Aries Sales Force Automation

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1 Aries Sales Force Automation Per rafforzare la propria presenza sul mercato, le aziende hanno una maggiore e diversa attenzione al Cliente, e rispondono con una serie di innovazioni che hanno nel CRM (Customer Relationship Management) l'elemento di maggiore qualificazione. La struttura commerciale si sente direttamente coinvolta in questo processo e chiede strumenti idonei a perseguire la Customer Satisfaction. Aries è l applicativo software Softeam, rivolto a tutte le figure coinvolte nel processo commerciale e di marketing, dalle Funzioni Direttive Aziendali, ai referenti per Area o Filiale, alle Forze di Vendita distribuite sul territorio, e nasce dall'esigenza di potere disporre in tempo reale di tutte le informazioni necessarie allo svolgimento della propria attività, fornendo in un unico strumento operativo, sia le normali funzioni di Raccolta Ordini, che tutte le informazioni di carattere Amministrativo, di Analisi del Venduto, di Tracking Ordini fondamentali per un moderno processo di gestione del rapporto con i Clienti. Aries è stato progettato per rendere più agevole e flessibile l'attività svolta dalla rete di vendita: il processo di Caricamento Ordini è ottimizzato e semplificato, per svincolare la Rete di Vendita dalle attività di trascrizione cartacea dei documenti. La successiva gestione dell ordine da parte delle Funzioni Commerciali e Amministrative aziendali, grazie a una gestione ottimizzata del processo di validazione e controllo degli ordini, assicura una drastica riduzione dei costi di gestione connessi all ordine. Aries è un applicazione Web based, che consente di acquisire Ordini in modalità on-line, direttamente da un browser Internet, oppure di trasmetterli in modalità off-line, caricando gli ordini sul Personal Computer dell'agente ed effettuando lo scarico degli ordini raccolti, tramite una connessione differita. Aries è strutturato su moduli distinti ed integrati, che possono essere attivati singolarmente o simultaneamente Modulo Ordini/Consultazione : Caricamento e Tracking degli ordini di vendita, Analisi multidimensionale dei dati relativi all attività di vendita Modulo News/Comunicazioni : Gestione delle Comunicazioni e News Modulo CRM/WebCalendar : Funzioni di CRM e Calendario Visite, Appuntamenti oltre allo specifico modulo per l utilizzo con terminali palmari, denominato PalmAries. Il modulo opzionale Web-Edi consente di integrare lo standard Euritmo per la comunicazione tra Produttori e Distributori di beni di largo consumo: in questo modo Aries è un grado di acquisire ordini provenienti da differenti fonti, con l enorme vantaggio di fornire all azienda un unica interfaccia che raccoglie ordini Clienti eterogenei, che vengono normalizzati con un unica interfaccia verso il Sistema Informativo Aziendale. I vantaggi della soluzione Softeam partono dalla valorizzazione del patrimonio rappresentato dai dati aziendali relativi alle vendite, passano attraverso la capacità di rendere disponibili ai molteplici canali distributivi tali informazioni, in maniera tempestiva, veloce e strutturata, arrivando come ultima logica conseguenza al consolidamento del rapporto con il Cliente, grazie ad una qualità del servizio che è, e sarà sempre più, un elemento di differenziazione. La costellazione Aries rappresenta l'ariete alato il cui vello d'oro fu l'obiettivo della spedizione degli Argonauti guidati da Giasone. Il Sole transita attraverso Aries dalla fine di aprile a metà maggio. Aries riveste una certa importanza tra le varie costellazioni perché un tempo conteneva l'equinozio di primavera, cioè il punto in cui il Sole incrocia l'equatore muovendosi da sud verso nord (e questo è il punto zero di ascensione retta). A causa della precessione degli equinozi (determinata dai moti millenari della Terra), oggi l'equinozio di primavera si è spostato nella vicina costellazione dei Pisces: tuttavia esso è ancora chiamato Primo Punto di Ariete. A parte Hamal, una gigante gialla, le stelle più rilevanti della costellazione sono alcune doppie, osservabili con piccoli telescopi: gamma Arietis, lambda Arietis e pi Arietis.

