Direzione Affari Generali Facility Management. Capitolato generale per i servizi di Facility Management Livelli di Servizio e condizioni economiche

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1 Direzione Affari Generali Facility Management Capitolato generale per i servizi di Facility Management Livelli di Servizio e condizioni economiche

2 Capitolato Generale Il presente documento rappresenta il capitolato generale proposto per l applicazione di:! Specifiche tecniche dei servizi! Service Level Agreement Tra la Acea Spa e la Marco Polo Spa. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 2

3 Capitolato Generale Capitolo 1 Livelli di Servizio e condizioni economiche Il presente accordo sui livelli di servizio (Service Level Agreement SLA) tra la Marco Polo Spa (in seguito Fornitore) e Acea Spa (in seguito Committente) descrive le specifiche responsabilità del Fornitore e del Committente. Durata dell accordo: novennale Da: 1 gennaio 2003 A: 31 dicembre 2011 Firme Acea Spa Marco Polo Spa Firma Data Firma Data Categoria del Servizio Servizio Sezioni Servizi all edificio Manutenzione Project I II Igiene Ambientale III Gestione del verde IV Servizi alle persone Servizi agli spazi Gestione dell anagrafica tecnica e CAFM Gestione utenze e fornitura combustibili Riproduzioni documentali Economato Vigilanza, Accoglienza e Portierato Posta interna e Protocollo Move in Space management V VI VII VIII I I II Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 3

4 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione Firme Il Committente Il Fornitore Firma Data Firma Data 1. Scopo del Servizio Scopo del Servizio Assicurare la continuità dei servizi, l efficienza e la rispondenza normativa degli impianti che li realizzano, mantenendo inalterate nel tempo le prestazioni caratteristiche delle strutture edilizie e degli impianti tecnologici asserviti. Sono esclusi dalle prestazioni gli impianti gestiti dalla UdS PTI (Rivelazione fumi, Antintrusione, Telefonici). 2. Articolazione dell Offerta L offerta è costituita da: servizi integrati a canone con due livelli di servizio (Offerta a Canone) un catalogo di prodotti/servizi a misura attivabili su richiesta (Catalogo a Misura) Le strategie e le politiche manutentive (e la relativa scelta dell offerta integrata) sugli immobili saranno definite dal Fornitore, previa condivisione con il Committente del piano di spesa triennale che il Fornitore stesso dovrà predisporre all inizio di ogni anno, sulla base: delle esigenze e delle caratteristiche manutentive di ciascun immobile; della pianificazione che il committente trasmetterà annualmente al fornitore, secondo le modalità dell art. 5 del contratto di servizio. 2.1.Servizi integrati BASE OFFERTA A CANONE SUPERIORE SERVIZI Programma base Programma superiore DESCRIZIONE Conduzione Reperibilità per Pronto Intervento h 24 Conduzione Manutenzione programmata Manutenzione a guasto fino all importo di per singolo intervento Presidio Reperibilità per Pronto Intervento h 24 Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 4

5 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione 2.2. Catalogo a Misura PRODOTTO/SERVIZIO Manutenzione a guasto Manutenzione programmata DESCRIZIONE L attività eseguita a seguito della rilevazione di un avaria e volta a riportare una qualsiasi porzione dei Complessi Immobiliari nello stato in cui essa possa eseguire la funzione alla stessa assegnata. L attività svolta, regolarmente, per mantenere gli impianti in buono stato e ridurre le frequenze di guasto, attraverso un opera di monitoraggio di tutti i componenti. Presidio Presenza continuativa sul luogo di lavoro del personale idoneo per l esercizio delle attività oggetto del Servizio. Reperibilità per Pronto Intervento Prestazioni straordinarie Servizio che garantisce, in casi di guasti o disservizi che si dovessero verificare in qualsiasi momento, l intervento immediato di una squadra di manutentori reperibili, in modo da eliminare l avaria e/o porre in sicurezza l impianto o l accessorio guastato. Opere, servizi e forniture richieste dal Committente necessarie ed opportune alla eliminazione di anomalie edilizie e/o impiantistiche, o derivanti da eventi straordinari. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 5

6 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione 3. Livelli di Servizio Nel paragrafo che segue sono indicati i parametri misurabili ed i relativi livelli di servizio assicurati dal Fornitore per ciascuna offerta integrata e per i prodotti/servizi a catalogo Offerta a canone PARAMETRI DI CONTROLLO TIPO DI OFFERTA BASE LIVELLI DI SERVIZIO a) ripristino del funzionamento degli elementi primari 1, anche tramite soluzione provvisoria, entro 36 ore dalla segnalazione; tempo di ripristino degli impianti da concordare di volta in volta con il Committente; reperibilità per pronto intervento entro un ora dalla richiesta; a) Tempi di intervento b) Disponibilità degli impianti c) Reclami d) Numero di guasti SUPERIORE a) ripristino del funzionamento degli elementi primari anche tramite soluzione provvisoria, entro 24 ore dalla segnalazione; sostituzione della soluzione provvisoria con quella definitiva entro 48 ore dalla segnalazione; ripristino del funzionamento degli elementi secondari 2 per interventi con un importo di spesa fino a Euro, entro 3 giorni lavorativi dalla segnalazione; tempo di ripristino degli impianti per interventi con un importo di spesa superiore a Euro, da concordare di volta in volta con il Committente; reperibilità per pronto intervento entro un ora dalla richiesta; b)/c)/d) per un insieme limitato di struttura/impianti è possibile concordare parametri di controllo specifici; 1 si intendono primari tutti i componenti dell impianto indispensabili per il funzionamento dell impianto in condizioni di sicurezza. 2 si intendono secondari tutti i componenti accessori, che pur se utili per il corretto funzionamento, non impediscono un esercizio provvisorio. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 6

