Travel Planning Gestione Viaggi Gestione Viaggi Ultimo aggiornamento: 09/01/2008 1

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1 Gestione Viaggi Ultimo aggiornamento: 09/01/2008 1

2 INDICE INDICE... 2 PREMESSA... 4 INTRODUZIONE DIPENDENTE ACCESSO AL SISTEMA INFORMAZIONI DIPENDENTE PROFILO VIAGGIATORE PREMESSA SPECIFICHE RECAPITI TELEFONICI CARTE FEDELTÀ DOCUMENTI DEL VIAGGIATORE PREFERENZE DEL VIAGGIATORE PIANIFICAZIONE TRASFERTA ITALIA DATI TRASFERTA BOX PIANIFICAZIONE SERVIZI SCELTA SERVIZI...19 I. Voli...19 II. Auto...23 III. Hotel...25 IV. Treni...29 V. Navi SALVATAGGIO PIANO TRASFERTA IN BOZZA SALVATAGGIO PIANO TRASFERTA E INVIO AL RESPONSABILE SALVATAGGIO TRASFERTA COME MODELLO MODIFICA DEL MODELLO TRASFERTA PIANIFICAZIONE DI UNA TRASFERTA DA MODELLO MENÙ UTENTE E GESTIONE DEI DATI AUSILIARI IMPORTAZIONE DA MODELLO CONSEGNA DEI TITOLI DI VIAGGIO DATI PERSONALI NOTE AGENZIA VIAGGIO NOTA RESPONSABILE PROFILO VIAGGIATORE HELP DESK RICHIESTA E PIANIFICAZIONE TRASFERTA ESTERA CREAZIONE RICHIESTA PIANIFICAZIONE TRASFERTA APPROVATA PIANIFICAZIONE TRASFERTA PER FORMAZIONE PIANIFICAZIONE TRASFERTA PER FORMAZIONE ITALIA DATI TRASFERTA BOX PIANIFICAZIONE SERVIZI

3 SALVATAGGIO PIANIFICAZIONE TRASFERTA RICHIESTA E PIANIFICAZIONE TRASFERTA PER FORMAZIONE ESTERO VISUALIZZAZIONE E GESTIONE DELLE TRASFERTE PERSONALI VISUALIZZAZIONE RICHIESTA/PIANO DI VIAGGIO MODIFICA DI UNA TRASFERTA I. Modifica/annullamento di un singolo servizio...64 II. Aggiunta di un singolo servizio RESPONSABILE APPROVAZIONE/RIFIUTO RICHIESTA TRASFERTA ESTERA O PIANIFICAZIONE TRASFERTA ITALIA IL DELEGATO PLANNING DESCRIZIONE CONTENUTO TRAVEL MANAGER APPROVAZIONE/RIFIUTO PIANIFICAZIONE TRASFERTA ESTERA E PIANIFICAZIONE TRASFERTA PER FORMAZIONE ESTERA SUPPORTO, SUPER SUPPORTO SOSTITUZIONE DEL DIPENDENTE INTEGRAZIONE DEL PROCESSO TRAVEL MANAGEMENT DALLA FASE DI PIANIFICAZIONE ALLA FASE DI CONTEGGIO MATRICE DI RIEPILOGO TIPO TRASFERTA / TIPOLOGIA UTENTE / LIVELLO AUTORIZZATIVO RICHIESTO

4 Premessa Il progetto SAP HR Time e Travel nasce dall esigenza di snellire e ottimizzare le attività di rilevazione delle presenze (Time Management) e di gestione delle stesse (Travel Management), coinvolgendo direttamente i dipendenti nella gestione dei propri dati. A tal fine il sistema SAP HR è stato sviluppato in ottica web grazie ad uno strumento innovativo e di facile utilizzo: il WAS (Web Application Server). Questa infrastruttura tecnologica consente al dipendente di accedere alle nuove funzionalità SAP HR di Time e Travel direttamente dall Intranet aziendale e di inserire on line, in modalità assistita ed in qualsiasi momento, i dati di propria competenza. Ogni singolo dipendente diventa così responsabile della gestione dei propri dati di presenza e trasferta semplicemente accedendo alla Intranet aziendale. La razionalizzazione dei processi di Time e Travel Management consente di adottare una procedura univoca per tutta Enel, eliminando duplicazioni di attività e flussi cartacei superflui, nonché di risolvere il problema delle informazioni disomogenee che pervengono all Amministrazione del Personale in formati difformi a seconda della provenienza. Il presente documento ha l obiettivo di guidare l utente all utilizzo della nuova applicazione WAS per la procedura di Pianificazione Trasferte attraverso l illustrazione delle singole schermate. 4

5 Introduzione Il processo di pianificazione delle trasferte si attiva quando il dipendente è chiamato a svolgere una prestazione fuori dalla propria sede di lavoro. Nel caso di trasferta estero e trasferta per formazione estero è previsto un doppio livello autorizzativo. Il dipendente, infatti, deve: 1. Effettuare una richiesta di trasferta 2. Effettuare un piano di trasferta La richiesta di trasferta deve essere approvata dal relativo Responsabile (fase by-passata dai dirigenti); una volta ottenuta l autorizzazione, il dipendente può procedere con la pianificazione, che deve essere approvata dal Travel Manager. Quest ultimo, infatti, entra nel merito dell economicità della trasferta, in quanto conosce le convenzioni di viaggio stipulate con i diversi fornitori (scelta dei vettori, delle classi di volo, delle catene alberghiere). In caso di trasferta Italia e trasferta per formazione Italia il dipendente inoltra la richiesta di prenotazione della trasferta all agenzia Viaggi e contemporaneamente al Responsabile per l approvazione. Per le destinazioni nazionali, infatti, le scelte dei servizi implicano una discrezionalità circoscritta. Qui di seguito, vengono sintetizzate, per gli attori coinvolti nel processo, le attività consentite. Dipendente: Crea/Modifica/Cancella Richiesta trasferta estera. Crea/Modifica/Annulla Pianificazione trasferta estera. Crea/Modifica/Annulla Pianificazione trasferta Italia Crea/Modifica/Annulla Pianificazione trasferta per formazione estera Crea/Modifica/Annulla Pianificazione trasferta per formazione Italia Responsabile: Approva/Rifiuta Richiesta trasferta estero (per i dipendenti non dirigenti) Approva/Rifiuta Richiesta trasferta per formazione estero (per i dipendenti non dirigenti) Approva/Rifiuta Pianificazione trasferta Italia (dei dipendenti non dirigenti) Approva/Rifiuta Pianificazione trasferta per formazione Italia (dei dipendenti non dirigenti) Travel Manager: Approva/Rifiuta Pianificazione trasferta estero Approva/Rifiuta Pianificazione trasferta per formazione estero 5

