Emissione automatica di preventivi Circolazione Protetta mediante applicazione FacileARAG

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1 Emissione automatica di preventivi Circolazione Protetta mediante applicazione FacileARAG Indice argomenti: 1. Creazione del file FacileARAG da un file excel Pag Salvataggio del file in formato.csv Pag Elaborazione e ricevimento dei Preventivi di Circolazione Pag Anomalie: identificazione casi frequenti Pag. 11 Per chiarimenti sulla lavorazione e compilazione dati, potete contattarci al Servizio di ARAG Risolve: Tel: Fax: arag.risolve@arag.it 1

2 1. Creazione del file FacileARAG da un file excel Le informazioni che di seguito troverete vi saranno indispensabili per: a) estrarre i dati dai programmi di gestione RCAuto; b) ordinare i dati estratti dai vostri programmi di gestione nella sequenza attesa da FacileARAG. Nello schema sotto evidenziato viene rappresentato il contenuto delle colonne del file xls, l ordine nel quale i dati dovranno essere collocati e una prima indicazione del loro significato. La sequenza dovrà essere rispettata scrupolosamente per quanto riguarda i dati obbligatori (SI), facoltativamente per le informazioni abbinate all indicazione (NO); comunque seppur lasciate vuote, le colonne non obbligatorie dovranno essere presenti. Le stesse indicazioni potranno essere utilizzate anche per un inserimento dati manuale. File da Intermediario ad ARAG Contenuto delle colonne sequenza colonne Obbligatorio (SI ) Non Obbligatorio (NO) Descrizione dei contenuti (colonne/righe) Codice Intermediario A SI Codice identificativo intermediario ARAG 4 caratteri Data Effetto Preventivo B SI formato gg/mm/aaaa Flusso dati da estrarre Targa / Telaio C SI targhe dei mezzi d assicurare Codice Prodotto ARAG D NO colonna vuota Versione E NO colonna vuota Parametro F SI Valori in base alla categoria dei veicoli Cognome Cliente G SI Nome Cliente H SI Indirizzo Cliente I SI Comune Cliente J SI Cap Cliente K SI Provincia Cliente L SI Codice Fiscale Cliente Partita Iva Cliente Codice Cliente O SI M N SI Valorizzare un unico campo e solo una delle due colonne in presenza di persona fisica e/o Azienda. (M p.fisica - N Azienda) Numero il contenuto è libero e generalmente è da legarsi al codice cliente assegnato automaticamente dall'applicativo dell'intermediario al cliente. Sesso Cliente P NO M=MASCHIO, F=FEMMINA, S=SOCIETA' Titolo Onorifico Cliente Q NO Se dato non estratto dal gestionale la colonna potrà rimanere vuota Premio Lordo R SI Legato al campo paramentro - si dovranno inserire i premi lordi relativi alle categorie dei mezzi (consultare la convenzione stipulata con Arag). Numero polizza RCA cui aggacciare preventivo arag S Codice Subagente T SI SI corrisponde al numero polizza RCAuto, il campo potrà anche essere valorizzato con una sequenza numerica Deve essere il codice numerico del Subagente inserito nel vs. gestionale - Attenzione! Per ottenere i Preventi,lo stesso codice deve essere censito in "Collaboratori Gestione" in Arag 2web. Se non avete Subagenti il codice da inserire dovrà essere "0" (zero) valore U SI deve essere compilato con valore generico "a" valore V SI deve essere compilato con valore generico "a" valore W SI deve essere compilato con valore generico "a" valore X SI deve essere compilato con valore generico "a" 2

3 NOTA IMPORTANTE: se il vostro programma non è in grado di esportare direttamente in formato xls, vi consigliamo di farvi assistere da un tecnico di vostra fiducia. Vi indicheremo a seguire alcune colonne dov è importante soffermarsi e verificare le formattazioni e/o i contenuti. Questi suggerimenti supplementari vi potranno essere d aiuto per ottenere con successo i preventivi di Circolazione Protetta da FacileARAG: COLONNA A Codice Intermediario Il codice intermediario deve essere composto di 4 cifre. Nel caso in cui il vostro codice intermediario abbia meno di 4 cifre (Es. 111): - Cliccate con il tasto sinistro del mouse l intestazione della colonna A per selezionarla; - Cliccare con il tasto destro del mouse sulla colonna selezionata; - Ciccare su formato celle ; - scegliere la categoria PERSONALIZZATO nella cartella numero; - Inserire nella casella tipo 4 zeri. ESEMPIO COLONNA B Data effetto preventivo La data effetto del preventivo di tutela Circolazione Protetta viene abbinata usualmente al mese/anno della copertura RCAuto in corso di preparazione. Es.: un preventivo che verrà richiesto con data 15/05/2008 non verrà elaborato; mentre un preventivo con effetto 15/05/2009 sarà processato. 3

