CICLO ATTIVO DELL AGENZIA DELLE DOGANE

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1 CICLO ATTIVO DELL AGENZIA DELLE DOGANE ROMA, DICEMBRE 2001

2 1 Definizione del ciclo attivo Per ciclo attivo si intende la rilevazione e la registrazione a fini civilistici e fiscali delle entrate dell Agenzia, derivanti da prestazioni rese a terzi a titolo oneroso. La soggettività giuridica assunta dall Agenzia comporta l applicazione della normativa civilistica e fiscale, con l obbligo di contabilizzare i proventi che costituiscono le entrate proprie e di assoggettare ad IRPEG quelli di carattere commerciale. Dalla natura delle operazioni svolte dall Agenzia derivano alcuni adempimenti tributari come l adozione dei registri IVA, la liquidazione ed il versamento delle imposte, oltre alla predisposizione delle dichiarazioni fiscali. In questo senso, ha assunto rilievo l inquadramento tributario delle prestazioni rese dai laboratori chimici per il rilascio delle certificazioni di composizione e di conformità richieste dai committenti pubblici e privati. Si è proceduto, pertanto, a richiedere l attribuzione della partita IVA e di un unico codice fiscale, in sostituzione di quelli precedentemente utilizzati dalle strutture centrali e periferiche dell ex Dipartimento. 2 Attività commerciali Per attività commerciali si intendono le prestazioni che rientrano nel campo di applicazione IVA, che per ora sono quelle svolte dai laboratori chimici, su richiesta di committenti pubblici e privati, a fronte del pagamento di un corrispettivo, finalizzate al rilascio di: G Certificazioni di composizione, richieste per ottenere certificazioni all esportazione, certificazioni di qualità; 2

3 G Certificazioni di conformità, richieste di collaudi, per rispondenza del prodotto a norme e/o disposizioni legislative particolari e a leggi vigenti in altri Stati. L avvio di eventuali nuove attività di natura commerciale verrà tempestivamente comunicato, diramando specifiche disposizioni. 2.1 Inquadramento ai fini IVA Le attività poste in essere dai laboratori chimici, per il rilascio delle certificazioni di composizione e/o conformità, sono imponibili ai fini IVA in quanto presentano tutti i presupposti stabiliti dalla normativa tributaria: G Oggettivo, ai sensi dell art. 3, primo comma del D.P.R. 633/72, in base al quale costituiscono prestazioni di servizi le prestazioni dietro corrispettivo dipendenti da contratti di opera, appalto, trasporto, mandato, e in genere da obbligazioni di fare, non fare e di permettere quale ne sia la fonte ; G Soggettivo, ai sensi dell art.4, comma 4 del D.P.R. 633/72 che, per gli Enti pubblici non economici, considera effettuate nell esercizio di impresa soltanto le cessioni di beni e le prestazioni di servizi fatte nell esercizio di attività commerciali; G \Territoriale, ai sensi dell art.7, terzo comma, del D.P.R. 633/72 in quanto i servizi si considerano svolti nel territorio dello Stato quando sono resi da soggetti che hanno sede legale nel territorio stesso. Va evidenziato che le certificazioni sulla composizione e conformità di campioni rappresentativi di merci in esportazione possono rientrare tra le operazioni non imponibili ai sensi dell art.9, comma 1, n.4 del D.P.R. 633/72 solo se riguardano merce vincolata all esportazione. 3

4 Tali attività, infatti, inquadrabili come servizi connessi agli scambi internazionali, sono finalizzate ad agevolare la commercializzazione all estero delle merci italiane in esportazione. In tal caso devono essere indicati gli estremi della fattura e della bolletta doganale all esportazione. In mancanza di tali elementi non è possibile emettere fatture non imponibili. 2.2 Inquadramento ai fini delle imposte dirette Ai fini delle imposte dirette, le prestazioni rese dai laboratori chimici configurano un attività commerciale che, come reddito d impresa, concorre alla formazione del reddito complessivo, ai sensi del disposto degli articoli 89, 87 comma 1 lett. c), e 108 e seguenti del TUIR. 2.3 Denuncia al REA e all Ufficio unico delle entrate Dal momento che le certificazioni prodotte dai laboratori chimici rientrano nel campo di applicazione IVA, è stato necessario iscrivere l Agenzia al R.E.A. (Repertorio Economico Amministrativo) presso la Camera di commercio di Roma. Infatti, la circolare ministeriale dell industria e commercio n. 3407/C del prevede l obbligo di iscrizione al R.E.A. di tutte le forme di esercizio collettivo di attività economiche di natura commerciale che si collocano in una dimensione di sussidiarietà e di ausiliarietà rispetto all oggetto principale di natura ideale, culturale, ricreativa, etc. del soggetto stesso. L iscrizione al R.E.A prevede la denuncia delle unità locali (laboratori chimici) in cui viene svolta l attività commerciale; pertanto, le Direzioni Regionali, fino alla data di rilascio in ambiente reale del modulo gestionale relativo al personale, avranno cura di comunicare alla struttura centrale di Amministrazione e Finanza, qualunque variazione riguardante il: 4

