U.O.C. Medicina di Laboratorio ISTRUZIONE OPERATIVA

Transcript

1 U.O.C. Medicina di Laboratorio ISTRUZIONE OPERATIVA Gestione Ambulatorio! " # $$ %&'(&'%($)! ** #

2 , 1. SCOPO E CAMPO D APPLICAZIONE 2. MODALITÀ OPERATIVE 2.1 Accettazione del paziente Accettazione amministrativa Accettazione prenotazioni 2.2 Raccolta dei fogli accettazione ed etichettatura delle provette 2.3 Chiamata del Paziente in ambulatorio 2.4 Ritiro campioni biologici Gestione dei campioni rinviati Gestione del check-in 2.5 Prelievo Gestione delle irregolarità o modifiche Prove funzionali Smistamento campioni 2.6 Campionamento urine 2.7 Smistamento e trasporto campioni 2.8 Suddivisione dei fogli accettazione 2.9 Stampa e controllo referti 2.9. Consulenza al Paziente 2.10 Archiviazione documentazione 2.11 Richieste non ritirate 2.12 Invio pratiche per la fatturazione 2.13 Spedizione dei contenitori per la raccolta dei campioni a Pazienti fuori sede (applicabile solo per l Azienda Ospedaliera) 2.14 Modalità di invio delle comunicazioni a Pazienti ed Enti (applicabile solo per l Azienda Ospedaliera) Pazienti Esterni Enti Archiviazione delle comunicazioni 3. RESPONSABILITÀ 4. ARCHIVIAZIONE., /, 01 ( + (),2"23*24!"!!#$% $%#!& #!'

3 " $!3 Questa Istruzione Operativa descrive le modalità da applicare per la gestione degli Ambulatori del Dipartimento di Medicina di Laboratorio. Fanno parte del Dipartimento gli Ambulatori afferenti all Azienda Ospedaliera di Padova, all Ospedale S. Antonio, al Complesso Socio Sanitario del Colli, alle Sedi Distrettuali dell ULSS 16 e all Ospedale di Piove di Sacco. Azienda Ospedaliera I pazienti possono eseguire il prelievo presso gli Ambulatori dell UOC di Medicina di Laboratorio situati all interno dell Azienda Ospedaliera-Università, in Via San Massimo 10 e all 1 Bis, nei giorni e negli orari riportati nella Carta di Accoglienza. Al di fuori dell orario stabilito, è comunque garantita l esecuzione del prelievo, previa segnalazione telefonica o in caso di urgenza o priorità,, come da accordi con i Medici e Pediatri di base, I Pazienti ritirano il numero all ingresso dall apposito distributore di biglietti informatizzato ed attendono di essere chiamati allo sportello della Segreteria di afferenza, prescelta. Esistono due segreterie ad accesso diretto, A e B. La segreteria B è dedicata a donne in gravidanza, anziani (dai 70 anni), pazienti disabili, bambini. La chiamata è sia visiva che vocale per ogni flusso creato. Il biglietto d ingresso riporta il numero dei Pazienti già presenti per lo specifico flusso e fornisce un il tempo di attesa. Per abbattere il tempo di attesa nei locali dell ambulatorio prelievi il paziente può accedere con modalità indiretta gestita con un sistema, il Lucky. Con il sistema Lucky, il paziente richiede l accesso alla Segreteria mediante SMS o con computer. Il sistema Lucky genera una numerazione indicata normalmente con lettera U abbinata a tre cifre corrispondenti a data e ora prescelta dal paziente per l accesso diretto. La numerazione di Lucky viene quindi inserita in quella creata dall accesso diretto, secondo la data ed l ora stabilita. Il flusso si svolge quindi secondo procedura. Con tale sistema si viene chiamato in segreteria pressoché all orario indicato nella prenotazione, e poi accede all ambulatorio secondo procedura. I pazienti che hanno effettuato una prenotazione, allo sportello o via fax accedono direttamente al prelievo secondo l ordine dell apposito numeratore. Ospedale S. Antonio I pazienti possono eseguire il prelievo presso l Ambulatorio del Laboratorio d Urgenza, situato al Piano Rialzato dell Ospedale S. Antonio nei giorni e negli orari riportati nella Carta di Accoglienza. Sono garantite modalità di accesso per assicurare la priorità ai portatori di handicap gravi, alle gravide, ai bambini. I Pazienti ritirano il numero all ingresso dall apposito numeratore ed attendono di essere chiamati allo sportello della Segreteria secondo l ordine d arrivo. I Pazienti che si erano in precedenza prenotati, accedono direttamente agli ambulatori alternandosi con quelli non prenotati. Complesso Socio Sanitario ai Colli I pazienti possono eseguire il prelievo presso l Ambulatorio del Centro Prelievi ai Colli situato presso il padiglione 2 del Complesso Socio Sanitario ai Colli, in via dei Colli 4, nei giorni e negli orari riportati nella Carta di Accoglienza I Pazienti ritirano il numero all ingresso dall apposito numeratore ed attendono di essere chiamati allo sportello della Segreteria secondo l ordine d arrivo. Il numero compare sul display posizionato all attesa dell utenza.!"!!#$% $%#!& &!'

