MANUALE AZIENDA. Ottobre 03

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1 MANUALE AZIENDA Ottobre 03 1

2 1 Ottobre 2003 Inoltro telematico delle Comunicazioni Obbligatorie La Provincia di Milano all interno del proprio portale web dedicato alle aziende ha realizzato un servizio per la compilazione e l inoltro telematico delle comunicazione di assunzione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro. Il servizio disponibile sul sito della Provincia di Milano all indirizzo è di tipo online, ovvero per la compilazione dei modelli è necessario disporre di una connessione ad internet; non è richiesta una particolare banda per l uso del servizio. Per potere accedere al servizio è necessaria una registrazione preliminare che potrà essere effettuata utilizzando un banner giallo e blu che lampeggia con scritto Registrati, Richiedi il servizio, Velocizza i Tempi presente nella parte bassa a sinistra della home page. 2

3 Il servizio prevede tre diverse modalità di invio delle comunicazioni : CONVENZIONI : Servizio previsto per le Società di lavoro Interinale, per i Consulenti del lavoro, per le Associazioni Sindacali dei Datori di lavoro e per le aziende di grandi dimensioni. A seguito di stipula di convenzione da parte dei soggetti autorizzati si prevede la possibilità di invio delle comunicazioni in via telematica come misura alternativa all utilizzo della firma digitale per la convalida della comunicazione. FIRMA DIGITALE : Si prevede il suo utilizzo attraverso gli strumenti di firma messi a disposizione da Infocamere e da Postecom. Infocamere distribuisce la smart-card ed il software per la firma digitale attraverso le Camere di Commercio da oltre un anno, mentre Postecom ha da poco iniziato la distribuzione utilizzando la propria rete di sportelli postali. SEMPLICE INVIO : Per coloro non in possesso di Firma Digitale e che non hanno sottoscritto apposita convenzione si prevede il semplice invio telematico del modulo presente nell applicativo. Questa opzione, viene validata dall invio tramite posta ordinaria dello stesso modulo debitamente firmato, al seguente indirizzo : Provincia di Milano Centro Trattamento Dati V.le Jenner 24/A Milano con apposto sulla busta la dicitura : Comunicazioni Obbligatorie. 3

4 Richiesta di registrazione Per prima cosa si deve selezionare il tipo di registrazione corretta a seconda dell attività svolta dalla società. In questo caso selezioneremo Azienda. 4

5 Registrazione utente Il servizio prevede un primo step dove viene richiesto se i dati della sede legale e della sede operativa coincidono. Nel caso i dati siano gli stessi, il portale in automatico inserisce il segno v nella casella apposita mentre in caso contrario bisogna togliere il baffo e compilare anche i dati della sede legale. E importante ricordare che la sede operativa deve essere in Milano o provincia di Milano per poter utilizzare i nostri servizi mentre la sede legale può essere ubicata anche fuori dalla Provincia di Milano. 5

6 Compilazione comunicazione di registrazione La procedura di registrazione prevede la compilazione dei dati della società che verranno utilizzati successivamente per la compilazione dei modelli di comunicazione. I campi contrassegnati con l asterisco sono campi obbligatori mentre le parole contenute tra parentesi azzurre sono dei link cliccabili quali [cerca comune], [cerca attività] o [cerca contratto] e devono essere utilizzati per poter inserire correttamente i dati negli appositi campi altrimenti verrà visualizzato un messaggio di errore. Si consiglia di inserire in questi spazi meno lettere possibili ( almeno 3 caratteri ) per ottenere una ricerca più completa e più ampia. Una volta inserite tutte le informazioni necessarie selezionare [ avanti ], controllare che i dati inseriti siano corretti e selezionare [fine]. Un messaggio Vi avviserà che i dati sono stati inseriti correttamente e riceverete conferma dell avvenuta registrazione all indirizzo di posta elettronica sopra specificato con due separate contenenti una Username ed una Password di accesso.. La password potrà essere modificata successivamente dall utente tutte le volte che lo riterrà necessario utilizzando il tasto [modifica password]. 6

