PIANO ATTUATIVO DELLA CERTIFICABILITÀ: PROCEDURE DI COMPETENZA DELLA S.S. SISTEMI INFORMATIVI ED INFORMATICI

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1 PIANO ATTUATIVO DELLA CERTIFICABILITÀ: PROCEDURE DI COMPETENZA DELLA S.S. SISTEMI INFORMATIVI ED INFORMATICI Obiettivo A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio. Azione A3.7: mappatura degli applicativi IT in uso con lo scopo di verificarne la copertura funzionale rispetto alle esigenze di natura amministrativa contabile e definizione delle eventuali esigenze di sviluppo 1. SITUAZIONE ATTUALE L applicativo che comprende le più rilevanti funzionalità riconducibili alle esigenze di natura amministrativa contabile è software OLIAMM. Il sistema copre le seguenti aree funzionali: Contabilità analitica Contabilità economico-finanziaria: contabilità finanziaria (piano dei conti, autorizzazioni di spesa, bilanci,etc.) fatturazione attiva e passiva cassa Approvvigionamenti: gestione acquisti (anagrafica prodotti, contratti, ordini, etc.) gestione magazzini (ricevimenti, movimentazione, proposte d ordine, richieste a magazzino, calcolo giacenze, etc.) Cespiti: anagrafica cespiti movimentazione (ricevimento merce, carico, dismissione, consegna a Centro di Costo, etc.) piani di ammortamento Gestione cassa economale Le varie funzionalità dell applicativo OLIAMM sono utilizzate nelle strutture amministrative e sanitarie per quanto di competenza; in particolare: 1

2 Contabilità analitica ==> S.C. Programmazione e Controllo di Gestione Contabilità economico-finanziaria ==> S.C. Gestione Economico-Finanziaria; la liquidazione delle fatture passive è demandata alle strutture amministrative in base alle competenze Approvvigionamenti ==> S.C. Farmacia/S.C. Provveditorato-Economato; sono state decentrate presso le strutture sanitarie le funzioni di proposte d ordine e richieste a Farmacia Cespiti ==> S.C. Tecnico-Patrimoniale Cassa Economale ==> S.C. Provveditorato-Economato/ S.C. Tecnico-Patrimoniale 2. ESIGENZE DI SVILUPPO Nell analisi effettuata presso le strutture utilizzatrici sono emerse alcune esigenze di sviluppo volte soprattutto al miglioramento dei flussi operativi e al superamento di passaggi manuali al momento ancora necessari. CONTABILITÀ ECONOMICO-FINANZIARIA Automatizzare il flusso dati da Procedura stipendi a sistema Amministrativo-Contabile La procedura stipendi (SPI) mette a disposizione, mensilmente, le informazioni contabili relative alle retribuzioni. Tali informazioni sono in formato: testo formattato (CSV) contenente il flusso dati digitale esportabile, documenti stampabili (PDF) contenenti informazioni raggruppate in varie modalità quali: conti economici, centri di costo, categorie/ruoli, etc. Attualmente non esiste una procedura di invio/acquisizione da SPI verso l Amministrativo-Contabile (OLIAMM) e per ottemperare alle necessità gestionali/contabili il personale dell ufficio retribuzioni compila un foglio elettronico ricopiando i dati dalla documentazione cartacea. Il personale della Ragioneria, ricevuta la tabella, inserisce i dati in OLIAMM per la registrazione contabile e l emissione dei mandati di pagamento. Questa operazione richiede ogni mese un numero di giorni/uomo notevole e comporta inoltre queste problematiche: possibilità di introduzione di errori nelle numerosi fasi/attività di trascrizione manuale dei dati, indisponibilità del dato contabile in tempi brevi. 2

