Istruzioni per la compilazione Tabelle Fatture Fornitori

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1 Istruzioni per la compilazione Tabelle Fatture Fornitori Determinazione del valore dei crediti vantati dai fornitori nei confronti delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere del SSR della Regione Calabria

2 INDICE 1. PREMESSA SOGGETTI DESTINATARI SALVATAGGIO E TRASMISSIONE DEI DATI CARATTERISTICHE DELLA TABELLA FATTURE FORNITORI DATI IMPRESA RICHIEDENTE (FORNITORE, CESSIONARIO, MANDATARIO ALL INCASSO, IMPRESA SUCCEDUTA) ELENCO CREDITI TRACCIATI RECORD DATI IMPRESA RICHIEDENTE DATI ELENCO CREDITI...7 2

3 1. PREMESSA Il presente documento ha la finalità di illustrare le modalità e le regole per la compilazione e trasmissione dei dati relativi ai crediti vantati dai Fornitori delle Aziende Sanitarie (ASP/ASL/AO) del Servizio Sanitario Regionale della Regione Calabria alla data del 31 dicembre 2009 a fronte di documenti contabili (Fatture/Note di debito, Note di credito, Fatture per interessi di mora) emessi fino al 31 dicembre 2008 che risultino ancora aperte (non pagate) alla data del 31 dicembre In particolare sarà illustrata la procedura che dovrà essere utilizzata per la corretta trasmissione dei dati e la compilazione della Tabella in formato excel Fatture Fornitori, attenendosi alle istruzioni contenute nei paragrafi 4 e 5 del presente documento; 2. SOGGETTI DESTINATARI La compilazione e trasmissione dei dati dovrà essere effettuata da tutti i soggetti che alla data del 31 dicembre 2009 risultino creditori verso il SSR della Regione Calabria per fatture od altri documenti contabili emessi fino al 31 dicembre In particolare, si distinguono le seguenti tipologie di soggetti destinatari: - Aziende e Professionisti fornitori di beni e/o servizi - Cessionari pro-solvendo - Cessionari pro-soluto - Mandatari all incasso - Imprese succedute a qualsiasi titolo nei rapporti creditori (a titolo meramente esemplificativo: fusioni, acquisizioni, incorporazioni, etc.) I cessionari e/o mandatari ovvero le imprese succedute dovranno utilizzare il medesimo file/tracciato record dei fornitori attenendosi a quanto riportato nelle relative sezioni dedicate alle istruzioni per la compilazione. 3. SALVATAGGIO E TRASMISSIONE DEI DATI Il file ( Fatture Fornitori ), debitamente compilato secondo quanto illustrato nei paragrafi che seguono, dovrà essere rinominato sostituendo il termine Fornitore con la denominazione del Fornitore (ovvero del Cessionario/Mandatario/Impresa Succeduta), nonché aggiungendo un numero progressivo a 2 cifre, che fornirà indicazione circa il numero di tabelle utilizzate, ed un ulteriore numero a 2 cifre preceduto dalla lettera v, che fornirà indicazione sulla versione del documento, come nell esempio che segue: - Fatture Fornitore Spa 01v01 Il file rinominato dovrà essere infine inviato al seguente indirizzo di posta elettronica: riconciliazionefornitori@regcal.it Qualora la dimensione del file da inviare sia superiore ai 3 MB è necessario comprimere il file con l apposito programma WINZIP prima di inviarlo. Il rispetto della procedura sopra indicata è essenziale per il buon esito dell operazione. 3

4 4. CARATTERISTICHE DELLA TABELLA FATTURE FORNITORI Nel file Fatture Fornitori devono essere riportate le informazioni relative ai documenti (Fatture/Note di credito, Fatture per interessi di mora) emessi fino al 31 dicembre 2008 che risultino ancora aperti (non pagati) alla data del 31 dicembre Il file deve essere in formato.xls e deve essere composto da 2 sheet : - Dati Impresa Richiedente - Elenco Crediti Con particolare riferimento alla scheda Elenco Crediti, in sede di compliazione dei dati, qualora risultasse necessario inserire un numero di documenti superiore a righe, è obbligatorio compilare una nuova tabella, previa replica di quella originale. Nel prosieguo del documento vengono illustrati nel dettaglio i contenuti delle 2 schede. 4.1 Dati Impresa Richiedente (Fornitore, Cessionario, Mandatario all incasso, impresa Succeduta) Nella presente scheda devono essere inserite le informazioni relative all impresa che vanta al 31 dicembre 2009 crediti per fatture emesse entro e non oltre il 31 dicembre La scheda presenta i seguenti campi: - Denominazione Sociale dell impresa che invia i dati - Tipologia impresa richiedente (Fornitore=F, Cessionario=C, Mandatario all incasso=m, Impresa Succeduta=S) - Indirizzo della sede dell impresa che invia i dati - Città dell impresa che invia i dati - Cap dell impresa che invia i dati - Provincia dell impresa che invia i dati - Nazione dell impresa che invia i dati - Numero Partita IVA dell impresa che invia i dati - Codice Fiscale dell impresa che invia i dati - Numero di iscrizione nel Registro delle Imprese dell impresa che invia i dati - Precedente numero di iscrizione al Registro tenuto presso la cancelleria del tribunale competente dell impresa che invia i dati - Telefono dell impresa che invia i dati - Fax dell impresa che invia i dati - dell impresa che invia i dati - Eventuali note dell impresa che invia i dati 4

