Guida pratica all utilizzo dei programmi InfoCamere per il Registro delle Imprese di Cagliari

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1 Camera di Commercio, Industria Artigianato e Agricoltura di Cagliari Guida pratica all utilizzo dei programmi InfoCamere per il Registro delle Imprese di Cagliari - 1.a parte / Fedra - aggiornata a giugno 2003 in collaborazione con

2 Guida pratica all utilizzo dei programmi InfoCamere per il Registro delle Imprese - 1.a parte / Fedra - Sommario Introduzione - I numeri e gli indirizzi del Call center... 3 Che cos'è Fedra... 4 Per scaricare Fedra... 4 Avvertenze generali... 4 Atti... 5 Composizione della pratica... 5 Diritti di segreteria... 5 Configurazione del programma - prime modalità di compilazione... 6 Procedura per la firma modelli Fedra e dei documenti allegati... 7 Esempio pratico di predisposizione ed invio telematico di una pratica... 8 Preparazione dell'atto... 8 Conversione dei file in formato PDF... 8 Predisposizione modello firme Compilazione Fedra Modello S Intercalari P Modello TA Riquadro RP - riepilogo Scarico pratica

3 Questa pubblicazione Il Registro delle Imprese di Cagliari ha preparato - in collaborazione con InfoCamere - una veloce guida tecnica in tre parti sull'utilizzo dei programmi applicativi e sulle modalità di invio telematico delle pratiche. Si è voluto così completare la Guida agli adempimenti per l invio delle pratiche telematiche al Registro delle Imprese di Cagliari, fornendo il bagaglio tecnico essenziale per avviarsi all'uso delle nuove applicazioni. Le guide, in formato PDF, possono essere scaricate dal sito della Camera di commercio di Cagliari, alla pagina La guida tecnica utilizza la struttura delle analoghe guide fornite dalle Camere di commercio del Triveneto, che ringraziamo per il prezioso lavoro svolto e per la fattiva collaborazione. Per questo motivo è possibile rinvenire, negli esempi e nelle figure, dati e riferimenti alla città di Venezia. Per tutti gli approfondimenti che concernono le tre sezioni della guida (su Fedra, Telemaco e Dike), oltre che per tutti i chiarimenti di carattere tecnico relative allo scarico, all'installazione o all'utilizzo dei programmi, si indicano qui di seguito i dati del Call Center di InfoCamere al quale è possibile rivolgersi. I numeri e gli indirizzi del Call Center Il numero verde ad addebito ripartito "848" prevede che il chiamante paghi l'equivalente di una chiamata urbana di durata pari alla durata reale: i costi ulteriori sono a carico del chiamato e sono conformi alle tariffe applicate dal suo fornitore. Assistenza Telemaco clienti convenzione PAY 848/ lun-ven 8:00-20:00, sab 8:00-14:00 Firma Digitale 06/ lun-ven 8:00-20:00, sab 8:00-14:00 Fedra Informazioni (risponditore automatico) 06/ x 7 LegalMail, InfoImprese, CertImpresa 06/ lun-ven 8:00-20:00, sab 8:00-14:00 Telemaco Inquiry ed invio Pratica Telematica telemaco@infocamere.it Fedra, Arianna, quesiti generali customer.care@infocamere.it Firma Digitale firma.digitale@infocamere.it CertImpresa cert.impresa@infocamere.it LegalMail info@legalmail.it Note importanti 1) L'assistenza offerta al "numero blu" 848/ è riservata esclusivamente ai clienti Telemaco convenzione Pay che, attraverso questo canale, riceveranno supporto a 360 su Telemaco, Pratica Telematica, Fedra, Arianna. 2) I testi registrati sono il frutto di un'accurata analisi delle domande pervenute al Call Center su Fedra nell arco di vari mesi e, quindi, sono stati redatti con l'obiettivo di dare risposta ad una gran parte dei quesiti. I messaggi registrati ricordano comunque, alla fine, il numero che permette l'accesso ai consulenti. 3) Le caselle di posta elettronica sono alternative al contatto telefonico, ma sono idonee a richieste di urgenza medio/bassa: il canale telefonico ha sempre e comunque la priorità. Le informazioni di carattere prettamente tecnico-informatico più generali dovranno essere richieste ai propri referenti informatici. 3