4 Hanno corsia preferenziale diretta verso lo sportello n 4: donne in gravidanza, bambini di età inferiore ai 10 anni, portatori di handicap, pazienti provenienti dalla Diabetologia e dalla Cardiologia con impegnative urgenti, pazienti esterni che debbano eseguire curve da carico di glucosio o prove funzionali o chi abbia bisogno di semplici informazioni. Sedi Distrettuali I pazienti possono eseguire il prelievo presso gli Ambulatori nei giorni e negli orari riportati nella Carta di Accoglienza. I Pazienti ritirano il numero all ingresso dall apposito numeratore ed attendono di essere chiamati allo sportello della Segreteria secondo l ordine d arrivo. Ospedale Piove di Sacco Per quanto riguarda il Laboratorio Analisi Mediche e Microbiologiche di Piove di Sacco, si rimanda alle procedure operative specifiche emesse dal laboratorio 2. Modalità operative Rispetto della privacy E fatto obbligo a tutto il Personale il rispetto della normativa sulla privacy legge D. LGS 196 del Essendo disponibili in Segreteria dati sensibili, l ingresso è consentito solo a personale autorizzato. 2.1 Accettazione del Paziente Accettazione amministrativa ll Personale di Segreteria, per eseguire le accettazioni, utilizza un programma aziendale detto Sistema Sanitario Integrato (SSI) che risponde alla normativa vigente. Il sistema è collegato con il DataBase (DB) aziendale di anagrafiche (sono certificate quelle con cognome e nome evidenziato in Blu), che non possono essere modificate tranne che nei campi predisposti per il numero telefonico. Il Personale di Segreteria, se rileva l impossibilità di soddisfare interamente la richiesta, informa il Paziente ed eventualmente lo indirizza ad altri Servizi o Strutture. Allo sportello di accettazione, il Personale di Segreteria: - chiede al Paziente la tessera sanitaria e la richiesta medica - verifica l identità del Paziente chiedendogli il nome, il cognome e la data di nascita e nel caso di indagini richiesti dalla Commissione Patenti e/o che hanno valore medico legale (quali alcool, CDT, droghe d abuso) richiede documento di identificazione certa - controlla e inserisce, se mancanti, il numero di telefono fisso e/o cellulare - Ritiene concesso il consenso al trattamento dei dati sensibili necessari per l accettazione, il prelievo e l esecuzione degli esami richiesti. - verifica che le condizioni di digiuno siano conformi a quanto richiesto per evitare variabili preanalitiche che potenzialmente non garantiscono la correttezza dei risultati relativi ai test richiesti - in caso di richiesta dell esame urine standard, chiede al paziente se ha raccolto il campione ed in caso contrario lo informa delle corrette modalità da seguire. - in caso di esami che richiedano la raccolta delle urine delle 24 ore (per esempio: proteinuria), verifica che il paziente abbia eseguito il campionamento ed, in caso contrario, illustra al Paziente le istruzioni avvisandolo della necessità di definire modalità e data di consegna con il personale infermieristico in ambulatorio.!"!!#$% $%#!& *!'

5 - inserisce gli esami richiesti, spuntandoli sull impegnativa, e gli eventuali commenti - verifica il corretto inserimento dei dati e l applicazione delle procedure previste, - avverte il Paziente che una volta effettuato il prelievo non è possibile modificare l accettazione e le relative esenzioni e tasse aggiuntive - Per esami urgenti è possibile connotare la richiesta come prioritaria. - nel caso di accettazione di esami con prelievo già eseguito in altra sede, il personale si segreteria inserisce: a) l esame PORTA per esami eseguiti dal Servizio Medicina di Laboratorio b) l esame MPORTA per esami eseguiti dal Servizio di Microbiologia Sono esclusi da questa modalità gli esami richiesti dalla Commissione Pazienti o che hanno valore medico legale (alcool, CDT, droghe d abuso), che quindi non possono essere accettati. - informa il Paziente della possibilità di ritirare il referto via internet e della possibilità di richiesta di integrazione del ticket in caso di esecuzione di esami di approfondimento. Il foglio accettazione e ritiro referti generato riporta: i dati anagrafici il numero di telefono fisso e/o del cellulare la provenienza il numero di richiesta con relativo codice a barre la data del prelievo la data per il ritiro del referto l importo del ticket e l importo totale delle prestazioni il codice a barre per il pagamento del ticket in automatico il codice di accesso per la stampa dei referti via internet l elenco degli esami con il dettaglio del costo per test la matricola e le iniziali del cognome e nome di chi ha eseguito l accettazione ed eventuali commenti. spazio per la delega al ritiro, comprensivo dello spazio per il documento del delegato indicazioni per il ritiro on-line Vengono generate anche le etichette con codice a barre per etichettare manualmente i campioni (solo in caso di necessità per gli Ambulatori che hanno l etichettatore automatico) oltre agli eventuali allegati. Le impegnative, il foglio accettazione, la striscia di etichette ed eventuali allegati vengono pinzati assieme e consegnate al Paziente assieme alla copia foglio accettazione previsto per il ritiro. Nel caso di dubbio interpretativo il Personale di Segreteria collegandosi al sito intranet può consultare l elenco dei sinonimi (alla voce Segreteria) o l elenco degli esami eseguiti dal Servizio Medicina di Laboratorio, allo stesso modo ha accesso all audit trail delle singole richieste. Qualora permangano dubbi deve cerchiare l esame sull impegnativa e compilare il modulo previsto per richiedere la verifica al prelevatore, che può eventualmente chiedere il parere del personale medico presente in turno. Quest ultimo verifica l esame segnalato, prende le decisioni del caso, sigla per attestare la verifica effettuata, trascrive l esame sul modulo e comunica al personale infermieristico le eventuali modifiche da apportare all accettazione.!"!!#$% $%#!& +!'

