Manuale Utente Gestione Servizi (GE4SE)

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1 REGIONE SICILIANA AZIENDA OSPEDALIERO- UNIVERSITARIA POLICLINICO VITTORIO EMANUELE CATANIA Manuale Utente Gestione Servizi (GE4SE) Aree di applicazione e procedura informatizzata Redatto a cura dell Ufficio Contabilità Analitica Dott. Ignazio Del Campo Sig.ra Silvia Giusti

2 INDICE 1. Premessa Tecnica contabile Obblighi in materia di contabilità Controllo interno Accesso al modulo GE4SE Gestione Servizi Creazione di un contratto di fornitura Gestione delle forniture con GE4SE Gestione Servizi Forniture di servizi Elenco forniture Utilities sulle forniture Variazione copertura economica sulle forniture Variazione progetto nelle forniture Consultazioni Fatture Elenco fatture Testi distinte Distinte Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi

3 1. Premessa Il software GE4-SE è un applicativo che nasce per la gestione dei costi relativi ai contratti di fornitura di servizi, manutenzioni, noleggi e di tutte quelle acquisizioni per le quali è possibile prevedere una periodicità fissa di prestazioni di servizio e di pagamento. Tale software si rivolge, pertanto, agli operatori dei settori Provveditorato e Tecnico che si occupano della gestione delle seguenti tipologie di servizi/forniture: Noleggio apparecchiature sanitarie e non sanitarie Leasing di apparecchiature Leasing di mezzi/autovetture o strumenti Servizi di assistenza software a canone fisso mensile o a prestazione fissa Servizi di assistenza e manutenzione hardware Manutenzione ordinaria attrezzature sanitarie, impianti ed immobili Manutenzione straordinaria attrezzature sanitarie, impianti ed immobili Servizio di vigilanza Servizio di pulizia ordinaria e straordinaria Servizio mensa Altri servizi sanitari e non 2. Tecnica contabile La corretta tenuta della contabilità di queste voci di costo permette oltre al monitoraggio costante della spesa anche la creazione della reportistica utile al servizio Bilancio per la redazione dei documenti contabili di riepilogo annuali ed infrannuali. La suddetta corretta gestione contabile si ottiene con l utilizzo di GE4-SE per la registrazione dei costi che afferiscono ai sotto elencati conti economici (vedi regolamento aziendale di contabilità) Acquisto prestazioni trasporto sanitari Servizi sanitari da privati Servizio di lavanderia Servizio di pulizia Servizio di pulizia extra contratto Servizio mensa per degenti Servizio mensa per dipendenti Servizi non sanitari da privati Servizio per assistenza e manutenzione software Servizio di vigilanza Servizio di manutenzione impianti elevatori Servizio di manutenzione impianti termici, idrici e di condizionamento Manutenzione ordinaria immobili e loro pertinenze Manutenzione ordinaria impianti tecnologici Manutenzione ordinaria macchine d ufficio Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 1 di 22

4 Manutenzione ordinaria macchinari Manutenzione ordinaria attrezzature sanitarie Manutenzione ordinaria automezzi Canoni di noleggio attrezzature tecnico-sanitarie Canoni di noleggio attrezzature elettrocontabili e d ufficio Canoni noleggio licenze d uso Noleggio beni vari (automezzi ed altri beni) Canoni di leasing area sanitaria Gli eventuali nuovi conti economici, utili alla gestione di costi assimilabili, dovranno essere gestiti a mezzo del software GE4-SE qualora vengano inseriti nelle classi di costo, individuate nel modello CE, dei conti di cui al precedente elenco. Per ogni fornitura deve essere registrato un contratto nell apposito modulo GE4-Ordini al quale saranno successivamente associate le singole rate programmate dei servizi o i singoli interventi dei fornitori ove non fosse stato previsto a monte un canone fisso mensile. I contratti devono contenere tassativamente le seguenti informazioni: Deliberazione o atto di autorizzazione Tipologia del contratto (P T) Fornitore del servizio Esercizio di competenza Progetto/Budget di riferimento Conto economico di riferimento Importo previsto dal contratto per il conto individuato Le rate sono registrate a mezzo del software GE4-SE con indicazione dei seguenti dati: Magazzino di riferimento (1,2,3 o 99) Esercizio di competenza Numero del contratto Progetto/Budget di riferimento Conto economico di riferimento Fornitore Rata fornitura (numerata progressivamente) Competenza della rata (dal al) Prodotto generico oggetto della fornitura Importo presunto della rata Aliquota Iva Servizio Centri di costo per il ribaltamento della rata Al ricevimento della fattura, la stessa deve essere associata alla rata di riferimento e autorizzata per la liquidazione con la creazione di apposita distinta. La distinta di liquidazione deve, poi, essere trasmessa al settore Affari Economico-Finanziari. Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 2 di 22

