tesoriere di club può pagare i saldi in essere), ma non hanno accesso alle altre funzioni del sito web MyLCI. A livello di distretto, i governatori distrettuali, i vice governatori distrettuali, i tesorieri/segretari di Gabinetto, possono visualizzare i dati dei club del proprio distretto. Gli officer distrettuali possono inoltre generare gli annuari, gli elenchi e i rapporti di club e distretto (scaricare i dati). VII-2

3 L'accesso ai dati di club e distretto sul sito web è disponibile anche per i presidenti di circoscrizione e di zona. Affinché questi ultimi possano essere riconosciuti in tali ruoli, i governatori distrettuali eletti devono innanzitutto definire le circoscrizioni e le zone del distretto attraverso il sito web MyLCI e poi assegnare i rispettivi presidenti alle corrispondenti circoscrizioni/zone/club. Al fine di proteggere la privacy dei dati sui soci, è necessario avere una password per usare il sito di trasmissione dati soci (MyLCI). Gli officer di club e di distretto utilizzano il proprio numero di matricola socio LCI per creare e mantenere il proprio nome utente e la password. Questa procedura prende il nome di "Registrazione. Gli officer di multidistretto, distretto e club di distretti multipli/singoli che fanno attualmente uso dei propri database hanno un accesso di lettura a tutte le funzioni di MyLCI e un accesso di lettura e aggiornamento ad alcune funzioni di MyLCI. Con la procedura di registrazione del sito web, la password dell'utente resta invariata di un anno in anno, ma sarà disabilitata nel caso di mancato rinnovo del mandato. Dopo la registrazione, il nome utente e la password garantiscono l'accesso a tutte le funzioni di MyLCI, anche se l'officer ricopre diverse cariche a livello di club, distretto o multidistretto. Le funzioni di MyLCI che sono disponibili a ciascun officer dipendono dai ruoli attuali da questi rivestiti all'interno dell'associazione. Inoltre, le password dimenticate possono essere recuperate utilizzando MyLCI. Dalla pagina di logon di MyLCI, l'officer può cliccare su Forgot your User Name or Password? Click here (Hai dimenticato il tuo nome utente o la password? Clicca qui). Dopo avere inserito la propria matricola socio e avere risposto a una domanda di sicurezza precedentemente selezionata, il nome utente originale e/o la password possono essere modificati dall'officer registrato. Comunicazione degli officer di circoscrizione e di zona Ogni anno il governatore distrettuale neo eletto organizza i club dei distretti all'interno di zone e, nel caso lo desideri, può organizzare le zone all'interno di circoscrizioni. Una volta che i club sono stati assegnati alle zone, e le zone alle loro circoscrizioni, il passo successivo è la nomina dei presidenti di zona e di circoscrizione. Una volta nominati e comunicati dal governatore distrettuale (eletto), i nuovi presidenti di zona e circoscrizione cominceranno a ricevere la corrispondenza (per posta o ), i riconoscimenti per il loro servizio e avranno un accesso appropriato al loro ruolo in MyLCI e alle altre risorse. Il governatore distrettuale utilizza MyLCI per assegnare i club alle zone, le zone alle circoscrizioni e anche per assegnare i presidenti di zona e di circoscrizione. Questa funzione di MyLCI è disponibile per il governatore distrettuale eletto a partire dal 16 maggio che precede il suo mandato. Quando i presidenti di zona e circoscrizione sono stati assegnati e comunicati dal governatore distrettuale (eletto), i presidenti potranno accedere alle funzioni di MyLCI da una prospettiva a livello di circoscrizione e di zona. VII-3

