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2 Chi Siamo La Memory è una nuova entità nel settore dell'archiviazione cartacea, nasce infatti nel 2002 sulla base di uno staff ricco dell'esperienza ventennale nel trattamento degli archivi bancari. L'offerta della Memory si è però ampliata a tutte le piccole e medie imprese, da farmacie a studi professionali da società finanziarie a medio - grandi istituti di credito, affinando le proprie capacità e fornendo un pacchetto di servizi sempre più complesso e vario. Il fatturato in crescita e l'esperienza maturata affrontando continuamente nuove esperienze lavorative ha portato la Memory a reinvestire nelle proprie strutture ed accrescere le possibilità di sviluppo. Nel corso degli anni infatti l'attività di gestione di archivi fisici si è ampliata, seguendo le continue esigenze dei clienti, ad una più complessa gestione logistica integrata. Agilità e Flessibilità [Nell adattarci alle esigenze del cliente] Per questo motivo alcuni dei nostri servizi, nati per soddisfare le particolari esigenze di un cliente, sono diventati dei veri punti di forza. Attenzione [Nell ascoltare il cliente] Prestiamo molta cura nell analizzare le esigenze e le singole attività per formulare la migliore risposta in servizi. Sicurezza [Nel prenderci cura della vostra documentazione] I nostri archivi infatti rispondono a tutte le normative sulla prevenzione incendi, sicurezza e privacy.

3 Logistica, Magazzini ed Archivi aarchiviazione Fisica Attualmente, seppur specializzati nel settore bancario, siamo in grado di gestire qualunque tipo di documentazione. I documenti vengono schedati e gestiti, per tutte le attività, da applicativi web creati da noi che consentono Inserimento di descrizione per le nuove archiviazioni Creazione ed accorpamento di serie archivistiche Consultazione di documenti Rintracciabilità, dall impianto al posizionamento fisico sullo scaffale Gestione delle richieste dei clienti Attraverso l interfaccia web il cliente può accedere, inserendo username e password ed effettuare richieste di consultazione documentale, specificando se desidera il documento in originale, copia cartacea o una scansiona scaricabile direttamente dall applicativo web. La documentazione, a discrezione del cliente, può essere conservata in archivi dotati di scaffalatura pesante o in bunker di sicurezza, rispondenti alle norme del Testo Unico Sulla Sicurezza Sul Lavoro (D.Lgs. 81/2008) e della riservatezza dei dati contenuti nei documenti archiviati (D.Lgs 196/2003) atrasporti Con le nostre navette possiamo raggiungere periodicamente i punti di raccolta dei nostri clienti mantenendo gli archivi liberi e costantemente aggiornati, migliorando le capacità di consultazione da parte del cliente con conseguente valorizzazione del patrimonio documentale. agestione Magazzino Economale L'esigenza dei clienti di rendere più efficiente il proprio apparato logistico ci ha portato a formulare un'offerta di servizi che accorpa la gestione dell'archivio a quella del magazzino economale, coordinando il ritiro del materiale archivistico alla consegna di quello economale. La gestione del magazzino economale, permette al cliente di monitorare al meglio i consumi dei propri uffici e filiali, di avere maggior spazio di stoccaggio del materiale, ed abbattere i costi dall acquisto alla distribuzione. agestione Magazzino Valori Lo stoccaggio dei valori in bianco viene effettuato in stanze di sicurezza video sorvegliate e dotate di allarme collegato con la centrale operativa di sorveglianza. La gestione dei valori viene effettuata per mezzo di un applicativo che permette di effettuare le operazioni di Identificazione della tipologia del valore Dipendenza a cui è assegnato il valore Confezionamento, che genera la quantità totale di colli L applicativo consente di caricare la commessa di richiesta valori e tutta la tracciabilità fino alla consegna dei valori al richiedente.

4 apostalizzazionea Il Servizio di postalizzazione, attraverso uno studio del caso, porta alla progettazione e realizzazione di centro di smistamento della posta inbound ed outbound. Postalizzazione outbound ritiro della documentazione dal Cliente o Stampa tramite spool imbustamento ed affrancatura consegna all'ufficio Postale Ogni operazione viene lavorata per mezzo di un nostro applicativo che permette la tracciabilità e la redazione di report delle operazioni svolte Postalizzazione inbound Ritiro della posta dal punto di raccolta del cliente [ufficio postale, casella postale, segreteria ] apertura della corrispondenza distribuzione della stessa ai destinatari in formato elettronico [PEC] o cartaceo Ogni operazione viene lavorata per mezzo di un nostro applicativo che permette la tracciabilità e la redazione di report delle operazioni svolte

