Creare una RFP Luogo del Meeting e Camere

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1 Creare una RFP Luogo del Meeting e Camere Gli organizzatori possono creare una RFP (Richiesta di Offerta) per condividere determinate informazioni sull evento, come il programma della sala conferenze, la cronologia dell evento e l alloggio per una struttura. Il motivo per cui un organizzatore crea una RFP tramite Cvent è che può inviare informazioni consolidate ai fornitori alle strutture sui loro prossimi eventi nella speranza di una proposta di disponibilità. Seguite i passi qui sotto per capire come un organizzatore può inserire i propri dati per creare una RFP. 1. Cliccare sulla scheda Suppliers(Fornitori). 2. Cliccare Manage RFPs (Gestisci RFP) nella barra di navigazione in alto. 3. Cliccare Create New RFP (Crea una Nuova RFP) quando siete pronti ad iniziare la procedura di creazione. 4. Selezionare Advanced RFP (RFP Avanzata) se volete creare una RFP molto dettagliata, che è anche la nostra RFP più comune. 5. Cliccare Next (Avanti) per passare alla fase successiva. Altri tipi di modelli di RFP che potete creare sono: Quick RFP: (RFP Rapida) Un modulo più breve in cui inserire le informazioni del vostro prossimo evento. Può essere utile se volete risparmiare tempo. Restaurant RFP: (RFP Ristoranti) Un modulo per richiedere la disponibilità di ristoranti. Service Provider (Fornitori Servizi): Un modulo per richiedere preventivi e disponibilità per servizi come i mezzi di trasporto, le ditte di catering, ecc. Copy an Existing RFP: (Copia una RFP Esistente) Un modo per copiare informazioni da RFP precedentemente create. Consente di risparmiare molto tempo. Aggiornati al 1/20/2012 Pagina 1 di 8

2 6. Inserite nella vostra RFP la descrizione, i fattori importanti e le vostre informazioni di contatto RFP Name: (Nome RFP) Il nome della vostra richiesta o del vostro evento. Response Due Date(Data Prevista per la Risposta): La data di scadenza entro la quale i fornitori le strutture devono rispondere. Decision Date: (Data della Decisione) Quando l organizzatore intende assegnare l attività ad un fornitore.una struttura RFP Description: (Descrizione RFP) La descrizione generale del vostro evento. Decision Factors: (Fattori Decisionali) Qualsiasi fattore importante che vi farà scegliere o meno un determinato fornitore una determinata struttura. Internal Note: (Note Interne) Include ogni nota personale della vostra RFP. Queste non saranno visibili agli hotel. Forward an RFP(Inoltra una RFP): Selezionare Yes (Sì) per consentire ai contatti CVB e NSO di inoltrare la vostra RFP ad ulteriori proprietà. Informazioni aggiuntive: Vi è inoltre una casella aggiuntiva per inserire ulteriori dettagli sulle vostre informazioni di contatto. Are you a third party planner for this event? (Siete un organizzatore di terze parti terzo per questo evento?) Un modo per identificarvi come un agenzia di terze parti che raccoglie commissioni sugli alloggi. Aggiornati al 1/20/2012 Pagina 2 di 8

3 7. Inserire ulteriori dettagli dell evento come le date, gli obiettivi e la società che partecipa all evento. Aggiornati al 1/20/2012 Pagina 3 di 8

4 La prima sezione del Passo della fase 3 consiste nell inserire delle informazioni di background per l organizzazione che terrà l evento. Cliccare l icona per selezionare un profilo di un organizzazione preesistente all interno del vostro Cliccare account. l icona per inserire ulteriori commenti per i campi relativi. Total Attendees: (Partecipanti Totali) il numero totale di partecipanti attesi al previsti per il vostro evento. Reference Number: (Numero di Riferimento) Si può inserire un codice di rintracciamento per scopi interni. Contract Signature Location: (Luogo della firma del contratto) La città in cui verrà firmato il contratto dell evento. Alternate Start Date: (Date di Inizio iniziali Alternative) Se si ha flessibilità, fornire date alternative da proporre agli hotel. Business Objectives: (Obiettivi Lavorativi) Una casella in cui inserire gli obiettivi del Consigli vostro Pratici evento. e migliori pratiche: Se questo od o un simile Destinations evento è Under già stato tenuto Consideration: in passato, 8. Cliccare Next (Avanti). selezionare (Destinazioni Yes prese (Sì) per in includere Considerazione) la cronologia Se si 9. Inserire particolari requisiti circa le camere e la sala conferenze per il vostro evento. dell evento. stanno considerando più località, questo è lo spazio in cui inserire le destinazioni Aggiornati al 1/20/2012 aggiuntive. Pagina 4 di 8