4 Leo Club Gli officer, gli advisor di Leo club e gli officer del Lions club sponsor hanno ora accesso a MyLCI, che consente ai Leo club di comunicare gli officer, i soci e le attività di service. MyLCI è accessibile tramite il link MyLCI che si trova sulla pagina principale del sito web dell associazione I dati sui soci di un Leo club e degli officer possono essere comunicati alla sede centrale in due modi: tramite il sito web MyLCI o inviando il modulo Leo-72 al Dipartimento Youth Programs (Programmi Giovanili). Quando un Leo club comunica i dati dei suoi officer di club tramite il modulo Leo-72, si genera automaticamente un o una lettera che viene spedita al presidente del Leo club e all advisor del Leo club. Sarà, quindi, responsabilità del presidente del Leo club e dell advisor del Leo club registrarsi per ricevere una password e inserire i dati degli officer di club in modo che questi possano poi registrarsi e ricevere una password. Nel caso in cui un Leo club abbia già utilizzato MyLCI per comunicare i dati degli officer e dei soci, non avrà l'obbligo di inviare il modulo Leo-72 negli anni successivi. Tuttavia il segretario di club o l advisor di Leo club dovrà inserire i nomi dei nuovi officer di Leo club per il prossimo anno sociale: in questo modo gli officer entranti potranno successivamente registrarsi per il rilascio delle rispettive password. Per ulteriori informazioni sulla trasmissione dei dati relativi agli officer e ai soci di Leo club, contattare il dipartimento Youth Programs (Programmi Giovanili) presso la sede centrale al seguente indirizzo leo@lionsclubs.org. Dati sui soci Nel rispetto della normativa del board e dei recenti cambiamenti adottati dal Consiglio di Amministrazione Internazionale, le richieste per i dati dei soci/officer subiranno delle variazioni nella loro gestione. Non invieremo più etichette o file su dischetto. L'unico formato supportato è un file elettronico (Excel) che viene spedito per . Questi dati sono accessibili in due modi: I dati sui soci e sugli officer possono essere scaricati dai presidenti di Consiglio multidistrettuale, dai governatori distrettuali, dai vice governatori distrettuali o dai segretari di Gabinetto utilizzando la funzione scarica dati del sito web MyLCI. Se si accede al sito web e si utilizza la funzione "scarica i dati" per personalizzare il foglio elettronico, non ci sarà alcun costo per il vostro distretto multiplo/singolo. VII-4

5 Per assistenza nell'utilizzo della funzione "scarica i dati" sul sito web MyLCI, contattare il Centro Servizi per i Soci al seguente indirizzo mylci@lionsclubs.org oppure chiamare lo In alternativa, se si sceglie di utilizzare il foglio elettronico preparato dalla sede centrale, è necessario seguire questa procedura per richiedere i dati di contatti di un socio/officer. La normativa stabilita dal Consiglio di Amministrazione Internazionale, a cui siamo soggetti, prevede che qualsiasi richiesta dei dati sui soci debba essere presentata per iscritto dal presidente di Consiglio in carica per un multidistretto o dal governatore distrettuale in carica per un distretto singolo o sub. La richiesta scritta deve indicare che dati sono richiesti, per quale fine saranno utilizzati e che non saranno usati per scopi commerciali o politici. Questa ci autorizza anche a fatturare nel conto del distretto multiplo/singolo l'importo di US$ 50,00 per i primi due liveli di socio/officer di di US$ 20,00 per ogni livello successivo. Gli addebiti coprono il tempo che il personale deve impiegare nella preparazione dei dati richiesti. Il presidente di Consiglio o il governatore distrettuale può indirizzare la sua richiesta scritta dal proprio indirizzo che risulta nel nostro archivio alla Divisione Tecnologie Informatiche al seguente indirizzo informationtechnology@lionsclubs.org. Gli officer di club possono accedere al rapporto sul registro soci del proprio club indicante i nomi, gli indirizzi, i dati dei soci, etc. dal sito web MyLCI, o contattando il Centro Servizi per i Soci allo (telefono), o via memberservicecenter@lionsclubs.org. Gli officer di distretto e multidistretto possono ottenere un rapporto sul Registro Soci indicante i nomi, gli indirizzi e i dati dei soci per i club nel rispettivo distretto/multidistretto dal sito web MyLCI, o contattando il Centro Servizi per i Soci allo (telefono), o via memberservicecenter@lionsclubs.org Il rapporto Registro Soci del distretto (un elenco dei club di un distretto con il numero attuale dei soci di ogni club), il rapporto Officer di club mancanti, (un elenco dei club di un distretto senza officer) e il rapporto Tipo e genere di socio (un elenco dei club di un distretto con il totale dei soci suddiviso per tipo e sesso) sono accessibili via internet senza password come segue: Dalla pagina principale del sito web dell associazione selezionare la lingua di preferenza. Selezionare il link MyLCI in alto alla pagina. VII-5