4 COLONNA F Parametro All interno di questa colonna, in base alla categoria del mezzo da assicurare, dovrà essere indicato il corrispondente codice tariffario: Tabella valori/parametro da inserire alla colonna F: Tipo VEICOLO Valore colonna F Parametro Ciclomotori, motocicli inf. 125 cc 1 Motocarri e motoveicoli fino 13 q.li 1 Macchine agricole 1 Macchine operatrici (gru semoventi, carrelli, ruspe, ecc.) 1 Rimorchi 1 Motocicli da 125 cc 2 Motocarri e motoveicoli oltre 13 q.li 2 Autovetture in genere 2 Autoveicoli trasporto promiscuo massa a pieno carico fino 35 q.li 2 Autocarri massa a pieno carico fino 35 q.li 2 Taxi, autoservizio pubblico con conducente 2 Autoambulanze 3 Noleggio senza conducente autoveicoli fino 35 q.li/motoveicoli 3 Targhe prova 3 Autocarri massa a pieno carico oltre 35 q.li fino 120 q.li 3 Autobus posti 3 Autocarri massa a pieno carico oltre 120 q.li 4 Autobus oltre 40 posti 4 Filobus, tram, autobus, servizi di linea urbani/extraurbani 4 Nella presente tabella come previsto nella norma assuntiva vigente non sono presenti i natanti in quanto non assicurabili; andranno eventualmente eliminati dall elenco. 4

5 COLONNA N Partite Iva Le Partite Iva devono essere composte da 11 cifre numeriche. Se il file contiene partite iva composte da meno di 11 numeri, procedere come segue: - Cliccate con il tasto sinistro del mouse l intestazione della colonna N per selezionarla - Cliccare con il tasto destro del mouse sulla colonna selezionata - Ciccare su formato celle - scegliere la categoria PERSONALIZZATO nella cartella numero. - Inserire nella casella tipo 11 zeri. ESEMPIO COLONNA O Codice Cliente Questa colonna dovrà essere valorizzata da un numero. Nell ambito di una gestione automatica è generalmente un codice numerico che gli applicativi assegnano alle anagrafiche/clienti. In situazione di compilazione manuale, il campo potrà essere valorizzato digitando direttamente i numeri. Si consiglia l inserimento di valori numerici diversi per ogni riga/dati (Es.: 100, 101,102..) COLONNA R Premio Andranno inseriti i premi lordi previsti dalla convenzione concordata e rispettivamente per le categorie di veicoli da assicurare. Gli importi indicati si assoceranno ai parametri che avrete inserito alla colonna F. A titolo di esempio vi indichiamo di seguito la formula xls che potrete utilizzare per compilare in automatico la colonna. Inserire nella cella R1 la seguente formula: =SE(F1=1;25;SE(F1=2;40;SE(F1=3;70;(SE(F1=4;100))))) Copiare la formula su tutte le righe contenenti dati trascinando la cella dall angolo in basso a destra. 5

6 COLONNA S Numero di polizza RCAuto Questa colonna dovrà essere valorizzata da un numero. Nell ambito di una gestione automatica corrisponde al numero polizza RCAuto a cui agganciare il preventivo di tutela circolazione. In situazione di compilazione manuale, il campo potrà essere valorizzato digitando direttamente i numeri. Si consiglia l inserimento di valori numerici diversi per ogni riga/dati (Es.: 400, 401,402..) COLONNA T Codici Subagenti/Collaboratori Se non volete assegnare il preventivo ad un Subagente ma al codice Intermediario, tale colonna dovrà essere valorizzata con il numero 0 (zero). Se si desidera che i preventivi vengano assegnati a Subagenti, questa colonna dovrà essere valorizzata dai rispettivi codici numerici identificativi. NOTA IMPORTANTE: perché avvenga il riconoscimento da parte di Facile Arag, è necessario che i medesimi codici Subagenti presenti alla colonna T, siano regolarmente censiti in ARAG2Web: - Collaboratori gestione. Le COLONNE dalla U alla X sono riservate per eventuali sviluppi futuri dell applicazione. Tali colonne saranno da valorizzare con un carattere qualsiasi, ad esempio la prima lettera alfabetica a. 6

