Guida Rapida all utilizzo di Microsoft Word

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1 Guida Rapida all utilizzo di Microsoft Word Giorgio Delzanno Contenuti L ambiente Word... 1 Guida in linea (Help) Gestione dei File... 1 Visualizzazione (View) Impostazione pagine (Page setup) Intestazione e Piè di Pagina (Header and Footer)... 2 Inserimento di testo... 2 Selezione... 3 Caratteri speciali (Symbols)... 3 Sillabazione (Hyphenation)... 3 Cancellazione effetto delle operazioni (Undo)... 3 Ricerca e sostituzione per chiavi (Find and Replace)... 3 Formattazione caratteri e paragrafi (Format)... 3 Tabulazione (Tabs)... 3 Formattazione Sezioni (Sections)... 4 Colonne (Columns)... 4 Uso degli stili per titoli ecc... 4 Note (Footnotes)... 4 Riferimenti incrociati (Cross-references)... 5 Sommari e indici (Index and tables)... 5 Opzioni di stampa (Print options)... 5 Cosa sono i Modelli (Models)... 5 Creazione di Nuovi Stili... 5 Tabelle... 5 Elementi di Grafica... 6 L ambiente Word. Consiste di una finestra di editing per inserire il testo con un cursore che indica la posizione corrente nel testo, barre di spostamento, e barre di comandi. La barra principale contiene una serie di menu denominati File, Modifica (Edit), Visualizza (View),...,Help che a loro volta contengono sotto-menu o comandi. Nel seguito utilizzeremo la notazione File Apri ecc per identificare la voce Apri del menu File e così via. Il layout della finestra di lavoro (barre di comandi ecc) può essere personalizzato utilizzando la voce Visualizza(View) (vedi es Barre degli strumenti) e la voce Strumenti Opzioni (Tools Options). Una configurazione iniziale ragionevole: barra degli strumenti Standard e barra di Formattazione (Formatting). Guida in linea (Help). Si seleziona tramite la voce? di ogni finestra. Può essere utile per consultazione rapida del manuale. Il manuale si può consultare attraverso la voce? della finestra principale di Word.. Gestione dei File La voce File presenta le operazioni per gestire File. 1. Nuovo(New): apre un nuovo documento; si possono utilizzare modelli di formattazione. Nel dubbio utilizzate il modello Documento vuoto (Blank Document). 2. Apri (Open): apre un file preesistente. Permette di selezionare il tipo del file, la directory, ecc. 3. Salva (Save) e Salva come (Saveas): permettono di salvare file preesistenti e con nuovo nome file appena creati. 4. Chiudi (Close): chiude il documento in evidenza nella finestra. Suggerimento: dopo aver creato un nuovo documento salvatelo subito con un nuovo nome. 09/10/ di 245

2 Opzioni per gestione file Alla voce Strumenti Opzioni (Tools Options Save), trovare due opzioni molto utili: 1. salvare automaticamente (ogni K minuti) il file su cui si sta lavorando (Save Autorecover) 2. ad ogni salvataggio del file nome.dot salvare automaticamente una copia di sicurezza denominata ~nome.dot (Always create backup copy). Visualizzazione (View) La finestra di editing lavora con vari formati. 1. Visualizzazione Normale (View Normal Layout): per le normali operazioni di elaborazione In questo modus operandi non viene visualizzata la suddivisione tra le pagine, l intestazione e le note a piè pagina. 2. Visualizzazione Layout pagina (View Print Layout): per lavorare su un formato simile al formato finale di stampa: vengono visualizzate sia la suddivisione in pagine del documento, sia l intestazione e le note a piè pagina (in caratteri diversi dai caratteri del testo). Inoltre è possibile vedere il risultato finale (cioè il documento nel formato in cui verrà stampato) utilizzano la voce File Anteprima Stampa (File Print Preview). l Impostazione pagine (Page setup) Per impostare il layout delle pagine si utilizza la voce File, Imposta pagina (File Page Setup) che permette di definire 1. margini dx (right),sx (left), sup (top), inf (bottom); 2. spazio rilegatura (gutter), 3. posizione dell intestazione rispetto al bordo della pagina (header-edge), ecc. Tali parametri si possono fissare per tutto o parte (a partire dalla pagina sulla quale ci si trova) del documento. Intestazione e Piè di Pagina (Header and Footer) Innanzitutto è importante ricordarsi che l intestazione (header) e le note a piè pagina sono parti separate dal corpo del documento e solitamente posizionate all interno dei margini superiore ed inferiore rispettivamente. Sulla base di tale premessa è chiaro che possiamo impostare tali componenti solo tramite operazioni speciali (ad es. non sono visibili tramite il modo di lavoro Normal Layout!): L intestazione e il piè di pagina di un documento si possono impostare tramite la voce Visualizza, Intestazione (View Header and Footer). Tramite la finestra di dialogo risultante possiamo (tra le altre cose): inserire testo (formattato come vedremo in seguito), il numero della pagina, la data, l ora, ecc. impostare header and footer diversi per pagine pari e dispari: Per passare dall impostazione delll intestazione a quella del piè di pagina occorre selezionare il tasto Alterna (Switch) (quart ultimo da destra): L impostazione viene applicata a tutto il documento al momento della chiusura della finestra tramite Chiudi (Close) Inserimento di testo Il testo viene inserito a partire dalla posizione corrente del cursore (la barra verticale nella finestra di editing). Notare che la posizione del mouse e del cursore coincidono solo quando si preme una volta sul pulsante a sx del mouse. Si può navigare nel testo utilizzando quindi il mouse, oppure le sbarre di spostamento (riposizionando poi il cursore con il mouse), i tasti freccia (,, ecc.), ed infine i tasti Pagup, PageDown, Ctrl-Fine (Ctrl-End),Ctrl-Inizio (Ctrl- Home),Fine (End), Inizio(Home). Per default il testo viene inserito e non sovrascritto (per personalizzare vedi Strumenti Opzioni Modifica (Tools Options Edit)). Come detto sopra il testo viene inserito all interno di un paragrafo che possiede un proprio stile di formattazione. Se durante l inserimento non si utilizza mai il tasto Enter, il testo viene formattato automaticamente a seconda dello stile corrente (visibile nella barra di formattazione). 1. Per andare a capo all interno dello stesso paragrafo premete Shift-Enter dove Shift è il tasto per selzionare le lettere maiuscole; 2. Per iniziare un nuovo paragrafo (eventualmente con un altro stile) premete Enter direttamente. 09/10/ di 245