2 Aries Caricamento e Tracking degli Ordini Il modulo di Caricamento Ordini è concepito nell ottica di gestire tutti i flussi informativi tra la Rete di Vendita e l Azienda con l obiettivo di automatizzare le procedure aziendali e i workflow autorizzativi che ne derivano. Si compone di un modulo di Configurazione (Aries BackOffice) che consente di definire: La tipologia dei documenti gestiti (Ordini, Offerte, Richieste di Reso, Promozioni, ecc.); Le informazioni e le regole legate al caricamento della Testata dell Ordine; Le informazioni legate alle metodologie di ricerca sul Listino Prodotti e al caricamento delle Righe; Le informazioni di Autorizzazione (Sconti massimi e forme di pagamento ammesse, minimo ordinabile, Clienti non codificati ecc.); Le modalità e la frequenza con cui Aries trasferisce le informazioni al Sistema Informativo Aziendale; L attività di Configurazione consente quindi di definire le modalità operative e gli automatismi con cui si desidera fare operare la Rete di Vendita, dando la possibilità di configurare regole differenti per ogni tipo di documento gestito, per ogni categoria di Cliente servito (è possibile configurare in modo differente il caricamento di un ordine per un Cliente GDO rispetto ad un Cliente generico) e per ogni profilo di utente abilitato ad operare. Il caricamento dell Ordine è strutturato attraverso: Selezione del Cliente (codificato o non codificato) su cui è possibile attivare i controlli legati al fido associato e al livello di esposizione; Caricamento della Testata dell Ordine; Caricamento delle Righe d Ordine con differenti metodologie di ricerca degli articoli ; Caricamento della Testata d Ordine Il caricamento della testata riporta le informazioni del Cliente, secondo quanto previsto dalla configurazione effettuata con il BackOffice. Aries dà la possibilità di configurare in modo parametrico tutti i campi che caratterizzano il caricamento della testata di un documento, in modo che sia possibile definire le seguenti proprietà: Visibilità (SI/NO) e Caratteristiche del campo (sola lettura/lettura-scrittura/valori ammessi) Eventuale valore di default da associare; Controlli di validazione; All atto del caricamento della testata, Aries riporta i valori contabili del Cliente, con relativo collegamento all estratto conto e le informazioni legate a fido, esposizione e insoluti. È possibile selezionare una destinazione della merce diversa dall indirizzo di fatturazione e aggiungere note e indicazioni. Caricamento delle Righe d Ordine Una delle principali caratteristiche di Aries è la possibilità di configurare il modo in cui l Agente può operare nel caricamento delle righe, per semplificare l attività di ricerca degli articoli e rendere più veloce il caricamento dei dati. Tipicamente la ricerca di un articolo è prevista: per Codice Articolo, Descrizione, Barcode, ISBNCode, Codice Articolo Cliente; gerarchica su classificazioni di prodotto; per Ordine Copia, Modello di Ordine, Ultimo prezzo applicato; per promozioni in corso (Canvass bloccati o liberi); Selezione del Cliente Aries consente il caricamento di ordini relativi sia a clienti codificati (con una scheda anagrafica già definita), sia a nuovi clienti non ancora codificati, che vengono inseriti in tempo reale a cura dell Agente (le procedure di validazione restano di pertinenza della Sede). La selezione di un prodotto, o di un insieme di prodotti (kit, campagne ecc.), determina la possibilità di caricare con un unica operazione più referenze, definendo per ogni elemento le caratteristiche di prezzo, sconto (fino ad un massimo di sei per ogni riga), omaggi, commenti ecc. Aries consente di definire layout personalizzati di stampa del documento (ordine, offerta, richiesta di