7 2. Salvataggio del file in formato.csv - Cliccare sul menù File - Salva con nome - Selezionare tipo file: CSV (delimitato dal separatore di elenco) con la seguente denominazione: 8= cod. informatico fisso, identificativo del file XXXX= codice intermediario ARAG in 4 cifre AA= anno in corso MM=mese in corso GG= giorno in corso 8XXXXAAMMGG.csv Esempio: un file dell Intermediario 0111 spedito in data 30/05/2009, dovrà essere denominato così: csv Se in fase di salvataggio utilizzate OpenOffice, vi ricordiamo di lasciare invariato il primo parametro set caratteri e impostate come separatore di colonne il ; (punto e virgola), lasciando vuoto il parametro delimitatore di testo. (si veda immagine sotto riportata): NOTA IMPORTANTE: una volta salvato il file in formato CSV, evitate di riaprirlo con excel per visualizzarne il contenuto. Alcune formattazioni salvate in precedenza potrebbero andare perdute. Per controllare la corretta creazione del file csv, apritelo con un editor di testo ad esempio blocco note. Le righe dovranno apparire così: 0111;30/05/2009;AB887CD;;;1;Rossi;Mario;Via G. Verdi 10;Vicenza;36100;VI;RSSMRR65B05N845Z;; ;;;40;465746;1;a;a;a;a INVIARE IL FILE CSV SALVATO ALLA CASELLA DI POSTA facilearag@arag.it 7

8 Ecco a titolo di esempio l immagine di un tracciato compilato 8

9 3. Elaborazione e ricevimento dei Preventivi di Circolazione Al ricevimento del file in formato csv, FacileARAG processerà in automatico i dati ricevuti restituendovi le seguenti informazioni: 1. Primo messaggio alla vostra casella di posta principale contenente link al documento in formato CSV, ultimato dall esito del processo. L applicativo FacileARAG dopo aver verificato il contenuto dei dati, segnala nella colonna di fine tracciato (colonna AG), la dicitura OK per esito positivo e KO nel caso in cui l esito sia stato negativo. Ecco di seguito la sequenza originaria, integrata da FacileARAG: File da ARAG ad Intermediario Flusso dati da estrarre flusso dati restituiti da FacileARAG Contenuto delle colonne sequenza colonne Obbligatorio (SI ) Non Obbligatorio (NO) Descrizione dei contenuti (colonne/righe) Codice Intermediario A SI Codice identificativo intermediario Data Effetto Preventivo B SI formato gg/mm/aaaa Targa / Telaio C SI targhe dei mezzi da assicurare Codice Prodotto ARAG D NO colonna vuota Versione E NO colonna vuota Parametro F SI Valori in base alla categoria dei veicoli Cognome Cliente G SI Nome Cliente H SI Indirizzo Cliente I SI Comune Cliente J SI Cap Cliente K SI Provincia Cliente L SI Codice Fiscale Cliente Partita Iva Cliente Codice Cliente O SI M N SI Valorizzare uno e uno solo dei due campi in relazione a presenza di persona fisica o Azienda. codice cliente assegnato automaticamente dal gestionale dell'intermediario Sesso Cliente P NO M=MASCHIO, F=FEMMINA, S=SOCIETA' Titolo Onorifico Cliente Q NO Premio Lordo R SI Legato al campo paramentro - si dovranno inserire à inserirte i premi (consultare la convenzione stipulata con Arag). Numero polizza RCA cui aggacciare preventivo arag S SI corrisponde al numero polizza RCAuto Codice Subagente T SI Deve essere il codice numerico del Subagente valore U SI deve essere compilato con valore generico "a" valore V SI deve essere compilato con valore generico "a" valore W SI deve essere compilato con valore generico "a" valore X SI deve essere compilato con valore generico "a" Numero Preventivo ARAG Y SI dati che restituisce Facile Arag Premio Imponibile ARAG Z SI dati che restituisce Facile Arag Premio Tasse ARAG AA SI dati che restituisce Facile Arag Premio Lordo ARAG AB SI dati che restituisce Facile Arag Provvigioni Totali ARAG AC SI dati che restituisce Facile Arag Data effetto ARAG AD SI dati che restituisce Facile Arag Data Fine ARAG AE SI dati che restituisce Facile Arag Numero Titolo ARAG AF SI dati che restituisce Facile Arag Risultato Elaborazione Preventivo AG SI OK preventivo accettato; KO preventivo non emesso - dati che restituisce Facile Arag 9

