ARTEA Agenzia Regionale Toscana per le Erogazioni in Agricoltura

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1 ARTEA Agenzia Regionale Toscana per le Erogazioni in Agricoltura Istruzioni per la compilazione della Domanda di Pagamento. PSR Rev. 0 Firenze, Febbraio 2009

2 Sommario 1. Premessa Sezione OPPORTUNITÀ DI SVILUPPO ED AGEVOLAZIONI PUBBLICHE Sezione GIUSTIFICATIVI DI SPESA Ricerca fornitori ed elenco fornitori Fatture e altri documenti di spesa Pagamenti Sezione INTERVENTI Progetto da rendicontare Priorità da confermare Dichiarazioni specifiche Sezione CONSUNTIVO Convalida delle sezioni Sottoscrizione domanda Firma digitale Come firmare una domanda nel sistema on-line di ARTEA Come si firma un documento informatico... 12

3 1. Premessa La Domanda di Pagamento deve essere presentata, come previsto dai bandi di misura, nell ambito della Dichiarazione Unica Aziendale (DUA) tramite il sistema informatizzato dell anagrafe regionale delle aziende agricole. Con la Domanda di Pagamento il beneficiario richiede contestualmente l accertamento ed il pagamento dell investimento realizzato. Il compilatore pertanto aprirà, con le modalità previste, una DUA e dovrà compilare le sezioni indicate con le modalità di seguito illustrate. Per compilare in tutte le sue parti la DUA è necessario che l Ente territoriale competente abbia registrato la propria istruttoria di ammissibilità nel Sistema Informativo come precisato nelle note ARTEA prot. n del 08/01/09 e prot. n del 20/01/09 presenti nel sito Artea negli Argomenti di ciascuna misura al link Manuali ed istruzioni Enti. 2. Sezione OPPORTUNITÀ DI SVILUPPO ED AGEVOLAZIONI PUBBLICHE In questa prima sezione deve essere indicato per il procedimento in oggetto la misura per la quale si sta richiedendo il pagamento, selezionando la tipologia: richiesta di accertamento per stato di avanzamento; richiesta di accertamento per saldo. Il beneficiario di atto di assegnazione dovrà presentare una domanda di pagamento (DUA) per ogni singola opportunità richiesta per UTE e quindi una domanda di pagamento per ogni modulo istruttorio con atto di assegnazione registrato nel sistema gestionale dell ARTEA. La scelta combinata di opportunità e tipo di domanda apre nella DUA tre specifiche sezioni per la rendicontazione: GIUSTIFICATIVI DI SPESA, INTERVENTI e CONSUNTIVO. 3. Sezione GIUSTIFICATIVI DI SPESA La sezione Giustificativi di Spesa è il contenitore dei fornitori dei beni e servizi, dei documenti giustificativi di spesa e dei giustificativi di pagamento. 3.1 Ricerca fornitori ed elenco fornitori La prima parte di tale sezione è necessaria per la ricerca dei fornitori dei beni e servizi.

4 Con tale strumento il compilatore verifica se il forniture della fattura che deve essere inserita è presente in anagrafe. La ricerca si effettua digitando, in uno dei campi di ricerca previsti nella maschera, i dati del fornitore, generalmente il codice fiscale. Se la ditta è presente in ANAGRAFE apparirà immediamente sotto la maschera e sarà sufficiente agire sul fornitore per inserirlo nell elenco. Nel caso in cui il fornitore non sia presente in ANAGRAFE occorre inserirlo agendo sul link Inserimento nuovi fornitori in Anagrafe o, se si tratta di ditte estere, quindi non presenti nell anagrafe tributaria italiana, agendo sull altro link Inserimento fornitori esteri. Per inserire i dati di una ditta non presente in ANAGRAFE occorre agire sul link ;

5 Digitando il codice fiscale nell apposito campo e agendo sul tasto il soggetto ed i dati relativi vengono inseriti in anagrafe; si continua l implementazione dei dati relativi al soggetto agendo sul tasto. L operazione si conclude agendo sul tasto. Per inserire invece i dati di una ditta ESTERA occorre agire sul link. La compilazione prevede una maschera contenente più campi della precedente da compilare completamernte. Terminato l iserimento si agisce sul tasto gestionale dell ARTEA e il fornitore verrà registrato nel sistema Si suggerisce di inserire tutti i fornitori prima di passare alla parte sottostante relativa ai documenti di spesa. 3.2 Fatture e altri documenti di spesa In questa parte di sezione è presente lo strumento per inserire i documenti di spesa. Per la compilazione è necessario: selezionare dal menù selezionare un oggetto la voce Fatture ; dopo la selezione agire sul pulsante per inserire i dati del documento di spesa; 1) Elenco dei fornitori inseriti in precedenza; Selezionare il fornitore della fattura da rendicontare; Per ogni fornitore selezionato inserire: 2) n. della fattura/documento di spesa; 3) data di tale documento; 4) importo imponibile;