3 Nota: Per rendere visibile la struttura del documento (suddivisione in paragrafi ecc) si puo utilizzare il tasto nella barra Standard degli strumenti. Così facendo i fine linea verranno indicati da, i fine paragrafo dal simbolo, gli spazi da un punto, e le tabulazioni da (vedremo più avanti cosa sono): Selezione Per poter modificare e spostare testo si utilizza la selezione di testo attraverso il mouse. Premendo due volte si seleziona la parola sulla quale è posizionato il mouse, tre volte, l intero paragrafo corrispondente (provare dopo aver selezionato ). Si può spostare il testo selezionato premendo due volte sul testo e trascinandolo nella nuova posizione con il mouse. Alternativamente si possono usare le voci Taglia (Cut), Copia (Copy) ed Incolla (Paste) sotto Modifica (Edit) per tagliare e spostare o semplicemente copiare il testo selezionato. Il tasto Delete o Backspace (della tastiera) cancella il testo a partire dalla posizione del cursore, oppure cancella il testo selezionato con il mouse. Caratteri speciali (Symbols) Per inserire caratteri speciali (ad es. le maiuscole accentate come È, ü, ă, ecc.) che non sono direttamente accessibili tramite tastiera si utilizza la voce Inserisci Simbolo (Insert Symbol). Così facendo il sistema mostra una nuova finestra con il set dei caratteri a disposizione. Sillabazione (Hyphenation) Per suddividere le parole in sillabe quando si raggiunge il carattere di fine riga si utilizza la voce Strumenti, Lingua, Sillabazione (Tools Language Hyphenation). Cancellazione effetto delle operazioni (Undo) Per cancellare o ripristinare l effetto delle ultime operazioni si utilizza la voce Edit Undo Typing (o le frecce in vanati o indietro nella barra standard degli strumenti). Ricerca e sostituzione per chiavi (Find and Replace) Per cercare parole chiave nel testo ed eventualmente sostituirle con nuove, si utilizzano i comandi Modifica Trova (Edit Find) e Modifica Sostituisci (Edit Replace). Il comando Modifica Vai (Edit Go to) permette di spostarsi rapidamente su elementi del testo quali sezioni, pagine ecc. Formattazione caratteri e paragrafi (Format) Come anticipato nella sezione precedente, è possibile personalizzare lo stile di un paragrafo attraverso la barra di formattazione, il righello e la voce Formato (Format). 1. Formattazione caratteri: si possono modificare lo stile, dimensione, occupazione, ecc (vedi finestra a sx barra formattazione e Formato Carattere (Format Font). 2. Allineamento (alignment): sx, dx, centrato. (vedi Formato Paragrafo (Format Paragraph)) 3. Stile liste (numeri, punti, ecc) (vedi Formato, Elenchi (Format Bullets and Numbering)) 4. Rientri e indentazione (indentation, special=rientro prima riga ecc) (vedi Formato Paragrafo (Format Paragraph)) 5. Distribuzione del testo ( ) 6. Bordi e cornici paragrafi (vedi Formato Bordi (Format Borders and Shading)) 7. Colore del testo e dello sfondo del paragrafo. In realtà si può modificare lo stile anche di singoli caratteri, parole o frasi all interno di un paragrafo selezionando l elemento e poi cambiando il suo layout utilizzando ad esempio la casella di stile nella barra di formattazione. NotaTe che la modifica rimane locale alla parte selezionata, mentre lo stile del paragrafo è locale a tutta la parte di testo compresa tra due fine paragrafo (cioè ). I fine paragrafo si possono cancellare (lavorando sulla struttura del documento) selezionandoli e premendo Delete. Tabulazione (Tabs) Una tabulazione non e altro che una posizione (o un margine virtuale) all interno del testo. Per posizionarsi su una determinata tab. Occorre utilizzare il tasto Tab sulla tastiera. 09/10/ di 245

