Introduzione. EMS è un sistema di raccolta e gestione ordini clienti. Si compone in due parti:

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1 Introduzione EMS è un sistema di raccolta e gestione ordini clienti Si compone in due parti: Il sistema centrale che raccoglie e convalida gli ordini e altri dati inviati dagli agenti. Il sistema client utilizzato dagli agenti per l acquisizione degli ordini. Il sistema client contiene tutti i dati necessari per la raccolta degli ordini senza dover essere collegato al sistema centrale (modalità stand alone ). Ogni sistema client riceve una copia dei dati dal sistema centrale per poter operare in modo autonomo. I dati inviati dal sistema centrale ( sincronizzazione ) sono relativi all utente del sistema client. Ogni client viene intestato ad un utente ( agente o capo area ), ed il sistema centrale utilizza questa intestazione per inviare le informazioni necessarie, ad esempio, i propri clienti, i propri listini ecc. Gli utenti definiti come capo area, oltre ai propri dati, riceveranno anche tutti le informazioni (clienti, ordini, ecc) relative agli agenti associati. Oltre i dati, il sistema centrale definisce le politiche di vendita ed eventuali restrizioni di tipo commerciale. Ogni sistema client riceve le definizioni delle politiche e restrizioni e vengono controllate ogni volta che vengono inseriti o rettificati ordini. I dati del sistema centrale possono subire delle variazioni in ogni momento, per esempio creazione di nuovi clienti o modifiche sui listini, prezzi o articoli. Queste informazioni non vengono inviate automaticamente ai sistemi client. Sarà a cura dell utente aggiornare ( sincronizzare ) i propri dati locali con i quelli del sistema centrale. Periodicamente, l utente dovrà poi inviare le informazioni raccolte (acquisizione di ordini o nuovi clienti) verso il sistema centrale per poter essere processate e confermate. Ogni installazione EMS PC è dedicata ad uno specifico utente ( titolare ), e contiene solo i clienti ed i listini prodotti ad esso relativi.

2 Vengono inoltre mostrate, in basso a destra, le informazioni relative alla data e all ora dell ultimo aggiornamento (DBSync o sincronizzazione ) del Database locale effettuato.

3 2 Schermata principale di EMS Le funzioni attivabili dalla schermata principale di EMS sono presentate dalle icone nella parte alta dello schermo, e sono le seguenti : _ Anagrafica: Permette di interrogare e gestire i clienti ed i relativi indirizzi di spedizione. _ Gestione Ordini: Permette di interrogare, modificare ed inserire ordini clienti. _ Catalogo Prodotti: Permette di interrogare i prodotti. _ Invio Dati: Permette di trasferire gli ordini e clienti inseriti o modificati. _ Statistiche: Permette di visualizzare statistiche relative a clienti, agenti, venduto a cliente. _ DB Sync: Permette di aggiornare il database locale con i dati più recenti dall ERP collegato. L accesso alle procedure si ottiene premendo il tasto sinistro del mouse sull icona della funzione desiderata.

4 Anagrafica La funzione Anagrafica consente la consultazione e l inserimento o aggiornamento/modifica delle informazioni relative ai clienti e ai rispettivi indirizzi di spedizione.

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6 Visita/Consegna: vengono riportate due griglie con indicazione sulle fasce orarie settimanali che il cliente indica per la consegna e per la visita. _ Calendario: Conserva, laddove presenti, informazioni su giorni di apertura e/o chiusura eccezionali per quel cliente (che fanno eccezione rispetto al calendario nazionale).

7 Catalogo Prodotti L apertura della funzione Catalogo Prodotti attiva la consultazione della struttura ad albero del catalogo EMS. La schermata è divisa in tre zone : Nella zona a sinistra Catalogo Prodotti vengono riportate le ramificazioni della struttura ad albero, simile alle directory e subdirectory, nelle quali sono contenuti i prodotti associati. Nella zona superiore destra si potrà accedere alla lista di tutti i prodotti contenuti nel ramo selezionato nella zona a sinistra. Nella zona inferiore destra saranno visualizzati alcuni dati ad esso relativi: Prezzo di Listino, Unità di Misura, Quantità per Confezione, URL (sito Internet di marketing del prodotto). Nel dettaglio: _ il prezzo di listino rappresenta il prezzo definito nell ERP collegato per il prodotto _ l unità di misura rappresentata è quella di prezzo _ la quantità per confezione rappresenta il fattore di conversione tra l unità di misura di prezzo e la quantità vendibile per la confezione stessa, vale a dire il Confezionamento Standard del prodotto. _ Link ipertestuale (URL) per ulteriori dati del prodotto, se disponibile.