4 CHE COS'È FEDRA Fedra Fedra è un software gratuito di InfoCamere S.C.p.A. rivolto agli utenti del Registro Imprese, che consente di preparare in modo rapido e semplice le domande di iscrizione, modifica e cancellazione da presentare all'ufficio. Fedra consente di trasmettere le pratiche in due modalità: 1. via Internet, attraverso il servizio Telemaco, previa utilizzazione dei dispositivi di firma digitale (smart card ) ai sensi del D.Lgs. 443/2000; 2. scaricando su floppy disk o su CD-Rom l'intera pratica, allegati compresi, completa di firme digitali. Il software, realizzato in ambiente Windows, è semplice da installare e da usare, ed è costantemente allineato con le direttive ministeriali in materia di modulistica e informazioni richieste. Comunicare con la Camera di commercio in via telematica riduce del 30% il pagamento dei diritti di segreteria. PER SCARICARE FEDRA Il software di Fedra si può scaricare gratuitamente dal sito alla sezione Comunità Utenti Fedra selezionando la voce Software e Servizi e successivamente Scarica Software. Nella stessa pagina potete trovare il Vademecum per l'installazione del software, che illustra passo per passo tutti i momenti delle diverse installazioni. Per accedere al sito è prevista una registrazione (obbligatoria e gratuita) che attribuisce all'utente una user-id e una password attive dal giorno successivo alla registrazione. La registrazione, inoltre, permette all'utente di essere sempre aggiornato automaticamente sulle nuove versioni dei programmi. L'attuale versione di Fedra è la 5.6; presto sarà disponibile la versione 5.7. In ogni caso gli utenti sono tenuti ad aggiornare costantemente il programma e ad utilizzare la release più recente in quanto questa è l'unica modalità che assicuri la piena compatibilità con i programmi utilizzati dal nostro ufficio per la ricezione, la protocollazione e il caricamento delle pratiche. Sul sito web.telemaco.infocamere.it sono disponibili anche le specifiche tecniche e le informazioni relative all'installazione e all'uso del software. AVVERTENZE GENERALI È possibile la trasmissione delle pratiche nelle due modalità già accennate: 1. invio tramite Internet mediante il servizio Telemaco della pratica interamente digitale; 2. scarico della pratica digitale su supporto informatico e deposito al Registro Imprese Si precisa subito che la seconda modalità, per motivi tecnici, non è consigliata, innanzi tutto perché non consente di evitare le code agli sportelli: il procedimento di deposito è lungo e complesso e i tempi di attesa si dilatano. Con questa procedura infatti l'addetto allo sportello deve provvedere egli stesso alla spedizione telematica della pratica che riceve, motivo per cui non è possibile la protocollazione immediata, e quindi il rilascio della ricevuta. Per lo stesso motivo, l'utente non riceverà automaticamente le altre comunicazioni relative all'andamento della pratica, al suo esito e all'avvenuto caricamento. Non vi è inoltre la possibilità - concessa invece agli utenti con contratto Telemaco-pay - di effettuare una prima 4

5 visura gratuita on line se nei trenta giorni successivi si effettua una spedizione relativa a quella stessa impresa, così come si riceve gratuitamente una visura aggiornata una volta ultimato il caricamento dei dati. Si fa rilevare inoltre che la presenza di atti e altri allegati alla pratica, soprattutto qualora questi fossero voluminosi (caso assai ricorrente se si utilizza la scansione ottica e il salvataggio in formato.tif di originali cartacei), può rendere insufficiente lo spazio di un floppy disk e la necessità di scaricare la pratica su CD-Rom tramite un masterizzatore. ATTI Per quanto riguarda gli atti che faranno parte integrante della pratica, questi saranno costituiti da copie informatiche, firmate mediante il dispositivo di firma digitale, seguendo le modalità tecniche che verranno illustrate più avanti. Questi file verranno allegati alla pratica e inviati in modalità telematica nel caso di trasmissione secondo la modalità 1; verranno invece scaricati sul supporto informatico oppure ottico nell'ipotesi sub 2. COMPOSIZIONE DELLA PRATICA Ogni pratica elaborata con Fedra deve essere composta da: a. distinta: la distinta Fedra è da associare concettualmente al modello cartaceo, per cui d'ora in avanti quando si parla di distinta bisogna tenere presente il relativo modello. Sulla distinta deve essere apposta la sola firma digitale dell'obbligato alla presentazione (legale rappresentante, notaio, ecc.) b. modello firme: su tale modello devono essere apposte le firme di tutti i soggetti obbligati, secondo quanto specificato più avanti nel paragrafo Predisposizione modello firme. c. atto: la copia dell'atto segue le attuali modalità di presentazione (es. bollo dove previsto, copia conforme, ecc.). DIRITTI DI SEGRETERIA: DEPOSITO CON SUPPORTO INFORMATICO FEDRA - INVIO MODALITÀ TELEMATICA prima iscrizione Società di capitali: modifica/cancellazione prima iscrizione Società di persone: modifica e cancellazione prima iscrizione Società Semplici: modifica cancellazione Modelli R.E.A. (S5 e UL): Altre domande di iscrizione, deposito, rettifica: prima iscrizione Imprese individuali: modifica cancellazione prima iscrizione Associazioni: modifica cancellazione Bilancio: Deposito elenco soci separato dal bilancio: * Per le cooperative sociali l'importo dei diritti è ridotto del 50% 119,00 (* 60,00) 77,00 (* 39,00) 93,00 62,00 21,00 13,00 no diritti di segreteria 13,00 8,00 21,00 13,00 no diritti di segreteria 21,00 13,00 13,00 57,00 8,00 5