5 G numero degli addetti per laboratorio; G domicilio e residenza dei Direttori dei laboratori chimici; G ubicazione delle sedi dei laboratori; G eventuali altre strutture in cui viene svolta attività commerciale. Anche ai fini fiscali sono state comunicate all Ufficio unico delle entrate di Roma 6, le unità locali (laboratori chimici) che prestano attualmente attività commerciale di analisi chimica. In tale contesto, è stato comunicato che la documentazione fiscale è reperibile presso le Direzioni Regionali. Queste, pertanto, devono conservare, ai sensi dell articolo 39, ultimo comma, del D.P.R. 633/72, la documentazione originale relativa ad attività commerciali per almeno dieci anni, ai sensi dell articolo 2220 del codice civile, e, comunque, fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d imposta, a norma dell articolo 22 del D.P.R. 600/ Libri, registri e documenti L utilizzo di una distinta progressione numerica delle fatture emesse, suddivise per centro di ricavo, ha determinato la necessità di istituire un registro unico a blocchi sezionali delle fatture emesse, composto da più sezioni, quante sono le Direzioni Regionali, alle quali si aggiunge una sezione riepilogativa in cui viene riportata l indicazione delle distinte serie alfanumeriche ed i relativi centri di ricavo. Tale registro è tenuto presso la struttura centrale di Amministrazione e Finanza, che provvede, peraltro, alla registrazione, su una apposita sezione, dell IVA liquidata e versata periodicamente 5

6 ed alla stampa dello stesso entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, in base al disposto dell articolo 3, comma 5 della legge 21/11/2000, n Ogni Direzione Regionale, precedentemente alla stampa annuale del registro da parte della struttura centrale di Amministrazione e Finanza, dovrà controllare, attraverso la stampa di prova del proprio sezionale, che le proprie fatture siano state correttamente registrate, verificandone la corretta numerazione alfanumerica (modello prot., allegato n.1) e comunicando eventuali errori od anomalie alla struttura centrale di Amministrazione e Finanza. Le modalità di archiviazione adottate presso le Direzioni Regionali e gli Uffici periferici devono permettere di reperire agevolmente tutta la documentazione contabile utilizzata per consentire eventuali controlli e/o richieste da parte di organi di controllo interni ed esterni. I registri IVA e gli altri libri previsti dalla normativa fiscale e civilistica vengono stampati e conservati presso la struttura centrale di Amministrazione e Finanza. 2.5 Procedura a regime per le attività commerciali Di seguito vengono descritte le competenze dei laboratori chimici, delle Direzioni Regionali, dell Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici e dell Ufficio centrale di tesoreria in vigore dalla data di rilascio in ambiente reale del modulo Oracle OE di gestione del ciclo attivo : I Laboratori chimici: G ricevono la Richiesta di prestazione da parte del cliente, (modello lab., allegato 2); G richiedono, tramite la propria Direzione Regionale, all Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici, l autorizzazione ad effettuare una nuova determinazione, qualora non ancora censita a sistema, via fax o per posta elettronica; 6

7 G ricevono via fax o per posta elettronica, dall Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici, tramite la propria Direzione Regionale, l autorizzazione ad effettuare la determinazione ovvero il diniego all effettuazione della stessa, comunicando al cliente l impossibilità di rendere l analisi chimica richiesta; G aggiornano l anagrafica clienti; G predispongono a sistema l ordine di preventivo, ricavando, dalle relative anagrafiche presenti a sistema, i dati relativi al cliente (anagrafica clienti), all articolo di vendita (anagrafica determinazioni), all importo della prestazione (anagrafica tariffe); G sbloccano, ultimata la prestazione, l ordine di preventivo per consentire alla Direzione Regionale di procedere alla fatturazione; G conservano copia della certificazione di composizione e di conformità. Nel caso di cliente non abituale o sconosciuto, gli uffici periferici devono richiedere al cliente, prima della consegna del certificato, una copia della documentazione attestante il pagamento effettuato con bonifico. Le Direzioni Regionali: G ricevono, via fax o per posta elettronica, dal laboratorio chimico la richiesta per l effettuazione di una determinazione, qualora non ancora censita nell anagrafica, inoltrandola, via fax o per posta elettronica, all Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici; G ricevono dall Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici, l autorizzazione od il diniego ad effettuare una nuova determinazione, trasmettendola al laboratorio chimico interessato all esecuzione; G effettuano la registrazione contabile a sistema sulla base degli ordini di preventivo sbloccati dai laboratori; G procedono alla stampa e all emissione della fattura, con il numero di protocollo assegnato dal sistema; 7