8 Ordini Clienti EMS ha una gestione completa degli ordini clienti. Ogni ordine EMS contiene dati comuni (testata) all ordine e dati di riga (dettaglio) relativi ad ogni prodotto ordinato. Inoltre è possibile inserire delle note libere sia per la testata che per ogni riga di dettaglio. Per l inserimento di un nuovo ordine o per interrogare ordini già inseriti, occorre per prima cosa selezionare il cliente interessato. E possibile utilizzare il pulsante Binocolo, per la ricerca facilitata dell anagrafica cliente (vedi paragrafo 3.2). In alternativa si può aprire la tendina relativa al campo premendo il pulsante freccia giù a destra del campo Cliente Selezionato. E anche possibile digitare le iniziali del cliente sulla tendina premendo successivamente il pulsante freccia giù. In questo caso, il programma si posiziona automaticamente sul primo cliente (o su quello più vicino) che inizia con il testo digitato.

9 Il sistema predispone il nome e l indirizzo del cliente selezionato. Il programma visualizza gli ordini già inseriti per il cliente selezionato nella griglia in alto a sinistra (Ordini in corso). Per visualizzare i dati dell ordine, selezionare la riga desiderata dalla griglia. Selezionando una riga, il programma abilita anche il pulsante Modifica, se l ordine non è stato ancora inviato al sistema centrale. Premendo il pulsante Modifica, il programma predispone la maschera per la modifica dell' ordine. La modifica dell ordine segue il procedimento dell inserimento dell ordine. Per inserire un nuovo ordine, premere il pulsante Nuovo. Il programma dispone lo schermo per l inserimento dei dati di testata del nuovo ordine e vengono abilitati i seguenti pulsanti : _ Salva : per salvare l ordine. Non è possibile salvare un ordine se non è stata inserita almeno una riga di dettaglio. _ Annulla : per uscire senza confermare i dati. Finestra di richiesta annullamento. _ Conferma : per confermare i dati di testata ed accedere alle righe di dettaglio dell ordine stesso.

10 Testata

11 Dettagli Testata

12 Note Testata (Note di Ordine)

13 Righe Ordine Per l inserimento delle righe ordine, gli articoli possono essere scelti dal Catalogo Prodotti o tramite Ordine Modello. In questo paragrafo si tratterà l inserimento delle righe tramite Catalogo Prodotti, mentre è consigliato in generale avvalersi della funzione Ordine Modello. Per inserire una singola riga va innanzitutto attivata la pagina Catalogo Prodotti (in alto a destra accanto a Dettagli ).

14 NOTA BENE: Le modalità di ricerca sono quelle specificate nel capitolo 4 dedicato al Catalogo Prodotti. Per aggiungere il prodotto selezionato sulla riga dell ordine, premere due volte (doppio clic ) il tasto sinistro del mouse oppure trascinare il codice nella sezione Righe ordine selezionato dello schermo. Per completare l inserimento delle righe dell ordine, selezionare la cartella Dettagli a sinistra della cartella relativa al Catalogo Prodotti.

15 Ordine Modello Cliccare sulla riga del prodotto che si desidera includere nell ordine e immettere le quantità di vendita e/o omaggio. Alla fine cliccare sul pulsante Compila Ordine per confermare e compilare l ordine. Cliccare sul pulsante Annulla Ordine per chiudere la maschera senza apportare modifiche.

16 Stampa Ordine Il tasto Stampa permette di visualizzare l anteprima di stampa dell ordine per poi essere effettivamente stampato su carta.

17 Statistiche La funzione statistiche permette di ottenere i seguenti report: _ Dettaglio ordini _ Riepilogo ordini effettuati _ Riepilogo prodotti venduti

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