6 CONFIGURAZIONE DEL PROGRAMMA E PRIME MODALITÀ DI COMPILAZIONE 1. Una volta avviato per la prima volta il programma, verranno chiesti i dati del licenziatario del programma (studio notarile, commercialista, associazione, impresa, ecc.). IMPORTANTE: i campi che si colorano di azzurro sono quelli attivi pronti per la compilazione, mentre i campi che si colorano di giallo contengono delle tabelle attivabili con il tasto funzionale F4. 2. Nel campo Eventuali estremi di autorizzazione per l'assolvimento virtuale del bollo in distinta vanno riportati esattamente i seguenti dati: CA: AUT N.10369/92/2T DEL INTENDENZA DI FINANZA DI CAGLIARI ricordando che in fase di spedizione di una pratica ad un'altra C.C.I.A.A., che non sia quella abituale di Cagliari, vanno riportati i relativi estremi, che si possono trovare attivando la tabella con il tasto funzione F4, oppure sul sito [figura 1] 3. Nella "Directory per archiviazione pratiche", viene già proposto un percorso standard per il salvataggio delle pratiche, e cioè C:\PRATBKP Ciò però comporta che, all'installazione di una nuova versione del programma Fedra, l'archivio salvato nel percorso sopra indicato venga cancellato, per cui si consiglia di indicare il percorso come da esempio C:\ARCHIVIO\FEDRA od un altro a piacimento. In questo modo si potranno sempre recuperare le pratiche già archiviate. 6

7 Qualora lo studio sia dotato di una rete, e la spedizione della pratica con Telemaco venga effettuata da un computer diverso da quello utilizzato per la compilazione di Fedra, si consiglia di indicare come "Drive per la directory "\PRTELE\DATI" della pratica telematica" l'indirizzo del server (ad esempio: H). PROCEDURA PER LA FIRMA MODELLI FEDRA E DEI DOCUMENTI ALLEGATI I documenti che devono essere firmati digitalmente, ed allegati alla pratica Fedra, sono i seguenti: distinta Fedra modello firme documenti allegati (ad esempio: verbale di assemblea, atto costitutivo, ecc.) Tutti i documenti che vengono firmati digitalmente devono preventivamente essere convertiti in uno dei formati previsti (.PDF o.tif). La distinta Fedra e il modello firme vengono generati direttamente con formato PDF. La distinta Fedra ed il modello firme possono essere firmati solo a partire dal momento in cui si è completata la preparazione della pratica e si effettua lo scarico per l'invio telematico: dall'interno di FEDRA, nel momento dello scarico; successivamente, selezionando i 2 file PDF generati dalla cartella PRTELE/DATI/CodPratica/. I documenti allegati, che necessitano essere firmati digitalmente, possono essere firmati in qualsiasi momento, ovvero: prima della preparazione della pratica con FEDRA, dall'interno di FEDRA, nel momento dell'inserimento del documento nel modello Riepilogo (RP), successivamente, selezionando i files PDF generati dalla cartella PRTELE/DATI/CodPratica/. Riassumendo, si può scegliere una tra queste tre modalità: 1) prima della preparazione della pratica con FEDRA possono essere firmati i documenti da allegare, mentre la distinta Fedra ed il modello firme verranno firmati o dall'interno di FEDRA, oppure successivamente (cartella PRTELE/DATI/CodPratica/); 2) nel momento della preparazione della pratica (all'interno di FEDRA) possono essere firmati sia gli allegati che la distinta Fedra e modello firme; 3) successivamente allo scarico della pratica possono essere firmati sia gli allegati che la distinta Fedra e modello firme (cartella PRTELE/DATI/CodPratica/). La scelta del momento in cui firmare i documenti (distinta FEDRA e modello FIRME compresi) dipende da come si organizza il soggetto che predispone la pratica, in quanto: 1. presuppone che il firmatario dei documenti acceda ai files in due momenti differenti; 2. presuppone che il firmatario dei documenti assista alla preparazione della pratica con Fedra; 3. è l'unica che permette di apporre le firme digitali in un unico momento limitando al massimo i tempi di attesa (per i firmatari delle domande/denunce). 7