6 1 DIPENDENTE 1.1 Accesso al sistema Dalla Intranet aziendale il dipendente accederà alla Prenotazione delle Trasferte attraverso il link (WebAS HWP): Digitando la propria User ID (nome utente) e Password, il dipendente entrerà nella maschera principale per la Gestione Servizi. 6

7 Si seleziona la sezione Gestione dati propri; 7

8 E successivamente la sezione Gestione Viaggi; 8

9 1.2 Informazioni dipendente In questo campo il dipendente controlla i suoi dati personali. E previsto un apposito campo relativo al Profilo viaggiatore, per l inserimento di eventuali recapiti telefonici, carte fedeltà e documenti del viaggiatore Profilo Viaggiatore Premessa Di seguito verranno illustrate le modalità di inserimento del Profilo Viaggiatore, a cui si accede dalla sezione Info Dipendente Specifiche Tramite la digitazione del corrispondente pulsante, l utente ha accesso ad una schermata contenente i dati relativi ai campi sottostanti, che potrà valorizzare, modificare o lasciare invariati: Recapiti Telefonici; Carte fedeltà; Documenti del Viaggiatore; Preferenze del Viaggiatore. 9

10 Recapiti Telefonici Nella sezione dedicata ai Recapiti Telefonici appare una videata statica simile alla seguente. Nella quale è possibile effettuare sia modifiche che inserimenti tramite la digitazione del tasto Modifica, che ha la funzione di rendere dinamica (e dunque modificabile manualmente) la sezione. Dopo aver apportato gli aggiornamenti desiderati, è possibile salvarli selezionando il relativo campo, e si ritorna alla schermata iniziale aggiornata: Se, al contrario, le modifiche apportate devono essere annullate, si digita il pulsante che rimanda alla schermata precedente. 10

11 Per modificare i dati relativi al telefono fisso del dipendente, è necessario inviare una comunicazione a rubrica@enel.it Carte fedeltà La sezione dedicata alle Carte fedeltà permette di: Modificare il Programma Cliente ; Cancellare il Programma Cliente ; Inserire la tipologia della Carta. Se l utente entra in Modifica, potrà intervenire soltanto sul campo denominato Codice Cliente, mentre gli altri campi non risulteranno modificabili (come evidenziato dalla colorazione grigia degli stessi). Apportata la modifica desiderata, si può scegliere di salvare o annullare i dati appena inseriti. Nel primo caso il successo dell operazione sarà confermato da un apposito messaggio: Dopo la quale si viene rimandati alla schermata iniziale, a cui si ha accesso diretto anche dall annullamento dell inserimento. 11

12 Supponiamo adesso di voler invece cancellare il Programma Cliente ; comparirà a video il messaggio di conferma: che potrà essere annullato o confermato. Nel primo caso l azione viene conclusa, nel secondo il Programma viene cancellato e a video compariranno solo i Programmi Cliente rimanenti. Infine attraverso la funzionalità di Inserimento, è possibile entrare in un area modificabile nella quale apportare gli inserimenti voluti. Si possono inserire al più nove Carte Fedeltà; in caso si sia raggiunto il valore massimo e si tenti di inserire un altra Carta, premendo il pulsante inserisci, comparirà la seguente pop-up: Altrimenti, si entrerà nella sottostante schermata: Se si procede alla compilazione del campo Fornitore senza aver prima provveduto a riempire il campo Categoria, compare a video il messaggio di avvertimento: 12

13 che vincola a procedere come richiesto. Una volta scelta la Categoria, selezionando una delle voci del menu, è possibile accedere alla scelta del Fornitore scegliendolo dal relativo elenco. La stessa operazione deve essere ripetuta per la scelta del Programma, mentre il Codice Cliente è inserito manualmente. Se uno di questi campi non è compilato, comparirà a video un messaggio d avvertimento simile al precedente. Terminata l operazione, si procede col salvataggio della stessa o con il suo annullamento. Nel primo caso compare a video il messaggio di avvenuto salvataggio: e dunque viene aggiunto il record alla videata iniziale, mentre nel secondo si viene rimandati alla schermata precedente. 13

14 Documenti del Viaggiatore Nella sezione dedicata ai Documenti del Viaggiatore compare la seguente area: I primi due campi sono dedicati al Referente (colui che riceve i titoli di viaggio), i rimanenti sono invece riferiti al Viaggiatore. L autorizzazione al trattamento dei dati personali è necessaria per il salvataggio delle informazioni sul sistema SAP HR, la valorizzazione del flag non viene memorizzata, pertanto ad ogni modifica / salvataggio, sarà richiesto all utente di dare la propria autorizzazione al trattamento dei dati personali. NOTA: dopo il salvataggio dei dati il campo Autorizzazione al trattamento dei dati personali rimane non fleggato. 14

15 Preferenze del Viaggiatore Nella sezione dedicata alle Preferenze del Viaggiatore compare in automatico la sola valorizzazione dei campi denominati Fumatori e Finestrino. Si può, comunque, entrare in modifica per apportare gli aggiornamenti desiderati. Il tipo di pasto deve essere necessariamente selezionato dal corrispondente menu. Se l aggiornamento apportato deve essere annullato, è sufficiente digitare il relativo pulsante e si viene così rimandati direttamente alla schermata iniziale; nel caso invece in cui si salva l inserimento, compare a video un messaggio testante il successo dello stesso. Dopodichè la schermata iniziale verrà opportunamente modificata. Col comando CHIUDI è automaticamente chiusa la pagina del Profilo Viaggiatore. Con l attuale aggiornamento il Profilo Viaggiatore è fruibile anche dalla pagina di gestione dei servizi nel Menù utente. 15