6 2.2.2 Accettazioni Prenotazioni Allo Sportello Allo sportello di accettazione, dalle alle 16.00, il Personale di Segreteria, in caso di richiesta di prenotazione: - chiede al Paziente la tessera sanitaria e la richiesta medica - verifica l identità del Paziente chiedendogli il nome, il cognome e la data di nascita - controlla e inserisce, se mancanti, il numero di telefono fisso e/o cellulare - consegna al Paziente lo specifico modulo attestante l avvenuta prenotazione e lo informa che qualora: a) abbia necessità di modificare la data di prenotazione, dovrà compilare il modulo indicando la nuova data e consegnarlo allo sportello o rinviarlo via fax; b) non si presenti alla data prevista per l esecuzione del prelievo dovrà effettuare una nuova prenotazione, o seguire le modalità di accesso diretto, e potrà ritirare l impegnativa allo sportello entro 15 giorni, trascorsi i quali verrà eliminata - esegue l accettazione - predispone per la consegna in ambulatorio del foglio di accettazione e relativa richiesta dove il Paziente prenotato si presenterà direttamente il giorno previsto. Via fax Il Personale di Segreteria - stampa i fax pervenuti e trasferiti automaticamente alla posta elettronica - verifica che siano stati trasmessi tutti i documenti e le informazioni richieste (richiesta, tessera sanitaria, giorno richiesto per la prenotazione, numero di telefono) ed in caso contrario, se in possesso del numero telefonico, avverte il Paziente - esegue l accettazione - predispone per la consegna in ambulatorio del foglio di accettazione e relativa richiesta dove il Paziente prenotato si presenterà direttamente il giorno previsto. Qualora il Paziente non si presenti il giorno in cui è prenotato per l esecuzione del prelievo, il Personale di Segreteria, a fine mattinata, annulla tutte le accettazioni relative alla prenotazione effettuata. Ospedale S. Antonio Le prenotazioni presso l Ospedale di S. Antonio possono effettuarsi anche per telefono. In questo caso il nominativo del Paziente viene registrato su un agenda e al paziente viene comunicata la fascia orario in cui presentarsi. 2.2 Raccolta dei fogli accettazione ed etichettatura delle provette Azienda Ospedaliera Il foglio di accettazione unito alla richiesta medica, alle etichette ed eventuali allegati, viene consegnato al paziente che attenderà in sala di attesa la chiamata per numero all ambulatorio per il prelievo e la consegna di eventuali campioni. Per la segreteria A di San Massimo e per l 1 Bis, il Personale Ausiliario, e per la segreteria B, il Personale Infermieristico, alla consegna del foglio da parte del Paziente chiamato, legge il codice a barre per dar luogo all etichettatura automatica delle provette, lo accoppia alle vaschette contenente le provette etichettate e consegna il tutto al personale infermieristico per la verifica della corrispondenza dei dati anagrafici.!"!!#$% $%#!& '!'