8 ESEMPIO PRATICO DI PREDISPOSIZIONE ED INVIO TELEMATICO DI UNA PRATICA società di capitali (ad esempio: S.r.l.); variazione organo amministrativo: passaggio da amministratore unico a Consiglio di amministrazione; variazione carica: cessazione dalla carica di amministratore unico e nomina a presidente del C.d.A. (persona in possesso di smart card); nomina di un nuovo consigliere che non possiede la smart card. Prima di affrontare la compilazione della modulistica Fedra, si consiglia di effettuare le seguenti operazioni: predisporre gli atti che accompagneranno la pratica; apporre la firma autografa del nuovo consigliere sul relativo modello firme Fedra cartaceo, ai fini della richiesta di iscrizione della propria nomina. Preparazione dell'atto Gli atti di nomina di cariche societarie andranno predisposti secondo quanto indicato nella Guida agli adempimenti normativi ed amministrativi. Terminata la stesura dell'atto, andrà eseguita la conversione in un nuovo file avente formato PDF, per poter poi eseguire l'operazione di firma digitale. Conversione dei file in formato PDF Per poter eseguire la procedura di firma digitale di un documento informatico, serve che questo sia predisposto in un formato particolare, ed esattamente in formato PDF oppure in formato TIF, che è il risultato di una scansione di un documento tramite scanner. La conversione in PDF può avvenire solamente attraverso software specifici, per cui serve l'installazione dei relativi programmi. Esistono vari tipi di programmi, acquistabili su licenza o scaricabili gratuitamente in Internet; nella tabella sottostante vengono elencati vari tipi di programmi con le relative caratteristiche, oltre ad alcuni servizi di conversione online. Prodotto Adobe Acrobat, il prodotto completo per la produzione e manipolazione dei file PDF: Servizio online disponibile per alcune prove gratuite su (con registrazione) Il sito PDFZone ( elenca strumenti per creare PDF: BCL ( offre easypdf, un convertitore PDF: products/easypdf/easypdf.htm Servizio online di conversione, gratuito, su Il sito PDF995 ( rende disponibili prodotti per creare PDF In webtelemaco-comunità utenti FeDra puoi trovare un prodotto gratuito per la conversione in PDF Costo prodotti a pagamento a pagamento e non a pagamento e non gratuiti (con banner pubblicitario) e a pagamento gratuito Disponibilità da acquistare presso i rivenditori di prodotti informatici, o con download da Adobe Europe: download disponibile download disponibile download disponibile download disponibile 8

9 La conversione del documento, per esempio creato in Word, viene eseguita come segue: 1) dal menu file selezionare la voce stampa ; 2) dal menu stampanti selezionare stampante PDF e confermare con OK (figura 2); 3) scegliere una cartella dove salvare il file PDF ed attribuire un nome (figura 3). [figura 2] [figura 3] Società Camera di Commercio Srl Sede Legale in Cagliari (CA) - largo Carlo Felice, 72 Capitale sociale ,00 interamente versato Codice Fiscale e Registro Imprese O927 Rea VERBALE DI ASSEMBLEA GENERALE ORDINARIA L anno 2002 il giorno 03 del mese di ottobre alle ore i I 11,00 presso la sede della Società in si e tenuta l assemblea generale ordinaria della Società CAMERA DI COMMERCIO S.R.L. per discutere e deliberare sul seguente: Al termine della conversione si otterrà un nuovo file che conterrà la fotocopia informatica del file di partenza. ordine del giorno 1. variazione dell'organo Amministrativo e relativa nomina per il triennio 2002/2005; 2. varie ed eventuali. Nel luogo e all ora indicata risultano presenti: a) l organo amministrativo nella persona dell Amministratore Unico, Sig. Salvatore Santoro b) il Collegio Sindacale al completo nelle persone dei Signori: - Bianchi Mario presidente - Verdi Carlo sindaco effettivo - Rossi Giuseppe sindaco effettivo c) tutti i Soci rappresentanti in proprio l'intero capitale sociale. Assume la presidenza il Sig. Salvatore Santoro, Amministratore Unico. I presenti chiamano a fungere da segretario la Sig.na Bianchi Maria. [figura 4] Costituito cosi l'ufficio di presidenza, il Presidente fa constatare che, ai sensi di Statuto, l Assemblea deve ritenersi valida - ancorché in assenza delle formalità di convocazione - essendo presenti l organo amministrativo, il Collegio Sindacale al completo e i soci rappresentati in proprio l'intero Capitale Sociale. A questo punto, richiesti dal Presidente, tutti i presenti precisano di aver già preso esauriente visione degli argomenti posti all'ordine del giorno e di essere sufficientemente informati su di essi. Si passa quindi allo svolgimento dell ordine del giorno. Il Presidente, dopo una breve relazione sui risultati ottenuti dall'attuale Amministratore Unico, il quale ha brillantemente raggiunto tutti gli obietti posti in essere, dichiara che a seguito della scadenza del mandato, si necessita provvedere al rinnovo dell'attuale Organo Amministrativo. Essendo previsto all'art. 15 del vigente Statuto Sociale, la possibilità di amministrare la società o con Amministratore Unico o con Consiglio di Amministrazione, e viste le future necessità, il Presidente propone di modificare l'attuale Organo Amministrativo in Consiglio di Amministrazione composto da due Consiglieri. 9