5 2.1. Obblighi in materia di contabilità Deve essere tenuto un registro delle forniture, l archivio della distinta delle liquidazioni e deve essere trasmesso mensilmente il riepilogo dei costi al servizio Bilancio. Il report deve essere articolato con il seguente tracciato record: Codice conto economico Descrizione conto economico Importo per il periodo di competenza 2.2. Controllo interno È necessario istituire e mantenere un sistema amministrativo contabile che preveda un insieme di procedura di verifica e di controllo. Di seguito si elencano alcuni strumenti di controllo che possono facilmente essere adottati: Controllo a campione sulla corretta gestione del processo Contratto rata distinta liquidazione Verifica corretta archiviazione dati Verifica di quadratura tra dati registrati in contabilità e dati disponibili presso il settore ordinatore 3. Accesso al modulo GE4SE Gestione Servizi L accesso al programma GE4 Gestione Servizi (identificato da un sacchetto verde con il simbolo $) dipende dalla tipologia di installazione fatta sul PC che si sta utilizzando. Se il software è stato installato in locale sarà sufficiente cliccare due volte sull icona GE4SE Gestione Servizi visibile sul desktop. Se l installazione è in Terminal Server, sarà prima necessario immettere le credenziali di accesso al Server dei programmi gestionali. Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 3 di 22

6 A questo punto la maschera del programma richiederà l immissione della User Id (Nome Utente) e della Password. Ogni utenza per il primo accesso è definita dall Usis-Ced che dietro richiesta del responsabile dell unità operativa concede le autorizzazioni necessarie alle attività che l operatore dovrà svolgere. User id e password rappresentano le chiavi di accesso, sono personali e devono essere conservate con la massima cura. La Password deve essere cambiata dopo il primo accesso e deve essere modificata secondo le procedure di sicurezza sull accesso ai sistemi informativi previste dalla funzione informatica. Per completare l accesso sarà necessario quindi: Digitare il Nome Utente assegnato dall Amministratore del Sistema Digitare la Password Premere invio (figura successiva) Se le credenziali sono state correttamente inserite la schermata che si aprirà permetterà di visualizzare le principali aree di funzioni che GE4 offre e precisamente: Azione che permette di selezionare le opzioni di inserimento righe, la duplicazione del documento e la stampa della finestra che si sta visualizzando ecc..; Modifica che permette l utilizzo dei comandi di gestione ed export dei dati visualizzati con i report e le stampe; Forniture di servizi che contiene tutte le voci necessarie alla gestione delle anagrafiche del sistema di magazzino; Fatture che permette l accesso alle opzioni di creazione dei documenti di magazzino, di consultazione dei movimenti esistenti, al conto deposito e di creazione delle stampe di inventario e registri di magazzino; Finestra da cui si possono selezionare alcune opzioni di visualizzazione;? da cui si accede alle informazioni sulla versione del software, alle funzioni di help e al cambio password. Quelle rilevanti ai fini del seguente manuale sono quelle che possono essere definite aree funzionali e precisamente Forniture di servizi e Fatture Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 4 di 22