3 Poiché la procedura SPI consente di esportare un flusso dati strutturato è necessario implementare in OLIAMM una funzione per l acquisizione di tale flusso mediante l opportuna gestione del tracciato record. Automatizzare il flusso per la generazione di fatture attive L AOU San Luigi effettua prestazioni per pazienti ricoverati in altri ospedali che devono essere periodicamente fatturate alle rispettive Aziende Sanitarie Al momento la gestione è completamente manuale e prevede che le strutture ospedaliere che svolgono queste prestazioni mandino la documentazione cartacea alla Ragioneria che deve poi imputare in OLIAMM i dati necessari per l emissione delle fatture. E necessario definire un flusso dati strutturato che possa essere esportato dagli applicativi nei quali sono registrate le prestazioni (ad es. software Concerto ed Armonia utilizzati presso il Laboratorio Analisi e altri Laboratori ospedalieri) e implementare nella procedura OLIAMM una funzione di acquisizione di tale flusso mediante l opportuna gestione del tracciato record. APPROVVIGIONAMENTI Informatizzare le richieste a magazzino Per le richieste di farmaci è già attiva da anni una procedura informatizzata che consente alle strutture sanitarie di richiedere l approvvigionamento dei farmaci necessari, utilizzando profili predefiniti per semplificare l imputazione dei dati; in questo modo la Farmacia non deve reinserire in OLIAMM i dati e si rende più tempestivo anche il controllo del magazzino. E stato richiesto di attivare un sistema analogo anche per i beni economali, in modo da semplificare il processo che parte dalla richiesta e termina con la consegna dei prodotti e la movimentazione del magazzino. Semplificare le operazioni di scarico con l utilizzo di terminalini Per poter gestire in modo più rapido ed efficiente gli scarichi a Centro di Costo di prodotti quali i dispositivi medici è stato installato in via sperimentale presso le Sale Operatorie un terminalino di nuova generazione che consente di rilevare più facilmente i codici a barre e di immagazzinare tutte le transazioni, che vengono successivamente riversate in OLIAMM per generare la movimentazione di magazzino. Si ritiene opportuno estendere tale sperimentazione con l acquisizione di ulteriori terminalini. Revisionare le modalità di richiesta a magazzino e le abilitazioni degli utenti Con la riorganizzazione della logistica attuata presso l AOU San Luigi è necessario revisionare le abilitazioni assegnate al personale della S.C. Farmacia e della S.C. Provveditorato- Economato per separare i profili di competenza tra le due strutture. Parallelamente vanno riviste 3

4 le tipologie di proposte di acquisto provenienti dai reparti, differenziando quelle rivolte alla Farmacia da quelle indirizzate al Provveditorato. Alcuni interventi sono già stati attuati per i seguenti magazzini di OLIAMM: n 10 Farmacia nn 11, 11A, 11B, 11C, 11D Laboratorio analisi centrale e Laboratori periferici n 41 Economato (magazzino di transito) Migliorare le gestione delle codifiche dei prodotti Dalla S.C. Farmacia è stata segnalata l impossibilità di modificare le unità di misura di prodotti già codificati e movimentati. E necessaria in OLIAMM una funzione specifica che consenta di variare l unità di misura senza dover creare anagrafiche nuove. Revisionare i profili prescrittivi I profili prescrittivi, creati per facilitare la gestione delle richieste di farmaci da parte delle strutture sanitarie, consentono di creare un elenco di prodotti sulla base di quanto consumato nei mesi precedenti. La S.C. Farmacia ha espresso la necessità di semplificare il ricalcolo (aggiornamento) di questi profili in quanto ne esistono molti; andrebbe inoltre creato un profilo prescrittivo almeno per i principali Centri di Costo utilizzati nelle richieste. Ampliare le informazioni relative ai contratti E stata richiesta la possibilità di tenere traccia delle variazioni che vengono effettuate sui contratti, rilevanti soprattutto nel caso di contratti pluriennali, e degli utenti che le hanno registrate in modo da poter ricostruire l iter. E anche necessario aggiungere un informazione a quelle oggi calcolate e visualizzate da OLIAMM e precisamente il costo totale del contratto senza IVA. Inviare gli ordini in modo telematico E opportuno attivare la funzione che consente l invio via ai fornitori degli ordini emessi, valutando anche la necessità di firmarli digitalmente. Estrarre i dati necessari ai fini della Trasparenza Per ottemperare alle disposizioni previste dalla L. 190/2012 in merito alla pubblicazione di dati sui procedimenti e attività svolte dall Ente, è necessario implementare l estrazione dei dati disponibili in OLIAMM (ad es. fatturato, ordini, etc.) per riversarli automaticamente nel software utilizzato per la pubblicazione sul sito Internet. 4

