TECLAB S.R.L. MANUALE QUALITA

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1 TECLAB S.R.L. DIPARTIMENTO VERIFICHE METROLOGICHE SU CORRETTORI VOLUMETRICI DI GAS NATURALE pag. i di ii

2 Sommario 0 Introduzione Manuale Presentazione della Società Elenco identificativi Scopo e campo di applicazione Scopo Campo di Applicazione Riferimenti normativi Riferimenti documentali Termini e definizioni Sistema di gestione: requisiti generali Imparzialità e indipendenza Riservatezza Requisiti strutturali Requisiti amministrativi Organizzazione e direzione Requisiti per le risorse Personale Dispositivi ed apparecchiature Subappalto Requisiti di processo Metodi e procedure di ispezione Trattamento degli elementi da sottoporre ad ispezione e dei campioni Registrazioni delle ispezioni Rapporti di ispezione e certificati di ispezione Reclami e ricorsi Procedura di trattamento dei reclami, dei ricorsi e delle segnalazioni Requisiti del sistema di gestione Opzioni Documentazione del sistema di gestione Generalità Politica Obiettivi Impegno della direzione Requisiti relativi alla documentazione Tenuta sotto controllo dei documenti Tenuta sotto controllo delle registrazioni Riesame di direzione Elementi in ingresso per il riesame Elementi in uscita dal riesame Audit interni Azioni correttive Azioni preventive...22 ALLEGATO 1: TABELLA DI CORRELAZIONE MANUALE NORMATIVA DI RIFERIMENTO...23 pag. ii di ii

3 0 Introduzione 0.1 Manuale Il presente Manuale costituisce il primo livello della documentazione del Sistema per la Gestione della Qualità del Dipartimento di Teclab s.r.l. che è stato costituito allo scopo di effettuare la verifica metrologica su convertitori di volume di gas naturale. Per consentire un agevole esame ed un attento raffronto con la norma di riferimento CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012, si è scelto di mantenere nel presente Manuale la paragrafatura della stessa mediante una struttura in Sezioni numerate da 0 a 9 ed in capitoli numerati da 0.1 a 9.8. A loro volta i capitoli possono essere eventualmente divisi in punti, i punti in paragrafi e così via. Il presente Manuale è stato redatto dalla funzione Gestione Qualità con il supporto delle altre funzioni aziendali ed è stato verificato ed approvato in ogni sua parte dalla Direzione Generale. 0.2 Presentazione della Società Teclab Automazione e Sistemi opera dal 1986 nel settore del monitoraggio e del telecontrollo in campo industriale e ambientale utilizzando software ed elettronica di propria produzione. Teclab progetta, produce e installa correttori volumetrici di gas naturale e sistemi per il monitoraggio ed il telecontrollo di reti tecnologiche gas/acqua/depurazione. La costante ricerca dell eccellenza qualitativa dei prodotti, la sensibilità verso i problemi ambientali e l attenzione alla salute e alla sicurezza dei lavoratori hanno portato al conseguimento, a partire dal 2003, delle certificazioni UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, BS OHSAS All interno dell organizzazione è costituito un dipartimento tecnicamente e finanziariamente indipendente allo scopo di fornire servizi di verifica metrica di convertitori volumetrici di gas naturale le cui attività sono condotte in accordo ai requisiti richiesti da CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012 agli Organismi di Ispezione di Tipo C. Dal 2006 la società è controllata da Fast Automation s.p.a., azienda che opera nella realizzazione di grandi sistemi di automazione industriale e monitoraggio gas & oil. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 1 di 23

4 0.3 Elenco identificativi Nel seguito vengono riportate le abbreviazioni utilizzate per identificare funzioni ed attività all interno del Sistema per la Gestione della Qualità del Dipartimento di Teclab s.r.l. che è stato costituito allo scopo di effettuare la verifica metrologica su convertitori di volume di gas naturale. SIGLA AMM SGR AST COM DIR DIT SGQ FM MAG MD MSQ POI PQ PQP PSQ PRD PRG RGQ AI DVM DESCRIZIONE Amministrazione Segreteria Assistenza Tecnica Direzione Commerciale Direzione Generale Direzione Tecnica Sistema di Gestione per la Qualità Funzione Metrologica Responsabile Magazzino Documento per la Registrazione della Qualità Manuale Qualità Procedura Operativa Interna Piano della Qualità Produzione Piano della Qualità Progettazione Procedura del Sistema di Gestione per la Qualità Responsabile Produzione Progettazione Responsabile Gestione Qualità Audit Interno Dipartimento Verifiche Metrologiche PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 2 di 23

5 1 Scopo e campo di applicazione 1.1 Scopo Il presente Manuale Qualità, ha lo scopo di descrivere il Sistema di Gestione predisposto da Teclab in conformità ai requisiti della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012. Il Sistema di Gestione ha la finalità di perseguire il miglioramento continuo dei processi aziendali nonché il sistematico rispetto delle normative cogenti applicabili. Nel presente Manuale sono descritti: i compiti e le responsabilità delle Funzioni aziendali le cui attività sono rilevanti ai fini del Sistema di Gestione del Dipartimento Verifiche Metrologiche che è stato costituito allo scopo di effettuare la verifica periodica su convertitori di volume di gas naturale; le procedure attuate in azienda al fine di assicurare l erogazione di servizi sempre conformi ai requisiti richiesti dalla norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012; i criteri adottati per il miglioramento continuo del Sistema di Gestione; i criteri adottati per garantire l imparzialità, l indipendenza e la riservatezza dell Organismo di Ispezione; le procedure seguite per l esecuzione delle ispezioni. Il presente Manuale vuole essere un punto di riferimento per gli eventuali Clienti dell Azienda che ne facessero richiesta, per gli ispettori incaricati degli audit interni/esterni e per tutti i dipendenti aziendali quale mezzo di divulgazione della politica e degli obiettivi aziendali. 1.2 Campo di Applicazione Il presente Manuale Qualità si applica a tutte le attività svolte da Teclab s.r.l. allo scopo di fornire servizi di: Verificazione metrologica di dispositivi di conversione del volume di gas successiva alla messa in servizio Il servizio può essere svolto presso la propria sede o altrove in relazione alle specifiche esigenze logistiche ed ai requisiti dei Clienti. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 3 di 23