4 Per impostare la posizione delle tabulazioni (cioè la posizione alla quale ci si sposta premendo il tasto Tab) si utilizza il Righello(Ruler) oppure la voce Formato Tabulazioni (Format Tabs). Esistono 5 tipi di tabulazione: allineamento a destra (right), sinistra (left), e centrato (center) rispetto alla posizione della tabulazione decimale (decimal) a barra (bar) I primi 3 specificano l allineamento del testo rispetto alla tabulazione, la tabulazione decimale si utilizza per allineare i numeri con cifre decimali rispetto al punto decimale, e la barra inserisce una barra di separazione. Ecco un esempio con tre tabulazioni inserite rispettivamente a 2cm (allineata a sx), 3cm (barra), 6cm (decimale) dal margine sx. Diametro 156,89 Lunghezza 56,93 Altezza 45,89 La posizione delle tabulazioni viene evidenziata nel righello. Inoltre la posizione delle tabulazioni si può specificare direttamente tramite il quadratino alla sinsitra del righello (selezionando il tipo di tabulazione e poi trascinandola nella posizione desiderata). Per eliminare una tabulazione basta rimuove il relativo segnale dal righello (spostarlo al di fuori del righello). Gli indicatori che compaiono sul righello servono per definire indentazioni (dxe sx) e rientri (indicatore superiore a sinistra). Nota: le tabulazioni non vanno usate per definire i rientri (vi sono comandi opportuni per tale scopo). Infatti le tabulazioni inseriscono degli spazi che vengono mantenuti ad esempio unendo due paragrafi successivi il secondo del quale utilizza una tabulazione per indentare il testo. Formattazione Sezioni (Sections) Un documento può essere suddiviso in varie sezioni che possiedono layout di testo, intestazioni, ecc differenti (ad es. testo su una colonna in una sezione su più colonne nella seguente). La suddivisione in sezioni viene fatta tramite l inserimento di separatori chiamati Interruzioni (Break) e selezionabili tramite Inserisci, Interruzioni (Insert Break). Un interruzione introduce una nuova sezione che può essere disposta 1. sulla stessa pagina 2. sulla pagina seguente (ad es. per iniziare un nuovo capitolo) 3. sulla prima pagina pari dal punto di inserimento (se la pagina corrente e pari, la pagina successiva rimane vuota) 4. sulla prima pagina dispari dal punto di inserimento (.) Colonne (Columns) Per la suddivisione di sezioni (o di tutto il testo) in colonne, si utilizza la voce Formato Colonne (Format Column) oppure il tasto Colonne (Column) nella barra standard degli strumenti. La dimensione delle colonne può essere aggiustata utilizzando il righello. Suggerimento: posizionandosi sopra i tasti della barra il sistema automaticamente mostra la funzione del tasto. Cercare la funzione denominata Colonne nella barra standard. Le interruzioni si possono cancellare selezionandole e premendo Delete. Uso degli stili per titoli ecc. Per definire titoli, sottotitoli, autori., ecc. si può usare la voce Formato Stile (Format Style) che presenta una lista di stili predefiniti. Gli stili predefiniti permettono di gestire automaticamente (o meglio senza ulteriori operazioni di configurazione), sommari, indici, e riferimenti incrociati. Vedremo in seguito come creare nuovi stili. Note (Footnotes) Si inseriscono utilizzando la voce Inserisci, Nota (Insert Footnote) 09/10/ di 245