7 I fogli di accettazione relativi ai Pazienti prenotati vengono portati in ambulatorio ed inseriti in ordine alfabetico nell apposita rubrica ed il personale infermieristico provvede alla preparazione delle provette necessarie per il prelievo con le modalità degli utenti ad accesso diretto. Ospedale S. Antonio Il foglio di prelievo, unito alla richiesta medica e alle etichette, viene consegnato al Paziente che attenderà la chiamata, per numero, all ambulatorio per il prelievo e la consegna di campioni. Complesso Socio Sanitario ai Colli Il personale Ausiliario e/o Infermieristico: - raccoglie i fogli accettazione dalla segreteria e li porta nell ambulatorio etichettatura e smistamento - riordina i fogli accettazione secondo il numero di arrivo ed inserisce quelli dei prenotati nell apposita cartella Sedi Distrettuali Il foglio di prelievo, unito alla richiesta medica e alle etichette, viene consegnato all utente che attenderà la chiamata per numero all ambulatorio per il prelievo e la consegna di campioni. 2.3 Chiamata del Paziente in ambulatorio Il Personale Infermieristico in Ambulatorio: - chiama il Paziente secondo l ordine d accettazione definito dal sistema informatico, dando priorità ai pazienti che hanno effettuato la prenotazione - controlla verbalmente l identità chiedendo il nome, cognome e data di nascita e sigla il foglio per attestare l avvenuta verifica della corrispondenza dell identità del Paziente con i dati riportati sulle etichette dei campioni e foglio di accettazione ritira i contenitori con la raccolta delle urine o eventuali altri campioni biologici, quando richiesto, seguendo le istruzioni riportate di seguito; nel caso il Paziente non abbia effettuato la raccolta, lo informa delle corrette modalità da seguire. Nel caso di utenti inviati dalla Commissione Patenti, il personale dovrà far raccogliere le urine presso l ambulatorio S. Massimo avendo cura di accertare l identità del paziente secondo modalità legali in caso di consegne di raccolte delle 24 già misurate dal paziente, verifica che il paziente abbia eseguito correttamente la raccolta e riporta la quantità dichiarata sul modulo previsto per la successiva registrazione. Nel caso il Paziente non abbia effettuato la raccolta, consegna le istruzioni per la corretta raccolta e rinvia l esame ad altra data. Nel caso di richiesta di clearance della creatinina si rinvia ad altra data anche il prelievo ematico verifica, nel caso di prelievi eseguiti in altra sede, l idoneità dei campioni (provette o altri contenitori) e provvede all etichettatura manuale in caso di prove da carico di glucosio, determina la glicemia prima della somministrazione del glucosio e ne registra il valore sul foglio di accettazione consegna al Paziente le vaschette con le provette per il prelievo e il foglio accettazione, e lo indirizza nello specifico ambulatorio per il prelievo. registra eventuali irregolarità Complesso Socio Sanitario ai Colli Analogamente per i Pazienti prenotati il personale Infermieristico e/o Ausiliario. addetto all ambulatorio etichettatura provette, recupera il foglio lavoro dalla cartella delle prenotazioni, al momento dell arrivo dell utente, etichetta le provette e le consegna per il prelievo programmato.!"!!#$% $%#!&,!'

8 Ospedale S. Antonio Nel caso di pazienti che abbiano richiesto esami prioritari, questi accedono all ambulatorio secondo l ordine di arrivo e ottengono l ora di consegna referto indicata dal personale addetto al prelievo. 2.4 Ritiro campioni biologici Azienda Ospedaliera Il Personale Infermieristico o Ausiliario controlla la presenza e l idoneità dei campioni biologici eventualmente portati dal paziente ed etichetta direttamente i campioni correttamente raccolti. Nel caso di mancata consegna del campione urine per l esame completo, viene fornita la provetta per la raccolta del campione che deve effettuarsi prima dell esecuzione del prelievo ematico. Nel caso in cui il campione non sia consegnato prima del prelievo, ci si accorda sui tempi di consegna del materiale e si compila l apposito modulo di rinvio rilasciando al Paziente un promemoria. Ospedale S. Antonio Il Personale Infermieristico o Ausiliario, sulla base delle etichette stampate, controlla la presenza e l idoneità dei campioni biologici eventualmente portati dal paziente. Nel caso mancassero, fornisce un contenitore, istruisce l utente sull uso e si accorda sui tempi di consegna del materiale. Complesso Socio Sanitario ai Colli Il Personale Infermieristico o Ausiliario, sulla base delle etichette stampate, controlla la presenza e l idoneità dei campioni biologici eventualmente portati dal paziente. Nel caso mancassero, fornisce un contenitore, istruisce il paziente sull uso e si accorda sui tempi di consegna del materiale. Sedi Distrettuali Il personale infermieristico, sulla base delle etichette stampate, controlla la presenza e l idoneità dei campioni biologici eventualmente portati dal paziente. Nel caso mancassero fornisce un contenitore, istruisce l utente sull uso, si accorda sui tempi di consegna del materiale e compila l apposito modulo di rinvio, in alternativa in accordo con l utente rinvia l intera richiesta Gestione dei campioni rinviati Nel caso di mancata consegna di campioni biologici, il Personale Infermieristico o Ausiliario: consegna al Paziente i contenitori idonei e le istruzioni per una corretta raccolta, registra il giorno concordato per la consegna sull apposito modulo che verrà registrato nel sistema informatico del laboratorio. esegue al computer il check-in e ripone il foglio rinvio nell apposito contenitore e sarà consegnato in segreteria per la registrazione della data di rinvio al paziente viene consegnato un promemoria per la successiva consegna, e viene informato che i rinvii ad altra data hanno un tempo massimo di consegna di sette giorni, trascorso il quale l esame in sospeso viene annullato Gestione del check-in Se il campione è rinviato si esegue al computer il check-in; il foglio rinvio viene riposto nell apposito contenitore per poi essere consegnato in segreteria per la registrazione della data di rinvio Se è previsto un esame post orario o ad orario pomeridiano (h 18), i campioni devono essere sottoposti a check-in contestualmente alla gestione dei prelievi del mattino in ambulatorio!"!!#$% $%#!& $!'

