Collaborazione: gestione documentale, workflow e portali. I vantaggi della collaborazione per l ottimizzazione della produttività

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1 Collaborazione: gestione documentale, workflow e portali I vantaggi della collaborazione per l ottimizzazione della produttività

2 Collaborazione: gestione documentale, workflow e portali I vantaggi della collaborazione per l ottimizzazione della produttività Una delle sfide principali per le organizzazioni che vogliono rispondere efficacemente ai cambiamenti del mercato e accrescere il proprio vantaggio competitivo è riuscire a connettere persone, informazioni e processi di business in modo da eliminare le aree di inefficienza. Un grande alleato: Microsoft Office System, un ambiente di collaborazione completo ed efficace La condivisione strutturata dei documenti all interno dell organizzazione aziendale e la corretta gestione dei flussi di lavoro possono risultare fondamentali per il successo di un impresa. Come realizzare questi obiettivi sfruttando tecnologie facili da implementare e gestire? Microsoft Office System è un sistema completo e integrato che comprende server, servizi e applicazioni desktop progettati per collegare più efficacemente gli utenti e le aziende alle informazioni e ai processi di business. Include le edizioni 2003 di Microsoft Office (quindi Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher nelle versioni 2003 oltre a Business Contact Manager ed InfoPath 2003); soluzioni desktop stand alone quali Visio 2003, FrontPage 2003, Project 2003 e OneNote 2003; prodotti server quali SharePoint Portal Server 2003, Exchange Server 2003, Live Communications Server 2005, Project Server 2003; Live Meeting 2005 (un servizio per le videoconferenze on line) e Office Online, un servizio web dove è possibile trovare gratuitamente modelli, formazione, demo e soluzioni integrate di partner qualificati. Microsoft Office System permette di trasformare le informazioni in valore di business, migliorando la connessione fra persone, processi e dati.

3 La nostra offerta Realizzazione di portali intranet basati su piattaforma Microsoft SharePoint Portal Server e su tecnologia Microsoft.NET e SQL Server in ambienti fortemente integrati. Ci occupiamo grazie alla nostra esperienza multipiattaforma di migrazione di applicativi Lotus Notes ad ambiente Microsoft Exchange, Microsoft Microsoft SharePoint Portal Server e Microsoft.NET. BRAIN FORCE BRAIN FORCE S.p.A. fa parte del gruppo BRAIN FORCE Holding AG, una delle principali società di software e servizi a livello europeo, presente in nove paesi e quotata alla borsa di Francoforte. È Microsoft Gold Certified Partner con riconosciute competenze in Microsoft Business Solutions, Advanced Infrastructure Solutions, Networking Infrastructure Solutions, Information Worker e Learning Solutions. Ha sede legale a Milano; sede operativa ed amministrativa e una filiale a Milano-Cologno Monzese, una filiale a Padova ed una a Roma, dalle quali segue progetti e Clienti sul territorio nazionale. BRAIN FORCE S.p.A. Via Alessandro Volta, Cologno Monzese (MI) Tel Via Ticino, Sarmeola di Rubano (PD) Tel Case Study Darma SpA Darma SpA, licenziataria del marchio Carglass e leader mondiale vetri auto, con un network che conta oggi oltre 140 fra filiali tutte in gestione diretta ed officine mobili, doveva sostituire l applicativo gestionale, ormai datato e non in linea con l operatività aziendale. A ciò si aggiungeva un corposo aumento dei volumi di dati generati, che contribuiva ad allungare i tempi necessari per sviluppare report. Occorreva un sistema flessibile, affidabile e, soprattutto, in grado di gestire tutte le attività informative con un unico database. Abbiamo realizzato per Darma/Carglass un sistema informativo basato su quattro importanti riferimenti: Microsoft Navision per l ERP, Microsoft CRM per la gestione delle attività di call center, la soluzione Web e l implementazione di SharePoint Portal Server per l integrazione e l archiviazione documentale di tutte le informazioni. I vantaggi sono tangibili. Rispetto al precedente sistema disponiamo di una migliore qualità delle informazioni, il database è sincronizzato, è anche diminuito drasticamente il ricorso all assistenza hardware e software sui sistemi delle filiali, che in passato generavano problematiche per i tecnici. Stefano Montagner, Responsabile Sistemi Informativi di Darma/Carglass Via Ludovico di Savoia, Roma Tel