5 Check-In Date: (Data Check-In) La prima data per cui richiedete le camere per il pernottamento Cliccare Apply to All (Applica a tutti)se intendete copiare per tutte le notti il numero di camera richieste. Any (Run of House) (Qualsiasi: a discrezione dell hotel) significa che avete bisogno di camere ma non vi interessa se hanno 1 letto o 2.sono singole o doppie Cliccare Add Day (Aggiungere Giorno) per aggiungere ulteriori giorni alla vostra tabella delle camere. Utilizzare il Space Calculator Budgeted Room (Calcolatore Rate di Spazio) (Budget per Camere) determinare è uno la spazio dimensione in cui inserire o la il capacità vostro budget necessaria della stanza. approssimativo. Utilizzare il Metric Converter (Convertitore Metrico) per cambiare le informazioni da piedi quadri ai a metri (o viceversa). Utilizzare il tasto Copy (Copia) per ripetere le voci ricorrenti del programma. Cliccare i tasti Add Item (Aggiungere F&B Budget: Voce)o (Budget Add Day F&B) (Aggiungere Se si ha un Giorno) budget per prefissato aggiungere per i cibi più righe e le al bevande, grafico del lo si meeting. può condividere con i fornitori.le strutture 10. Cliccare Next. (Avanti). A/V Needs: (Necessità A/V) Se si hanno avete particolari richieste elettroniche o audiovisive, inserire qui tali informazioni qui. Aggiornati al 1/20/2012 Pagina 5 di 8

6 11. Spuntare le caselle per cui si necessita una risposta da parte dei fornitori delle strutture. Per ricevere una risposta più veloce da parte dei fornitori delle strutture, richiedere solo le voci necessarie. Total F&B Minimum (Minimo Totale F&B) viene solitamente utilizzato per gli hotel del Nord America. Se state cercando un hotel al di fuori del Nord America, potete nascondere il campo F&B (F&B) in modo da non confondere gli hotel con questa richiesta. Average F&B (F&B Medio) sono tutti i costi alimentari che potete richiedere al fornitore alla struttura. Rental (Costi di Noleggio affitto) si riferiscono solitamente ai costi della sala conferenze o di PCR/TSD. Miscellaneous (Varietà vari) sono il parcheggio, internet o i costi di pulizia di cui volete avere informazioni. 12. Cliccare Next. (Avanti) Aggiornati al 1/20/2012 Pagina 6 di 8

7 13. Fate domande personalizzate al fornitore.alla struttura A volte gli organizzatori scelgono di chiedere altre informazioni specifiche del loro evento e che non sono incluse nel modulo di RFP Cvent. RFP di Cvent Un esempio può essere la domanda di domanda può essere Posso usare i miei impianti A/V o la mia ditta di catering nella vostra sala da ballo? Al passo 6, si possono cancellare le domande predefinite personalizzate cliccando Delete (Elimina). Più avanti nel processo di creazione di un RFP si potranno aggiungere ulteriori domande personalizzate. Cambiate l ordine delle vostre domande cliccando sulle icone 14. Cliccare Next. (Avanti). o. 15. Inserire Altri Dettagli RFP. Aggiornati al 1/20/2012 Pagina 7 di 8

8 Concessions/Contractual Requirements: (Concessioni/Requisiti Contrattuali): Se si vogliono richiedere concessioni o particolari requisiti da includere nel contratto per l evento, specificarli in questa casella. Billing Information: (Informazioni per la Fatturazione) Se si hanno avete domande sulla fatturazione o sulle modalità di pagamento per l evento, fornirle qui. Cliccare Browse (Sfoglia) per trovare documenti dal vostro computer da allegare alla RFP. Poi cliccareupload File (Carica File) per allegare un file dal vostro computer. 16. Cliccare Next. (Avanti) 17. Cliccare Search Suppliers (Cerca Fornitori strutture) per iniziare ad aggiungere hotel alla vostra RFP OPPURE cliccare Add Custom Questions (Aggiungere Domande Personalizzate) se si vogliono volete aggiungere domande personalizzate alla RFP. Non ha importanza l ordine in cui si eseguono queste due azioni. Aggiornati al 1/20/2012 Pagina 8 di 8

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