9 In caso di analisi specialistiche, con modalità di trattamento particolari, o che prevedono gestioni prolungate, il check-in deve essere eseguito di mattina insieme alla gestione delle provette del mattino o comunque con l esecuzione del primo prelievo. Le accettazioni di allergologia eseguite in SSI vanno sottoposte a check-in. Nel caso di porta prelievo esegue il check-in dell etichetta PORTA per evitare doppie refertazioni. 2.5 Prelievo Il Personale Medico o Infermieristico: - controlla verbalmente l identità del Paziente chiedendo nome cognome e data di nascita e la verifica con quella riportata sul foglio accettazione e sulle etichette poste sui campioni. - Qualora il Paziente non sia in grado di confermare i dati anagrafici, non si procede al prelievo, fatto salvo il buon senso. - Nel caso di utenti inviati dalla Commissione Patenti o di esami di valenza medico legale (alcool, CDT, droghe d abuso) il medico prelevatore firmerà l apposito modulo nella parte riservata all UOC di Medicina di Laboratorio, a garanzia dell avvenuta verifica dell identità, secondo modalità legali, e corrispondenza con i dati anagrafici riportati sullo stampato; - controlla la corretta accettazione degli esami, attestando l avvenuto controllo con la propria sigla nel caso di richiesta controllare impegnativa, e la preparazione delle provette - nel caso si debbano eseguire analisi che richiedono particolari condizioni, si accerta che queste siano state seguite; in caso contrario consiglia al Paziente di rimandare l analisi - segnala le eventuali irregolarità - sigla il foglio accettazione, assumendosi la responsabilità del prelievo - nel caso di analisi per le quali è richiesta la raccolta di informazioni cliniche, compila l apposito modulo stampato all atto dell accettazione, avendo cura che sia rispettato il diritto alla privacy durante il colloquio con il Paziente. - su richiesta del paziente rilascia l attestato di presenza per gli usi previsti dalla legge secondo la modulistica aziendale - controlla la data di nascita e firma la provetta in caso di richiesta di gruppo sanguigno Complesso Socio Sanitario ai Colli Per le curve da carico di glucosio, dopo la preparazione delle provette e l identificazione del paziente, il personale invita quest ultimo ad una brevissima attesa e recapita direttamente le provette all infermiere/a dedicato/a in prevalenza alle curve da carico che, in via prioritaria, chiama il paziente per il prelievo venoso e lo stick glicemico, e registra il valore dello stick sull apposito registro di controllo qualità, sistema per il monitoraggio del glucosio nel sangue, e lo registra altresì sul foglio accettazione. Qualora il valore dello stick glicemico sia uguale o superiore al valore di riferimento previsto dalla IO, prima di sospendere la curva glicemica, sarà eseguito un controllo su provetta tappo grigio dal laboratorio Colli. In base al valore ottenuto si procederà alla esecuzione o meno della curva glicemica Gestione delle irregolarità o modifiche Il personale addetto al prelievo che, prima del prelievo, rilevi la necessità di una modifica all imputazione delle analisi richieste, segnala la correzione da apportare all infermiere che provvederà alla modifica. Una volta effettuata la modifica, il sistema SSI stampa in automatico il nuovo foglio ticket da consegnare al Paziente. Per la correzione dei dati anagrafici non certificati, va coinvolto il Personale di Segreteria. Il tempo massimo per la gestione delle modifiche all accettazione è di quattro ore dalla data ed ora!"!!#$% $%#!& -!'