6 2 Riferimenti normativi CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012 Valutazione della conformità. Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni; RG-03 REV. 02 Regolamento per l accreditamento degli Organi di Ispezione; Allegato MI 002 del D. Lgs. 2/2/2007, n. 22; DIRETTIVA 2004/22/CE del 31/03/2004 relativa agli strumenti di misura; D.M. 16/04/2012, n. 75 Regolamento concernente i criteri per l esecuzione dei controlli metrologici successivi sui contatori del Gas e i dispositivi di conversione del volume, ai sensi del D. Lgs. 2/2/2007, n. 22, attuativo della direttiva 2004/22/CE (MID); Regolamento per gli Organismi che eseguono la verificazione periodica degli strumenti di misura di cui al D.M. n. 75 del 16/4/2012 sui controlli successivi ai sensi art. 19 del D.Lgs. n. 22/2007; Direttiva del Ministero dello Sviluppo Economico del 12/05/2014 Indirizzo e coordinamento tecnico in materia di operazioni di verificazione dei dispositivi di conversione del volume, di semplificazione e di armonizzazione tecnica alla normativa europea. 3 Riferimenti documentali Procedura Operativa Interna POI DVM ANRIS Analisi dei rischi; Procedura PSQ SGQ FORM - Formazione e addestramento del personale; Procedura PSQ SGQ APPR Approvvigionamento; Procedura - PSQ SGQ DOCU Gestione della documentazione; Procedura Operativa Interna POI DVM - VER Procedura di verifica periodica sui correttori volumetrici di tipo 1; Procedura - PSQ SGQ RDIR Riesame della Direzione; Procedura - PSQ SGQ AI Gestione degli Audit; Procedura - PSQ SGQ - ACP Azioni correttive e preventive; Condizioni Contrattuali - CCT DVM; Registro Strumenti RS SGQ; Registro reclami/ ricorsi REG DVM RECRIC; Organigramma Nominativo del Dipartimento Verifiche Metrologiche - ONDVM SGQ; Procedura Operativa Interna - POI DVM VALSW Validazione del software utilizzato per le verifiche periodiche sui correttori; Procedura Operativa Interna - POI DVM GESTR Modalità di gestione degli strumenti di misura in uso al Dipartimento Verifiche Metrologiche; Procedura Operativa Interna - POI DVM COM Comunicazioni a Unioncamere e alle Camere di Commercio. 4 Termini e definizioni Per quanto riguarda le definizioni, si fa riferimento a quelle riportate nelle norme seguenti: - CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012 Valutazione della conformità. Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni; - UNI EN-ISO 9000 Sistemi di Gestione per la Qualità Fondamenti e Terminologia. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 4 di 23

7 5 Sistema di gestione: requisiti generali 5.1 Imparzialità e indipendenza Il Dipartimento Verifiche Metrologiche ha definito e documentato il proprio Sistema di Gestione riguardante l attività di esecuzione delle verifiche, successive alla messa in servizio, su convertitori di volume di gas naturale. La Direzione Generale assicura che le attività di verifica metrica che interessano il Dipartimento di Verifiche Metrologiche siano eseguite dagli ispettori con assoluta imparzialità. Il DVM è indipendente dal resto dell organizzazione. Sono stati predisposti meccanismi di salvaguardia per assicurare adeguata separazione di responsabilità e di rendicontazione tra le verifiche metriche e le altre attività. La progettazione/ fabbricazione/ fornitura/ installazione/ servizio e ispezione dello stesso elemento, non vengono eseguite dalla stessa persona. L organismo di ispezione è responsabile per l imparzialità delle proprie attività di ispezione e non permette che pressioni di tipo commerciale, finanziario o di altro genere compromettano tale imparzialità. Inoltre, identifica con continuità i rischi per la propria imparzialità. Questo comprende quei rischi che derivano dalle sue attività, dalle sue relazioni o dalle relazioni del suo personale. Se viene identificato un rischio per l imparzialità, l organismo di ispezione è in grado di dimostrare come elimina o minimizza tale rischio. Tutto questo viene esplicitato in un apposita Procedura Operativa Interna POI DVM ANRIS Analisi dei rischi. In particolare, il Dipartimento Verifiche Metrologiche ha individuato i seguenti rischi per la propria imparzialità e ha adottato le seguenti misure per evitare il loro verificarsi. NUMERO PROGRESSIVO TIPOLOGIA DI CONFLITTO COMPORTAMENTI NECESSARI 1 Un ispettore che abbia installato un correttore, non può, successivamente, eseguire anche attività di verifica periodica sullo stesso. 2 Non si possono affidare attività di verifica presso un cliente a personale che ha ivi svolto attività negli anni precedenti. 3 L Organismo chiede al proprio personale di segnalare ogni situazione che possa costituire conflitto di interesse. 4 Teclab non deve avere rapporti privilegiati, in termini di % del fatturato, che contemplino agevolazioni di qualsiasi tipo, con uno specifico cliente. 5 Non deve esserci competizione tra l Organismo di Ispezione e il cliente. Il Dipartimento Verifiche Metrologiche garantisce che, qualora debbano essere effettuate verifiche periodiche su correttori installati da personale Teclab, si controlli che l ispettore che andrà ad eseguire la verifica sia diverso da colui che ha effettuato l installazione. Teclab Dipartimento Verifiche Metrologiche chiede ai propri ispettori di firmare una dichiarazione di non aver svolto, in precedenza, alcuna attività presso il cliente. Tale impegno è oggetto di formazione verso tutto il personale. Il prezziario viene applicato in modo omogeneo, i rapporti/ certificati di ispezione, non devono evidenziare atteggiamenti particolarmente benevoli verso un particolare cliente rispetto a tutti gli altri. Vengono effettuati controlli da parte del Responsabile del Dipartimento, il quale analizza eventuali reclami/ ricorsi. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 5 di 23