8 G provvedono a richiedere al cliente l importo da pagare con l invio della fattura, nella quale sono indicate : le seguenti coordinate bancarie su cui deve essere eseguito il pagamento: beneficiario: Agenzia delle Dogane Istituto di credito: Banca d Italia CIN N ABI CAB C/C 618 il bonifico bancario come unica modalità di pagamento; la causale di pagamento codificata costituita dal numero di partita IVA o dal codice fiscale del cliente, dal numero della fattura, dal codice della prestazione (allegato n.3) e da quello del laboratorio (allegato n 4), separati dal carattere # (ad esempio per un cliente con P.IVA n , a cui viene inviata la fattura n DRBA200128, relativa alla certificazione di composizione resa dal laboratorio chimico di Bari, la codifica della causale di pagamento sarà la seguente : #DRBA200128#C001#LC ). G conservano la fattura originale; G provvedono periodicamente alla stampa di prova del proprio sezionale delle fatture emesse per verificare la correttezza delle registrazioni; G curano i mancati pagamenti. Preme evidenziare che, il cliente deve obbligatoriamente riportare sul bonifico la codifica della causale di pagamento, indicando all operatore bancario di inserirla nella riga IDC 062 comunicazioni cliente a cliente, in quanto unica modalità per consentire la riconciliazione dei singoli incassi con le relative prestazioni; 8

9 L Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici: G riceve dalla Direzione Regionale, per posta elettronica o tramite fax, la richiesta del laboratorio chimico per eventuali nuove determinazioni ; G aggiorna l anagrafica delle determinazioni, inserendo quelle autorizzate ma non ancora censite; G aggiorna l anagrafica delle tariffe per le nuove determinazioni. l Ufficio centrale di tesoreria G riceve da Banca d Italia il flusso informativo di ritorno degli incassi; G verifica la corretta registrazione automatica dell incasso in seguito al flusso inviato dalla Banca d Italia; G effettua periodicamente la riconciliazione tra gli incassi ricevuti e le fatture caricate a sistema. G gestisce lo scadenzario degli incassi, comunicando alle Direzioni Regionali le fatture non ancora incassate; 2.6 Recupero del pregresso Premesso che il modulo per la gestione del ciclo attivo diventerà operativo dal 1 gennaio 2002, è necessario recuperare le informazioni relative alle operazioni effettuate fino all avvio della procedura a regime. Con la circolare 23/D del 7 giugno 2001 è stato chiesto alle Direzioni Regionali di raccogliere, in ordine cronologico, tutta la documentazione prodotta dai propri uffici periferici allo scopo di ricostruire le somme incassate a partire dall inizio dell anno. 9

10 In deroga alla suddetta circolare, vista la particolarità delle prestazioni effettuate dai laboratori, è stato chiesto alle Direzioni Regionali, con nota prot. n del 3 agosto 2001, di inviare alla struttura centrale di Amministrazione e Finanza la copia di tutte le ricevute relative alle certificazioni rilasciate a partire dal primo gennaio di quest anno, con gli estremi delle somme incassate e dei dati anagrafici e fiscali degli utenti. E stato chiesto, inoltre, di allegare la copia dei bollettini di c/c postale, con cui i clienti hanno effettuato i pagamenti. Utilizzando tali informazioni la struttura centrale di Amministrazione e Finanza effettuerà il recupero contabile delle operazioni rese dai laboratori chimici, distinguendo quelle poste in essere prima e dopo il 29 aprile 2001, data dalla quale è iniziata la soggettività fiscale dell Agenzia. E inteso che i laboratori chimici avranno cura di chiedere ai propri clienti, con le stesse modalità previste nella circolare 13/D del 15 febbraio 2001, il pagamento del corrispettivo maggiorato dell imposta sul valore aggiunto pari al 20%, salvo casi di non imponibilità richiesti dal cliente. Sulla base delle informazioni pervenute, la struttura centrale di Amministrazione e Finanza provvede: per le somme incassate dal 29 aprile al 31 dicembre 2001: G ad emettere le fatture, richiedendo ai clienti anche l eventuale imposta non pagata; G ad effettuare le rilevazioni contabili delle prestazioni; G ad effettuare le rilevazioni contabili degli incassi, riconciliandoli con i dati risultanti dall estratto conto postale n , sul quale nel periodo transitorio sono stati versati i corrispettivi dovuti per le analisi chimiche; G a predisporre le liquidazioni periodiche Iva ed i relativi versamenti; G a predisporre le dichiarazioni fiscali; G alla stampa del registro riepilogativo IVA delle fatture emesse. 10