10 di accettazione e/o prenotazione Prove funzionali Le modalità per l esecuzione di test funzionali sono riportate nella relativa istruzione operativa. La somministrazione di farmaci endovena ed il consenso da far firmare al paziente avviene a cura del personale medico Smistamento campioni Dopo il prelievo, il personale addetto al prelievo distribuisce le provette dal vassoio-portaprovette in contenitori, distinti per Servizi, posti su banconi in aree dedicate e contrassegnate. Le provette sono, quindi, raccolte dal Personale addetto al trasporto. 2.6 Campionamento urine Il Personale Ausiliario, dopo aver trasportato le raccolte urinarie nel locale adibito al campionamento, in relazione all afflusso dei campioni: provvede a mescolare accuratamente le urine, a misurare la diuresi e a campionare le raccolte urinarie, riportando il valore sul foglio (preparato in fase di ritiro dei campioni da parte del Personale Infermieristico) e sull etichetta che sarà applicata sulle provette. Successivamente inserisce il valore nel sistema gestionale del laboratorio, secondo le istruzioni previste campiona in idonee provette, opportunamente etichettate, i campioni estemporanei per l esame urine. 2.7 Smistamento e trasporto campioni Ambulatori San Massimo e 1 Bis Il Personale incaricato, ad orari prestabiliti, raccoglie e trasporta i campioni negli appositi raccoglitori sulla base del Servizio cui sono destinati e/o della tipologia delle analisi, come da documento di riferimento. Eventuali urgenze o campioni che necessitano di modalità di trattamento particolari vengono presi in carico dal Personale Ausiliario di turno. In caso di campioni trasportati al di fuori del consueto percorso e modalità, viene accompagnato da apposito modulo. Complesso Socio Sanitario ai Colli Gli infermieri domiciliari del Distretto 1 e 2, afferenti ai Colli, recapiteranno i campioni già accettati, o da accettare, dalle rispettive Segreterie di Distretto, all ambulatorio n.4 dell ambulatorio ai Colli per l invio dei campioni al Sevizio Medicina di Laboratorio. L infermiere addetto al ricevimento dei campioni e della relativa documentazione provenienti dalle varie sedi: controlla la corrispondenza fra documentazione e campioni consegnati controlla l integrità delle provette e dei campioni pervenuti e la pulizia dei contenitori consegna le richieste pervenute al Personale di turno presso l ambulatorio n 4, per la procedura di accettazione amministrativa, per le richieste non accettate, e la stampa dei fogli prelievo. Tutte le accettazioni di Emoglobina Glicata (HbA1c) e di glicemia per i pazienti del Complesso Socio Sanitario ai Colli sono accettate rispettivamente con sigla ColHb e COLGL ed eseguite presso il laboratorio ai Colli. Pertanto, le provette tappo viola per emoglobina glicata e le provette tappo grigio per glicemia non sono inviate al Sevizio Medicina di Laboratorio dell Azienda Ospedaliera.!"!!#$% $%#!&!!'

11 provvede alla identificazione, etichettatura dei campioni pervenuti e al trattamento di eventuali irregolarità (campioni scorretti). Nel caso di mancato invio di una o più provette, trascriverà l irregolarità sul foglio accettazione in corrispondenza dell etichetta e firmerà il foglio malato. il personale infermieristico provvede ad eseguire la centrifugazione dei campioni, secondo le relative istruzioni operative, per garantire l integrità organolettiche il Personale preposto prepara i contenitori per il trasporto campioni in accordo alla specifica istruzioni operativa, differenziandoli per la consegna ai diversi Servizi: Servizio Medicina di Laboratorio Microbiologia e Virologia Immunotrasfusionale (vengono consegnati direttamente al Centro raccolta Sangue Colli e tramite questo al Laboratorio del Centro Trasfusionale dell Azienda Ospedaliera) Il Personale addetto al trasporto provvede alla consegna ai vari Servizi e, contestualmente, recupera i referti già pronti presso i medesimi servizi raccogliendoli in una valigetta per documenti e consegnandoli alla segreteria. Per le richieste di glicemia e/o emoglobina glicata urgenti provenienti dalla UOC di Diabetologia Colli appena eseguito il prelievo il campione sarà recapitato dal Personale Ausiliario al laboratorio ai Colli che elaborerà i campioni ed avviserà tempestivamente la Segreteria del punto prelievi per la stampa dei referti che saranno consegnati al paziente per la visita diabetologia Sedi Distrettuali Tutte le provette vengono raccolte e suddivise per la destinazione da parte del personale infermieristico immediatamente dopo la chiusura dell ambulatorio. Il personale amministrativo stampa le liste dei campioni previsti per i laboratori esterni non collegati direttamente al sistema informatico ed insieme all infermiere verifica la presenza di tutti questi campioni. Questi vengono caricati nei contenitori termici specifici secondo la destinazione seguendo la procedura prevista e un addetto della ditta appaltatrice del servizio di trasporto ritira i bauletti all orario stabilito per ogni sede. Ospedale S. Antonio I campioni raccolti in Ambulatorio vengono trasportate in Laboratorio dal personale infermieristico o tecnico alle ore 9.00 e alle ore (a chiusura dell ambulatorio). pneumatica Nel caso di esami prioritari, segnalati dall utente ed evidenziati dalla segreteria, il personale addetto alla prelievo appone un bollino colorato sulle provette, propone l ora del ritiro del referto ed invia i materiali in laboratorio immediatamente. La misura del volume delle raccolte di urine viene eseguita in Laboratorio dal personale infermieristico o tecnico. Il successivo invio provette dei campioni ai Servizi esterni (Medicina di Laboratorio, Microbiologia, Immunotrasfusionale, Citodiagnostica, Anatomia Patologica,) avviene, dopo esecuzione del check-in su strumentazione preanalitica da parte del tecnico di turno, predisponendo e caricando gli specifici contenitori termici da trasporto Un addetto della ditta appaltatrice dei trasporti passa a ritirare materiali in due orari: ore 9.00 per le provette di ricoverati ed esterni da inviare alla Medicina di Laboratorio e Microbiologia, alle ore per tutte le destinazioni esterne. 2.8 Suddivisione dei fogli accettazione Al termine dei prelievi, il Personale di Segreteria:!"!!#$% $%#!&!!!'