5 4.2 Elenco Crediti Nella presente scheda devono essere inserite le informazioni relative ai crediti vantati. La scheda presenta i seguenti campi: Denominazione Sociale: inserire la ragione sociale del soggetto che ha emesso il documento (ad esempio, BETA SPA). Numero Partita Iva: inserire il numero di Partita IVA dell impresa fornitrice che ha emesso il documento contabile (ad esempio, ). Codice fiscale: inserire il CF dell impresa fornitrice che ha emesso il documento contabile Tipo del documento: inserire 1 - se Fattura 2 - se Nota di Credito 3 - Fattura per interessi di mora Numero identificativo del documento: inserire esclusivamente l identificativo del documento (ad esempio, per la Fattura n. 125/KA-3 inserire solo 125/KA-3). Data di emissione del documento (gg/mm/aaaa): deve essere inserita nel formato giorno/mese/anno (ad es. 16/07/2003). Numero della fattura originaria cui si riferisce la fattura per interessi di mora o Nota di Credito: da compilare solo nel caso in cui sia stata inserita la voce "Fattura per interessi di mora" o "Nota di credito" nel campo "Tipologia del Documento". Data della fattura originaria cui si riferisce la fattura per interessi di mora o Nota di credito: da compilare solo nel caso in cui sia stata inserita la voce "Fattura per interessi di mora" o "Nota di credito" nel campo "Tipologia del Documento". Azienda del SSR debitrice: è possibile inserire solo le voci previste nel menù a tendina (ASP Cosenza, ASP Crotone, ASP Catanzaro, ASP Reggio Calabria, ASL n.9 Locri, ASP Vibo Valentia, A.O. Pugliese Ciaccio di Catanzaro, A.O. Bianchi-Melacrino-Morelli di Reggio Calabria, A.O. Mater Domini, A.O. Cosenza,), che si apre posizionandosi sulla cella e cliccando sulla freccia a destra. NB: Per le fatture emesse in data antecedente al 21 maggio 2007 che risultano ancora aperte (non pagate) alla data del 31 dicembre 2009 nel menù a tendina e nella legenda è esplicitato il Cod.Azienda cui le Aziende di Paola, Castrovillari, Rossano, Lamezia e Palmi sono confluite. Importo complessivo in EURO (al lordo dell'iva ove applicabile): riportare il valore numerico (convertire l importo in Euro se espresso in altra valuta); se l importo è relativo ad una Fattura/Nota di debito o ad una Fattura per interessi di mora, deve essere MAGGIORE o UGUALE a ZERO, se l importo è relativo ad una Nota di credito l'importo deve essere MINORE o UGUALE a ZERO. Importo in EURO di eventuali anticipi ricevuti: : riportare il valore numerico (convertire l importo in Euro se espresso in altra valuta); Stato del Credito: è possibile inserire solo i codici seguenti: 1 - Libero 2 - Ceduto Pro-Soluto 3 - Ceduto Pro-Solvendo 4 - Mandato Incasso 5- Impresa succeduta (ad esempio per il credito libero inserire solo il codice 1) Informazioni su cessionari pro-solvendo/pro soluto/mandatari all'incasso notificati alle Aziende Sanitarie nelle forme previste dagli artt. 69 e 70 del R.D. n. 2440/1923 o Imprese succedute a qualsiasi titolo nei rapporti creditori: le informazioni relative ai campi che seguono sono obbligatoriamente da compilare nel caso in cui siano stati inseriti i codici da 3 a 7 nel precedente campo Stato del Credito. 5

6 Denominazione Sociale Cessionario/Mandatario/Impresa Succeduta: Inserire la Ragione sociale della Società Cessionaria/Mandataria/Impresa Succeduta; Numero Partita IVA:( del Cessionario/Mandatario/Impresa Succeduta) Codice Fiscale:(del Cessionario/Mandatario/Impresa Succeduta) Contenzioso: Inserire SI se è presente o inserire NO se è assente (ad esempio con contenzioso inserire solo SI); Stato Contenzioso: è possibile inserire solo i codici seguenti: 1 - Notifica decreto ingiuntivo 2 - Ricorso/Citazione 3 - Udienze 4 - Pignoramento/Sentenza (ad esempio per il pignoramento inserire solo il codice 3) 5. Tracciati record 5.1 Dati impresa Richiedente Tracciato record: Descrizione campo Lung. Tipo campo Note Ragione sociale - Ragione sociale del soggetto fornitore Tipologia del credito 1 Informazioni sulla TIPOLOGIA del credito vantato. Inserire uno dei seguenti codici : Fornitore=F Cessionario=C Mandatario all incasso=m Impresa Succeduta=S Indirizzo Sede (inserire solo la via e numero civico) Città 5 Cap Provincia Informazioni sulle Aziende Fornitrici - Nazione Numerico Numerico Telefono Numero Partita Iva. Se trattasi di persona giuridica è necessario riportare il numero di P.IVA e il Codice Fiscale nel campo successivo. Per le persone fisiche è obbligatorio inserire tassativamente almeno uno dei due campi: Partita IVA e/o Codice Fiscale nel relativo campo. Si ricorda che Il numero Partita Iva per le persone giuridiche italiane è composto da 11 caratteri Codice Fiscale Fornitore. Si ricorda che se il C.F. è diverso dal numero di Partita Iva, il campo è composto da 16 caratteri Numero di iscrizione nel registro delle imprese Precedente numero di iscrizione al Registro tenuto presso la cancelleria del tribunale competente - Numerico Fax - dove si desidera ricevere comunicazioni 6