16 1.3 Pianificazione trasferta Italia L attività di prenotazione di una trasferta Italia può essere compiuta senza fasi autorizzative preventive. Dopo essere stato compilato, il Piano di Viaggio (PDV) è inviato contemporaneamente al Responsabile per l autorizzazione e all Agenzia Viaggi per la prenotazione. L approvazione del Responsabile non è necessaria affinché l Agenzia proceda all elaborazione del PDV e potrà avvenire anche a valle dell invio del Piano Prenotato da parte dell Agenzia. Quanto indicato vale per il personale non dirigente ; i dirigenti, invece, nel caso di pianificazione di una trasferta Italia, a seguito della compilazione del piano inoltreranno direttamente i dati all agenzia senza sottomettere la richiesta ad alcuna forma di autorizzazione. Dalla schermata iniziale, selezionando l icona, nella sezione Crea Piano Italia, sarà possibile procedere alla prenotazione, come indicato nella maschera successiva. 16

17 1.3.1 Dati Trasferta In questa sezione il dipendente può indicare l Attività principale della trasferta(servizio, Congresso o Aggiornamento professionale) ed il motivo (campo di testo libero ad eventuale completamento di quanto inserito nel campo Attività). 17

18 1.3.2 Box Pianificazione Servizi Il contesto precedente legava la pianificazione dei servizi di viaggio (Volo Treno Hotel Nave - Autonoleggio) alla pregressa indicazione di una destinazione. Con l attuale aggiornamento si è voluto slegare la possibilità di richiedere dei servizi dall obbligo di definire una destinazione. All utente è data la possibilità di inserire, modificare, cancellare liberamente il numero di servizi desiderati lasciando al sistema l interpretazione delle destinazioni da creare in SAP. Ogni servizio inserito inoltre, funge come criterio per impostare i servizi successivi, ad esempio inserendo un volo A/R Roma Milano dal al , all atto dell inserimento di un servizio di Hotel, il sistema proporrà in automatico un servizio hotel a Milano nello stesso periodo di date indicate per il servizio precedente (nell esempio dal al ). Inoltre, per i servizi che hanno la possibilità di avere un ritorno, sarà sufficiente impostare il flag di Andata e Ritorno e valorizzare la data, ed eventualmente l ora del ritorno. La sezione si compone di cinque Tab ognuno dei quali rappresenta una tipologia di servizio: Voli Auto Hotel Treni Navi 18

19 Scelta servizi I. Voli Sarà illustrata la procedura riguardante la scelta del servizio desiderato. Il Tab Voli presenta tre checkbox: 1. Volo A/R: se è impostato il flag, è possibile valorizzare anche i campi Data Ritorno e Ora ritorno 2. Biglietto Chiuso: di default, risulta scelto il flag, utile laddove ci sia necessità di biglietti scontati (ma non rimborsabili e con restrizioni che prevedono penali); 3. Biglietto Elettronico: di default, risulta scelto il flag; Sono inoltre presenti i seguenti campi: Data Partenza: digitare la data (nel formato GGMMAAAA) oppure cliccare sull icona e selezionare il giorno dalla pop up Calendario che si aprirà in primo piano: per scorrere indietro o in avanti il mese per selezionare il mese e l anno 19

20 Il sistema procederà automaticamente a due controlli sulla data digitata: 1. Controllo del formato: se non conforme si aprirà il seguente pop up 2. Controllo della correttezza formale della data digitata: se non corretta comparirà il messaggio Ora Partenza: digitare l orario nel formato hhmm. Località Partenza: cliccando sul bottone indicato sopra, compare a video la maschera per la ricerca delle località è sufficiente inserire una stringa di ricerca e premere il tasto Cerca per avviare la ricerca.compare dunque la lista delle località (coerenti con la ricerca effettuata) 20

21 tra le quali scegliere quella desiderata attraverso la funzione Seleziona. Si crea allora direttamente a video l inserimento voluto ed il campo Paese sarà così automaticamente valorizzato: Località destinazione: operazione perfettamente analoga a quella eseguita per la Località Partenza e si otterrà dunque a video una situazione simile a quella rappresentata sotto Data Ritorno (il campo è presente solo se è stato posto il flag su Volo A/R): la valorizzazione è identica a quella di Data Partenza; Ora ritorno (il campo è presente solo se è stato posto il flag su Volo A/R): la valorizzazione è identica a quella di Ora Partenza. Selezionando il tasto Inserisci, senza aver valorizzato il campo Ora partenza, compare a video un messaggio di errore che obbligherà a provvedere all inserimento richiesto. 21

22 Inoltre, il sistema procederà automaticamente al controllo sulla data di partenza del servizio selezionato, che non deve essere antecedente a quella di inserimento. Se si desidera cancellare i dati inseriti, sarà sufficiente digitare il pulsante Annulla, che provvede in automatico all eliminazione degli stessi. Nella sezione Lista Servizi Richiesti, una volta effettuate le operazioni di inserimento, verrà visualizzata l icona indicante l avvenuto inserimento del servizio all interno della trasferta: 22

23 II. Auto Per effettuare la prenotazione del servizio Auto si seleziona il relativo Tab. Poiché ogni servizio inserito funge come criterio per impostare i servizi successivi, all atto di inserimento di un servizio di Auto, il sistema proporrà in automatico un servizio auto a Roma Fiumicino nello stesso periodo di date indicate per il servizio precedente (nell esempio dal al ): E comunque possibile variare la Data di ritiro e di riconsegna (digitandola nel formato ggmmaaaa oppure scegliendola dalla pop up Calendario), l Ora (nel formato hhmm) di ritiro e di riconsegna del mezzo e la Località nella quale prendere l auto in affitto e riconsegnarla (in perfetta analogia a quanto descritto sopra). Nel campo Posizione è possibile scegliere il luogo di ritiro dell auto: 23

24 I rimanenti campi (opzionali) devono essere valorizzati manualmente. È bene osservare che il campo Km si riferisce al numero di km che si intende percorrere in media ogni giorno (e non è dunque previsto che il totale giornaliero sia superiore ai km 999). Effettuati tutti gli inserimenti, è possibile scegliere di inserire o annullare gli aggiornamenti effettuati: Nel primo caso comparirà il servizio valorizzato sarà inserito nella sezione di riepilogo 24

25 III. Hotel Per la prenotazione di un hotel, si seleziona il corrispondente Tab e se è gia stato inserito, come nell esempio, un precedente servizio, il sistema proporrà in automatico un servizio hotel a Milano nello stesso periodo di date indicate per il servizio precedente (nell esempio dal al ): E comunque possibile variare la Data di arrivo e di partenza (digitandola nel formato ggmmaaaa oppure scegliendola dalla pop up Calendario), l Ora di arrivo e di partenza (nel formato hhmm) e la Località (in perfetta analogia a quanto descritto sopra). Nel campo Posizione è possibile scegliere l ubicazione dell albergo tramite la scelta dal menu: 25