5 Riferimenti incrociati (Cross-references) Per inserire riferimenti incriciati si utilizza la voce Inserisci Riferimenti incrociati (Insert Cross-reference) che presenta la lista (selezionabile) di titoli, nomi di figure (vedi Grafica) ecc attualmente presente nel testo. Sommari e indici (Index and tables) Si per inserire sommari e indici si utilizza la voce Inserisci Indici e Sommario (Insert Index and Tables). I sommari vengono creati sulla base degli stile Titolo forniti da Word. Tuttavia è possibile personalizzare anche tale opzione e ad esempio definire sommari per altri stili definiti dall utente (Inserisci Indici e Sommario Sommario Opzioni (Insert Index and Tables Table of Contents Options). Un procedimento simile si può effettuare per gli indici. Opzioni di stampa (Print options) Dopo aver verificato il risultato dell elaborazione tramite File, Anteprima di Stampa (File Print Preview) per stampare il documento che si trova nella finestra di editing (attivo) si utilizza la voce File, Stampa (File Print). Tramite tale voce è possibile selezionare ad es. l intervallo delle pagine da stampare, il numero di copie, ecc.. Modelli (Models) I modelli permettono di creare ambienti di lavoro predefiniti da utilizzare per applicazioni specializzate. Per ambiente di lavoro si intende sia la configurazione della finestra di lavoro (ad es. barre degli strumenti) sia la libreria di stili messa a disposizione per la composizione di un documento. Word fornisce un insieme di modelli predefiniti che possono essere selezionati al momento della creazione di un nuovo documento (voce File, Nuovo e opzioni Generale, Lettera e Fax, ecc). Per creare un nuovo modello occorre selezionare l opzione Modello nella finestra di dialogo della voce File,Nuovo. I modelli hanno l estensione.dot. Ad esempio, al momento della creazione di documenti generici si seleziona il modello predefinito Documento vuoto. Creazione di Nuovi Stili Ogni modello fornisce una libreria di stili di base che possono essere utilizzati per la composizione del documento. Ad esempio, il corpo del testo di un documento creato dal modello Documento vuoto usa lo stile chiamato Normale come mostrato nella casella a sx della barra di formattazione. Gli stili a disposizione nel modello corrente possono essere selzionati tramite il menu a cascata della casella a sx nella barra. La galleria degli stili a disposizione in tutti i modelli predefiniti (non solo quello corrente) può essere esplorata utilizzando la voce Formato Raccolta Stili (Format Style). Gli stili di base possono essere modificati a piacimento utilizzando la barra di formattazione e la voce Formato Paragrafo (Format Paragraph).Le modifiche possono essere rese persistenti (e non solo locali al paragrafo corrente) tramite la voce File Salva (File Save). Inoltre si possono definire nuovi stili (sempre a partire dagli stili di base) utilizzando la voce Formato Stile Nuovo (Format Style New) oppure utilizzando la barra di formattazione. Gli stili esistenti si possono modificare tramite la voce voce Formato Stile Modifica (Format Style Modify). Per creare un nuovo stile tramite la barra, dopo aver selezionato i parametri desiderati, basta inserire il nome del nuovo stile nella casella a sx della barra e quindi premere Enter. Il nuovo stile verrà quindi aggiunto alla lista di stili del documento (modello) in via di costruzione. Nota: ogni modifica (memorizzata tramite Formato Stile Modifica (Format Style Modify)) ad uno stile viene ereditata da tutti gli altri stili definiti a partire da esso. Tabelle Una tabella permette di organizzare dati in celle suddivise in righe e colonne. Ecco un esempio generato conword Gennaio Febbraio Spese Luce Spese Gas La gestione delle tabelle è molto semplice eavviene tramite il mouse, la barra delle tabelle e bordi, e la voce Tabella (Table). Tramite la voce Tabella Inserisci (Table Insert) o il bottone corrispondente nella barra, è possibile inserire selezionare una bozza della tabella da inserire. Dopo aver disegnato al tabella ogni cella può essere formattata 09/10/ di 245

6 come se fosse un paragrafo diverso (e quindi si può ad esempio scrivere su più righe ecc). Inoltre tramite il mouse è possibile selezionare (gruppi di) righe e colonne per formattazioni da estendere a più celle. Aspetti grafici quali dimensione e forma dei bordi, colori, ecc possono essere selezionati tramite le voci corrispondenti nella barra delle tabelle e bordi (prima selezionare le celle e poi applicare la formattazione). Il menu Tabella fornisce anche opzioni per la ripartizone automatica di righe e colonne, per unire e dividere gruppi di caselle, ordinare i campi delle tabelle ecc. Elementi di Grafica Oltre alla tabelle si possono inserire in un documento Word elementi grafici quali figure, foto, ecc. Per tale scopo si uilizza la voce Inserisci File (Insert File) (per inserire un oggetto pre-esistente) oppure Inserisci Oggetto (Insert Object) per creare tramite le applicazioni suggerite da Word un oggetto grafico nuovo da inserire (es. Grafici con MS Graph, diapositive con Power Point ecc). Infine, utilizzando la voce Formato Oggetto (Format Object) si possono selezionare opzioni quali la dispozione del testo rispetto alla figura inserita, la dimensione della figura ecc. Ad esempio la figura qui di seguito è stata inserita in modo che il testo venga allineato alla sua sinistra. Per fare ciò dopo aver inserito la figura tramite la barra di disegno, selezionare la figura con il mouse e quindi specificare la disposizione del testo tramite Formato Forme Dispozione testo (Format Autoshape->Layout) oppure utilizzare il menu associato al taso a destra del mouse. Formule matematiche (Equation Editor) Oltre ai simboli che (come visto precedentemente) si possono inserire nel testo attraverso la voce Insert Symbol, e possibile anche costruire ed inserire formule matematiche tramite il software Equation Editor. Per inserire una formula selezionate Insert Object e poi nella lista risultante Microsoft Equation. Queste operazioni aprono una nuova finestra che vi permette di creare formule matematiche anche molto complesse tramite una finestra di dialogo che mostra vari simboli matematici. Il punto importante da ricordare e che le formule vanno costruite seguendo una qualche strategia, ad esempio dalla formula piu esterna a quella piu interna. Equation editor vi facilita tale compite in quanto vi formisce ambienti predefiniti ad esempio le parentesi [] in cui inserire la sottoformula. Ad esempio per costruire la formula 2 [ x + i ] basta selezionare nell ordinei simboli per la parte intera, la radice, inserire l espressione x+ e quindi selezionare il simbolo di sommatoria, inserire i e quindi usare l abiente per l apice. 09/10/ di 245