7 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione Catalogo a Misura PARAMETRI DI CONTROLLO a) tempi di intervento PRODOTTO/ SERVIZIO Manutenzion e a guasto Manutenzion e straordinaria Pronto Intervento LIVELLI DI SERVIZIO a) tempi di ripristino da concordare con il Committente di volta in volta; a) tempi di ripristino da concordare con il Committente di volta in volta; a) Reperibilità entro 2 ore dalla richiesta; La misurazione dei parametri di controllo, al fine di garantire i livelli di servizio descritti è effettuata con strumenti e metodologie illustrate nel Capitolo 2 Sistema di Controllo 4.Matrice delle responsabilità dei servizi e azioni correttive 4.1.Matrice delle responsabilità dei servizi Il paragrafo descrive le attività che verranno realizzate dal Fornitore e le responsabilità che restano a carico o sono condivise con il Committente. Servizi/Attività FM Committente Programmazione delle attività Raccolta e consegna documentazioni situazione patrimoniale Raccolta e consegna certificazioni autorizzative degli edifici Definizione degli orari di servizio Accesso nei luoghi Disponibilità dei luoghi Messa in sicurezza (transennatura) delle aree di lavoro Corretta tenuta del registro di lavoro Controllo attività Garantire l incolumità di terzi Richieste interventi di Pronto Intervento Preventivazione in caso di interventi sopra soglia e straordinaria Richiesta prestazioni straordinarie Segnalazioni anomalie di funzionamento e stati di pericolo Verifica Prestazioni Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 7

8 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione 4.2.Piani di azioni correttive Il paragrafo identifica i problemi che possono intercorrere nella gestione corrente del servizio e le azioni correttive concordate. Evento non previsto Azione Correttiva FM Committente Assenza imprevista personale Ricorso a personale reperibile Inaccessibilità dei luoghi di lavoro Immediata comunicazione al responsabile del servizio Rottura di attrezzature Sostituzione temporanea attingendo dal magazzino o in assenza recupero di attrezzature su altri siti operativi Stock-out di materiale Picco di lavoro straordinario Intervento non definitivo Gestione informatizzata delle giacenze di magazzino. Prelievo materiale da altri magazzini dislocati su altri siti operativi. Coinvolgimento del personale reperibile o in sub ordine, distacco temporaneo di personale da altri siti operativi Sopralluogo ispettivo, verifica necessità intervento, invio squadre manutentive 5.Definizione del corrispettivo Il presente paragrafo descrive le componenti del prezzo e le basi di riferimento per l individuazione del corrispettivo annuale. 5.1.Prezzo base Componenti del prezzo Descrizione Parametri di riferimento Prezzo Unitario Base A corpo per ciascun edificio Vedi all. A1 Diretto + Gestionale Offerta a canone Superior e Catalogo a misura Costi sostenuti per la manutenzione civile e tecnologica costituiti da costi del personale e costi di servizi ed acquisti Costi sostenuti per le lavorazioni non comprese nel canone. A corpo per ciascun edificio % di sconto su elenco prezziari DEI Per le lavorazioni non riconducibili a voci di prezziario sarà proposto di volta in volta una specifica analisi prezzo Vedi all. A1-15% Come da preventivo approvato Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 8

9 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione 5.2.Piano di miglioramento La tabella riassume le eventuali azioni migliorative individuate dalle parti contraenti, volte ad una riduzione definita dei prezzi unitari del servizio, e che le parti stesse si impegnano a raggiungere nei periodi di tempo identificati per ciascuna azione Azione di miglioramento Responsabilità Periodo riferimento Componenti del prezzo Riduzione Prezzo Unitario 6. Specifiche tecniche del Servizio La manutenzione civile e tecnologica avrà come oggetto i seguenti elementi: struttura edile impianto elettrico impianto idrico/sanitario impianto di riscaldamento impianto di raffrescamento impianto di sollevamento impianto antincendio Conduzione La conduzione riguarda tutte le attività necessarie per il raggiungimento degli obiettivi di servizio da svolgersi nel rispetto delle normative vigenti, facendo riferimento soprattutto alle disposizioni ISPESL, VVFF e conseguenti all applicazione della legge n 10 del gennaio Nella conduzione saranno comprese le seguenti attività: l esecuzione delle manovre relative alla messa in funzione ed alla conseguente disattivazione necessarie per il raggiungimento degli obiettivi; la fornitura dei prodotti di consumo necessari per il regolare funzionamento delle apparecchiature e degli impianti (escluso il combustibile); controllo della coincidenza dei parametri di funzionamento con i valori di taratura prestabiliti o con i valori di targa delle macchine; gli interventi di regolazione e correttivi finalizzati a realizzare e mantenere le condizioni richieste, compatibilmente con il conseguimento della massima economia di esercizio; della maggiore durata e della migliore utilizzazione degli impianti stessi; accensione, a rotazione ciclica pre-determinata, delle apparecchiature di riserva; misure ed annotazioni sui documenti obbligatori per legge; pulizia di componenti semplici degli impianti quali filtri acqua, aria, combustibile ed ugelli bruciatori; pronto intervento in caso di guasti, con manovre appropriate finalizzate alla conservazione degli impianti ed alla continuità del servizio, nonché le richieste di interventi esterni quali Vigili del Fuoco, Croce Rossa etc.; spegnimento/attenuazione degli impianti; messa a riposo stagionale o temporanea degli impianti. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 9