10 Predisposizione modello firme La firma autografa del nuovo consigliere dovrà essere eseguita utilizzando una stampa in bianco del modello firme. Dalla videata principale di Fedra attivare il menu File, selezionare Stampa e quindi Modello firme. Successivamente alla apposizione della firma autografa, dovrà essere eseguita l acquisizione con lo scanner in formato.tif oppure.pdf del modello firme Fedra cartaceo. A questo proposito si precisa che il formato.pdf è comunque da preferire per la sua compattezza. Ove possibile si suggerisce di utilizzare uno scanner che converta automaticamente i files in formato.pdf in quanto richiedono minor spazio, il che age- [figura 5] vola le operazioni di scarico-spedizione e acquisizione-protocollazione della pratica. Assume assoluta importanza indicare nello spazio "Pratica" del modello (figure 6-7) il relativo codice della pratica che si sta elaborando. Il modello firme sarà così predisposto, a seconda dei due casi sotto elencati: 1) L'intermediario è un soggetto che può provvedere all'accertamento della firma (art. 4 DPR 558/1999) In tale ipotesi, se si utilizza la versione Fedra 5.6, si specificherà il titolo mediante i seguenti codici: C - firma per la richiesta di iscrizione della propria nomina; G - firma per la richiesta di conferimento di procura speciale al soggetto legittimato munito di smart card; H - firma per la richiesta di elezione di domicilio speciale presso l'indirizzo elettronico dell'intermediario. Possiamo fin d'ora anticipare che nella versione Fedra 5.7 l'uso dei Codici Titolo verrà superata. Si rammenta, ancora una volta, che è indispensabile aggiornare costantemente il programma, ed utilizzare quindi la versione più recente. Questo file modello firme dovrà essere firmato digitalmente (con smart card), sia dal soggetto obbligato (legale rappresentante), sia dal soggetto intermediario, in qualità anche di soggetto accertatore. In tal caso dovranno essere indicati gli estremi di iscrizione al relativo Albo, Ruolo, ecc. 10 [figura 6]

11 2) L'intermediario non è un soggetto che può provvedere all'accertamento della firma. In questo caso, oltre alla copia informatica del Modello firme Fedra cartaceo (figura 7), dove verranno specificati i medesimi titoli C, G e H del caso precedente, andrà eseguita anche la scansione delle fotocopie dei documenti d'identità di tutti i firmatari non in possesso di smart card. Questo file modello firme dovrà essere firmato (con smart card) sia dal soggetto obbligato (legale rappresentante), sia dal soggetto intermediario. A tal fine si rammenta, come spiegato anche nella Guida agli adempimenti normativi ed amministrativi" che: a) qualora non tutti gli amministratori nominati, ai fini dell'iscrizione della loro nomina nel registro delle imprese, sono dotati di smart card è ammesso che gli stessi sottoscrivano manualmente il medesimo modello firme con le causali C, G,H, e fotocopia dei documenti di identità personale. il modello, con la dichiarazione di conformità ai sensi dell'art. 47 del D.P.R. n.445/200, dovrà essere successivamente acquisito con lo scanner e firmato digitalmente dall'amministratore munito di smart card; b) nel caso in cui nessuno degli amministratori sia in possesso della firma digitale, gli stessi potranno sottoscrivere manualmente il medesimo modello [figura 7] firme con le causali C, G, H, allegando il modello di procura speciale (allegato 1 alla Guida normativa), debitamente compilato e sottoscritto con firma autografa e fotocopia dei documenti di identità personale. il tutto dovrà successivamente essere scannerizzato e firmato digitalmente (salvo i documenti di identità) dal terzo intermediario procuratore speciale munito di smart card. Questi file dovranno essere allegati nel Riepilogo Fedra (figure 26 e 27, a pagina 18), prima di effettuare tutta la procedura di scarico per la spedizione telematica. 11