8 6 Non deve esserci sbilanciamento dei carichi di lavoro verso uno specifico ispettore. In Teclab Dipartimento Verifiche Metrologiche gli incarichi sono equamente distribuiti tra tutto il personale addetto alle ispezioni. 5.2 Riservatezza Il Dipartimento Verifiche Metrologiche è responsabile, in conseguenza degli impegni legalmente validi, quali gli accordi contrattuali con i clienti, della gestione di tutte le informazioni ottenute o prodotte durante l esecuzione delle attività di ispezione. Indica al cliente, in anticipo, le informazioni che intende rendere di dominio pubblico. Tutte le informazioni sono considerate informazioni proprietarie e sono ritenute riservate. Se l organismo di ispezione è obbligato per legge, o autorizzato da impegni contrattuali, a rilasciare informazioni riservate, il cliente o il singolo interessato sono avvertiti delle informazioni fornite. Le informazioni riguardanti il cliente, ottenute da fonti diverse dal cliente stesso, sono trattate come informazioni riservate. 6 Requisiti strutturali 6.1 Requisiti amministrativi Teclab oltre alle ispezioni su dispositivi di conversione del volume, svolte da un apposito Dipartimento, è coinvolta anche in altre attività. Per questo, l organismo di ispezione costituisce un settore distinto dell organizzazione ed è ben identificabile al suo interno. L organismo di ispezione dispone di una documentazione che descrive le attività per le quali è competente e le condizioni contrattuali nel cui ambito esegue le ispezioni (CCT DVM). Tali condizioni contrattuali, a salvaguardia della propria imparzialità, sono le stesse per qualsiasi cliente. E stato predisposto un unico modello contrattuale che verrà seguito nella stipula dei contratti con i vari clienti. Il DVM è provvisto di assicurazione e riserve finanziarie per coprire le responsabilità derivanti dalle proprie attività. 6.2 Organizzazione e direzione L organismo di ispezione, è strutturato e diretto in modo da salvaguardare la sua imparzialità. Inoltre, è organizzato in modo da permettergli di mantenere la capacità di eseguire le proprie attività di ispezione. Il Dipartimento Verifiche Metrologiche definisce e documenta le responsabilità e la struttura che rilascia rapporti all organizzazione. Inoltre viene definita la relazione tra le attività di ispezione e le altre attività svolte da Teclab s.r.l., attività che sono sempre mantenute distinte le une dalle altre. L organismo di ispezione ha disponibili direttori tecnici che assumono la completa responsabilità di assicurare che le attività di ispezione siano effettuate in conformità alla norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012. I direttori tecnici sono tecnicamente competenti e hanno esperienza nell eseguire verifiche metrologiche su correttori volumetrici di gas naturale. Le responsabilità specifiche di ciascun direttore sono definite e documentate. All interno del DVM vi sono più persone incaricate di assicurare, in caso di assenza, la sostituzione di qualsiasi direttore tecnico. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 6 di 23

9 E disponibile una descrizione della posizione lavorativa per ciascuna categoria professionale nell ambito del DVM. E predisposto un Organigramma Nominativo riguardante il personale del Dipartimento Verifiche Metrologiche (ONDVM SGQ). 7 Requisiti per le risorse 7.1 Personale Il DVM, sulla base della Direttiva del 12/05/2014, definisce e documenta i requisiti di competenza per tutto il personale coinvolto nelle attività di ispezione, inclusi i requisiti per l istruzione, la formazione-addestramento, le conoscenze tecniche, le abilità e l esperienza. L organismo di ispezione impiega un sufficiente numero di persone che possiedano le competenze richieste per le verifiche metrologiche su dispositivi di conversione del volume di gas naturale. Il personale responsabile per le ispezioni ha appropriate qualifiche, formazione-addestramento, esperienza ed una conoscenza soddisfacente dei requisiti delle ispezioni da effettuare. Inoltre, ha una conoscenza pertinente riguardante: - la tecnologia utilizzata per la fabbricazione dei prodotti sottoposti ad ispezione, il funzionamento dei processi e l erogazione dei servizi; - il modo in cui i prodotti vengono utilizzati, i processi vengono attuati ed i servizi vengono erogati; - gli eventuali difetti che possono verificarsi durante l utilizzo del prodotto; - gli eventuali difetti nel funzionamento dei processi e qualsiasi carenza nell erogazione dei servizi. Il personale è sensibilizzato all importanza degli scostamenti riscontrati rispetto all usuale utilizzazione dei prodotti, al funzionamento dei processi ed all erogazione dei servizi. L organismo di ispezione chiarisce a ciascuna persona i suoi compiti, le responsabilità e le autorità. E stata redatta la procedura PSQ SGQ FORM - Formazione e addestramento del personale che tratta della selezione, formazione-addestramento, autorizzazione formale monitoraggio degli ispettori e di altro personale coinvolto nelle attività di ispezione. La formazione degli ispettori e dell altro personale coinvolto nelle attività di ispezione è svolta in tre fasi: - un periodo di avviamento; - un periodo di lavoro assistito con ispettori esperti; - formazione-addestramento continui per tenere il passo con l evoluzione della tecnologia e con i metodi di ispezione. La formazione-addestramento richiesti dipendono dalla capacità, dalle qualifiche e dall esperienza di ciascun ispettore e dell altro personale coinvolto nelle attività di ispezione e dai risultati del monitoraggio degli ispettori. Il personale che ha familiarità con i metodi e con le procedure di ispezione monitora tutti gli ispettori e l altro personale coinvolto nelle attività di ispezione, per ottenere prestazioni soddisfacenti. I risultati del monitoraggio sono utilizzati come un mezzo per identificare le esigenze di formazione-addestramento. Il monitoraggio comprende una combinazione di tecniche, quali osservazioni in campo, riesami di rapporti, interviste, ispezioni simulate ed altre tecniche per valutare le prestazioni degli ispettori e dell altro personale coinvolto nelle ispezioni. Sono mantenute dalla segreteria, in apposito raccoglitore, le registrazioni del monitoraggio, dell istruzione, della formazione-addestramento, delle conoscenze tecniche, delle capacità, dell esperienza e dell autorizzazione di ciascun membro del personale coinvolto nelle attività di ispezione. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 7 di 23