10 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione Nell effettuare le attività sopra descritte verranno rispettate le normative vigenti in materia relative all esercizio degli impianti rispettando comunque fedelmente le prescrizioni normative (UNI, CEI e leggi dello stato in materia) e i regolamenti locali. Il servizio sarà effettuato con personale di idonee capacità tecniche, abilitato a norma di legge quando previsto. Manutenzione programmata Per manutenzione programmata si intende l esecuzione di tutte le operazioni, senza esclusione alcuna, necessarie a mantenere gli impianti in buono stato di funzionamento ed a ridurre le frequenze di guasto ed incrementare la sicurezza degli impianti e degli immobili. Il servizio verrà svolto nei luoghi e nei tempi autorizzati dal Committente nel rispetto del personale in modo da non interferire con il regolare svolgimento delle attività all interno dei locali degli immobili gestiti Eventuali sostituzioni, riparazioni, revisioni che si rendessero necessarie durante la durata del contratto a seguito di cause accidentali verranno eseguite dal servizio. La sostituzione risulta comprensiva delle attività connesse allo smontaggio e rimontaggio del/dei componenti e sottocomponenti dell impianto. L esecuzione di tutte le opere sarà comprensiva delle assistenze murarie, da fabbro, da vetraio, ecc. nessuna esclusa. Gli interventi verranno eseguiti nel pieno rispetto di quanto previsto dalle normative vigenti UNI e CEI. Nella manutenzione programmata saranno comprese le seguenti attività: redazione di un programma dettagliato di interventi per impianti/immobili da condividere con il Committente; aggiornamento e rendicontazione del programma; monitoraggio dei componenti oggetto del programma; eventuale sostituzione delle componenti danneggiate; analisi delle frequenze e delle cause di guasto; fornitura materiali di consumo e di ricambio (per quest ultimi fino ad un valore di Euro). Manutenzione a guasto (correttiva) Il servizio consiste nel mantenimento del regolare funzionamento delle infrastrutture civili e degli impianti, mediante la riparazione, ovvero la sostituzione, in tutti i casi in cui non siano riparabili, di tutti i componenti e dei relativi accessori avariati. Il concetto di Manutenzione Correttiva è applicabile a tutta quella famiglia di servizi manutentivi periodici e aperiodici che hanno come finalità la conservazione e dello stato del patrimonio constatata al momento della presa in consegna. Quindi le manutenzioni correttive sono destinate alla eliminazione delle diverse anomalie ed alla conservazione dello stato di efficienza degli impianti. In seguito a segnalazioni fatte, il servizio garantirà tutte le riparazioni necessarie a ripristinare il funzionamento delle apparecchiature o degli impianti; gli interventi che dovessero comportare la sostituzione di qualsiasi tipo di parti o componenti saranno da ritenersi compensati nel corrispettivo forfait a seconda del tipo di offerta richiesto. Il servizio verrà garantito attenendosi ai livelli di servizio indicati nel capitolato generale (tempi di intervento per interventi urgenti e non urgenti, tempo di ripristino elementi primari e secondari, in orario e fuori orario di presidio). Nel caso in cui le parti necessarie da sostituire, per la riparazione di un componente, non risultassero più in commercio separatamente, si provvederà alla sostituzione totale del componente stesso con altro avente le medesime caratteristiche, scelti tra quelli in commercio il più possibile simile a quello da sostituire e comunque in grado di assolvere lo stesso compito. Gli interventi verranno eseguiti nel pieno rispetto di quanto previsto dalle normative vigenti UNI e CEI. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 10

11 Capitolato Generale Servizi all Edificio - I. Manutenzione Presidio Tale servizio assicurerà la presenza, presso gli immobili oggetto dell accordo, di personale tecnico, con adeguata preparazione e formazione in periodi ed orari predeterminati. L orario di presidio verrà definito in funzione delle necessità specifiche derivanti dalla complessità impiantistica dell immobile, considerando come orario base quello in vigore per le maestranze ACEA esteso nei periodi di funzionamento degli impianti di climatizzazione fino alle 19:00. Il personale di Presidio eseguirà le attività inerenti i seguenti servizi: conduzione manutenzione programmata manutenzione a guasto monitoraggio Il dimensionamento del Presidio verrà impostato a partire da un analisi impianto per impianto dei tempi necessari all esecuzione delle singole attività previste nei programmi di manutenzione, valutando i tempi necessari ai singoli interventi la cui somma determina il tempo complessivo impiegato per il completamento di ciascuna attività prevista nel programma. In conseguenza di ciò sarà possibile che in sedi limitrofe il n degli addetti al presidio per edificio possa risultare inferiore all unità. Pronto Intervento Tale servizio, a seguito di segnalazioni, garantirà l esecuzione di tutte le opere di pronto intervento atte a ridurre al minimo i danni derivabili agli edifici ed alle persone provvedendo anche alle relative transennature ed a comunicare al Committente quanto riscontrato. Attraverso una struttura di supporto esterno verrà garantita l esecuzione degli interventi definiti urgenti che richiedono un immediata risoluzione e che rientrano tra le attività garantite, attenendosi ai livelli di servizio indicati nel capitolato generale. Prestazioni Straordinarie Le prestazioni straordinarie comprendono interventi differenziati, che potrebbero essere richiesti dalla Committente nel corso di validità del contratto. In questo caso il fornitore metterà a disposizione la propria capacità organizzativa operativa per risolvere i problemi nel più breve tempo possibile e con la massima qualità degli interventi. Tutti gli interventi eseguiti in questo ambito saranno compensati a Catalogo. Nello specifico tali interventi potranno riguardare: opere, servizi e forniture necessarie ed opportune alla eliminazione di anomalie edilizie e/o impiantistiche essenziali alla corretta funzionalità del complesso edilizio, decaduta a seguito di caso fortuito, vetustà, obsolescenza - anche tecnologica - o di inconvenienti comunque non imputabili alla responsabilità del manutentore; stesura di progetti finalizzati al risanamento di parti o settori omogenei di un edificio o di specifici impianti per interventi non previsti, ma richiesti dal Committente durante il corso dell'appalto, sulla base di indicazioni o progetti di massima della struttura preposta dal Committente, ovvero resi necessari per rendere impianti ed elementi adeguati a nuove leggi e regolamenti od ancora a leggi e regolamenti già esistenti il cui mancato rispetto sia emerso in sede di attività manutentive preventive o a guasto. assistenza a Ditte terze; modeste modifiche interne a componenti impiantistici; modifiche e trasformazioni di locali a seguito di nuove esigenze dell utenza; riparazioni e ripristini dovuti ad atti vandalici ed a calamità naturali. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 11