12 Compilazione Fedra MODELLO S2 Dal menu File selezionare Nuovo, od utilizzare l'icona, e si aprirà la finestra di figura 8, nella quale dovranno essere indicati i dati identificativi della società. Porre particolare attenzione ad inserire correttamente il codice fiscale. Confermare i dati immessi mediante il pulsante OK. [figura 8] [figura 9] Si dovrà ora selezionare, dalla tabella riportante l'elenco dei modelli Registro Imprese, il modello S2, e confermare con OK. Dalla nuova finestra, che si aprirà successivamente, eseguire doppio clic sulla riga S2, che sarà già evidenziata. [figura 10] 12

13 Confermare con OK la selezione Riquadri Primari, ed eseguire la stessa operazione nella videata successiva, dove appariranno i vari riquadri del modello S2 Fedra, selezionando in più il riquadro 13 / ORGANI SOCIALI IN CARICA [figura 11] [figura 12] Nel riquadro A / ESTREMI ISCRIZIONE DELLA DOMANDA (vedi figura 13) indicare la provincia della sede legale della società ed il relativo numero REA. Nel riquadro B / ESTREMI DELL'ATTO vanno compilate due occorrenze, e precisamente: nomina del Presidente del C.d.A. e del nuovo consigliere: inserire il codice forma atto (S = scritto), il codice atto (A06 = Nomina/conferma amministratori), e la data dell'atto; cessazione dell'amministratore Unico: cliccare ora su Nuova occorrenza, e nella successiva videata si dovranno inserire il codice atto (A07 = Cessazione amministratori) e la data dell'atto; il codice forma atto sarà lo stesso indicato nel precedente riquadro. Nel riquadro 13 / ORGANI SOCIALI IN CARICA indicare nella prima riga il nuovo organo sociale, compilando i campi come indicato nell'esempio di figura 13. Chiudere il riquadro utilizzando l'icona Indice per ritornare alla videata di figura 10. A questo punto si dovranno aggiungere i modelli Intercalare P necessari per comunicare la nomina dei [figura 13] consiglieri e la cessazione dell'amministratore Unico; questo è dovuto al fatto che, contrariamente alla modulistica cartacea, il modello S2 Fedra non riporta il riquadro 15 riepilogativo delle variazioni di carica. Pertanto queste vanno segnalate compilando singolarmente un modello Intercalare P per ogni persona. 13

14 INTERCALARI P Cliccare sull'icona Aggiungi e selezionare il modello (P), indicando nel campo num. allegati il numero di modelli che si vogliono compilare (nel nostro esempio digitare 3). Dopo aver confermato l'operazione con OK, nella videata di figura 14 appariranno i tre Intercalari P, e quindi chiudere la finestra Aggiungi modelli cliccando sul pulsante Esci. [figura 14] Selezionare il primo dei modelli Intercalare P eseguendo doppio clic, ed indicare quindi se si dovrà comunicare una nuova nomina, una modifica di carica oppure una cessazione. Nel nostro caso selezionare ora Cessazione Persona, per comunicare la cessazione dalla carica dell'amministratore Unico. [figura 15] In tale caso si aprirà l'unico riquadro previsto in tale sezione, dove indicheremo i dati dell'amministratore Unico. [figura 16] [figura 17] Chiudere il riquadro utilizzando l'icona Indice per ritornare all'indice della pratica, e selezionare il secondo intercalare P per comunicare la nomina a Presidente del C.d.A. (oltre ovviamente alla contestuale nomina a Consigliere). 14

15 Nel riquadro che si aprirà (figura 18), oltre al punto 1 già selezionato automaticamente, scegliere anche i punti 2 e 3: RESIDENZA E CARICA. [figura 18] [figura 19] Compilare il riquadro come indicato nell'esempio di figura 19. Si ricorda di utilizzare il tasto funzionale F4 per attivare la guida, relativamente alle indicazioni da riportare sui campi che si colorano di giallo. Selezionare il campo Firma su distinta, in quanto il Presidente nominato è in possesso di smart card., e aprire il terzo Intercalare P per la comunica- Chiudere il riquadro utilizzando l'icona Indice zione della nomina del nuovo consigliere. [figura 20] In questo caso oltre ai riquadri obbligatori 1 e 2, selezionare il riquadro 3 / CARICA (figura 21). [figura 21] 15