3 reso ),in vari formati elettronici (PDF,.txt,.xls). Tutti gli ordini generati con Aries sono modificabili dall Agente che li ha generati, fino al momento in cui gli stessi vengono processati e validati dalla Sede. La configurazione di Aries consente di definire quale deve essere il Flusso Autorizzativo dell ordine: è possibile identificare un insieme di regole, che vengono attivate da Aries direttamente in fase di caricamento, e possono determinare la necessità che l ordine stesso debba essere controllato e validato da un Utente che svolge tali funzioni. Le regole possono riguardare Funzioni di controllo amministrativo (Cliente fuori fido, in sofferenza ecc.); Funzioni di controllo commerciale (sconti e pagamenti non coerenti con le politiche aziendali, minimale d ordine ecc.); Il mancato rispetto delle regole impostate in Aries determina la necessità di un intervento autorizzativo che è delegato alle funzioni aziendali preposte, e che è definito nelle tabelle di configurazione di Aries. Informazioni e Reports Aries è concepito per gestire tutte le attività svolte dalla Forza di Vendita che si concretizzano nell emissione di Ordini, Offerte e Richieste di Reso, nella rendicontazione delle attività svolte con i Clienti, nell analisi dei dati statistici, che consentono di controllare in modo mirato l attività di vendita. Il modulo di Reporting rappresenta uno strumento semplice e flessibile di analisi multidimensionale dei dati, che possono essere analizzati sulla base di differenti Flussi (Fatturato, Ordinato, Spedito) e con differenti dimensioni. La configurazione delle dimensioni di analisi è demandata al BackOffice di Aries, in modo che l Agente non debba effettuare alcuna attività, se non quella di selezione degli intervalli temporali da analizzare. I flussi che vengono gestiti sono Analisi Ordinato / Fatturato; Analisi Fatturato nella dimensione Cliente, Agente, Zona, Tipologia di Cliente; Analisi Fatturato nella Dimensione Prodotto, Raggruppamento, Famiglia di Prodotto Definizione dei Flussi di Budget e confronto con il Fatturato consolidato per l analisi degli obiettivi; Analisi della situazione contabile del Cliente; Confronto Fatturati, nella dimensione Cliente e nella dimensione Prodotto News e Comunicazioni Il modulo svolge sostanzialmente le funzioni di veicolare informazioni, in generale, verso una qualunque lista di distribuzione (Clienti, Fornitori, Forze di Vendita, mailing list aziendali ), identificata all interno di una comunità di utenti omogenea e protetta. L informazione può essere grafica, testuale, o strutturata (testo ed eventuali allegati). All atto del collegamento di un utente ad Aries, il sistema riporta una segnalazione che indica l esistenza di informazioni che sono di sua pertinenza. Le informazioni gestite possono riguardare: News Promozioni in atto Documenti non Accettati Comunicazioni generiche La sede centrale ha immediata notifica della lettura da parte dell utente della comunicazione che viene mantenuta in ogni caso su database locale ad Aries. Un importante funzione del modulo Comunicazioni è rappresentata dalla possibilità di generazione automatica delle comunicazioni: oltre alla pubblicazione manuale della comunicazione, in cui l operatore genera l informazione e gli eventuali allegati, e sceglie i destinatari della stessa, è possibile anche la pubblicazione automatica: il sistema acquisisce le informazioni da pubblicare, da un origine strutturata e procede automaticamente a generare i messaggi per i destinatari. Per origine strutturata si intende per esempio un file, o lo spool di stampa di un gestionale È quindi possibile, per esempio, prevedere la segnalazione automatica relativa agli insoluti delle Ricevute Bancarie, la pubblicazione di nuovi listini, estratti conto, prospetti provvigionali, ecc. CRM e WebCalendar Il modulo CRM e WebCalendar di Aries è stato concepito con l obiettivo di poter monitorare l attività svolta dalla rete verso Clienti Potenziali o Clienti Codificati, per i quali vengono effettuate attività tempificate. WebCalendar è un prodotto Opensource, integrato in Aries come strumento di pianificazione delle attività: è possibile pianificare la Gestione Visite e le Schede Cliente per gestire le attività future e gli Appuntamenti; l Agente di pianificare le proprie attività in modo autonomo oppure coordinato con altri utenti di Aries. PalmAries Nell'ambito del progetto Aries, si colloca il modulo PalmAries, che, attraverso l'utilizzo di terminali palmari, consente la massima operatività dell'agente di vendita, "liberandolo" dal vincolo dell utilizzo di una postazione Personal Computer. La rete di vendita è in grado, sempre attraverso WEB, di trasmettere gli ordini, ricevere informazioni aggiornate sull'evasione degli stessi, consultare estratti conto ricavati automaticamente dalle applicazioni gestionali, ricevere comunicazioni di marketing... Si tratta di una soluzione di altissimo contenuto tecnologico, in grado di determinare un salto qualitativo generazionale nella gestione della rete di vendita.