10 2. Il secondo messaggio alla vostra casella di posta principale, contiene link ai preventivi in formato pdf processati con esito positivo OK. NOTA IMPORTANTE: l esito indicato alla fine della riga/dati del file csv ritornato da FacileARAG, è determinante per l invio dei preventivi: Una volta identificati e risolti gli errori dei dati in KO (si veda 4. Anomalie: identificazione casi frequenti), potrete rispedire i dati all applicativo. Se al termine di tutte le righe contenenti dati sarà indicato: OK esito positivo: riceverete tutti i preventivi richiesti. KO esito negativo: a seguire NON riceverete alcun preventivo. In parte OK e per l altra KO, (come da immagine sotto riportata): vi saranno restituiti dall applicativo esclusivamente i preventivi corretti. PV EMESSI PV NON EMESSI ATTENZIONE! NON RISPEDITE I PREVENTIVI ANDATI A BUON FINE: Questo causerà un doppio caricamento dati sull anagrafica del Contraente. 10

11 4. Anomalie: identificazione casi frequenti Quest ultima parte intende riassumere le anomalie più frequenti che determinano il mancato processo dei dati inviati: ANOMALIE CHE DETERMINANO KO PARZIALI DI DATI: Il codice Intermediario (colonna A) non è composto da 4 cifre. La data di effetto del preventivo (colonna B), non corrisponde all anno in corso, o la data proposta esula dalle tolleranze temporale di ARAG2Web. I Parametri (colonna F), non sono conformi alla tabella premi concordata; I Codici Fiscali non sono composti da 16 spazi tra cifre e lettere; Le Partite Iva non sono composte da 11 cifre; Mancata valorizzazione dei Codici Clienti (colonna O); Il Premio lordo indicato non corrisponde al premio di convenzione e/o non è allineato al parametro della colonna F; Mancata valorizzazione dei numeri di polizza RCAuto (colonna S); Il codice del Subagente/Collaboratore, (colonna T), non è stato precedentemente inserito in ARAG 2 web (Collaboratori gestione), o non è corrispondente. ANOMALIE CHE DETERMINANO KO GENERALE DI TUTTI I DATI: Oltre ai casi sopra segnalati: Mancato rispetto della sequenza colonne/righe del file csv inviato; Salvataggio del file in un formato non conforme al CSV (elenco delimitato da ; ); Salvataggio non conforme del file con OpenOffice; Nome file errato o non regolare. Non potranno inoltre essere elaborati da FacileARAG: Preventivi richiesti a scadenze intermedie (semestrali), o con durate inferiori o superiori a 12 mesi (anno); Preventivi senza aver precedentemente convenuto con il vostro contatto commerciale ARAG, linea di prodotto circolazione con i relativi premi; Altre linee di prodotto/premi. L applicativo riconosce un unica linea di vendita per ogni singolo Intermediario (Es.: Circolazione Protetta Linea Argento o Linea Oro); Preventivi con codici Subagenti/Collaboratori non corrispondenti a quelli censiti in ARAG2Web (Collaboratori gestione). 11

12 Come scaricare i file restituiti ed i Preventivi emessi da ARAG2Web: E a disposizione nel vostro sito privato ARAG2Web un Area Download dove troverete disponibili tutti i file csv processati ed i relativi preventivi elaborati. Percorso: - Homepage - Area Download FacileARAG Ritorno dati (csv) stampe (pdf dei preventivi). NOTIZIE UTILI: I preventivi elaborati correttamente, saranno a disposizione direttamente in ARAG2Web. I preventivi emessi generano in automatico, anche i relativi titoli contabili in ARAG2Web. L incasso titolo di un preventivo che dovrà essere incassato tramite il Foglio cassa di ARAG2Web, modificherà lo stato del documento proposto in polizza a tutti gli effetti. Un preventivo non incassato, trascorsi 60 giorni dalla data di decorrenza, si annullerà automaticamente. Alla scadenza della prossima annualità, verrà emessa una quietanza per riproporre l incasso, ma contestualmente il contratto sarà considerato senza obbligo di disdetta. Al mancato pagamento della quietanza che dovrà avvenire entro 30 giorni dalla scadenza, il contratto decadrà automaticamente. Per ulteriori chiarimenti potete contattarci al Servizio di ARAG Risolve: Tel: Fax: arag.risolve@arag.it. 12