11 per le somme incassate dal 1 gennaio al 28 aprile 2001: G ad effettuare le rilevazioni contabili delle prestazioni; G ad effettuare le rilevazioni contabili degli incassi, riconciliandoli con i dati risultanti dall estratto conto postale. 3 Anagrafiche 3.1 Piano dei conti civilistico Il piano dei conti prevede, per le operazioni tipiche del ciclo attivo, l utilizzo dei seguenti conti: Conto descrizione Proventi per servizi con enti pubblici e privati su convenzioni Proventi per servizi resi dai laboratori chimici Proventi da attività di collaudo Proventi per altre attività IVA su vendite Erario c/liquidazione IVA Il sistema, inoltre, prevede l utilizzo dei seguenti conti transitori necessari per il corretto uso della procedura informatica: conto descrizione Incassi - transitori incassi non applicati per incassi ricevuti e non ancora collegati a fatture già inserite; incassi non identificati per incassi ricevuti, non riconducibili a clienti presenti nell anagrafica clienti; 11

12 incassi in conto per incassi ricevuti dai clienti e non ancora collegati a fattura (es. anticipi); incassi rimessi per incassi di importo eccedente l'entità della prestazione effettuata, a fronte dei quali è necessario procedere alla restituzione al cliente. 3.2 Tariffe L Area verifiche ha elaborato un tariffario delle determinazioni, completamente aggiornato che verrà inserito a sistema. La gestione di questa anagrafica è attribuita all Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici, che è l unico abilitato all aggiornamento periodico delle tariffe già in anagrafica e all inserimento di eventuali nuove determinazioni. Il tariffario inserito a sistema, a partire dal 1 gennaio 2002, è lo strumento utilizzabile per la determinazione del prezzo delle analisi chimiche effettuate dall Agenzia attraverso i propri laboratori. 3.3 Clienti In fase di avvio del sistema, è stata inserita l anagrafica dei clienti che, fino ad oggi, hanno richiesto le prestazioni ai laboratori, registrando le seguenti informazioni: G nome, cognome, se persona fisica. G ragione sociale, se persona giuridica. G indirizzo per intestare la fattura. G indirizzo a cui spedire la fattura o ricevuta (se diverso dal precedente). G codice fiscale. 12

13 G partita IVA. G dati bancari (CAB, ABI, numero di conto, numero agenzia). G condizioni di pagamento (se non specificato, il sistema produce l indicazione del pagamento a vista). La funzione di aggiornamento di questa anagrafica verrà decentrata a livello di uffici periferici di terzo livello, consentendo ai laboratori di inserire i dati relativi a nuovi committenti ovvero di aggiornare i dati già presenti in anagrafica. 3.4 Determinazioni In questo archivio anagrafico, sono state inserite tutte le determinazioni effettuate fino ad oggi dai laboratori dell Agenzia, indicando anche il codice articolo di vendita corrispondente alla singola determinazione. Il sistema prevede il collegamento tra gli articoli di vendita contenuti nell anagrafica e la relativa tariffa registrata nell anagrafica dei prezzi, che consente la movimentazione dei conti di ricavo previsti nel piano dei conti a cui sono collegati. La funzione di gestione di questa anagrafica è esclusiva dell Area verifiche e controlli tributi doganali e accise laboratori chimici, la quale è l unica abilitata ad inserire i nuovi articoli dopo un analisi sull opportunità di effettuare nuove analisi. 13

14 Allegati Allegato n. 1: Modello PROT. Prospetto numerazione alfanumerica delle fatture relative alle certificazioni rese dai laboratori chimici; Allegato n. 2: Modello LAB. Richiesta di certificazioni di composizione e/o conformità ai laboratori chimici. Allegato n 3 : Modello COD. Prospetto riepilogativo dei codici relativi alle tipologie di prestazioni rese dall Agenzia. Allegato n 4 : Modello U.P. Prospetto riepilogativo dei codici relativi ai laboratori chimici dell Agenzia. 14

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