7 IMPORTANTE! PROCEDURA DI DELEGA Nel caso in cui l azienda intenda delegare un soggetto terzo per la procedura di invio delle comunicazioni obbligatorie, è necessario che sia l azienda, sia lo studio di consulenza delegato siano correttamente registrati nel portale. La procedura di delega andrà ad essere formalizzata dall azienda una volta entrata come utente (previo inserimento di USER ID e PASSWORD in home page) nel portale. Nella sezione COMUNICAZIONI, cliccando su Delega/Revoca si potrà inoltrare la richiesta di nuova delega o revoca utilizzando l apposito tasto. 7

8 Dopo aver inserito e cercato la P.iva dell azienda intermediaria, tramite il tasto [delega] si aprirà un modello di comunicazione di delega che l azienda dovrà inviare telematicamente usando il tasto [invio] oppure se in possesso della firma digitale del tasto [firma]. Se non si è in possesso di firma digitale, la convalida della delega avverrà previa stampa, firma ed invio a mezzo telefax (n. 02/ ) del documento di delega. 8

9 Alla ricezione della delega, un operatore provvederà ad attivarla e ad inviare una mail di conferma dell avvenuta operazione. Nel caso in cui il Consulente del lavoro sia delegato dall azienda cliente anche alla compilazione della sua anagrafica, sarà opportuno indicare l indirizzo dello studio di consulenza, per poter attivare la procedura di delega. (Resta inteso che la delega DEVE essere timbrata e firmata da un responsabile della Società cliente). 9

10 Comunicazioni di Assunzione La compilazione delle comunicazioni di assunzione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro è guidata da un wizard che propone in sequenza gli step da completare ed è uguale per tutti questi tipi di comunicazioni. Cliccate sotto la colonna Comunicazioni la tipologia di comunicazione che si intende effettuare (nell esempio proposto si tratta di una comunicazione di assunzione). Selezionate [nuova assunzione] e inserite il codice fiscale del lavoratore. La ricerca avviene, per motivi di riservatezza, solo attraverso l indicazione del codice fiscale: se il lavoratore è già presente nell archivio vengono recuperate in automatico tutte le informazioni ed inserite nel relativo quadro del modello. Nel caso in cui il lavoratore non sia presente nell archivio si dovrà compilare per intero il quadro relativo che si trova sotto la colonna ANAGRAFICA, facendo attenzione a inserire i dati corretti nei campi obbligatori contrassegnati dall asterisco e utilizzando correttamente i tasti [cerca]. I dati del lavoratore, anche nel caso in cui siano stati recuperati in automatico, possono all occorrenza essere integrati e/o rettificati. Gli unici dati che non è possibile rettificare sono i dati di identificazione del lavoratore: cognome, nome, codice fiscale, data e luogo di nascita. 10

11 Tipo di contratto di Assunzione Selezionate il tipo di contratto, inserite i dati corretti nei campi contrassegnati dai campi con l asterisco e cliccate avanti fino all ultimo step dove un messaggio vi confermerà il corretto inserimento dei dati per tutti i passaggi eseguiti. A questo punto la maschera si chiude automaticamente e ritorna sulla pagina delle assunzioni. 11

12 Lista delle comunicazioni registrate Il programma presenta l elenco di tutte le comunicazioni registrate in ordine di data proponendo in cima all elenco le comunicazioni più recenti. E possibile ricercare le comunicazioni utilizzando le diverse chiavi di ricerca presenti nella maschera sopra riportata. Dalla lista è possibile richiamare le funzioni di visualizzazione e stampa della comunicazione utilizzando il bottone [preview], la funzione di modifica per le sole comunicazioni non ancora inviate [modifica], e la funzione di invio al Centro per l impiego [invio]. ATTENZIONE! La sola registrazione, senza l avvenuto invio tramite l apposito tasto [invio] non è considerata valida ai fini dell inoltro della comunicazione. 12

13 Invio delle comunicazioni Se si possiede il kit della Firma digitale selezionare il tasto [firma], altrimenti utilizzare il tasto [invio]. In entrambi i casi verrà visualizzato un messaggio di conferma. Prima di utilizzare la procedura di firma digitale è necessario eseguire la [corretta configurazione del client] come evidenziato. Si darà quindi avvio alle procedure descritte nelle pagine successive. 13