10 Non sono previsti meccanismi di incentivazione economica che possano risultare influenti sul risultato finale delle verifiche metriche. Tutto il personale dell organismo di ispezione agisce in modo imparziale e considera riservate tutte le informazioni ottenute o generate durante l esecuzione delle attività di ispezione. 7.2 Dispositivi ed apparecchiature Il Dipartimento Verifiche Metrologiche ha a propria disposizione strumentazioni ed apparecchiature adeguate per consentire che tutte le attività associate alle attività di ispezione siano effettuate in maniera competente e sicura. Tutte le apparecchiature utilizzate sono dotate di certificati di taratura ACCREDIA LAT a scadenza annuale. E predisposto e aggiornato un Registro Strumenti RS SGQ - in cui è registrata la strumentazione in uso con le date delle relative tarature. L organismo di ispezione dispone di regole per l accesso alle strumentazioni ed alle apparecchiature specificate, utilizzate per eseguire le ispezioni, e di regole per il loro utilizzo. Ogni apparecchiatura è provvista di un manuale che viene reso disponibile agli utilizzatori. E stata predisposta un apposita procedura POI DVM GESTR Modalità di gestione degli strumenti di misura in uso al Dipartimento Verifiche Metrologiche. Il DVM assicura l appropriatezza continua delle strumentazioni e delle apparecchiature per la loro utilizzazione prevista. Sono definite e identificate tutte le apparecchiature che hanno un influenza importante sui risultati delle ispezioni. Tutte le apparecchiature sono manutenute. Le manutenzioni vengono effettuate ad intervalli predefiniti e registrate nel Registro Strumenti dove viene indicato: - data della manutenzione; - responsabile della manutenzione; - risultato della manutenzione; - data della successiva manutenzione; - responsabile della successiva manutenzione. Nella procedura - PSQ SGQ APPR Approvvigionamento, è indicato come trattare le apparecchiature difettose. Tali apparecchiature sono ritirate dal servizio mediante segregazione, identificazione o marcatura visibile. L organismo di ispezione esamina l effetto dei difetti in precedenti ispezioni e, quando necessario, intraprende appropriate azioni correttive. Le apparecchiature di misurazione di pressione e temperatura, dal momento che hanno un influenza importante sui risultati delle ispezioni, vengono tarate prima di essere messe in servizio, e poi successivamente tarate secondo un programma stabilito. Il programma completo di taratura delle apparecchiature è progettato ed attuato in modo da garantire che le misurazioni eseguite dall organismo di ispezione siano riferibili ai campioni nazionali o internazionali. Gli strumenti utilizzati non sono affetti da un errore superiore ad un terzo dell errore massimo tollerato previsto per la tipologia di controllo che si esegue; l incertezza estesa di taratura degli strumenti non è superiore ad un terzo dell errore massimo tollerato sullo strumento sottoposto a verificazione. Le apparecchiature sono sottoposte a verifiche in esercizio tra tarature periodiche. Anche i risultati di tali verifiche sono registrati nel Registro Strumenti. Si dispone di un apposita procedura PSQ SGQ APPR Approvvigionamento, per: - selezione ed approvazione dei fornitori; - verifica delle merci e dei servizi in ingresso; - assicurazione di appropriati impianti di immagazzinamento. Lo stato degli elementi immagazzinati viene valutato a intervalli appropriati per individuare deterioramenti. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 8 di 23

11 In occasione delle ispezioni, il dispositivo di conversione del volume viene collegato ad un computer. Uno specifico software rileverà e memorizzerà i dati. Per questo si assicura che: - il software del computer sia adeguato per l utilizzo (mediante: validazione dei calcoli prima dell utilizzo; rivalidazione periodica dei relativi hardware e software; rivalidazione, ogni volta che vengono apportati cambiamenti, ai relativi hardware e software; attuazione di aggiornamenti del software. Vedi procedura POI DVM VALSW Validazione del software utilizzato per le verifiche periodiche sui correttori); - siano stabilite ed attuate procedure per proteggere l integrità e la sicurezza dei dati (nella procedura PSQ SGQ DOCU Gestione della documentazione è esplicata la politica di backup dei dati memorizzati nel file server aziendale); - il computer sia mantenuto in ordine per assicurare un funzionamento appropriato. 7.3 Subappalto Il Dipartimento Verifiche Metrologiche, generalmente, esegue esso stesso le ispezioni su dispositivi di conversione del volume che, per contratto, si impegna ad eseguire. L organismo di ispezione non ammette di dover subappaltare l esecuzione delle ispezioni o di parte di esse. Tuttavia, per motivi che possono comprendere: - un sovraccarico di lavoro imprevisto o anomalo; - i membri chiave del gruppo di ispezione sono impossibilitati; - le installazioni o gli elementi chiave delle apparecchiature sono temporaneamente non idonei all utilizzo; - parte del contratto del cliente comporta ispezioni non coperte dal campo di applicazione dell organismo di ispezione o che sono al di fuori della capacità o delle risorse dell organismo stesso il Dipartimento Verifiche Metrologiche, sotto la sua esclusiva responsabilità, può utilizzare ispettori appartenenti ad organizzazioni esterne. I suddetti ispettori, alla pari di quelli interni al DVM, sono qualificati secondo quanto previsto all interno della Procedura PSQ SGQ FORM Formazione e addestramento del personale. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 9 di 23