7 Microsoft Equation Editor 3.0 Inserting an Equation Text Box 1. Click where you want to insert the equation. If you are preparing a worksheet or test, inserting your equations into a table will help keep your document neat. 2. Click on Insert-Object. 3. If the Create New tab is not on top, click on it. Then, select Microsoft Equation 3.0, then click OK. 4. The Equation Toolbar and an Equation Text Box (not an official name) should now appear. (If you would like to have the Equation Editor as a button on your toolbar, right-click on any toolbar and select Customize. In the Customize Dialog Box, click the Commands tab and choose Insert on the Categories list. Find the Equation Editor icon and then drag it to a toolbar.) 7 di 245

8 Using the Equation Toolbar single-click on a button to see a menu Relational Symbols Spaces and Ellipses Embellishments Operator Symbols Arrow Symbols Logical Symbols Set Theory Symbols Miscellaneous Symbols Greek Characters Lowercase Greek Characters Uppercase Fence Templates Fraction and Radical Templates Subscript and Superscript Templates Summation Templates Integral Templates Underbar and Overbar Templates Labeled Arrow Templates Products and Set Theory Templates Matrix Templates 8 di 245

9 Creating an Equation To create an equation, you must first insert an Equation Text Box by clicking on Insert- Object-Microsoft Equation 3.0, then click OK. Then = 1. Enter using the keyboard. You can either use the numbers/symbols from the main keyboard or you can use the number pad. 2. Click outside the Equation Tool Box to close the Equation Editor Click on Underbar and Overbar Templates. 2. Select the single-line overbar template (second row, first column). 3. Press 1, then hit the Enter key. 4. Press +2, then hit the Enter key. 5. Click on Format (on menu bar going across the top of the window) and select Align at 5 3 = 1. Enter 5-3= using the keyboard. 2. Click outside the Equation Tool Box to close the Equation Editor Click on Underbar and Overbar Templates. 2. Select the single-line overbar template. 3. Press 5, then hit the Enter key. 4. Press 3, then hit the Enter key. 5. Click on Format and select Align at. 8 8 = 1. Enter 8 using the keyboard. 2. Click on Operator Symbols and select X. 3. Enter 8= using the keyboard Click on Underbar and Overbar Templates. 2. Select the single-line overbar template. 3. Enter 8 using the keyboard. 4. Click on Operator Symbols and select X. 5. Enter 8 using the keyboard. 6. Click on Format and select Align at = 1. Enter 10 using the keyboard. 2. Click on Operator Symbols and select. 3. Enter 5= using the keyboard. 4. Click on Format and select Align at Click on Fraction and Radical Templates and select. 2. Use the arrow keys on the keyboard to position the cursor and enter the 5 and 10 using the keyboard. 9 di 245

10 = 1. Click on Fraction and Radical Templates and select. 2. Use the arrow keys on the keyboard to position the cursor and enter the 10 and 4 using the keyboard. 1. Enter 5 using the keyboard. 2. Click on Fraction and Radical Templates and select. 3. Use the arrow keys on the keyboard to position the cursor and enter the 2 and 5 using the keyboard. 4. Use the arrow key to position the cursor to the right of the fraction and enter + and 7 using the keyboard. 5. Click on Fraction and Radical Templates and select. 6. Use the arrow keys on the keyboard to position the cursor and enter 6 and ten using the keyboard. 7. Use the arrow key to position the cursor to the right of the fraction and enter = using the keyboard. 1. Click on Underbar and Overbar Templates. 2. Select the single-line overbar template. 3. Enter 5 using the keyboard. 4. Click on Fraction and Radical Templates and select. 5. Use the arrow keys to position the cursor to enter the 4 and 10 using the keyboard. 6. Use the arrow key to position the cursor to the right of the fraction and press the enter key. 7. Enter + 5 using the keyboard. 8. Click on Fraction and Radical Templates and select. 9. Use the arrow keys to position the cursor to enter the 5 and 10 using the keyboard. 10. Click on Format and select Align at Enter 10 using the keyboard. 2. Click on Operator Symbols and select the greater than sign. 3. Enter 5 using the keyboard. $ Click on Underbar and Overbar Templates. 2. Select the single-line overbar template. 3. Enter $1.50 using the keyboard. 4. Press enter. 5. Enter +.75 using the keyboard. 6. Click on Format and select Align at. 10 di 245