26 Con questo aggiornamento è stata introdotta la possibilità di visualizzare le sedi di lavoro Enel, qualora esse vengano gestite dal sistema Centrale SAP ed associate agli Hotels. Viene poi scelto l Albergo, in seguito alla cui digitazione si ottiene la lista degli hotel tra i quali scegliere quello desiderato; nel caso in cui non ci siano selezioni effettuabili, compare a video il seguente avvertimento: 26

27 A seguito l utente deve comunque inserire il servizio di Hotel affinché l agenzia possa effettuare una prenotazione, può tuttavia indicare il nome dell Hotel desiderato nella sezione Note per Agenzia. In caso contrario, si avrà la possibilità di scegliere il servizio desiderato dal corrispondente elenco: Nella maschera appare una barretta accanto al nome dell Hotel, la quale rappresenta l indice di gradimento che assume valori che vanno da 0 a 9( il valore dell indice è visualizzabile posizionandosi con il cursore sopra la barretta) ed è il criterio sulla base su cui si visualizza la lista. Digitando il tasto Conferma, si valorizzano automaticamente i rimanenti campi a video: che indicano rispettivamente il codice della catena alberghiera (nel caso in cui la simbologia segnata sia XX significa che l albergo non fa capo ad una catena alberghiera), l indirizzo e il telefono dell albergo. 27

28 Se selezioniamo la funzione Inserisci e si è inserita una data di Partenza antecedente a quella di Arrivo (in albergo), sarà necessario modificarla, come indicato dal messaggio di errore sottostante: Comparirà ora nella Lista Servizi Richiesti il nuovo servizio prenotato: 28

29 IV. Treni Per la prenotazione del servizio in oggetto occorre aprire il Tab Treni. Poiché ogni servizio inserito funge come criterio per impostare i servizi successivi, all atto di inserimento di un servizio di Treno, il sistema proporrà in automatico un servizio treno con partenza da Roma lo stesso giorno indicato per il servizio precedente (nell esempio il ): E comunque possibile variare la Data di partenza (digitandola nel formato ggmmaaaa oppure scegliendola dalla pop up Calendario), e la Località di partenza (in perfetta analogia a quanto descritto sopra). Se è impostato il flag Treno A/R è possibile valorizzare anche i campi Data Ritorno (nell esempio valorizzato in automatico dal sistema essendo stato inserito un servizio in precedenza), Ora ritorno, nonché scegliere un Vagone letto Ritorno: 29

30 Indicando la località di partenza e di destinazione, i Paesi dei luoghi suddetti saranno valorizzati a video automaticamente. Terminati tutti gli inserimenti richiesti si potrà scegliere di confermare o annullare quanto scritto. Si potrà scegliere di confermare o annullare quanto scritto. Cliccando sul tasto inserisci, il servizio valorizzato comparirà nella sezione di riepilogo dei servizi richiesti 30

31 V. Navi Per la prenotazione del servizio Navi occorre aprire il relativo Tab. Poiché ogni servizio inserito funge come criterio per impostare i servizi successivi, all atto di inserimento di un servizio di Nave, il sistema proporrà in automatico un servizio nave con partenza da Torino, lo stesso giorno indicato per il servizio precedente (nell esempio il ): E comunque possibile variare la Data di partenza (digitandola nel formato ggmmaaaa oppure scegliendola dalla pop up Calendario), e la Località di partenza (in perfetta analogia a quanto descritto sopra) e, se desiderato, si potrà scegliere di prenotare la Cabina letto e/o il posto Auto, tramite il flag sui relativi campi. Se è impostato il flag Nave A/R è possibile valorizzare anche i campi Data Ritorno (nell esempio valorizzato in automatico dal sistema essendo stato inserito un servizio in precedenza), Ora ritorno, nonché scegliere una Cabina letto Ritorno e/o un posto auto ritorno tramite il flag sui rispettivi campi: 31

32 Indicando la Località partenza e quella di destinazione, i Paesi dei luoghi suddetti saranno valorizzati a video automaticamente. Nel caso sia posto il flag su Auto A (posto auto andata) compariranno in automatico a video i campi dinamici Modello, Targa, Lunghezza: Nel caso sia posto il flag anche su Auto R (posto auto ritorno) compariranno in automatico a video i campi dinamici Modello, Targa, Lunghezza: I primi due saranno aggiornabili manualmente, mentre il terzo verrà compilato tramite il relativo menu (le scelte possibili sono solo >4(m); <4(m)). 32

33 La conferma della richiesta di inserimento avverrà con la comparsa a video nella sezione Lista Servizi Richiesti della prenotazione effettuata, l annullamento della stessa vanificherà gli aggiornamenti effettuati Salvataggio piano trasferta in bozza Una volta terminata la pianificazione della trasferta, prima di uscire, il dipendente deve salvarla per memorizzare i dati inseriti. Cliccando su Salva, si apre la Finestra che riassume l intervallo di Trasferta, che permette di confermare l'intervallo o di modificarlo qualora il periodo in cui si è in trasferta sia più ampio o in ogni modo non deducibile dai soli servizi richiesti. L intervallo di trasferta inserito sarà riportato in nota spese all atto della creazione automatica della stessa. Per i dipendenti con titolarità SMI o Cantieristi, sempre nella maschera dell intervallo di trasferta sarà possibile indicare la tipologia di trasferta (Normale o SMI, in caso di titolarità SMI; Normale o Cantieristi, in caso di titolarità Cantieristi) Alternativamente con il pulsante Annulla è possibile annullare il salvataggio e tornare sulla pagina di pianificazione. 33

34 Il messaggio che conferma l esito del salvataggio sarà il seguente: 34

35 Ciccando su Home si accede alla pagina di riepilogo delle trasferte personali, in cui quella appena salvata è contraddistinta dallo stato Da inoltrare Salvataggio piano trasferta e invio al responsabile Cliccando su Salva e invia, verrà proposta la maschera dell intervallo di trasferta come indicato nel paragrafo precedente, e in seguito alla conferma dei dati i servizi di viaggio verranno salvati e la pratica verrà inoltrata all agenzia. Contestualmente all invio dei dati all agenzia, verrà inviata una nota informativa al proprio Responsabile/Delegato per l approvazione della trasferta. 35