4 Gestione documentale: i documenti che servono, senza sprechi di tempo In ogni azienda si producono ogni giorno quantità ingenti di documenti, dalle fatture alle bolle di accompagnamento, dalle offerte commerciali ai progetti o alle semplici comunicazioni di posta elettronica. Se questi documenti non sono gestiti in modo ottimale la macchina aziendale può rischiare di incepparsi, di perdere un importante know-how sulla vita dell impresa, dei suoi prodotti, dei suoi processi e dei suoi clienti con un evidente danno in termini di competitività. Per garantire una gestione veramente efficiente delle informazioni ed evitare che perdano una buona parte del loro valore, ciascun dipendente dovrebbe condividere in forma strutturata all interno del team di lavoro i propri documenti anzichè archiviarli sul PC o accumularli in una cartella sul server. In questo modo le informazioni potrebbero essere sempre reperibili quando servono, in un area Web accessibile con gli opportuni criteri di accesso e di riservatezza. Gli spazi di lavoro offerti dalla tecnologia Microsoft SharePoint costituiscono un punto di accesso unico e centralizzato per archiviare, condividere e rendere consultabili i documenti tra tutti i componenti di un gruppo di lavoro, con la possibilità di indicizzarli secondo diversi criteri di ricerca. Portali aziendali: strumenti semplici per condividere le informazioni Per migliorare la produttività dei dipendenti è essenziale attuare una condivisione strutturata delle informazioni e un organizzazione efficiente delle attività aziendali, con un effetto diretto sui margini e sulla redditività. Si tratta di rendere più efficace il lavoro dei dipendenti nell elaborazione delle informazioni, che si tratti di personale commerciale, amministrativo o tecnico. È possibile raggiungere quest obiettivo con soluzioni che migliorano la produttività dei singoli e dei gruppi, senza duplicare inutilmente le attività. Un portale Web costruito con tecnologia Microsoft SharePoint rende più efficace la comunicazione e la condivisione delle informazioni, pur proteggendole da accessi indesiderati. Può essere usato per garantire alla rete commerciale la disponibilità di dati sulle vendite sempre aggiornati oppure per lavorare su offerte o progetti in comune; per accedere ai sistemi gestionali o di CRM oppure semplicemente per pubblicare le policy aziendali o la rubrica dei numeri di telefono interni. Avere a disposizione in modo semplice e rapido tutte le informazioni che servono migliora la produttività dei dipendenti con un notevole risparmio di tempo e l opportunità di concentrarsi sulle priorità di business.

5 Workflow: un processo più efficiente per i progetti aziendali Quando si lavora su un progetto, non è sempre facile riunire tutte le persone coinvolte, gestire la correzione dei documenti e il controllo delle successive versioni riviste dai diversi attori o impedire che le informazioni riservate finiscano in mani sbagliate. Con Microsoft Office System è possibile ottimizzare la comunicazione e la collaborazione per un attività operativa più agile e spedita, in cui i componenti di un gruppo di lavoro - anche se non fisicamente seduti intorno allo stesso tavolo - possono condividere tutte le informazioni disponibili e il loro stato di avanzamento. Il risultato è la possibilità di comunicare meglio e lavorare insieme in modo più produttivo: i processi sono più efficienti, i progetti procedono più spediti, i clienti sono più soddisfatti. Basta pubblicare i documenti relativi al progetto in un area condivisa creata con Microsoft Windows SharePoint Services o Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 e applicare ai documenti la funzione di controllo delle versioni, in modo da garantire che le informazioni disponibili siano sempre aggiornate ed evitare qualsiasi perdita di dati tenendo nel contempo traccia delle diverse modifiche apportate. Microsoft Office System consente anche di impostare regole per impedire l inoltro, la copia o la stampa dei documenti e dei messaggi di posta elettronica da parte di persone non autorizzate, evitando la diffusione di informazioni riservate o il loro uso improprio (Information Rights Management). Se nella procedura sono coinvolti i sistemi informativi aziendali è possibile inserire le informazioni provenienti dai gestionali o da altre applicazioni di business (dati di vendita, ordini dei clienti, informazioni relative alle paghe dei dipendenti) direttamente all interno dei documenti, in maniera completamente automatizzata. I vantaggi per il business aziendale Microsoft Office System offre tutti gli strumenti che permettono di: sfruttare soluzioni innovative ed integrate che ottimizzano i processi di gestione documentale e workflow e implementano i portali come uno strumento di collaborazione efficace e realmente utile per il successo dell azienda garantire agli utenti aziendali un più facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, in modo che possano acquisire conoscenze più approfondite e diventare più produttivi ed efficienti migliorare la capacità dell azienda di anticipare, gestire e rispondere prontamente ai cambiamenti del mercato sviluppare in modo semplice e rapido soluzioni di collaborazione e condivisione delle informazioni efficaci e integrate, permettendo di ridurre gli investimenti necessari e di massimizzare il rendimento ottimizzare processi e servizi di gestione documentale con la massima garanzia in termini di sicurezza e protezione dei dati.

6 2005 Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. Informiamo i gentili Clienti che i contenuti di questo documento hanno una valenza meramente indicativa, senza pretesa d esaustività o assenza d imprecisioni. Preghiamo i Clienti pertanto di farne oggetto d attenta verifica e analisi. Microsoft è un marchio registrato di Microsoft Corporation. Gli altri marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società.

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