12 Capitolato Generale Servizi all Edificio - II. Project Firme Il Committente Il Fornitore Firma Data Firma Data 1.Scopo del Servizio Scopo del Servizio Supportare le attività legate agli investimenti patrimoniali e alle manutenzioni sugli immobili (sia per la parte civile che tecnologica) elaborando i progetti necessari, gestendo le pratiche amministrative e fornendo assistenza alle imprese 2.Articolazione dell Offerta L offerta è costituita da: un catalogo di prodotti/servizi a misura attivabili su richiesta (catalogo a misura) 2.1.Servizi integrati Non previsto 2.2.Catalogo a Misura PRODOTTO/SERVIZIO Studi preliminari ed analisi dei fabbisogni Progettazione Acquisizione DESCRIZIONE Studi di mercato, di fattibilità, di pianificazione, con definizione delle necessità, tempi, risorse e budget del progetto Progettazione preliminare, definitiva, esecutiva. Valutazione offerte, gestione gare e competizioni. Direzione e sorveglianza lavori Project management, assistenza in corso d opera, supervisione e direzione lavori. Consulenze professionali con incarichi specifici Prestazioni di tipo urbanistico (varianti di piano, accatastamenti, frazionamenti, cambi di destinazione d uso), prestazioni di consulenza di vario genere (verifica strutture, indagini geologiche e geotecniche, rilievi topografici, perizie, stime, ecc) e attività tecnico amministrative (attività finalizzata all ottenimento delle certificazioni varie previste per legge, non connesse all esecuzione di uno specifico intervento). Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 12

13 Capitolato Generale Servizi all Edificio - II. Project 3.Livelli di Servizio Nel paragrafo che segue sono indicati i parametri misurati ed i relativi livelli di servizio assicurati dal Fornitore per ciascuna offerta integrata e per i prodotti/servizi a catalogo Catalogo a misura PARAMETRI DI CONTROLLO LIVELLI DI SERVIZIO a) Qualità del progetto (audit periodiche e a sistema) b) Tempo di consegna progetto a) Conformità al 100% con le procedure di progettazione (Norme UNI) e di qualità (ISO 9001); b) Rispetto della tempistica definita in fase preliminare; La misurazione dei parametri di controllo, al fine di garantire i livelli di servizio descritti, è effettuata con strumenti e metodologie illustrate nel Capitolo 2 Sistema di Controllo 4.Matrice delle responsabilità dei servizi e azioni correttive 4.1.Matrice delle responsabilità dei servizi Il paragrafo descrive le attività che verranno realizzate dal Fornitore e le responsabilità che restano a carico o sono condivise con il Committente. Servizi/Attività FM Committente Richiesta brief di progetto Definizione necessità del Committente Sviluppo fasi progettuali (fattibilità, preliminare, definitivo, esecutivo) Verifiche in fase di elaborazione e approvazione progetto Controllo della sicurezza e tempistica di cantiere Coordinamento e controllo della qualità dell esecuzione 4.2.Piani di azioni correttive Il paragrafo identifica i problemi che possono intercorrere nella gestione corrente del servizio e le azioni correttive concordate. Evento non previsto Azione Correttiva FM Committente Non rispetto dei tempi Risorse aggiuntive Non conformità Analisi, revisione e implementazione nuova procedura Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 13

14 Capitolato Generale Servizi all Edificio - II. Project 5.Definizione del corrispettivo Il presente paragrafo descrive le componenti del prezzo e le basi di riferimento per l individuazione del corrispettivo annuale. 5.1.Prezzo base Componenti del prezzo Descrizione Parametri di riferimento Prezzo Unitario Catalogo a Misura Progettazione interventi % su importo lavori 8% di manutenzione Direzione lavori, e sorveglianza lavori di manutenzione % su importo lavori 5% Diretto + Gestionale Progettazione e DL per nuove realizzazioni o ristrutturazioni Studi e consulenze % sconto su tariffe professionali valore del servizio acquistato da concordare da concordare Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 14

15 Capitolato Generale Servizi all Edificio - II. Project 6. Specifiche tecniche del Servizio Descrizione Di seguito vengono descritti i servizi erogati in ambito project, rappresentando nell ordine con cui vengono presentati, il percorso per la realizzazione di uno specifico progetto. Studi preliminari Il Fornitore su incarico del Committente, provvederà ad effettuare studi di pianificazione, di mercato, economici e finanziari, di ricerca e sviluppo e project financing per l identificazione delle migliori soluzioni alle esigenze espresse. Analisi dei fabbisogni Verranno definite le necessità del Committente tramite la tenuta di una riunione di progetto. Dopo l ascolto seguirà l elaborazione delle idee ed esigenze, comprese quelle implicite ed inespresse. A questo scopo verranno utilizzati strumenti quali: interviste al management per definire le strategie d uso, la qualità degli spazi e degli arredi, la necessità di comunicazione della cultura e dell immagine aziendale; survey o rilievi architettonico ed impiantistico per interventi su patrimonio esistente; analisi tecnico-finanziaria: definizione del budget di progetto, pianificazione dei tempi e dei connessi impegni economici; studio di fattibilità: redazione di un report propedeutico alla eventuale ricerca e definizione degli spazi e degli impianti valutando le esigenze attuali e future del Committente. Progettazione Definiti i tempi, le risorse ed il budget del progetto, sarà la pianificazione dei processi lo strumento necessario al passaggio dall ideazione alla realizzazione dei progetti. Il Committente si occuperà della progettazione preliminare, definitiva, esecutiva, costruttiva, dell analisi dei prezzi e materiali, computi e stime, controllo di qualità del progetto, raccolta documenti per gare d appalto. Tali servizi comprenderanno le attività tecnico-amministrative e le verifiche tecniche standard (richieste autorizzazioni edilizie, sopralluoghi, ecc.) La definizione del lay out architettonico segue quanto definito nel brief di progetto attraverso successive fasi di elaborazione e di revisione delle proposte con il supporto attivo del Committente; la definizione degli impianti e delle prestazioni di questi, si sposerà con il lay out architettonico, garantendone la funzionalità, la rispondenza ai requisiti di legge compresi, dove previsto, gli adempimenti di cui alla Legge 494/96 e successivi aggiornamenti, e agli standard dell azienda. Acquisizione Il Fornitore (nei limiti ammessi dalle procedure aziendali) assicurerà il processo di acquisizione di quanto progettato attraverso il computo metrico, la redazione del capitolato d appalto, l assistenza nella valutazione delle offerte, l assistenza a gestione di eventuali gare e competizioni, utilizzando strumenti di marketing e di vendor rating verso fornitori finali qualificati, garantendo la qualità delle forniture e dei servizi acquistati. Direzione e sorveglianza lavori Il Fornitore garantisce le attività di project management, assistenza in corso d opera, supervisione e direzione lavori, contabilità dei lavori, collaudi in corso d opera, osservatorio costi e benchmarking, messa in esercizio, controllo di qualità, collaudi finali e consegna. In particolare nell ambito della direzione lavori, il Fornitore garantirà: il controllo della sicurezza e della tempistica di cantiere; il coordinamento delle attività; il controllo della qualità delle esecuzioni, del rispetto della regola d arte ; l eventuale ricoprimento della figura professionale di cui al DLgs 494/96 e succ. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 15