12 8 Requisiti di processo 8.1 Metodi e procedure di ispezione L organismo di ispezione utilizza, per effettuare le ispezioni su dispositivi di conversione del volume di gas naturale, metodi e procedure definiti nelle normative tecniche e legislazioni vigenti (vedi: Direttiva del Ministero dello Sviluppo Economico del 12/05/2014 Indirizzo e coordinamento tecnico in materia di operazioni di verificazione dei dispositivi di conversione del volume, di semplificazione e di armonizzazione tecnica alla normativa europea). Il Dipartimento Verifiche Metrologiche possiede ed utilizza istruzioni documentate per pianificare ed eseguire le ispezioni e per le tecniche di campionamento. Tutte le istruzioni, norme o procedure scritte, fogli di lavoro, liste di controllo e dati di riferimento pertinenti al lavoro dell organismo di ispezione sono mantenuti aggiornati e facilmente disponibili per il personale. E stata redatta una Procedura Operativa Interna POI DVM - VER Procedura di verifica periodica sui correttori volumetrici di tipo 1. Le osservazioni o i dati ottenuti nel corso delle ispezioni sono registrati secondo quanto disposto in procedura. L organismo di ispezione tiene sotto controllo il contratto e l ordine di lavoro per garantire che: - il lavoro da effettuare rientri nell ambito delle proprie competenze e l organizzazione abbia le risorse adeguate per soddisfare i requisiti; - i requisiti di coloro che richiedono i servizi dell organismo di ispezione siano adeguatamente definiti e le condizioni speciali siano comprese, così che possano essere rilasciate istruzioni chiare per il personale operativo; - il lavoro sia tenuto sotto controllo con riesami periodici ed eventuali azioni correttive; - i requisiti del contratto o dell ordine di lavoro siano stati soddisfatti. Quando il Dipartimento Verifiche Metrologiche utilizza informazioni fornite da qualsiasi altra fonte, verifica l integrità di tali informazioni. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 10 di 23

13 8.2 Trattamento degli elementi da sottoporre ad ispezione e dei campioni Le procedure e gli opportuni mezzi per evitare il deterioramento o il danneggiamento degli elementi da sottoporre ad ispezione mentre questi sono sotto la responsabilità del Dipartimento Verifiche Metrologiche sono indicati nella Procedura Operativa Interna POI DVM - VER Procedura di verifica periodica sui correttori volumetrici di tipo 1. Viene registrata qualsiasi anormalità apparente notificata all ispettore, o osservata da quest ultimo. Ove ci sia qualsiasi dubbio riguardo all appropriatezza dell elemento per le ispezioni da eseguire, o dove l elemento non sia conforme alla descrizione fornita, l organismo di ispezione contatta il cliente prima di procedere. L organismo di ispezione garantisce che gli elementi ed i campioni da sottoporre ad ispezione siano identificati in modo univoco. 8.3 Registrazioni delle ispezioni Il Dipartimento Verifiche Metrologiche mantiene un sistema di registrazione per dimostrare l efficace esecuzione delle procedure di ispezione e per consentire una valutazione delle ispezioni stesse. Secondo legislazione vigente e laddove non già disponibile, l organismo di ispezione dota i dispositivi di conversione di un libretto metrologico. Le informazioni che devono essere riportate sul libretto metrologico sono: Nome e indirizzo del titolare del dispositivo di conversione ed eventuale partita IVA; Indirizzo presso cui lo strumento è in servizio, se diverso dal precedente; Codice identificativo del punto di riconsegna (se previsto); Tipo del dispositivo di conversione; Marca e modello; Portata minima e portata massima; Numero di serie; Anno della marcatura CE; Data di messa in servizio; Specifica di strumento utilizzato come contatore temporaneo ; Nome dell organismo e del verificatore intervenuto; Data delle verifiche periodiche e data di scadenza; Decisione di accettazione o di rifiuto della verificazione periodica; Controlli casuali, esito e data. Le registrazioni delle ispezioni sono equiparate alle registrazioni del Sistema di Gestione per la Qualità. Le modalità di redazione, verifica, modifica, approvazione, emissione, archiviazione ed eliminazione delle registrazioni sono indicate all interno della procedura PSQ SGQ DOCU. Le registrazioni sono conservate per un periodo minimo di 10 anni. Il rapporto o il certificato di ispezione redatti al termine dell ispezione sono internamente rintracciabili per l ispettore o gli ispettori che ha/hanno eseguito le ispezioni. L incaricato dell Organismo di Ispezione compila, oltre il libretto metrologico, anche la lista di controllo (checklist) riportata nell allegato II della Direttiva del 12/05/2014. L originale della lista di controllo è conservato dall Organismo insieme al software o foglio di calcolo implementato per il calcolo del coefficiente di conversione ai fini delle operazioni di verifica e controllo contenete i risultati di detto calcolo. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 11 di 23

