I benefici derivanti dalla Fattura Elettronica e dalla dematerializzazione del ciclo acquisti

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1 I benefici derivanti dalla Fattura Elettronica e dalla dematerializzazione del ciclo acquisti Michele Benedetti Bologna, 22 aprile 2015

2 eprocurement, Fatturazione Elettronica: un unico processo Fornitore Selezione fornitori Ordine Consegna Fatturazione Sistema bancario Pagamento Cliente il Ciclo Ordine-Pagamento il Ciclo Procure-to-Pay

3 Le fasi del processo d acquisto Monitoraggio degli approvvigionamenti Previsione e programmazione dei fabbisogni Ciclo d acquisto Gestione aspetti amministrativi Valutazione dei fornitori Analisi dei fabbisogni Gestione della fornitura

4 eprocurement, Fatturazione Elettronica: un unico processo Benefici non solo sulla carta Fornitore Sistema bancario Selezione fornitori Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente il Ciclo Ordine-Pagamento il Ciclo Procure-to-Pay

5 Per i fornitori della PA Fatturazione Elettronica: i benefici lato PA I principali benefici Per gli Enti della PA ~ 4-5 /fattura I benefici legati alla riduzione dei costi della manodopera per attività di stampa e imbustamento relazione con la PA conservazione ~ 2-3,5 /fattura I benefici legati alla riduzione dei costi riconducibili a materiali consumabili occupazione spazio Risparmio legato alla riduzione dei tempi di gestione della fattura Tempo di protocollazione Tempo di recupero documenti per riconciliazione Tempo di riconciliazione Tempo di approvazione e registrazione fattura Risparmio legato alla eliminazione di costi di gestione e archiviazione Costi di materiali (stampa, carta e altri consumabili) Costi archivio cartaceo ~ 14 /fattura Riduzione impiego di manodopera Protocollazione: tra 1 e 2 /fattura Riconciliazione: tra 4 e 10 /fattura Autorizzazione al pagamento: tra 1 e 3 /fattura Registrazione: tra 1,5 e 3 /fattura Conservazione: tra 0,5 e 1 /fattura ~ 3 /fattura Riduzione consumabili e spazio Protocollazione: tra 0,5 e 1 /fattura Riconciliazione: tra 0,5 e 1,5 /fattura Conservazione: tra 1 e 2 /fattura Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione

6 Selezione fornitori: i vantaggi percepiti dalle PA Possibilità di scegliere tra un numero di fornitori maggiore 83% Semplificazione delle procedure d acquisto 48% Riduzione dei prezzi d acquisto Maggiore trasparenza sulle procedure di gara Risparmio di costi legati alla gestione del processo d acquisto Maggiore possibilità di affidare incarichi diretti con valori al di sopra delle soglie Riduzione dei tempi di gestione delle procedure interne di affidamento Fonte: Osservatorio egovernment Migliore qualità della fornitura 19% 15% 14% 12% 43% 48%

7 Selezione fornitori: una stima quantitativa dei benefici Nella modellizzazione tutte le procedure effettuate sono procedure aperte, il 50% delle quali con valutazione dell Offerta Economicamente più Vantaggiosa Lo scenario ibrido corrisponde alla media delle situazioni analizzate Procedura aperta tradizionale Procedura aperta mediante Gara elettronica Tradizionale Ibrido/reale Elettronico 100 % 35 % 0 % 0 % 65 % 100 % Tempi 1 (giorni) 100% 80% 60% Riduzione tempo effettivo Beneficio: -33 % tempo effettivo Beneficio: -51 % tempo effettivo Risorse 1 (gg.uu) 100% 80% 60% Riduzione risorse impiegate Beneficio: -35 % risorse necessarie Beneficio: -54 % risorse necessarie 40% 40% 0% tradizionale ibrido elettronico 0% tradizionale ibrido elettronico Fonte: Osservatorio eprocurement nella PA

8 Selezione fornitori: una stima quantitativa dei benefici Nella modellizzazione tutte le procedure effettuate sono procedure aperte, il 50% delle quali con valutazione dell Offerta Economicamente più Vantaggiosa Lo scenario ibrido corrisponde alla media delle situazioni analizzate Procedura aperta tradizionale Procedura aperta mediante Gara elettronica Tradizionale Ibrido/reale Elettronico 100 % 35 % 0 % 0 % 65 % 100 % Incremento del tempo dedicato alle procedure raddoppiando il numero di fornitori 100% Tempi (giorni) 50% 63% Il tempo necessario a seguire le procedure negoziali gestendo un numero doppio di fornitori rispetto a quello attuale si incrementa di circa il 50% in meno nello elettronico rispetto allo tradizionale 31% 0% tradizionale elettronico Fonte: Osservatorio eprocurement nella PA