16 Capitolato Generale Servizi all Edificio - II. Project Prestazioni professionali con incarichi specifici Tali consulenze potranno riguardare: prestazioni di tipo urbanistico: varianti di piano, accatastamenti, frazionamenti, cambi di destinazione d uso; prestazione di consulenza di vario genere: verifiche strutture, indagini geologiche e geotecniche, rilievi topografici e di immobili, ricerca siti per terzi e verifiche tecniche correlate, perizie, stime, consulenze tecniche specifiche attività tecnico-amministrative finalizzate all ottenimento delle autorizzazioni, NO e quant altro necessario, a termine di legge, per la messa in esercizio e la completa agibilità degli immobili attività tecnico-amministrativa finalizzata all ottenimento delle certificazioni varie previste per legge, non connesse all esecuzione di uno specifico intervento. consulenza specifica per la stesura di standard regolamentatori di safety e di security, per la messa a norma di edifici esistenti. Attività di assistenza e supporto Il fornitore per ognuna delle attività sopra descritte garantirà dei servizi di tipo trasversali quali: assistenza al Committente volta a garantire la copertura di figure professionali specifiche, i necessari rapporti relazionali e di interfaccia e la reportistica periodica di tipo gestionale e connessa all avanzamento dell attività; marketing d acquisto/osservatorio prezzi: analisi di mercato, tipologie di offerta, vendor rating; albo fornitori: individuazione e selezione fornitori finali in comune accordo con il Committente, costituzione e manutenzione del relativo Albo Fornitori; Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 16

17 Capitolato Generale Servizi all Edificio - III. Igiene Ambientale Firme Il Committente Il Fornitore Firma Data Firma Data 1.Scopo del Servizio Scopo del Servizio Assicurare il corretto comfort igienico-ambientale all interno e all esterno degli immobili in modo tale da garantire un sano svolgimento delle attività nel rispetto dell immagine aziendale. 2.Articolazione dell Offerta L offerta è costituita da: servizi integrati a canone con due livelli di servizio (Offerta a canone) un catalogo di prodotti/servizi a misura attivabili su richiesta (Catalogo a misura) Le strategie e le politiche del servizio in oggetto (e la relativa scelta dell offerta integrata) sugli immobili gestiti saranno definite dal Fornitore previa condivisione con il Committente del piano di spesa triennale che il Fornitore stesso dovrà predisporre all inizio di ogni anno sulla base: delle esigenze e delle caratteristiche di ciascun immobile della pianificazione che il committente trasmetterà annualmente al fornitore secondo le modalità dell art. 5 del contratto di servizio. 2.1.Servizi integrati OFFERTA A MISURA SERVIZI DESCRIZIONE BASE Programma base Attività e frequenze base SUPERIORE Programma superiore Attività superiori a frequenze maggiori 2.2.Catalogo a misura PRODOTTO/SERVIZIO DESCRIZIONE Disinfestazione, derattizzazione, Disinfestazione contro blatte ed insetti striscianti, disinfezione, sanificazione 3 derattizzazione (profilassi antimurrina), disinfezione di tutti gli ambienti a carattere di repellente rettili e contro insetti alati. Pulizia Straordinaria Interventi di pulizia a richiesta per il verificarsi di eventi non ordinari 3 Definizioni secondo DM 7 luglio Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 17

18 Capitolato Generale Servizi all Edificio - III. Igiene Ambientale 3. Livelli di Servizio Nel paragrafo che segue sono indicati i parametri misurati ed i relativi livelli di servizio assicurati dal Fornitore per ciascuna offerta integrata e per i prodotti/servizi a catalogo Offerta a canone PARAMETRI DI CONTROLLO a) Soddisfazione del cliente; b) Visite ispettive c) Reclami d) Qualità del servizio e) Tempi di intervento Catalogo a misura BASE TIPO DI OFFERTA SUPERIORE LIVELLI DI SERVIZIO a) raggiungimento di un livello medio di soddisfazione del 50% per il campione intervistato; b) % di ispezioni con esito negativo: <20%; a) raggiungimento di un livello medio di soddisfazione del 60% per il campione intervistato; b) % di ispezioni con esito negativo: <5%; c) max n 10 reclami al mese; d) verifica mirata della qualità del servizio; PARAMETRI DI CONTROLLO Tempi di intervento LIVELLI DI SERVIZIO Rispetto almeno nel 90% dei casi dei tempi di intervento; La misurazione dei parametri di controllo, al fine di garantire i livelli di servizio descritti è effettuata con strumenti e metodologie illustrate nel Capitolo 2 Sistema di Controllo 4. Matrice delle responsabilità dei servizi e azioni correttive 4.1. Matrice delle responsabilità dei servizi Il paragrafo descrive le attività che verranno realizzate dal Fornitore e le responsabilità che restano a carico o sono condivise con il Committente. Servizi/Attività FM Committente Programmazione delle attività Definizione degli orari di servizio Accesso nei luoghi Piani di lavoro liberi Corretta tenuta del registro di lavoro Controllo attività Richieste interventi straordinari Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 18