7 4. Creazione di un contratto di fornitura La creazione di una nuova fornitura è possibile solo dopo aver registrato il contratto di riferimento. Tale dato si deve creare con l ausilio del software GE4OR- Gestione Ordini, utilizzando l apposita funzione. L accesso al programma GE4 Gestione Ordini (identificato dal block notes bianco e verde) dipende dalla tipologia di installazione fatta sul PC che si sta utilizzando vedi procedura di cui al punto 3. Le credenziali di accesso dovranno essere inserite nella sotto stante maschera Se le credenziali sono state correttamente inserite la schermata che si aprirà permetterà di visualizzare le principali aree di funzioni che GE4OR. Prima di procedere alla registrazione del contratto è necessario creare il record contenente le informazioni del provvedimento di autorizzazione della fornitura attraverso la funzione Definizione delibere (vedi figura successiva). L applicazione aprirà, quindi, una finestra Definizione Delibere Contratti da cui è possibile effettuare sia la ricerca di provvedimenti già registrati, sia l inserimento di nuovi atti di autorizzazione nell archivio. L immissione è possibile cliccando il tasto destro del mouse e selezionando la voce Nuovo (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 5 di 22

8 I dati necessari alla registrazione del provvedimento di autorizzazione sono: Anno Numero delibera Tipo delibera (1 = Deliberazione DG, 2 = Atto DG, 3 = Atto Settore Provv., 4 = Atto Settore Tecnico) Data Nota o annotazioni Le informazioni immesse possono essere registrate attraverso il pulsante o il tasto F12. A seguito della registrazione del provvedimento di autorizzazione è possibile creare il contratto. Tale operazione si realizza attraverso la selezione dal menù Budget e Contratti la voce Contratti (vedi figura successiva). Dopo aver cliccato il tasto destro del mouse, si dovrà selezionare la voce Nuovo per aprire la schermata di registrazione di un nuovo contratto Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 6 di 22

9 Nella prima parte della maschera di Definizione contratti devono essere inseriti i seguenti dati: Delibera (attraverso la immissione del codice ottenuto con la precedente operazione o attraverso l apposita finestra di ricerca) Data di emissione Validità dal al Tipo Contratto Fornitore (obbligatorio solo per i contratti oggetto di questo manuale) N.B. Il numero del contratto se non immesso viene generato automaticamente dalla procedura. Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 7 di 22

10 Una volta salvata la testata del contratto si deve procedere nella compilazione dell area Esercizi nella quale dovranno essere obbligatoriamente inserite le seguenti informazioni: Esercizio Importo del contratto per il conto economico di riferimento Progetto (Budget di riferimento) Conto di acquisto Premendo il tasto F12 o cliccando con il mouse sull icona di salvataggio si completa il processo di immissione di un nuovo contratto. Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 8 di 22

11 5. Gestione delle forniture con GE4SE Gestione Servizi Si rende adesso necessario analizzare con puntualità quali siano i contenuti definiti all interno di ciascuna area al fine di comprendere il contributo che esse possono offrire per un più corretto ed efficiente svolgimento delle operazioni di magazzino 5.1. Forniture di servizi L area forniture di servizi consente sia la consultazione delle informazioni già presenti nel software sia la gestione dell immissione di nuovi record: Elenco forniture Utilities sulle forniture Consultazioni Elenco forniture Questo sotto menù si apre con l utilità di ricerca Elenco forniture che permette la verifica dei dati delle forniture già registrate. L elenco può essere consultato indicando: Competenza delle forniture dal al Magazzino di riferimento del servizio Esercizio di competenza Contratto della fornitura Progetto della fornitura Conto economico della fornitura Fornitore della fornitura La selezione di una o più variabili del precedente elenco permette l individuazione di tutte le forniture che rispondono ai criteri di ricerca desiderati. Tale ricerca si completa cliccando il tasto Trova o premendo il pulsante invio della tastiera. Se è, invece, necessario registrare una nuova fornitura è necessario chiudere la schermata di ricerca (premendo la X in alto a destra della stessa schermata di ricerca) e, dopo aver premuto il tasto destro del mouse, selezionando l opzione Nuovo (vedi figura successiva). Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 9 di 22