14 8.4 Rapporti di ispezione e certificati di ispezione Il lavoro effettuato dall organismo di ispezione è oggetto di un rapporto di ispezione o di un certificato di ispezione rintracciabile. Qualsiasi rapporto/certificato di ispezione comprende: ragione sociale; designazione del documento, ossia rapporto di ispezione o certificato di ispezione, come appropriato; identificativo univoco e data del rilascio; identificazione del cliente; data(e) delle ispezioni; identificazione della(e) procedura(e) utilizzata(e); identificazione delle apparecchiature utilizzate per le misurazioni/prove; informazioni sulle condizioni ambientali durante le ispezioni; identificazione dell elemento(i) sottoposto(i) ad ispezione; firma o altra indicazione di approvazione, da parte del personale autorizzato; le misure effettuate comprensive di tolleranze e limiti; i nomi (o l univoca identificazione) dei membri del personale che hanno eseguito le ispezioni e, nei casi in cui non sia stata effettuata un identificazione elettronica sicura, la loro firma. Tutte le informazioni comprese nel rapporto/certificato di ispezione sono riportate correttamente, accuratamente, e chiaramente. Ove il rapporto o il certificato d ispezione contengano risultati forniti da subappaltatori, questi sono chiaramente identificati. Sono registrati correzioni o aggiunte a un rapporto o a un certificato di ispezione dopo il rilascio. Un rapporto o certificato modificato identifica il rapporto o il certificato sostituito. Una copia del rapporto o certificato di ispezione rilasciato dall organismo di ispezione al termine del lavoro viene conservata in azienda. Teclab Dipartimento Verifiche Metrologiche comunica a Unioncamere e alle Camere di Commercio i risultati delle verifiche effettuate sui correttori. Le modalità con cui avviene tale comunicazione sono descritte nella procedura POI DVM COM Comunicazioni a Unioncamere e alle Camere di Commercio, procedura redatta sulla base del Decreto Ministeriale n. 75 del 16/04/2012, del Regolamento di Unioncamere del Dicembre 2013 e della Direttiva del 12/05/ Reclami e ricorsi L organismo di ispezione dispone di una procedura documentata, dettagliata al paragrafo seguente, per ricevere, valutare e prendere decisioni su reclami e ricorsi. La procedura di trattamento di reclami e ricorsi è disponibile per qualsiasi parte interessata. Il DVM, a seguito del ricevimento di un reclamo, conferma se il reclamo stesso si riferisca ad attività di ispezione per cui esso è responsabile e, in caso affermativo, lo sottopone a trattamento. E responsabile di tutte le decisioni a tutti i livelli della procedura di trattamento di reclami e ricorsi. Le indagini e la decisione sui ricorsi non danno luogo ad alcuna azione discriminatoria. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 12 di 23

15 8.6 Procedura di trattamento dei reclami, dei ricorsi e delle segnalazioni Le istanze di reclamo e di ricorso devono essere indirizzate al Direttore Tecnico del Dipartimento Verifiche Metrologiche. Le istanze di reclamo vengono ricevute via fax al numero , o via all indirizzo teclab@teclab.net. Le istanze di ricorso vengono ricevute tramite posta raccomandata all indirizzo Teclab s.r.l. Dipartimento Verifiche Metrologiche Via delle Pianazze n. 74, 19136, La Spezia (SP), o tramite PEC all indirizzo teclab@legalmail.it. Le segnalazioni di qualunque tipo devono essere indirizzate alla segreteria del DVM all indirizzo segreteria@teclab.net I ricorsi dovranno essere presentati esclusivamente in forma scritta entro 30 giorni dalla data di notifica della decisione del DVM contro cui si voglia esprimere dissenso. L Organismo provvederà a dare conferma scritta all Organizzazione dell avvenuta ricezione del reclamo o del ricorso, e fornirà, al reclamante o al ricorrente, rapporti sullo stato di avanzamento e sull esito (tramite fax, , PEC). Una volta ricevuto il reclamo o il ricorso, il Direttore tecnico del Dipartimento Verifiche Metrologiche sarà responsabile della raccolta e della verifica di tutte le informazioni per la loro validazione. I reclami saranno sottoposti a trattamento solo nel caso in cui si evidenzi un comportamento del Dipartimento Verifiche Metrologiche effettivamente riferibile alle attività di ispezione svolte dagli ispettori incaricati. I ricorsi, invece, verranno sempre sottoposti a trattamento e saranno esaminati entro due mesi dalla loro presentazione da persone differenti da quelle che hanno effettuato le ispezioni. In particolare, nel caso di reclamo inerente le funzioni proprie del Dipartimento Verifiche Metrologiche e nel caso di ricorso, il soggetto incaricato della loro gestione (che per i ricorsi deve essere diverso da colui che ha preso la decisione contro cui viene presentato il ricorso) aprirà un rapporto di non conformità. Nel rapporto di non conformità verrà indicato: - l organizzazione che ha presentato il reclamo o il ricorso; - l oggetto del reclamo o del ricorso; - la data di apertura della non conformità; - la descrizione della non conformità; - la classificazione dell azione da intraprendere (preventiva o correttiva); - le cause accertate della non conformità; - la descrizione dell azione preventiva o correttiva intrapresa; - le modalità di verifica dell azione; - la data pianificata per la chiusura della non conformità; - la data di chiusura della non conformità. Successivamente all apertura del rapporto di non conformità, il reclamo o il ricorso verranno iscritti nel Registro reclami/ ricorsi REG DVM RECRIC - nel quale dovranno essere indicati: - il numero identificativo del reclamo o ricorso; - l organizzazione reclamante o ricorrente; - la data in cui il reclamo o il ricorso è pervenuto al DVM; - l oggetto del reclamo o del ricorso; - la tipologia di azione da intraprendere (preventiva o correttiva); - i soggetti responsabili dell azione da intraprendere; - la data di chiusura del reclamo o del ricorso. La decisione, da comunicare in forma scritta al reclamante o al ricorrente, verrà assunta da, o riesaminata ed approvata da, persona(e) non coinvolta(e) nelle attività di ispezione originarie in questione. Ogni volta possibile, l organismo di ispezione darà al reclamante o al ricorrente avviso ufficiale della fine del processo di trattamento del reclamo o ricorso. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 13 di 23