19 Capitolato Generale Servizi all Edificio - III. Igiene Ambientale 4.2.Piani di azioni correttive Il paragrafo identifica i problemi che possono intercorrere nella gestione corrente del servizio e le azioni correttive concordate. Evento non previsto Azione Correttiva FM Committente Assenza imprevista personale Ricorso a personale reperibile Inaccessibilità dei luoghi di lavoro Immediata comunicazione al responsabile del servizio Rottura di attrezzature Sostituzione temporanea attingendo dal magazzino o in assenza recupero di attrezzature su altri siti operativi Stock-out di materiale Gestione informatizzata delle giacenze di magazzino. Prelievo materiale da altri magazzini dislocati su altri siti operativi. Picco di lavoro straordinario Coinvolgimento del personale reperibile o in sub ordine, distacco temporaneo di personale da altri siti operativi Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 19

20 Capitolato Generale Servizi all Edificio - III. Igiene Ambientale 5.Definizione del corrispettivo Il presente paragrafo descrive le componenti del prezzo e le basi di riferimento per l individuazione del corrispettivo annuale. 5.1.Prezzo base Componenti del prezzo Descrizione Parametri di riferimento Prezzo Unitario Base Vedi All. A corpo per edificio A1 Diretto + Gestionale Offerta a canone Superior e Costi sostenuti per la fornitura del servizio in oggetto costituiti da costi del personale e costi di servizi ed acquisti A corpo per edificio Da concordare Catalogo a misura Interventi di Pulizia extra contrattuali Costo orario personale pulizie Come da preventivo Derattizzazione, Disinfezione, Disinfestazione, Sanificazione A corpo per ciascun intervento Come da preventivo 5.2.Piano di miglioramento La tabella riassume le eventuali azioni migliorative individuate dalle parti contraenti, volte ad una riduzione definita dei prezzi unitari del servizio, e che le parti stesse si impegnano a raggiungere nei periodi di tempo identificati per ciascuna azione Azione di miglioramento Responsabilità Periodo riferimento Componenti del prezzo Riduzione Prezzo Unitario Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 20

21 Capitolato Generale Servizi all Edificio - III. Igiene Ambientale 6. Specifiche tecniche del Servizio Descrizione Il servizio consiste nella pulizia-sanificazione giornaliera e periodica degli ambienti da effettuarsi sotto l osservanza delle disposizioni di seguito riportate, degli accordi sindacali nazionali e provinciali relativi al personale dipendente delle Imprese di Pulizia ed in funzione del livello di servizio richiesto dal Committente. Requisiti generali Il servizio sarà articolato in: pulizia-sanificazione giornaliera, da effettuarsi una o più volte al giorno secondo i programmi indicati in relazione al tipo di operazioni, all'impiego di manodopera e attrezzature/macchinari e alle frequenze. pulizia-sanifícazione periodica che si aggiunge a quella giornaliera, da effettuarsi a cadenza infrasettimanale, settimanale, mensile, trimestrale, ecc. secondo il programma descritto nell elenco in Allegato Attività e frequenze. interventi saltuari a richiesta per le aree occupate senza carattere di continuità. Il servizio di pulizia sarà effettuato con frequenze e modalità differenti in relazione alla destinazione d uso dei locali. Le frequenze saranno quelle attualmente previste nei servizi già attivi o in fase di rinnovo. Il servizio di Igiene Ambientale non sarà esteso ad aree o a locali o comunque non saranno effettuate prestazioni non previste nel catalogo senza preventiva autorizzazione scritta da parte del Committente. Le pulizie comprenderanno le seguenti strutture: pareti, soffitti, finestre, porte, vetrate, divisori, atrii, pavimenti di qualsiasi tipo di materiale siano costituiti, maniglie ed infissi interni ed esterni; tapparelle di finestre o porta-finestra, relativi cassonetti, tutti i caloriferi, servizi igienici e spogliatoi, balconi. Saranno inoltre essere compresi nella pulizia tutti i mobili ed arredi vari, insegne, targhe ecc. e ogni altro arredo presente nell'ambiente. Tutto il personale impiegato sarà specializzato nel campo delle pulizie e sanificazioni ambientali e risulterà ben addestrato in relazione alle particolari caratteristiche dell'ambiente da pulire. Tutti i trattamenti di pulizia ordinaria e straordinaria riguardano la raccolta dei rifiuti solidi di tipo urbano secondo la legislazione vigente (D.P.R. n. 915 del e successiva normativa) e i rifiuti speciali non pericolosi e il loro allontanamento in sacchi impermeabili chiusi. I rifiuti saranno trasportati in apposite aree o contenitori predisposti dal Committente o dalla N.U. Servizi a richiesta Pulizia Straordinaria Il servizio consiste in interventi di pulizia straordinaria, su richiesta del Committente, di tipo spot o comunque non compresi nel canone. Il servizio si svolgerà secondo i tempi e le modalità richieste dal Committente. Saranno comprese nel servizio a richiesta anche interventi straordinari (ad hoc) quali: Sgombero neve da rampe e piazzali entro le 24 ore successive dalla richiesta. Pulizia e bonifica di particolari locali (sottotetti, soffitte,), ecc.. Pulizia straordinaria locali a seguito di ristrutturazione. Pulizia immediata attraverso Pronto Intervento a seguito di eventi accidentali (ad esempio versamento di liquidi sulla moquette, ecc.). Disinfestazione e derattizzazione Il servizio consiste nell eliminare possibili fonti di malattie infettive per l uomo derivanti dalla presenza di ratti all interno o nelle zone limitrofe agli edifici oggetto del servizio (derattizzazione) o di insetti alati (mosche, zanzare, moscerini, ecc.), insetti striscianti (formiche, blatte, scarafaggi, ecc.), erbacce, muschi, licheni ecc. (disinfestazione), per l ottenimento di un ambiente lavorativo adeguato dal punto di vista igienico sanitario e conforme alla normativa vigente in materia. Il servizio è costituito dall insieme di operazioni tendenti all eliminazione o perlomeno limitazione dei parassiti e dei loro danni. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 21

22 Capitolato Generale Servizi all Edificio - III. Igiene Ambientale L attività che verranno svolte seguiranno le seguenti fasi: - monitoraggio per le opportune valutazioni - pratiche di prevenzione che tendano ad eliminare o diminuire i fattori che favoriscono lo sviluppo degli infestanti (pulizie mirate) o a renderne difficile l ingresso - esecuzione degli interventi con tecniche e mezzi adeguati - monitoraggio di controllo per un attenta verifica dei risultati Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 22