6 5) eventuale importo IVA; L importo totale è calcolato e si visualizza dopo aver agito sul tasto ; Proseguire la compilazione agendo: sul tasto per aprire una riga vuota; sul tasto, dopo aver selezionato i documenti già inseriti. Quest ultima funzione duplica la riga selezionata e pertanto facilita la compilazione nel caso in cui si debba rendicontare più fatture per lo stesso fornitore. 3.3 Pagamenti In questa parte di sezione è presente lo strumento per inserire i giustificativi di pagamento. Per la compilazione è necessario: selezionare dal menù selezionare un oggetto la voce Estremi dei pagamenti effettuati e documenti probatori ; dopo la selezione agire sul pulsante per aprire la finestra di inserimento dei dati; 1) Elenco dei documenti di spesa inseriti nella parte precedente; Selezionare il documento di spesa; 2) Selezionare dall elenco presente la modalità di pagamento utilizzata; Per ogni documento di spesa selezionato inserire: 3) n. o codice del pagamento; 4) data del pagamento; 5) importo pagato con tale documento; Agire sul tasto ;

7 Proseguire la compilazione agendo: sul tasto per aprire una riga vuota; sul tasto, dopo aver selezionato i documenti già inseriti. 4. Sezione INTERVENTI Questa sezione è relativa alla rendicontazione del progetto realizzato. 4.1 Progetto da rendicontare Nella prima parte di tale sezione viene affrontata la vera e propria rendicontazione. Agendo sul link si apre una nuova finestra nella quale sono presenti i progetti, relativi al beneficiario che compila la presente domanda, ammessi a finanziamento. Il sistema informativo consente la visualizzazione dei progetti per i quali sono presenti nel sistema gestionale dell ARTEA gli estremi dell atto di assegnazione (pertanto tale finestra sarà vuota se l Ente competente non ha registrato nel sistema gestionale dell ARTEA gli estremi di tale atto). Finché l Ente non inserirà i suddetti dati non sarà possibile procedere con la rendicontazione e chiudere la domanda. L attivazione del processo di rendicontazione si avvia agendo sul tasto. Si pone l attenzione sui campi NDomanda e Operazione fattibile : prima di agire sul suddetto tasto, il NDomanda valorizzato è quello nel quale l Ente ha registrato la propria istruttoria di ammissibilità e gli estremi dell atto di assegnazione (modulo istruttorio);

8 dopo aver selezionato il tasto compilazione, mentre il tasto diventa. tale numero diventa quello della DUA in Elimina non significa eliminare il progetto, ma serve per riportare il progetto alla situazione iniziale e quindi tornare al progetto da rendicontare. Per entrare nel progetto ammesso e da rendicontare si può agire sul link del titolo oppure sul numero del progetto indicato nella colonna IDProgetto. L operazione di rendicontazione consiste nel collegare alle tipologie di spesa presenti i relativi documenti che comprovano l acquisto/realizzazione dell investimento, registrati nella sezione precedente (Fatture). A) Posizionando e selezionando con il mouse una delle voci che compongono il progetto, viene visualizzata la scheda Oggetto. Nella scheda Oggetto sono visibili in grigio ovvero non modificabili, i campi che compongono la tipologia di spesa da rendicontare. Per descrivere l acquisto/intervento e collegare il documento di spesa occorre agire sul tasto.

9 B) La compilazione della scheda visualizzata, deve essere effettuata valorizzando con le modalità seguenti: 1) descrizione dell oggetto del documento di spesa; 2) e 3) unità di misura e quantità sono dati non obbligatori e devono essere inseriti solo se pertinenti alla tipologia di spesa; 4) importo della fattura relativo a quella tipologia di spesa descritta; 5) scegliere dall elenco il documento di spesa relativo alla tipologia di acquisto/intervento descritto. Concludere l operazione agendo sul tasto. I dati concernenti i punti 1, 4 e 5 sono obbligatori per registrare l operazione. L operazione registrata viene visualizzata nel modo seguente: Per inserire un altra fattura sulla stessa tipologia di spesa occorre agire sull icona accanto alla descrizione dell oggetto e procedere come indicato al punto B). presente Per eliminare il dettaglio inserito agire sull icona. Per rendicontare un altra tipologia di spesa agire sul tasto e procedere come al punto A). Per salvare il progetto rendicontato occorre agire sul tasto.