16 9 Requisiti del sistema di gestione 9.1 Opzioni Teclab ha stabilito e mantiene attivo un Sistema di Gestione Qualità, in conformità alla norma UNI EN ISO 9001, e l organismo di ispezione opera in conformità ai requisiti della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020: Documentazione del sistema di gestione Generalità Per quanto non espressamente definito all interno del presente Manuale Qualità, si fa riferimento alla Procedura del Sistema di Gestione Qualità PSQ SGQ DOCU Gestione della documentazione. La Politica dell organismo notificato è definita a cura della Direzione Generale in base agli scopi aziendali e viene rivalutata periodicamente, generalmente nel corso dei riesami da parte della Direzione, sulla base dell insorgere di nuove esigenze, problematiche, strategie, obiettivi, ecc. Prima di essere diffusa internamente all azienda e comunicata all esterno, la Direzione Generale verifica la corretta redazione della documentazione pertinente nella sua versione finale e la sottoscrive. Una volta approvata, la Politica viene comunicata al personale addetto alle ispezioni e resa disponibile a tutte le parti interessate. Nel corso delle normali attività aziendali ovvero degli audit interni, il Responsabile del Sistema di Gestione valuta il grado di comprensione della Politica da parte delle varie funzioni aziendali riportando l esito di tali valutazioni all attenzione della Direzione in occasione, almeno, dei riesami da parte della Direzione Politica Teclab ritiene strategia l attività di verifica periodica in campo sui correttori volumetrici di gas naturale. Per questo si è qualificata come organismo notificato di Tipo C. E stato istituito all interno dell organizzazione un Dipartimento Verifiche Metrologiche che ha stabilito e mantiene attivo un Sistema di Gestione che soddisfa i requisiti della norma internazionale CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012. L organismo di ispezione ha tra i suoi obiettivi quello di assicurare ai clienti, attraverso un appropriata selezione e un adeguata formazione-addestramento del personale addetto alle verifiche metrologiche, la propria competenza nell eseguire le attività di ispezione. E inoltre responsabile verso i clienti di mantenere una totale riservatezza riguardo alle informazioni ottenute e prodotte durante le attività di ispezione. L alta direzione ritiene di fondamentale importanza, e si impegna per garantire, l assoluta imparzialità delle attività di ispezione del DVM e la totale indipendenza dell organismo di ispezione dal resto dell organizzazione. Per effettuare le ispezioni su dispositivi di conversione del volume di gas naturale vengono utilizzati metodi e procedure conformi alle normative tecniche e legislazioni vigenti. Il Dipartimento Verifiche Metrologiche si impegna per il continuo miglioramento del proprio Sistema di Gestione. La presente Politica è documentata, implementata e mantenuta attiva; è comunicata a tutte le persone che lavorano sotto il controllo dell organismo di ispezione con l intento di renderle consapevoli dei propri PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 14 di 23

17 obblighi individuali; è resa disponibile per le parti interessate; è riesaminata periodicamente per assicurare la sua continua rispondenza ed adeguatezza all organizzazione. Il raggiungimento degli obiettivi del Sistema di Gestione è subordinato al coinvolgimento di tutti i dipendenti dell organismo di ispezione, ed alla loro fattiva collaborazione; per questo la direzione aziendale si impegna a diffondere i contenuti dei documenti che contengono le regole da adottare per l attuazione della presente Politica, e a controllare costantemente che essi siano rispettati ed applicati da ognuno ed adeguati alle mutevoli esigenze della realtà aziendale. Il Manuale Qualità, le Procedure della Qualità, e la documentazione di supporto, definiscono in dettaglio le strategie e le procedure operative che devono essere adottate. E compito di ogni dipendente dell organismo di ispezione prendere visione dei documenti sopraccitati, comprenderne il contenuto, applicare le normative; tutti sono invitati a riflettere e ad esprimere tutti i dubbi, i suggerimenti e le considerazioni che ne scaturiscono, in un ottica di fattiva collaborazione per il perseguimento delle migliori condizioni di lavoro e di soddisfazione dei clienti. LA DIREZIONE GENERALE Ing. Paolo Zangani PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 15 di 23

18 9.2.3 Obiettivi Gli obiettivi posti dalla Direzione Generale sono coerenti con la Politica per il soddisfacimento dei requisiti della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012 e sono individuati a tutti i livelli pertinenti della struttura organizzativa dell azienda che si occupa delle ispezioni, come riportato nel Piano di Miglioramento Aziendale. In particolare, per la definizione degli obiettivi ed il loro successivo riesame, la Direzione Generale, il responsabile del Sistema di Gestione e le altre funzioni aziendali valutano: gli obiettivi del Dipartimento Verifiche Metrologiche (riportati nella Politica per il soddisfacimento dei requisiti della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012); le eventuali novità occorse al fine del miglioramento dell offerta di servizi a tutti i Clienti; le eventuali nuove prescrizioni legislative; l andamento dei monitoraggi, compresi gli eventuali reclami e ricorsi dei clienti e l esito degli audit interni condotti. L'individuazione degli obiettivi specifici ed il loro riesame viene effettuato durante il Riesame da parte della Direzione svolto come indicato in PSQ SGQ RDIR Riesame della Direzione. Il Responsabile del Dipartimento, in collaborazione con le altre funzioni aziendali coinvolte, individua per i vari processi degli indicatori che consentano di misurarne la prestazione. Successivamente, la Direzione Generale insieme alla Direzione Tecnica e alla Direzione Commerciale elaborano: gli obiettivi specifici quantificandoli attraverso gli indicatori individuati; i tempi di raggiungimento degli obiettivi specifici; il responsabile del loro conseguimento. Gli obiettivi definiti sono quindi inseriti all interno del Piano di Miglioramento Aziendale Impegno della direzione Per assicurare lo sviluppo e la messa in atto del Sistema di Gestione dell Organismo di Ispezione nonché il continuo miglioramento della sua efficacia, la Direzione Generale si impegna a: divulgare a tutti i livelli dell organizzazione l obiettivo primario del continuo soddisfacimento dei requisiti del Cliente e di quelli cogenti applicabili; stabilire e mantenere aggiornata la propria Politica per il soddisfacimento della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012; assicurare la definizione di obiettivi quantificati; assicurare il riesame periodico dell andamento del Sistema di Gestione; assicurare la disponibilità delle risorse necessarie per l esecuzione ed il controllo di tutte le attività connesse al Sistema di Gestione. L alta direzione dell organismo di ispezione incarica un membro della direzione che, indipendentemente dalle altre responsabilità, ha la responsabilità e l autorità che comprendono: - garantire che i processi e le procedure necessari per il sistema di gestione siano stabiliti, attuati e mantenuti; - riferire all alta direzione sulle prestazioni del sistema di gestione e su qualsiasi esigenza di miglioramento. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 16 di 23