23 Capitolato Generale Servizi all Edificio - IV. Gestione del Verde Firme Il Committente Il Fornitore Firma Data Firma Data 1.Scopo del Servizio Scopo del Servizio Il servizio garantisce il costante mantenimento in buone condizioni del tappeto erboso, giardini, piante e prati e la cura delle piante in fioriera e vasi all interno degli immobili aziendali 2.Articolazione dell Offerta L offerta è costituita da: servizi integrati a canone con due livelli di servizio (Offerta a Canone) un catalogo di prodotti/servizi a misura attivabili su richiesta (Catalogo a Misura) Le strategie e le politiche del servizio in oggetto (e la relativa scelta dell offerta integrata) sulle aree a verde degli immobili gestiti saranno definite dal Fornitore previa condivisione con il Committente del piano di spesa triennale che il Fornitore stesso dovrà predisporre all inizio di ogni anno, sulla base: della pianificazione che il committente trasmetterà annualmente al Fornitore con le modalità dell art. 5 del contratto di servizio. 2.1.Servizi integrati BASE OFFERTA A CANONE SERVIZI Gestione e manutenzione opere a verde DESCRIZIONE Prestazioni periodiche su prati, siepi, piante esterne ed interne, volte ad assicurare la conservazione del patrimonio a verde secondo un programma (frequenze di intervento) predefinito 2.2.Catalogo a Misura PRODOTTO/SERVIZIO Noleggio/Fornitura piante interne Manutenzione a richiesta DESCRIZIONE Fornitura a richiesta di piante interne ornamentali Fornitura di nuove opere a verde esterne, completa di eventuale progettazione architettonica delle stesse. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 23

24 Capitolato Generale Servizi all Edificio - IV. Gestione del Verde 3.Livelli di Servizio Nel paragrafo che segue sono indicati i parametri misurabili ed i relativi livelli di servizio assicurati dal Fornitore per ciascuna offerta integrata e per i prodotti/servizi a catalogo Offerta a canone PARAMETRI DI CONTROLLO a) Visite ispettive b) Livello di soddisfazione Catalogo a misura TIPO DI OFFERTA BASE LIVELLI DI SERVIZIO a) Ispezioni con esito positivo nel 80% delle verifiche; b) Raggiungimento di un livello medio di soddisfazione del 60% per il campione intervistato; PARAMETRI DI CONTROLLO Tempo evasione fornitura piante interne; 30 giorni; LIVELLI DI SERVIZIO La misurazione dei parametri di controllo, al fine di garantire i livelli di servizio descritti, è effettuata con strumenti e metodologie illustrate nel Capitolo 2 Sistema di Controllo 4.Matrice delle responsabilità dei servizi e azioni correttive 4.1.Matrice delle responsabilità dei servizi Il paragrafo descrive le attività che verranno realizzate dal Fornitore e le responsabilità che restano a carico o sono condivise con il Committente. Servizi/Attività FM Committente Richieste prestazioni extra/nuove forniture Rispettare tempi di evasione fornitura Rispetto dei cicli e tempi di intervento Impiego di materiali e attrezzature con caratteristiche di non pericolosità per l ambiente ed il patrimonio a verde Garantire l accessibilità ai luoghi Garantire l incolumità di terzi Evitare danni ai beni pubblici e privati Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 24

25 Capitolato Generale Servizi all Edificio - IV. Gestione del Verde 4.2.Piani di azioni correttive Il paragrafo identifica i problemi che possono intercorrere nella gestione corrente del servizio e le azioni correttive concordate. Evento non previsto Azione Correttiva FM Committente Mancato rispetto frequenze predefinite Sollecito Mancato rispetto tempi di evasione Sollecito fornitura 5.Definizione del corrispettivo Il presente paragrafo descrive le componenti del prezzo e le basi di riferimento per l individuazione del corrispettivo annuale. 5.1.Prezzo base Componenti del prezzo Descrizione Parametri di riferimento Prezzo Unitario primo anno Offerta Base a Canone Diretto + Gestionale Catalogo a Misura 5.2.Piano di miglioramento Costi sostenuti per la fornitura del servizio in oggetto costituiti da costi del personale e costi di servizi ed acquisti Manutenzione richiesta Fornitura/noleggio piante a A corpo per ciascun edificio % di sconto su prezziario DEI o Assoverde Prezzi di mercato correnti Vedi All. A1-15% Come da preventivo La tabella riassume le eventuali azioni migliorative individuate dalle parti contraenti, volte ad una riduzione definita dei prezzi unitari del servizio, e che le parti stesse si impegnano a raggiungere nei periodi di tempo identificati per ciascuna azione Azione di miglioramento Responsabilità Periodo riferimento Componenti del prezzo Riduzione Prezzo Unitario Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 25