4 Modulo FASHION Il modulo FASHION, specifico per il Settore Abbigliamento è caratterizzato con un insieme di funzioni che consentono di gestire tutte le informazioni legate alle collezioni e in generale a prodotti con varianti di misura/colore. I moduli applicativi verticalizzati, riguardano il Budget Agenti e la Gestione Ordini. La Gestione del Budget Agenti consente di effettuare analisi comparative sulla base del confronto dei dati di Ordinato e di Fatturato, con analisi degli scostamenti, fornendo strumenti di analisi drill down dei dati Il Caricamento Ordini, specifico per il settore FASHION, è caratterizzato da un insieme di funzioni che consentono di gestire tutte le informazioni relative alle varianti di misura / colore. Gestione delle Disponibilità per Variante di Misura e di Colore; Gestione Collezioni; Ordini sul Pronto; Gestione Stock Service; Gestione Prodotti Stagionali; Gestione Promozioni; Modulo FOOD Il modulo FOOD, specifico per il Settore Alimentare è caratterizzato con un insieme di funzioni che consentono di gestire tutte le informazioni legate all ordine di prodotti deperibili, per i quali l analisi in tempo reale delle disponibilità dei prodotti diventa un elemento discriminante per la proposta da parte dell Agente. In questo contesto viene utilizzato specificatamente il modulo PalmAries, mediante con il quale l Agente si collega tramite connessione in GPRS ad Aries, e da questo analizza la situazione dei prodotti disponibili orientando l ordine su tali referenze. Oltre all analisi delle disponibilità il caricamento ordini viene configurato con seguenti moduli opzionali: Ordini Copia, in cui l Agente può selezionare le referenze da proporre al Cliente sulla base dei codici ordinati nell ultimo ordine accettato; Ordini Modello, in cui l Agente accede alle referenze normalmente acquistate dal Cliente; Possibilità di caricare gli ordini utilizzando le referenze del Cliente; Possibilità di caricare gli ordini utilizzando il modulo Web-Edi: in questo contesto Aries viene utilizzato anche per interpretare lo standard Euritmo, in modo tale da avere un unico Gateway di interfaccia verso il sistema informativo aziendale; Aries-FOOD consente di gestire ordini con differenti unità di misura, con la possibilità di esprimere i prezzi di listino con unità di misura differenti rispetto alle unità utilizzate in fase di acquisizione ordini, con evidenza immediata dell ultimo prezzo che è stato applicato al Cliente.

5 Le Principali Funzionalità BASE Anagrafe Clienti. Storico del Fatturato. Estratto Conto Cliente a partite aperte e saldate; in ogni momento è possibile vedere di ogni fattura se è stata regolarmente saldata oppure gli importi in scadenza all interno di un certo intervallo temporale. Storico dell Ordinato per Cliente, per un massimo degli ultimi tre anni di esercizio; di ogni ordine è possibile avere il dettaglio di ciascuna riga, con l indicazione dei codici articoli, prezzi unitari, sconti, pagamento, ecc.. Documenti di Trasporto, relativi alla spedizione della merce di ciascun ordine. Fatturati per Cliente, divisi per mese, sugli ultimi tre anni, con variazione percentuale anno su anno. Dati Statistici di Fatturato, aggregati a livello di Agente, di Cliente, di Canale di Vendita, oppure per Tipologia di Prodotto (con possibilità di diversi ordinamenti). Condizioni di Acquisto (prezzo e modalità di pagamento) per Cliente/Articolo. Fatturato per Agente/Cliente oppure per Articolo; con confronto anno su anno e evidenza scostamenti Caricamento e gestione Ordini in Portafoglio per Cliente o per Data. Consultazione Listini Prezzi di Vendita. Ricerca articoli tramite Barcode, Codice parziale, Descrizione parziale. Gestione delle Varianti di Misura e di Colore. Gestione di Ordini Copia da cui costruire nuovi ordini. Gestione delle Campagne Promozionali (Canvass). Gestione dei listini a scadenza per linea/fascia/codice Cliente e per categoria/sottocategoria di articoli. Gestione dei Prezzi Netti e degli sconti a quantità sulla singola riga ordine e su un insieme di righe ordine. Gestione degli Ordini in Prenotazione. Creazione Offerte da inoltrare al Cliente e successiva conversione in Ordini. Gestione dei Contratti Cliente (Scontistica per Contratto) Modulo di Validazione degli ordini che consente di creare le regole di accettazione degli ordini caricati dalla rete alimentando in modo automatico il flusso autorizzativo Commerciale e Amministrativo. Servizio di notifica via fax degli ordini ricevuti (modulo opzionale a pagamento, disponibile esclusivamente in modalità hosting) Informazioni scaricabili localmente sul proprio PC, sotto forma di file di testo importabile in MS Excel oppure sotto forma di file in formato PDF, visualizzabile e stampabile localmente sul PC Stampa diretta dall interno del browser oppure scarico del file in formato PDF COMUNICAZIONI Gestione Utenti dell applicazione. È anche possibile importare gli utenti da un origine dati esterna Liste di Distribuzione: consentono di creare raggruppamenti di