7 5.2 Dati Elenco Crediti Tracciato record: Descrizione campo Lung. Tipo campo Note Denominazione sociale dell impresa che ha emesso il documento contabile Partita IVA Codice Fiscale - Ragione sociale dell Impresa che ha emesso il documento contabile Tipo documento 1 Numerico Numero identificativo del documento 10 Alfanumerico Data emissione documento 10 Data Numero Partita Iva. Se trattasi di persona giuridica è necessario riportare il numero di P.IVA e C.F. Per le persone fisiche è obbligatorio inserire il campo Partita IVA o Codice Fiscale. Si ricorda che Il numero Partita Iva italiano è composto da 11 caratteri Codice Fiscale Fornitore. Si ricorda che se il C.F. è diverso dal numero di Partita Iva, il campo è composto da 16 caratteri Inserire 1 - se Fattura 2 - se Nota di Credito 3 - Fattura per interessi di mora Inserire esclusivamente l identificativo del documento (ad esempio, per la Fattura n. 125/KA-3 inserire solo 125/KA-3). Deve necessariamente essere inserita nel formato gg/mm/aaaa, (ad es. 16/07/2003). Numero della fattura originaria cui si riferisce la fattura per interessi di mora o Nota di Credito Alfanumerico Da compilare solo nel caso in cui sia stata inserita la voce "Nota di credito" Codice 2 o "Fattura per interessi di mora" Codice 3, nel campo "Tipo Documento". Inserire esclusivamente l identificativo del documento (ad esempio, per la Fattura n. 112/FT-3 inserire solo 112/FT-3). Data fattura originaria cui si riferisce la fattura per interessi di mora o Nota di credito Data Da compilare solo nel caso in cui sia stata inserita la voce "Nota di credito" Codice 2 o "Fattura per interessi di mora" Codice 3, nel campo "Tipo Documento". Deve necessariamente essere inserita nel formato gg/mm/aaaa, (ad es. 16/07/2003). Codice Azienda debitrice del SSR della Regione Calabria e Denominazione ASL n.9 - LOCRI ASP COSENZA ASP COSENZA ex PAOLA ASP COSENZA ex CASTROVILLARI ASP COSENZA ex ROSSANO ASP CROTONE ASP CATANZARO ASP CATANZARO ex LAMEZIA ASP VIBO VALENTIA ASP REGGIO CALABRIA ASP REGGIO CALABRIA ex PALMI A.O. COSENZA A.O. PUGLESE CIACCIO (Cz) A.O. MATER DOMINI A.O. BIANCHI-MELACRINO-MORELLI (Rc) Importo complessivo in EURO (al lordo dell'iva ove applicabile) Numerico Riportare il valore numerico (convertire l importo in complessivo del documento al lordo dell IVA ove applicabile Importo Importo (Euro) di eventuali anticipi ricevuti - Numerico Importo (Euro) di eventuali anticipi/ acconti/pagamenti parziali ricevuti Stato del Credito 1 Numerico 1 Libero 2 Ceduto Pro-Soluto 3 Ceduto Pro-Solvendo 4 Mandato all incasso 5 Impresa Succeduta 7

8 Nel caso in cui sia stato inserito un codice C, M oppure S nel campo Tipologia impresa richiedente, indicare le informazioni aggiuntive. Denominazione Sociale Cessionario / Mandatario/ Impresa succeduta Ragione sociale del Cessionario, Mandatario, Impresa succeduta (obbligatorio se Stato del Credito diverso da 1-Libero ) Numero Partita IVA 11 Numero Partita IVA del Cessionario, Mandatario, Impresa succeduta (obbligatorio se Stato del Credito diverso da 1-Libero ) Codice Fiscale 16 Codice Fiscale del Cessionario, Mandatario, Impresa succeduta (obbligatorio se Stato del Credito diverso da 1-Libero ) Contenzioso 2 (Si/No) Indicare Si o No Stato Contenzioso 1 Numerico 1- Notifica decreto ingiuntivo 2 - Ricorso/Citazione 3 - Udienze 4 - Pignoramento/sentenza 8