26 Capitolato Generale Servizi all Edificio - IV. Gestione del Verde 6. Specifiche tecniche del Servizio Descrizione Per aree a verde s intendono tutti quegli spazi destinati al mantenimento di specie vegetali singole o associate, finalizzati a scopo ornamentale, ricreativo-ornamentale, sportivo e tecnico. Per assicurare nel tempo l esistenza dell area verde e della sua funzione, la manutenzione verrà effettuata a cadenza periodica e con personale avente idonea preparazione tecnica e professionale. Il servizio sarà eseguito con tutte le precauzioni necessarie, tenendo conto che, nel sottosuolo delle aree a verde, sono ubicati impianti di vario genere che potrebbero venire danneggiati dall impiego di attrezzature non idonee. I siti destinati alla manutenzione saranno messi in sicurezza, prendendo ogni misura necessaria a garantire la prestazione del servizio in condizione di sicurezza per i dipendenti e per Terzi. Tali precauzioni includono l esecuzione delle istruzioni sulle procedure di sicurezza ai sensi delle Leggi vigenti durante l esecuzione del Contratto, sull adeguata manipolazione di sostanze nocive e sulla protezione del personale e di Terzi dall esposizione a dette sostanze. Durante l erogazione del servizio, verrà garantito l ordine e la pulizia dei siti attraverso lo sgombero sollecito di tutti i materiali provenienti da tagli e falciature e di eventuali detriti, imballaggi, macerie, residuati, materiali, mezzi d opera inutilizzati, etc. Le attività garantite per ciascun tipo di offerta (descritte puntualmente con indicazione delle frequenze e dei livelli di servizio nel paragrafo Elenco Attività ) possono essere suddivise in: manutenzione ordinaria e periodica dei tappeti erbosi del manto erboso; manutenzione ordinaria e periodica delle essenze arboree; manutenzione ordinaria e periodica delle fioriere esterne e situate all interno dell edificio. Le attività a catalogo descritte vengono suddivise in: fornitura/noleggio piante interne manutenzione straordinaria Manutenzione ordinaria e periodica dei tappeti erbose I principali lavori di manutenzione e cura delle superfici a prato (elencati con le rispettive frequenze all interno del paragrafo Elenco Attività ) consisteranno in: taglio, applicato per regolarne l altezza; concimazione, periodicamente adottata per migliorarne le funzioni nutrizionali; irrigazione, tutte le piante considerate (erbacee, arbustive ed arboree), saranno irrigate, sia in ogni circostanza, sia in caso di siccità. Tali operazioni saranno effettuate sia con mezzi automatici che con mezzi manuali, sia con impianti fissi (ove esistenti), sia mobili; risemina e riparazione, utilizzate per rinnovare la vegetazione del prato; Qualora si riscontrino zone del prato danneggiate o irrimediabilmente indebolite, si interverrà con alcuni semplici lavori di riparazione del tappeto erboso. diserbo, applicato per mantenere l aspetto estetico e la funzionalità del tappeto erboso. Manutenzione ordinaria e periodica delle essenze arboree I principali lavori di manutenzione e cura che verranno effettuati (elencati con le rispettive frequenze all interno del paragrafo Elenco Attività ) saranno: concimazione, periodicamente adottata per migliorarne le funzioni nutrizionali del suolo. irrigazione,, tutte le piante considerate (erbacee, arbustive ed arboree), saranno irrigate, sia in ogni circostanza, sia in caso di siccità. Tali operazioni saranno effettuate sia con mezzi automatici che con mezzi manuali, sia con impianti fissi (ove esistenti), sia mobili; potatura, periodicamente attuata per regolarne l altezza e la forma; difesa fitosanitaria, utilizzata per preservare la salute delle piante dagli attacchi parassitari; nuovi impianti, attuati nei casi di morte della pianta. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 26

27 Capitolato Generale Servizi all Edificio - IV. Gestione del Verde Manutenzione ordinaria e periodica delle fioriere esterne e situate all interno dell edificio Le fioriere saranno oggetto di tutte quelle cure necessarie per il loro normale sviluppo e per il loro mantenimento estetico migliore ed in particolare. Qualora siano sprovvisti organi che ne consentano la naturale presa, saranno utilizzati appositi vasi e sostegni, impiegando idonei materiali e senza provocare alterazioni alle stesse. I vasi e le fioriere, saranno opportunamente trattati, diserbati e puliti sia per aumentare la durata della fioritura, sia per impedire che essi diventino ricettacolo di insetti, malattie, e da tutto ciò di estraneo alla coltura. All occorrenza verranno sostituiti o riparati in modo da mantenere inalterata la loro funzionalità ed aspetto esteriore. Piante in vaso situate all interno dell edificio In riferimento al servizio relativo alla manutenzione delle piante da interno e sulla base di quanto espresso dalla norma UNI 8289, saranno assicurate le seguenti esigenze relative alla piante: Benessere: insieme delle condizioni relative a stati del sevizio del verde adeguati alla vita, alla salute e allo svolgimento delle attività degli utenti. Sicurezza: insieme delle condizioni relative all incolumità degli utenti, nonché alla difesa e prevenzione di danni in dipendenza da fattori accidentali nell esercizio della gestione del verde. In particolare viene posta maggiore attenzione sull utilizzo di prodotti chimici adeguati e strumenti di intervento conformi alle attuali normative. Funzionalità: insieme delle condizioni relative all attitudine del sistema del servizio a svolgere le funzioni richieste e ad essere adeguatamente utilizzato da parte degli utenti nello svolgimento delle attività. Aspetto: insieme delle condizioni relative alla fruizione percettiva del servizio del verde da parte degli utenti. Per tutto ciò che concerne la manutenzione delle piante da interno, verrà garantito tutto quello che è già stato citato nei punti precedenti riguardanti la manutenzione di piante da esterno, garantendo: un perfetto stato vegetativo, il miglior colore naturale, la potatura, la concimazione, l irrigazione, il diserbo, la pulizia delle stesse, ecc. Fornitura/Noleggio piante interne Il servizio comprende la fornitura e/o la locazione, su richiesta del Committente, di fioriere, standard e pregiate, complete di essenze. Il Fornitore provvederà ad eseguire il rilievo delle condizioni ambientali dei luoghi in cui verranno sistemate le fioriere ed eventualmente a redigere un progetto di disposizione; fornirà inoltre a seguito dello studio ambientale effettuato, il proprio supporto tecnico per la scelta delle essenze e delle fioriere, in funzione dell inserimento ottimale delle stesse negli ambienti arredati. Le essenze fornite saranno dotate del loro aspetto estetico migliore, saranno sane e dotate del loro colore naturale; avranno inoltre preventivamente subito un periodo di adattamento alle condizioni ambientali dei luoghi chiusi. Per le forniture ex/novo si provvederà al loro inserimento nel programma di manutenzione del verde esistente. Per le essenze oggetto di locazione s intendono invece comprese nel servizio le opere di manutenzione così come già prescritte per quelle già esistenti Così individuato il servizio potrà quindi attivarsi solo a seguito di specifica richiesta del Committente e successivamente all approvazione da parte di quest ultimo del preventivo di spesa per il singolo ordinativo. Manutenzione Straordinaria Il servizio consiste nella fornitura di nuove opere a verde esterne, completa di eventuale progettazione architettonica delle stesse. Versione 2 Direzione Affari Generali Facility Management 27