14 Opzione (1) - Firma Digitale -Inoltro della comunicazione Il processo di firma richiede la digitazione del PIN (Personal Identification Number) di protezione della smart-card. Tutte le operazioni effettuate con questa procedura verranno visualizzate nel programma DIKE sotto la directory C:\DocFirma dove in automatico si depositeranno sotto forma di file.p7n e potranno essere aperte ed eventualmente inviate al Cliente come prova valida a tutti gli effetti di legge dell avvenuta comunicazione. Terminato il processo di firma la comunicazione viene protocollata ed acquisita dal Centro per l impiego. 14

15 Opzione (2) - Invio semplice Per le società che non sono in possesso di Firma Digitale si richiede di inviare il modello di comunicazione in forma telematica cliccando il tasto [invio], nonché di stampare il modello creato tramite il tasto [preview] e successivamente il tasto [stampa], quindi di firmarlo e inviarlo tramite posta ordinaria al seguente indirizzo: Provincia di Milano Centro Trattamento Dati V.le Jenner 24/A Milano con apposto sulla busta la dicitura : Comunicazioni Obbligatorie. Si ricorda che per questo genere di comunicazioni è ammessa la trasmissione con un unica lettera anche di più comunicazioni relative ad assunzioni, cessazioni, trasformazioni e proroghe purchè effettuate nei termini consentiti dalla legge. Al documento ricevuto verrà apposto un numero di protocollo che risulterà visibile nell elenco delle comunicazioni registrate (v.pag.12). 15

16 Cessazioni, Trasformazioni, Proroghe Per queste comunicazioni vale la stessa procedura che avete utilizzato per la comunicazione di assunzione. Selezionate [nuova cessazione], [nuova trasformazione] o [nuova proroga] e procedete come avete fatto in precedenza per la comunicazione di assunzione con l inserimento del codice fiscale del lavoratore e si apriranno le stesse maschere con ovviamente i campi da completare diversi nella dicitura. 16

17 RIEPILOGO GENERALE DI QUANTO DESCRITTO IN PRECEDENZA Riportiamo un breve riepilogo di quanto descritto nelle pagine precedenti. Una volta inseriti correttamente tutti i dati richiesti dal wizard, troverete il tipo e la data della comunicazione, nome, cognome e codice fiscale del lavoratore ed infine, lo stato della comunicazione. - Quando avete inserito la comunicazione e trovate ancora i tasti [preview], [modifica] e [invio] sta a significare che la comunicazione non è ancora stata inviata alla Provincia di Milano. - Quando avete inserito la comunicazione e trovate solo il tasto [preview] vuol dire che la comunicazione è stata inviata alla Provincia di Milano e, nel campo stato della comunicazione potrete verificare se è stata firmata o inviata. 17

18 Portale di Test Centro per l Impiego Sulla Home Page del portale del Centro per l Impiego, entrando in Sito Dimostrativo, la Provincia di Milano mette a disposizione un portale uguale a quello di produzione ma di Test, dove non esistono controlli e si può fare pratica inserendo delle comunicazioni inventate. Questo per poter prendere confidenza con il servizio e agire con più efficacia una volta che si andrà realmente ad operare sul sito ufficiale. La Username e la Password da utilizzare sono visibili appena entrati sul sito di prova. 18

19 OPERAZIONI DI RETTIFICA DELLE COMUNICAZIONI Sempre dalla Home Page del portale in CONTATTACI - Scarica il MODULO DI RETTIFICA è prevista la compilazione di un modulo di rettifica contenente tutti i dati relativi al documento al quale dovranno essere apportate delle variazioni. Come sotto riportato lo stesso dovrà essere inviato via fax al n Tutte le richieste di rettifica potranno essere evase esclusivamente tramite l invio dell apposito modulo. 19

20 Alla cortese attenzione della Provincia di Milano Settore risorse informative per il lavoro Fax 02/ lì.. Oggetto: Rettifica comunicazione telematica al Centro per l impiego Dati studio professionale (quando presente): Ragione sociale:. User Id:. PIVA:. Dati Società: Ragione sociale:. User Id:. PIVA:. Dati azienda utilizzatrice (quando presente): Ragione sociale P.IVA. Indirizzo sede operativa.. Dati lavoratore: Cognome / nome:.. Cod.Fiscale:.. Dati comunicazione: Tipo comunicazione (ass/cess/trasf/pror):. Data invio comunicazione: gg/mm/aaaa. Numero protocollo comunicazione (quando presente).... Con la presente si chiede di rettificare i seguenti dati: Timbro e firma 20

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