12 ordina e controlla i fogli accettazione raccolti, eseguendo e registrando eventuali modifiche. Le modifiche che necessitano di recupero di campione vanno comunicate al Responsabile o al Caposala. Separa le richieste relative ad esami preoperatori da eseguirsi in Reparti dell Azienda (DRG) ponendoli nell apposita busta che sarà consegnata alla sede centrale per l archiviazione; ordina e separa le richieste provenienti da altri Enti ponendole nell apposito contenitore esegue le modifiche e le correzioni segnalate registra nel sistema gestionale gli appuntamenti di rinvio e di consegna dei campioni in caso di irregolarità di campioni, segnalati dai settori analitici, avverte il paziente e concorda la data per la ripetizione del prelievo come da istruzione breve. Complesso Socio Sanitario ai Colli Al termine dei prelievi il Personale di Segreteria : ordina i fogli accettazione, raccolti dal personale infermieristico, cui sono allegate le relative richieste e buste, secondo le date di prelievo ed in ordine alfabetico e li pone nell apposito contenitore. separa le richieste relative agli esami urgenti ponendole nelle cartelle urgenze. esegue le correzioni segnalate entro due ore dall accettazione e comunque prima della partenza delle provette registra in computer gestionale i rinvii ad altra data e le eventuali correzioni registra su apposito modulo le telefonate che sono fatte agli Pazienti su richiesta dei settori per la ripetizione del Prelievo in caso di irregolarità dei campioni (es: scorretto,coagulato, insufficiente ). 2.9 Stampa controllo e consegna dei referti I referti precedentemente validati dal Medico di turno con firma digitale vengono stampati direttamente da SSI-Lista di Lavoro AI qualora l utente si presenti allo sportello di persona o tramite soggetto da lui indicato. La consegna diretta prevede l obbligo di verifica della completezza, del pagamento ticket, e di connotarla come avvenuta attraverso apposito tasto sempre su Lista di Lavoro AI. L alternativa al ritiro personale è il ritiro via web tramite codicwe fiscale e codice di accesso riportati entrambi nel foglio accettazione. Al pomeriggio vengono eseguiti dei controlli a video e in caso di mancata visualizzazione (refertino) di invio di referto il personale amministrativo si attiva per le necessarie verifiche. In caso di mancati risultati di esami eseguiti presso il servizio di microbiologia invia un fax su apposito modulo. Ospedale S. Antonio I referti vengono stampati, controllati e assemblati in laboratorio, mentre la consegna ai pazienti è a cura di un ufficio apposito dipendente dalla direzione ospedaliera. Quindi ogni giorno alle ore 16 le buste contenenti i referti vengono recapitate a detto personale, a cura dell amministrativo di turno. I referti di richieste prioritarie vengono consegnati in busta chiusa all interessato mano a mano che vengono prodotti, a cura dell amministrativo di turno. Sedi Distrettuali In ogni sede di punto prelievo le modalità e gli orari di consegna referti possono variare in relazione alla disponibilità di personale di sportello e degli orari specifici. Quindi la stampa dei referti, il loro controllo e confezionamento in busta chiusa avvengono presso la stessa sede La verifica del corretto!"!!#$% $%#!&!#!'

13 importo finale e la registrazione a terminale dell avvenuta consegna del referto, è a cura dell amministrativo di turno Consulenza al paziente Qualora il Personale dell Ambulatorio riceva richiesta di consulenza relativa agli esami effettuati o richiesti, chiama il medico disponibile in ambulatorio o eventualmente il medico in turno di validazione e/o reperibilità al numero Archiviazione documentazione Le impegnative dei Pazienti Ambulatoriali sono conservate e inviate periodicamente al Magazzino, tenendo distinte quelle ritirate via internet, da quelle ritirate allo sportello. Le richieste provenienti da altri Enti che necessitano di fatturazione sono inviate mensilmente al Servizio Economico DIEP Sezione Fatturazione Richieste non ritirate I referti non ritirati, trascorso il periodo stabilito a partire dalla data prevista per il ritiro (riportata sulla Lista di Lavoro AI), vengono identificati e trattati secondo quanto previsto dalla procedura aziendale Invio pratiche per la fatturazione Mensilmente le richieste suddivise per singolo Ente che necessitano di fatturazione sono inviate al DIEP sezione Fatturazione (vedi specifica procedura DIEP) Spedizione contenitori per la raccolta dei campioni a pazienti fuori sede (applicabile solo per l Azienda Ospedaliera) Su specifica richiesta dal Paziente, in particolare quelli con residenza fuori provincia, è possibile spedire i contenitori previsti (non reperibili in farmacia o in altri ospedali) per la raccolta dei campioni necessari alla determinazione del sangue occulto, parassiti, test agli zuccheri. Il personale di segreteria dell Ambulatorio di via S. Massimo: riceve il fax di richiesta e controlla che sia specificato: l esame da eseguire, il contenitore richiesto e l accettazione da parte del paziente delle spese postali a carico del destinatario predispone le apposite buste per la spedizione dei materiali, scrivendo i riferimenti del destinatario (nome, cognome, indirizzo). È importante, sotto la dicitura dell Azienda, indicare il centro di costo e mai il nome dell Azienda compila in triplice copia la distinta riepilogativa della tipologia e quantità di corrispondenza (Allegato 1) dell Azienda Ospedaliera di Padova in accordo con la procedura predisposta dal Servizio S.C.I Ufficio protocollo, specificando: Il nome della struttura la data di consegna della corrispondenza e la firma dell incaricato della struttura:!"!!#$% $%#!&!&!'