16 Dopo aver confermato con OK, compilare l'intercalare P del nuovo consigliere come nell'esempio di figura 22, e successivamente, utilizzando l'icona indice verranno visualizzati, oltre al modello S2, anche i modelli Intercalare P (figura 23). [figura 22 ] [figura 23] In questo esempio abbiamo visto che la medesima persona fisica cessa da Amministratore unico e viene nominato Consigliere e Presidente del consiglio di amministrazione. In tal caso abbiamo proceduto a far "cessare" da tutte le cariche la precedente iscrizione e "reinserire ex novo la medesima persona. Ma si può ottenere lo stesso identico risultato anche aprendo l'intercalare P come MODIFICA PER- SONA e, selezionato il rigo 3: CARICHE, si compila come nella figura 25, evidenziando che la persona cessa da Amministratore unico e viene nominato alla carica di Consigliere. Questa procedura è sicuramente da preferire quando la nuova carica da iscrivere è una sola (ad esempio: solo Consigliere). Il campo CARICA dell'intercalare P infatti ha solo due riquadri da utilizzare. Altrimenti, come nel caso in esame, occorrerebbe aprire un nuovo Intercalare P, questa volta di MODIFICA, e inserire con questo l'ulteriore carica di Presidente La compilazione del modello S2 e dei due Intercalari P è ora terminata. [figura 24] [figura 25] 16

17 Esempio: MODELLO TA Modalità di compilazione Fedra 5.6 nel caso di soggetti non iscritti al Registro Imprese 1. Cedente e cessionario non iscritti al Registro Imprese Nei dati identificativi della pratica devono essere indicati i dati del soggetto cedente. Aperto il TA, nel riquadro A / ESTREMI ISCRIZIONE DELLA DOMANDA, dove Fedra richiede gli estremi (sigla provincia e relativo numero R.E.A.) del cedente e del cessionario, bisogna compilare solamente il campo sigla della provincia dei due soggetti, poiché - non essendo iscritti al Registro delle Imprese - non sono in possesso di numero R.E.A. A / ESTREMI DI ISCRIZIONE DELLA DOMANDA Cedente CCIAA di CA N. R.E.A. Cessionario CCIAA di MI N. R.E.A. Esempio: 2. Cedente non iscritto e cessionario iscritto al Registro Imprese Nei dati identificativi della pratica devono essere indicati i dati del soggetto cessionario. Aperto il TA nel riquadro A / ESTREMI ISCRIZIONE DELLA DOMANDA, dove Fedra richiede gli estremi (sigla provincia e relativo numero R.E.A.) del cedente e del cessionario, bisogna indicare in entrambi i casi i dati del soggetto cessionario. A / ESTREMI DI ISCRIZIONE DELLA DOMANDA Cedente CCIAA di CA N. R.E.A Cessionario CCIAA di CA N. R.E.A

18 RIQUADRO RP - RIEPILOGO Tale riquadro consente di allegare al Fedra gli eventuali files (nel nostro esempio: verbale assemblea soci, scansione modello firme, scansione fotocopia documento d'identità) contenenti gli atti che accompagneranno la pratica, nonché di apporre sui medesimi, dove necessita, la firma digitale del soggetto obbligato. Aperto il riquadro RP RIEPILOGO, il programma si posizionerà automaticamente sull'allegato n. 4. Si raccomanda di non visualizzare i precedenti allegati: questi sono gestiti in automatico da Fedra, e non necessitano di alcuna compilazione. [figura 26] [figura 27] Adesso si potrà apporre la firma digitale sul documento allegato. Si ricorda che prima di allegare l'atto e di eseguire l'operazione di firma, il file relativo dovrà essere convertito in formato PDF (vedi pagina 8). Cliccando sul pulsante Firma verrà avviato il programma DIKE; a questo punto sarà sufficiente digitare direttamente il codice PIN di protezione della smart card. Terminata l'operazione di firma, nel campo Nome file allegato apparirà il nuovo nome del file firmato, al cui nome sarà stata aggiunta una seconda estensione, e precisamente P7M (figura 27). Quindi dovranno essere compilati i seguenti campi del modello RP RIEPILOGO: Cod. tipo documento: utilizzare il tasto F4 per trovare il relativo codice; nel nostro esempio digitare il codice V01 - Verbale assemblea ordinaria. Descrizione: da utilizzare solamente se si indica nel campo cod. tipo documento, il codice generico A99. Modalità presentazione documento: indicare sempre il codice O - Originale. Numero bolli: indicare sempre il numero 1, così come disposto dal DM 127 del 17/07/2002 e dalla circolare 67/E del 07/08/2002. Modo bollo: utilizzare il codice relativo alla autorizzazione utilizzata dall'utente Telemaco; nel nostro esempio indicare E - assolto in entrata. Cod. Atto: utilizzare il tasto F4 per trovare il relativo codice; nel nostro esempio digitare il codice A06 - Nomina/conferma Amministratori. Pagina iniziale e Pagina finale: indicare la prima e l'ultima pagina di cui è composto l'atto. Data documento: data dell'atto. File completo di tutte le firme o non necessita di firme: cliccare sul relativo campo per confermare un allegato qualora sia stato firmato digitalmente, oppure per confermare un allegato che non necessita di firma digitale. 18