6 Dalla pagina per il Logon in MyLCI, cliccare sul link Rapporti soci dal menu Risorse in alto a destra. Dalla pagina "Select a Report Category" (Seleziona una categoria di rapporto), cliccare su Register Reports (Rapporto sulle iscrizioni), oppure Missing Club Officers (Officer di Club Mancanti) oppure Summary of Membership (Riepilogo Soci). Cliccare sulla casella dell anno fiscale per selezionare l anno di interesse. Dalla casella dell anno, cliccare la sotto cartella del mese (AAAA-MM) per selezionare il mese di interesse. Dalla lista dei file in pdf del distretto, fare scorrere la barra fino al nome del distretto e cliccare due volte sul nome del file per aprire il rapporto. Se il programma Adobe Acrobat Reader non è installato sul vostro PC, tornare alla pagina del Logon in MyLCI, dove si può cliccare sull icona di Adobe e scaricarlo sul proprio PC. AVVISO IMPORTANTE: questi tre rapporti mensili sono aggiornati al quinto giorno lavorativo di ogni mese. Soci vitalizi L associazione a vita viene riconosciuta a un Lion che abbia raggiunto 20 anni di servizio e di associazione attiva, oppure 15 anni e abbia compiuto 70 anni di età o che sia gravemente malato. Inoltre, a partire dal 1 luglio 2006, le ex Lioness, diventate ora socie effettive del Lions club di appartenenza o diventate socie effettive di un Lions club il o prima del 30 giugno 2007, potranno richiedere che tutto il loro precedente servizio di Lioness sia conteggiato per aver diritto alla qualifica di socio vitalizio. Le Lioness diventate socie effettive di un Lions club dopo il 30 giugno 2007 non potranno far valere il loro servizio di Lioness ai fini della qualifica di socio a vita. L associazione a vita, il cui costo è di USD 650 per socio, è approvata dall'amministratore esecutivo per conto del Consiglio di Amministrazione Internazionale. Questa una tantum per la domanda non copre le quote di club, distretto o multidistretto. Il Consiglio Direttivo del club decide a sua discrezione se addebitare o meno le quote di club e/o assumersi i rispettivi contributi distrettuali o multidistrettuali. Le domande (CLM) possono essere richieste al Centro Servizi per i Soci presso la sede centrale internazionale via all'indirizzo memberservicecenter@lionsclubs.org per telefono o tramite il sito web di LCI Il socio a vita riceve una lettera dal presidente internazionale, un distintivo, un certificato e una tessera argentata di socio a vita. Tali articoli sono generalmente inviati al segretario di club per la debita presentazione. Soci defunti Una delle responsabilità del Centro Servizi per i Soci, è gestire un elenco con tutti i soci defunti da usare durante la Cerimonia di Commemorazione dei Defunti della convention internazionale, quando vengono onorati i soci Lions defunti in quell'anno. Un elenco dei VII-6

7 soci defunti è inviato anche insieme all elenco dei soci certificati prima del congresso distrettuale o multidistrettuale. I soci defunti devono essere comunicati nel rapporto mensile soci tramite MyLCI. Un elenco/rapporto con i soci defunti suddiviso per club è disponibile anche nel sito web MyLCI. Variazioni di indirizzo È molto importante comunicare qualsiasi variazione di indirizzo. L'indirizzo del socio è utilizzato dall'associazione per contattare i soci Lions, spedire la rivista LION, etc. Le variazioni di indirizzo e dei dati di contatto devono essere comunicate come segue: Gli officer distrettuali devono fare rapporto al Dipartimento Euroafricano all indirizzo eurafrican@lionsclubs.org Le variazioni di indirizzo dei presidenti distrettuali, degli officer di club e dei soci possono essere aggiornate dal segretario del club del socio attraverso MyLCI. In alternativa, questi cambiamenti possono essere comunicati al Centro Servizi per i Soci telefonicamente allo o via memberservicecenter@lionsclubs.org Per qualsiasi ulteriore domanda, si prega di contattare la Divisione Tecnologie Informatiche presso la sede centrale internazionale all'indirizzo informationtechnology@lionsclubs.org. Rapporto Soci per Distretto I governatori distrettuali possono usufruire di un elenco per distretto indicante i soci nuovi, i soci dimessi, i soci a vita e i soci defunti attraverso il sito web MyLCI. VII-7