12 Sarà adesso disponibile la schermata di inserimento dati della fornitura in cui dovranno essere inseriti obbligatoriamente le seguenti informazioni: Magazzino (1 per settore provveditorato, 99 per settore tecnico) Esercizio Contratto (attraverso la selezione da apposito menù) Progetto (area Budget) Progetto Descrizione (indicazione sommaria dell oggetto del contratto) Fornitore Conto Economico N.B. La corretta registrazione del contratto riduce le operazioni di immissione dati in questa schermata in quanto le stesse vengono trasferite direttamente dall anagrafica dei contratti di GE4OR Gestione Ordini. Dopo aver compilato la prima maschera si deve procedere all immissione dei dati delle rate creando tante rate di fornitura quanti sono i canoni, gli interventi o le bolle di accompagnamento/intervento disponibili presso il Settore. La creazione delle rata di fornitura si ottiene selezionando la maschera Rate Fornitura e, dopo aver cliccato il tasto destro del mouse, scegliendo la voce Nuovo (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 10 di 22

13 Ogni rata di fornitura deve contenere: Numero progressivo rata Competenza dal Competenza al Prodotto oggetto della fornitura Importo presunto (al netto di IVA) Aliquota IVA sull importo A questo punto sarà necessario individuare l unità operativa o le unità operative sulle quali in percentuale deve essere ripartito il costo del servizio. Tale operazione è possibile, dopo aver selezionato la maschera Ribaltamento costi, cliccando il tasto desto del mouse e selezionando la voce Nuovo (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 11 di 22

14 La schermata si aggiornerà richiedendo il codice del Servizio (centro di costo cui è destinato il servizio acquistato) e la percentuale di ribaltamento. Al completamento di ogni riga immessa è necessario salvare o cliccando l apposito pulsante o il tasto F12 N.B. Nel caso di servizio da ripartire su più centri di costo è necessario inserire tante righe quante quelle necessarie all assorbimento del 100% della fornitura. Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 12 di 22

15 Utilities sulle forniture Variazione copertura economica sulle forniture Tale funzione permette di cambiare il contratto di riferimento per le forniture già registrate. Si accede a tale opzione selezionando la voce dal menù come mostrato dalla figura successiva. La schermata si aggiornerà richiedendo l immissione dei dati della fornitura da variare indicando una o più delle seguenti informazioni: Competenza delle forniture dal al Magazzino di riferimento del servizio Esercizio di competenza Contratto della fornitura Progetto della fornitura Conto economico della fornitura Fornitore della fornitura Una volta selezionato il criterio o i criteri di ricerca sarà sufficiente cliccare il pulsante Trova (vedi figura successiva) La schermata si aggiornerà mostrando i risultati della ricerca e permetterà, quindi, il cambiamento di copertura economica attraverso la selezione del nuovo contratto da attribuire alla fornitura attraverso la apposita maschera (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 13 di 22

16 Per variare la copertura, una volta individuato il nuovo contratto, si deve selezionare la fornitura nella parte superiore della maschera e trascinarla nella parte inferiore della stessa e cliccare il tasto OK (Vedi figura successiva) Il salvataggio dei dati si perfeziona cliccando, infine, il tasto OK in basso a destra (freccia in basso su figura precedente) N.B. E possibile operare anche variazioni multiple selezionando più righe tenendo premuto il tasto Shift (freccia verso l alto sulla tastiera) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 14 di 22

17 Variazione progetto nelle forniture Tale funzione permette di cambiare il progetto di riferimento per le forniture già registrate. Si accede a tale opzione selezionando la voce dal menù come mostrato dalla figura successiva. La schermata si aggiornerà richiedendo l immissione dei dati della fornitura da variare indicando una o più delle seguenti informazioni: Competenza delle forniture dal al Magazzino di riferimento del servizio Esercizio di competenza Contratto della fornitura Progetto della fornitura Conto economico della fornitura Fornitore della fornitura Una volta selezionato il criterio o i criteri di ricerca sarà sufficiente premere il pulsante Trova (vedi figura successiva) La schermata si aggiornerà mostrando i risultati della ricerca e permetterà, quindi, il cambiamento del progetto attraverso la selezione del nuovo budget da attribuire alla fornitura attraverso la apposita maschera (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 15 di 22