36 Si apre la finestra che riassume l intervallo di Trasferta, che permette di confermare l'intervallo o di modificarlo, se il periodo in cui si è in trasferta è più ampio o in ogni modo non deducibile dai soli servizi richiesti permette di indicare la tipologia di trasferta da confermare o annullare il salvataggio e l invio. Nel caso si digiti il tasto annulla si ritorna alla schermata precedente, nel caso opposto se si conferma l intervallo di trasferta ci apparirà un messaggio che conferma l esito del salvataggio, che sarà il seguente: 36

37 Ciccando su Home si accede alla pagina di riepilogo delle trasferte personali, in cui quella appena salvata è contraddistinta dallo stato Inoltrato Salvataggio trasferta come modello Con la nuova release viene introdotta una nuova funzionalità che consente all utente di creare un modello di trasferta riutilizzabile come schema/template per la creazione di nuove richieste. Ad esempio un dipendente di Roma che si reca spesso a Milano potrà crearsi un modello di trasferta contenente un volo andata e ritorno Roma-Milano ed un servizio hotel presso un hotel di suo gradimento. Ogni volta che dovrà pianificare una trasferta per Milano non dovrà che inserire le nuove date per i 37

38 servizi contenuti nel modello importato (cfr Importazione da modello ). E possibile creare un modello trasferta sia in fase di creazione di una nuova trasferta sia nelle fasi successive di pianificazione semplicemente cliccando su Salva e selezionando il salvataggio come modello trasferta tramite l apposito Flag. Inoltre si può salvare un modello di trasferta a partire dalla pagina di Visualizzazione piano trasferta, raggiungibile dalla pagina di riepilogo delle trasferte personali ciccando sull apposita icona Visualizza Piano Trasferta. 38

39 Una trasferta definita come modello trasferta è riconoscibile dalla pagina di riepilogo delle trasferte per la presenza di un apposita icona vicino al N di trasferta. E altresì possibile visualizzare i modelli da un apposita pagina il cui accesso può avvenire o dalla pagina di riepilogo ciccando sul pulsante Modelli Trasferta 39

40 che consente di selezionare un modello ed eliminarlo (cliccando sul pulsante Elimina) o di chiudere la finestra (Esci). È possibile visualizzare il contenuto del modello cliccando sull icona di espansione. 40

41 Modifica del Modello trasferta Una trasferta indefinita come modello trasferta è riconoscibile dalla pagina di riepilogo delle trasferte per la presenza di un apposita iconografia vicino al N di trasferta. E possibile procedere alla modifica della trasferta Modello tramite il pulsante. In tal modo la pagina che si ottiene per la modifica avrà da subito il flag impostato a : Salvare come modello trasferta. Qualora si procedesse in questo momento a togliere il Flag Salvare come modello trasferta la trasferta perderebbe la sua natura di trasferta Modello e diventerebbe una normale trasferta. Il modello associato non sarebbe più presente tra i modelli di trasferta Pianificazione di una trasferta da modello Per pianificare una trasferta a partire dal modello è necessario innanzitutto creare il proprio modello di trasferta ( cfr Salvataggio trasferta come modello ). In fase di creazione d una nuova trasferta sarà sufficiente importare il modello di trasferta (cfr Importazione da modello ) e cominciare la pinificazione dei servizi importati dal modello ( cfr per trasferta Estero e per trasferta Italia ). 41

42 1.3.3 Menù utente e gestione dei dati ausiliari Con l attuale aggiornamento è previsto un Menù funzioni, sempre visibile all utente, che consente la gestione delle informazioni relative a: Importa modello Consegna dei titoli di viaggio Dati personali Note per Agenzia Nota per Responsabile Profilo Viaggiatore Help Desk Servizi Security Intervallo Trasferta Info Autonoleggio 42

43 Importazione da modello Il Modello di trasferta consiste in uno schema di trasferta in cui sono presenti tipologie di servizi e destinazioni. Con l attuale aggiornamento è data la possibilità all utente di salvare una trasferta Pianificata come Modello di Trasferta da riutilizzare come schema per la creazione delle trasferte successive. E possibile importare i modelli tramite il link sul menù utente posto all interno della pagina di creazione dei servizi. 43

44 La finestra di dialogo consente oltre che di importare un modello trasferta anche di eliminarlo. Una volta importato il modello, la lista di riepilogo dei servizi sarà valorizzata con i dati dei servizi presi dal modello. I servizi di modello saranno riconoscibili dall utente in quanto rappresentati da un icona con simbolo del servizio di riferimento accompagnato da un punto esclamativo. Essendo il modello esclusivamente uno schema di trasferta (servizi), per procedere al salvataggio o all inoltro della trasferta sarà necessario integrare tutti i servizi importati dal modello con la data e l ora di inizio e fine servizio, cliccando sulla relativa icona. 44

45 Consegna dei titoli di viaggio In questa sezione va indicato il giorno ultimo in cui si desidera ricevere la consegna dei titoli di viaggio, l indirizzo presso il quale essi devono essere recapitati, la località della consegna e il punto delega cui assegnare i titoli (ovvero il nome dei delegati ed il loro recapito telefonico). I dati relativi al referente (nominativo, Telefono, ) sono obbligatori. Tutti i dati presenti in questa sezione, se definiti sul Profilo Viaggiatore, verranno automaticamente valorizzati all atto di creazione di una nuova richiesta di viaggio Dati personali In quest area il dipendente può indicare il proprio numero di telefono, cellulare, fax e il proprio indirizzo . In tal caso è necessario inserire un flag nel campo: Tutti i dati presenti in questa sezione, se definiti sul Profilo Viaggiatore, verranno automaticamente valorizzati all atto di creazione di una nuova richiesta di viaggio Note agenzia viaggio In quest area è possibile indicare le preferenze del viaggiatore circa i servizi prenotati. 45

46 Nota responsabile In questo spazio riservato alle comunicazioni, è possibile inserire un messaggio destinato al Responsabile che dovrà approvare la richiesta Profilo viaggiatore Con l attuale aggiornamento la sezione dei dati del profilo viaggiatore è diventata fruibile anche dalla pagina di creazione dei servizi. Per i dettagli sulle funzionalità del Profilo Viaggiatore è possibile fare riferimento al paragrafo #Profilo Viaggiatore 46