19 9.2.5 Requisiti relativi alla documentazione La documentazione riferita al Sistema di Gestione del Dipartimento Verifiche Metrologiche per il soddisfacimento della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012 è costituita da: Il presente Manuale qualità (MSQ); Le Procedure del Sistema di Gestione per la Qualità (PSQ); Le Procedure Operative Interne (POI); Altra eventuale documentazione utilizzata per l efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei processi/servizi erogati dal DVM; Le Registrazioni, predisposte per il soddisfacimento dei requisiti e per l efficace gestione da parte del DVM di tutti i propri processi. La documentazione aziendale è gestita principalmente in formato elettronico. Un documento cartaceo non deve essere considerato attendibile e quindi utilizzato se non previa verifica di coerenza con l ultima versione elettronica presente sul file server aziendale. Eccezioni e modalità di verifica sono descritte nella Procedura di Gestione della Documentazione. Tutta la documentazione, i processi, i sistemi, le registrazioni, ecc., riferiti al soddisfacimento dei requisiti della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012, sono inclusi, citati, o collegati alla documentazione del relativo Sistema di Gestione. Tutto il personale coinvolto nelle attività di ispezione ha accesso alle parti della documentazione del sistema di gestione ed alle relative informazioni che riguardano le proprie responsabilità. 9.3 Tenuta sotto controllo dei documenti Teclab ha predisposto e mantiene aggiornata una Procedura del Sistema di Gestione per la Qualità PSQ SGQ DOCU Gestione della documentazione - allo scopo di definire le modalità per: Approvare i documenti, circa l adeguatezza, prima della loro emissione; Riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare i documenti stessi; Assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione dei documenti stessi; Assicurare che le pertinenti versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione; Assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili; Assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione controllata; Prevenire l uso involontario di documenti obsoleti ed adottare una loro adeguata identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 17 di 23

20 9.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni Le registrazioni, intese come documenti, sono gestite dal Dipartimento Verifiche Metrologiche in accordo alla Procedura del Sistema di Gestione per la Qualità PSQ SGQ DOCU Gestione della documentazione. Detta procedura dettaglia i criteri di: identificazione; mantenimento; protezione; recupero; tempo di conservazione; eliminazione delle proprie registrazioni. In tale procedura sono stabilite le modalità per conservare le registrazioni per un periodo coerente con gli obblighi contrattuali e legali dell organismo di ispezione. Il periodo minimo di conservazione delle registrazioni è di 10 anni. L accesso a queste registrazioni è coerente con le disposizioni sulla riservatezza. 9.5 Riesame di direzione La Direzione Generale riesamina il Sistema di Gestione per il soddisfacimento della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012 con una periodicità annuale, al fine di valutarne la continua appropriatezza, idoneità, adeguatezza ed efficacia (per il dettaglio vedere la procedura PSQ SGQ RDIR Riesame della Direzione). Il riesame condotto è suddiviso in tre fasi: 1. raccolta ed elaborazione dati: in tale fase tutte le funzioni interessate predispongono specifici rapporti con la sintesi dei risultati conseguiti nel periodo in esame espressi in maniera facilmente relazionabile agli obiettivi prefissati; 2. analisi dei dati: in tale fase la Direzione Generale, in collaborazione con le varie funzioni coinvolte, esamina i risultati ottenuti e li confronta con gli obiettivi prefissati, analizzando le cause di eventuali insuccessi al fine di definire le conseguenti azioni correttive o preventive; 3. definizione nuovi obiettivi: in relazione all esito dell analisi dei dati condotta, la Direzione Generale, in collaborazione con le varie funzioni coinvolte, definisce gli obiettivi quantificati per il periodo successivo con la finalità del continuo miglioramento aziendale. Nota: in base all esito delle analisi condotte è possibile emergano esigenze di modifiche al Sistema di Gestione ed alla Politica nonché agli obiettivi precedentemente fissati. Ogni riesame viene registrato su apposito verbale di riunione, al quale vengono allegati: i rapporti predisposti dalle varie funzioni aziendali; copia delle eventuali non conformità o richieste di azioni correttive o preventive emesse. Al termine del riesame, il Responsabile del Sistema di Gestione aggiorna l elenco riesami del Sistema di Gestione per il soddisfacimento della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012 ed archivia il tutto in apposito contenitore. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 18 di 23

21 9.5.1 Elementi in ingresso per il riesame Le informazioni utilizzate per l esecuzione del riesame della Direzione sono: - i risultati degli audit interni e dell ente certificatore; - le informazioni di ritorno da parte dei clienti e dalle parti interessate relative al soddisfacimento della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012; - lo stato delle azioni correttive e preventive; - le azioni da eseguire da precedenti riesami della Direzione (riportate nel Piano di miglioramento aziendale); - il conseguimento degli obiettivi; - le modifiche che potrebbero avere effetti sul sistema di gestione; - i ricorsi ed i reclami Elementi in uscita dal riesame Al termine della fase di analisi, la Direzione Generale, in collaborazione con le varie funzioni interessate, aggiorna il Piano di miglioramento aziendale con l indicazione delle decisioni e relative azioni in merito a: - miglioramento dell efficacia del Sistema di Gestione del Dipartimento Verifiche Metrologiche e dei suoi processi; - miglioramento dell organismo di ispezione relativo al soddisfacimento della norma CEI UNI EN ISO/IEC 17020:2012; - esigenze di risorse. PERIODICHE\MANUALE E POLITICA DELLA QUALITÀ VERIFICHE PERIODICHE.DOC pag. 19 di 23