19 Le medesime operazioni sopra descritte andranno eseguite per tutti gli ulteriori file che dovranno essere allegati alla pratica Fedra. Quindi cliccando sul pulsante Nuova occorrenza, si allegheranno i due file (figure 28 e 29) contenenti la scansione del modello firme (firma autografa del nuovo consigliere), e del relativo documento d'identità. Si precisa che, dei due file, dovrà essere firmato digitalmente dal legale rappresentante in possesso di smart card il solo file Modello firme Fedra cartaceo, e non i documenti di identità acquisiti con lo scanner. Chiudere il riquadro utilizzando l'icona Indice, per passare all'operazione di scarico per la spedizione telematica della pratica, che verrà effettuata tramite l'icona. [figura 28] [figura 29] SCARICO PRATICA Apparirà la finestra MODALITÀ DI PRESENTAZIONE (figura 30), che conterrà gli stessi dati della configurazione del programma. Si precisa che in caso di spedizione ad altra Camera di Commercio, diversa da quella abitualmente destinataria delle denunce, dovranno essere modificati i campi relativi alla provincia, ed alla autorizzazione all'assolvimento virtuale del bollo [figura 30] Dopo aver confermato con OK, apparirà la videata riportante la distinta Fedra, dove nei campi del soggetto presentante la modulistica, andranno indicati gli estremi della persona (Legale Rappresentante) in possesso della smart card. 19

20 [figura 31] Negli spazi riservati all'accertamento dell'identità dei firmatari, bisognerà indicare, utilizzando il pulsante Nuova riga: cognome e nome del legale rappresentante; cognome e nome dell'eventuale intermediario che provvederà all'invio telematico della pratica, se diverso dal legale rappresentante; specifica del codice "TITOLO" per il legale rappresentante e per l'eventuale intermediario: A Firma digitale del dichiarante; F Firma digitale dell'amministratore il quale garantisce la conformità agli originali dei documenti informatici allegati; H Firma digitale del soggetto che elegge proprio domicilio speciale presso l'indirizzo elettronico dell'intermediario telematico. Tale titolo deve essere indicato solamente per le imprese che non sono dotate di una propria abilitazione all'invio telematico; E Firma digitale dell'intermediario che provvede alla spedizione telematica. Nella versione Fedra 5.7, tra le altre novità, sarà eliminata la necessità di indicare il titolo di firma. Cliccare una seconda volta sull'icona Scarica per spedizione telematica, per effettuare lo scarico della pratica, e per eseguire le firme sulla distinta e sul modello firme telematico. Contemporaneamente verrà effettuata la stampa cartacea del modello Fedra, se nella finestra di figura 30 sarà stata mantenuta la selezione sul campo Distinta cartacea. Verrà inoltre richiesto se il solo legale rappresentante desidera firmare la distinta Fedra; dopo avere confermato con SI (figura 32), Fedra farà partire in automatico il programma DIKE per l'apposizione della firma digitale. Si dovrà digitare direttamente il codice PIN di protezione della smart card, e terminata la relativa procedura, il sistema chiederà se si desiderano apporre nuove firme sulla distinta (figura 33), domanda alla quale si risponderà sempre NO. [figura 32] [figura 33] 20

21 Si passerà ora alla fase di firma del Modello firme telematico; alla domanda che apparirà nella relativa finestra (figura 34) si risponderà con SI. [figura 34] Si ripeterà la stessa procedura DIKE sopra elencata, ed alla domanda se si desiderano apporre nuove firme sul Modello Firme, si risponderà SI (figura 35) per apporre la firma digitale dell'intermediario che provvederà alla trasmissione telematica della pratica [figura 35] L'intera procedura di elaborazione della pratica Fedra a questo punto è terminata, per cui sarà possibile passare alla modalità riguardante l'invio telematico. 21