utenti di Aries a cui veicolare le comunicazioni. Tabella Tipi Messaggio: definisce le tipologie di messaggi utilizzati per suddividere le comunicazioni Pubblicazione di Comunicazioni Automatica: consente di importare flussi documentali provenienti da fonti esterne che vengono generati da sistemi informativi e pubblicati con modalità automatica su Aries Pubblicazione Documenti : consente di creare all interno di Aries un Portale Documentale che segue le regole di visibilità proprie di Aries. Tipicamente utilizzato per condividere tutta la documentazione di contrattualistica stipulata con la rete di vendita. Definizione e Pubblicazione Budget Agenti: consente di importare da fonti esterne i dati di budget che poi verranno utilizzate in fase di analisi dei risultati della rete Agente. News: funzione che consente di caricare news generiche, intese come comunicazioni composte da testo ed immagini, che possono riguardare, ad esempio, informazioni di marketing, commerciali, info aziendali ecc.. Le News sono accessibili direttamente da Aries o dalla Home Page del sito del Cliente Gestione Notifiche nuova comunicazione, via o via SMS FOTOCATALOGO Possibilità di caricare gli ordini tramite selezione con Catalogo Fotografico (fotografie, caratteristiche tecniche, condizioni ). Pubblicazione del Catalogo Fotografico su Web Server attraverso procedura di backoffice integrata PALMARIES Modulo opzionale per la gestione e il caricamento degli ordini di vendita attraverso terminali palmari. Connessione via telefonica fissa, GSM, GPRS BACKOFFICE Modulo Aries Gateway per la sincronizzazione delle informazioni provenienti dal Database gestionale verso il database di pubblicazione Modulo Aries ETL per la costruzione di job di esportazione dati parametrici da fonti dati eterogenee Modulo Aries BackEnd per la gestione delle informazioni di configurazione: Definizione Utenti e Profili di Abilitazione, Definizione dinamica Menu Utente, Configurazione colonne Analisi Statistiche, Definizione Profili di Visibilità, Creazione CD off-line per Agenti, Analisi accessi ad Aries; Gestione Lingue

6 Softeam SpA Tecnologie Software Avanzate I Lecco LC C.so Emanuele Filiberto, 16/A Tel Fax Web: Un esperienza certificata Softeam nasce nel 1984, dall intuizione imprenditoriale di tre ingegneri lecchesi, con l'obiettivo di aggregare significative esperienze informatiche maturate nella progettazione di software ad alto contenuto tecnologico. Distribuita su un area di 600mq la struttura Softeam è attualmente composta da un gruppo di 40 persone, che comprende tutte le figure professionali in grado di garantire un elevata competenza tecnica e progettuale. Una particolare attenzione alla qualità delle Risorse Umane ha consentito a Softeam di crescere con successo, nelle aree della consulenza progettuale software e dello sviluppo di soluzioni applicative avanzate. Fin dal 2001, SOFTEAM ha ottenuto la certificazione del Sistema Qualità Aziendale in accordo alla normativa UNI EN ISO 9001; nell ottica della ricerca del continuo miglioramento dell organizzazione, si è provveduto nel corso del 2002, all aggiornamento delle procedure interne ai sensi delle normative UNI-EN ISO-9001:2000, cosiddetta VISION La certificazione è stata rilasciata dall'istituto Det Norske Veritas, relativamente a "Progettazione, realizzazione e manutenzione di prodotti software su commessa e di packages per il mercato. Erogazione di servizi professionali Time & Material". Cosa facciamo Softeam è presente nel mercato dell Informatica sia attraverso attività di consulenza e progettazione software in ambiente multi-piattaforma, che attraverso la realizzazione e commercializzazione di applicazioni software. Softeam ha sviluppato una particolare capacità di gestire in modo efficace la dinamica tecnologica e si presenta ai propri Clienti come partner propositivo, in grado di assicurare una drastica riduzione del time-to-market nello sviluppo di prodotti e servizi. Ciò si realizza attraverso la fornitura di risorse qualificate di consulenza e progettazione software. Aziende leader nel settore delle telecomunicazioni, dei servizi finanziari, del manufacturing, si avvalgono regolarmente delle risorse Softeam. Ogni Azienda, ogni Cliente, presenta problematiche strettamente connesse alla propria realtà operativa. La nostra missione Softeam si muove per costruire con il proprio Cliente un rapporto personalizzato, che si concretizzi come una vera e propria partnership di arricchimento reciproco. A partire dalla fase di progettazione e di impostazione, Softeam intende garantire una presenza attiva e costante lungo il percorso di realizzazione. Una risposta efficiente e propositiva al Cliente, in grado di soddisfare tutte le esigenze tecnologiche e garantire un vero e proprio percorso evolutivo. LA PRESENTE DOCUMENTAZIONE INFORMATIVA SI INTENDE AD USO INTERNO SOFTEAM, NON COSTITUISCE OFFERTA COMMERCIALE, ED E' SUSCETTIBILE DI VARIAZIONI SENZA ALCUN PREAVVISO TUTTI I MARCHI CITATI SONO REGISTRATI DAI RISPETTIVI PROPRIETARI