47 Help Desk In questa sezione è possibile trovare informazioni sugli Help Desk di riferimento. 1.4 Richiesta e Pianificazione trasferta estera L attività di Pianificazione della Trasferta Estero è consentita solo quando il Responsabile ha autorizzato la relativa richiesta inoltrata dal dipendente, purché egli non sia un dirigente. In quest ultimo caso, infatti, la gestione delle trasferte avviene in modo del tutto analogo alle trasferte nazionali. 47

48 Per prenotare una Trasferta Estero di un dipendente non dirigente saranno invece necessarie due fasi successive: Richiesta di trasferta e Pianificazione della trasferta. 48

49 1.4.1 Creazione richiesta Tramite la finestra sottostante che dà la possibilità di aggiungere una destinazione tramite l accesso ad un area dinamica finalizzata all inserimento dei dati relativi alla destinazione prescelta. 49

50 Una volta che siano stati riempiti i campi sovrastanti, tramite la digitazione del tasto Inserisci, si ha la possibilità di cliccare sul servizio (o sui servizi) che si vogliono prenotare. e la buona riuscita dell operazione verrà confermata dalla comparsa a video dei simboli indicanti i servizi prescelti: Se gli inserimenti apportati sono quelli desiderati, si clicchirà sul bottone Salva e invia al fine di inoltrare la nostra richiesta al Responsabile, che provvederà o meno ad approvarla. 50

51 1.4.2 Pianificazione trasferta approvata Una volta che la trasferta è stata approvata dal Responsabile, nella schermata principale di accesso al sistema, all interno della sezione Trasferte personali, il dipendente visualizzerà la propria richiesta con lo stato Approvato e conseguentemente, nelle azioni ammesse, comparirà l icona per la pianificazione del viaggio. Cliccando sull icona, sarà possibile richiedere i servizi necessari. In questa fase è possibile importare un modello trasferta ereditando quindi i servizi direttamente da un modello precostituito e cominciando la loro pianificazione. Con un clic sull icona del relativo servizio (nell esempio o ) è possibile procedere alla pianificazione In quest area sono riportati in automatico i campi relativi alle date, quindi per completare la pianificazione nella maniera corretta, andranno alimentate i rimanenti campi. 51

52 Cliccando su Modifica il servizio appena pianificato apparirà nella Lista Servizi Richiesti. La stessa procedura deve essere eseguita per gli altri servizi non ancora pianificati (riconoscibili dalla presenza del punto esclamativo rosso nella relativa icona). La procedura di inserimento e/o modifica dati è analoga a quanto visto per la pianificazione delle trasferte in Italia (per la qual cosa si rimanda al rispettivo paragrafo). Per completare la pianificazione nella maniera corretta, andranno alimentate le seguenti sezioni: Consegna titoli di viaggio; Dati personali del viaggiatore (ricordandosi di autorizzare il trattamento dei dati personali). Una volta conclusa la pianificazione, è possibile salvare il piano trasferta in bozza (cliccando su Salva) oppure salvare il piano trasferta e inoltrarlo all agenzia viaggi. (cliccando su Salva e invia). In entrambi i casi viene proposta la finestra di dialogo Intervallo di trasferta in cui è possibile dare conferma o annullare l azione intrapresa, in modo del tutto analogo a quanto visto in sede di pianificazione delle trasferte in Italia. 52

53 1.5 Pianificazione trasferta per formazione In caso di trasferta per formazione, la pianificazione avverrà utilizzando il seguente box 53

54 Se la trasferta avviene in Italia, come per la pianificazione trasferta Italia, la prenotazione effettuata da un dipendente, dopo la compilazione, viene inviata contemporaneamente al Responsabile per l autorizzazione e all Agenzia Viaggi per la prenotazione, senza che l approvazione del Responsabile sia necessaria affinché l Agenzia proceda all elaborazione del PDV. La prenotazione dei dirigenti invece viene inoltrata direttamente all agenzia, senza sottomettere la richiesta ad alcuna forma di autorizzazione. Se la trasferta avviene all estero, come per la pianificazione trasferta estero, l attività di pianificazione della trasferta è consentita solo quando il Responsabile ha autorizzato la relativa richiesta inoltrata dal dipendente, purché egli non sia un dirigente. In quest ultimo caso, infatti, la gestione delle trasferte avviene in modo del tutto analogo alle trasferte nazionali Pianificazione trasferta per formazione Italia In caso di trasferta per formazione Italia, posizionarsi su Italia e cliccare su Entra, come indicato nella maschera sottostante 54

55 Dati Trasferta In questa sezione il dipendente può indicare il motivo della trasferta (campo di testo libero ad eventuale completamento di quanto inserito nel campo Attività), l Attività della trasferta invece è impostato in automatico su Aggiornamento professionale Box Pianificazione Servizi La sezione si compone di cinque Tab ognuno dei quali rappresenta una tipologia di servizio: Voli Auto Hotel Treni Navi Per la compilazione del Piano trasferta per formazione si rimanda al capitolo relativo alla Pianificazione trasferta Italia Salvataggio pianificazione trasferta Una volta terminata la pianificazione della trasferta, prima di uscire, il dipendente deve salvarla per memorizzare i dati inseriti. Cliccando su Salva, si apre la Finestra che riassume l intervallo di Trasferta, che permette di confermare l'intervallo o di modificarlo qualora il periodo in cui si è in trasferta sia più ampio o in ogni modo non deducibile dai soli servizi richiesti. Cliccando su Salva e invia, verrà proposta la maschera dell intervallo di trasferta come indicato sopra, e in seguito alla conferma dei dati i servizi di viaggio verranno salvati e la pratica verrà inoltrata all agenzia. Contestualmente all invio dei dati all agenzia, verrà inviata una nota informativa al proprio Responsabile/Delegato per l approvazione della trasferta. 55