9 Selezione fornitori: una stima quantitativa dei benefici Ente piccolo (ca. 15 procedure negoziali all anno) Riduzione tempo effettivo (giorni) Riduzione risorse impiegate (giorni.uomo) 100% Tempo effettivo (gg) 12% 31% 100% Risorse (gg.uu) 11% 30% 0% tradizionale Solo parte degli acquisti negoziati online Tutti gli acquisti negoziati online 0% tradizionale Solo parte degli acquisti negoziati online Tutti gli acquisti negoziati online Ente grande (ca. 70 procedure negoziali all anno) Riduzione tempo effettivo (giorni) Riduzione risorse impiegate (giorni.uomo) 100% Tempo effettivo (gg) 10% 42% 100% Risorse (gg.uu) 11% 46% 0% tradizionale Solo parte degli acquisti negoziati online Tutti gli acquisti negoziati online 0% tradizionale Solo parte degli acquisti negoziati online Tutti gli acquisti negoziati online

10 Una Una stima vista quantitativa di sintesi dei benefici Risparmi potenziali Estendendo in modo pervasivo le logiche della Digitalizzazione fra la PA e i suoi fornitori Compresi gli opportuni interventi sui processi autorizzativi interni della PA ~1.100 Milioni /anno Risparmi legati all aumento di produttività del personale interno alla PA ~500 Milioni /anno Risparmi legati all aumento di produttività del personale interno ai fornitori della PA La Digitalizzazione delle relazioni verso la PA primo cliente d Italia può generare un per accelerare il già in corso tra le imprese Diffusione delle logiche della Digitalizzazione in tutti gli interscambi di business tra le imprese Fatturazione Elettronica verso la PA Digitalizzazione Procure-to-Pay verso la PA Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Digitalizzazione Ciclo dell Ordine nell intero Paese PAOLO CATTI Workshop eprocurement e Digitalizzazione nella PA 14 giugno 2013

11 Gli obiettivi del programma di razionalizzazione degli acquisti della PA Innovazione Il Programma si basa su modelli innovativi di gestione degli acquisti finalizzati a razionalizzare la spesa ed a semplificare i processi di procurement pubblico Trasparenza Concorrenza

12 Utilizzo di piattaforme di eprocurement! Utilizzo di piattaforme elettroniche:! Motivazioni del non utilizzo: Ci stiamo attivando per utilizzarle in acquisti futuri 33% Sulle piattaforme non abbiamo trovato i prodotti o servizi di cui necessitavamo 31% Sì 82% No 18% Non possediamo le competenze informatiche per utilizzare piattaforme elettroniche Le piattaforme oggi disponibili sono troppo complesse da utilizzare Non è ancora stato integrato nel regolamento comunale l obbligo di utilizzo 14% 25% 25% Non abbiamo trovato sulle piattaforme elettroniche fornitori adeguati alle esigenze 11% La piattaforma presentava problemi tecnici che la rendevano inutilizzabile 3% Fonte: Osservatorio egovernment

13 Frequenza di utilizzo di piattaforme di eprocurement! Frequenza di utilizzo degli strumenti: 13% Prodotti hardware 14% 31% 10% 18% 27% Prodotti software 39% 27% 11% 11% 11% Sistemi di telefonia e comunicazione 31% 11% 11% 28% Servizi 27% 34% 17% 11% 11% Nessun acquisto 1%-25% degli acquisti 26%-50% degli acquisti 51%-75% degli acquisti Oltre il 75% degli acquisti Fonte: Osservatorio egovernment

14 Utilizzo di piattaforme di eprocurement Strumenti utilizzati! Utilizzo degli strumenti Consip Convenzioni Consip 32% 38% 58% Accordi Quadro Consip 4% 2% 5% 5% Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) 34% 77% 68% 66% Sistema dinamico d acquisto della Pubblica Amministrazione (SDAPA) 1% 1% 1% Prodotti hardware Prodotti software Sistemi di telefonia e comunicazione Servizi Fonte: Osservatorio egovernment

15 Utilizzo di piattaforme di eprocurement Strumenti utilizzati! Utilizzo delle piattaforme regionali Emilia-Romagna 30% 50% Friuli-Venezia Giulia 50% Lazio 17% 17% 17% Liguria Lombardia 6% 13% 15% 33% 50% Piemonte 3% 7% 10% Sardegna 13% Sicilia Toscana Trentino-Alto Adige 7% 7% 13% 17% 17% 22% 22% 22% 22% Prodotti hardware Prodotti software Sistemi di telefonia e comunicazione Servizi Fonte: Osservatorio egovernment