10 N.B.: I campi che compongono ciascuna tipologia di spesa presente nel progetto devono essere completi in tutte le sue parti (quindi tutti valorizzati) prima di procedere alla registrazione della rendicontazione. Nel caso in cui si presenti il caso che non siano completi occorre eliminare interamente la tipologia di spesa attraverso l apposita icona date nei manuali per la compilazione della domanda di aiuto. e reinserirla seguendo l indicazioni Il progetto salvato non è immediatamente leggibile nella sezione; deve essere effettuato l aggiornamento della pagina con una delle seguenti modalità: agire su un punto qualsiasi della pagina col tasto destro del mouse e scegliere l operazione Aggiorna ; agire col tasto sinistro del mouse sulla sezione del presente modulo. 4.2 Priorità da confermare In questa parte di sezione sono visualizzate le priorità, verificate dall Ente positivamente in istruttoria di ammissibilità, che il bando di misura prevede siano confermate con la domanda di pagamento. Agire sull icona e scegliere SI per confermare oppure NO per modificare quanto dichiarato dal richiedente e ammesso dall Ente. 4.3 Dichiarazioni specifiche In quest ultima parte della sezione sono presenti le dichiarazioni che il beneficiario deve sottoscrivere con la domanda di pagamento. 5. Sezione CONSUNTIVO Questa sezione non prevede campi da compilare ma è il riepilogo dei documenti di pagamento e dei relativi giustificativi inseriti in tabella per una più facile lettura. I documenti di spesa non giustificati con l apposito documento di pagamento non entrano in tale tabella e non possono essere ritenuti validi ai fini del riconoscimento della spesa. Per modificare i dati presenti in tabella è necessario modificare il contenuto della sezione GIUSTIFICATIVI DI SPESA.

11 6. Convalida delle sezioni La compilazione delle sezioni GIUSTIFICATIVI DI SPESA, INTERVENTI e CONSUNTIVO si conclude con la convalida delle stesse agendo sull apposito tasto verde Firma presente nella sezione. 7. Sottoscrizione domanda Sottoscrivere la domanda di aiuto dopo aver preso atto di quanto riportato nella sezione dichiarazioni generali e completato la compilazione. 8. Firma digitale 8.1 Come firmare una domanda nel sistema on-line di ARTEA Dopo aver prodotto una stampa definitiva della domanda, premere il pulsante rosso XML per scaricarla, salvandola come file sul proprio personal computer; Accettare il nome del file proposto (corrispondente al codice della domanda) e selezionare la cartella dove salvare il file nel proprio computer.

12 dopo aver firmato il file in locale utilizzando il programma Dike, inviare il file firmato nel sistema agendo sul pulsante. Il file firmato è contraddistinto dall estensione.p7m ed è nel formato standard PKCS # 7. Questo file fa fede della avvenuta firma e sostituisce il documento cartaceo. La stampa della domanda definitiva su carta può essere ottenuta sul sistema ARTEA. Al termine dell invio il sistema controlla la validità della firma e salva il documento firmato nel database ARTEA. La domanda firmata e successivamente protocollata è archiviata nel database ARTEA e mantenuta secondo quanto disposto dalla normativa per la conservazione dei documenti informatici. Il file firmato, che fa fede come documento informatico, rimane disponibile anche sul personal computer sul quale sono state effettuate le operazioni. 8.2 Come si firma un documento informatico Avviare il software di firma Dike con un doppio clic sull icona presente sul desktop. Per associare una firma ad un documento è necessario prima di tutto aprirlo, ricorrendo alla sequenza di comandi File > Apri Selezionare la cartella all interno della quale è stato salvato il documento che si desidera firmare, quindi evidenziarlo e cliccare sul pulsante OK.

13 Dike propone una finestra dalla quale è possibile visualizzare il documento, agendo sul pulsante. Seguendo sequenza di comandi Modifica > Firma (o cliccando sull icona corrispondente ) si procede con l operazione di firma del documento. Dike propone ora di salvare il documento che sta per essere firmato. Selezionare la cartella dove salvare il file nel proprio computer; Inserire la propria smart card nel lettore e digitare il PIN personale (codice segreto di accesso); agire sul tasto dà l avvio al processo di firma del documento.

14 La visualizzazione della figura successiva conclude il processo di firma

15 Il messaggio Firma completata con successo indica che l operazione di firma è andata a buon fine. Dike fornisce il nome del documento firmato: come si può notare il documento ha conservato nome ed estensioni originali ai quali è stata aggiunta l ulteriore estensione.p7m che contraddistingue i documenti contenenti una firma digitale. L estensione.p7m corrisponde allo standard riconosciuto ed ammesso dal legislatore. Eventuali problemi saranno segnalati da un messaggio di errore. Conclusa l operazione di firma chiudere la finestra agendo sul pulsante ed uscire dal programma seguendo la sequenza di comandi File > Esci.