56 L intervallo di trasferta inserito sarà riportato in nota spese all atto della creazione automatica della stessa. Una trasferta per formazione è riconoscibile dalla pagina di riepilogo delle trasferte per la presenza di un apposita icona vicino al N di trasferta: Richiesta e Pianificazione trasferta per formazione estero L attività di Pianificazione della Trasferta per formazione Estero è consentita solo quando il Responsabile ha autorizzato la relativa richiesta inoltrata dal dipendente, purché egli non sia un dirigente. In quest ultimo caso, infatti, la gestione delle trasferte avviene in modo del tutto analogo alle trasferte nazionali. Per prenotare una Trasferta Estero di un dipendente non dirigente saranno invece necessarie due fasi successive: Richiesta di trasferta e Pianificazione della trasferta. 56

57 Per accedere, da box Piano per formazione posizionarsi su estero e cliccare su Entra come indicato nell immagine sottostante. Per la compilazione della richiesta trasferta e della pianificazione trasferta per formazione estero si faccia riferimento al capitolo relativo alla Pianificazione trasferta estero. 1.6 Visualizzazione e Gestione delle Trasferte Personali Per poter visualizzare lo stato di lavorazione della propria richiesta, il dipendente deve accedere alla schermata iniziale della Gestione Viaggi: 57

58 Nella sezione Trasferte personali, lo stato di lavorazione e lo stato autorizzativo sono resi evidenti dai campi: Paese, Tipo e Stato: Caso Paese=IT Tipo = Piano Stato: Bozza: La trasferta è stata pianificata e salvata sul sistema ma non ancora inoltrata all agenzia Inoltrato: La trasferta è stata pianificata ed inoltrata all'agenzia Modificato: utilizzato solo per i Dirigenti, indica che la trasferta è stata modificata Modificato Non Approvato: La trasferta ha subìto modifiche sostanziali e non è stata ancora autorizzata dal Responsabile Modificato Approvato: La trasferta modificata è stata approvata dal Responsabile Approvato: utilizzato solo per il personale non dirigente, indica l avvenuta approvazione della trasferta da parte del responsabile Rifiutato: il piano è stato rifiutato dal Responsabile Annullato: il piano è stato annullato dall utente Prenotato: utilizzato solo per il personale Dirigente, indica l avvenuta prenotazione da parte dell agenzia viaggi Prenotato Approvato: la trasferta è stata prenotata dall agenzia e approvata dal Responsabile Prenotato Non Approvato: la trasferta è stata prenotata dall agenzia ma non ancora approvata dal Responsabile 58

59 Caso Paese IT In tal caso il campo Tipo può essere valorizzato a Richiesta oppure Piano: Tipo = Richiesta (visualizzata al solo personale non dirigente per tutti gli stati di trasferta precedenti alla pianificazione) Stato: o Bozza: è stata predisposta una Trasferta estero con servizi in bozza o o o Tipo = Piano Stato: Inoltrata: La Trasferta in stato di bozza è stata inoltrata al Reponsabile Approvata: La trasferta è stata Approvata dal Responsabile; è possibile procedere alla pianificazione della stessa Rifiutata: La trasferta è stata rifiutata dal Responsabile o Annullata: La trasferta è stata annullata dall'utente o o o o o o o o o o Bozza: La trasferta è stata pianificata e salvata sul sistema Inoltrato: La trasferta è stata pianificata ed inoltrata all'agenzia Modificato Non Approvato: la trasferta pianificata è stata modificata in modo sostanziale Modificato Approvato: la trasferta dapprima pianificata e poi modificata, è stata approvata Approvato: utilizzato solo nel caso di personale Dirigente, indica l approvazione del Responsabile Rifiutato: la trasferta è stata rifiutata Annullato: la trasferta è stata annullata dall utente Prenotato: utilizzato solo nel caso di personale non dirigente, indica l avvenuta prenotazione da parte dell agenzia viaggi Prenotato Approvato: utilizzato nel caso di personale Dirigente, indica che la trasferta è stata prenotata dall agenzia e approvata dal Responsabile Prenotato Non Approvato: utilizzato nel caso di personale Dirigente, indica che la trasferta è stata prenotata dall agenzia ma non approvata dal Responsabile Il campo Azioni ammesse indica, per ciascuna delle richieste di trasferta presenti in elenco, le azioni possibili: Visualizza Trasferta: consente di visualizzare il dettaglio di ogni singola trasferta. Modifica Trasferta: consente di modificare la trasferta quando è ancora in stato da inoltrare, o si trova negli stati Approvato, Prenotato approvato o 59

60 Prenotato non approvato e la data di fine trasferta non è antecedente a quella di accesso alla procedura. Inoltra: consente di inoltrare la richiesta ancora in stato da inoltrare direttamente dal riepilogo delle trasferte personali. Cancella Trasferta: consente di eliminare una richiesta di trasferta. Crea Trasferta: consentita solo quando il Responsabile ha autorizzato la richiesta inoltrata dal dipendente, e quindi il suo stato è approvata Visualizzazione Richiesta/Piano di Viaggio In caso di trasferte Prenotate, Prenotate non approvate e Rifiutate: selezionando il relativo pulsante, del Piano di viaggio: si ha accesso all area di visualizzazione 60

61 da cui è possibile visualizzare il Piano inoltrato grazie alla digitazione del relativo pulsante, che dà accesso allo storico dello stesso: 61

62 1.6.2 Modifica di una Trasferta È stata abilitata la funzionalità di Modifica di una trasferta sia per il caso di trasferta in corso che per il caso di trasferta ancora non iniziata. La funzionalità consente, in particolare, di Modificare/Annullare/Aggiungere i servizi di viaggio presenti nella trasferta. L icona di modifica, presente nella schermata di visualizzazione delle trasferte, consente di effettuare le azioni suddette. L icona compare sulla riga procedurali tutte le trasferte non ancora concluse. 62

63 Nota: L icona della modifica di una trasferta compare anche per una trasferta in stato da inoltrare indipendentemente dalla data ma in tal caso i servizi ad essa associati non sono da considerarsi come prenotati e quindi non valgono le procedure illustrate in questo paragrafo. Cliccando sull icona Modifica di una trasferta si accede alla funzionalità di modifica e si visualizza la trasferta ma prima di ciò, se per la trasferta selezionata è già stata creata la nota spese (questo avviene il giorno d inizio della stessa), si apre la pop-up sottostante che fornisce indicazioni sul comportamento del sistema in caso si proceda con la modifica del viaggio selezionato: 63