18 Per variare il progetto, una volta individuato il nuovo budget, sarà sufficiente selezionare la fornitura nella parte superiore della maschera e trascinarla nella parte inferiore della stessa e premere il tasto OK (Vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 16 di 22

19 Il salvataggio dei dati si perfeziona cliccando, infine, il tasto OK in basso a destra (freccia in basso su figura precedente) N.B. E possibile operare anche variazioni multiple selezionando più righe tenendo premuto il tasto Shift Consultazioni L area consultazione permette di individuare tutte le rate relative ad un singolo prodotto (vedi figura successiva). Da qui, inserendo il codice del prodotto generico è possibile verificare sia le rate ancora aperte sia tutte le rate per tipo di prodotto (vedi figura successiva). Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 17 di 22

20 5.2. Fatture Il menù fatture permette l acceso all area in cui è possibile completare il legame fornitura fattura per poi potere inserire il documento contabile registrato nelle apposite distinte di liquidazione Elenco fatture Tale funzione permette di accedere alle fatture da controllare o non ancora prese in carico riferite alle forniture esistenti. Si accede a tale area selezionando la voce dal menù come mostrato dalla figura successiva. La schermata si aggiorna abilitando la ricerca dei documenti contabili per i seguenti criteri: Data Protocollo dal: Data Protocollo al: Numero (codice progressivo assegnato dal settore Affari Economico Finanziari) Fornitore Numero fattura (dato dal fornitore) Data fattura Una volta individuato il documento contabile da lavorare è sufficiente selezionarlo e aprirlo (doppio click con il mouse tasto sx). Dopo l aggiornamento della schermata si deve scegliere la maschera Rate e trasportare la fornitura già registrata dall area Rate da controllare a Rate associate (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 18 di 22

21 Una volta associata la rata si selezionare la maschera Autorizzazioni, verificare l importo che risulta dal precedente legame e selezionare il tasto OK (vedi figura successiva). N.B. Il valore della fornitura associata deve essere minore o uguale al valore della fatture Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 19 di 22

22 Testi distinte In questa area è possibile creare i testi che saranno stampati sulle distinte di trasmissione delle fatture. E possibile, infatti, personalizzare le distinte per magazzino di riferimento delle forniture aggiungendo quanto necessario o utile per la liquidazione delle fatture (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 20 di 22

23 Distinte L accesso a questa area permette l aggiornamento dei dati relativi alle distinte di liquidazione delle fatture controllate (cioè quelle cui è già stata associata una fornitura). Si selezione la voce Distinte dal menù Fatture (vedi figura successiva). La schermata si aggiornerà con l elenco delle distinte creata per giornata con l indicazione anche del periodo di riferimento delle fatture già associate (ove disponibili) vedi figura successiva) Per verificare quali fatture sono state inserite in una distinta è sufficiente cliccare due volte la riga selezionata permettendo l aggiornamento della schermata e la visualizzazione di tutte le fatture già presenti. (vedi figura successiva). Adesso sarà possibile sia inserire ulteriori fatture già controllate cliccando e trascinando nella parte superiore della maschera Fatture Assoc. uno o più elementi presenti nell area Altre Fatture (vedi figura successiva) Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 21 di 22

24 Completata la eventuale associazione di altre fatture sarà, infine, possibile provvedere alla stampa della distinta selezionando l apposita voce dal menù Stampa che si ottiene cliccando il tasto destro del mouse nella parte alta della schermata distinta (vedi figura successiva). N.B. E preferibile verificare la distinta prima della stampa selezionando l opzione Anteprima di stampa (vedi figura precedente) Le distinte debitamente firmate devono essere trasmesse al settore Affari Economico Finanaziari Manuale Utente software GE4-SE Gestione Servizi 22 di 22