14 una delle tre copie tornerà alla struttura mittente con la data di accettazione della corrispondenza da parte di TNT Modalità di invio delle comunicazioni a Pazienti ed Enti (applicabile solo per l Azienda Ospedaliera) In caso sia necessario avvertire il Paziente, che ha effettuato il prelievo presso l Ambulatorio di via S. Massimo, di un ritardo nella refertazione di un esame o della necessità di ripetere il prelievo, è possibile la comunicazione del messaggio, mediante SMS, direttamente sul cellulare fornito dal Paziente al momento dell accettazione. Questa modalità garantisce la riservatezza e la rintracciabilità dell avvenuta comunicazione. Le comunicazioni agli Enti vengono effettuate tramite posta elettronica Pazienti Esterni Il Personale di Segreteria, ricevuta comunicazione della necessità di avvisare un utente, provvede al recupero del numero di cellulare attraverso il numero accettazione, e sceglie tra gli esempi riportati di seguito, il testo da inviare. L SMS può essere inviato ad uno o più pazienti. Tipologia di messaggi La frase da inserire non deve superare i 145 caratteri inclusi gli spazi. La tipologia di messaggi da utilizzare è la seguente: I messaggio: (120 campi di cui 20 riservati al nome dell esame) Prelievi S.Massimo: l esame xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx viene refertato in ritardo. Nuovo SMS avviserà di avvenuta refertazione II messaggio: (160 campi di cui 20 riservati al nome dell esame) Prelievi S.Massimo: l esame xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx è stato refertato il 09dic2010. Si può ritirare anche via internet. III messaggio: (138 campi di cui 20 riservati al nome dell esame) Prelievi S.Massimo: l esame xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx su urine è da ripetere, si attende conferma via fax oppure Tel.allo IV messaggio: (143 campi di cui 20 riservati al nome dell esame) Prelievi S.Massimo: da ripetere il prelievo per l esame xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, si attende conferma via fax oppure Tel.allo Per l invio via mail inserire nel campo Per :il numero di cellulare nel campo Oggetto:il messaggio inviare lo spazio per il testo della mail deve essere vuoto. Invio messaggio ad un solo paziente aprire la posta elettronica della Segreteria S. Massimo!"!!#$% $%#!&!*!'

15 nel campo Per inserire il numero di cellulare seguito (nell esempio riportato di seguito, sostituire la parola cellulare con il numero reale) nel campo Oggetto, inserire il messaggio tra quelli definiti e riportati sopra inviare lo spazio per il testo della mail deve essere vuoto. Invio messaggio a più Pazienti (multi invio) aprire la posta elettronica della Segreteria S. Massimo nel campo Per inserire il numero di cellulare seguito (nell esempio riportato di seguito, sostituire la parola cellulare con il numero reale) di tutti gli pazienti separati dalla virgola nel campo Oggetto, inserire il messaggio tra quelli definiti e riportati sopra inviare il testo della mail deve essere vuoto Enti La comunicazione all Ente interessato viene inviata mediante posta elettronica mediante la consueta procedura. Le mail degli Enti afferenti al Servizio Medicina di Laboratorio, sono state memorizzate!"!!#$% $%#!&!+!'

16 nella posta aziendale in un gruppo denominato Enti. A tale gruppo vengono aggiunti gli indirizzi di posta elettronica degli Enti che di volta in volta richiedono il Servizio Archiviazione delle comunicazioni L archiviazione in posta elettronica di SMS o mail inviate vengono mantenute per 15 giorni, periodo nel quale normalmente tali situazioni vengono risolte. 3. Responsabilità Le responsabilità delle diverse attività sono riportate nel Documento di Processo. 4. Archiviazione Le modalità di archiviazione dei documenti sono riportate nell elenco e stato dei documenti. 5" !"!!#$% $%#!&!'!'