16 Criticità percepite nell utilizzo delle piattaforme di eprocurement Ricercare il prodotto/servizio desiderato 67% Identificare a priori la qualità e il livello di servizio del fornitore 61% Difficoltà nel riuscire a confrontare tra di loro le offerte disponibili Aumento dei tempi di gestione delle procedure interne di affidamento Disservizi delle piattaforme utilizzate Inadeguatezza dei metodi di classificazione dei prodotti e servizi Peggiore qualità della fornitura Adeguare i processi organizzativi d acquisto dell Ente alle regole di gestione della piattaforma elettronica Funzionalità della piattaforma inadeguate per l acquisto di prodotti o servizi di cui ho bisogno Comprendere quale specifica piattaforma utilizzare tra le differenti opzioni offerte a livello nazionale, regionale, etc. Aumento dei costi di gestione del processo d acquisto Adeguare i regolamenti dell Ente alle regole della piattaforma elettronica Mancanza di adeguato supporto nell utilizzo (help desk, assistenza) Ridotto numero di fornitori disponibili rispetto alla reale offerta mercato Aumento dei costi d acquisto delle forniture 25% 19% 18% 16% 13% 13% 10% 9% 8% 7% 6% 6% 5% Fonte: Osservatorio egovernment

17 Il grado di strutturazione delle attività del processo di acquisto! Grado di standardizzazione delle attività Molto basso Basso Alto Molto alto Medio! Software a supporto dei flussi documentali e informativi del processo d acquisto 10% 3% 23% Sì 18% 42% 22% No 82% Fonte: Osservatorio egovernment

18 ! Responsabile degli acquisti ICT: I responsabili del processo di acquisto Analisi dei fabbisogni dell Ente! Gestione delle fasi del processo 20,2% 58,1% 0,5% 9,9% 8,4% 3,0% 50% 38% Definizione delle funzionalità della soluzione da acquistare 28,6% 52,2% 0,5% 7,4% 7,4% 3,9% 12% Presidio delle attività legate al processo di acquisto 26,6% 45,3% 4,4% 11,3% 11,3% 1,0% Ufficio ICT Ufficio acquisti Acquisti ICT gestiti dai settori Fonte: Osservatorio egovernment Ufficio ICT Ufficio Acquisti Affari Generali Ciascun settore/ufficio Contabilità/Ragioneria Soggetto terzo

19 Il punto di vista delle imprese! I fattori più rilevanti in una piattaforma: Poca burocrazia nella registrazione della mia impresa al sistema 70,1% 10,3% 19,7% Presenza di applicazioni che permettono la comunicazione diretta con le PA clienti 55,6% 12,0% 32,5% Possibilità di usare la piattaforma come canale di presentazione e promozione dei miei prodotti, oltre che di vendita 41,9% 23,9% 34,2% Velocità e flessibilità nell'eventuale messa a catalogo di nuovi prodotti 35,9% 30,8% 33,3% Possibilità di far parlare il sistema con i software gestionali della mia impresa 29,9% 28,2% 41,9% Più importante Mediamente importante Meno importante Nota: A questa domanda hanno risposto solo coloro che non sono a conoscenza delle piattaforme elettroniche nazionali o regionali a supporto dell acquisto di prodotti e/o servizi per la Pubblica Amministrazione Fonte: Osservatorio egovernment

20 ! Cosa pensano gli utilizzatori: L utilizzo del mercato elettronico contribuisce a una semplificazione delle procedure del ciclo di vendita L utilizzo del mercato elettronico contribuisce a una riduzione dei tempi di vendita L utilizzo del mercato elettronico contribuisce a una diminuzione dei costi di promozione del prodotto Il mercato elettronico è una leva per il rinnovamento dei canali di vendita dell impresa L utilizzo del mercato elettronico favorisce l accesso al mercato della Pubblica Amministrazione L utilizzo del mercato elettronico rappresenta un occasione per valorizzare la propria impresa L utilizzo del mercato elettronico aumenta la concorrenzialità e confronto diretto con il mercato di riferimento Il mercato elettronico è uno strumento complesso e oneroso da utilizzare L autenticazione e la registrazione di prodotti sul mercato elettronico richiede troppo tempo Il mercato elettronico è una opportunità di proporsi su un territorio più esteso rispetto alla realtà locale L utilizzo del mercato elettronico richiede specifici adeguamenti burocratico/normativi La documentazione necessaria per la fornitura di prodotti/servizi alla PA è molto onerosa e articolata Il punto di vista delle imprese Utilizzo di strumenti a supporto degli acquisti 16% 16% 12% 8% 8% 8% 28% 28% 16% 12% 16% 32% 16% 28% 12% 32% 4% 16% 28% 32% 36% 40% 28% 28% 32% 32% 16% 16% 4% 4% 8% 12% 12% 12% 4% Per nulla d'accordo Poco d'accordo Sufficientemente d'accordo Sostanzialmente d'accordo Totalmente d'accordo Nota: A questa domanda hanno risposto solo coloro che sono a conoscenza delle piattaforme elettroniche nazionali o regionali a supporto dell acquisto di prodotti e/o servizi per la Pubblica Amministrazione, e li hanno già utilizzati Fonte: Osservatorio egovernment

21 Digitalizzazione degli acquisti sì, ma! La digitalizzazione del ciclo di acquisto può portare importanti benefici sia in termini di efficienza sia di efficacia! Si tratta però più di un innovazione organizzativa che di un innovazione tecnologica: change management è la parola d ordine! È necessario non dimenticarsi un attore fondamentale: il fornitore

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