5 Gestione Elettronica dei Documenti La Gestione Elettronica dei Documenti nasce dalla necessità di archiviare, organizzare e reperire la documentazione in tempi minori e con maggiore semplicità. Oggi grazie allo sviluppo del web l interazione tra l archivio e gli uffici, in particolare i sistemi gestionali, ha raggiunto elevati standard di qualità e sicurezza. adigitalizzazione del Cartaceo Un documento però per passare dal supporto cartaceo al digitale deve passare attraverso delle fasi fondamentali Normalizzazione del Cartaceo Tutte le operazione da effettuare sul documento cartaceo per renderlo idoneo alla scansione, come Individuazione della serie archivistica, rimozione di punti metallici fermagli e pieghe, confezionamento della documentazione come da specifiche del cliente Scansione Acquisizione delle immagini per mezzo di scanner di produzione Normalizzazione del Digitale Tutte le operazioni da effettuare sul documento digitale per migliorarne la qualità come rilevazione e verifica delle immagini, pulizia dell immagine, rimozione delle pagine bianche rotazione nel senso di lettura delle immagini ed individuazione delle immagini da scansionare nuovamente Indicizzazione Indicizzazione delle immagini acquisite per facilitarne la ricerca e l archiviazione asupporti Analogici Possiamo trattare sia supporti analogici come microfilms e micofiches che supporti digitali. Inoltre possiamo convertire la documentazione archiviata su supporto analogico al supporto digitale. afatturazione Elettronica La possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, è stata introdotta nell'ordinamento italiano dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001, e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio Tramite il servizio di fatturazione elettronica è possibile creare, trasmettere ed archiviare le fattura in formato digitale. I vantaggi del processo di fatturazione elettronica: Risparmio sui costi tipici di una fattura fisica rappresentati da carta, buste, francobolli e stampa Riduzione dei tempi destinati alla redazione ed all archiviazione della fattura

6 Contact Center & Event Planning Service Il Contact Center nasce per esaudire la richiesta di clienti che credono in una politica customer oriented. Il servizio di Contact Center & Events Planning è principalmente indirizzato ad istituti di credito ma anche altre tipologie di società che vogliono potenziare le proprie capacità di gestione dei contatti e delle relazioni con clienti, secondo una visione strategica e progettuale più ampia. Il servizio CC & EPS viene svolto attraverso diversi canali di comunicazione [telefono, mail, fax, posta, web]. L offerta di servizi, nella sua globalità, consiste nel coordinamento operativo di tutti i nostri settori di attività, con il fine di promuovere delle iniziative o campagne utili all informazione e fidelizzazione del cliente finale. Campagne Outbound I servizi delle campagne outbound comprendono tutte le iniziative delle aziende mirate a fidelizzare e consolidare la propria base clienti. Le iniziative in questione possono essere eventi organizzati dal nostro Event Planning Service su supervisione del cliente o campagne pianificate dal cliente stesso. I servizi delle campagne outbound comprendono tutte le iniziative delle aziende mirate a fidelizzare e consolidare la propria base clienti. Le iniziative in questione possono essere eventi organizzati dal nostro Event Planning Service su supervisione del cliente o campagne pianificate dal cliente stesso. Gestione Inbound I Servizi di gestione inbound comprendono tutti i servizi di supporto alla clientela gestione centralino remoto contact center Ogni campagna viene gestita tramite nostri applicativi che, tramite accesso da parte del cliente alla propria area riservata, permettono il monitoraggio della campagna in atto e l estrapolazione tramite report dei feedback risultanti. aevent Planning Service Il successo di un evento è garantito quando, alla base dell organizzazione, c è un efficiente attività di pianificazione, comunicazione e segretariato. In questo contesto la nostra offerta di servizi accompagna un evento dalla pianificazione [culturale, fieristico, ricreativo ] ai servizi post-evento. Dall idea all evento Individuazione evento Pianificazione costi, orari, transfer, hotel, e refreshment Promozione evento multicanale [posta, mail, web ] Servizi di contact center informativo sull evento Gestione booking multicanale [telefono, mail, fax, web] Dall evento in poi Servizi di cortesia e supporto all evento Aggiornamento database partecipanti Sondaggi sui partecipanti utili a capire l indice di gradimento Recensione evento

7 acc & EPS in Full Outsourcing Con il Full Outsourcing, mettiamo alla prova la nostra capacità di coordinare tutti i nostri settori operativi, per la gestione dell area clienti. Il vantaggio di avere un referente unico esterno che risponde di tutta la gestione del servizio clienti, permette ad aziende piccole e medio grandi di liberare dall onere il proprio personale e di puntare al proprio core business. Il servizio ai clienti si riduce quindi ad una serie di report da analizzare per pianificare le strategie da approvare. Inoltre la certezza sui costi permette di pianificare il budget, e misurare l investimento che l azienda impegna per i clienti, con conseguente analisi del ritorno d immagine ed incremento del portafoglio clienti. Nella gestione in regime Full Outsourcing possiamo individuare l evento, studiare sotto tutti gli aspetti il caso, ed esporre al cliente il nostro progetto, che nel caso di approvazione verrà concretizzato attraverso la coordinazione dei vari servizi che offriamo. Comunicazione Gestione totale contatti inbound ed outbound tramite mail telefono e fax e sms Postalizzazione massiva outbound Fornitura ed installazione delle bacheche interattive da esporre negli uffici ed agenzie Gestione dei delle informazioni da esporre nelle bacheche soci, foto degli eventi e promozione degli eventi futuri Back Office e segretariato Contact center informativo sull evento multicanale [telefono, mail, fax, web] Gestione booking Data Entry Gestione delle transazioni riguardanti le attività organizzate Servizi web Realizzazione area riservata su sito web del cliente Pubblicazione su sito web del cliente delle iniziative promosse Servizi Editoriali Realizzazione periodico soci, di informazione degli eventi organizzati e recensione degli eventi trascorsi Stampa del periodico Distribuzione del periodico Servizi di cortesia Servizi di cortesia e supporto all evento Sede Amministrativa Via Massa San Giuliano [ROMA] TEL FAX Sede Operativa Via Tiburtina Z.I. Via E.Forlanini snc Guidonia [ROMA] TEL FAX [www.memorysrl.it]

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