11 Sample Equations Relational Symbols Spaces and Ellipses 1 area of triangle = base height 2 Embellishments d f Operator Symbols Arrow Symbols 2H 2 + O2 2H 20 Logical Symbols Set Theory Symbols { 1,2,3} U {4,5,6} Miscellaneous Symbols Greek Characters, Lower and Upper Case abc α β λ Α Ω Fence Templates 123 Fraction and Radical Templates Subscript and Superscript Templates Summation Templates Integral Templates Underbar and Overbar Templates Labeled Arrow Templates H 2 1 3x ( x + 3) ABC 3 Products and Set Theory Templates I1,2, 3 Matrix Templates A D B C 11 di 245

12 EXCEL FINESTRA DI EXCEL BARRE PRINCIPALI CARTELLA DI LAVORO BARRE DI SPOSTAMENTO 12 di 245

13 BARRE PRINCIPALI GESTIONE FILE BARRA DEI MENU BARRA STANDARD Nuovo: si crea un nuovo foglio Apri: si carica un foglio da un file (estensione.xls) Salva: si salva il contenuto del foglio in un file Stampa: si stampa il foglio sulla stampante Esci: si termina la sessione di lavoro BARRA DI FORMATTAZIONE BARRA DELLA FORMULA 13 di 245

14 RIGHE, COLONNE E CELLE INTERVALLI (I) INTERVALLO RETTANGOLARE RIGHE Sono identificate da intestazioni di riga (numeri interi a partire da 1) ESEMPIO: Riga 1, riga 2, COLONNE Sono identificate da intestazioni di colonna (lettere dell alfabeto a partire da A) ESEMPIO: Colonna A, colonna B, CELLE L intersezione tra una riga ed una colonna definisce una cella Ogni cella è identificata da un riferimento (o indirizzo) costituito dalla coppia (Colonna Riga) ESTREMI DELL INTERVALLO Cella in alto a sinistra e cella in basso a destra RIFERIMENTO DI INTERVALLO Riferimenti degli estremi separati da : ESEMPIO: B5:D11 ESEMPIO: A1, B2, D6 14 di 245

15 INTERVALLI (II) CONTENUTO DI UNA CELLA SELEZIONE DI UN INTERVALLO: Con il mouse 1. L-CLICK su un estremo 2. Trascinamento sull altro estremo 3. Rilascio pulsante mouse Con la tastiera <SHIFT>+<frecce> Una cella può essere vuota o piena. Una cella piena puó contenere Valori costanti Etichette o testo Valori numerici SELEZIONE RIGA/COLONNA INTERA L-click sull intestazione Formule Formule numeriche Formule di testo Formule di confronto Formule di riferimento 15 di 245

16 IMMISSIONE DATI CELLA ATTIVA Ad ogni istante esiste una cella attiva. Inizialmente la cella attiva è A1. La cella attiva può essere cambiata con i comandi di movimento. IMMISSIONE DATI I dati sono immessi nella cella attiva I dati immessi sono mostrati sia nella cella attiva sia all interno della barra della formula VALORI NUMERICI I valori numerici sono valori costanti contenenti i soli caratteri seguenti: / +. E e ESEMPI numeri interi: 135 numeri decimali: 135,437 numeri frazionari: 2/3 numeri in notazione scientifica: 1,35437E+2 NOTE Excel non fa alcuna distinzione tra interi e reali All interno di una cella un valore numerico è allineato a destra Quando il numero eccede la larghezza della cella, viene mostrato in notazione scientifica Se anche questa eccede la larghezza della cella, viene mostrata una sequenza di '#' 16 di 245

17 TESTO FORMATO DI UNA CELLA (I) Come testo Excel intende una qualunque sequenza di al più 255 caratteri (lettere, digit e simboli) che Excel non riconosce come valore numerico Numero Allineamento Carattere FORMATI Bordo Motivo Protezione ESEMPI Ciao! Via Roma a FORMATO CELLA Numero Allineamento Carattere NOTE All interno di una cella, il testo è allineato a sinistra Immissione come testo di un valore numerico (123): 123 oppure = 123 Immissione di testo contenente virgolette: '"Alfa" oppure ="""Alfa""" 26/9/02 Bordo Sfondo CIAO! CIAO! Script, 16, Grassetto 17 di 245