5 CESPITI Introdurre maggiori controlli nelle operazioni informatizzate di gestione dei cespiti Ai fini di una corretta e tempestiva registrazione dei beni patrimoniali e per facilitare i controlli con la contabilità sono opportune le seguenti implementazioni in OLIAMM: rendere obbligatoria la specificazione del progetto al momento dell inserimento di un ordine per prodotti che sono in conto capitale, introdurre nella gestione del ricevimento una informazione aggiuntiva che consenta di registrare separatamente la data in cui la merce viene consegnata da quella in cui viene collaudata ed entra a far parte del patrimonio aziendale. 5

6 Obiettivo E5) Calcolare il turnover delle scorte in magazzino e delle scorte obsolete (scadute e/o non più utilizzabili nel processo produttivo). Azione E5.1 Predisposizione ed applicazione di procedure formalizzate in cui: a. si definisca la metodologia di rilevazione ed il trattamento delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro o detenute in eccesso. b. periodicamente si esaminano le giacenze per identificare tutti i prodotti rientranti nelle indicate categorie. c. un responsabile esamina ed approva gli elenchi delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro e detenute in eccesso e ne dispone il relativo trattamento contabile. d. le merci danneggiate vengono periodicamente identificate, fisicamente separate dalle altre merci ed esaminate da un responsabile che ne dispone l'utilizzo ed il trattamento contabile. 1. FUNZIONALITA DISPONIBILI NEL SOFTWARE AMMINISTRATIVO-CONTABILE Per supportare le strutture aziendali preposte alla gestione dei magazzini nel trattamento delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro o detenute in eccesso sono disponibili in OLIAMM numerose funzioni che permettono sia una puntuale rilevazione degli eventi e delle casistiche sia analisi a posteriori. In particolare: per la gestione delle merci scadute o fuori uso possono essere inseriti movimenti di magazzino con le opportune causali ( Scarico per fuori uso e Scarico per prodotto scaduto ), utilizzabili successivamente per l analisi quali-quantitativa dei prodotti che rispondono a queste caratteristiche; per la rilevazione dei prodotti scaduti si possono anche utilizzare i lotti, attualmente attivati per i farmaci e i dispositivi medici; per facilitare le operazioni di scarico dei prodotti presso le Sale Operatorie la Farmacia è stato installato in via sperimentale un terminalino (lettore di barcode evoluto); ai fini dell individuazione degli scaduti i prodotti andranno rietichettati con etichette contenenti le seguenti informazioni: codice prodotto (anagrafica interna), descrizione, lotto; per l individuazione dei prodotti che non vengono più utilizzati da diverso tempo o sono prossimi all esaurimento (ad es. perché obsoleti o sostituiti da nuovi prodotti) sono disponibili funzioni quali Stampa dei prodotti inutilizzati (individuare tutti quei prodotti non più movimentati a partire da una certa data) e Chiusura dei prodotti ad esaurimento (pone in stato chiuso tutti prodotti che sono in stato ad esaurimento e per i quali non esiste giacenza nei magazzini); opportune funzioni di estrazione consentono di fare l analisi quali-quantitativa dei prodotti che rispondono a queste caratteristiche; 6

7 2. RIORGANIZZAZIONE DEI MAGAZZINI Al fine di registrare e controllare con più precisione le giacenze e il materiale impiegato (ad es. reagenti) nel 2014 sono stati aperti in OLIAMM i seguenti nuovi magazzini corrispondenti a Laboratori Analisi periferici: Laboratorio di Immunometria Laboratorio di Farmacologia Laboratorio di Neuro Immunologia Laboratorio afferente al CRESM Il personale dei laboratori potrà quindi effettuare autonomamente le seguenti operazioni e le conseguenti registrazioni in OLIAMM: ricevimento della merce; i prodotti vengono di solito consegnati direttamente alle strutture senza transito dal magazzino centrale poiché nella maggior parte dei casi si tratta di materiale deperibile; scarichi per consumo; inventario; rilevazione delle giacenze. 7

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