64 Il sistema, cioè, effettuerà un refresh giornaliero in nota spese di tutti i dati provenienti dall agenzia di viaggi tra la data di inizio e quella di fine della trasferta, e conserverà i giustificativi che possono essere inseriti con la sola digitazione del dipendente. Questi ultimi dovranno essere controllati dal dipendente nel caso in cui sia modificata la trasferta. Da questa schermata si può procedere a diverse operazioni: I. Modifica di un servizio II. Annullamento di un servizio III. Aggiunta di un nuovo servizio I. Modifica/annullamento di un singolo servizio 64

65 Se si desidera modificare/annullare un volo, premere sull icona che ne simboleggia il servizio: Comparirà quindi una schermata con l icona lampeggiante del servizio in questione ed una sezione dedicata alla modifica dello stesso: Da tale sezione si potrà procedere: Ad un annullamento del servizio premendo sul bottone ; Ad una modifica del servizio, cambiando i campi desiderati (la procedura da seguire per il cambiamento dei campi è la stessa utilizzata in fase di inserimento del servizio) e premendo successivamente il bottone per memorizzare le variazioni. Nel caso in cui si vogliano annullare le operazioni compiute si deve premere sul bottone. La procedura descritta è valida anche per la modifica e l annullamento del servizio di treno, di nave e di auto. Nota 1: I campi visualizzati nella sezione modifica varieranno in funzione del servizio scelto. Nota 2: In caso di modifica del sevizio Hotel, Se l agenzia di viaggio ha già prenotato l albergo, si è abilitati a modificare solo le date di partenza e arrivo, che si presenteranno in campi con sfondo bianco, mentre gli altri campi non saranno modificabili e si presenteranno con sfondo grigio. 65

66 Se l agenzia viaggi non ha ancora prenotato l albergo, si potrà procedere alla modifica di qualsiasi campo: tutti compariranno, infatti, con sfondo bianco. La procedura da seguire per il cambiamento dei campi è la stessa utilizzata in fase d inserimento del servizio hotel. II. Aggiunta di un singolo servizio. Per aggiungere un nuovo servizio, entrando in modalità modifica della trasferta desiderata comparirà una schermata con la seguente sezione: Procedere alla compilazione dei campi che compariranno sullo schermo (la procedura da seguire è la stessa della fase d inserimento del servizio). Nota bene: L aggiunta di un servizio può essere fatta solo se non è già prenotato un servizio equivalente per la destinazione desiderata. Non possono, in pratica, essere prenotati due voli d andata e/o ritorno, due treni di andata e/o ritorno, etc. per una data destinazione. 66

67 2 RESPONSABILE 2.1 Approvazione/rifiuto Richiesta trasferta estera o Pianificazione trasferta Italia All interno del processo di Gestione viaggi, il Responsabile oltre ad utilizzare il sistema in qualità di dipendente (ove applicabile) deve autorizzare le Richieste di trasferta estera o la prenotazione trasferta Italia dei suoi collaboratori. Dalla intranet aziendale il Responsabile accederà alla Prenotazione delle Trasferte attraverso il link (WebAS HWP): Digitando la propria User ID (nome utente) e Password, il responsabile entrerà nella maschera principale per la gestione delle attività che gli competono. Tramite la schermata Gestione Servizi, il responsabile avrà accesso al box che gli permetterà di svolgere la propria attività: 67

68 In particolare, si entra così nella gestione viaggi dei dipendenti dei quali l utente risulta responsabile. 68

69 Dall apposita sezione è inoltre possibile gestire le deleghe e dunque visualizzare anche quelle trasferte pianificate da dipendenti ai quali sia assegnato un delegato: 69

70 Dalla sezione sottostante si può scegliere la lista dei dipendenti ai quali affidare funzioni di delega mentre dal box indicato sotto si possono assegnare ai suddetti delegati i dipendenti di riferimento: 70

71 Il Responsabile ha così possibilità di accedere a tutte le trasferte dei dipendenti nei confronti dei quali svolge la propria attività, indipendentemente dal fatto che essi abbiano o meno un delegato di riferimento (diverso da lui stesso). Nel caso in cui quest ultimo sia presente, ne verrà indicato a video il nominativo. La pagina dell Attività del Responsabile sarà dunque suddivisa in due parti, la superiore della quale conterrà le trasferte dei dipendenti per cui sia previsto un delegato, mentre l altra sarà destinata alle trasferte di quei dipendenti a cui il responsabile sia univocamente associato come responsabile vero e proprio o come delegato. In questo ultimo caso, il nominativo sarà accompagnato da un icona identica a quella sottostante : 71

72 altrimenti comparirà la seguente Per quanto concerne la parte iniziale della videata, è possibile che non compaia direttamente la lista delle persone che hanno ricevuto la delega da parte del responsabile, come evidenziato nella figura sottostante: E allora possibile esplodere il simbolo su-indicato per accedere alla lista dei soggetti riceventi funzioni di delega 72

73 e visualizzare così, se desiderato, il dettaglio delle trasferte dei dipendenti nei confronti dei quali il nominativo in oggetto risulta delegato. Nel Riepilogo Viaggi sono riportate tutte le trasferte dei dipendenti con relativa Priorità data dalla scadenza temporale per l approvazione. Posizionando il cursore sul simbolo della Priorità, compare un etichetta in cui sono segnalati i giorni che intercorrono tra la data di visualizzazione e la data trasferta. 73

74 Le Azioni Ammesse: Visualizza trasferta Il Responsabile visualizza in dettaglio la Richiesta trasferta estera del dipendente (non Dirigente) o la Pianificazione della trasferta Italia. Approva trasferta Il Responsabile approva la Richiesta trasferta estera del dipendente (non Dirigente) o la Pianificazione della trasferta Italia. Dopo l approvazione la trasferta rimane visualizzabile. Rifiuta trasferta Il Responsabile rifiuta la Richiesta trasferta estera del dipendente (non Dirigente) o la Pianificazione della trasferta Italia. Dopo aver visualizzato il dettaglio della trasferta, il Responsabile può: 1. Rifiutare la richiesta della trasferta compariranno, in tal caso, in sequenza due pop up per la conferma del rifiuto: 74

75 Con un clic su Ok la trasferta verrà cancellata dalla lista Trasferte dipendente del Responsabile. 2. Confermare la richiesta della trasferta in tal caso il messaggio sarà il seguente: N Le trasferte che sono state elaborate dal Responsabile ad eccezione di quelle rifiutate, saranno presenti nella lista Trasferte Dipendente fino a 90 giorni dalla data di partenza. 75