18 FORMATO DI UNA CELLA (II) BARRA DEGLI STRUMENTI Strumenti di formattazione Formato/Celle FINESTRA FORMATO CELLA FORMATTAZIONE DI RIGHE E COLONNE Formato/colonna Formato/riga FORMATI NUMERICI (I) Excel visualizza un numero in base al formato della cella che lo contiene ESEMPI VALORE FORMATO VISUALIZZATO 1000 data 26 settembre valuta $1.000,00 1,50 data e orario 1/1/ /4 orario ,53 reale 0,53 0,53 percentuale 53,00% Formato data (es. 1000) Viene visualizzata la data del giorno che dista 1000 giorni da 0 gennaio 1900 (data convenzionale di riferimento). Formato data e orario (es. 1,5) Vengono visualizzati la data e l ora che distano 1,5 giorni dal 0 gennaio :00 Formato orario (es. 1/4) Viene visualizzata l ora che corrisponde ad 1/4 di un giorno 18 di 245

19 FORMATI NUMERICI (II) MODIFICA DEL FORMATO DI UNA CELLA Formato/Celle, oppure <Ctrl>+<1>, oppure R-click (Menú contestuale), Formato Celle FORMATI NUMERICI (III) Excel riconosce i formati automaticamente Quando Excel non riconosce un formato (numerico, data, o orario) considera il valore immesso come testo ESEMPIO Dopo la conversione al formato data, in A1 viene visualizzato 12-apr-98 DIGITATO MEMORIZZATO VISUALIZZATO FORMATO numerico , numerico L L. 100 valuta 5% % percentuale 2 3/ /4 frazione negativo (678) negativo 5/1/93 34,090 5/1/93 data 1-May-93 34,090 1-May-93 data 19: :45 orario Via Roma 15 Via Roma 15 Via Roma 15 testo 19 di 245

20 OPERAZIONI SULLE CELLE (I) CANCELLAZIONE DEL CONTENUTO DI UNA CELLA Tasto <CANC> Modifica/Cancella/Tutto CANCELLAZIONE DEL FORMATO DI UNA CELLA Modifica/Cancella/Formato COPIA DEL CONTENUTO DI UNA CELLA IN UN ALTRA CELLA 1. Selezione di una cella OPERAZIONI SULLE CELLE (II) COPIA DEL CONTENUTO DI UNA CELLA PER TRASCINAMENTO copia di una cella in celle adiacenti 1. Selezionare la cella da copiare 2. Trascinare la maniglia di riempimento (il puntatore del mouse assume l aspetto di una croce) 3. Rilasciare il pulsante del mouse 2. <CTRL>+<C> (Copia il contenuto della cella selezionata negli Appunti) 3. Selezione dell altra cella 4. <CTRL-V> (Copia il contenuto degli Appunti nella cella selezionata) <CTRL>-<V> rimuove il contenuto della cella selezionata e lo inserisce negli Appunti Quanto detto per le celle vale anche per gli intervalli 20 di 245

21 FORMULE (I) Una formula inizia per = (altrimenti viene interpretata come testo) Operatori: numerici, di confronto, di testo, di riferimento Operandi: valori costanti, celle Funzioni Se una cella contiene una formula viene visualizzato il risultato della formula Se la cella viene selezionata, la formula viene visualizzata nella Barra della Formula FORMULE (II) IMMISSIONE DI FORMULE Selezionare la cella L-click o Double L-click sulla cella Inserire la formula (compreso = ) <INVIO> Selezionare la cella L-click sul bottone Modifica Formula Inserire la formula ( = escluso) L-click bottone Invia Modifica Formula 21 di 245

22 FORMULE (III) UNA CELLA PUÒ ESSERE UTILIZZATA IN UNA FORMULA COME OPERANDO Operatore OPERATORI (I) OPERATORI NUMERICI Formula Risultato Operazione + =5+2 7 addizione - =5-2 3 sottrazione - =-5-5 opposto * =5*2 10 prodotto / =5/2 2,5 divisione Se il contenuto della cella operando viene modificato, il valore della formula viene automaticamente ricalcolato % ^ =5% 0,05 =5^2 25 OPERATORI DI TESTO percentuale potenza Operatore Formula Risultato Operazione & = Sig. & Rossi Sig. Rossi Concatenazione OPERATORI DI CONFRONTO Per inserire il riferimento ad una cella in una formula si puó digitarlo oppure si puó L-cliccare direttamente sulla cella stessa Operatore Formula Risultato Operazione = =1 = 1 VERO Uguale < =1 < 2 VERO Minore <= =3,2 <= 4,1 VERO Minore o uguale > =4,1 > 3,2 VERO Maggiore >= =1,2 > 2,1 FALSO Maggiore o uguale <> =1 <> 2 VERO Diverso 22 di 245

23 OPERATORI (II) ARITMETICA DELLE DATE E DEGLI ORARI OPERATORI (III) OPERATORI DI RIFERIMENTO 16-lug mag ARITMETICA DELLE DATE Sottrazione Formato data Formato data Formato numero lug mag-47 numero di giorni tra le due date Somma Formato data 23-mag-47 Formato numero 8090 Formato data 16-lug-69 ARITMETICA DEGLI ORARI Sottrazione Formato Orario 12:15 Formato Orario 9:27 Formato Orario 2:48 Operatore Esempio Risultato Tipo : =SOMMA(A6:C9) 78 Intervallo ; =SOMMA(A6:C9;B8:D11) 240 Unione <SPAZIO> =SOMMA(A6:C9 B8:D11) 40 Intersezione Somma Formato Orario 12:15 Formato Orario 9:27 Formato Orario 21:42 ATTENZIONE: Nel caso dell operatore unione, i valori appartenenti all intersezione vengono contati due volte 23 di 245

24 OPERATORI (IV) PRIORITÀ DEGLI OPERATORI OPERATORE : <SPAZIO>, - % ^ * / + - & = < <= > >= <> DEFINIZIONE intervallo intersezione unione opposto percentuale potenza moltiplicazione e divisione addizione e sottrazione concatenazione confronto Priorità decrescente ESEMPIO Calcolare il budget del prossimo anno come incremento percentuale del budget dell anno corrente Le parentesi tonde possono essere usate per alterare l ordine di priorità dei calcoli B10 C10 B12 C12 =B5+B6+B7+B8+B9 =C5+C6+C7+C8+C9 =B10*(1+B2) =C10*(1+B2) 24 di 245

25 RIFERIMENTI RELATIVI (I) La cella A1 contiene la formula =2*C2 (C2 è un riferimento relativo) Excel interpreta la formula come segue: Moltiplicare per due il contenuto della cella posizionata una riga sotto e due colonne a destra rispetto alla cella A1 La cella X contiene una formula che tra i suoi operandi ha la cella Y specificata da un riferimento relativo. Quando memorizza la formula, EXCEL sostituisce il riferimento relativo alla cella Y con la distanza relativa R[ ]C[ ] di X da Y Excel memorizza la formula in A1 come segue: =2*R[+1]C[+2] RIFERIMENTI RELATIVI (II) COPIA DI UNA FORMULA DA UNA CELLA AD UN ALTRA A1 contiene la formula =2*C2 Excel memorizza: =2*R[+1]C[+2] Il contenuto di A1 viene copiato e poi incollato in B2. B2 contiene la formula =2*R[+1]C[+2] che fa riferimento alla cella D3. Quindi la formula in B2 diventa =D3*2 Quando si copia una formula che utilizza riferimenti relativi, i riferimenti della formula incollata verranno modificati automaticamente per adeguarsi alla nuova posizione della formula ESEMPIO BUDGET La formula in B10 si copia in C10, D10, 25 di 245

26 RIFERIMENTI ASSOLUTI ESEMPIO BUDGET: PROBLEMA B12 contiene =B10*(1 + B2) Se tale formula viene copiata in C12, si ottiene =C10*(1+C2) che restituisce il valore zero. La cella deve essere riferita con un riferimento assoluto: $B$2 La cella X contiene una formula che ha tra i suoi operandi la cella Y, specificata da un riferimento assoluto. Quando memorizza la formula, EXCEL sostituisce il riferimento assoluto alla cella Y con le coordinate (R,C) della cella Y. ESEMPIO BUDGET $B$2 viene memorizzato come R2C2 La formula =B10*(1+$B$2) nella cella B12 viene memorizzata come RIFERIMENTI MISTI $B$2 LA CELLA È ANCORATA $B2 LA COLONNA DELLA CELLA È ANCORATA B1 CONTIENE $B2 INTERPRETAZIONE: La cella è nella colonna B ed una riga sotto COPIA DI B1 IN C1 $B2 COPIA DI B1 IN C2 $B3 B$2 LA RIGA DELLA CELLA È ANCORATA B1 CONTIENE B$2 INTERPRETAZIONE: La cella è nella stessa colonna e nella riga 2 COPIA DI B1 IN C1 C$2 COPIA DI B1 IN C3 C$2 ESEMPIO DEL BUDGET Nella formula in B12 è sufficiente ancorare la colonna di B2 =B10*(1+$B2) =R[-2]C[0]*(1+R2C2) La formula in B12 può essere copiata in C12, D12, 26 di 245

27 FORMATO R1C1 Il formato R1C1 é uno stile di visualizzazione dei riferimenti R1C1: riferimento assoluto alla cella A1 R[-1]C[+1] riferimento relativo alla cella che si trova una riga sopra ed una colonna a destra. ESEMPIO Calcolare il budget del prossimo anno come incremento percentuale del budget dell anno corrente Per visualizzare i riferimenti in formato R1C1: Strumenti/Opzioni/Generale/Stile di riferimento R1C1 ESEMPIO: C3 contiene =2*A3+$A$4. In formato R1C1 diventa Per visualizzare le formule invece dei loro risultati:strumenti/opzioni/visualizza/formule B10 B12 =B5+B6+B7+B8+B9 =B10*(1+$B2) 27 di 245

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